1
Rumshantering i Resebyrå-modulen
2012-06-08 Åbergs DataSystem AB
I Rebus finns det två olika sätt att hantera resenärer och rumskopplingar så att man kan skriva ut rumslistor att skicka till leverantörerna.
I det här dokumentet går vi igenom det nyaste sättet som har utvecklats för producenter. Vissa producenter säljer sina producerade resor till arrangörer som i sin tur säljer dem till konsument.
Därför finns det en viss interaktion mellan Rebus Resebyrå-modul och Rebus Arrangörs-modul.
Grundinställningar
Res-Back: Grunduppgifter / Generella data:
Markera vilken variant av rumslista som Rebus ska använda.
0 = Standard, resenär kopplad mot artikel.
1 = Producent, resenär kopplad mot rumstyp.
I detta fall ska valet sättas till 1.
Spara.
2 Grunduppgifter / Platstyper
För att kunna koppla resenärer mot rumstyper, d.v.s. i vilken typ av rum de ska bo, måste ett antal platstyper läggas upp som kan användas i Rebus. Normala typer är t.ex. DR (Dubbelrum) och ER (Enkelrum).
Ange antal bäddar i varje platstyp/rumstyp på fältet ”Max platser”. Det används när systemet ska beräkna hur många resenärer som får kopplas till samma rumstyp.
Man kan även skriva klartexten på flera språk för användning på rumslistor och voucher till leverantörer som är inställda på respektive språk.
3
Grunduppgifter / Resenärstyper
Eftersom man kan läsa in namnlistor från arrangörer som har Rebus Arrangörs-modul, måste man tala om vilka resenärstyper som ska användas i Resebyrå-modulen då en sådan inläsning görs, d.v.s.
vilka resenärstyper som ska matcha varandra mellan systemen.
Arrangörs-modulen har ett antal fasta resenärstyper:
M=Male, F=Female, C=Child, I=Infant, Y=Youth, P=Senior, (R=Reseledare, S=Chaufför).
Eftersom man i Resebyrå-modulen kan ha vilka beteckningar man vill på resenärstyperna måste dessa kopplas mot Arrangörs-modulens fasta resenärstyper så att Rebus vid inläsning av namnlistorna kan sätta rätt resenärstyp på varje resenär. Gör detta på fältet ”Typ från Arr”.
Värdet i fältet ”Kategori” används vid sammanräkning av resenärerna på voucher, där man vill veta hur många av resenärerna som är vuxna respektive barn. Koppla därför också resenärstyperna mot rätt kategori.
4
Front - Beställningen
På beställningsbildens flik 2, där man registrerar resenärerna, finns det längst ner till höger en ruta som visar hur många av varje rumstyp man har att fördela resenärerna på för denna beställning.
Har man inte lagt till några rumstyper än är rutan tom (eller visar texten ”Klicka”).
Klicka på rutan så kommer följande fönster fram.
Detta fönster visar alla platstyper (rumstyper) som har registrerats i Res- Back. Skriv in det antal som finns att fördela på resenärerna av varje rumstyp för just den här beställningen.
De platstyper som har 0 i antal kommer inte att visas och kan inte användas på den aktuella beställningen.
5
Rumskoppla
För att koppla resenärerna mot rätt rumstyp så att man kan skriva ut en rumslista måste man gå in i kopplingsrutinen. Klicka på knappen "Rumskoppla”. Då visas detta formulär.
I den här rutinen kan man göra en mängd saker med resenärerna mot den valda leverantören:
1. Koppla resenärer till olika rumstyper, t.ex. två resenärer i taget till dubbelrum (DR).
2. Koppla enstaka resenärer till extrabädd i t.ex. dubbelrum.
3. Registrera information om checkin-/checkuttider.
4. Registrera information om serveringstider och menyer.
5. Läsa in resenärsnamn med hjälp av en fil från kunder som använder Rebus Arrangörs-modul.
6. Lägga till och ändra på resenärernas informationstext, t.ex. om de är allergiker etc.
7. Lägga in informationstext om hyttyp vid bokning av t.ex. Hurtigruten.
8. Kopiera rumskopplingarna från en leverantör till en annan.
Välj leverantör att göra kopplingarna mot. Det kan finnas många leverantörer (hotell) på samma beställning och resenärerna kan kopplas i olika konstellationer per leverantör om man vill. Man kan även välja att rumsplaceringen ska vara lika oberoende av leverantör.
Ange sedan ”från datum” och ”till datum”.
Dessa datum är väldigt viktiga eftersom de kommer att användas som ankomstdatum och avresedatum vid utskrift av rumslistorna och skapande av Excel-fil till Hurtigruten.
6 Koppla mot platstyper (rum)
Markera de resenärer som ska bo t.ex. i dubbelrum i den övre listrutan. Antal markerade resenärer visas hela tiden till höger i formuläret. I exemplet står det just nu ”Markerade: 8”.
Markera den önskade platstypen, t.ex. DR (dubbelrum). Hur många rum man har att fördela samt hur många som får plats i ett rum visas i den vänstra listrutan. Den visar även hur många rum som redan tagits och hur många som är kvar.
Klicka på knappen ”Koppla markerade resenärer mot vald platstyp”.
Programmet parar nu ihop de markerade resenärerna i rummen. I detta fall två resenärer i taget eftersom dubbelrummen har två platser. Hade man valt ER (enkelrum) hade varje resenär tagit ett eget rum. Hade man valt FYRRUM (fyrbäddsrum) hade fyra resenärer i följd placerats per rum. Om resenärerna inte ligger i följd måste man markera dem två i taget och placera dem för att de ska hamna i samma rum.
Markera resenärer automatiskt
Om man vill ha hjälp med att markera resenärerna inför en rumsplacering finns det några knappar som gör det automatiskt på olika sätt.
Markera alla resenärer
Om man vill markera alla resenärer kan den här knappen användas. Det kan vara bra om man har samma placering för alla resenärer eller om man vill ta bort alla rumskopplingar för alla resenärer på ett snabbt sätt.
Markera ej kopplade res
Om man vill markera alla resenärer som ännu inte är rumskopplade kan denna knapp användas. Det kan vara bra om man t.ex. har placerat alla dubbelrum-resenärer och nu bara har enkelrums-
kopplingar kvar att göra. Det går då snabbt att markera alla resenärer som är kvar att koppla.
Markera kopplade res
Om man vill markera alla resenärer som är rumskopplade kan denna knapp användas. Det kan vara bra om man snabbt vill koppla bort alla resenärer som redan har rumskopplingar.
Avmarkera alla resenärer
Om man vill ta bort markeringarna på alla resenärer kan denna knapp användas. Det är bra om man nyss har rumsplacerat en mängd resenärer och snabbt vill ta bort alla resenärsmarkeringar för att påbörja nya markeringar inför en ny rumsplacering.
7 Koppla resenärer i rum med extrabädd
Om man vill placera några resenärer i extrabädd i dubbelrum där man redan placerat andra resenärer ska man först markera de resenärer som ska extrabädd-placeras och sedan klicka på knappen ”Koppla markerade resenärer mot extrabädd”.
Då visas följande fönster för var och en av de markerade resenärerna.
Markera i vilket rum och med vilka resenärer som denna resenär ska bo tillsammans med i extrabädd. Klicka därefter på knappen ”Koppla mot vald platstyp”.
8
När alla resenärer har placerats i respektive rum på extrabädd ser det ut som inringat i rött ovan. De har placerats i dubbelrum 1, 2 och 3. Ett X i kolumnen ”Extra” markerar extrabädd.
Ta bort rumskopplingar
Om man vill ta bort rumskopplingar som är gjorda måste man först markera de resenärer som man vill koppla bort platstyperna på. Sedan klickar man på knappen ”Ta bort koppling på markerade resenärer”. Platstyperna kopplas bort och resenärerna blir okopplade. Platstyperna läggs tillbaka som lediga i den nedre listrutan. Om man har tagit bort resenärskopplingar från ett dubbelrum t.ex. i mitten av numreringen har de andra dubbelrummen räknats om så att man alltid har en numrering i följd för varje platstyp.
Om man har markerat en resenär i t.ex. ett dubbelrum men inte den andra (eller den som ligger i extrabädd) så märker Rebus det och markerar de andra resenärerna automatiskt och kopplar sedan bort hela rummet på de resenärerna.
9 Kopiera rumskoppling
Om man har gjort resenärernas rumskopplingar mot en leverantör på beställningen och vill ha exakt samma kopplingar även mot en annan leverantör måste man först välja den leverantör man vill kopiera till och sedan klicka på knappen ”Kopiera rumskoppling”. Då kommer ett fönster fram där man ska markera från vilken annan leverantör man vill kopiera kopplingarna. Det här gör det snabbt att rumskoppla resenärerna om de ska bo likadant på olika hotell på samma resa.
10 Tider, servering m.m.
På rumslistan kan man skriva ut mer information, t.ex. checkin-/checkuttider, servering med datum och tid och tillhörande meny och lite annan information. Detta ska registreras per leverantör med hjälp av knappen ”Tider, servering m.m.”.
Överst registrerar man en fritext för check-in och check-ut.
Därefter finns det möjlighet att registrera information om upp till 99 olika serveringar. Servering kan vara Frukost, Lunch, Fika eller Middag. Man ska sedan ange datum och en fritext som anger
tidpunkten. Vill man även beskriva menyn finns det en särskild ruta för det. Klicka på Spara-knappen mellan upplägg av varje servering så att serveringen dyker upp i den mittersta rutan. Påbörja därefter registrering av nästa servering.
Sist finns det två informationsrutor där man kan skriva in fria texter som skrivs på rumslistan för att meddela sig med leverantören.
11 Läs resenärer från datafil
Om man har producerat en resa som man har sålt till researrangörer så har de lagt upp ett paket på det i sitt datasystem och sålt resan till sina kunder. Det har genererat ett antal order till dem och vid tillfälle skriver de ut en namnlista på alla resenärer som ska med på resan och skickar till er så att ni kan meddela berörda leverantörer. Denna namnlista ska kunna skapas som en datafil (Rebus Arrangörs-modul kan göra det) och den filen ska e-postas till er för att snabba upp er hantering av namnen. Med hjälp av den här rutinen kan namnfilen läsas in till en beställning.
Så fort man klickar på knappen ”Läs resenär från datafil” kommer detta fönster upp.
Bläddra fram till den plats där namnfilen har sparats. Välj den aktuella filen och klicka ”Hämta”.
Programmet läser namnlistan från filen och visar upp informationen i följande fönster.
Här har ni möjlighet att se vad som finns i filen. Stämmer all information klickar ni ”OK att läsa in resenärerna”. Alternativt ”Avbryt” och leta fram en annan fil.
12
När filen har lästs in har alla tidigare resenärer på er beställning tagits bort och ersatts av alla nya resenärers namn.
När ni har läst in en sådan här fil med namn saknar alla resenärer rumskopplingar. Det ni ser i kolumnen ”Arr-info” är hur arrangören har placerat resenärerna. Tack vare den informationen har ni lite hjälp inför jobbet med er rumsplacering. Nu ska ni koppla resenärerna i DR, ER m.m. som tidigare har beskrivits i detta dokument.
13 Ändra informationstexter
Det finns flera informationstexter som kan skrivas in per resenär:
1. Födelsedatum.
2. Personlig/Rumsanmärkning.
3. Hyttinformation.
4. Biljettinformation.
5. Nation.
Dessa texter kommer från arrangören men kan ändras av er innan ni skriver ut er rumslista.
Födelsedatum, informationstext 1 (personlig-/rumsanmärkning) kan även skrivas in och ändras manuellt direkt på er egen beställning på flik 2 i beställningsformuläret där resenärerna finns, men hyttinformation, biljettinformation och nation kommer endast från Arrangörs-modulen via filen och kan bara ändras här.
Har ni klickat på knappen ”Ändra informationstexter” visas följande fönster.
På de vita fälten för varje resenär kan ni skriva in ändringar. Alltså kan ni justera texterna på fälten
”Födelsedatum”, ”Personlig/Rumsanmärkning”, ”Hyttanmärkning”, ”Biljettanmärkning” och
”Nation”.
Om resan sker med båt, t.ex. Hurtigruten kan ”Hyttanmärkning” och ”Nation” vara ifyllda med information enligt exemplet ovan.
Spara när ändringarna är klara.
14
Rumslista
I Res-Back kan man skriva ut rumslistor till de leverantörer som har bokats på beställningarna.
Rumslistor kan skrivas ut på olika sätt beroende på om man vill ha en rumslista per leverantör och beställning eller mer samlad per ankomstdatum.
Sortering:
Val 1: En rumslista skrivs ut per leverantör för en viss order/beställning.
Val 2: En rumslista skrivs ut per leverantör för en viss kund och kan innehålla flera beställningar som har samma ankomstdag. Detta förutsätter att man väljer urval 1 (ankomstdatum).
Val 3: En rumslista skrivs ut per leverantör per ankomstdag och kan innehålla flera beställningar oavsett vilken kund och order/beställning det gäller. Detta förutsätter att man väljer urval 1 (ankomstdatum).
Urval:
Val 1: Rumslistor skrivs ut till leverantörer där man har ankomstdatum inom det angivna intervallet.
Val 2: Rumslistor skrivs ut till leverantörer som finns på de order/beställningar som finns inom det angivna intervallet.
15
Man kan dessutom välja ut att skriva rumslistor på en viss leverantör, eller rumslistor på beställningar som tillhör en viss grupp av beställningar inom de valda intervallen.
Man kan också markera vilken typ av anmärkningstexter man vill skriva ut på rumslistorna. T.ex.
kanske det inte är så relevant med hyttanmärkning på rumslistorna till hotell, men däremot till båtturer.
Väljer man Urval ”Beställningsnummer” får man välja från/till beställningsnummer.
De eventuella checkin-/checkuttider och serveringstider med menyer som man kan ha registrerat skrivs bara ut vid sorteringsval 1 (En rumslista per kund, leverantör och beställning) eftersom dessa uppgifter är unika per beställning.
16 Här är ett exempel på en rumslista i formatet stående A4.
17
Här är ett exempel på samma rumslista fast i formatet liggande A4 och rubriker på engelska.
18
Export till Hurtigrutens Excel-mall
Producenter som anordnar resor via Hurtigruten har fått en Excel-fil från dem där de vill att man ska fylla i resenärernas namn och lite annan information. Därför har Rebus nu en möjlighet att fylla i Hurtigrutens Excel-blad automatiskt.
Klicka på knappen:
Då öppnas detta fönster.
Det som ska anges här första gången är vilken ID leverantören Hurtigruten har i Rebus samt i vilken katalog deras Excel-mall finns. Ange sedan i vilken katalog (export) den färdiga Excel-filen ska sparas.
Markera vilka beställningar som ska läsas. De beställningar som visas här håller sig inom det valda intervallet och måste innehålla den leverantör som angivits som Hurtigruten.
Därefter kan man klicka på knappen ”Skapa Excel-fil”.
Rebus skapar då en unik Excel-fil per beställning utifrån den Excel-mall som angivits.
19
Inringat i rött ser man sökväg och namn på de färdiga Excel-filerna. Dessa kan man ta in i Excel och eventuellt finjustera innan man skickar vidare till leverantören.
Hurtigrutens Excel-mall ser från början ut så här:
20
När Rebus har lagt in beställningens uppgifter i filen kan den se ut så här:
Notera att leverantörens bokningsnummer har skrivits in på första raden (ref.number) och att alla resenärer har skrivits in på rätt rad för varje resenärsnummer.
I Excel-mallen finns det förskrivet upp till 60 resenärer. Om Rebus når gränsen för det kommer inte resten av resenärerna med. En framtida utveckling skulle vara att Rebus själv bygger på med rad 61 och framåt, men här vill vi nog diskutera med er som använder det om det över huvud taget är ett problem med max 60, eller hur ni gör i dag.
Det som kan komplicera det lite är kolumnen för ”Date of birth”. Hurtigruten vill tydligen ha det i formatet ”dd/mm/yy”, men i Rebus är födelsedatum-fältet ett helt fritt fält som tillåter användarna att registrera text i vilket format man vill. Rebus kan därför inte konvertera det automatiskt till det format som Hurtigruten vill ha eftersom den inte kan veta hur det är inskrivet, vare sig av er eller från era kunder som har kommit in via arrangörernas namnfiler. Detta är nog ett fält som måste justeras manuellt i den Excel-fil som skapats.
I kolumnen ”Gender” vill de tydligen ha värdet M (Male) eller F (Female). Det som Rebus skriver här är den resenärstyp man registrerat på resenärerna i beställningen. I ”normala” bokningar skriver man barn med resenärstyp C (Child), men om man bokar Hurtigruten kanske ni måste tänka på att skriva M eller F även för barn. Endast ni vet om Hurtigruten är petiga med den här typen av information, eller också får ni justera även detta efteråt i Excel-filen som skapats.
