Inköp
Som statligt anställd måste du följa vissa regler när du handlar!
LOU och Attest före köp tex!
Varför handla elektroniskt?
Attest sker FÖRE köp
Förbättrad kontroll över dina inköp Enkelt att följa upp inköp
Alla produkter är förkonterade på rätt kostnadskonto
Vad är LOU?
Gäller det mig?!
Lagen om Offentlig Upphandling:
Gäller statliga myndigheter och
alla Karolinska Institutets medel, inklusive externa medel till
forskningsprojekt.
EU-medel kan nekas om upphandling inte har genomförts.
Gäller all anskaffning av varor och tjänster från första kronan!
Attest före köp?
Varför då?
Krav från Riksrevisionen!
När en faktura inkommit till KI måste den betalas. Vad händer om attestanten inte vill eller kan godkänna ditt köp?
Från och med 1 april 2019 måste alla leverantörer skicka en e-faktura till ki En elektronisk faktura skickas i ett speciellt format.
Detta gäller även fakturor från ett köp på stan!
Kontant och kortköp undantas från den nya lagen
Faktura som skickas med e-mail är inte elektronisk!
E-inköp
Hur gör man?
Inloggning för e-inköp sker via
Medarbetarportalen
Startsidan i UBW
Välj inköp i menyn och sedan inköp igen!
Börja med att Välja institution och projekt på startsidan!
Alla produkter kommer att konteras enligt ditt val, men går att ändra senare!
Här hittar du anslutna
leverantörer & produkter
..antingen via
Sök artiklar..
Välj leverantör eller annan kategori.
Du kan också skriva direkt i fritextfältet
fritextfält
..eller via en punchout/webbutik
Lägga önskad produkt i varukorgen
Ändra antal med pilarna! Klicka på varukorgen
När du är nöjd med din beställning välj Gå till Inköpsförslag
Välj adress!
Om du vill spara ditt inköpsförslag i utkast underlättar det om du väljer ett eget namn!
Öppna konteringsrader genom att trycka på det (lilla, lilla) förstoringsglaset!
Här kan du ändra projekt, skriv in nytt projektnummer eller namn.
Dela kostnad på flera projekt?
dela kostnaden på flera projekt genom att välja Dela kostnad.
Fyll i nytt projekt och
fördelning i procent och sedan Klar!
Nu kan du välja att skicka beställningen för attest eller spara som utkast för att fortsätta med din beställning senare.
Du kan också spara inköpsförslaget som en inköpslista
Du kan också lägga till produkter från en extern webbshop. Välj Externa marknader och önskad
leverantör
OBS! Du kan inte lägga fler varor från sök artiklar i detta läge! Spara först som utkast, för att söka nya artiklar.
Öppna ditt utkast från startsidan
Vald institution och projekt styr vad du ser i boxarna!
Sparade inköpslistor öppnas vi sök artiklar:
När inköpsförslaget har attesterats kommer en order eller flera ordrar skapas och skickas till respektive leverantör!
En orderkopia kommer att skickas till din mail.
I menyn inköp kan du se status på din beställning genom att välja Fråga Egna rekvisitioner
När du fått dina varor kommer du få en uppgift om varumottag i UBW.
kontrollera att allt stämmer och välj vara mottagen.behöver du göra
ändringar väljer du “gå till varumottagningsfönster”
Fakturan går sedan till betalning
Instruktionsfilmer om e-handel finns på ki-play!
tryck här för att komma till filmerna!
Support:
inkopupphandling@ki.se
