protokoll
Sammanträdesdatum 2015-03-16
Sidan 1 av 2
§55/2015 Dnr 2014/0194 KS-19 Diariekod: 034
Arkiv- och dokumenthantering vid kommunens grundskolor
I ärendet föreligger tjänsteutlåtande 2015-01-28 från kommunledningskontoret.
Sammanfattning
I enlighet med 7§ arkivlagen har kommunarkivarien under 2014 och januari 2015 genomfört tillsynsbesök vid kommunens samtliga grundskolor.
Resultatet från tillsynsbesöken sammanfattas i kommunarkivets rapport från tillsynsbesök vid kommunens grundskolor (bilaga 1). V i d tillsynen har en del brister i arkivvården och dokumenthanteringen konstaterats. Det gäller registreringen av allmänna handlingar, efterlevnaden av dokument-
hanteringsplanen samt förvaringen av allmänna handlingar.
Kommunstyrelsen föreslås därför i sin egenskap som kommunens arkivmyndighet ålägga barn- och ungdomsnämnden att tillse att bristerna rättas t i l l . Då dokumenthanteringsplanen för grundskolan har visat sig vara föråldrad föreslås också barn- och utbildningsnämnden åläggas att tillse att planen uppdateras.
Arbetsutskottets förslag
Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
1. Barn- och ungdomsnämnden och Rösj östyre Isen åläggs att tillse att dokumenthanteringsplanen för grundskolan uppdateras senast den 1 j u l i 2016.
2. Barn- och ungdomsnämnden och Rösj östyre Isen åläggs att tillse att en utredning genomförs senast den 1 j u l i 2016 som syftar till att redovisa hur man avser att komma t i l l rätta med den bristfälliga registreringen av allmän handling hos skolorna.
3. Barn- och ungdomsnämnden åläggs att senast den 31 december 2015 tillse att de handlingar som har överenskommits med respektive skola och som ska bevaras, levereras till kommunarkivet.
4. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen åläggs att tillse att brandsäkra dokumentskåp inköps till de skolor som idag saknar möjlighet att förvara arkivhandlingar brandskyddat.
Överläggning i kommunstyrelsen
Freddie Lundqvist (S) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag.
Sammanträdesdatum 2015-03-16
Sidan 2 av 2
Proposition
Ordförande Douglas Lithborn (M) frågar om kommunstyrelsen bifaller förslaget. Kommunstyrelsen bifaller förslaget.
Kommunstyrelsens beslut
1. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen åläggs att tillse att dokumenthanteringsplanen för grundskolan uppdateras senast den 1 j u l i 2016.
2. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen åläggs att tillse att en utredning genomförs senast den 1 j u l i 2016 som syftar t i l l att redovisa hur man avser att komma till rätta med den bristfälliga registreringen av allmän handling hos skolorna.
3. Barn- och ungdomsnämnden åläggs att senast den 31 december 2015 tillse att de handlingar som har överenskommits med respektive skola och som ska bevaras, levereras till kommunarkivet.
4. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen åläggs att tillse att brandsäkra dokumentskåp inköps till de skolor som idag saknar möjlighet att förvara arkivhandlingar brandskyddat.
Beslutsexpediering:
Akt
Arkivarie Annika Holmberg Barn- och ungdomsnämnden Rösjöstyrelsen
Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.
protokoll Sy Kommunstyrelsen
Sammanträdesdatum 2015-03-16
Sidan 1 av 2
§54/2015 Dnr 2015/0018 KS-1
Atgärdsplan för att säkerställa hanteringen av skolornas konton i Google Apps
I ärendet föreligger tjänsteutlåtande 2015-02-17 från kommunledningskontoret.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen gav 2014-12-17 kommunledningskontoret i uppdrag att redovisa en åtgärdsplan för att säkerställa hanteringen av skolornas konton i Google Apps.
Arbetsutskottets förslag
Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
1. Kommunstyrelsen godkänner åtgärdsplanen för hanteringen av skolornas konton i Google Apps i enlighet med
kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2015-02-17.
2. Kommunstyrelsen överlämnar åtgärdsplanen till barn- och ungdomsnämnden
Överläggning i kommunstyrelsen
Freddie Lundqvist (S) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag.
Proposition
Ordförande Douglas Lithborn ( M ) frågar om kommunstyrelsen bifaller arbetsutskottets förslag. Kommunstyrelsen bifaller förslaget.
Kommunstyrelsens beslut
1. Kommunstyrelsen godkänner åtgärdsplanen för hanteringen av skolornas konton i Google Apps i enlighet med
kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2015-02-17.
2. Kommunstyrelsen överlämnar åtgärdsplanen till barn- och
ungdomsnämnden
Beslutsexpediering:
Akt
IT-chef Claes Enzell
Barn- och ungdomsnämnden
Sammanträdesdatum 2015-03-16
Sidan 2 av 2
Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.
Kommunledningskontoret
2015-02-17
Claes Enzell Sidan 1 av 2
Dnr 2015/0018 KS-1 Kommunstyrelsen Diariekod:
Förslag till åtgärdsplan för att säkerställa hanteringen av skolornas konton i Google Apps
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
• Kommunstyrelsen godkänner åtgärdsplanen för hanteringen av skolornas konton i Google Apps i enlighet med
kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2015-02-17.
• Kommunstyrelsen överlämnar åtgärdsplanen till barn- och ungdomsnämnden
Sammanfattning
Kommunstyrelsen gav 2014-12-17 kommunledningskontoret i uppdrag att redovisa en åtgärdsplan för att säkerställa hanteringen av skolornas konton i Google Apps.
Bakgrund
Under höstlovet 2014 påbörjades en så kallad migrering av konton i skolornas lär- och samarbetsmiljö, Google Apps. Google Apps konton för elever och lärare har varit knutna till två skilda Google Apps
miljöer/domäner, elev.sollentuna.se och edu.sollentuna.se. Migreringen slår samman dessa miljöer och samlar alla användare, elever och lärare, i samma Google Apps miljö (edu.sollentuna.se). Skälen var bl.a. att:
• fa tillgång till nya tjänster i Google Apps
• förenkla delning av resurser, mellan lärare och elever, i Google Apps Migreringen misslyckades delvis vilket under en period störde
undervisningen. Bl.a. kunde en del elever och lärare inte komma åt sina dokument
Förbättrad projekthantering inom barn- och utbildningskontoret För kommande IT-projekt gällande bl.a. Google Apps föreslås följande förbättrande åtgärder:
• Utarbeta en informationsplan med tydlig information för olika grupper. Olika grupper behöver olika typer av info.
Informationsplanen säkerställer också att informationen är mottagen
och accepterad. Detta uppnåddes endast delvis vid projektet hösten
2014.
2015-02-17
Dnr 2015/0018 KS-1 Sidan 2 av 2
• Få ett accept från rektorsgruppen om kommunikationsplan, projektdirektiv och projektplan. Detta uppnåddes endast delvis vid projektet hösten 2014.
• Mer noggrann utvärdering av leverantören, bl.a. hur en ev. roll-back- plan (en plan för att återgå till ursprungsläge vid problem) ska hanteras. Detta uppnåddes endast delvis vid projektet hösten 2014.
• Mer strukturerad projekthantering och upprättande av:
o Projektdirektiv o Projektplan
o Testplan, testmiljö och roll-backplan o Övergång från projekt till förvaltning
Förbättrad förvaltningsorganisation för Google Apps
Nedanstående tabell beskriver på ett övergripande sätt vem som ansvarar för vad gällande kontohantering i Google Apps. Processen är genomgången och verifierad med respektive ansvarig person. Ansvariga personer vet sitt ansvar. Elevhanteringen med koppling t i l l IT-konton fungerar effektivt och säkert.
Process Ansvarig System
Ansvar för e-tjänsten där föräldrar söker skola för sina barn, elever byter skola etc. Ansvarar att kopplingen mellan e-tjänst och Hypernet fungerar.
Förvaltningsledare
Anita Charlson Bergkvist, barn- och utbildningskontoret
Hypernet
Ansvar för elevhanteringen i Extens och kopplingen mellan Hypernet och Extens.
Förvaltingsledare
Anita Charlson Bergkvist, barn- och utbildningskontoret
Extens
Ansvar för kontohanteringssystemet F I M och att kontohanteringen fungerar från Extens, via F I M och t i l l Google Apps.
Förvaltningsledare I T Andreas Husman
FIM och plug- in
Ansvar för Google Apps och att information om förändringar i Google APPS meddelas berörda parter.
Förvaltningsledare Lars Glimbert, barn- och utbildningskontoret
Google Apps
Katarina Kämpe Kommundirektör
Claes Enzell IT-chef
Kommunledningskontoret
2014-11-24 Mona Birgetz Sidan 1 av 2
Dnr 2014/0638 KS-1 Kommunstyrelsen Diariekod: 143
Reviderade Regler för lönepåverkande faktorer i Sollentuna kommun
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen föreslår fullmäktige besluta följande:
• Fullmäktige antar reviderade Regler för lönepåverkande faktorer i enlighet med bilaga till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2014-11-24.
• T i l l kommunens bolag Sollentuna Energi A B , A B Sollentunahem och A B SOLOM meddelas att de ska anta Regler för
lönepåverkande faktorer enligt kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2014-11-24.
Sammanfattning
För att skapa en samstämmighet mellan personalpolicy och lönepåverkande faktorer revideras tidigare Riktlinjer för lönepåverkande faktorer i enlighet med Reviderade Regler för lönepåverkande faktorer.
Tidigare Riktlinjer för lönepåverkande faktorer antagen 2008-10-14 föreslås ersättas med styrdokument" Regler för lönepåverkande faktorer" och
därmed införas i Sollentuna författningssamling.
Bakgrund
Kommunledningskontoret har som ett led i arbetet med att stärka bilden av Sollentuna kommun som en stimulerande och attraktiv arbetsplats utarbetat en ny personalpolicy som antogs av kommunfullmäktige 2014-06-16.
Sollentuna kommuns personalpolicy är ett övergripande styrdokument som gäller för kommunens samtliga arbetsplatser. Den tydliggör vilka krav och förväntningar som ställs på medarbetare och chefer i kommunen.
För att skapa en samstämmighet mellan personalpolicyn och
lönepåverkande faktorer revideras tidigare Riktlinjer för lönepåverkande faktorer i enlighet med Reviderade Regler för lönepåverkande faktorer.
De lönepåverkande faktorerna utgår från följande rubriker:
2014-11-24
Dnr 2014/0638 KS-1 Sidan 2 av 2
• Resultat
• Utveckling
• Samarbete
• Bemötande
• Ledarskap (för chefer)
Kommunens lönepolitik ska främja måluppfyllelse och bidra till att kommunen kan rekrytera, behålla och utveckla kompetenta medarbetare.
Lönepolitiken måste vara konsekvent och väl förankrad för att lönesättningen ska stimulera till goda arbetsresultat.
Tillämpningsanvisningar kommer att utarbetas av personalavdelningen.
Katarina Kämpe Mona Birgetz
Kommundirektör Personalchef
Bilaga 1: Förslag till Regler för lönepåverkande faktorer.
Bilaga 2: Nu gällande Riktlinjer för lönepåverkande faktorer i Sollentuna kommun.
Diariekod: 143
Reviderade Regler för lönepåverkande faktorer i Sollentuna kommun
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen föreslår fullmäktige besluta följande:
• Fullmäktige antar reviderade Regler för lönepåverkande faktorer i enlighet med bilaga till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2014-11-24.
• T i l l kommunens bolag Sollentuna Energi A B , A B Sollentunahem och A B SOLOM meddelas att de ska anta Regler för
lönepåverkande faktorer enligt kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2014-11-24.
Sammanfattning
För att skapa en samstämmighet mellan personalpolicy och lönepåverkande faktorer revideras tidigare Riktlinjer för lönepåverkande faktorer i enlighet med Reviderade Regler för lönepåverkande faktorer.
Tidigare Riktlinjer för lönepåverkande faktorer antagen 2008-10-14 föreslås ersättas med styrdokument" Regler för lönepåverkande faktorer" och
därmed införas i Sollentuna författningssamling.
Bakgrund
Kommunledningskontoret har som ett led i arbetet med att stärka bilden av Sollentuna kommun som en stimulerande och attraktiv arbetsplats utarbetat en ny personalpolicy som antogs av kommunfullmäktige 2014-06-16.
Sollentuna kommuns personalpolicy är ett övergripande styrdokument som gäller för kommunens samtliga arbetsplatser. Den tydliggör vilka krav och förväntningar som ställs på medarbetare och chefer i kommunen.
För att skapa en samstämmighet mellan personalpolicyn och
lönepåverkande faktorer revideras tidigare Riktlinjer för lönepåverkande faktorer i enlighet med Reviderade Regler för lönepåverkande faktorer.
De lönepåverkande faktorerna utgår från följande rubriker:
¥ § y Kommunledningskontoret
Mona Birgetz
2014-11-24 Sidan 1 av 2
Dnr 2014/0638 KS-1 Kommunstyrelsen
2014-11-24
Dnr 2014/0638 KS-1 Sidan 2 av 2
• Resultat
• Utveckling
• Samarbete
• Bemötande
• Ledarskap (för chefer)
Kommunens lönepolitik ska främja måluppfyllelse och bidra till att kommunen kan rekrytera, behålla och utveckla kompetenta medarbetare.
Lönepolitiken måste vara konsekvent och väl förankrad för att lönesättningen ska stimulera t i l l goda arbetsresultat.
Tillämpningsanvisningar kommer att utarbetas av personalavdelningen.
Katarina Kämpe Mona Birgetz
Kommundirektör Personalchef
Bilaga 1: Förslag till Regler för lönepåverkande faktorer.
Bilaga 2: Nu gällande Riktlinjer för lönepåverkande faktorer i Sollentuna kommun.
FÖRFATTNINGSSAMLING
Riktlinjer för
lönepåverkande faktorer i Sollentuna kommun
Antagna av kommunstyrelsen 2008-10-08, § 127
Kommunens lönepolitik ska främja måluppfyllelse och bidra till att kommunen kan rekrytera, behålla och utveckla kompetenta medarbetare.
Lönepolitiken måste vara konsekvent och väl förankrad för att
lönesättningen ska fungera som ett incitament för effektivitet och kvalité.
För att individuell lön ska fungera som styrmodell måste lönekriterier utformas utifrån det uppdrag och de mål som är aktuella för verksamheten.
Det är av yttersta vikt att lönepåverkande faktorer arbetas fram på respektive arbetsplats. Medarbetarsamtal och lönesamtal skapar förutsättningar för chefen att diskutera och tydliggöra sambanden mellan mål, resultat och lön.
När medarbetare känner sig delaktiga och väl införstådda i lönepåverkanden faktorer, dess funktion och syfte skapas förutsättningar och acceptans för individuell och differentierad lön.
De lönepåverkande faktorerna skall beslutas av respektive chef efter samverkan i respektive samverkansgrupp. Som utgångspunkt för lokala lönepåverkande faktorer, med tydlig koppling till verksamhetens mål, gäller följande rubriker:
Resultat
Ny lön sätts utifrån en bedömning av måluppfyllelse.
Utveckling
Ny lön sätts utifrån en bedömning av hur medarbetaren har utvecklats och/eller bidragit till verksamhetens utveckling.
Medarbetarskap
N y lön sätts utifrån en bedömning av hur medarbetaren har bidragit till ett gott samarbete och ett bra arbetsklimat.
Ledarskap
(för chefer)Ny lön sätts utifrån en bedömning av chefens ledarskap och
förmåga att nå rätt kvalité, effektivitet och ett gott arbetsklimat
För att kunna följa upp de lönepåverkande faktorerna vid det årliga lönesamtalet inför lönerevisionen krävs att mål formulerats vid
medarbetarsamtalet. Bedömning kan sedan göras av hur väl medarbetaren har bidragit:
1. på individnivå
2. för den närmaste arbetsgruppen 3. för verksamheten i stort
Bedömningen kan innebära att chefen anser att medarbetaren:
A . Överträffat förväntningarna B. Väl motsvarat förväntningarna C. Ej levt upp till förväntningarna
C:\Program Files (x86)\neevia.com\docConverterPro\temp\NVDC\9219C3A0-6C3A-4B07-A56F- 7E4585BCC683\655719_2_0.DOC
FÖRFATTNINGSSAMLING
Regler för lönepåverkande faktorer i Sollentuna kommun Antagna av kommunstyrelsen 2015-xx-xx, § xx
Dessa regler kompletterar Personalpolicyns område Lönepolitik samt tillhörande tillämpningsanvisningar.
Kommunens lönepolitik ska främja måluppfyllelse och bidra till att kommunen kan rekrytera, behålla och utveckla kompetenta medarbetare.
Lönerna är individuella och differentierade. Lönepolitiken måste vara konsekvent och väl förankrad för att lönesättningen ska stimulera t i l l goda arbetsresultat.
Det är av yttersta vikt att lönepåverkande faktorer arbetas fram på respektive arbetsplats. Detta sker i dialog mellan chef och medarbetare utifrån det uppdrag och de mål som är aktuella för verksamheten.
Som utgångspunkt för lönepåverkande faktorer gäller följande områden:
Resultat
N y lön sätts utifrån bedömning hur medarbetaren uppfyllt individuella mål och bidragit till verksamhetens måluppfyllelse.
Utveckling
Ny lön sätts utifrån bedömning av medarbetarens vilja och förmåga att utvecklas samt hur medarbetaren genom inflytande och delaktighet bidragit till verksamhetens utveckling.
Samarbete
Ny lön sätts utifrån bedömning av hur medarbetaren har bidragit till ett gott samarbete och ett öppet och respektfullt arbetsklimat.
Bemötande
N y lön sätts utifrån bedömning av medarbetarens bemötande av kommunens invånare och verksamhetens övriga intressenter.
Ledarskap (för chefer)
Ny lön sätts utifrån en bedömning av chefens ledarskap och förmåga att nå rätt kvalité, effektivitet och ett gott arbetsklimat samt hur chefen arbetar inom följande dimensioner:
• Egen verksamhet
• Internt samspel
• Strategisk helhetssyn
• Externt perspektiv
Stockholms Län
Samverkan mellan kommuner i Stockholms län gällande nyanlända
U t g å n g s p u n k t e r
Kommunerna i Stockholms län vill samverka med målet att länet ska bli ett föredöme när det gäller integration av nyanlända. Vår gemensamma utgångspunkt är att alla medborgares resurser är till nytta för länets tillväxt, och att det är en gemensam angelägenhet att skapa optimala villkor för allas möjligheter till självförsörjning. Detta ger alla nyanlända bäst förutsättningar att bygga en framtid i Sverige.
Nyanlända barn, kvinnor och män ska erbjudas ett effektivt stöd så att integrationen i det svenska samhället underlättas. Barnperspektivet ska alltid beaktas.
För att bli ett föredöme när det gäller integrationen av nyanlända behövs utökat samarbete på lokal, delregional och regional nivå. Gemensamma insatser och resurser behövs när det gäller samordning, organisering, utveckling och ömsesidigt lärande.
Denna överenskommelse är också grunden för det regionala samarbetet med statliga myndigheter, med organisationer samt med övriga externa aktörer. Den ska ligga till grund för eventuellt kommande regionala avtal och för det påverkansarbete som kan ske gentemot externa aktörer. Överenskommelsens parter ska gemensamt verka för att berörda externa aktörer tillsammans med kommunerna arbetar för att skapa en sammanhållen integration för individen.
Arbetet i enlighet med denna överenskommelse samordnas med arbetet kring gemensam vuxenutbildningsregion.
§ l Målgrupp
Målgrupp för samverkan är nyanlända till Stockholms län. Med begreppet nyanlända avses personer som kommit för att bosätta sig i Sverige, det vill säga nyanlända barn, kvinnor och män inklusive ensamkommande barn. I målgruppen inkluderas inte gäststudenter och forskare eller andra arbetskraftsinvandrade personer.
§ 2 Överenskommelsens syfte
Denna överenskommelse syftar till att Stockholms läns kommuner genom samarbete ska underlätta och förbättra integrationen av nyanlända till länet.
§ 3 Överenskommelsens mål
Målet med överenskommelsen är att genom ett enhetligt agerande och gemensamt ansvarstagande från kommunerna i länet samt ett gemensamt förhållningssätt gentemot externa aktörer möjliggöra en väl fungerande integration där individens självförsörjning är målet.
§ 4 Överenskommelsens art och omfattning
Denna överenskommelse avser att verka styrande på kommunernas arbete kring målgruppen för att uppnå integration och självförsörjning för denna. Parterna är överens om att verka i en anda som ökar förutsättningarna för att nyanländas resurser tas tillvara. Kommunerna åtar sig att aktivt bidra i arbetet. Det är särskilt angeläget att beakta behoven hos nyanlända i kommuner med stor inflyttning av nyanlända.
Överenskommelse Samverkan nyanlända,
KSL/12/0053 1 ( 3 )
STOCKHOLMS LÄN
§ 5 Överenskommelsens insatsområde
Denna överenskommelse innebär att kommunerna ska samarbeta så att det leder till ett gemensamt regionalt ansvarstagande. Överenskommelse medför vidare att kommunerna aktivt ska arbeta för en ökad samordning och utveckling av
integrationen samt för att skapa goda förutsättningar för de nyanländas nya tillvaro.
Samarbetet kan ske inom följande områden. För vissa av ansvarsområdena har kommunen ett delat ansvar med andra aktörer:
1. U t b i l d n i n g s i n s a t s e r f ö r v u x n a
Exempel: Samhällsorientering. Gemensam vuxenutbildningsregion.
Studievägledning och validering.
2. A r b e t s l i v s i n r i k t a d e i n s a t s e r f ö r v u x n a
Exempel: Kommunen som arbetsgivare; praktikplatser, arbetstillfällen och personalpolitiskt mångfaldsarbete, insatser som underlättar kontakter med arbetslivet.
3. Ö v r i g a i n s a t s e r i integrationsarbetet
Exempel: Socialt stöd, insatser för särskilda funktioner såsom gode män, särskilt förordnad vårdnadshavare och för särskilda målgrupper.
4. I n s a t s e r f ö r b a r n o c h unga
Exempel: Förskola, grundskola, fritidsaktiviteter, ej särbehandling gentemot andra elever, familjeåterförening. Unga vuxna som varken arbetar eller studerar. Gemensam gymnasieregion.
5. I n s a t s e r f ö r s p r å k u t v e c k l i n g
Exempel: Modersmålsundervisning, studiehandledning på modersmål i skolämnen, undervisning i svenska och språkstöd i andra former.
6. B o s ä t t n i n g
Exempel: Fler bostäder, minskad segregation, boendekedjan.
7. E r s ä t t n i n g s f r å g o r
Exempel: Statliga ersättningar; schabloner, återsökning.
8. H ä l s o f r å g o r
Exempel: Allmän hälsovård, hälsokommunikatörerna, elevhälsa, följa och uppmärksamma hälsofrågor.
9. Regionalt, delregionalt och annat k o m m u n g e m e n s a m t arbete Exempel: Projekt och andra insatser bevakas, stöd och implementering där behov hos kommunerna finns.
10. S a m a r b e t e o c h avtal m e d statliga o c h r e g i o n a l a a k t ö r e r
Exempel: Arbetsförmedlingens regionala samråd, Migrationsverket kring ersättningar m.m., Skolverket, Socialstyrelsen, Länsstyrelsen kring platsavtal, Stockholms läns landsting m.fl.
11. K u n s k a p s - o c h erfarenhetsutbyte, s p r i d n i n g , regional statistik Exempel: Seminarier och konferenser, goda exempel, regionala och nationella nätverk, framtagande av statistik. Möjlig regional kunskapsplattform.
§ 6 Organisation av arbetet
Varje part utser en representant på förvaltningsehefsnivå som sammankallas vid behov. Förvaltningscheferna ger mandat till styrgruppen.
Arbetet i enlighet med överenskommelsen leds av en styrgrupp sammansatt av förvaltningschefer från 7-9 kommuner. Förutom att leda samarbetet har styrgruppen i uppdrag att ta initiativ för att lösa problem som uppstår, att diskutera för samverkan relevanta frågor och besluta om insatser med anledning av detta. Insatser inom området som påbörjas av kommun eller kommunsamarbete bevakas av styrgruppen.
När beslut om insats fattats kan arbetsgrupp tillsättas. Styrgruppen beslutar om årliga handlingsplaner för arbetet.
Ärenden till styrgruppen bereds i en eller flera beredningsgrupper bestående av sakkunniga representanter från Stockholm, från Norrort och från Södertörn.
Gruppen/ernas funktion är därutöver att bevaka och sprida resultat från länssamarbetet och från kommunerna till länssamarbetet.
Kommunförbundet Stockholms Län (KSL) leder och samordnar arbetet.
§ 7 Särskilda avtal
I samverkan mellan kommunerna kan specifika avtal föreslås utifrån överenskommelsen för delar i integrationen. Dessa avtal kan vara kommunövergripande, delregionala och regionala.
§ 8 Uppföljningsansvar
Kontinuerlig uppföljning av arbetet och överenskommelsen sker genom löpande rapportering till KSLs beredningar och styrelse. Resultat som tas fram hanteras politiskt i KSLs beredningar och styrelse samt bereds på sedvanligt sätt med kommunerna.
Styrgruppen följer arbetet kontinuerligt och ansvarar för att årliga uppföljningar genomförs.
§ 9 Giltighetstid
Överenskommelsen gäller från beslut i respektive kommun och tills vidare. Om part säger upp överenskommelsen upphör denna att gälla nio (9) månader efter att uppsägningen kommit övriga parter tillhanda.
§ 10 Överenskommelsens parter
Parter i denna överenskommelse är de kommuner i länet som beslutat anta denna.
Den utgör inget hinder mot att kommun sluter avtal med andra kommuner inom eller utom länet eller myndigheter i sådana frågor som regleras i detta avtal.
§ 11 Undertecknande
Beslut om antagande av överenskommelsen likställs med undertecknande av denna.
Överenskommelse Samverkan nyanlända,
KSL/12/0053 3 ( 3 )
KSL I
Kommunförbundet
2015-02-25Stockholms Län
Styrgruppens handlingsplan 2015
Överenskommelsen om samverkan mellan
kommunerna i Stockholms län gällande nyanlända
Handlingsplanen utgår från Överenskommelse nyanlända och beskriver i prioritetsordning inom respektive område; insatser nyanlända, insatser
ensamkommande barn och kontinuerliga insatser, de frågor Styrgruppen arbetar med.
Insatser nyanlända 2015
1) S t i m u l e r a arbetet m e d e n regional ö v e r e n s k o m m e l s e ( R Ö K ) och delta i framtagandet.
H u r : Ansvaret för en regional överenskommelse åvilar
Arbetsförmedlingen (Af). Föra diskussioner med Af, och övriga aktuella aktörer, om en RÖK utifrån rapporten Samarbete och lokala
överenskommelser mellan kommunen och arbetsförmedlingarna.
Överenskommelsen kopplas till det regionala samrådet. Skiss på en överenskommelse tas fram från kommunsidan. Kontakt och diskussion med de befintliga samordningsförbunden kring samarbetet och en regional överenskommelse. Beroende på intresse hos
samordningsförbunden kan olika möjliga samarbeten komma till stånd.
F ö r v ä n t a t resultat: Att en regional överenskommelse finns vid utgången av 2015.
2) T i l l g ä n g l i g g ö r a o c h d i s k u t e r a resultatet f r å n r a p p o r t e n
Samarbete och lokala överenskommelser mellan kommunen och arbetsförmedlingarna.
H u r : Inbjuda till seminarium mellan förvaltningschefer och kontorschefer på arbetsförmedlingen, 28/4. Sprida via Af och det regionala samrådet. Använda rapporten vid RÖK-arbetet.
F ö r v ä n t a t resultat: Att samarbetet mellan kommun och arbetsförmedlingen effektiviseras för individens bästa.
3 ) B e v a k n i n g av A f s u p p f ö l j n i n g av etableringsreformens resultat H u r : Följa Arbetsförmedlingens arbete lokalt och regionalt och bl.a.
efterfråga mer fullständig statistik, samarbete kring insatser.
F ö r v ä n t a t resultat: Att kommunerna har fullständiga uppgifter om etableringens resultat så att individernas behov kan mötas på bästa sätt.
4 ) Delta i A r b e t s f ö r m e d l i n g e n s R e g i o n a l a s a m r å d m e d m å l att f ö r e n k l a o c h effektivisera etableringsprocessen f ö r individens b ä s t a genom s a m v e r k a n m e l l a n myndigheterna.
la) Direktiv Utbildnings- och insatskedjan mellan kommun och Af; del 1 probleminventering och förslag till viljeförklaring klar, förslag till del 2 åtgärda problemen som framkom i del 1.
ib) Hälsodirektivet, del 1 kartläggning klar, del 2 kompetensutveckling pågår.
lc) Bostadsförsörjningen, samarbetet mellan kommun, Af och MIV, del 1 seminarium genomfört, eventuellt del 2 utifrån seminarierapport, ld) Insatser för invandrade kvinnor; samordning.
H u r : I det regionala samrådet, med möten två gånger/halvår, deltar
Norrorts koordinator. KSL deltar i beredningsgruppen. Samrådet arbetar med olika fokusområden som fördelas genom uppdrag.
F ö r v ä n t a t resultat: Att samarbetet mellan myndigheterna kring nyanlända ska fungera på ett effektivt och smidigt sätt för individerna.
5) F ö r b ä t t r a h u r t o l k t j ä n s t e r n a f u n g e r a r i de k o m m u n a l a v e r k s a m h e t e r n a i l ä n e t .
H u r : Genomföra branschdialoger med tolkförmedlingarna och stödja arbetet lokalt.
F ö r v ä n t a t resultat: Att tjänstemän som använder tolk regelbundet uppleveren kvalitetsförbättring av dessa tjänster.
Ensamkommande barn 2015
1) U n d e r s ö k a m ö j l i g h e t e r n a till e n k o m m u n g e m e n s a m m o d e l l f ö r r e k r y t e r i n g , utbildning och a r v o d e r i n g av s ä r s k i l t f ö r o r d n a d v å r d n a d s h a v a r e ( s f v ) . E v . t i l l s a m m a n s m e d i n t r e s s e r a d e ö v e r f ö r m y n d a r e .
H u r : Beredningsgruppen ser över frågan och initierar kontakt med intresserade överförmyndare.
F ö r v ä n t a t resultat: Att underlag för fortsatt arbete tas fram som kan leda till en länsgemensam insats.
2) G e n o m f o r a e n u p p f ö l j n i n g av det l ä n s g e m e n s a m m a arbetet gentemot e n s a m k o m m a n d e b a r n .
H u r : Fokusgrupper genomförs med socialtjänst, överförmyndare och skola. På gång, avslutas med rapport i mars/april.
3) A n v ä n d a den l ä n s g e m e n s a m m a c h e c k l i s t a n k r i n g f a m i l j e å t e r f ö r e n i n g f ö r fortsatt dialog m e d de statliga m y n d i g h e t e r n a .
H u r : Checklista finns framtagen som bilaga till Riktlinjerna.
Ansvarsfördelning mellan kommunerna klar i Riktlinjerna. Utifrån dessa fortsätta föra diskussioner med Länsstyrelsen, MIV och Af om
ansvarsfördelningen ur flera aspekter, bl.a. att familjerna kan räknas med i avtalen och att kommunerna ska få kostnadstäckning.
F ö r v ä n t a t resultat: Att ansvarsfördelningen mellan kommun och stat blir tydlig och att kommunen får full ersättning för de merkostnader som uppstår.
4) T a f r a m f ö r s l a g p å r u t i n e r ( ö v e r e n s k o m m e l s e ) m e l l a n statliga myndigheter o c h k o m m u n e r n a k r i n g f ö r s v u n n a
e n s a m k o m m a n d e b a r n / b a r n s o m avviker.
H u r : Rutiner (eventuell överenskommelse) tas fram mellan
kommunerna. Denna används i fortsatt diskussion med Länsstyrelsen, som samordnar arbetet, MIV och Polisen.
F ö r v ä n t a t resultat: Att alla barn tas om hand och att inte några försvinner. Att barn som avvisas tas om hand på bästa sätt av stat och kommun i samråd. Att ansvarsfördelningen mellan kommun och stat blir tydlig och korrekt.
Handlingsplan till Överenskommelsen om samverkan mellan kommunerna i Stockholms län gällande nyanlända
STOCKHOLMS LÄN
2015-02-25
5) F r ä m j a kvalitetsutveckling o c h dialog m e l l a n k o m m u n och de av k o m m u n e n anlitade b o e n d e n .
H u r : Genom de delregionala strategerna bildas nätverk. Gemensamma frågor förs till den regionala nivån om behov finns.
F ö r v ä n t a d effekt: Att kvaliteten utvecklas genom samarbetet, genom ett utbyte mellan boendena och kommuner/kommunkluster
Kontinuerliga uppdrag
1) B e v a k a o c h f ö l j a i n - o c h u t f l ö d e t av n y a n l ä n d a . T y d l i g g ö r a o c h f ö r b ä t t r a statistikrapporteringen.
H u r : Genom Länsstyrelsens hemsida som samlar statistik från Af och MIV, förbättra presentationen och göra den tydligare, bl.a. kring etableringsreformen.
F ö r v ä n t a t resultat: Att statistiken som presenteras är korrekt, tydlig och relevant för kommunerna.
2) F ö l j a arbetet m e d l o k a l a avtal o m flyktingmottagandet o c h mottagande av e n s a m k o m m a n d e b a r n s a m t d e n statliga regleringen o c h v e r k s a m h e t e r n a .
H u r : Genom att KSL har regelbunden kontakt med Länsstyrelsen, Migrationsverket och Arbetsförmedlingen. Regelbundna möten med myndigheten.
F ö r v ä n t a t resultat: Att mottagande sprids över länet och att stöd ges till de kommuner som har särskilda uppgifter i mottagandet samt att staten fullgör sin del av åtagandet.
3) H a e n ö v e r b l i c k ö v e r , följa och s t ö d j a de regionala o c h delregionala utvecklingsprojekt s o m p å g å r o c h s k a s t a r t a . H u r : Bevakas bl.a. genom beredningsgrupperna, genom KSLs kontakter med Länsstyrelsen kring §37 och följs genom styrgruppen.
F ö r v ä n t a t resultat: Att verkningsfulla projekt och insatser kommer fler kommuner till del. Att goda exempel kan spridas.
4 ) B e r e d a n y a a n s ö k n i n g a r till de regionala utvecklingsmedlen §§
37 och 37a, i s a m r å d m e d L ä n s s t y r e l s e n .
H u r : Bevaka och stimulera inflödet av ansökningar. Styrgruppen beslutar om förordande. Dialog med Länsstyrelsen om medlen och ansökningar.
F ö r v ä n t a t resultat: Att projekt startar som har betydelse för länet, som förväntas kunna implementeras och bli verkliga för förbättrad mottagning av nyanlända.
5) B e v a k a , f ö l j a och eventuellt f ö r e s l å insatser k r i n g boendet f ö r n y a n l ä n d a .
H u r : Bevakning internt på KSL samt i beredningsgruppen NYIN. Samla och sprida goda exempel.
F ö r v ä n t a t resultat: Att frågan om bostäder synliggörs, att brister påtalas och att frågan lyfts allmänt i diskussionen och till ansvariga.
6 ) Kontinuerligt b e v a k a o c h f ö r e s l å f ö r ä n d r i n g a r v a d g ä l l e r statsbidragen till k o m m u n e r n a .
H u r : Bevakning genom beredningsgruppen och dessas nätverk. Arbete
F ö r v ä n t a t resultat: Att kommunerna erhåller korrekta, rättvisa och tillräckliga ersättningar från staten.
7) S a m h ä l l s o r i e n t e r i n g
H u r : KSL ansvarar for att se till att ytterligare kommunrepresentation finns i samrådsgruppen. Bevaka frågan och handha delar i revideringen av överenskommelsen. Bevaka och följa att samarbetet fungerar.
F ö r v ä n t a t resultat: Att alla individer som har rätt till samhällsorientering får den till god kvalitet och i rätt tid.
8 ) H ä l s o k o m m u n i k a t i o n
H u r : Huvudansvar för insatsen har SLL. Bevakning av frågan genom att KSL tillsammans med beredningsgruppen NYIN och
kommunrepresentanter ingår i Landstingets samrådsgrupp. Bevaka att ansvarsfördelningen mellan aktörerna är korrekt.
F ö r v ä n t a t resultat: Att de nyanlända individer som behöver insatsen också får den genom samarbete mellan olika aktörer.
9 ) A n k o m s t k o m m u n e r n a
H u r : Regelbundna möten hålls mellan ankomstkommunerna (Sigtuna, Solna och Stockholm), KSL, MIV och Lst. Bevakar och följer
ankomstkommunernas situation.
F ö r v ä n t a t resultat: Att ankomstkommunernas situation i förhållande till stat och övriga kommuner fungerar tillfredsställande.
10) K u n s k a p s s p r i d n i n g o c h i m p l e m e n t e r i n g
H u r : Genomföra en förvaltningschefskonferens om året och 1-2 konferenser kring sakfrågor samt eventuellt ytterligare seminarier vid behov. Sprida goda exempel. Bevaka forskning och nationella insatser.
F ö r v ä n t a t resultat: Länets kommuner har kännedom om pågående arbeten på lokal, delregional, regional och nationell nivå.
Styrgruppen N y a n l ä n d a
Marie Lundqvist Botkyrka Margareta Heimer Danderyd Marianne Krook Huddinge Birgitta Sihver Lidingö Kerstin Lidman Sollentuna Karin Eriksson-Bech Stockholm Christian Foster Sundbyberg Arjun Bakshi Södertälje
Christina Hassel KSL (sekreterare och föredragande)
Handlingsplan till Överenskommelsen om samverkan mellan kommunerna i Stockliolms län gällande nyanlända
