5 Internkontrollrapport 2020.pdf Pdf, 473.9 kB.

(1)

1(2) TJÄNSTESKRIVELSE

2021-02-22

Vård- och omsorgsnämnden Nykvarns kommun

Gunilla Ramstedt Verksamhetscontroller Telefon 08-555 010 60 gunilla.ramstedt@nykvarn.se

Tjänsteskrivelse - Internkontrollrapport 2020

Diarienummer: VON/2021:24

Förslag till beslut

Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna internkontrollrapporten för 2020.

Beslutsnivå

1. Kommunstyrelsen

2. Vård- och omsorgsnämnden Sammanfattning

Uppföljning har genomförts gällande interkontrollen för år 2020. Resultatet av uppföljningen har sammanställts i en internkontrollrapport. Övervägande av uppsatta kontroller är utförda, men vissa är försenade på grund av omständigheterna kring rådande Covidpandemi.

Avseende de icke kontrollerade punkterna, så fortsätter arbetet under 2021.

Ekonomiska konsekvenser

Beslutet avser uppföljning och medför därmed inga ekonomiska konsekvenser.

Konsekvenser för barn och unga

Beslutet avser uppföljning och medför därmed inga barnkonventionskonsekvenser.

Handlingar i ärendet

Tjänsteskrivelse – Internkontrollrapport 2020 Internkontrollrapport 2020

Beslutet skickas till Akten

Kommunstyrelsen

Liridona Rama

Socialchef Gunilla Ramstedt

Verksamhetscontroller

(2)

2(2) NYKVARNS KOMMUN

Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon: 08-555 010 00 Fax: 08-555 014 99 www.nykvarn.se

(3)

Internkontrollrapport 2020

Vård- och omsorgsnämnd

(4)

Vård- och omsorgsnämnd, Internkontrollrapport 2020 2(13)

Inter nk ontr ol lrapp or t 2020

Innehållsförteckning

1 Nykvarns internkontrollarbete ... 3

1.1 Riskbedömningsmatris ...6

2 Uppföljning ... 8

2.1 Ekonomi ...8

2.1.1 Upphandlingsprocess ... 8

2.1.2 Ekonomi budget uppföljning ... 8

2.2 Personal ...8

2.2.1 Riskbesök ... 8

2.3 Administration ...9

2.3.1 Kontroll privata medel ... 9

2.4 Verksamhetsspecifik ...11

2.4.1 Upphandlingsprocess ... 11

2.4.2 Socionomkrav inom barn utredning ... 12

2.4.3 Dokumentation ... 12

2.5 Slutsatser av uppföljning ...13

2.6 Åtgärder ...13

(5)

Inter nk ontr ol lrapp or t 2020

1 Nykvarns internkontrollarbete

Internkontroll är en del av ekonomi- och verksamhetsstyrningen och kan definieras som en mål- medveten styrningsprocess som syftar till att påverka organisationens beslut och beteende. Van- ligtvis sker styrning via olika dokument och policys, reglementen, riktlinjer, ekonomistyrnings- principer, lagtexter etc. Om ingen kontroll sker av denna styrning skapas förmodligen heller ingen styreffekt. En väl fungerande internkontroll fungerar också som ett skydd för såväl förtroende- valda som anställda mot oberättigade misstankar. Internkontroll är därmed ett verktyg med vä- sentlig betydelse för såväl den politiska ledningen som för förvaltningen. Kommunallagen (KL) ställer krav på att kommunens styrelse och nämnder har en tillräcklig internkontroll.

KL 6 Kap 6§: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när skötseln av en kommunal angelägenhet med stöd av 10 kap. 1 § har lämnats över till någon annan.

Internkontroll handlar om tydlighet, ordning, att veta hur det går i verksamheten och ekonomi samt att på en rimlig nivå säkerställa:

• att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv, det vill säga god ekonomisk hushållning,

• att informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig,

• att gällande lagar och regler, reglementen, policys, riktlinjer som finns följs,

• att möjliga risker ringas in, bedöms och förebyggs.

• En god intern kontroll ska således bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med medborgarnas bästa bedrivs effektivt och säkert.

Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god internkontroll. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen vid behov utfärda regler och anvisningar för den egna internkontrollens organisation, utformning och funktion. Det är viktigt att detta dokumenteras och antas av nämnd. Detta görs i form av en internkontrollplan som tas fram av förvaltningen under hösten året innan och beslutas i nämnd i början av det aktuella året. Kommunstyrelsen kan även besluta om särskilda punkter som är ge- mensamma för hela kommunen och som samtliga nämnder ska ha med i sin internkontrollplan för det kommande året.

Internkontrollplan

Med utgångspunkt i kommunallagen och kommunens styrmodell med tillhörande internkon- trollmodell ansvarar varje nämnd för att det finns en lokal organisation och struktur för internkontroll. Dessutom ska lokala regler och anvisningar avseende internkontroll dokumenteras och antas av nämnden. Varje nämnd ska därför skapa en utarbetad systematik för det egna arbetet med internkontroll och årligen fastställa en internkontrollplan.

Internkontrollarbete på respektive nämnd ska baseras på:

• en årlig riskinventering utifrån verksamhetens kärnuppdragbeslutad målbild samt gällande lagar och reglementen,

• kommuninvånarens och andra intressenters synpunkter och klagomål,

(6)

Inter nk ontr ol lrapp or t 2020

• systematiskt arbetsmiljöarbete,

• risk och sårbarhetsanalys,

• underlag från revision och andra granskningar.

Internkontrollplanens innehåll

Internkontrollplanen innehåller identifierade verksamhetsrisker, riskreducerande åtgärder, kontrollmoment/granskningar och systematiska kontroller eventuella kommungemensamma risker och uppföljningssystematik. Detta säkerställer att verksamheten bedrivs enligt de målsättningar och direktiv som kommunfullmäktige har fastställt, skapa förutsättningar för optimal användning av tilldelade resurser samt stärka sina rutiner och system inom alla verksamhetsområden.

Arbetet baseras på en årlig riskinventering i enlighet med kommunens styrmodell och kommunö- vergripande rutin för nämndernas internkontrollprocess, Riskinventeringen görs utifrån kommunens vision, beslutad målbild med hänsyn taget till verksamhetens kärnuppdrag samt gällande lagar och reglementen, kommuninvånarens och andra intressenters synpunkter och klagomål, arbetsmiljöarbetet, risk och sårbarhetsanalys samt underlag från revision och andra granskningar.

Nämndens årliga riskinventering

Verksamheterna använder Stratsys som stöd i sitt arbete med riskvärdering och konsekvensanalys samt dokumentering av risker. Dessutom genereras en nämndspecifik internkontrollplan från Stratsys.

Organisatoriska enheter (kontor/avdelningar/enheter) startar sitt arbete med framtagande av verksamhetsrisker med genomgång och utvärdering av förra årets risklista samt inrapportering av nya risker inför planeringsåret. Dessutom diskuterar organisatoriska enheter möjliga riskreducerande åtgärder knutna till dessa risker.

Risker som inte tas upp i internkontrollplan

Risker som inte bedöms allvarliga ska hanteras på denna organisatoriska nivå där risken finns dvs.

i den löpande verksamheten. Den behöver inte lyftas upp till nästa hierarkiska nivå i organisationen.

(7)

Inter nk ontr ol lrapp or t 2020

Detta innebär att den första bedömningen av en identifierad risk görs på den berörda enheten för att kunna se om den kan åtgärdas inom ramar för ordinarie verksamhet (ordinarie internkontroll).

I så fall hanteras risken och åtgärden av berörd verksamhet i det löpande arbetet och vid behov följs upp och dokumenteras i Stratsys. Även riskbedömningen görs i Stratsys med hjälp av riskmatrisen. Dessa risker som efter riskbedömning hamnar utanför de röda rutorna i riskmatrisen hanteras inom respektive organisatoriska enhet genom att status Acceptera väljs. Ansvarig chef på respektive organisatorisk enhet ansvarar för hantering av identifierade risker som inte kommer med i internkontrollplanen.

Prioriterade risker

Vid identifierat behov, efter en gedigen utvärdering och i samråd med den berörda enheten, lyfts risken till nästa nivå i organisationen dvs. på avdelningsnivå och så vidare.

Riskerna som efter en kontorsövergripande riskbedömning hamnar i de röda rutorna i matrisen lyfts upp som förslag till nämndens internkontrollplan genom att statusen ”Hantera” väljs. Detta betyder att även för en risk med låg sannolikhet men med högt konsekvensvärde hamnar i den röda ruta och statusen ”Hanteras” väljs dvs. detta leder till någon form av åtgärd som ska följas upp i internkontrollplanen.

Dessa risker utgör ett s.k. preliminär förslag på risker som ska ingå i nämndens internkontrollplan. Hantering av prioriterade risker som lyfts upp i internkontrollplanen blir därmed input till verksamhetsplanering på tjänstemannanivå eftersom organisatoriska enheter får möjlighet att planera och avsätta resurser som behövs för riskreducerande åtgärder och systematiska kontroller vilket leder till förbättrad internstyrning och mål- och verksamhetsuppföljning.

Preliminära risklistan kompletteras med riskreducerande åtgärder

Internkontrollens operativa organisation och genomförande fortsätter med framtagande av kon- kreta riskreducerande åtgärder och eventuella kontrollmoment/granskningar som behövs för att reducera risker. De ingår också i internkontrollplaner.

Kontrollmoment/granskningar (t.ex. systematiska kontroller) är avsedda för att minska eller eli- minera identifierade risker, men de kan också användas för att nämnden mer förutsättningslöst kontrollerar en verksamhetsprocess för att granska lagefterlevnaden eller ändamålsenligheten. I sin internkontrollplan beslutar nämnden om systematiska kontroller som ska genomföras under året. Nämndens riskreducerande åtgärder kommer därmed att brytas ner i särskilda kontrollmoment/granskningar i nämndernas internkontrollplan (det vill säga nämndens planerade aktiviteter i internkontrollplanen). Varje organisatorisk enhet följer sitt internkontrollsarbete löpande, jämför med tidigare resultat och gör utvärdering av tillämpade åtgärder och nya rutiner. Vid behov beslutar kontor/avdelning/enhet om nya korrigeringsaktiviteter under året. dvs. ifall det uppstår avvi- kelse från önskade målsättningar.

Kommungemensamma risker

Varje år går förvaltningen systematiskt igenom kommunrevisorernas observationer från revis- ionsrapporter. Utifrån denna genomgång, uppföljningen av nämndernas och kommunstyrelsens internkontrollarbete samt icke klara internkontrollåtgärder från tidigare internkontrollplaner iden- tifieras kommunövergripande riskområden med tillhörande risker införnästa planeringsår. Dessa områden prioriteras i Nykvarns kommuns internkontrollarbete inför planeringsåret och omhän- dertas med hjälp av kommungemensamma risker som ingår i samtliga nämnders internkontrollplaner för respektive planeringsår.

(8)

Inter nk ontr ol lrapp or t 2020

Internkontrollarbete med tillhörande riskreducerande åtgärder och kontrollmoment/granskningar leds av kommunstyrelsen. Nämnden deltar i internkontrollarbete genom aktivt deltagande i kommungemensamma och riskreducerande åtgärder som berör nämndens verksamheter.

Uppföljning av internkontrollprocessen

Nämnden följer upp sitt internkontrollarbete i den årliga internkontrollrapporten. Under året görs kontinuerliga uppföljningar inom tjänstemannaorganisationen bland annat en avstämning per den 31 juli. I dessa uppföljningar följs hur internkontrollarbete fortskrider, inklusive prognos för huruvida internkontrollplans målsättningar för året kommer att nås eller ej.

I den årliga internkontrollrapporten återraporteras resultat för nämndens internkontrollarbete under året. I rapporten gör nämnden också en utvärdering och bedömning av årets internkontrollarbete måluppfyllelse samt om den interna kontrollen har fungerat. Alla avvikelser, samt eventuella åtgärder, redovisas och vid behov hanteras som överföringar i nästa års internkontrollplan

1.1 Riskbedömningsmatris

Sannolikhet

4

3

2

1

1 2 3 4

Konsekvens

Allvarlig Totalt: 5

Allvarlig Kännbar

Sannolikhet Konsekvens

1 3 4 5 2

5

(9)

Inter nk ontr ol lrapp or t 2020

Lindrig Försumbar

4 SANNOLIK (det är mycket troligt att

fel uppstår) ALLVARLIG (uppfattas som allvarlig för intressenter och/eller Nykvarns kommun)

3 MÖJLIG (det finns en möjlig risk) KÄNNBAR (uppfattas som besvä- rande för intressenter och/ eller Nykvarns kommun)

2 MINDRE SANNOLIK (risken är

liten) LINDRIG (uppfattas som liten för

intressenter och/eller Nykvarns kommun)

1 OSANNOLIK (risken är så gott som

obefintlig) FÖRSUMBAR (är obetydlig för

intressenter och/eller Nykvarns kommun)

Kategori Risk Sannolikhet Konsekvens

Ekonomi 1 Avsaknad eller bristfällig rutin för eko-nomi budget och uppföljning 3. Möjlig 3. Kännbar

Kommungemensam risk: Felaktig fakturering

Personal 2 Risk att otydliga rutiner gällande risk-bedömningar och riskbesök kan leda till att oönskade händelser inträffar

3. Möjlig 4. Allvarlig

Administration 3 Risk för att privata medel används på felaktigt sätt 3. Möjlig 3. Kännbar Verksamhetsspecifik 4 Ej socionom inom tjänst barnutredning (In i IK - plan 2020) 3. Möjlig 3. Kännbar

5 IK 2021 Kvalitetsbrister i ärendehand-läggning. (In i IK plan 2021, ta fram kontrollrutin för myndighesutövning

3. Möjlig 3. Kännbar

Kommungemensam risk: Oklar an- svarsfördelning och oklara mandat Kommungemensam risk: Upphand- lingsfunktionen har inte kontroll över de upphandlingar, avrop och direktupphandlingar som genomförs

Kommungemensam risk: Avtalsdata- bas saknas

Kommungemensam risk: Verksamhet- en missar samverkansfördelar ifall upphandlingssamarbetet med externa parter inte förstärks

(10)

Inter nk ontr ol lrapp or t 2020

2 Uppföljning

2.1 Ekonomi

2.1.1 Upphandlingsprocess

2.1.1.1 Kommungemensam risk: Felaktig fakturering

Riskreducerande åtgärd Kontrollmo-

ment/Granskning Status Slutdatum

Fakturering ska ske enligt ekonomikon-

torets instruktioner och rutiner. Egen (mer frekvent ) kon- troll av beställarens kon- trollansvar gällande privata utförare

Ej kontrollerad 2020-12-31

Vad ska kontrolleras?

Ansvarig beställare begär in och kontrollerar fakturaunderlagen innan de översänds till beställande chef för godkännande inför fakturering

Hur ska kontrollen genomföras?

Stickprov: Säkerställ att rätt leverantör är inlagd i ekonomisystemet. Urvalet och kon- troll görs av kontorsansvarig ekonom . Stickprov: Säkerställ att faktura inkommit ifrån avtalad leverantör. Urvalet och kontroll görs av kontorsansvarig ekonom .

Säkerställ att instruktioner och rutiner för fakturering är känt i verksamheten.

Ej kontrollerad 2020-07-31

2.1.2 Ekonomi budget uppföljning

2.1.2.1 Avsaknad eller bristfällig rutin för ekonomi budget och uppföljning

Månatliga uppföljningar och redovisning

för ekonomiskt underskott Kommunicera och följa upp resultat månatliga uppfölj- ningar i verksamheten

Ingen åtgärd 2020-12-31

Ekonomisk uppföljning

Uppföljning med ekonom

Kommentar

Regelbundna och månatliga uppföljningar har gjorts på samtliga verksamheter. Underskottet har minskat jämfört med året innan.

2.2 Personal 2.2.1 Riskbesök

2.2.1.1 Risk att otydliga rutiner gällande riskbedömningar och riskbesök kan leda till att oönskade händelser inträffar

Se över befintliga rutiner är uppdaterade i

samråd med säkerhetschef Se över att upprättade risk-

bedömningar finns per Ingen åtgärd 2020-12-31

(11)

Inter nk ontr ol lrapp or t 2020

klient Vad ska kontrolleras?

Att riskbedömningar finns för varje klient i verksamheterna

Att arbetstagare följer rutiner och riktlinjer vid Hot & Våld

Att Trygghetslarmen testas och fungerar Hur ska kontrollen genomföras?

Kontroll listor Arbetsplatsträffar

Kommentar

Riskbedömningar görs vid behov kontinuerligt i verksamheter som förvaras i klientakten.

Riskbedömningar revideras vid eventuella förändringar.

Se över att rutiner för hot &

våld finns, och att de är uppdaterade och förankrade i verksamheter.

Kommentar

Rutiner för hot & våld har reviderats och finns tillgängligt på intranätet för medarbetare.

Rutiner förankras i arbetsplats träffar per enskild verksamhet.

Hot & våld utbildning hel dag genomfördes 4/12-2020 för nattpersonal LSS- gruppbostäder och Nattpatrullen.

Myndighet har tilldelats en webbutbildning om hur man ska agera i hot och våld situationer. 11 % av personalen har genomfört webbutbildningen.

Test av trygghetslarm utförs regelbundet 1ggr/månad och dokumenteras.

Kommentar

Årshjul för test av trygghetslarm finns per verksamhet.

I samband med arbetsplatsträffar testas samtliga trygghetslarmen per enskild verksamhet och dokumenteras. Trygghetslarm med felaktigheter skickas till leverantör för service.

2.3 Administration

2.3.1 Kontroll privata medel

2.3.1.1 Risk för att privata medel används på felaktigt sätt

Kontroll att riktlinjer kring hantering av

privata medel följs Personalen informeras skriftligt och muntligt om regler och rutiner minst en gång per år.

Ansvarigchef på gruppbostäder kontrollerar samtliga klienters kassor, samt att tillämp- ningen av rutinen kring privata medel följs Gruppbostäder som kontrolleras

Maskinförarvägen 48 Maskinförarvägen 50 Trädgårdsvägen 28

Följa rutiner och riktlinjer för privata medel

Kommentar

Kontrollgranskning är utförd per verksamhet.

Resultat av kontroll

Att dokumentering och signering av löpande av- stämningar, kontrollräk-

(12)

Inter nk ontr ol lrapp or t 2020

ningar och inventeringar med anledning av medels- hantering har gjorts.

Kommentar

Att kassablad förs över brukarens utgifter i enlighet med rutin.

Kommentar

Att en skriftlig överens- kommelse upprättas med brukaren eller dennes ställ- företrädare, för att klargöra ansvarsfördelningen och att en kopia förvaras i akten samt att brukaren informe- ras om kommunens skyl- dighet och ansvar.

Kommentar

Att kvittenser för mottag- ning av privata medel finns och har brukarens under- skrift.

Kommentar

Att alla kvitton förses med verifikationsnummer och är signerade.

Kommentar

Att kassablad och kvitton

förvaras inlåsta på enheten. Ingen åtgärd 2020-12-31 Kommentar

Att kontinuerlig avstämning görs av brukarens privata medel mins en gång per kvartal.

Kommentar

Personalen ska informeras om sekretesskraven och dess innebörd.

Ingen åtgärd 2020-12-31 Kommentar

(13)

Inter nk ontr ol lrapp or t 2020

2.4 Verksamhetsspecifik 2.4.1 Upphandlingsprocess

2.4.1.1 Kommungemensam risk: Oklar ansvarsfördelning och oklara mandat

Ta fram och implementera nya rutiner för delegationsordningen, direktupphandling ,upphandling, avrop, anmälan,

Efterlevnaden av de nya rutinerna Hur ska kontrollen genomföras?

Kontrollrutin som tas fram och genomförs av inköpsfunktionen

Ta fram lista över vilka personer som hanterar inköps- och upphandlingsrelate- rade frågor i verksamheterna

Om listan är framtagen och uppdaterad Hur ska kontrollen genomföras?

Kontrollera att listan har skickats till inköps- funktioner samt om den är uppdaterad.

Ta fram utbildningsmaterial och genom- för utbildningarna

Om utbildningsplan och materialet har tagits fram samt om utbildningar är gjorda på respektive verksamhet genom kontroll av deltagarlistor.

Kontrollera att utbildningsplanen och utbild- ningsmaterial tagits fram

Kontrollera om utbildningar har genomförts samt kontrollera deltagarlistor

2.4.1.2 Kommungemensam risk: Upphandlingsfunktionen har inte kontroll över de upphandlingar, avrop och direktupphandlingar som genomförs

Samtliga* inköp upphandling, avrop eller direktupphandling som överstiger 100 000 kr ska anmälas till inköpsfunkt- ionen

SPEND analys Ej kontrollerad 2020-12-31

Att det finns ett strukturerat arbetssätt för anmälan av övriga under året uppkomna inköpsbehov till inköpsfunktionen har imple- menterats och följs upp.

Inköpsfunktionen följer upp detta genom SPEND analys

(14)

Inter nk ontr ol lrapp or t 2020

2.4.1.3 Kommungemensam risk: Avtalsdatabas saknas

Fortsätta arbetet med att kartlägga befint- liga leverantörer och avtalsunderlag (i samarbete med inköpsfunktionen) Vad ska kontrolleras?

Kontrollera att kartläggningen är slutförd.

(Inköpsfunktionen kommer under Q1 att i samverkan med verksamheten fortsätta arbetet med att kartlägga befintliga leveran- törer och avtalsunderlag.)

Stickprovskontroll för att se att avtalen och leverantörer finns med i kartläggningen.

2.4.1.4 Kommungemensam risk: Verksamheten missar samverkansfördelar ifall upphandlingssam- arbetet med externa parter inte förstärks

2.4.2 Socionomkrav inom barn utredning

2.4.2.1 Ej socionom inom tjänst barnutredning (In i IK - plan 2020)

Avdelningschef för barn och familj Upprätta plan för att få socionom kompetens till barnutredningar samt följa upp trainee programmet Barn och familj tillsammans med HR

Kompetensförsörjningen och rekrytering Hur ska kontrollen genomföras?

Tillsammans med HR-ansvarig hålla kontak- ter med högskolor och universitet

Kommentar

Vård- och omsorgsnämnd 100% socionomer under 2020.

Ses över kontinuerligt.

2.4.3 Dokumentation

2.4.3.1 IK 2021 Kvalitetsbrister i ärendehandläggning. (In i IK plan 2021, ta fram kontrollrutin för myndighesutövning

Ansvariga myndighetschefer Granskningstillfälle 1 av

dokumentation myndighet Ingen åtgärd 2020-12-31 Vad ska kontrolleras?

Utredningar ska följa särskilda arbetsme- toder

Kollegiegranskningar

Kommentar

Granskningskontroll för barnutredning är upprättad. Redovisas mot vård-och omsorgsnämnden.

Granskningstillfälle 2 av

dokumentation myndighet Åtgärd behövs 2020-12-31 Kommentar

(15)

Inter nk ontr ol lrapp or t 2020

Granskningskontroll är ej upprättad.

Granskning av handlägg- ningsdokumentation utifrån checklistor

Åtgärd behövs 2020-12-31

Kommentar

Granskning om dokumentation BBIC är upprättad.

Granskning kontroll av IBIC kvarstår.

2.5 Slutsatser av uppföljning

Övervägande av uppsatta kontroller är utförda, men vissa försenade pga omständigheterna kring Covidpandemin.

2.6 Åtgärder

Avseende de icke kontrollerade punkterna, så fortsätter arbetet under 2021