Riktlinjer för visselblåsare
Kommunstyrelsen
Flik 6.33
1.
Dokumenttyp Riktlinje
Dokumentnamn Riktlinje för visselblåsare
Fastställd 2021-03-29
Beslutande Kommunstyrelsen Giltighetstid 2021-04-01—tills vidare
Processägare HR-chef
Senast reviderad Nytt styrdokument Detta dokument gäller för Samtliga nämnder
Innehållsförteckning
Sammanfattning………. 4
Allmänt………. 4
När ska funktionen användas?... 4
Information om eventuella oegentligheter……….. 4
Upprätta en loggbok………... 4
Information till ledningsnivå……….. 4
Analys av informationen……… 4
Information till förvaltningschef………. 5
Diarieföring……….. 5
Återrapportering……….. 5
1.
Riktlinjer för visselblåsare
Sammanfattning
Denna riktlinje rörande visselblåsare innehåller en beskrivning av process och åtgärder, när information om eventuella oegentligheter når koncernstaben. Riktlinjen ska säkra upp en effektiv och korrekt hantering av informationen, samt att oegentligheter ska hanteras skyndsamt.
Allmänt
Visselblåsarfunktionen i Vingåkers kommun syftar till att få information om eventuella oegentligheter, och att dessa ska hanteras skyndsamt. Visselblåsarfunktionen är ett komplement till andra kanaler, som exempelvis medarbetare till chef eller chef till chef.
Om visselblåsarfunktionen konstaterar att allvarligare brott har skett eller om brister i den interna kontrollen identifierats, ska den rapporteringen följas. På samma sätt ska Riktlinjer för kränkande särbehandling, trakasserier och diskriminering följas i förekommande fall.
När ska funktionen användas?
Funktionen ska användas om du misstänker korruption, oegentligheter och/eller allvarliga missförhållanden och upplever att det inte är möjligt att hantera frågan inom organisationen. Det kan exempelvis gälla muta, bedrägeri, stöld, jäv, olämplig bisyssla eller annan situation där någon får privat vinning eller fördel på grund av sin tjänsteställning. Lagbrott eller allvarliga avvikelser mot interna regler och riktlinjer i tjänsten kan också anmälas.
Information om eventuella oegentligheter
Information om eventuella oegentligheter kan skickas till kommunchef av medarbetare och förtroendevalda inom Vingåkers kommun. Kommunchef utser extern utredare som utreder händelsen. Information till kommunchef kan ges muntligen (personligen eller via telefon), via internpost eller genom mail. Du kan vara anonym. Om anmälan rör kommunchef skall HR-chef ta över ärendet.
Upprätta en loggbok
Extern utredare som har mottagit informationen är ansvarig för ärendet. Utredaren upprättar en loggbok, där samtliga åtgärder dokumenteras, tillsammans med eventuell korrespondens samt tjänsteanteckningar. Loggboken ska också innehålla information om vem som gjorde vad, samt vid vilken tidpunkt.
Information till ledningsnivå
Ansvarig extern utredare informerar direkt till kommunchef samt eventuellt andra tjänstemän efter beslut av kommunchefen, om informationen som har kommit in.
Analys av informationen
Ansvarig extern utredare gör direkt därefter en analys av informationen, samlar vid behov in kompletterande underlag samt gör vid behov en bedömning av rättsläget. Analysen återrapporteras skyndsamt till ledningsnivån, enligt 2.3. Utifrån analysen fattar kommunchefen beslut, eller förslag på beslut, om eventuella åtgärder.
Information om eventuella oegentligheter och material, som inte leder till fortsatt utredning eller åtgärder, ska omedelbart gallras.
Den inkomna informationen, analys och underlag överlämnas till kommunchef för åtgärder. Åtgärder diskuteras tillsammans med ansvarig utredare samt HR. Kommunchefens beslut om, eller förslag på beslut, lämnas till förvaltningschef. Förvaltningschef ska direkt agera utifrån informationen, analysen och underlagen.
Diarieföring
Den till ansvarig utredare inkomna informationen, loggbok, analys, underlag samt beslut, eller förslag till beslut, ska diarieföras i W3D3 med sekretessmarkering. Materialet blir då bara tillgängligt för registrator. Materialet är allmän handling och kan begäras ut. Sekretessprövning sker vid varje begäran om utlämnande, vilket kan innebära att hela eller delar av materialet inte lämnas ut.
Återrapportering
Ärendet ska följas upp efter en månad av ansvarig utredare, där förvaltningschefen skriftligen ska återrapportera åtgärder och eventuella konsekvenser. Återrapporteringen ska diarieföras med ärendet i W3D3.
