Version: Beslutsdatum: Framtagen av Diarienummer:
1.0 2013-12-06 Personalutv.enheten LSN-HSF13-351, PVN-HSF13-102 2.0 2015-06-15 Personalutv.enheten LSN-HSF15-0941,PVN15-0105
Dokumentnamn: Version: Dokumenttyp:
Rekrytering –rutin och stödjande material
3.0 Regler
Utfärdande förvaltning: Sökord: Giltig fr.o.m.
Hälso- och
sjukvårdsförvaltningen
Rekrytering, anställning 2015-09-14
Utfärdande enhet: Målgrupp: Giltig t.o.m.
Personalutvecklingsenheten Chefer inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen
2017-09-30
Framtagen av: Beslutad av: Diarienummer:
Arbetsgrupp inom
Personalutvecklingsenheten HSF Ansvarig för revidering:
Chef Personalutvecklingsenheten HSF
Jörgen Striem
Hälso- och sjukvårdschef
LS-LED15-1224 PVN15-0146
Rekrytering – rutin och stödjande material Landstinget Sörmland
Hälso- och sjukvårdsförvaltningen
Innehåll
Inledning ... 4
1. Delegation ... 4
2. Behovsanalys ... 4
3. Kravspecifikation ... 5
3.1 Reglerade yrken ... 5
3.2 Icke-reglerade yrken ... 5
4. Rekryteringsordning ... 6
4.1 Extern rekryteringsväg ... 6
4.2 Platsannonsering ... 6
5. Hantering av ansökningar ... 7
5.1 Den sökande återtar sin ansökan ... 7
5.2 Arbetsgivaren avbryter rekryteringen ... 7
6. Ansvar och kontroller vid anställning ... 7
6.1 Rekryteringsprotokoll ... 7
6.2 Kontroller som ska vara gjorda innan anställning ... 8
6.3 Befattningar med legitimationskrav s.k. reglerade yrken - gäller även när medarbetare anlitas via hyrbolag eller som konsult/uppdragstagare ... 9
6.3.1 Resultat av kontroll ... 10
6.4 Anställa läkare utan legitimation i enlighet med SOSFS 2000:6 ... 10
6.5 Befattningar inom psykiatrisk vård, vård av utvecklings-störda, vård av barn och ungdom eller tvångsvård av missbrukare. ... 12
6.6 Anlitande av konsult, uppdragstagare och inhyrd personal ... 13
7. Urvalsmetoder samt urval av sökande ... 13
7.1 Ansökningshandlingar ... 13
7.2 Anställningsintervju ... 14
7.2.1 Arbetsledande befattningar ... 15
7.3 Intervjufrågor och genomförande av intervju ... 15
7.4 Referenstagning ... 15
8. Slutbedömning ... 16
9. Anställningserbjudande, lönesättning och registrering i löne- och personalsystem ... 16
10. Kopia av anställningsavtal till facklig organisation ... 17
11. Arkivering av handlingar ... 17
Bilagor ... 18
Bilaga 1 Kravspecifikation ... 18
Bilaga 2 Rekryteringsprotokoll ... 18
Bilaga 3 Intervjuguide ... 18
Bilaga 4 Elektronisk guide för referenstagning ... 18 Bilaga 5 Brott- och misstankeregistret ... 18 Bilaga 6 Kontroll hos Socialstyrelsen och Inspektionsmyndigheten för Vård och omsorg (IVO) för befattningar med legitimationskrav, s.k. reglerade yrken ... 18 Bilaga 7 Kontroll hos Inspektionsmyndigheten för Vård och omsorg (IVO) vid
tillsättning av icke-legitimerade läkare enligt SOSFS 2000:6 ... 18
Inledning
Med rekryteringsprocess avses hela kedjan av händelser ifrån att det finns ett beslut om rekryteringsbehov till dess beslut om anställning har fattats.
All rekrytering ska utgå från en analys av verksamhetens behov.
I en rekryteringsprocess ska arbetsrättsliga lagar, avtal och riktlinjer följas.
Rekryteringarna ska också präglas av det synsätt och de värderingar som uttrycks i landstingets övergripande dokument inom personalområdet och målsättningarna för hälso- och sjukvården.
Anställande chef har huvudansvaret för själva rekryteringen, men det är många som är involverade i rekryteringsarbetet. Syftet med denna rutin är att alla som arbetar med rekrytering ska ha ett stöd som underlättar ett
strukturerat och kvalitetssäkrat arbetssätt.
Mer information finns i Budskapsplattform – rutiner för kommunikation om Landstinget Sörmland som arbetsgivare i rekryteringssammanhang.
1. Delegation
Det är viktigt att inledningsvis betona att det enbart är den som har delegation att anställa personal enligt delegationsordningen som kan ta ett beslut om anställning och skriva under anställningsbevis.
I detta dokument har vi valt att benämna chef med delegation enl. ovan
”anställande chef”. Om verksamhetschef utsett någon annan på enheten att handlägga anställningen ansvarar verksamhetschef för att den som fått i uppdrag att handlägga rekryteringen, anlita uppdragstagare eller anlita hyrpersonal arbetar enligt denna process och följer denna rutin.
2. Behovsanalys
Innan beslut om att en rekrytering ska genomföras ska behovet av
återbesättande eller nyrekrytering noggrant analyseras och andra möjligheter att lösa behovet prövas. Enhetens PA-konsult kan stödja anställande chef i detta.
Viktiga frågor som anställande chef bör analysera är:
Vilken kompetens krävs utifrån verksamhetens mål och uppdrag på kort och på lång sikt?
Finns det kända kommande verksamhetsförändringar som påverkar?
Finns säkerställd budgettäckning på kort och på lång sikt?
Finns möjlighet till omfördelning av såväl ekonomiska som personella resurser?
Finns det medarbetare som vill ha högre sysselsättningsgrad och som då kan lösa bemanningsbehovet utan nyrekrytering?
Finns krav om prövning i särskild ordning innan beslut tas?
Mer information finns i ”Rekrytering – Stödverktyg för omprövning av bemanning”
3. Kravspecifikation
När behovsanalysen är gjord upprättar anställande chef i samråd med enhetens PA-konsult en kravspecifikation för aktuell befattning. Det är den fastställda kravspecifikationen som ligger till grund för de krav som ska ställas oavsett om befattningen kommer att tillsättas internt eller externt.
En bra kravspecifikation ska belysa arbetet ur olika synvinklar. Den ska också tala om vilka kompetenskrav som ställs på arbetstagaren med utgångspunkt från nuvarande situation och med hänsyn tagen till framtida behov. Varje krav på kompetens, erfarenhet osv måste formuleras på saklig grund så att de är relevanta för den befattning som ska tillsättas. Det är också viktigt att formuleringen i kravspecifikationen är tydlig kring vad som är krav och vad som är meriterande eller önskvärt hos en sökande. Redan vid
upprättandet av en kravspecifikation är det viktigt att beakta diskriminerings- lagstiftningarna.
Kravspecifikationen
är vägledande vid diskussion gällande rekryteringsordningen och vid val av rekryteringsväg
styr utformning av annons
styr urval till anställningsintervju
styr upplägg och genomförande av anställningsintervju
styr upplägg av referenstagning
ligger till grund för beslut om anställning Exempel på kravspecifikation, bilaga 1.
Mer information finns i ”Rekrytering – stödverktyg i att utforma kravprofil och urvalskriterier.
3.1 Reglerade yrken
Inom svensk hälso- och sjukvård finns det 21 reglerade yrken som
Socialstyrelsen utfärdar legitimation eller kompetensbevis för: apotekare, arbetsterapeut, audionom, barnmorska, biomedicinsk analytiker, dietist, kiropraktor, logoped, läkare, naprapat, optiker, ortopedingenjör, psykolog, psykoterapeut, receptarie, röntgensjuksköterska, sjukgymnast,
sjukhusfysiker, sjuksköterska, tandhygienist och tandläkare. Alla de 21 yrkestitlarna är skyddade. Det innebär att de endast får användas av de som är legitimerade eller gör föreskriven praktisk tjänstgöring.
3.2 Icke-reglerade yrken
Befattningar inom icke-reglerade yrken i hälso- och sjukvården kan tillsättas utan krav på legitimation eller någon annan behörighet utfärdad av
Socialstyrelsen. Det är då enbart vårdgivaren och verksamhetschefen som avgör vilken kompetens som behövs för att en god och säker vård ska kunna bedrivas.
4. Rekryteringsordning
Med rekryteringsordning avses i vilken turordning val av rekryteringsväg kan göras. Vid varje enskild rekrytering ska anställande chef och enhetens PA- konsult, utifrån kompetensbehov och enligt nedan följande turordning, bedöma vilken rekryteringsväg som är tillämplig.
1. Omplacering inom det egna området/förvaltningen 2. Omplacering inom landstinget
3. Utökad sysselsättningsgrad för personal med deltidstjänstgöring inom arbetsstället
4. Företrädesberättigade enligt Lagen om anställningsskydd (LAS) 5. Matchning mot Landstingets interna arbetsförmedling ”Nya
möjligheter”
6. Intern och extern rekrytering
Rekryteringsordningen bestäms för varje enskild rekrytering. För att kunna se helheten, vara en attraktiv arbetsgivare och leva upp till de skyldigheter landstinget har som arbetsgivaren är det viktigt att anställande chef har en aktiv dialog med enhetens PA-konsult inför varje rekrytering.
4.1 Extern rekryteringsväg
Inför valet av extern rekryteringsväg är det viktigt att tänka på vilken målgrupp som söks. Den vanligaste externa rekryteringsvägen är platsannonsering, men även andra vägar kan vara värda att beakta som komplement för att nå önskat urval av arbetssökanden.
Direktutskick t.ex. till studerande, till personer inom aktuell yrkesgrupp eller via sökning i databaser
Sociala medier
Personliga kontakter
Öppet hus
Kontakt med arbetsförmedlingen 4.2 Platsannonsering
Platsannonsering är landstingets största mediala exponering.
Platsannonsering sker enligt Landstingets särskilda policy och utifrån den grafiska profilen. Alla köp av platsannonser, i såväl tryckt media som jobbsajter ska ske i samarbete med Hälso- och sjukvårdsförvaltningens personalutvecklingsenhet.
Om beslut tagits om att annonsering ska genomföras så är det innehållet i kravspecifikationen som ligger till grund för annonsen. Förutom krav och önskemål om kompetens bör annonsen även innehålla en beskrivning av verksamheten, arbetsplatsen, vem som lämnar upplysningar mm. Beakta jämställdhetsaspekten och de diskrimineringslagar som finns vid
utformningen av annonsen.
Anställande chef formulerar, med hjälp av enhetens PA-konsult, en annons baserad på kravspecifikationen.
Hälso- och sjukvårdsförvaltningens personalutvecklingsenhet färdigställer annonsen och ordnar annonsering i de media som valts. Om befattningen inte kan tillsättas genom matchning, kan anställande chef välja att enbart gå ut internt och annonsera på Insidan eller att gå ut både internt och externt. Vid extern annonsering sker det alltid på såväl vår externa webbplats som i Platsbanken.
För landstingets rutin vid platsannonsering, se ”Platsannonsering – Rutiner”
5. Hantering av ansökningar
Landstinget använder sig av verktyget Brand Management Center (BMC) som är ett IT-system för såväl annonsering som ansökning. Samtliga ansökningar görs via landstingets webbplats. Bekräftelse på inkommen ansökan skickas med automatik ut från BMC.
Vid ansökningstiden slut får anställande chef ett mail som påminner om att det finns ansökningshandlingar att hantera via BMC.
5.1 Den sökande återtar sin ansökan
Mot bakgrund av att annan person kan utge sig för att vara den sökande och återta ansökan bör handläggaren förvissa sig om att återtagandet är riktigt. Ett återtagande ska alltid ske skriftligt och e-post accepteras därför inte som ett giltigt sätt att återta ansökan. Återtagandet ska dokumenteras och skickas till Hälso- och sjukvårdsförvaltningens personalutvecklingsenhet så att det diarieförs i BMC.
5.2 Arbetsgivaren avbryter rekryteringen
I de fall arbetsgivaren avbryter tillsättningsförfarandet ska objektiva och godtagbara skäl anges till de sökande och samtliga sökande meddelas skriftligt om detta.
6. Ansvar och kontroller vid anställning
Anställande chef ansvarar för att rekryteringsprocessen är kvalitetssäkrad, att den som anställs har rätt kompetens och är lämplig i övrigt för arbetet samt att alla moment i rekryteringsprocessen och alla kontroller enl. denna rutin är korrekt genomförda.
Som grund för det fortsatta arbetet är det viktigt att ha en sammanfattande bild över de moment och kontroller som måste göras innan någon kan bli aktuell för tillsvidare-, visstids-, timanställning eller som uppdragstagare inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen.
6.1 Rekryteringsprotokoll
Alla kontroller dokumenteras i rekryteringsprotokoll, bilaga 2.
Rekryteringsprotokollet är en viktig checklista för att säkerställa att
kontroller enligt rekryteringsrutinen är fullgjorda innan beslut om anställning tas. Uppgifter från de särskilda kontrollerna förs in i protokollet där också uppgifter från referenstagning noteras.
Anställande chef ansvarar för att rekryteringsprotokoll upprättas för alla sökande som kallas till intervju.
Anställande chef ansvarar för att rekryteringsprotokollet skickas till
personalutvecklingsenheten för arkivering i personalakt när rekryteringen är slutförd. Anställande chef sparar kopia av rekryteringsprotokoll.
6.2 Kontroller som ska vara gjorda innan anställning
Innan muntligt löfte om anställning ges och anställningsbevis utfärdas ska nedanstående moment vara gjorda med gott resultat:
1. Vidimerade kopior av betyg över utbildningar (avgångsbetyg), examensbevis och tjänstgöringsbetyg ska vara inlämnade. Se vidare avsnitt 7.1.
2. Vid anställning till yrken med legitimationskrav (se avsnitt 3.1
”Reglerade yrken”): Vidimerad kopia på yrkeslegitimation utfärdad av Socialstyrelsen och i förekommande fall även kopia på
specialistbevis, specialistexamen ska vara inlämnade.
3. Intervju ska vara genomförd. Vid intervjun kontrolleras också personens identitet mot uppvisad id-handling. Se avsnitt 7.1 samt bilaga 3.
Vid anställning på arbetsledande befattningar ska de fackliga representanterna ges möjlighet att delta vid intervju, se avsnitt 7.2.1
”Arbetsledande befattningar”.
4. Referenstagning ska vara genomförd och dokumenterad.
Dokumentation sparas. Minst tre referenser från arbetssökandes tre senaste chefer ska ha genomförts. Har personen haft flera
anställningar under de senaste åren bör referenstagningen minst täcka de senaste 8-10 åren. Detta kan innebära att mer än tre referenser hos chefer måste tas. Referenstagningen ska också omfatta chef på nuvarande arbetsplats. Denne kontaktas först sedan den sökande informerats om detta. Referenstagningen kan kompletteras med andra referenser såsom exempelvis kollegor eller underställd personal.
Referenstagning ska genomföras även på personer som är känd av anställande chef samt på de som redan är anställda i Landstinget Sörmland.
Se vidare avsnitt 7.4 samt bilaga 4.
5. Vid tillsättning till befattningar som omfattas av
legitimationsbestämmelser (s.k. reglerade yrken) ska särskilda kontroller hos Socialstyrelsen och Inspektionen för vård och omsorg (IVO) vara genomförda (se avsnitt 6.3 samt bilaga 6).
Under vissa förutsättningar kan landstinget anställa icke-legitimerad läkare reglerat i SOSFS 2000:6, mer information om detta finns i avsnitt 6.4. Vid sådan anställning ska även kontroller genomföras som beskrivs i avsnitt 6.4. Vid anställning av icke-legitimerade läkare s.k.
även kontroll fullgöras enligt bilaga 7 hos IVO.
6. Om den sökande är från land utanför EU, även de som har av Socialstyrelsen utfärdad svensk yrkeslegitimation, måste uppvisa giltigt uppehålls- och arbetstillstånd innan anställning. Detta kontrolleras hos Migrationsverket.
7. Vid tillsättning av befattning eller förflyttning av medarbetare till befattningar inom psykiatrisk vård, beroendevård och vård av barn och ungdom kontrolleras medarbetarna mot brotts- och
misstankeregistret enligt särskild rutin. Se avsnitt 6.5 och bilaga 5.
8. Om befattningen kräver tillgång till körkort ska kontroll göras av att giltigt körkort finns och att korkortstillståndet inte är under utredning.
9. Kontrollera att den sökande inte blivit uppsagd på grund av personliga skäl eller avskedad från Landstinget Sörmland eller hos annan
arbetsgivare. Enhetens PA-konsult kan hjälpa till med kontroll gällande Landstinget Sörmland, övriga arbetsgivare kontrolleras i samband med referenstagningen.
10. Vid anställning till arbetsledande befattningar ska samråd med fackliga organisationerna fullgöras. Se avsnitt 7.2.1 ”Arbetsledande befattningar”.
11. Innan beslut om anställning fattas ska en helhetsbedömning göras utifrån kravspecifikationen. Anställande chef ansvarar för att ta
ställning till vilken av de sökande som är bäst lämpad för befattningen och som erbjuds anställning.
Om anställning erbjudits och det senare framkommer att gällande krav och behörighet ej uppfyllts är anställande chef ansvarig för anställningen som är bindande. Tänk på att ett muntligt erbjudande/överenskommelse är lika bindande som ett skriftligt det är därför viktigt att alla kontroller har gjorts innan diskussion om anställning fullföljs.
6.3 Befattningar med legitimationskrav s.k. reglerade yrken - gäller även när medarbetare anlitas via hyrbolag eller som konsult/uppdragstagare
Vid tillsättning till befattningar som omfattas av legitimationsbestämmelser sk reglerade yrken ska kontroller alltid göras hos Socialstyrelsen via mail till
hosp@socialstyrelsen.se och Inspektionsmyndigheten för Vård och Omsorg (IVO) via mail till kontrollavlegitimeradpersonal@ivo.se
Följande ska kontrolleras:
1. Att legitimationen är utfärdad samt att den inte är återkallad 2. Att personen ej har prövotid eller annat förbehåll utfärdat av
Socialstyrelsen
3. Om det finns begränsningar i förskrivningsrätten 4. Om någon disciplinpåföljd har utfärdats
5. Om utredning pågår
Socialstyrelsen svarar på frågor som gäller behörighet och IVO svarar på frågor gällande eventuella tillsyns- och klagomålsärenden.
Kontrollerna genomförs av anställande chef via e-post till Socialstyrelsen och IVO.
I bilaga 6 återfinns de frågor som ska ställas till resp. myndighet samt e- postadresser till dessa. Anställande chef ansvarar för att dessa kontroller görs.
6.3.1 Resultat av kontroll
Vid svar från Socialstyrelsen (HOSP) och IVO om att ärenden finns, ska handlingarna begäras ut. Om det av svaret framgår att det finns ärende på regional enhet måste den enheten kontaktas för vidare information.
Om uppgifter framkommer från Socialstyrelsen eller IVO som visar att personen är eller har varit föremål för åtgärd eller utredning, eller om annan tveksamhet uppstår ska anställande chef stämma av uppgifterna med
chefsläkare och överordnad chef innan eventuellt rekryteringsbeslut fattas.
Anställande chef ansvarar för beslutet.
Anställning är inte tillåtet om personen saknar giltig yrkeslegitimation utfärdad av Socialstyrelsen, har begränsningar i förskrivningsrätten, är satt under prövotid eller om utredning pågår.
Svaren från Socialstyrelsen och IVO ska sparas i personalakten.
I de fall beslut fattas att anställning inte ska erbjudas mot bakgrund av ovanstående, sparar anställande chef de handlingar som ligger till grund för det beslutet tillsammans med personens ansökningshandlingar.
6.4 Anställa läkare utan legitimation i enlighet med SOSFS 2000:6 För att arbeta som läkare i Sverige måste man ha svensk yrkeslegitimation utfärdad av Socialstyrelsen. Under vissa förutsättningar, fastställda av Socialstyrelsen (SOSFS 2000:6), får hälso- och sjukvårdsnämnd anställa läkare som inte har svensk legitimation utfärdad av Socialstyrelsen.
Bemyndigandet omfattar inte arbetsgivare inom privat bedriven hälso- och sjukvård.
I följande fall ska arbetsgivaren ansökan om särskilt förordnande hos Socialstyrelsen för att få anställa läkare utan legitimation
Anställning av medicine studerande som studerar i annat land än Sverige.
Anställning av den som har läkarexamen från icke nordiskt land (Sverige, Norge, Danmark, Färöarna, Grönland, Finland, Island).
Verksamhetschef ansvarar för att ansökan om särskilt förordnande skickas till Socialstyrelsen i god tid innan anställning är aktuell. Ansökan görs på
blankett som finns på Socialstyrelsen hemsida ”Ansökan om särskilt förordnande att utöva läkaryrket för icke legitimerad personal” Anställning kan inte ske förrän skriftligt beslut inkommit från Socialstyrelsen.
Kopia av beslutet från Socialstyrelsen om särskilt förordnande jämte underliggande handlingar ex. vis. kopia av utdrag ur läkarutbildningen och läkarexamen från icke-nordiskt land samt anställningsbeslutet ska skickas till Personalutvecklingsenheten för arkivering i personalakt. Verksamhetschef ansvarar för detta.
I följande fall prövas behörigheten av en hälso- och sjukvårdsnämnd (landstinget) i enlighet med SOSFS 2000:6 och arbetsgivaren behöver inte ansöka om särskilt förordnande hos Socialstyrelsen:
Den som avlagt läkarexamen i Sverige eller i ett annat nordiskt land (Norge, Danmark, Färöarna, Grönland, Finland eller Island). Om dessa villkor är uppfyllda får landstinget anställa läkaren för allmäntjänstgöring (AT) eller med ett vikariatsförordnande.
Detta innebär att kopia av läkarexamen ska lämnas in innan anställning kan ske. En kopia av läkarexamen skickas tillsammans med anställningsbeslutet till Personalutvecklingsenheten för arkivering i personalakt och en kopia sparas av verksamhetschef.
Verksamhetschef ansvarar för detta.
Den som genomgått utländsk utbildning och enligt ett särskilt beslut av Socialstyrelsen fullgör provtjänstgöring under sex månader får anställas med ett vikariatsförordnande under handledning.
Detta innebär att kopia av läkarexamen samt kopia av Social- styrelsens skriftliga beslut om provtjänstgöring ska lämnas in innan anställning kan ske. En kopia av läkarexamen och Socialstyrelsens skriftliga beslut skickas tillsammans med anställningsbeslutet till Personalutvecklingsenheten för arkivering i personalakt och en kopia av handlingarna sparas av verksamhetschef. Verksamhetschef
ansvarar för detta.
Den som genomgår medicinsk grundutbildning vid en svensk fakultet och har fullbordat studier till och med den nionde terminen med godkända kurser och prov får anställas med ett vikariatsförordnande under handledning. Om vikariatet avser ett ämne som den studerande genomgår efter nionde terminen, krävs godkänd kurs och godkända prov även i detta ämne. Anställning av medicine studerande i
primärvården är inte tillåtet. Vad som avses med primärvård framgår av 5 § första stycket hälso- och sjukvårdslagen (1982:763).
Detta innebär att kopia av utdrag från läkarprogrammet som visar att villkoren för anställning är uppfyllda ska lämnas in innan anställning kan ske. En kopia av dessa handlingar skickas tillsammans med anställningsbeviset till Personalutvecklingsenheten för arkivering i personalakt och en kopia sparas av verksamhetschef.
Verksamhetschef ansvarar för detta.
Den som av Socialstyrelsen fått ett beslut om att fullgöra
allmäntjänstgöring (AT) som villkor för legitimation får anställas som läkare för allmäntjänstgöring (AT) eller med ett vikariatsförordnande.
Detta innebär att kopia av läkarexamen samt kopia av skriftligt beslut från Socialstyrelsen om att få fullgöra AT som villkor för legitimation ska lämnas in innan anställning kan ske. En kopia av läkarexamen och det skriftliga beslutet från Socialstyrelsen skickas tillsammans med anställningsbeviset till Personalutvecklingsenheten för arkivering i personalakt och en kopia av handlingarna sparas av verksamhetschef.
Verksamhetschef ansvarar för detta.
Vid tillsättning av icke-legitimerade läkare ska kontroll göras hos Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) som svarar på frågor gällande eventuella tillsyns- och klagomålsärenden. Frågorna som ska ställas till IVO finns sammanställda i bilaga 7. Kontrollerna genomförs av anställande chef via e-post till IVO.
För hantering av resultat av kontrollen se avsnitt 6.3.1.
6.5 Befattningar inom psykiatrisk vård, vård av utvecklings- störda, vård av barn och ungdom eller tvångsvård av
missbrukare.
Inför tillsättning och omflyttning till befattningar inom psykiatrisk vård, vård av utvecklingsstörda, vård av barn och ungdom eller tvångsvård av
missbrukare ska utdrag ur Belastnings- och Misstankeregistret alltid göras.
Detta görs med stöd av SFS 1999: 1134 samt SFS 1999: 1135.
Det är först när vi som arbetsgivare bestämt vem vi har för avsikt att anställa som vi begär registerutdrag. Vid tillsättning till befattningar inom dessa verksamheter ska vi informera i både annons och vid intervjutillfälle att dessa kontroller genomförs innan beslut om anställning tas.
Om registerutdrag påvisar brott alternativt misstanke om brott kontaktas personalchefen för ställningstagande om fortsatt handläggning, se bilaga 5.
Kontroller mot registret utförs enligt särskild rutin av de PA-konsulter på Hälso- och sjukvårdsförvaltningens personalutvecklingsenhet som fått delegation att göra detta.
Se särskild rutin, bilaga 5. Anställande chef ansvarar för att kontrollen sker.
6.6 Anlitande av konsult, uppdragstagare och inhyrd personal Vid anlitande av konsult och uppdragstagare gäller även, utöver beskrivet förfarande, att konsulten ska lämna kopia på giltig F-skattsedel för aktuellt uppdragsår.
Medarbetare/anställda inom Landstinget Sörmland får ej anlitas som konsult/uppdragstagare.
Innan anlitande av konsult, uppdragstagare och inhyrd personal ska avstämning ske så att anlitande sker i enlighet med Lagen om
Offentligupphandling och i enlighet med de ramavtal som Landstinget tecknat. Detta görs via kontakt med landstingets inköpsenhet. Tänk på att före anlitande av inhyrd personal ska dispens ansökas hos och beviljas av divisionschef enligt särskilt ledningsbeslut Dispenser för inhyrd personal inom Hälso-och sjukvården.
Avtalen finns i Landstingets Avtalsdatabas på Landstingets Intranät. Där finns en beskrivning av hur avrop görs och i vilken ordning avrop ska göras mellan leverantörerna
Bestämmelser finns i ramavtalen om att den personal som företagen förmedlar inte får ha varit anställd i Landstinget Sörmland de senaste sex månaderna innan tjänstgöring påbörjas.
7. Urvalsmetoder samt urval av sökande
Urval bland de sökande sker utifrån den uppställda kravspecifikationen (bilaga 1). Genom att utgå från kravspecifikationen under hela
urvalsprocessen säkras kvaliteten i rekryteringen och risken för exempelvis diskriminering minskar. Anställande chef ansvarar för att ett urval görs och kan få stöd i detta arbete genom att vända sig till enhetens PA-konsult för diskussion kring urvalet.
Vid urval till chefsbefattningar deltar PA-konsult i hela rekryterings- processen.
Det finns flera metoder att använda sig av för att få så mycket kunskap som möjligt om en arbetssökandes kvalifikationer och lämplighet för jobbet.
Ansökningshandlingar med betygskopior, tjänstgöringsbetyg,
yrkeslegitimation etc., CV, intervju och referenstagning är de instrument som alltid ska användas.
7.1 Ansökningshandlingar
Inkommen information om de sökande i form av personligt brev, CV och betyg från utbildningar och tidigare tjänstgöring, bevis om yrkeslegitimation utfärdad av Socialstyrelsen och andra dokument ligger till grund för det första urvalet. För att kunna göra ett bra urval är det viktigt att dessa handlingar finns tillgängliga redan från början. Därför begär vi normalt vid ansökningstillfället att den sökande ska skicka med alla handlingar som den sökande vill åberopa för tillsättningen.
Alla uppgifter som finns med i CV ska säkerställas med vidimerade kopior (alternativt uppvisas i original som kopieras) av examina, tjänstgöringsbetyg osv. Många av de yrken vi rekryterar till har s.k. skyddad yrkestitel där det är obligatoriskt med yrkeslegitimationer utfärdade av Socialstyrelsen.
Granskning av materialet görs med utgångspunkt från uppsatt
kravspecifikation. Det är viktigt att urvalet av sökande sakligt kan hänföras till den upprättade kravspecifikationen.
I detta skede av urvalsarbetet är det exempelvis viktigt att upptäcka
eventuella ”tidsglapp” där den sökande ej noterat studier, arbete eller annan aktivitet. Det är mycket viktigt att ta upp detta med den sökande om den når urval för intervju och referenstagning.
Noteringar om genomgång av ansökningshandlingar mm noteras i rekryteringsprotokoll, bilaga 2. Rekryteringsprotokollet upprättas för de sökande som kallas till intervju.
7.2 Anställningsintervju
Intervjun har stor betydelse som instrument vid urval. Att planera och genomföra en strukturerad urvals- och bedömningsintervju kräver kunskap och erfarenhet för att kunna ställa rätt frågor och använda den information intervjun har gett. Kontakta gärna enhetens PA-konsult för stöd inför och under intervjun.
Intervjun har flera målsättningar, att få så mycket information som möjligt från den sökande och informera den sökande så att hon/han kan bilda sig en uppfattning om arbetet och arbetsplatsen. Intervjun ska också ge ett positivt intryck av Landstinget Sörmland även om den sökande inte får arbetet.
Intervjun ska vara väl planerad. Frågeställningar utifrån kravspecifikationen som är viktiga för bedömningen av den sökandes lämplighet ska vara förberedda. Alla intervjuer i samma anställningsärende ska utformas på likartat sätt och genomföras av samma intervjuare. För att skapa en
avslappnad miljö bör antalet intervjuare inte vara fler än två till tre personer vid samma tillfälle. Skulle det visa sig att man blir många som ska intervjua är det bättre att dela upp sig i olika grupper, t.ex. arbetsgivare för sig, blivande kollegor för sig och fackliga representanter för sig.
Målet är att genomföra intervjun så objektivt som möjligt och först därefter dra slutsatser, därför är det viktigt att de som intervjuar har distans till sina egna ställningstaganden i intervjusituationen. Detta innebär att intervjuaren måste agera så att alla sökande får samma bemötande och möjlighet.
De sökande kallas till intervju per telefon vilket ger ett mer personligt intryck av oss som arbetsgivare och ger den sökande möjlighet att ställa frågor inför intervjun. I samband med detta bör de sökande informeras om hur lång tid som är avsatt för intervjun och vilka personer/grupper de kommer att träffa.
De sökande ska uppmanas att ta med giltig identitetshandling samt betyg/intyg i original alternativt vidimerade kopior om inte detta redan är
inlämnat. Vid intervjutillfället ska den sökande att kunna uppge referenspersoner.
I BMC finns möjlighet att lägga upp intervjutider där de sökande själva kan boka in tid för intervju, vilket kan användas i de rekryteringsärenden där detta anses lämpligt.
7.2.1 Arbetsledande befattningar
Vid intervjuer till arbetsledande befattningar ska enhetens PA-konsult medverka. De fackliga representanterna ska alltid ges möjlighet att delta vid intervju och samråd enl. samrådsavtalet ska genomföras innan tillsättning sker.
7.3 Intervjufrågor och genomförande av intervju
Inför intervjun är det viktigt att förbereda vilka frågor som är relevanta utifrån kravspecifikationen och den sökandes ansökningshandlingar.
I bilaga 3 finns en intervjuguide som innehåller exempel på intervjuupplägg och frågor att ställa under intervjun.
7.4 Referenstagning
Referenstagningen är viktigt för att kontrollera och komplettera den
sökandens egna uppgifter om sig själv och de uppgifter man hittills har om den sökande. Genom referenstagning får man bekräftelse eller dementi på de resultat man själv kommit fram till, men också kompletterande uppgifter beträffande den sökandes kompetens och personlighet.
Det är viktigt att ta referenser även på sökande som är känd sedan tidigare t.ex. genom tidigare anställning, som medarbetare på annan enhet eller på annat sätt. Referenstagning ska således också göras på de som redan är anställda i Landstinget Sörmland.
Referenstagning ska göras enligt avsnitt 6.2 punkt 4.
I referenstagningen är det viktigt att utgå från såväl kravspecifikationen som det som framkommit under intervjun. Det är därför viktigt att den som tar referenser deltagit vid intervjuerna och att det är samma person från arbetsgivarsidan som ringer samtliga referenter per sökande. Beakta referentens relation till den sökande.
I bilaga 4 finns en guide för referenstagning med exempel på frågor. Guiden är gjord som en elektronisk blankett där det är möjligt att göra
anteckningarna direkt i datorn.
Anteckningar från referenstagning ska sparas hos anställande chef.
Anteckningarna ska utöver sakinnehåll redovisa vem som tagit respektive lämnat referenser (namn och funktion) samt datum. Uppgift om
referenstagning ska också föras in i rekryteringsprotokollet.
Rekryteringsprotokollet för den person som sedan anställs ska sparas i personalakten.
8. Slutbedömning
Innan anställande chef beslutar om anställning görs en helhetsbedömning av den information som framkommit. Informationen stäms av mot den
uppställda kravspecifikationen. Därefter tar anställande chef, efter samråd med övriga berörda personer på enheten som deltagit i intervjuerna, ställning till vilken av de sökande som är bäst lämpad för befattningen.
9. Anställningserbjudande, lönesättning och registrering i löne- och personalsystem
Tänk på att ett muntligt erbjudande/överenskommelse är lika bindande som ett skriftligt. Därför är det viktigt att tänka på hur diskussionerna förs med den sökande innan ett erbjudande om anställning ges.
Innan en diskussion om lönevillkor genomförs görs en bedömning av lönenivå och lönesättning enligt landstingets rutiner. Kontakta enhetens PA- konsult för avstämning av lämplig lönenivå innan erbjudande ges till sökande.
Därefter kontaktas den sökande för erbjudande om anställning,
tillträdesdatum och lön. Kommer anställande chef och sökande inte överens går chefen vidare och fattar beslut att erbjuda annan sökande anställning.
När överenskommelsen är klar sker registreringar i lönesystemet enligt gällande arbetsordning och anställningsavtal skrivs ut.
Det är viktigt att anställningen inte tillträdes förrän anställningsavtalet är undertecknat av båda parter. Anställande chef ansvarar för att bevaka att undertecknat anställningsavtal inkommer.
Anställande chef tar muntlig kontakt med övriga som varit på
anställningsintervju och meddelar att annan sökande erhållit anställningen.
Anställande chef meddelar Hälso- och sjukvårdsförvaltningen
personalutvecklingsenhet när tjänsten är tillsatt och av vem samt vilka sökande som varit på intervju så att detta noteras i BMC.
Personalutvecklingsenheten avslutar ärendet i BMC. Ett meddelande kommer då att skickas via BMC till de som inte fått tjänsten där landstinget tackar för visat intresse.
10. Kopia av anställningsavtal till facklig organisation
Enligt lag- och avtalsstöd ska kopia av anställningsavtal skickas till berörda fackförbund vid provanställning och visstidsanställning. Inom Landstinget Sörmland har arbetsgivaren och Centrala verksamhetsrådet (CVR) enats om att kopia på samtliga anställningsavtal ska skickas till de fackförbund som har verksamhetsområde där anställningen sker.
Anställande chef ansvarar för att kopia av anställningsavtal mailas till berörd facklig organisation. Det räcker att anställningsavtalet är underskrivit av chef.
E-postadresser till facken framgår av dokument ”Kopia av anställningsavtal till facklig organisation – Rutin”, vilket finns i landstingets Personalhandbok.
11. Arkivering av handlingar
Ansökningshandlingar mm (se nedan) för den medarbetare som tillsatts sänds till enhetens PA-konsult på Hälso- och sjukvårdsförvaltningens
personalutvecklingsenhet, för upprättande av personalakt.
Utskrift av ansökningsbrev och CV ur BMC tillsammans med kompletterande kopior på betyg, intyg samt det av anställande chef
upprättade rekryteringsprotokollet arkiveras i personalakten på Hälso- och sjukvårdsförvaltningens personalutvecklingsenhet. Där arkiveras även ett av de två originalen av anställningsbeviset/-kontraktet.
Anställande chef ansvarar för att dessa handlingar och övriga handlingar enligt de kontroller som beskrivs i avsnitt 6 överlämnas till
Personalutvecklingsenheten för arkivering i personalakt.
Ansökningshandlingarna för alla sökande till en befattning sparas i BMC i två år så att anställande chef i händelse av att diskriminering åberopas kan gå tillbaka och motivera sitt urval med hjälp av bl. a. dessa handlingar.
Bilagor
Bilaga 1 Kravspecifikation Bilaga 2 Rekryteringsprotokoll Bilaga 3 Intervjuguide
Bilaga 4 Elektronisk guide för referenstagning Bilaga 5 Brott- och misstankeregistret
Bilaga 6 Kontroll hos Socialstyrelsen och Inspektionsmyndigheten för Vård och omsorg (IVO) för befattningar med legitimationskrav, s.k.
reglerade yrken
Bilaga 7 Kontroll hos Inspektionsmyndigheten för Vård och omsorg (IVO) vid tillsättning av icke-legitimerade läkare enligt SOSFS 2000:6
