Handledning Avräkning med statsverket. Att stämma av och specificera balansposten ESV 2008:26

(1)

Att stämma av och specificera balansposten

(2)

ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar.

Publikationen kan laddas ner som tillgänglig PDF och beställas från www.esv.se. Word-formatet kan tillhandahållas via Publikationsservice. För statligt anställda är ESV:s publikationer kostnadsfria, övriga debiteras.

Beställningar kan även göras via:

Ekonomistyrningsverket, Publikationsservice

Datum: 2008-07-03 Dnr: 53-466/2008 ESV-nr: 2008:26 Copyright: ESV

Rapportansvarig: Curt Johansson

ISBN: 978-91-7249-280-6 ISSN:

(3)

Förord

Den här handledningen handlar om att stämma av och specificera balansposten Avräkning med statsverket. Den grundar sig på de regler för redovisning av posten som finns i förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

Ekonomistyrningsverket (ESV) har 2008 ändrat reglerna för redovisningen av Avräkning med statsverket. Vi har omarbetat noten till balansposten i

årsredovisningen för att tydligt visa postens sammansättning och uppkomst.

Dessutom har vi ändrat baskontoplanen och S-koderna.

Handledningen har vi tagit fram för att stödja er på myndigheterna i arbetet med att redovisa posten Avräkning med statsverket. Handledningen beskriver de nya

reglerna, liksom bakgrunden till dem. Den ger också exempel på hur ni kan tillämpa reglerna och hur ni kan lösa olika problem kopplade till tillämpningen.

Handledningen publiceras här i en första version i elektronisk form. Den vänder sig i sin nuvarande form främst till er som har några års erfarenhet av att arbeta med redovisning och finansiering i staten. Vi kommer att komplettera handledningen med ett avsnitt som mer grundläggande beskriver olika begrepp. Vi kan också behöva uppdatera handledningen eftersom vi under 2008 har påbörjat en översyn av föreskrifter och allmänna råd till anslagsförordningen (1996:1189) och kapitalförsörjningsförordningen (1996:1188).

Ställ gärna frågor eller lämna synpunkter till avdelningen Redovisning och intern revision vid ESV, red@esv.se, tfn 08-690 45 91.

Handledningen har tagits fram av Curt Johansson på ESV. Många olika personer både inom ESV och vid andra myndigheter har även varit delaktiga i arbetet.

Pia Heyman Avdelningschef

(4)

INNEHÅLL

Innehåll

Förord... 3

1 Inledning ... 5

2 Specifikation av Avräkning med statsverket ... 6

2.1Specifikation av posten i not... 6

2.2Kontostruktur och S-koder från 2008 ... 8

3 Löpande rutiner och bokslut ... 11

3.1Identifiera och justera fel i saldot ... 12

3.2Fördelning av ingående balans 2008 ... 12

3.3Att härleda saldot för anslag i räntebärande flöde ... 13

3.4Att härleda saldot i icke räntebärande flöde ... 15

3.4.1 Transfereringar som finansieras direkt från anslag ... 17

3.4.2 Transfereringar som finansieras från övriga myndigheter eller externt ... 19

3.4.3 Infrastrukturella investeringar... 20

3.4.4 Uppbörd ... 21

3.4.5 Fordringar och skulder hänförbara till transaktioner som redovisas kassamässigt mot statsbudgeten... 22

3.5Kontroll av att härlett saldo överensstämmer med redovisat saldo ... 23

3.5.1 Hantering av avvikelser... 23

3.5.2 Hantering av dubbla betalningsflöden... 24

3.5.3 Hantera dubbla betalningsflöden i elektroniska fakturahanteringssystem... 25

3.6Uppdelning av noten i årsredovisningen ... 26

3.6.1 Uppbörd – Inkomsttitlar ... 26

3.6.2 Anslag i icke räntebärande flöde – Transfereringar ... 27

3.6.3 Anslag i räntebärande flöde – Verksamhet ... 28

3.6.4 Övriga fordringar/skulder på statens centralkonto i Riksbanken ... 29

3.7Överföring av betalningar till respektive kontogrupp ... 30

Bilaga 1 ... 31

Statliga inrapporteringskoder ... 31

Bilaga 2 ... 34

Jämförelse mellan dagens struktur och strukturen före 2008 ... 34

Bilaga 3 ... 36

Konterings- och redovisningsexempel ... 36

Uppbörd ... 36

Anslag ... 37

Redovisning och uppdelning av Avräkning med statsverket ... 39

Årsredovisning ... 40

(5)

1 Inledning

Balansposten Avräkning med statsverket är en post som är specifik för de statliga myndigheternas balansräkningar. Posten visar den skuld- och fordringsrelation som myndigheten har mot statsbudgeten och statens centralkonto i Riksbanken (SCR).

I 7 kap. 1 § förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) framgår att balansposten Avräkning med statsverket i not bör delas upp på fordringar och skulder som avser:

− Uppbörd

− Anslag i räntebärande flöde

− Anslag i icke räntebärande flöde

− Övriga fordringar/skulder på statens centralkonto i Riksbanken (bidrag som betalas till icke räntebärande flöde)

Noten gör det möjligt att utläsa exempelvis om en uppbörd som har redovisats mot inkomsttitel faktiskt har betalats in till statens centralkonto eller om transfereringar som finansieras från anslag i icke räntebärande flöde har betalats ut. Dessutom framgår det om det finns oförbrukade bidrag som har betalats in till bankkonton i icke räntebärande flöde.

Myndigheten behöver ha goda löpande avstämningsrutiner för att säkerställa att anslag och inkomsttitlar redovisas rätt och att betalningar går i rätt flöde. Kravet på specificering av Avräkning med statsverket i årsredovisningen medför att de löpande avstämningsrutinerna måste fungera. Vid upprättandet av årsredovisningen får myndigheten en extra kontroll av att rutinerna har fungerat som avsett.

Denna handledning beskriver vad som redovisas under Avräkning med statsverket och hur myndigheten kan gå tillväga för att specificera posten enligt de krav som finns i regelverket. Däremot beskriver handledningen inte hur de löpande

avstämningsrutinerna bör vara utformade eftersom dessa behöver anpassas till myndighetens verksamhet.

(6)

SPECIFIKATION AV AVRÄKNING MED STATSVERKET

2 Specifikation av Avräkning med statsverket

ESV har inför årsredovisningen 2008 ändrat regelverket kring hur noten till balansposten Avräkning med statsverket bör specificeras. Syftet med ändringen är dels att öka förståelsen för vad som påverkar Avräkning med statsverket, dels att förbättra möjligheterna att kontrollera att myndigheten redovisar transaktioner och händelser rätt.

Myndigheterna har redan tidigare varit skyldiga att kunna förklara förändringar av balansposten Avräkning med statsverket. Det som har tillkommit är att saldot under posten bör delas upp och specificeras på fyra avsnitt. De nya reglerna innebär alltså inte att några nya transaktioner eller händelser ska redovisas som påverkar

balansposten.

2.1 Specifikation av posten i not

Av föreskrifter till 7 kap. 1 § FÅB framgår:

Avräkning med statsverket

Postens sammansättning ska redovisas i en not.

Myndigheterna har alltså en skyldighet att specificera balansposten Avräkning med statsverket i en not. Hur noten bör ställas upp framgår av de allmänna råden till 7 kap. 1 §:

Postens sammansättning bör i noten delas upp i -uppbörd,

-anslag i icke räntebärande flöde, -anslag i räntebärande flöde och

-övriga fordringar/skulder på statens centralkonto i Riksbanken och specificeras på följande sätt.

Uppbörd Ingående balans

Redovisat mot inkomsttitel (-)

Uppbördsmedel som betalats till icke räntebärande flöde (+) Medel från räntekonto som tillförts inkomsttitel (+)

Fordringar/Skulder avseende Uppbörd

(7)

Anslag i icke räntebärande flöde Ingående balans

Redovisat mot anslag (+)

Medel hänförbara till transfereringar m.m. som betalats till icke räntebärande flöde (-) Fordringar/Skulder avseende anslag i icke räntebärande flöde

Anslag i räntebärande flöde Ingående balans

Redovisat mot anslag (+)

Anslagsmedel som tillförts räntekonto (-) Återbetalning av anslagsmedel (+)

Fordringar/Skulder avseende anslag i räntebärande flöde

Övriga fordringar/skulder på statens centralkonto i Riksbanken Ingående balans

Inbetalningar i icke räntebärande flöde (+) Utbetalningar i icke räntebärande flöde (-)

Betalningar hänförbara till anslag och inkomsttitlar (+/-) Saldo

Belopp under utredning

Övriga fordringar/skulder på statens centralkonto i Riksbanken.

Uppdelningen av posten bör göras under 2008, men om det finns hinder för detta kan en fullständig uppdelning redovisas i årsredovisningen för 2009.

Beräkning av postens fyra delar kan vanligen göras genom att i första hand balansräkningens poster på bokslutsdagen analyseras utifrån påverkan på Avräkning med statsverket. Det innebär att främst fordringar och skulder hänförbara till icke räntebärande flöde delas upp på uppbörd, anslag i icke räntebärande flöde samt övriga fordringar och skulder på statens centralkonto i Riksbanken. Betalningsflödena för respektive delavsnitt kan därefter beräknas som skillnaden mellan saldo och faktisk avräkning av anslag och inkomsttitlar. I en komplicerad verksamhet kan det vara naturligt att använda schabloner vid fördelningar mellan avsnitt. Samtidigt gäller föreskrifter och allmänna råd till 2 kap. 5 § om väsentlighet för specifikationerna. Om det visar sig att saldo för respektive delområde inte är korrekt eller stora belopp måste hänföras till Belopp under utredning analyseras betalningar och andra transaktioner under året eller tidigare år.

En myndighet som efter utredning har väsentliga belopp på utredningskonto kan samråda med Ekonomistyrningsverket om hur denna differens ska avvecklas.

I de fall slutraden i ett avsnitt är negativt benämns raden Skulder avseende… I de fall slutraden är positiv benämns raden Fordringar avseende…

I vissa fall kan det vara komplicerat att göra specifikationen i årsredovisningen för år 2008. Om det finns hinder kan myndigheten avvakta med fullständig uppdelning till

(8)

årsredovisningen för 2009. Sådana hinder kan utgöras av det faktum att saldot kan vara svårt att utreda och dela upp på grund av fel som härrör från en tidpunkt flera år tillbaka, att felet har uppstått i en myndighet som införlivats i den berörda

myndigheten eller att verksamheten till sin karaktär är komplicerad. I dessa fall bör myndigheten påbörja utredning och fördelning av saldot under 2008.

2.2 Kontostruktur och S-koder från 2008

Kontostrukturen i kontogrupp 17 i baskontoplanen har ändrats så att den

överensstämmer med den nya uppdelningen av noten. Samtidigt har kontoplanen utformats så att det ska vara möjligt för en myndighet att ändra sin bokföring med så få kontoändringar som möjligt. Därmed kan det till exempel vara möjligt att behålla många av de konteringsinstruktioner och automatiska konteringar som använts före omläggningen. I nedanstående tabell framgår vilka konton och S-koder som har ändrats 2008. I bilaga 1 finns samtliga S-koder under balansposten Avräkning med statsverket.

I den nya strukturen finns två helt nya konton med tillhörande obligatoriska S-koder

− 1759 Återbetalning av anslagsmedel, som ska användas då myndigheten faktiskt betalar tillbaka pengar vid indragningar, och

− 1798 Utredningskonto, som i första hand ska användas för del av saldot som ännu inte kunnat fördelas i den nya strukturen.

Ny kontostruktur i baskontoplanen och S-koder 2008 (kontoplanen är frivillig)

Konton i baskontoplanen S-koder Kommentar 172 Fordringar och skulder avseende uppbörd (inkomsttitel)

1720 Ingående balans, uppbörd S-1720 Ny S-kod och nytt konto 1721 Redovisning mot inkomsttitel

– inkomster

S-1721 Samma S-kod och konto

1722 Redovisning mot inkomsttitel – utgifter

1728 Medel från räntekonto som tillförts inkomsttitel

S-1728 Ny S-kod

1729 Redovisning av betalningar, uppbörd

S-1799 Frivilligt att använda

(9)

174 Fordringar och skulder avseende anslag i icke räntebärande flöde 1740 Ingående balans, anslag i icke

räntebärande flöde

S-1740 Ny S-kod och nytt konto

1741 Redovisning mot icke räntebärande anslag – utgifter

1742 Redovisning mot icke räntebärande anslag – inkomster

1749 Redovisning av betalningar, anslag

S-1799 Frivilligt att använda

175 Fordringar och skulder avseende anslag i räntebärande flöde 1750 Ingående balans, anslag i

räntebärande flöde

1751 Redovisning mot

räntebärande anslag – utgifter

S-1741 Samma S-kod men nytt konto

1752 Redovisning mot räntebärande anslag – inkomster

S-1742 Samma S-kod men nytt konto

1758 Anslagsmedel som tillförts räntekonto

S-1758 Ny S-kod

1759 Återbetalning av anslagsmedel

179 Övriga fordringar och skulder på statens centralkonto i Riksbanken

1790 Ingående balans, övriga fordringar/skulder på SCR

1793 Inbetalningar i icke räntebärande flöde, uppbördsmedel m.m.

1794 Utbetalningar i icke räntebärande flöde, transfereringar m.m.

1798 Utredningskonto S-1798 Ny S-kod och nytt konto 1799 Omföring av betalning S-1799 Frivilligt att använda

(10)

I den nya strukturen finns två baskonton som får nya kontonummer för att bättre passa in i den nya strukturen. Men det innebär i sak ingen förändring mer än själva kontonummerbytet och att S-koderna ändras:

− 1791 byter till 1758

− 1792 byter till 1728.

Bokföring mot anslag i icke räntebärande flöde och mot inkomsttitlar påverkas inte alls av förslaget. Däremot rekommenderar ESV att anslag i räntebärande flöde förs över till en ny underkontogrupp, 175 Fordringar och skulder avseende anslag i räntebärande flöde. S-koden är dock densamma som tidigare, varför den särskilda underkontogruppen är frivillig.

Den del av saldot som inte kan hänföras till någon av de ovanstående grupperna redovisas på konto 1798 Utredningskonto, med S-kod 1798.

I samband med bokslutsarbetet kan myndigheten föra om betalningar till respektive grupp. Myndigheten lägger då upp skilda konton för betalningar i de olika grupperna.

Men det är frivilligt, vilket markeras av att S-koden 1799 används för dessa

omföringar. Den får tills vidare endast funktionen av hjälpkonto och kommer att vara densamma i kredit som debet.

Bilaga 2 visar skillnaden mellan den nya strukturen och den gamla strukturen i kontoplanen.

(11)

3 Löpande rutiner och bokslut

Arbetet med att dela upp balansposten görs lämpligen i flera steg. Här följer ett förslag till arbetsordning, där kommentarer till varje steg finns i de kommande textavsnitten. Notera att de myndigheter som endast har räntebärande flöde inte behöver utföra steg 4 i arbetsordningen.

1 Identifiera och justera fel i saldot

2 Fördela den ingående balansen

3 Härled saldot för anslag i räntebärande flöde

4 Härled saldot för anslag, uppbörd och övriga fordringar och skulder som redovisas i icke räntebärande flöde

5 Stäm av totalt härlett saldo (3+4) mot redovisat saldo under Avräkning med statsverket

6 Dela upp noten enligt kraven i 7 kap. 1 § FÅB

7 Överför betalningar till rätt underkontogrupp i baskontoplanen

De myndigheter som har dubbla betalningsflöden bör se över om fordringar och skulder i icke räntebärande flöde kan identifieras vid bokslut utan omfattande manuellt arbete eller om nya rutiner behöver utvecklas för att detta ska vara möjligt.

(12)

LÖPANDE RUTINER OCH BOKSLUT

Nedan finns en checklista för när saldo normalt uppkommer i respektive avsnitt.

Uppbörd

Myndigheter som inte fakturerar uppbörd har oftast inget saldo i detta avsnitt.

Anslag i räntebärande flöde

De flesta myndigheter redovisar ett saldo i detta avsnitt som överensstämmer med anslagssparandet för anslag i räntebärande flöde.

Anslag i icke räntebärande flöde

Myndigheter som endast betalar ut kontantbidrag har normalt inget saldo i detta avsnitt, om den inte har lönekostnader eller andra förvaltningskostnader som belastar anslag i icke räntebärande flöde.

Övriga fordringar/skulder på statens centralkonto i Riksbanken

Myndigheter som har oförbrukade bidrag i icke räntebärande flöde eller belopp under utredning redovisar ett saldo i detta avsnitt.

3.1 Identifiera och justera fel i saldot – steg 1

Att saldot under Avräkning med statsverket är fel kan både bero på att myndigheten har betalat i fel flöde och att anslag eller inkomsttitlar inte är rätt avräknade mot statsbudgeten.

En grundläggande fråga när myndigheten börjar analysera beståndsdelarna i posten Avräkning med statsverket är vilken utgångspunkt analysen ska ha. Ett sätt är att kontrollera om de faktiska transaktioner som har ägt rum bakåt i tiden har redovisats korrekt och rätta felaktigheterna.

Ett sannolikt mer effektivt sätt är att utgå från det redovisade saldot och vid behov justera för konstaterade differenser på en övergripande nivå. Det handlar då om att analysera påverkan på posten Avräkning med statsverket från alla delar av

balansräkningen, inklusive myndighetskapitalet.

3.2 Fördelning av ingående balans 2008 – steg 2

Myndigheten behöver ta ställning till hur man kan fördela den ingående balansen på respektive avsnitt. Den del av den ingående balansen som är av kortfristig karaktär kommer med automatik att upplösas under året och således ha försvunnit till bokslutet. Om delar av den ingående balansen undantagsvis inte kan härledas behöver man utreda orsaken till detta. Efter utredning kan den del av den ingående

(13)

balansen som eventuellt inte har klarlagts och som kvarstår i årsredovisningen för 2008 redovisas på konto 1798 Utredningskonto.

ESV rekommenderar att myndigheten överför den del av ingående balansen som är hänförbar till anslag i räntebärande flöde från konto 1710 i den gamla

kontostrukturen till konto 1750 Ingående balans, räntebärande anslag i bokföringen och i årsredovisningen 2008. Detta är nödvändigt för att få avräkning av anslag och tillförda anslagsmedel att överensstämma med anslagsredovisning och

regleringsbrev. Det kan även vara lämpligt att fördela den ingående balansen hänförd till icke räntebärande flöde på kontona 1720 (uppbörd), 1740 (anslag), och 1790 (övriga fordringar och skulder) om det är möjligt.

3.3 Att härleda saldot för anslag i räntebärande flöde – steg 3

För myndigheter som enbart har räntebärande flöde kommer hela saldot under Avräkning med statsverket att vara hänförbart till anslag i räntebärande flöde. Men det finns ett undantag: om myndigheten tar emot statsinkomster i mindre omfattning enligt 26 § anslagsförordningen och betalar dessa till statens centralkonto genom en betalning till Riksgälden.

Det är oftast inga problem att få fram hur anslag i räntebärande flöde påverkar Avräkning med statsverket eftersom anslagsmedel normalt tillförs räntekontot i tolftedelar. Saldot i avsnittet är ofta detsamma som skillnaden mellan vad som tillförts räntekontot och vad som avräknats anslaget. Saldot överensstämmer alltså med anslagssparandet/-krediten om myndigheten har återbetalt indragna

anslagsmedel och tillförts samtliga anslagsmedel.

(14)

Schematisk bild av saldot i räntebärande flöde

Saldot för anslag i räntebärande flöde påverkas alltså av

− Anslagssparande/-kredit

− Indragningar av anslag som myndigheten inte har återbetalat

− Tillförda anslagsmedel som myndigheten ännu inte har fått

I de fall indragningar har skett ska anslagsmedel betalas tillbaka. Betalningen redovisas från och med år 2008 på konto 1759 Återbetalning av anslagsmedel.

Denna särredovisning gör det möjligt för myndigheten att enkelt stämma av att indragningar verkligen har betalts tillbaka. Eftersom kontot infördes i bas-

kontoplanen först år 2008 behövs andra metoder för denna avstämning när det gäller tidigare år. Vad som är viktigt att tänka på är att om beslutet om indragningar sker i slutet av året görs ofta återbetalningen först efterföljande år. I vissa fall minskar Riksgälden vid indragningar de tillförda anslagsmedlen under resten av året, vilket medför att dessa inte ska särredovisas på nämnda konto.

Normalt får myndigheten anslagsmedel med automatik månadsvis genom att Riksgälden betalar ut tolftedelar av anslaget. I undantagsfall kan det förekomma att tillförda anslagmedel inte har betalats ut. I dessa fall kommer överföringsbelopp på anslag i räntebärande flöde inte att överstämma med saldot för anslag i räntebärande flöde.

Avräkning mot anslag Tillförda anslagsmedel (12:e-delar)

Avräkning statsverket

Saldo =

anslagssparande/-kredit

(15)

Om myndigheten inte har återbetalt tillförda anslagsmedel rättas det genom en betalning till Riksgälden inklusive ränta. Återbetald ränta ska dock inte redovisas på konto 1759 Återbetalning av anslagsmedel.

3.4 Att härleda saldot i icke räntebärande flöde – steg 4

Transfereringar och uppbörd redovisas vanligtvis kassamässigt mot statsbudgeten och hanteras i icke räntebärande flöde. Då uppkommer inget saldo under Avräkning med statsverket. Viss uppbörd avräknas dock i samband med fakturering och det finns transfereringar som består av varor och tjänster. I sådana fall finns fordringar och skulder för uppbörd och transfereringar som påverkar saldot under Avräkning med statsverket. Då påverkas posten Avräkning med statsverket delvis vid andra tidpunkter och på annat sätt än vad som gäller för myndighetens egen verksamhet (förvaltning), som hanteras i det räntebärande flödet.

De fordringar och skulder som normalt kan uppkomma i verksamheten som hanteras i icke räntebärande flöde är:

− leverantörsskulder vid transfereringar av varor och tjänster,

− innehållen källskatt och arbetsgivaravgifter i transfereringsverksamhet,

− skulder och fordringar hänförbara till återhämtning av moms,

− uppbördsfordringar,

− medel för finansiering av transfereringar som betalats in i icke räntebärande flöde, men som ännu inte utbetalats (huvudsakligen inomstatliga bidrag) och

− olika typer av avräkningstransaktioner eller andra fordringar och skulder hänförbara till uppbörds- eller transfereringsverksamhet.

Därutöver kan det finnas utgifter eller inkomster som betalats fel eller gemensamt i ett flöde och som därför behöver justeras, till exempel olika typer av

personalkostnader som ska fördelas på finansiär eller belopp som betalats i fel flöde av andra skäl.

Transaktioner påverkar Avräkning med statsverket när avräkning med statsbudgeten och betalningar i det icke räntebärande flödet sker vid olika tillfällen.

Transaktionerna påverkar då alltid andra poster antingen i balans- eller

resultaträkningen. Det är viktigt att kartlägga vilka transaktioner och händelser som leder till att fordringar/skulder i icke räntebärande flöde uppkommer eftersom dessa vanligtvis påverkar Avräkning med statsverket.

Vid bokslutet behöver myndigheten ta fram uppgifter om fordringar och skulder i det icke räntebärande flödet för att kunna beräkna och fördela det saldo som hör till flödet. Om en verksamhet är helt finansierad från ett så kallat sakanslag kan samtliga fordringar och skulder i den verksamheten hänföras till det icke räntebärande flödet.

(16)

De flesta myndigheter med dubbla betalningsflöden har relativt få fordringar och skulder i det icke räntebärande flödet. Det är då möjligt att särredovisa dessa på speciella konton. Om myndigheten har väsentliga fordringar och skulder kan objektsplanen eller reskontror användas för att ta fram information om utestående fordringar och skulder. När det gäller leverantörsskulder kan det vara lämpligt att antingen använda en särskild leverantörsgrupp eller ett objektfält för löpande skulder som ska betalas i icke räntebärande flöde.

De myndigheter som upprättar finansieringsanalys ska dela upp fordringar och skulder i respektive avsnitt i finansieringsanalysen. Denna uppdelning är inte lika fullständig som i specifikationen av Avräkning med statsverket, men myndigheten ska ändå särredovisa fordringar och skulder hänförbara till transfereringar, uppbörd och investeringar. Denna information kan då vara en utgångspunkt för att ta fram och härleda saldot som påverkar Avräkning med statsverket.

Schematisk bild av saldot i icke räntebärande flöde

En myndighet kan använda förenklingar för att dela upp saldot mellan avsnitt, enligt de allmänna råden till 7 kap. 1 § FÅB. En metod som kan användas i vissa fall är att hänföra samtliga förändringar av skulder i icke räntebärande flöde till anslag. Den kan användas om myndigheten finansierar transfereringar med anslag och inte har skulder hänförbara till uppbörd¹.

1 Normalt uppkommer en skuld i uppbördsverksamhet endast om myndigheten ska återbetala uppbörd som har

Avräkning statsverket (statsbudget)

Avräkning mot anslag och inkomsttitlar

Saldo =

Fordringar/skulder anslag och uppbörd Betalningar

(Uppbörd och

Anslag)

(17)

På motsvarande sätt kan fordringar i icke räntebärande flöde vanligtvis hänföras till uppbörd (förutom eventuella fordringar som är hänförbara till återhämtning av moms i icke räntebärande flöde). Myndigheten bör dock alltid analysera om det finns transaktioner och händelser i verksamheten som medför att schabloner är direkt olämpliga att tillämpa.

Bidrag som myndigheten fått i det icke räntebärande flödet för att finansiera transfereringar och som sedan inte använts redovisas som oförbrukade bidrag eller eventuellt under Övriga skulder. Dessa medel påverkar Avräkning med statsverket.

Myndigheter behöver redan idag kunna dela upp bidragsmedel på respektive betalningsflöde. Det görs normalt antingen genom att använda olika konton, objektfält eller en sidoordnad reskontra.

Myndigheten bör eftersträva att vid årsbokslutet minska utestående fordringar och skulder hänförbara till det icke räntebärande flödet. I de fall justeringar måste göras mellan flöden kan det vara lämpligt att göra detta före årsskiftet, i den mån detta är möjligt.

Den nya uppdelningen av noten kan innebära att myndigheten behöver se över sin redovisningsplan eller förenkla sin hantering av dubbla betalningsflöden. Det gäller särskilt om myndigheten har en komplicerad verksamhet och det är vanligt att fordringar och skulder uppstår i uppbörds- eller transfereringsverksamhet. Även myndighetens avstämningsrutiner kan behöva förändras för att möjliggöra att eventuella fel upptäcks löpande.

3.4.1 Transfereringar som finansieras direkt från anslag Anslagsmedel för transfereringar betalas inte till myndigheten. I stället har

myndigheten tillgång till Statens centralkonto i Riksbanken (SCR) via bankkonton som täcks dagligen därifrån. Bokföring på Avräkning med statsverket påverkas när anslag avräknas och vid betalning i icke räntebärande flöde.

I de flesta fall avräknas anslag samtidigt som utbetalningen sker. Det beror på att utgifter för transfereringar avräknas det budgetår då betalning sker enligt 16 § anslagsförordningen. Det innebär att konto 1741 debiteras samtidigt som konto 1794 krediteras. Därmed påverkas inte saldot på posten Avräkning med statsverket i dessa fall. Men det finns flera situationer där saldot påverkas.

Definitionsmässigt gäller att saldot på posten Avräkning med statsverket kommer att påverkas om en utbetalning i icke räntebärande flöde görs vid en annan tidpunkt än den då anslag avräknas eller en tillhörande inbetalning mottas.

(18)

De situationer som påverkar saldot på Avräkning med statsverket är vanligtvis när myndigheten:

− transfererar varor och tjänster

− återhämtar moms i icke räntebärande flöde

− har lönekostnader eller övriga förvaltningskostnader som får finansieras från så kallade sakanslag

− håller inne skatt och/eller arbetsgivaravgifter på transfereringar

Om myndigheten transfererar varor och tjänster belastar det anslaget när fakturan kommer in till myndigheten. Av föreskrifterna till 16 § anslagsförordningen framgår nämligen att anskaffning av varor och tjänster som ska förmedlas vidare ska avräknas mot anslag det budgetår som utgiften hör till. Det innebär att myndigheten

visserligen kommer att belasta anslaget när fakturan kommer in, men att betalningen oftast kommer att ske 30 dagar senare.

De utestående fakturorna vid bokslutet kommer att påverka saldot under Avräkning med statsverket. Myndigheten kommer i dessa fall att ha en ”fordran” på statsverket fram till dess att betalning sker. Myndigheten måste vid bokslut kunna ta fram uppgifter om de utestående fakturor som är hänförbara till anslag i det icke räntebärande flödet.

Myndigheten har rätt att återhämta moms för inköp av varor och tjänster, även när de betalas i icke räntebärande flöde. I de fall det finns en momsfordran (momsskuld²) som är hänförbar till det icke räntebelagt flödet påverkar denna Avräkning med statsverket. Den bör i noten till Avräkning med statverket normalt redovisas under avsnittet Övriga fordringar och skulder.

Lönekostnader får ofta finansieras från icke räntebärande flöde, men det gäller även andra verksamhetskostnader. Till exempel betalas sociala avgifter och skatter ut nästföljande månad, vilket medför att anslaget belastas före utbetalningen.

Myndigheten betalar vanligtvis ut verksamhetskostnader som löner och lokaler i räntebärande flöde. Därefter gör myndigheten en justering mellan flödena. Det är viktigt att se till att hanteringen av dubbla betalningsflöden inte blir alltför administrativt betungande. Ofta är det lämpligt att justera mellan flöden samtidigt som anslaget belastas. Därmed kommer det inte att finnas några fordringar eller skulder i det icke räntebelagda flödet. Om det underlättar hanteringen kan det även vara lämpligt att avräkna en schablonmässigt kalkylerad kostnad istället för faktisk

2 I de flesta fall förekommer inte utgående moms i icke räntebelagt flöde.

(19)

utgift. Det är också den kalkylerade kostnaden som betalas mellan flödena.

Vägledning för hantering av kostnadsfördelningar finns i ESV:s handledning Flerfinansierad verksamhet (ESV 2006:38).

Betalning mellan flödena kan antingen göras samlat eller i samband med den faktiska utbetalningen från myndigheten. Om en väsentlig ränteintäkt har uppstått till följd av att betalningar mellan flöden har gjorts samlat kan det finnas skäl att betala ränta till SCR och redovisa beloppet mot inkomsttitel.

Vissa myndigheter betalar ersättning som är underlag för arbetsgivaravgifter eller som är skattepliktiga direkt i det icke räntebärande flödet. Saldot för Avräkning med statsverket kommer då att innehålla en komponent som motsvarar skulden för arbetsgivaravgifter och den innehållna källskatten.

3.4.2 Transfereringar som finansieras från övriga myndigheter eller externt

Många myndigheter tar emot medel från andra myndigheter eller i undantagsfall externa (icke statliga) givare och använder dem för att finansiera sin verksamhet eller till transfereringar. Medlen påverkar normalt inte posten Avräkning med statsverket, om de ska finansiera myndighetens egen verksamhet. Men om myndigheten hanterar medlen i det icke räntebärande flödet kommer nettot av in- och utbetalningar att påverka Avräkning med statsverket och balansposten Oförbrukade bidrag/Upplupna bidragsintäkter. I de fall myndighet har fått in medlen i förväg kommer de att redovisas som Oförbrukade bidrag³ eller eventuellt som en annan skuldpost fram till att de betalas ut till slutmottagaren.

I de fall myndigheten har rätt att betala ut bidrag innan finansieringen har skett uppstår en upplupen bidragsintäkt. För att kunna redovisa en upplupen bidragsintäkt eller en fordran måste bidragsgivaren vara skyldig att betala in medel till

myndigheten.

3 När bidrag kommer in till myndigheten kommer bidraget att först redovisas som intäkt. Senast vid bokslut ska den del som är oförbrukad redovisas som oförbrukade bidrag.

(20)

Avräkning statsverket

Schematisk bild av bidrag från andra myndigheter m.m. i icke räntebärande flöde

Det kan i vissa fall vara svårt att veta om medlen kommer att användas för transfereringar eller i den egna verksamheten när de kommer in till myndigheten.

Medel som initialt var avsedda för transfereringar, kan i ett senare skede användas för att finansiera vissa kostnader i den egna verksamheten. Myndigheten bör i sådana fall finna en metod som möjliggör en enkel administrativ hantering.

Många myndigheter lägger ofta löpande upp betalningar av bidrag i

leverantörsreskontran för att enkelt hantera betalningarna. Dessa kommande utbetalningar är formellt sett inte några skulder och får då inte redovisas som leverantörsskulder i årsredovisningen. Men det kan ändå vara lämpligt att löpande under året lägga in dem i leverantörsreskontran för att hantera betalningarna smidigt.

Vid fördelning av fordringar och skulder kan myndigheten ofta utgå från att det utestående saldot för oförbrukade bidrag i icke räntebärande flöde hör till Övriga fordringar och skulder i noten till Avräkning med statsverket.

3.4.3 Infrastrukturella investeringar

Myndigheter som finansierar investeringar från anslag i icke räntebärande flöde kan ha utestående skulder vid bokslutet som påverkar Avräkning med statsverket.

Myndigheten kan ha fått in fakturor som avräknats mot anslag men som ännu inte betalats. Myndigheten behöver ur sin redovisning kunna ta fram dessa skulder för att kunna härleda saldot.

Inbetalningar av bidrag

Utbetalningar av bidrag

Saldo =

Oförbrukade bidrag

(21)

Om investeringarna däremot finansieras från anslag i räntebärande flöde har myndigheten redan fått medel tillförda i tolftedelar. Då ska inte utestående skulder beaktas när Avräkning med statsverket specificeras i not eftersom det är ett eventuellt sparande/kredit på anslag i räntebärande flöde som påverkar saldot.

3.4.4 Uppbörd

Medel i uppbördsverksamhet hanteras i princip alltid i det icke räntebärande flödet.

Undantag gäller för uppbördsverksamhet av liten omfattning. Sådana kan löpande hanteras i ränteflödet, med betalning till icke räntebärande flöde någon eller några gånger per år. Det innebär att åtminstone slutligt redovisas alla uppbördsmedel i icke räntebärande flöde. Om myndigheten endast har ett räntebärande flöde betalar myndigheten in medlen till Riksgälden och redovisar betalningen på konto 1728 Medel från räntekonto som tillförts inkomsttitel.

Det uppkommer ingen effekt på posten Avräkning med statsverket om betalning och avräkning mot inkomsttitel görs samtidigt. Detta gäller för de största flödena av uppbördsmedel: skatt och socialavgifter m.m., bidrag från EU liksom återbetalning av lån. De avräknas mot inkomsttitel samma år som betalning sker enligt 17 § anslagsförordningen. I praktiken avräknas inkomsterna löpande mot inkomsttitel när betalning sker. Konto 1793 i baskontoplanen debiteras och konto 1721 krediteras.

Posten Avräkning med statsverket påverkas lika i debet och kredit och saldot påverkas inte.

Även många andra transaktioner i uppbördsverksamheten hanteras på detta sätt på grund av deras karaktär. Olika typer av inleveranser av medel, överskott, medel från försäljning av egendom, m.m. periodiseras mycket sällan, utan transaktionen avräknas när betalningen äger rum. Finansiella poster som räntor som ska avräknas mot inkomsttitel, utdelningar på aktier och realisationsvinster faktureras oftast inte eller behandlas i förenklade rutiner och avräkning mot inkomsttitel blir därmed inte aktuell förrän betalning mottagits.

I uppbördsverksamheten finns alltså inte lika många fall som leder till att ett saldo uppkommer i posten Avräkning med statsverket som i transfereringsverksamheten.

De vanligaste transaktionerna som ger ett saldo är fakturerade offentligrättsliga avgifter och försäljningsinkomster som avräknas inkomsttiteln när faktura eller motsvarande handling utfärdas, medan betalningen oftast kommer senare. Det innebär att för en myndighet med sådan verksamhet, kommer posten Kundfordringar eller posten Övriga fordringar att kunna innehålla en del som avser

uppbördsverksamhet.

(22)

Ett annat fall är då myndigheten gör nedskrivningar för befarade förluster i uppbördsverksamhet. Det beror på att dessa kostnader inte påverkar statsbudgeten förrän förlusten är konstaterad. Det innebär att det är den ursprungliga fordringen som påverkar posten Avräkning med statsverket. Myndigheter måste ha kvar den ursprungliga fordringen i sin bokföring fram till dess att återbetalning sker eller att förlusten är konstaterad.

Ett ytterligare fall är om myndigheten vidarebefordrar uppbördsmedel från en myndighet till en annan. Då kan det förekomma avräkningskonton på skuld- eller fordringssidan som har med uppbördsverksamheten att göra. Ett exempel kan vara skatter och sociala avgifter som kommer in till staten hos en myndighet, men som ska avräknas mot inkomsttitel av en annan eller som ska vidareförmedlas till fonder och liknande. För att medlen ska kunna redovisas rätt i staten som helhet, eller för att kunna redovisa medlen i rätt period, kan myndigheten använda avräkningskonton i balansräkningen som motsvaras av en avräkning mot inkomsttitel hos den slutliga mottagande myndigheten. Det innebär att en del av posten Avräkning med statsverket kommer att innehålla en avräkningsfordran eller skuld som avser uppbördsmedel.

3.4.5 Fordringar och skulder hänförbara till transaktioner som redovisas kassamässigt mot statsbudgeten

I vissa fall kan en myndighet redovisa fordringar och skulder i icke räntebärande flöde som avser transaktioner som avräknas mot statsbudgeten på kassamässig grund.

Dessa transaktioner och händelser kan uppkomma i såväl transfererings- som uppbördsverksamhet, men de påverkar inte saldot på posten Avräkning med statsverket. Därför behöver de inte beaktas när myndigheten ska härleda saldot för fordringar och skulder i icke räntebärande flöde. Ofta redovisas sådana fordringar och skulder under periodavgränsningsposter i balansräkningen, men i vissa fall kan de i stället redovisas som vanliga fordringar och skulder.

Några exempel på sådana skuld- och fordringstransaktioner är:

− När myndigheten redovisar en transfereringskostnad som avser kontantbidrag som ännu inte har betalats ut (vanligen försenade utbetalningar).

− När myndigheten redovisar återkrav som avser transfereringar.

− När myndigheten redovisar fordringar som avser skatter m.m.

− När myndigheten tar upp skulder som avser betalda skatter, EU-medel m.m.

(23)

3.5 Kontroll av att härlett saldo överensstämmer med redovisat saldo – steg 5

Det härledda saldot består dels av fordringar och skulder i icke räntebärande flöde, dels av anslagssparande eller anslagskredit på anslag i räntebärande flöde (om myndigheten har återbetalat indragningar och fått anslagsmedel).

Tabellen nedan visar vilken typ av saldo som hör till vilken kontogrupp.

Det redovisade saldot under Avräkning med statsverket bör överensstämma med fordringar och skulder i det icke räntebärande flödet och med anslagssparande/-kredit i det räntebärande flödet.

3.5.1 Hantering av avvikelser

När avvikelser konstateras är det viktigt att analysera orsaken. Den första frågan som bör ställas är om man tagit hänsyn till samtliga faktorer som påverkar saldot eller om det finns ytterligare transaktioner som förklarar avvikelsen. I de fall det kvarstår en avvikelse mellan det härledda saldot och det redovisade saldot är det viktigt att reda ut om hela eller delar av avvikelsen har uppkommit under året eller under tidigare år.

Myndigheten bör göra en motsvarande analys av föregående års saldo alternativt saldot vid halvårsskiftet för att se om avvikelsen var densamma.

Redovisat saldo

¾ Baskontogrupperna 172, 174 och 179

¾ Baskontogrupp 175

Härlett saldo

Fordringar och skulder i icke räntebärande flöde

¾ Leverantörsskulder (anslag)

¾ Kundfordringar (uppbörd)

¾ Oförbrukade bidrag

(övriga fordringar/skulder)

¾ Andra fordringar/skulder (skatt m.m.)

Anslagssparande/-kredit

(räntebärande anslag)

(24)

Om avvikelsen har uppkommit under året tyder det på att myndighetens löpande avstämningsrutiner kan vara bristfälliga. Då bör myndigheten ta ställning till om:

− betalningar har gjorts i rätt flöde, och om

− belastningen mot anslag och övriga finansiärer är riktig.

I vissa verksamheter är det vanligt att utgifter och betalningar finansieras med såväl räntebärande medel som icke räntebärande medel, oberoende av om finansieringen sker från anslag eller bidrag. Om myndigheten tar emot bidrag som både kan användas för egen verksamhet eller för att finansiera transfereringar kan det, när medlen betalas in, vara oklart hur de slutligen kommer att användas. Om finansieringsbilden är komplex behöver vanligtvis justeringar göras mellan betalningsflöden. Detta kan bli aktuellt då utbetalning sker från det räntebelagda flödet, samtidigt som betalningen delvis ska finansieras av medel i det icke räntebelagda flödet.

Om avvikelsen kan hänföras till tidigare år utan att den kunnat förklaras kan myndigheten tillfälligt redovisa den på utredningskonto i samband med årsredovisningen för 2008. Innan man slutgiltigt tar ställning till hur saldot ska hanteras bör myndigheten gå tillbaka flera år för att utreda orsaken till differensen.

Felaktigheter från tidigare år rättas vanligen direkt i balansräkningen. Väsentliga fel bör analyseras djupare. Det är då lämpligt att kontrollera vilket år felaktigheten på en viss post uppkom. Det bör kunna göras genom att gå tillbaka till

bokslutsdokumentationen för varje år. Därefter hänförs felet till månad och så vidare och därmed kan den enskilda transaktion som varit upphovet till felet lokaliseras. På så vis bör man kunna hitta väsentliga felaktigheter som till exempel beror på

betalningar i fel flöde eller felaktig belastning på statsbudgeten. Bedömningen av vad som kan ses som väsentligt utgår från den aktuella myndigheten och med hänsyn till de risker som bedöms finnas av att felet inte identifieras i detalj. En felaktig

utbetalning ger vanligen en större ”risk” än en felaktig bokföring för ett belopp av samma storlek. En felaktig bokföring som påverkar ett beslut ger en större ”risk” än en felaktighet där den aktuella posten inte ligger till grund för något särskilt beslut etc. Det finns knappas anledning att utreda fel av mer begränsad betydelse bakåt i tiden, om det inte kan göras på ett enkelt sätt.

3.5.2 Hantering av dubbla betalningsflöden

I myndigheter som har dubbla betalningsflöden och där fordringar och skulder i icke räntebärande flöde är vanliga kan det i vissa fall vara komplicerat att hantera alla enskilda betalningar i rätt flöde. Det gäller särskilt om myndigheten hanterar transfereringar som finansieras från andra myndigheter m.m.

(25)

Problem med dubbla betalningsflöden beror ofta på att en faktura kan avse verksamhet i både räntebärande och icke räntebärande flöde. I de fall en betalning avser både räntebärande och icke räntebärande anslag sker utbetalningen normalt från räntekontot. Därefter görs en justering mellan flödena. Detta kan ske i samband med betalning eller vid en tidpunkt då myndigheten avräknar anslaget i det icke räntebärande flödet.

En myndighet som belastar anslag i det icke räntebärande flödet med

personalkostnader kan alltså justera mellan flödena direkt när anslaget avräknas. Det kan göras även om skatter och sociala avgifter betalas efterföljande månad. I de fall detta förfarande skulle ge upphov till ett väsentligt räntesaldo kan hela justeringen göras vid ett ränteneutralt datum, det vill säga vid ett datum mellan den tidpunkt då anslaget avräknas och betalningstidpunkten.

Riksgälden håller för närvarande på att utveckla en rutin som ska underlätta överföring av medel mellan räntebärande och icke räntebärande flöde. Det ska bli möjligt att föra över medel mellan flöden utan att någon faktiskt betalning sker i banksystemet utanför staten. Däremot ska överföringen bokföras som en betalning.

3.5.3 Hantera dubbla betalningsflöden i elektroniska fakturahanteringssystem

I de fall myndigheten har två betalningsflöden kan det i vissa fall vara svårt att avgöra i vilket flöde fakturor initialt ska betalas. I redovisningssystemet kan man styra fakturor till betalningsflöde antingen utifrån leverantör eller finansiär.

En lämplig hantering kan vara att myndigheten styr betalningsväg utifrån leverantör.

Det innebär att myndigheten för varje leverantör tar ställning till om samtliga fakturor från den leverantören initialt ska betalas i det ena eller det andra flödet.

Normalt bör fakturor från en leverantör, som kan förekomma i båda flödena, betalas i det räntebärande flödet. Därefter görs en justering mellan betalningsflödena. För att undvika onödig räntekostnad kan i vissa fall en sådan justering av betalningar behöva göras dagligen. I andra fall, då det rör sig om mindre belopp och således en

försumbar räntekostnad, kan justeringen göras senare.

En alternativ hantering är att styra betalningsflöde utifrån finansiär. Om myndigheten har flera finansiärer och en faktura ska delas mellan finansiärer i olika

betalningsflöden kan myndigheten behöva göra två delbetalningar av fakturan. En sådan hantering kräver att leverantören har godkänt förfarandet.

Myndigheten får själv avgöra vilken metod som är mest lämplig.

(26)

3.6 Uppdelning av noten i årsredovisningen – steg 6

Som framgått tidigare redovisas samtliga betalningar i icke räntebärande flöde löpande i underkontogrupp 179 Övriga fordringar och skulder på statens

centralkonto i Riksbanken. I många fall sker betalningar vid samma tidpunkt och till samma belopp som redovisningen mot statsbudgeten. Det medför att:

− Myndigheten redovisar en fordran på konto 1741 Redovisning mot icke räntebärande anslag samtidigt som en skuld uppkommer på konto 1794 Utbetalningar i icke räntebärande flöde, transfereringar m.m.

− Myndigheten redovisar skatter mot statsbudgeten på konto 1721 Redovisning mot inkomsttitel – inkomster samtidigt som betalning redovisas på konto 1793 Inbetalningar i icke räntebärande flöde, uppbörd m.m., om myndigheten har icke räntebärande flöde (jämför avsnitt 3.4).

Några myndigheter har fordringar på och/eller skulder till staten som inte är hänförbara till tilldelade anslag, till exempel Statens pensionsverk och Riksgälden.

Sådana fordringar/skulder bokförs på ett särskilt konto med S-kod 1797 Övriga fordringar. Det är ofta lämpligt att redovisa dessa fordringar/skulder i ett eget avsnitt i noten till Avräkning med statsverket.

Se även bilaga 3 för mer utförliga konterings- och redovisningsexempel.

3.6.1 Uppbörd – Inkomsttitlar

Följande bild visar vilka konton som behöver användas för att ta fram den del av noten till årsredovisningen som avser Uppbörd. Understruken text innebär att kontot är nytt från och med 2008 och att det finns motsvarande S-koder som innebär att kontot måste användas. Fetstilad text innebär att ESV rekommenderar att kontot används, men att det är frivilligt.

Not i årsredovisningen

Ingående balans

Redovisat mot inkomsttitel ( - )

Uppbördsmedel som betalats i icke räntebärande flöde ( + )

Medel från räntekonto som tillförts inkomsttitel ( + )

Baskontoplanen 1720 Ingående balans

1721 Avräknat mot inkomsttitel – inkomster 1722 Avräknat mot inkomsttitel – utgifter 1728 Medel från räntekonto...

1729 Redovisning av betalningar, uppbörd

(27)

När myndigheten redovisar inkomster den inte disponerar mot inkomsttitel på konto 1721 Inkomsttitel – inkomster ska inkomsterna också betalas in i icke räntebärande flöde. Inbetalningarna redovisas löpande på kontot 1793 Inbetalningar. Senast vid bokslut är det lämpligt att omföra betalningar hänförbara till inkomsttitel till konto 1729 Redovisning av betalningar, inkomsttitel.

När myndigheterna fakturerar offentligrättsliga avgifter m.m. uppkommer samtidigt en skuld till staten och en fordran på utomstående. På motsvarande sätt uppkommer en fordran på staten och en skuld till utomstående vid en eventuell återbetalning av uppbörd. För att myndigheten ska kunna omföra betalningar från underkontogrupp 179 Övriga fordringar och skulder på statens centralkonto i Riksbanken till 172 Fordringar och skulder avseende uppbörd (inkomsttitlar) behöver därför fordringar och skulder på utomstående som avser uppbörd kunna särskiljas.

Normalt beräknas årets betalningar hänförbara till uppbördsverksamhet som inkomster redovisade mot inkomsttitel (1721) +/- förändringar av fordringar (ev.

skulder) hänförbara till uppbördsverksamhet.

3.6.2 Anslag i icke räntebärande flöde – Transfereringar

Följande bild visar vilka konton som behöver användas för att ta fram den del av noten till årsredovisningen som avser Anslag i icke räntebärande flöde. Understruken text innebär att kontot är nytt från och med år 2008 och att det finns motsvarande S- koder som innebär att kontot måste användas. Fetstilad text innebär att ESV rekommenderar att kontot används, men att det är frivilligt.

Ingående balans

Redovisat mot anslag ( + )

Medel hänförbara till trans- fereringar m.m. som betalats till icke räntebärande konto ( - )

Fordringar/Skulder avseende anslag i icke räntebärande flöde

1741 Avräknat mot anslag – utgifter 1742 Avräknat mot anslag – inkomster 1749 Redovisning av betalningar, anslag

(28)

Det uppkommer normalt sett inga skulder eller fordringar för transfereringar som helt finansieras från anslag och som betalas ut från icke räntebärande flöde. Sådana transfereringar avräknas kassamässigt. Om myndigheten transfererar varor och tjänster uppkommer däremot en fordran under Avräkning med statsverket. Det beror på att transfereringar av varor och tjänster avräknas mot anslag vid fakturatillfället, det vill säga vanligtvis en månad innan fakturan betalas. Avsnitt 3.4 beskriver olika situationer som ger upphov till skulder eller fordringar.

Betalningar hänförbara till transfereringar och eventuell annan anslagsfinansierad verksamhet i icke räntebärande flöde, beräknas normalt som utfall på berörda anslag (1741) +/- förändringar av fordringar och skulder hänförbara till den berörda

verksamheten.

3.6.3 Anslag i räntebärande flöde – Verksamhet

Följande bild sammanfattar vilka konton som behöver användas för att ta fram den del av noten till årsredovisningen som avser Anslag i räntebärande flöde.

Understruken text innebär att kontot är nytt från och med år 2008 och att det finns motsvarande S-koder som innebär att kontot blir tvingande att använda. Fetstilad text innebär att ESV rekommenderar att kontot används, men det är frivilligt.

För räntebärande anslag uppstår vanligtvis en skuld till staten när tolftedelar tillförs räntekontot. Skulden minskar sedan i takt med att myndigheten utför verksamhet och avräknar anslaget. Det kan uppstå såväl anslagssparande som anslagskredit kopplat till ramanslag. I de fall en myndighet har utnyttjat en anslagskredit har myndigheten en fordran på staten som kommer att regleras nästföljande år när nya anslagsmedel tillförs räntekontot.

Ingående balans

Redovisat mot anslag ( + )

Anslagsmedel som tillförts räntekonto ( - )

Återbetalning av anslagsmedel ( - )

Fordringar/Skulder avseende anslag i räntebärande flöde

1751 Avräknat mot anslag – utgifter 1752 Avräknat mot anslag – inkomster

1758 Anslagsmedel som tillförts räntekonto

1759 Återbetalning av anslagsmedel

(29)

3.6.4 Övriga fordringar/skulder på statens centralkonto i Riksbanken

Följande bild sammanfattar vilka konton som behöver användas för att ta fram den del av noten till årsredovisningen som avser Övriga fordringar/skulder på statens centralkonto i Riksbanken. Understruken text innebär att kontot är nytt från och med år 2008 och att det finns motsvarande S-koder som innebär att kontot måste

användas. Fetstilad text innebär att ESV rekommenderar att kontot används, men det är frivilligt.

Samtliga betalningar i icke räntebärande flöde redovisas löpande i underkontogrupp 179 Betalningar och Övriga fordringar/skulder på Statens centralkonto i

Riksbanken. I många fall sker betalningar vid samma tidpunkt och till samma belopp som avräknas mot anslag och inkomsttitlar. Löpande bokförs in- och utbetalningar i icke räntebärande flöde på kontona 1793 respektive 1794.

Det saldo som finns kvar på underkontogrupp 179 Övriga fordringar och skulder på statens centralkonto i Riksbanken efter att myndigheten har omfört betalningar hänförbara till anslag och inkomsttitlar består av tre delar:

− avgifter och bidrag som har betalats till eller från myndighetens icke

räntebärande flöde men som inte är hänförbara till anslag eller inkomsttitlar på statsbudgeten,

Ingående balans

Inbetalningar ( + ) Utbetalningar (-)

Betalningar hänförbara till anslag och inkomsttitlar (+/ - ) Saldo

Belopp under utredning

Övriga fordringar/skulder på statens centralkonto i

Riksbanken

1793 Inbetalningar i icke räntebärande flöde

1794 Utbetalningar i icke räntebärande flöde 1798 Utredningskonto

1799 Omföringar av betalningar

(30)

− undantagsvis eventuella outredda differenser som bör bokföras på utredningskontot 1798, och

− i mindre utsträckning momseffekter i icke räntebärande flöde, till exempel utbetalningar av moms som ännu inte har återhämtas från Skatteverket.

3.7 Överföring av betalningar till respektive kontogrupp – steg 7

Löpande kommer myndigheten att redovisa inbetalningar i icke räntebärande flöde på konto 1793 och utbetalningar i icke räntebärande flöde på konto1794. Vid bokslut (eller löpande om man vill) rekommenderar ESV att betalningar hänförbara till uppbörd och anslag i icke räntebärande flöde förs om i bokföringen, inte bara i noten till årsredovisningen, till respektive underkontogrupp.

När myndigheten har analyserat och delat upp saldot under balansposten Avräkning med statsverket i respektive avsnitt kan det vara lämpligt att i bokföringen överföra betalningar hänförbara till anslag och uppbörd. Det görs genom att myndigheten beräknar vilket saldo som finns i respektive avsnitt och sedan för över dessa

betalningar från konto 1799 Överföring av betalning till konto 1729 Redovisning av betalningar, uppbörd och 1749 Redovisning av betalningar, anslag. Dessa konton är frivilliga att använda och har S-kod 1799. Det innebär att det kommer att bli ett nollsaldo på denna S-kod eftersom samma kod används i både debet och kredit.

Om myndigheten inte fördelar den ingående balansen i det icke räntebärande flödet från år 2007 kan det vara lämpligt att bokföra den på konto 1790 Ingående balans, övriga fordringar och skulder på statens centralkonto. När betalningar överförs till anslag och uppbörd med utgångspunkt från det härledda saldot kommer den ingående balansen att fördelas ut indirekt när betalningar överförs till respektive avsnitt.

De nya bestämmelserna reglerar inte hur informationen tas fram. Noten till Avräkning med statsverket kan i princip tas fram utan att bokföra ovanstående omföringar av betalningar. Men myndigheten måste alltid ha ett underlag för att säkerställa att uppdelningen av noten är rättvisande. Därför är det lämpligt att bokföringen överensstämmer med noten i årsredovisningen.

(31)

Bilaga 1

Statliga inrapporteringskoder

S1710 Ingående balans

På denna S-kod rapporteras årets ingående balans. Den ingående balansen motsvaras av posten Avräkning mot statsverket från

föregående räkenskapsårs balansräkning, dvs. summan av alla koder i kodgrupp S17 såvida inte annat särskilt anges. Koden används innan myndigheten gjort utredning och fördelning av balanspostens saldo.

Därefter används S1720, S1740, S1750 samt S1790.

Uppbörd (inkomsttitel)

S1720 Ingående saldo, inkomsttitel

På denna S-kod rapporteras ingående balans avseende skulder och fordringar hänförbara till statsbudgeten för uppbördsmedel, dvs.

medel som tillförs inkomsttitel. Koden används när myndigheten gjort utredning och fördelning av balanspostens saldo.

S1721 Avräkning mot inkomsttitlar, inkomster

På denna S-kod rapporteras de inkomster som ska avräknas under inkomsttitel. Inkomsten specificeras i avräkningen för inkomsttitlar, där indelning används som är beslutad av regeringen eller ESV.

Inkomstkorrigeringar och utgifter som inte ska redovisas mot en egen undertitel rapporteras också på denna S-kod.

S1722 Avräkning mot inkomsttitlar, utgifter

På denna S-kod rapporteras de utgifter som ska avräknas under inkomsttitel när regeringen eller ESV beslutat om bruttoredovisning av utgifter, vilket normalt innebär redovisning på en egen undertitel eller delundertitel. Om beslut saknas, förs utgifter samman netto under S1721. Utgifter som utgör en återföring av tidigare redovisade

inkomster rapporteras också på S1721.

S1728 Utbetalning från räntekonto för belopp som tillförts inkomsttitel På denna S-kod rapporteras utbetalningar från räntekonto till SCR avseende inkomster som avräknats mot inkomsttitel och tillfälligt behållits på myndighetens räntekonto.

(32)

BILAGA 1

Anslag i icke räntebärande flöde

S1740 Ingående saldo, anslag (icke räntebärande flöde)

På denna S-kod rapporteras ingående balans avseende skulder och fordringar hänförbara till statsbudgeten för anslag i icke räntebärande flöde (SCR-flöde). Koden används när myndigheten gjort utredning och fördelning av balanspostens saldo.

S1741 Avräkning mot anslag, utgifter

På denna S-kod rapporteras de utgifter som ska avräknas mot anslag.

Utgifterna specificeras vid anslagsavräkningen enligt den indelning i anslag, anslagsposter och delposter som framgår av regleringsbrev.

Utgiftskorrigeringar förs också under denna S-kod liksom inkomster under anslag där regeringen ej föreskrivit bruttoredovisning

S1742 Avräkning mot anslag, inkomster

På denna S-kod rapporteras de inkomster som regeringen föreskrivit ska bruttoredovisas under anslaget. I övriga fall ska de nettoredovisas, dvs. rapporteras under S1741. Inkomster som utgör en återföring av tidigare avräknade utgifter rapporteras också på S1741.

Anslag i räntebärande flöde

S1750 Ingående saldo, anslag (räntebärande flöde)

På denna S-kod rapporteras ingående balans avseende skulder och fordringar hänförbara till statsbudgeten för anslag i räntebärande flöde. Koden används när myndigheten gjort utredning och fördelning av balanspostens saldo.

S1758 Anslagsmedel som tillförts räntekonto

På denna S-kod rapporteras överföring av medel från SCR till myndighetens räntekonto av de anslag som enligt regeringens beslut ska räntebeläggas.

S1759 Återbetalning av anslagsmedel

På denna S-kod rapporteras den betalning som myndigheten gör till Riksgälden när regeringen beslutat om indragning av anslagsmedel eller när indragning görs enligt den s.k. 3-procentsregeln.

(33)

Betalningar och Övriga fordringar/skulder på statens centralkonto S1790 Ingående saldo, Övriga fordringar/Skulder på Statens

centralkonto i Riksbanken

På denna S-kod rapporteras ingående balans avseende skulder och fordringar på Statens centralkonto som inte direkt är hänförbara till statsbudgeten t.ex. bidrag eller avgifter som används för att finansiera transfereringar. Koden används när myndigheten gjort utredning och fördelning av balanspostens saldo.

S1793 Inbetalningar i icke räntebärande flöde (uppbörd m.m.) På denna S-kod rapporteras de inbetalningar som myndigheten tar emot för statens räkning till bankkonton som töms till SCR samt direktinsättningar på SCR.

S1794 Utbetalningar i icke räntebärande flöde (transfereringar m.m.) På denna S-kod rapporteras de utbetalningar som myndigheten gör från bankkonton där medlen hämtas från SCR samt direktuttag från SCR.

S1797 Övriga fordringar (ej tilldelade anslagsmedel, t.ex. SPV)

Denna S-kod används endast för myndigheter som fått särskilt besked om detta av Ekonomistyrningsverket för särskilda typer av medel, (i första hand Statens pensionsverk för fordran på statsbudgeten för framtida pensionsutbetalningar och Riksgälden för vissa fordringar knutna till statsskuldförvaltningen m.m.).

S1798 Utredningskonto

På denna S-kod rapporteras i förekommande fall den del av det ingående saldot eller annat belopp som ännu inte kunnat hänföras till uppbörd, anslag i icke räntebärande flöde, anslag i räntebärande flöde eller ovanstående övriga fordringar/skulder på Statens centralkonto.

S1799 Omföring av betalning

På denna S-kod rapporteras i samband med årsredovisning och delårsrapport omföringar av betalningar i icke räntebärande flöde hänförliga till statsbudgeten. Omföring kan även göras löpande.

Koden är frivillig att använda och om den används har den funktionen av hjälpkonto där samma S-kod används i både debet och kredit.

(34)

BILAGA 2

Bilaga 2

Jämförelse mellan dagens struktur och strukturen före 2008

I följande tabell framgår skillnader mellan tidigare struktur och den nya strukturen för Avräkning med statsverket 2008:

Tidigare struktur Ny Struktur

Konto Benämning Konto Benämning

1710 Ingående balans 1720 Ingående balans, uppbörd

1740 Ingående balans, icke räntebärande anslag

1750 Ingående balans, räntebärande anslag

1790 Ingående balans, övriga fordringar/skulder på statens centralkonto i Riksbanken

Avräkning mot inkomsttitel

1721 Inkomsttitel – inkomster 1721 Redovisning mot inkomsttitel – inkomster

1722 Inkomsttitel – utgifter 1722 Redovisning mot inkomsttitel – utgifter

Avräkning mot anslag

1741 Anslag – utgifter 1741 Redovisning mot icke räntebärande anslag – utgifter

1751 Redovisning mot räntebärande anslag – utgifter

1742 Anslag – inkomster 1742 Redovisning mot icke räntebärande anslag – inkomster

1752 Redovisning mot räntebärande anslag – inkomster

Avräkning med statsverkets checkräkning 1791 Anslagsmedel som tillförts

räntekonto

1758 Anslagsmedel som tillförts räntekonto

1792 Medel från räntekonto som tillförts inkomsttitel

1728 Medel från räntekonto som tillförts inkomsttitel

1793 Inbetalningar i icke 1793 Inbetalningar i icke räntebärande

(35)

räntebelagt flöde (uppbördsmedel m.m.)

flöde, uppbördsmedel m.m.

1794 Utbetalningar i icke räntebelagt flöde (transfereringar m.m.)

1794 Utbetalningar i icke räntebelagt flöde, transfereringar m.m.

1795 Justering av ingångsvärde Finns inget behov i den nya strukturen

Nya konton, obligatoriska 1759 Återbetalning av anslagsmedel

1798 Utredningskonto

Nya konton, frivilliga 1729 Redovisning av betalningar, uppbörd

1749 Redovisning av betalningar, anslag

1799 Omföring av betalningar