Kommunledningskontoret Besöksadress: Vasaplatsen 11, Jakobsberg Personalavdelningen Personal- och organisationsutveckling Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA
Anna Wersen, Utredningsledare, enhetschef Telefon växel: 08-580 285 00
Telefon: 08 580 28618 (direkt) E-post: kommunstyrelsen@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se
Fax: Organisationsnummer: 212000-0043 Plusgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
Kommunstyrelsen arbetsutskott
Dnr Kst 2011/148
Redovisning av åtgärder med anledning av personalenkäten 2010
Förslag till beslut
Kommunledningskontorets förslag till kommunstyrelsens arbetsutskott 1. Kommunledningskontorets redovisning av åtgärder med anledning av
personalenkäten 2010 godkänns.
Ärendet i korthet
Kommunledningskontoret redovisade resultatet av 2010 års personalenkät,
”Arbetsmiljökompassen”, för kommunstyrelsens arbetsutskott i maj 2011.
Nämnderna och styrelsen fick då i uppdrag att återkomma med en analys av resultatet och en översiktlig redovisning av de åtgärder som planeras.
Kommunledningskontoret skulle därefter återkomma med en sammanställning utifrån inkomna redovisningar och förslag till eventuella insatser på
kommunövergripande nivå.
På kommunövergripande nivå har resultatet av ”Arbetsmiljökompassen” använts i framtagandet av den nya Personalpolicyn. Där har några avsnitt särskilt reviderats.
De inkomna skrivelserna visar att personalenkäten och dess hanteringsprocess är genomförd i stora delar av organisationen. De förbättringsåtgärder som redovisas är utifrån den modell som "Arbetsmiljökompassen" bygger på.
Handlingar
1. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2012-01-09
Bakgrund
Kommunens personalpolitiska mål följs upp bland annat genom en
kommungemensam personalenkät som har ställts till alla anställda vart annat år sedan 1996. Resultatet används för att utveckla och förbättra det personalpolitiska arbetet på alla nivåer i organisationen. Hanteringsprocessen innebär att arbetsplatser och förvaltningar analyserar och åtgärdar sitt resultat. Nämnder och styrelsen får i uppdrag att redovisa sina analyser och åtgärdsplaner till kommunstyrelsen
arbetsutskott.
En ny forskningsbaserad fråge- och analysmodell, ”Arbetsmiljökompassen”
användes som personalenkät 2010. Den vetenskapliga modellen utgår från att det är möjligt att ställa höga krav på medarbetarna så länge detta matchas av lika stora möjligheter för den enskilde att påverka sin arbetssituation. Det sociala stödet fungerar som en buffert och dämpar stressen när det råder obalans mellan arbetskrav och inflytande. Enkätsvaren analyseras utifrån åtta arbetssituationer som delas in i tre grupper, röd, gul och grön. Målsättningen är en god balans mellan arbetskrav,
inflytande och socialt stöd, att befinna sig i grön eller gul zon, dock inte i den ”gula”
hämmande arbetssituationen. Ambitionen ska vara att eliminera de röda arbetssituationerna.
Resultatet av ”Arbetsmiljökompassen” redovisades för kommunstyrelsens arbetsutskott i maj 2011. Nämnder och styrelsen fick då uppdraget att senast 16 november 2011 redovisa sina åtgärder med anledning av resultatet av
personalenkäten. Kommunledningskontoret fick uppdraget att återkomma till kommunstyrelsens arbetsutskott i januari 2012 med en sammanställning utifrån inkomna redovisningar och förslag till eventuella insatser på kommunövergripande nivå.
Sammanfattande resultat i siffror
Arbetsmiljökompassens resultatrapport visar en översikt av de arbetssituationer som förekommer inom kommunen. Profilen för kommunen som helhet visar en positiv bild. Nära 70 procent upplever ett högt socialt stöd från arbetskamrater, chef och andra arbetsrelaterade kontakter. Drygt hälften av de anställda upplever att de har stora möjligheter till inflytande över sin arbetssituation.
Andelen som lyckas balansera höga arbetskrav med ett högt inflytande, gröna arbetssituationer, är större än gruppen som upplever obalans mellan höga arbetskrav och lågt inflytande, röda arbetssituationer. Ledarskapsindex uppgick till 63 på skalan 0-100 men indexet varierar mellan förvaltningarna.
Då resultatet bryts ner per förvaltning och dess funktioner ”beställare” och
”utförare”, framträder ganska stora variationer i profilerna. I tabellen nedan redovisas en översiktlig sammanställning över indexvärdena jämfört med kommunen totalt.
Klk Kultur o
Fritid Kommune
n
Beställare BUN
Utförare BUN
Beställare KLK
Beställare MBN
Beställare TEN
Utförare TEN
Beställare SOC
Utförare Stöd o Behandling
Utförare Vård o Omsorg
Beställare utbildning
Utförare utbildning
Utförare Kultur o fritid
Svarsfrekvens 75% 94% 74% 87% 100% 86% 75% 86% 86% 65% 82% 75% 82%
Ledarskap 63% 63% 62% 60% 71% 58% 60% 60% 68% 69% 52% 60% 57%
Dynamiska 22% 18% 27% 27% 17% 28% 13% 18% 8% 8% 22% 25% 18%
Balanserade 6% 12% 5% 14% 0% 12% 6% 11% 5% 2% 11% 6% 5%
Trivsamma 20% 18% 21% 14% 28% 15% 9% 9% 46% 15% 33% 22% 19%
Bekväma 4% 6% 3% 6% 6% 3% 6% 2% 8% 5% 0% 3% 3%
Passiva 15% 12% 12% 4% 22% 10% 25% 8% 19% 3% 22% 14% 19%
Hämmande 12% 18% 8% 12% 0% 18% 21% 8% 10% 26% 0% 9% 15%
Påfrestande 12% 6% 13% 11% 22% 8% 15% 24% 5% 7% 0% 9% 9%
Skadliga 10% 12% 11% 13% 6% 5% 6% 19% 5% 8% 0% 12% 12%
Summa Gröna 28% 30% 32% 41% 17% 40% 19% 29% 13% 10% 33% 31% 23%
Summa Gula 51% 54% 44% 36% 56% 46% 61% 27% 83% 49% 55% 48% 56%
Summa Röda 22% 18% 24% 24% 28% 13% 21% 43% 10% 15% 0% 21% 21%
Högt inflytande 52% 54% 56% 61% 51% 58% 34% 40% 67% 30% 66% 56% 45%
Högt socialt stöd 69% 54% 73% 56% 89% 61% 62% 59% 78% 33% 77% 70% 65%
Höga arbetskrav 50% 48% 56% 65% 45% 53% 40% 72% 23% 25% 33% 52% 44%
Utbildning Indexvärden Arbetsmiljökompassen 2010 uppdelat per förvaltning och funktion om minst 8 svarande
Kommunsnitt Barn o Ungdom Bygg och Miljö Socialförvaltningen
Sammanställning av inkomna redovisningar
Enkäten genomfördes under perioden 18 november-22 december 2010. Resultatet och analysen som redovisas bygger på hur medarbetare uppfattade sin arbetssituation under denna period och med dåvarande förutsättningar.
Samtliga nämnder och kommunstyrelsen har inkommit med redovisningar till den 16 november. Styrelsen och nämnderna har behandlat ärendena och beslutat att bifalla respektive förslag. Av skrivelserna framgår att förvaltningarna har analyserat sitt resultat, redovisat hur det har hanterats och vilka åtgärder som vidtas. Resultatet har främst hanterats i ledningsgrupper, samverkansgrupper, arbetsplatsmöten och på särskilda personalkonferenser. De inkomna ärendena finns att tillgå på
kommunstyrelsens expedition. I texten som följer redovisas en sammanställning av de inkomna redovisningarna och därefter slutsatser med bedömning av
kommunövergripande åtgärder.
Barn- och ungdomsnämnden
Analys beställarfunktionen
Analysen bygger på svar från 17 av 18 medarbetare som då arbetade inom Barn och Ungdomsförvaltningens beställarfunktion. Resultatrapporten visade att över hälften av medarbetarna har någon av de tydligt positiva arbetssituationerna, ”dynamiska”,
”balanserade”, ”trivsamma” eller ”bekväma”. En tredjedel har de ”gula”
arbetssituationerna ”passiva” eller ”hämmande” som varken är positiv eller negativa.
En liten del har någon av de ”röda” arbetssituationerna och den ”gula hämmande”
arbetssituationen.
Drygt hälften av medarbetarna upplever att de har högt inflytande och lika många upplever högt socialt stöd.
Medarbetarna kan beskrivas som en grupp experter med egna och ganska olika ansvarsområden. Var och en är i mycket liten grad är ”utbytbar”, vilket skapar sårbarhet och stress. En särskild stressfaktor är beroendet av externa intressenter som ofta först måste ”göra sitt” innan medarbetaren själv kan gå vidare med sina egna arbetsuppgifter.
Värdet för ledarskapsindex uppgick till 63 som klassas som ”bra”, på gränsen till
”mycket bra”. Ledarskapets styrka är respektfullhet, verksamhetskunnande, tydlighet i förväntningar och tid att lyssna. De faktorer i ledarskapsindexet som fick lägst värden handlade om feedback och att hantera konflikter.
Åtgärder
Den inre organisationen har diskuterats parallellt och integrerats med
arbetsmiljödiskussionen. Ett mål är att minska sårbarheten genom att organisera arbetet så att mindre funktionsgrupper delar en större grupp arbetsuppgifter och att man har insyn i varandras uppgifter. Arbete kan också bedrivas mer
projektorienterat, för att öka antalet samarbetskontakter.
För att öka självständigheten och påverkansmöjligheter inom det egna arbetet har samtliga medarbetare tilldelats befattningar på minst handläggarnivå. Det pågår också ett arbete för att stimulera till fortsatt kompetensutveckling inom var och ens specialistområde och om kansliets övergripande uppdrag.
Diskussionerna om resultatet av ”Arbetsmiljökompassen” och den inre
organisationen har resulterat i en verksamhets- och handlingsplan för att skapa goda arbetssituationer ”Förvaltningsstrategi - barn- och ungdomsförvaltningens kansli”.
Dokumentet ska revideras årligen för att fånga förändrade uppdrag, förväntningar och situationer.
Analys utförarfunktionen
Analysen bygger på svar från 1290 av 1744 medarbetare som då arbetade inom utförarfunktionen Förskola och Grundskola. Svarsfrekvens var överlag ganska bra med undantag från några enstaka enheter. Den låga svarsfrekvensen kan då förklaras av att mejladresser inte fungerade tillfredställande under svarsperioden.
Arbetssituationerna inom Förskola och Grundskola bedöms sammantaget vara mycket bra. Det finns förhållandevis en hög andel ”gröna” arbetssituationer där man har lyckats balansera höga krav med stora möjligheter att påverka sitt eget arbete.
Merparten 70 procent upplever att de har högt socialt stöd och mer än hälften upplever att de har högt inflytande i och över sina arbeten.
Andelen ”röda” arbetssituationer uppgick till 24 procent och finns inom alla enheter men i varierande grad. Gruppen ”lärare senare år” hade en hög andel ”röda”
arbetssituationer. En specialrapport togs fram som beskrev deras arbetssituation. Där framgår att denna grupp upplever stress över för många arbetsuppgifter och att de har
ett otillräckligt socialt stöd. Upplevelsen av stress, för många arbetsuppgifter och att de har ett otillräckligt socialt stöd måste tas på allvar och det är därför nödvändigt att detta diskuteras vidare med berörda lärare på respektive skola.
Åtgärder
Arbetet med ”Arbetsmiljökompassen” har resulterat i en handlingsplan med ett antal förbättringsförslag från varje enhet. Utvecklingsområdena som framkommer i enheternas handlinsplaner är till exempel;
Förbättrad ledningsstruktur, med tydligare organisering av arbetet samt en ökad tydlighet när det gäller roller, uppdrag, ansvar och beslutsgångar.
Ökad delaktighet i beslutsprocesser som rör arbetsplatsen exempelvis hur arbetet ska organiseras och bedrivas
Minska stressen och arbetsbelastningen.
Därutöver pågår ett utvecklingsarbete som syftar till att få en mer ändamålsenlig enhetsorganisation. Arbetet handlar bland annat om att förtydliga roller och ansvar inom ledning och administration. Det ska på sikt leda till en tydligare organisering av arbetet samt en ökad tydlighet när det gäller roller, uppdrag, ansvar och
beslutsgångar.
En stor utmaning är arbetet med gruppen ”lärare senare år” för att förbättra deras psykosociala arbetsmiljö. För att nå framgång är det av stor vikt att det fortsatta arbetet med arbetsorganisation, samverkans- och mötesformer sker på enhetsnivå utifrån de lokala förutsättningarna.
Som ett led i att förbättra utifrån resultatet av ”Arbetsmiljökompassen” deltar också en av enheterna i kommunens projekt ”Sunda arbetsplatser”.
Kommunstyrelsen
Analys beställarfunktionen
Analysen bygger på svar från 125 av 143 medarbetare som då arbetade inom kommunledningskontoret. Resultatet visade att merparten av medarbetarna har en bra arbetssituation avseende den psykosociala arbetsmiljön. Över hälften av
medarbetarna upplever att de har högt inflytande och drygt 60 procent upplever högt socialt stöd.
Andelen medarbetare som har en optimal balans, en ”grön” arbetssituation var förhållandevis hög och uppgick till drygt 40 procent. Det fanns också en grupp som har ”skadliga” eller ”påfrestande” arbetssituationer, 24 procent, som kännetecknas av höga arbetskrav och lågt inflytande.
Drygt en tredjedel av medarbetarna hamnade inom den ”gula” zonen, som
kännetecknas av stora möjligheter att styra utförande av arbetet och att enkelt hinna med sina arbetsuppgifter. En del av dessa medarbetare kan dock sakna tillräckliga utmaningar i sitt arbete.
I de öppna svaren framkommer att arbetskamraterna och sammanhållningen inom avdelningen är det bästa med arbetsplatsen. Brister som lyfts fram rör organisation
och ansvarsfrågan och samarbetet mellan avdelningar. Även frågan om inflytande lyftes fram som ett förbättringsområde
Ledarskapsindex uppgick till 60 vilket bedöms som relativt bra. Ledarskapets svagheter är hur arbetet organiseras och att ge feedback på utfört arbete.
Åtgärder
Förbättringsåtgärder som redovisas är med fokus på organisation, arbetsformer och kommunikation och ledarskap.
Samarbetet mellan avdelningarna ska öppnas upp och projekt ska i större
utsträckning bemannas med olika kompetenser från olika avdelningar, vilket ger en bredare kompetens och kreativa arbetsgrupper. Som ett första steg kommer
gemensamma informationsmöten att anordnas för att informera varandra om pågående uppdrag och projekt.
En feedbackkultur ska skapas som omfattar både chefer och medarbetare.
Kommunledningskontorets modell för medarbetarsamtal enligt FAIR är inriktat på feedback. Samtliga chefer och medarbetare ska erbjudas seminarium i denna samtalsmetodik.
En översyn av kommunledningskontorets organisation håller på att genomföras.
Översynen ger medarbetarna möjlighet att påverka flera av de områden som upplevs som problematiska.
Ett utvecklingsprogram kommer att genomföras för samtliga chefer för att stärka ledarskapsindex och som bygger på organisationsöversynen.
Som ett led i att förbättra utifrån resultatet av Arbetsmiljökompassen deltar en av enheterna i kommunens projekt ”Sunda arbetsplatser”.
Miljö- och bygglovsnämnden
Analys beställarfunktionen
Analysen bygger på svar från samtliga 18 medarbetare som då arbetade inom Bygg- och miljöförvaltningens beställarfunktion. Resultatrapporten visade att merparten av medarbetarna på Miljö- och hälsoskyddsavdelningen har bra arbetssituationer avseende den psykosociala arbetsmiljön. Det råder en mycket god stämning bland arbetskamraterna och de flesta har ett starkt socialt stöd, vilket även kommentarerna vittnar om.
Det var 17 procent av medarbetarna som har en optimal balans, en ”grön”
arbetssituation, där man har lyckats balansera höga krav med stora möjligheter att påverka sitt eget arbete.
Över hälften av medarbetarna har ”gula” arbetssituationer som kännetecknas av stora möjligheter att styra utförande av arbetet och att enkelt hinna med sina
arbetsuppgifter. Men man kan också sakna tillräckliga utmaningar i sitt arbete.
Medarbetare som har ”röda” arbetssituationer uppgick till 28 procent. En förklaring är att man upplever betydligt fler arbetsuppgifter än de som syns och en frustration
över att samarbetet med Bygglov som försvårades av dåvarande organisation. Det höga sociala stödet gör ändå att man trivs och upplever ett högt inflytande. Det sämsta med arbetsplatsen som lyftes fram var en otydlig och byråkratisk
organisation, hög arbetsbelastning, tidsbrist, lågt löneläge och brister med matsalen.
Ledarskapsindex var förhållandevis högt och uppgick till 70. Generellt finns en mycket god relation mellan chef och medarbetare. Det område som upplevs mindre starkt är återkoppling.
Åtgärder
Flera insatser pågår för att motverka ”röda” men också vissa av de ”gula”
arbetssituationerna. För att på sikt eliminera de röda arbetssituationerna och öka andelen ”gröna” har avdelningen gjort en behovsutredning. Tanken är att få en transparent prioritering av vad man kan göra och inte göra som inspektör. En
”Närmiljögrupp” har skapats för att skapa bättre rutiner för information, för roller och arbetsfördelning.
Man beslutade också att satsa på ledarutveckling för samtliga chefer, coachande ledarskap med aktiva medarbetarskap. Detta ska skapas en gemensam grund för lärande, stödjande och för återkopplande ledarskap som är en av förvaltningens principer. Ledarutvecklingen ”coachande ledarskap”, LEAD, anordnas under sex dagar i höst. Cheferna kommer därefter att utbilda sina medarbetare i det ”aktiva medarbetarskapet”.
Tekniska nämnden
Analys beställar- och utförarfunktionen
Analysen bygger på svar från samtliga 131 av 159 medarbetare som då arbetade under Tekniska nämndens beställare och utförarfunktioner. Överlag råder en god stämning mellan arbetskamraterna. Ledarskapsindex är ungefär som kommunsnittet.
Ledarskapets svagheter handlar om återkoppling samt hur verksamheten är organiserad.
Inom beställarfunktionen finns en hög andel ”gröna” arbetssituationer, 40 procent.
Omkring 60 procent upplever sig ha högt inflytande och en ungefär lika stor andel upplever sig ha hög grad av socialt stöd. Bland det bästa med arbetsplatsen framhålls arbetskamraterna och frihet under ansvar. Kommentarerna om det sämsta lyfter fram personalbrist, stress, att arbetsfördelningen kan vara ojämn och att det är svårt att nå chefer.
Inom utförarfunktionen är man generellt mycket nöjd med ledarskapet inom en av enheterna, i övrigt finns ett visst missnöje med ledarskapet och
organisationsstrukturen. Stress, arbetstider och begränsade resurser kan av en del upplevas som ett problem. Endast en tredjedel upplever sig ha stora möjligheter till inflytande.
Åtgärder
Flera insatser pågår för att öka inflytandet och delaktigheten och motverka en försämring av arbetsmiljö, som är en investering på lång sikt.
Tydliga mål och uppdrag beträffande processer, roller och kompetenser är en vägledande princip för förvaltningen. Det pågår arbete med att skapa bättre rutiner och tydliggöra processer inom flera områden med hjälp av Leanmetodik.
Medarbetarna arbetar intensivt med utveckling av verksamheten och genom detta förtydligas roller och arbetsfördelning och större delaktighet utvecklas.
Vid halvårsskiftet delades Teknik och natur i två avdelningar, Park och gata respektive VA och avfall. Chefer till dessa har rekryterats. I och med denna
omorganisation får medarbetarna lättare att få kontakt med sin chef och möjlighet till större inflytande och respektive chef får ett mera avgränsat verksamhetsområde vilket möjliggör tid för utvecklingsarbete.
Socialnämnden
Analys beställarfunktionen
Analysen bygger på svar från 120 av 139 medarbetare som då arbetade inom Socialförvaltningens beställarfunktion. Resultatet visade att andelen medarbetare som har en optimal balans, en ”grön” arbetssituation uppgick till 29 procent. Det var 28 procent av medarbetarna som hamnade inom den ”gula” zonen som kännetecknas av hög grad av inflytande och att oftast enkelt hinner med sina arbetsuppgifter. En del av dessa medarbetare kan dock sakna tillräckliga utmaningar i sitt arbete.
Andelen medarbetare som hade en obalans, en ”röd” arbetssituation uppgick till 43 procent, vilket är en mycket hög andel. Det kan konstateras att den
organisationsförändring som trädde ikraft den första mars 2010 fick stora konsekvenser för medarbetarna hur de upplevde av sin arbetssituation,
organisationen kändes rörig och otydlig. Den grupp av medarbetare som har ”röda”
arbetssituationer tar förvaltningen på stort allvar.
Ledarskapsindex visade sig vara något lägre för socialförvaltningen än för
kommunen totalt. Ledarskapets styrkor uppges främst vara att medarbetarna upplever att deras chef har god kunskap om verksamheten medan det svagaste med
ledarskapet inom förvaltningen är att medarbetarna upplever att det inte är lätt att komma i kontakt med chefen. Andra områden som bör förbättras enligt
ledarskapsindex är återkoppling på sitt arbete, konflikthantering samt hur verksamheten organiseras.
Det som av medarbetarna uppges vara bäst med arbetsplatsen är den goda
stämningen bland arbetskamraterna och att det finns frihet under ansvar. Det sämsta med arbetsplatsen handlar främst om att man upplever organisationen som rörig, otydlig och hierarkisk med ett otydligt ledarskap och brist på information. Man uppger även att det sämsta med arbetsplatsen är att den omorganisation som skett genomfördes utan förankring i verksamheten.
Åtgärder
En rad åtgärder har genomförts och kommer att genomföras för att minimera den höga andelen ”röda” arbetssituationer. Det finns ett stort behov av att utveckla bra rutiner för att kommunicera mål, förväntningar, resultat och effekter av genomfört arbete genom hela organisationen. Detta för att skapa såväl delaktighet som att skapa större fokus på effekterna av det arbete som görs inom förvaltningen.
Arbetet med att förtydliga mål, roller, funktion, ansvar och uppdrag i den nya organisationen kommer att fortsätta. Genom arbetet med mål och budget för 2012- 2013 har den åtgärden påbörjats. I sina handlingsplaner ska enheterna beskriva hur de ska arbeta under året för att nå de förvaltningsövergripande målen. Avsikten är också att arbetsmiljö- och medarbetarfrågorna ska integreras i enheternas
handlingsplaner.
En ytterligare insats är att förvaltningens ledningsgrupp samt stöd- och
utvecklingsavdelningen deltar i utbildningsprogrammet Leda för resultat. Syftet är att utveckla den samlade ledningsfunktionens förmåga att leda och styra mot resultat med fokus på socialtjänsten som helhet. För att öka delaktigheten, transparens och kommunikation anordnar förvaltningen medarbetardagar i dialogform mellan medarbetare och förvaltningsledning.
En ny gruppledarfunktion med utökad delegation är inrättad för att skapa bättre stöd och ge mer inflytande till medarbetarna. Detta bland annat baserat på att det i
ledarskapsindex framkommit att det svagaste området kopplat till ledarskapet är möjligheten att komma i kontakt med sin chef.
Inför medarbetarsamtalen kommer även modellen för hur medarbetarsamtalen genomförs ses över för att öka möjligheten till ett konstruktivt samtal i dialog mellan chef och medarbetare.
För att ha fortsatt och kontinuerligt fokus på medarbetarnas arbetssituation kommer förvaltningen även genomföra mätningar mer frekvent av hur medarbetarna upplever sin arbetsmiljö. Syftet är att kunna göra snabba justeringar och åtgärder kopplat till arbetsmiljön även under perioden då personalenkäten inte genomförts.
Analys utförarfunktionen
Järfälla Stöd och behandling
Analysen bygger på svar från 63 av 73 medarbetare som då arbetade inom Järfälla stöd och Behandling. Resultatrapporten visade att merparten av medarbetarna har mycket bra arbetssituationer avseende den psykosociala arbetsmiljön. Andelen medarbetare som har en optimal balans ”gröna” arbetssituationer uppgick till 13 procent. Målsättningen är att alla ska uppleva sin arbetssituation som ”grön”.
Drygt 75 procent av medarbetare upplever högt socialt stöd. Hela två tredjedelar av medarbetarna upplever att de har stora möjligheter till inflytande, vilket är större än kommungenomsnittet och avsevärt mycket större än genomsnittet inom
Socialförvaltningen.
De ”röda” arbetssituationerna har en mycket liten andel, 5 procent, och målsättningen är att de helt ska elimineras.
Drygt 80 procent av medarbetarna hamnar inom den ”gula” gruppen. Flertalet av dem kännetecknas av arbetssituationer stora möjligheter att styra utförande av arbetet och oftast enkelt hinner med sina arbetsuppgifter. En del av dessa medarbetare kan dock sakna tillräckliga utmaningar i sitt arbete.
I de öppna svaren återkommer generellt en god stämning bland arbetskamraterna och att man känner frihet under ansvar. Brister som lyfts fram generellt är lönen och styrmodellen.
Ledarskapsindexet är 68 procent som är högre än kommungenomsnittet.
Ledarskapets svagheter är konflikthantering, återkoppling och tillämpningen av styrsystemet.
Åtgärder
Som ett led i att förbättra utifrån resultatet av ”Arbetsmiljökompassen” deltar en av enheterna i kommunens projekt ”Sunda arbetsplatser”.
En annan åtgärd är att minska kortsiktigheten i styrmodellen för att få en mer långsiktig ekonomisk situation med beställaren, såsom två års budget. Detta ger stabila förutsättningar och medarbetarna får mer långsiktiga uppdrag. Det kan bidra till att utveckla organisationen så att medarbetarna får bättre arbetsvillkor.
Järfälla Stöd och Behandling har i alla enkäter fått negativ återkoppling vad gäller lönenivå. Organisationen har därför arbetat mycket aktivt med denna fråga och arbetar nu med att ta fram nya lönekriterier och bedömningsnivåer. En gemensam medarbetarblankett inklusive individuell handlingsplan är också framtagen. Det långsiktiga målet är att få till stånd att lönekriterierna ska vara tydliga och ska återkopplas till uppdrag, resultat och mål.
Organisationen har ett mycket aktivt kompetensutvecklingsprogram som ska fortsätta att öka konkurrenskraften. Här ingår att utveckla medarbetarsamtalen som ska leda till bättre individuella utvecklingsplaner.
Järfälla Vård och Omsorg
Analysen bygger på svar från 395 av 607 medarbetare som då arbetade inom Järfälla Vård och Omsorg. Svarsfrekvensen för Vård och omsorg var endast 65 procent. Den låga svarsfrekvensen förklaras av att distribution och hantering av enkäter inte fungerade såsom det var tänkt. Därför genomfördes ”Arbetsmiljökompassen” på nytt under våren inom Hemtjänsten, med en svarsfrekvens på nära 100 procent.
Andelen medarbetare som har en obalans, en ”röd” arbetssituation med höga arbetskrav och lågt inflytande, uppgick till 15 procent. Detta är en jämförelsevis låg siffra. Kommunen som helhet har 22 procent.
Andelen medarbetare som har en optimal balans, en ”grön” arbetssituation med höga arbetskrav och högt inflytande, uppgick till 10 procent. Det var 75 procent av
medarbetarna som hamnade inom den ”gula” zonen som kännetecknas av upplevelse av små möjligheter att påverka det egna arbetet, brist på utmaningar och upplevelsen att deras kapacitet och kunskap inte tas tillvara.
En förklaring till den stora andelen ”gula” inom Vård och Omsorg är de grundläggande förutsättningarna som ges för arbetet. Ersättnings- och
bedömningssystemet inom hemtjänsten reglerar vad som ska göras och i vissa fall hur många minuter det får ta. De senaste åren har det dessutom arbetats hårt med styrande rutiner, manualer och uppföljning från ex Socialstyrelsen. Dessa givna
förutsättningar som gäller för omsorgens arbete medger inte mycket utrymme för att påverka arbetet, varför man inte ser denna svarsbild som överraskande.
”Arbetsmiljökompassen” bedöms inte som rätt modell för Vård och omsorg, eftersom grundförutsättningarna för uppdraget leder till att många arbetsplatser omöjligt kan hamna i de gröna, ”goda”, intervallet.
Ledarskapsindex var 69 och var därmed bättre än kommunen totalt. Medarbetarna vet i stor utsträckning vad som förväntas av dem, känner sig respekterade i sin yrkesroll och har lätt att komma i kontakt med sin chef. De svagheter som framkommit handlar om konflikthantering, feedback och arbetets organisation.
Åtgärder
Alla verksamheter har identifierat utvecklingsområden och arbetat med dessa på olika sätt på varje arbetsplats. Frågor har tagits fram utifrån svaren och man har arbetat med detta i mindre grupper, för att sedan sammanställa och redovisa. Vissa har haft hjälp av externa handledare. Resultatet av detta har lett vidare till vissa förändringar i en del verksamheter.
En rad åtgärder har genomförts och kommer att genomföras för att förändra andelen röda arbetssituationer. Åtgärderna är främst kopplade till områdena ”inflytande” och
”återkoppling”, med lokala variationer beroende på behov. Två verksamheter är med i projektet i kommunens projekt ”Sunda arbetsplatser”.
För att utveckla ledarskapet genomförs insatser för varje verksamhetschef utifrån individuella behov. Uppföljning av verksamhetscheferna genomförs i enlighet med nya utarbetade lönekriterier, i organiserad dialog med medarbetare på varje
arbetsplats.
Som komplement till ”Arbetsmiljökompassen” kommer man att fortsätta använda den psykosociala skyddsrondsenkäten.
Utbildningsnämnden
Analys beställar- och utförarfunktionen
Inom Utbildningsförvaltningens beställarfunktion bygger analysen på svar från 9 av 11 medarbetare. Resultatet visade här att det var 33 procent som har ”gröna”
arbetssituationer, där man lyckats balansera höga krav med goda möjligheter att påverka sitt eget arbete. Merparten av dem som arbetar inom beställarfunktionen upplever högt socialt stöd och många upplever högt inflytande.
Drygt 40 procent hamnade inom den ”gula” zonen. Inom denna grupp kan
medarbetare känna att de har stora möjligheter att styra sitt arbete och att de oftast enkelt hinner med sina arbetsuppgifter. En del kan dock sakna tillräckliga
utmaningar i sitt arbete. Andelen medarbetare som hade en ”röd” arbetssituation var 0 procent.
Inom Utbildningsförvaltningens utförarfunktion bygger analysen på svar från 281 av 373 medarbetare. En förhållandevis stor andel av medarbetarna har ”gröna”
arbetssituationer, 31 procent, av vilka gruppen ”dynamiska” är den största.
Merparten av dem som arbetar inom utförarfunktionen, 70 procent, upplever högt socialt stöd. Över hälften upplever också högt inflytande.
De ”gula” arbetssituationerna dominerar med nästan 50 procent. Drygt 21 procent av medarbetarna har ”röda” arbetssituationer.
Åtgärder
Arbetet med resultatet av ”Arbetsmiljökompassen” har resulterat i handlingsplaner med förbättringsförslag från nästan samtliga enheter. De enheter som fick ett sämre resultat följs särskilt upp när det gäller hur aktiviteterna genomförs enligt
åtgärdsplanerna. Exempel på utvecklingsområden som framkommer i enheternas handlinsplaner är att:
Skapa tydligare rutiner för information och kommunikation
Minska tidskrävande administration
Skapa jämnare arbetsbelastning
Stärka arbetslagens roll och tydliggöra ansvar
Utveckla pedagogiska och stödjande ledarskap
Utveckla självkännedom, kommunikation och tillitsfullt samarbete genom att delta i kommunen projekt ”Sunda arbetsplatser”
Som ett led i att förbättra utifrån resultatet av ”Arbetsmiljökompassen” deltar tre av enheterna i kommunens projekt ”Sunda arbetsplatser”.
Kultur- och fritidsnämnden
Analys utförarfunktionen
Analysen bygger på svar från 117 av 143 medarbetare som då arbetade inom Kultur och Fritidsförvaltningens utförarfunktion. Fördelning av ”gröna” arbetssituationer var lika hög, 21 procent, som andelen ”röda” arbetssituationer. Flest nedarbetare, 56 procent, hamnade inom den ”gula” zonen som kännetecknas av stora möjligheter att styra sitt arbete och att oftast enkelt hinner med sina arbetsuppgifter. En del av dem kan dock sakna tillräckliga utmaningar i sitt arbete.
Åtgärder
De enheter som har höga värden i skadliga, påfrestande och hämmande arbetsuppgifter ska systematiskt arbeta med förbättringsåtgärder inom hela arbetsmiljön.
Respektive enhetschef har diskuterat och analyserat resultatet av
”Arbetsmiljökompassen” med sina medarbetare i olika sammanhang. Detta har resulterat i en handlingsplan från varje enhet och som innehåller ett antal förslag kring utvecklingsområden att arbeta med och med ett antal åtgärder. Exempel på utvecklingsområden som framkommer i enheternas handlinsplaner är att:
Öka delaktigheten i beslut som rör den egna verksamheten
På olika sätt minska den upplevda stressen
Utveckla dialog och kommunikation genom att arbeta med FAS-dialog
Bättre uppföljning och feedback
Verktyg för konflikthantering
Slutsatser med bedömning av kommunövergripande åtgärder
De inkomna skrivelserna visar att personalenkäten och dess hanteringsprocess är genomförd i stora delar av organisationen. De förbättringsåtgärder som redovisas stämmer väl överens med den modell som ”Arbetsmiljökompassen” bygger på.
Ny personalpolicy
Under hösten har en ny Personalpolicy arbetats fram för åren 2012-2015 och resultatet av ”Arbetsmiljökompassen” har varit ett av underlagen i det arbetet. I Personalpolicyn lyfts fram att Järfälla kommun ska bedriva ett arbete som medverkar till att kommunen är en attraktiv arbetsgivare där uppsatta verksamhetsmål nås genom;
aktivt medarbetarskap
kompetens och professionalism
mångfald och jämställdhet
sunda arbetsplatser
lönebildning i dialog
tydligt och engagerat ledarskap
uppföljning som leder till utveckling
Några av avsnitten har särskilt reviderats efter ”Arbetsmiljökompassen” och dess intentioner. I avsnittet ”Sunda arbetsplatser” betonas bland annat att alla anställda ska arbeta i en sund och stimulerande arbetsmiljö som kännetecknas av trygghet, arbetsglädje, inflytande och delaktighet. En sund psykosocial arbetsmiljö innebär balans mellan arbetskrav och inflytande och socialt stöd. Arbetsgivaren arbetar för att varje arbetsplats ska ha en hållbar utveckling i centrum och för att förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet med hjälp av ett dialogverktyg.
I avsnittet om ”Aktivt medarbetarskap” lyfts bland annat fram att arbetsgivaren ska erbjuda meningsfulla arbetsuppgifter och ansvar baserad på kompetens och feedback på utfört arbete både i det vardagliga samtalet samt i medarbetar- och lönesamtalet.
I avsnittet om ”Tydligt och engagerat Ledarskap” betonas att som chef förväntas man utöva ett tydligt ledarskap som präglas av tillit, öppenhet, inspiration och struktur.
EU-projekt Sunda arbetsplatser
Under hösten startades EU-projektet ”Sunda arbetsplatser” tillsammans med Järfälla församling och ELFA AB. Projektet bygger på en kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön med hjälp av ”Arbetsmiljökompassen”. Från kommunen deltar
medarbetare från åtta olika arbetsplatser. Deltagarna får lära sig bland annat att hantera olika verktyg för att skapa den ”Sunda arbetsplatsen”. Erfarenheter från projektet ska på olika sätt delges andra arbetsplatser inom kommunen.
Uppföljning med hjälp av ”Arbetsmiljökompassen”
Som nästa personalenkät vill arbetsgivaren genomföra ”Arbetsmiljökompassen”
ännu en gång för att se hur svarsbilden förändrats efter de aktiviteter som har redovisats. Enkäten kommer då att kompletteras med några frågor från den ursprungliga personalenkäten och med några frågor som SKL har tagit fram om
”Hållbart medarbetarengagemang”.
Elisabeth Särenfors Kommundirektör
Pär Fridlund
Personald irektör
Expedieras till
Samtliga nämnder
