MANUAL TILL
SVENSKA KYRKANS UNGAS MEDLEMSSIDOR
Utgåva April 2010
ALLMÄNT
Svenska Kyrkans Unga tog i bruk en ny version av Medlemssidorna i januari 2009. Systemet som heter Softadmin har en publik del för besökare och medlemmar, samt en administrativ del som är helt skild från den publika. Här i manualen använder vi uttrycket ”framsidan” för det som syns på webben och ”baksidan” för Softadmin, dvs admindelen.
Den som har behörighet att administrera sin lokalavdelning kan se och redigera uppgifter som rör den egna lokalavdelningen och bara det som rör den. Den som har behörighet att adminis- trera ett distrikt kan se och redigera uppgifter som rör distriktet och alla lokalavdelningar som hör till distriktet. Förbundskansliet kan se och redigera alla uppgifter i hela organisationen.
LOGGA IN
För att kunna logga in i Softadmin måste du ha behörighet på Medlemssidorna. Om du är kopp- lad till en funktion i din lokalavdelning eller på ditt distrikt (som t ex registeransvarig, kontakt- person, anställd, etc) så kan du logga in med samma uppgifter i Softadmin som du använder på framsidan. Ingången till Softadmin hittar du i form av en länk på framsidan av Medlemssidorna.
GLöMT LöSENORD
Den som har glömt sitt lösenord kan klicka på länken ”Klicka här om du har glömt ditt lösenord”
och fylla i sin e-postadress samt klicka ”skicka”. Då kommer ett tillfälligt lösenord att skickas till den adress som angivits. Detta lösenord gäller bara ca 60 minuter. Den som använder ett tillfäl- ligt lösenord kommer att få en uppmaning att sätta ett nytt lösenord. Det nya lösenordet kom- mer även att gälla på ”framsidan” av Medlemssidorna.
Obs! En (giltig) e-postadress måste förstås finnas angiven i systemet för att ett tillfälligt lö- senord ska kunna skickas iväg.
Om inget mejl kommit fram under ”rimlig tid” (e-post kan ju faktiskt ta lite tid på sig ibland) så kontakta förbundskansliet, tel 018-640 640.
TIPS!
I blå rutor hittar du tips som kan underlätta arbetet eller beskri- ver fiffiga lösningar!
OBS!
I röda rutor finns sånt som är viktigt att komma ihåg.
1 LOKALAVDELNINGENS SIDA
När du loggar in i Softadmin eller när du klickar på ”Min lokalavdelning” landar du på en över- siktssida för den del som du har behörighet att administrera. De olika delarna är:
1 Vänstermenyn – Här visas olika funktioner som finns i systemet. Om du klickar på plusteck- net visas undermenyer med fler funktioner.
2 Huvudfönster – Här visas det främsta innehållet för vald funktion i menyn, såsom översikts- vyer, listor och liknande.
3 Flikar – Under respektive flik finns ytterligare information och funktioner, beroende på vilken huvudmeny som valts.
4 Flikfönster – Här visas flikarnas innehåll. Överst i fliken visas flikmenyer, särskilt för det inne- håll som visas i respektive flik.
5 Inloggad som – precis under Svenska Kyrkans Unga-loggan ser du vem som är inloggad i Softadmin. Använd alltid din egen inloggning.
Nästan överallt är det möjligt att få ut det som visas på skärmen som excelfiler eller så går det att skriva ut genom att klicka på respektive symbol. Hjälpknappar finns, liksom valet ”visa som helskärm” för att få bättre överblick.
Använd inte framåt-och bakåtknapparna i din webbläsare för att navigera på Medlemssidorna, utan stäng ”fönster” med de röda kryssknapparna, osv.
Ofta finns det genvägar att välja om du klickar en gång med pekaren, t ex på en rad i en lista. Då visas en «navigator» med tillgänglia alternativ.
TIPS!
Genom att klicka på ”Min avdelning” kommer du alltid tillbaka till den plats i systemet där du har högst behörighet.
Vanligtvis din egen lokalavdel- ning, men i en del fall kan det vara en distriktssida.
Så här kan en ”navigator” se ut. Den innehåller olika val beroende på var den visas. Du får fram den genom att klicka ngåonstans på en sida.
1.1 ÄNDRA UPPGIFTER PÅ LOKALAVDELNING OCH DISTRIKT
Om du inte redan ser sidan ”Visa lokalavdelning”, så klickar du på ”Min lokalavdelning” i hu- vudmenyn till vänster. För att ändra eller komplettera lokalavdelningens uppgifter klickar du på mappikonen ”Ändra uppgifter”. Här kan du ändra följande uppgifter:
a) Församling (Normalt är fältet tomt. Om den automatiska uppgiften på medlemsrapporten inte stämmer kan du ändra den här.)
b) Presentation – Den här texten syns på lokalavdelningens publika sida som besökare ser på webben (framsidan)
c) Organisationsnummer (om lokalavdelningen har ett sådant) d) E-post till lokalavdelningen (visas publikt)
e) Tel, fax och mobil till lokalavdelningen (visas publikt)
f) Plusgiro och/eller bankgiro med plats för eventuella kommentarer
g) Post-, Faktura-, Leverans-och besöksadresser. Åtminstone uppgifter för postadress ska vara ifyllda
När du ändrat uppgifter klickar du ”Spara” för att gå vidare.
1.2 MEDLEMSRAPPORT/VERKSAMHETSBERÄTTELSE
Om du inte redan ser sidan ”Visa lokalavdelning”, klickar du på ”Min lokalavdelning” i huvudme- nyn till vänster. För att se medlemsrapporter eller skriva en verksamhetsberättelse klickar du på dokumentikonen ”Medlemsrapport/Verksamhetsberättelse”.
a) I listan över medlemsrapporter, peka på önskat år. På navigatorn kan du nu få följande alter- nativ beroende på om du gjort tidigare val: Visa, ändra, generera och visa medlemsrapport, visa i Excel
b) Välj ”Ändra verksamhetsberättelse” – här kan du ändra texten i årets verksamhetsberättelse (kommentarfältet under är till för förbundskansliets noteringar). Texten i verksamhetsberät- telsen kan inte formatteras. Om ni har gjort ett separat dokument med bilder och liknande, så kan ni välja att antingen klistra in endast texten, eller ladda upp den som en ”Organisa- tionsfil” (se under rubrik 5). Det ska då anges i textfältet.
c) Om du väljer ”Generera och visa medlemsrapport” kommer ett dokument att sparas ned till din dator. Dokumentet är i .rtf-format (kan tex öppnas med Word). Medlemsrapporten är en sammanställning av:
• Medlemsstatistik
• Uppgifter om lokalavdelningen • Vilka som styr i lokalavdelningen • Exempel på verksamhet
• Verksamhetsberättelse (eventuellt)
d) Visa som Excelfil visar hela listan, fast i Excelformat.
1.3 POSTNUMMER
För att nya medlemmar automatiskt ska få förslag på rätt lokalavdelning, är varje lokalavdelning associerad till ett eller flera postnummer. Vilka postnummer som en lokalavdelning ska knytas till styrs i första hand av vilken församling som den relaterar till. Under fliken postnummer syns vilka postnummer som är knutna till lokalavdelningen. Kontakta förbundskansliet för justeringar!
1.4 MEDLEMSKORTSTEXT
I brevet med medlemskortet som skickas till nya medlemmar, finns lokalavdelningens kontakt- uppgifter tryckta i ett följebrev. Där finns även möjlighet för lokalavdelningen att skicka med en kort hälsning till sina medlemmar. Så här gör du för att skapa ett meddelande i medlemskorts- brevet:
OBS!
Nyhetsbrevet Kors & Tvärs e-post från förbundskansliet skickas till dem som kopplats som registeransvariga och kontaktpersoner. ”Vanlig post” skickas till den adress som lokalavdelningen upp- givit under rubriken ”post- adress”.
TIPS!
För att ändra lokalavdelning- ens bild på den publika sidan (webben), läs mer under rubriken ”Ändra presenta- tionsbild”, nr 5.1) .
OBS!
En verksamhetsberättelse kan endast redigeras fram till den 15 mars följande år.
TIPS!
Använd medlemskortstext för att bjuda in nya medlemmar till verksamheten; ”ta med den här lappen när du kom- mer så får du gratis fika!” t ex.
a) Klicka på rubriken ”Medlemskortstext”
b) Klicka på ”Ny medlemskortstext” i menyn överst på sidan c) Skriv en text (max 400 tecken)
d) Ange utgångsdatum (dvs sista dag som texten ska tryckas i brevet). Klicka spara!
Texten gäller från och med den dag då du klickar ”Spara” och som längst till det datum som angivits i kalendervalet.
2 MEDLEMMAR/PERSONER
Den som vill bli medlem i Svenska Kyrkans Unga blir det genom att ställa sig bakom organisatio- nens idé och syfe. Det enklaste sättet att bli medlem är att själv registrera sig på Medlemssidor- na. Det är också möjligt att använda en blankett eller olika typer av talonger som förbundet har tagit fram. Den ifyllda blanketten kan lämnas till den som är registeransvarig i lokalavdelningen.
Den som är registeransvarig fyller sedan i uppgifterna på Medlemssidorna. Underlaget (blanket- ten eller talongen) ska sedan sparas i lokalavdelningen i fem år. Förbundskansliet måste göra regelbundna stickprovskontroller under året. Alternativt kan lokalavdelningen skicka underlag (blanketter eller talonger) till förbundskansliet för registrering.
2.3 LÄGGA TILL NYA MEDLEMMAR
Det finns tre ingångar till sidan där du lägger till nya medlemmar; antingen under fliken ”Med- lemmar/personer”, via snabblänken i vänstermenyn eller överst i verktygsfältet om du sökt fram en lista med personer.
2.3.1 LÄGGA TILL MEDLEMMAR UNDER FLIKEN: MEDLEMMAR/PERSONER
a) Klicka på ny person
b) Fyll i personuppgifter. Obligatoriska uppgifter är markerade med stjärna. För medlemmar är personnummer obligatoriskt
c) Välj medlemsperiod och medlemskategori. Personer som fyllt 30 år blir automatiskt vuxen- medlemmar
d) Komplettera med övriga telefon-och adressuppgifter. Klicka på spara!
Tänk på att det är värdefullt att ha tillgång till bra kontaktuppgifter i ett medlemsregister. Missa inte att ange e-postadress och mobiltelefonnummer – detta är viktiga kanaler till medlemmarna som underlättar informationsspridning och förnyelse av medlemskapet. För dem som får upp- drag som registeransvarig eller kontaktpersoner är e-postadress obligatorisk.
2.3.2 LÄGGA TILL MEDLEMMAR PÅ RESULTATSIDA FöR SöK MEDLEM/PERSONER
Låt säga att du har sökt efter en medlem och så visar det sig att den personen inte finns med i listan. Då vill du lägga till den som medlem.
a) Klicka på ikonen ”Ny person”. (Du hittar knappen i menyn ovanför resultatlistan.) b) Fortsätt som beskrivet ovan (2.3.1).
2.3.3 LÄGGA TILL PERSONER
I Medlemssidorna är det möjligt att lägga till personer som inte är medlemmar. Det kan t ex vara praktiskt att kunna lägga till gäster eller deltagare som inte är medlemmar inför ett arrang- emang, eller så är det kanske en vaktmästare som ni vill kunna få med på listorna. Så här gör du för att lägga till personer:
a) Klicka på ikonen ”Ny person”, antingen i menyn under fliken ”Personer/Medlemmar”, i hu- vudmenyn till vänster eller i menyn ovanför resultatlistan på ”Sök medlemmar/personer”
b) Fyll i personuppgifter. Obligatoriska uppgifter är markerade med stjärna c) Klicka ur rutan ”Skapa medlemskap”
d) Ange övriga telefon och adressuppgifter. Klicka på spara!
TIPS!
När det gäller yngre medlem- mar som inte har en egen e- post eller mobilnr kan det vara en bra idé att lägga in någon av föräldrarna nummer istället.
OBS!
När du lägger till nya med- lemmar måste du alltid ha godkännande från medlem- men eller målsman. Använd medlemsblankett med rätt årtal.
OBS!
Personer utan medlemskap kan inte kopplas till olika medlemsfunktioner. Endast medlemmar kan logga in på Medlemssidorna.
2.3.4 GöR EN PERSON TILL MEDLEM
För att förvandla en ”person” till ”medlem” gör så här:
a) Sök upp medlemmen, t ex genom att titta i listan över medlemmar/personer b) Klicka en gång på medlemmens rad så att ”navigatorn” öppnas – välj ”Se person”.
c) På personsidan, titta under fliken ”Medlemskap” – klicka ”Nytt medlemskap”
d) För medlemskap måste personnummer anges
e) Välj rätt medlemsperiod och medlemskategori (alternativen styrs automatiskt av medlem- mens ålder). Klicka på spara!
2.4 FöRNYA MEDLEMSKAP
Den som vill bli medlem i Svenska Kyrkans Unga ställer sig bakom organisationens syfte och idé.
Det kostar inget att vara medlem i Svenska Kyrkans Unga. Medlemskapet måste bekräftas varje år för att någon ska fortsätta att vara medlem. Det enklaste är att medlemmen själv gör detta via webben på sin sida på Medlemssidorna. För dem som inte gör det finns det andra alternativ, t ex genom att fylla i ett förnyelsekort eller skriva på en förnyelselista. När du fått in ett sådant underlag kan du förnya medlemskapet åt medlemmen så här:
a) Under fliken ”Medlemmar/Personer” klicka på ikonen ”Hitta ännu ej förlängda medlemskap”.
b) Välj medlemskapsperiod. Klicka sök.
c) Markera vilka personer som ska få sina medlemskap förlängda genom att klicka i kryssrutan.
d) Klicka ”Lägg till medlemskap för ny period för valda personer” i menyn ovanför listan eller i ”navigatorn”. Klart!
OBS!
När du förnyar medlemskap åt andra måste du alltid ha godkännande från medlem- men eller målsman. Använd medlemsblankett med rätt årtal.
3 AKTIVITETER
Lokalavdelningar, distrikt och förbund kan lägga upp aktiviteter under respektive plats i syste- met. En aktivitet innehåller ett eller flera tillfällen. Det finns möjlighet att ta in anmälningar till ett aktivitetstillfälle via Medlemssidorna och få ut information om dem som anmält sig på olika sätt, för att skapa listor, brev, mm.
3.1 AKTIVITETER & TILLFÄLLEN UTAN ANMÄLAN
Under fliken ”aktiviteter” ser du lokalavdelningens aktiviteter. En aktivitet kan ha ett enda eller flera tillfällen. För att lägga upp en ny aktivitet gör så här:
a) Klicka på ”Ny aktivitetet” i flikmenyn.
b) Ange uppgifter om aktivitetens namn (tex. ”Juniorgruppen”), ange typ, en övergripande be- skrivning, samt om aktiviteten har någon ”övergripande” engångsavgift.
c) Genom att kryssa för ”Publicera på webb” godkänner du att aktiviteten blir synlig för besö- kare på den publika delen av Medlemssidorna.
d) Ange kontaktperson för aktiviteten.
3.1.1 LÄGGA TILL TILLFÄLLE
Nästa steg är att tala om när (och ev vid hur många tillfällen) aktiviteten äger rum. Gör så här:
e) Ange tillfällets namn (tex. ”Filmkväll”) f) Ange plats och en beskrivning av tillfället
g) Ange datum för (första) tillfället – se upp med klockslag!
h) Ange ansvarig ledare för tillfället i) Klicka för intressemärkning
Om du vill skapa flera tillfällen på en gång – fortsätt till nästa punkt. Om du endast vill skapa ett tillfälle så kan du klicka på ”Spara” nu.
3.1.2 LÄGGA TILL FLERA TILLFÄLLEN PÅ EN GÅNG
j) Kryssa för ”Återkommande aktivitet” – ytterligare val fälls ut. (se bild nedan) k) Ange datum för sista tillfället och klicka i på vilka dagar aktiviteten ska återkomma l) När du klickar ”Spara” så skapas önskat antal tillfällen och visas i en lista under aktiviteten.
Nu kan du gå in på respektive tillfälle och göra ändringar i rubrik och innehåll. Det är även möjligt att justera datum och tid eller att radera tillfällen. Du kan även kopiera tillfällen för att komplettera aktiviteten.
4 MEDLEMSFUNKTIONER
Medlemmar (i vissa fall även personer) kan kopplas till olika uppdrag s k ”Medlemsfunktioner” i lokalavdelningen. Under fliken ”Medlemsfunktioner” kan du se vilka personer som har olika upp- drag i lokalavdelningen, just nu. Du ser även kommande uppdrag.
4.1 KOPPLA MEDLEMSFUNKTIONER
Så här gör du för att koppla ytterligare personer:
a) Klicka på ”Ny medlemsfunktion” i flikmenyn b) Välj medlemsfunktion
c) Fyll i namn eller medlemsnr, tyck på ”tab-tangenten”, välj namn ur listan d) Ange start-och slutdatum för uppdraget
Om du ska ge medlemmen behörighet att logga in i Softadmin fortsätter du med nästa steg (se under nästa rubrik), annars klickar du ”Spara”.
TIPS!
Om du har en aktivitet som ska ha sina tillfällen varannan vecka – skapa först tillfällen varje vecka och radera sedan vartannat tillfälle!
TIPS!
Sätt gärna 31 mars som slutdatum för kopplingarna.
Då räcker kopplingen med marginal över nästa årsmöte i lokalavdelningen.
4.2 SKAPA KONTO FöR INLOGGNING PÅ BAKSIDAN PÅ NY KOPPLING
För att någon ska kunna logga in på baksidan och administrera systemet krävs både en inlogg- ning i Softadmin och en gilitig medlemsfunktion. (En bra jämförelse är att man har en kod till portuppgången, men också måste ha en nyckel till själva lägenheten.) Om den du kopplar inte redan har ett konto till baksidan fortsätter du med följande:
e) Välj ”Ja” på ”skapa konto för inloggning”
f) Ange användarnamn, dvs medlemsnummer och e-postadress. Ange ett lösenord (eller låt om möjligt användaren själv få fylla i sitt lösenord). Ett meddelande kommer automatiskt att skickas till medlemmen som fått ett nytt konto.
4.3. SKAPA KONTO FöR INLOGGNING – TILL BEFINTLIG KOPPLING
Kanske hann du klicka spara utan att ge den du kopplade ett konto? Då är det lika enkelt att ra- dera kopplingen och börja om från början. Men om en person redan har haft kopplingen ett tag utan att ha haft konto till baksidan – sätt ett tidigare slutdatum på kopplingen och sätt upp en ny koppling, men följ alla steg ovan (4.1 och 4.2) så att den du kopplar också får en inloggning.
4.4 SöK TIDIGARE MEDLEMSFUNKTIONER
”Oj, men vad nu?” Är det helt tomt under fliken ”Medlemsfunktioner”, fast du vet att det har funnits kopplingar där förut? Ganska säkert har kopplingarna löpt ut. För att se tidigare kopp- lingar, gör så här:
a) Klicka på förstoringsglaset i flikmenyn. Nu öppnas söksidan.
b) Klicka i kryssrutan ”Visa historiska kopplingar”, klicka på sök
c) I listan som visas kan du se vilka kopplingar som funnits i din lokalavdelning.
En medlemsfunktionskoppling som har löpt ut kan inte ändras. Sätt upp en ny istället (se ovan under 4.1).
4.5.1 MEDLEMSFUNKTIONER, LOKALAVDELNING
Följande medlemsfunktioner finns att välja mellan i en lokalavdelning:
FUNKTION MAXANTAL KRÄVER MEDLEMSKAP?
Kontaktperson max två samtidigt ja
Registeransvarig max en samtidigt ja
Administratör nej
Ordförande/motsv max en samtidigt ja
Vice ordförande ja
Sekreterare ja
Ekonomiansvarig nej
Ledamot ja
Adjungerad ledamot nej
Sammankallande ja
4.5.2 MEDLEMSFUNKTIONER, DISTRIKT
Följande medlemsfunktioner finns att välja mellan i ett distrikt:
FUNKTION MAXANTAL KRÄVER MEDLEMSKAP?
Registeransvarig max en samtidigt ja
Administratör nej
Konsulent nej
Anställd övrigt nej
Ordförande nej
Vice ordförande ja
Ledamot ja
Adjungerad ledamot ja
OBS!
Om en person redan har ett inloggningskonto till baksidan så är det förvalt
”Nej, personen har redan ett konto” vid valet ”Skapa konto i Softadmin”.
TIPS!
Om t ex en ledare behöver kunna arbeta i Softadmin, så kan funktionen ”Administra- tör” vara ett bra alternativ.
Ange gärna märkning på personens sida under fliken märkningar, för att visa vilken roll personen har i lokalav- delningen.
OBS! Funktionen Adminis- tratör ska inte förvälas med Registeransvarig!
5 ORGANISATIONSFIL
Under fliken ”föreningsfil” kan lokalavdelningen lägga upp filer av olika slag (även distriktet och förbundet kan lägga dit filer som hör till lokalavdelningen).
a) Klicka på ”Ny föreningsfil”
b) Ange filtyp
c) Klicka på ”Välj fil” och leta fram den önskade filen. Klicka spara!
5.1 PRESENTATIONSBILD
Så här gör du för att ladda upp en bild på lokalavdelningens publika sida (framsidan).
a) Under fliken föreningsfil. Klicka ”Ny föreningsfil”
b) Ändra ”Filtyp” till ”Webblogo”
c) Klicka på ”Välj fil” och leta fram den önskade bilden. Klicka spara!
6 MEDLEMSGRUPPER
Medlemsgrupper kan användas för att på olika sätt dela in medlemmar och personer i olika grupper för att underlätta arbetet. Du hittar funktionen under fliken ”Medlemsgrupper”.
a) Först klickar du på ”Ny märkning” i flikmenyn
b) Namnge den nya märkningsgruppen (här finns även möjlighet att bestämma i vilken ord- ning olika grupper ska hamna). Klicka spara! Nästa steg är att knyta medlemmar/personer till gruppen:
c) Klicka på ikonen ”sök och lägg till gruppmedlemmar” eller klicka med navigatorn på raden för att välja detta val. Ett sökfönster öppnas
d) Sök fram personen/personerna du vill lägga till
e) Kryssa för en eller flera personer som du vill lägga till gruppen genom att klicka ”Lägg till personer till medlemsgrupp” i flikmenyn. Klart!
I raden intill gruppnamnet kan du se hur många medlemmar som ingår i gruppen. Genom att klicka på ”Visa gruppmedlemmar” så kan du se vilka som ingår i gruppen.
8 E-POSTUTSKICK
Här kan du skicka mejl till medlemmar och personer som finns i systemet, genom att söka fram mottagare utifrån namn, märkningar eller färdiga ”medlemsgrupper”. Gör så här:
8.1 SKAPA ETT NYTT E-POSTMEDDELANDE
a) Klicka på Ny e-post.
b) Avsändare blir automatiskt e-postadressen till den som är inloggad. Ändra vid behov, om t ex församlingen har en särskild adress för utskick.
c) Ange ärende.
d) Skriv ditt meddelande, formatera rubriker om du vill och bifoga ev bilagor. Klicka spara!
När du klickat spara landar du i en lista med dina e-postutskick. Framför varje meddelande finns olika alternativ: Sök och lägg till mottagare, Kopiera e-post, Bilagor, Visa e-post, Radera e-post samt Radera e-post.
OBS!
Största filstorlek för fören- ingsfiler är 1Mb per fil.
OBS!
Största tillåtna filstorlek för bilder är 100Kb. (I Softadmin är loggan 120 pixlar bred.)
8.2 LÄGG TILL MOTTAGARE
e) Klicka på ”Sök och lägg till mottagare”.
f) Sök fram namn eller grupper. Markera urval genom att kryssa för alla eller enstaka. Klicka
”lägg till person till epost”. Upprepa tills du fyllt på önskade adresser. I e-postlistan kan du se hur många mottagare som lagts till i listan. För att ta bort mottagare klickar du ”visa e-post”.
I den nedre delen av fönstret kan du se en lista med mottagare, där du kan klicka bort mot- tagare vid behov. I listan är även mottagare som saknar e-postadress markerade.
8.3 SKICKA MEDDELANDET
g) När du står i listan med e-postmeddelanden finns en grön plupp framför ett meddelande som har mottagare och skickats tidigare. Klicka på ”Skicka e-post” för att sända iväg med- delandet. I listan kan du se en tidsstämpel när meddelandet sändes iväg. Eventuella studsar kommer att hamna på den adress som angivits som avsändare (se under punkt b ovan).
9 VISA MEDLEM/PERSON
En personsida i Softadmin har samma utförande som sidan för en lokalavdelning. Det första du möter är en översiktssida med samlad information om personinfo, adress- och kontaktuppgifter, bild (om medlemmen lagt upp en sådan via sin sida på framsidan), samt info om de tre senaste inloggningstillfällena på framsidan.
9.1 ÄNDRA MEDLEM/PERSON
När du klickar på ”Ändra medlem/person” öppnas en sida med ett formulär där du kan ändra namn, kontaktuppgifter och adress. Det finns även möjlighet att sätta en alternativ adress för tillfällig eftersändning. Klicka ”Spara” eller ”Avbryt” för att gå vidare.
9.2.1 MEDLEMSKAP
Under fliken medlemskap kan du se alla medlemsperioder som en person har varit medlem. För att sätta upp en medlemskoppling för innevarande år, läs mer under punkt 2.3.4 ovan.
9.2.2 VERKSAMHETSAVGIFT
Under respektive medlemsperiod finns det möjlighet att notera om en medlem betalat in verk- samhetsavgift. Så här gör du:
a) Klicka på ”Ändra medlemskap” (den gula mappsymbolen) b) Ange belopp i rutan ”Inbetald verksamhetsavgift”. Klicka ”Spara”.
Angivet belopp visas i listan med medlemskapen på en medlems sida.
9.3 INTRESSE
Här kan du se vilka intressen medlemmen har angivit på framsidan. Det är också möjligt att sätta intressekopplingar åt en person från baksidan.
9.4 MEDLEMSFUNKTION
Under den här fliken ser du vilka medlemsfunktioner en medlem har eller kommer att ha. Det är också möjligt att se medlemmens tidigare medlemsfunktioner. Du kan också göra nya kopplingar här eller under motsvarande flik på lokalavdelningens eller distriktets sida. Läs mer om hur du kopplar medlemsfunktioner under punkt 4.1.
9.5 MÄRKNING
Märkningar är ett sätt att tala om vilken roll en person/medlem har i sin lokalavdelning. Märk- ningarna är uppdelade i några huvudgrupper: Kyrkliga yrken, Ledare - Anställd samt Ledare - Ide- ell. (Det finns även märkningar för utbildningar, mm.)
Använd märkningarna för att berätta vilka som är ledare, präster och musiker i just er lokalav- delning. På det viset blir det möjligt för distriktet och förbundskansliet att erbjuda utbildningar till olika grupper eller liknande.
Märkningarna sätts genom att du markerar önskad märkning i den vänstra rutan och därefter flyttar över märkningen till nästa ruta genom att klicka på pilen i mitten. När du är färdig klickar du på ”Spara”. Klart!
9.6 PERSONLOGG
Möjlighet att skriva korta noteringar på en personsida. Praktiskt om man behöver hålla reda på vilka som har fått olika märken t ex.
TIPS!
Kom ihåg att titta i listan vilka som saknar e-post och som därför måste få utskicket på annat sätt. Påminn den som inte har angivit någon e-post att skriva in en sådan, så att utskicket kommer fram nästa gång.
9.7 SMS-UTSKICK
Här visas vilka sms-utskick som skickats till personen/medlemmen.
9.8 E-POSTUTSKICK
Här visas vilka e-postmeddelanden som skickats till personen/medlemmen.
Medlemssidorna utvecklas fortlöpande. Det kan därför hända att en del funktioner förändras och kompletteras. Nya utgåvor av manualen kommer fortlöpande. Har du frågor eller tankar om Med- lemssidorna? Kontakta förbundskansliet, unga@svenskakyrkan.se eller 018-640 640.
INNEHÅLL
Allmänt 2
Logga in 2
Glömt lösenord 2
1 Lokalavdelningens sida 3
1.1 Ändra uppgifter på lokalavdelning
och distrikt 4
1.2 Medlemsrapport/verksamhetsberättelse 4
1.3 Postnummer 4
1.4 Medlemskorttext 4
2 Medlemmar/personer 5
2.3 Lägga till nya medlemmar 5 2.3.1 Lägga till medlemmar under fliken:
Medlemmar/Personer 5
2.3.2 Lägga till medlemmar på resultatsida
för sök medlem/personer 5
2.3.3 Lägga till personer 5
2.3.4 Gör en person till medlem 6
2.4 Förnya medlemskap 6
3 Aktiviteter 7
3.1 Aktiviteter & tillfällen utan anmälan 7
3.1.1 Lägga till tillfälle 7
3.1.2 Lägga till flera tillfällen på en gång 7
4 Medlemsfunktioner 7
4.2 Skapa konto för inloggning på baksidan
på Ny koppling 8
4.3. Skapa konto för inloggning på baksidan
befintlig koppling 8
4.4 Sök tidigare medlemsfunktioner 8 4.5.1 Medlemsfunktioner, lokalavdelning 8 4.5.2 Medlemsfunktioner, distrikt 8
5 Organisationsfil 9
5.1 Presentationsbild 9
6 Medlemsgrupper 9
8 E-postutskick 9
8.1 Skapa ett nytt e-postmeddelande 9
8.2 Lägg till mottagare 10
8.3 Skicka meddelandet 10
9 Visa medlem/person 10
9.1 Ändra medlem/Person 10
9.2.1 Medlemskap 10
9.2.2 Verksamhetsavgift 10
9.3 Intresse 10
9.4 Medlemsfunktion 10
9.5 Märkning 10
9.6 Personlogg 10
9.7 SMS-utskick 11
9.8 E-postutskick 11
