Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2015-02-17
Claes Enzell Sidan 1 av 2
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2015/0018 KS-1 Diariekod:
Kommunstyrelsen
Förslag till åtgärdsplan för att säkerställa hanteringen av skolornas konton i Google Apps
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
• Kommunstyrelsen godkänner åtgärdsplanen för hanteringen av skolornas konton i Google Apps i enlighet med
kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2015-02-17.
• Kommunstyrelsen överlämnar åtgärdsplanen till barn- och ungdomsnämnden
Sammanfattning
Kommunstyrelsen gav 2014-12-17 kommunledningskontoret i uppdrag att redovisa en åtgärdsplan för att säkerställa hanteringen av skolornas konton i Google Apps.
Bakgrund
Under höstlovet 2014 påbörjades en så kallad migrering av konton i skolornas lär- och samarbetsmiljö, Google Apps. Google Apps konton för elever och lärare har varit knutna till två skilda Google Apps
miljöer/domäner, elev.sollentuna.se och edu.sollentuna.se. Migreringen slår samman dessa miljöer och samlar alla användare, elever och lärare, i samma Google Apps miljö (edu.sollentuna.se). Skälen var bl.a. att:
● få tillgång till nya tjänster i Google Apps
● förenkla delning av resurser, mellan lärare och elever, i Google Apps Migreringen misslyckades delvis vilket under en period störde
undervisningen. Bl.a. kunde en del elever och lärare inte komma åt sina dokument
Förbättrad projekthantering inom barn- och utbildningskontoret För kommande IT-projekt gällande bl.a. Google Apps föreslås följande förbättrande åtgärder:
• Utarbeta en informationsplan med tydlig information för olika grupper. Olika grupper behöver olika typer av info.
Informationsplanen säkerställer också att informationen är mottagen och accepterad. Detta uppnåddes endast delvis vid projektet hösten 2014.
Godkänt dokument, 2015-03-03, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2015-02-17
Dnr 2015/0018 KS-1 Sidan 2 av 2
• Få ett accept från rektorsgruppen om kommunikationsplan,
projektdirektiv och projektplan. Detta uppnåddes endast delvis vid projektet hösten 2014.
• Mer noggrann utvärdering av leverantören, bl.a. hur en ev. roll-back- plan (en plan för att återgå till ursprungsläge vid problem) ska hanteras. Detta uppnåddes endast delvis vid projektet hösten 2014.
• Mer strukturerad projekthantering och upprättande av:
o Projektdirektiv o Projektplan
o Testplan, testmiljö och roll-backplan o Övergång från projekt till förvaltning
Förbättrad förvaltningsorganisation för Google Apps
Nedanstående tabell beskriver på ett övergripande sätt vem som ansvarar för vad gällande kontohantering i Google Apps. Processen är genomgången och verifierad med respektive ansvarig person. Ansvariga personer vet sitt ansvar. Elevhanteringen med koppling till IT-konton fungerar effektivt och säkert.
Process Ansvarig System
Ansvar för e-tjänsten där föräldrar söker skola för sina barn, elever byter skola etc. Ansvarar att kopplingen mellan e-tjänst och Hypernet fungerar.
Förvaltningsledare
Anita Charlson Bergkvist, barn- och utbildningskontoret
Hypernet
Ansvar för elevhanteringen i Extens och kopplingen mellan Hypernet och Extens.
Förvaltingsledare
Anita Charlson Bergkvist, barn- och utbildningskontoret
Extens
Ansvar för kontohanteringssystemet FIM och att kontohanteringen
fungerar från Extens, via FIM och till Google Apps.
Förvaltningsledare IT Andreas Husman
FIM och plug- in
Ansvar för Google Apps och att information om förändringar i Google APPS meddelas berörda parter.
Förvaltningsledare Lars Glimbert, barn- och utbildningskontoret
Google Apps
Katarina Kämpe Claes Enzell
Kommundirektör IT-chef
Godkänt dokument, 2015-03-03, Katarina Kämpe
