Föreningsarkivet– Vänersborg Verksamhetsberättelse
2020
Förslag till dagordning för årsmötesförhandling Föreningsarkivet-Vänersborg 2021-04-21 kl 18.30
§1. Mötets öppnande
§2. Fråga om mötets behöriga utlysande
§3. Fastställande av dagordningen
§4. Val av ordförande och sekreterare för mötet
§5. Fastställande av röstlängd
§6. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare
§7. Styrelsens verksamhetsberättelse inklusive bokslut
§8. Revisorernas berättelse
§9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för 2020
§10. Fastställande av medlemsavgiften/ hyllmeteravgiften
§11. Fråga om arvoden
§12. Fastställande av budget och verksamhetsplan
§13. Förslag till revidering av stadgar antagna 2014
§14.Fastställande av antalet ledamöter i styrelsen. Årsmötet avgör ordningen vid ändring.
Val av ordförande 1 år
4 ledamöter och 2 ersättare. Konstituerande väljer plats för ledamöterna inom styrelsen.
Val av revisorer och ersättare: 1 revisor 1 år, 1 ersättare 1 år Val av valberedning, 3 personer varav en sammankallande
§15. Behandling av styrelsen eller revisorer väckta frågor
§16. Behandling av väckta motioner
§17. Mötets avslutande
Föreningsarkivet –Vänersborgs styrelse 2020
Styrelse
Bo Carlsson ordförande
Lennart Svensson vice ordförande Håkan Bodén kassör
Lennart Ahnstedt sekreterare Kerstin Backlund Ledamot
Bengt Larsson Ledamot utsedd av Vänersborgs kommun Hans-Peter Nielsen ersättare utsedd av Vänersborgs kommun Ingrid Rylander ersättare
Eva Jonsson ersättare
Revisor
Lennart Käck
Torsten Gunnarsson utsedd av Vänersborgs kommun
Styrelsen tillträdde 2020-06-23 på grund av förskjutning av årsmötet med anledning av covid 19 och ersattes med årsmöte per capsulam
Arkivföreståndare
Maud Danielsson (75%)
Möten
Styrelsen har genomfört 1 årsmöte per capsulam och 7 styrelsemöten möten varav 1 konstituerande möte
Minnesruna över Kerstin Johansson som lämnat oss under 2020
Kerstin var ledamot under 10 år i styrelsen och var en stor tillgång utifrån hennes pedagogiska kunskaper och hennes brinnande intresse för Lärarförbundet .
Många skratt och många arbetsinsatser har hon bidragit med under åren så det tackar vi för.
Må Kerstin vila i frid
Årsmötet
Föreningens årsmöte hölls per capsulam via e-post 23 juni .
Årsmötet var förberett genom att aktuell information samt röstkort utsänts till föreningarnas egna utvalda ombud. Ombuden fick svara på frågeställningarna och återsända till oss.
Med hjälp av 2 rösträknare gjordes en sammanställning och ett protokoll skrevs, som sändes ut till alla ombud som medverkat. Protokollet finns även tillgängligt för alla på vår hemsida.
Medverkande medlemmar var 25 ombud varav 5 stycken avstått från att rösta i valen av ledamöter.
1 Ombud räknas endast för kännedom då svaret kom in efter sista datum för svarstalongerna.
Ekonomi
F
öreningens ekonomi redovisas i bokslutet. Enligt bokslutet så har arbetet med uppstramningen med fakturering och uppföljning gett resultat 2020Fältarbete
Användarträff Visual Arkiv med information och nyheter inför framtiden. Deltagare Maud Danielsson.
Maud har varit behjälplig med att gallra och sortera material i IOGT-NTO lokalerna inför deras flytt under 3 dagar.
Utbildning
Grundkurs i Excel deltagare Maud Danielsson
Studiebesök
Vem var Anna Britta Person och vilken hemlighet dolde hon…
En spännande vandring i 1860-talets Hagakvarter i Göteborg, Karin Edvall har skrivit en bok om Anna Britta Person som bygger på en av sin tids mest uppmärksammade mordrättegångar.
Ett kvinnoliv som via manipulering och stölder slutar i
ett styckmord utfört av en kvinna mot en annan vuxen kvinna.
Karin är författare med bakgrund som arkivarie på Landsarkivet i Göteborg.
Deltagare Maud Danielsson
Kulturveckan
Föreningsarkivet deltog med en tvåsidig utställning under kulturveckorna i entrén på Folkets hus Ett 60-tal besökare skrev i gästboken
2020 har ju varit ett speciellt år för oss alla. Så även för föreningsarkivet.
Men vi har använt tiden som vi arbetat hemifrån till att göra ett stort och omfattande arbete i vårt registreringsprogram Visual Arkiv i datorn. Så nu är det större ordning och reda på arkiven till glädje för Maud på kontoret, men kanske mindre glädje för de föreningar som kommer att få en större faktura 2021 med anledning av att vi kan ha hittat ytterligare tillhörande material.
Hoppas dock att det kommer som ett glädjande besked att alla föreningars material nu är sammanfört.
Styrelsen har gjort ett stort arbete vid 14 tillfällen i arkivet med en ingående inventering som legat till grund för arbetet i Visual Arkiv. Arkiven har blivit uppmätta och kontrollerade vilken plats och vilken hylla de har i arkivet.
Med andra ord så har det utförts arbete som det ej funnits tid för tidigare, då det har varit mindre utåtriktad verksamhet igång under året.
Medlemsföreningar
Besök av föreningar som forskat i eget material och gjort leveranser till arkivet Några siffror:
18 leveranser av material
13 Råd via telefon om inlämning och hantering av eget material 13 Utförda forskningar
3 nya medlemmar och 3 som hämtat ut sitt material
154 betalande medlemmar och 133 stycken ”döda ” föreningar som är utan ägare
erial
Ca 650 arkiv i depån
Medlemsavgift
2021
Distrikt ,Förbund och organisationer /1000kr/år + 100kr från hyllmeter nr 2 (1 hyllmeter ingår i medlemsavgiften)
Föreningar med fler 20 medlemmar 500kr/år + 100kr/hyllmeter nr 2 osv(1 hyllmeter ingår i avgiften) Föreningar med mindre än 20 medlemmar 400kr/år + 100kr/hyllmeter nr 2 osv ( 1 hyllmeter ingår i avgiften)
Personarkiv 200kr/år + 100 kr/ hyllmeter nr 2 osv ( 1 hyllmetern ingår i avgiften)
Förslag till Medlemsavgift 2022-
Följande år indexreglering upp till närmaste 10-tal kr/år i ökning för alla på avgiften enligt årets KPI (konsumentprisindex)
STADGAR För
Föreningsarkivet - Vänersborg
Antagna vid årsmötet 21 april 2021 per capsulam.
Föreningens namn är Föreningsarkivet Vänersborg och är en ideell förening.
Organisationsnummer: 862500-3796
Föreningen är medlemmar i Svenska Arkivförbundet och Älvsborgsarkivet Förenings-och lokalhistoria.
§ 1 ÄNDAMÅL
• Föreningsarkivet Vänersborg har till uppgift att insamla, registrera och på betryggande sätt förvara arkivmaterial som belyser organisationers, föreningars och enskildas verksamhet.
• Föreningen ska finnas tillgänglig för rådgivning, utbildning och stöd i arkivfrågor till sina medlemmar.
§ 2 UPPTAGNINGSOMRÅDE
Arkivets upptagningsområde är Vänersborgs kommun.
§ 3 MEDLEMMAR
Alla inom upptagningsområdet verksamma organisationer, föreningar och sammanslutningar har rätt att bli medlemmar. Distrikts- och andra organisationer med säte utanför upptagningsområdet kan, efter ansökan, av styrelsen beviljas medlemskap. Ansökan om medlemskap görs skriftligen.
§ 4 AVGIFTER
Anslutna medlemmar betalar medlemsavgift. Dessutom betalar medlemmarna en avgift baserat på utnyttjat utrymme i arkivet. Storleken på dessa avgifter bestäms av årsmötet.
§ 5 REPRESENTANTSKAP
• Arkivets högsta beslutande organ utgörs av ett representantskap/Årsmötet utsett av medlemmarna.
• I representantskapet/årsmötet samt extra möten äger varje betalande ansluten organisation(medlem) rätten att utse två (2) ledamöter varav en har rösträtt.
§ 6 MÖTEN
• Representantskapet/ årsmötet skall hållas senast den 31 maj.
• Extra möte hålls då styrelsen anser att det behövs.
• Extra möte ska också hållas om revisorerna anser det vara nödvändigt, eller om minst en fjärdedel (1/4) av medlemmarna, med angivande av skäl, efterfrågar detta.
• Kallelse till årsmöte och extra möte skall ske skriftligen via brev eller via e-post och vara medlem (organisation) tillhanda senast 14 dagar innan mötet.
Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden förekomma:
• Fråga om mötets behöriga utlysande
• Fastställande av dagordningen
• Val av ordförande och sekreterare för mötet
• Val av två justeringsmän, tillika rösträknare
• Styrelsens verksamhetsberättelse
• Revisorernas berättelse
• Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
• Fastställande av medlemsavgiften/hyllmeteravgift
• Fråga om arvoden
• Fastställande av budget och verksamhetsplan
• Fastställande av antalet ledamöter i styrelsen. Årsmötet avgör ordningen vid ändring.
• Val av ordförande 1 år, 4 ledamöter och 2 ersättare
• Konstituerande väljer plats för ledamöter inom styrelsen.
• Ledamöterna bör väljas så att mandatet ej ges utrymme att fler än två personer avgår samma år.
• Val av revisorer och ersättare: 1 revisor 1 år, 1 ersättare 1 år
• Val av valberedning, 3 personer varav en sammankallande
• Behandling av styrelsen eller revisorer väckta frågor
• Behandling av väckta motioner
• Mötets avslutande
• Vänersborgs kommun utser 1 ledamot samt 1 ersättare samt även 1 revisor och 1 ersättare att ingå i styrelsen.
• Alla beslut fattas med acklamation om inte mötet beslutar något annat.
• Vid lika röstetal gäller den mening som av mötesordföranden står för utom vid val då lotten ska av- göra.
Arkivets räkenskapsår är kalenderår.
§ 8 MOTIONSRÄTT
• Varje betalande medlem äger motionsrätt.
• Motion, skall för att kunna behandlas vid årsmötet, vara styrelsen tillhanda senast den 31 januari.
Över inlämnade motioner skall styrelsen avge yttrande.
§ 9 STYRELSENS UPPDRAG
• Styrelsen utser inom sig arbetsutskott (AU) och övriga funktioner.
• Styrelsen är beslutsför när minst fyra ledamöter är närvarande.
• Vid lika röstetal gäller den mening som biträdes av ordföranden.
• Närvarande icke tjänstgörande ersättare har yttranderätt men inte rösträtt.
• Föreningens firma tecknas av ordföranden och kassören var för sig. Rätten att teckna firman kan av styrelsen, för viss tid eller ärende, delegeras till annan styrelseledamot.
• Styrelsen tillsätter arkivföreståndare och den övriga personal som anses nödvändig.
• Styrelsen beslutar om arbetsordning för arkivets personal.
• Styrelseledamot är fri från ansvar om hen anmäler reservation mot beslut, eller om hen inte varit när- varande vid sammanträdet.
Styrelsen bereder beslutsunderlag inför beslut i representantskapet/årsmötet.
§10 REVISORERNA
Det är revisorerna uppgift att granska verksamheten och avge yttrande.
§ 11 ARKIVETS UPPHÖRANDE
• Beslut om arkivets upphörande kräver minst tre fjärdedels (3/4) majoritet av de på representantskap- et/årsmötet närvarande röstberättigade medlemmar.
• Beslut om upphörande skall vara fattat av två på varandra följande möten varav ett skall vara ordinarie årsmöte. Mellan mötena måste en tid av minst 1 månad passera.
• För avveckling bör avsättas en tid på 6 mån från årsmötets beslut.
• I händelse av upplösning återlämnas tillhörigheter och tillgångar till arkivbildande föreningar (deponenter)
• Efter medgivande kan föreningsmaterial och deponerat material överlämnas till närmaste lämpliga arkivförvaltare.
§12 STADGEÄNDRING
Beslut om ändring av dessa stadgar fattas av ordinarie representantskap/årsmöte.
Föreningsarkivet-Vänersborg
Valberedningens förslag till Styrelse, Suppleanter och Revisor till Årsmötet 2021
Förslag 2021
Ordförande 1 år Omval Bo Carlsson Kassör 2 år Omval Håkan Bodén
Ledamot Lennart Ahnstedt Vald t o m 2022
Sekreterare
Ledamot 2 år Omval Lennart Svensson
Ledamot Kerstin Backlund Vald t o m 2022 Ersättare 1 år Omval Ingrid Rylander
Ersättare 1 år Ny Bill-Arne Andersson
Revisor 1 år Omval Lennart Käck Ersättare Revisor 1 år Ny Eva Jonsson
Valberedning = 3 personer Förslag
Lars Alfredsson, sammankallande (Omval) Mats Andersson (Omval)
Marianne Erwing (Omval)
Vänersborg den 26 mars 2021 Valberedningen
Lars Alfredsson Mats Andersson Marianne Erwing Sammankallande
Medlemmar hos Föreningsarkivet Vänersborg
• ABF Fyrbodal
• Afasi i Norra Älvsborg
• Afghanistankommittén VBG
• Aktiva Länken Vänersborg
• Aktiva Seniorer Vänersborg
• Bohuslän Dals Taxklubb Brålanda
• Brålanda Centerkvinnor
• Brålanda Sundals Ryrs Hembygdsförening
• Brålanda Väntjänst
• Byggnads Väst
• Bågskyttarna Grästorp
• Centerpartiet Fyrbodal
• Centerpartiets kommunkrets i VBG
• Centerpartiets Ungdomsförbund i Västra Götaland
• Civilförsvarsförbundet Västra Götaland
• Coop Väst Ekonomisk förening
• Dalaborgsparken
• Dalslands Gille
• DAL-VÄST s-förening
• DHR Västra Götalands Distrikt
• DIF Viljan
• Fastighetsanställdas förbund Avd.67
• Folkets Hus Vänersborg
• Folkpartiet Liberalerna Vänersborg
• Folkpartiet Liberalernas Länsförbund Norra Älvsborg
• Friluftsfrämjandet Vänersborg
• Friskis & svettis
• Frälsningsarmén Vänersborg
• Frändefors Hembygdsförening
• Funktionsrätt Vänersborg
• Föreningen Allmogekon
• Föreningen Norden i Vänersborg
• Föreningen Norden Älvsborgsdistriktet
• Granåsens Samfällighetsförening
• GS Avd. 6 Väst
• Göta Älvdalens Konstförening
• Hjärt-Lung Dal-Vänersborg
• HK Brätte
• HSB Nordvästra Götaland
• Humanistiska förbundet Vänersborg
• Hushållningssällskapet
• Hyresgästföreningen Region BÄSK
• Vänersborg IFK
• Vänersborg IOGT-NTO Lokalavd 40 Trygghet
• IOGT-NTO rörelsen Älvsborgs Distrikt
• Jägarförbundet Norra Älvsborg
• Kindblomska Folkparkstiftelsen
• Kommunal Älvsborg Vänerväst
• Kristdemokraterna Västra Götaland
• Kyrkängens Koloni förening
• Landstingets personalklubb
• Lions Club Brålanda
• Lions Club Vänersborg
• Logen 297 Ryrs Framtid
• LO-Kommitteen Vänersborg
• LRF Väst Lantbrukarnas Ekonomi AB
• Lärarförbundet
• Lärarförbundets Regionkontor Vänersborg
• Nya Moderaterna Vänersborg
• Munskänkarna Vänersborg
• Naturskyddsföreningen Vänersborg
• NBV Väst lokalavd Vänersborg
• Norra Älvsborgs Hästavelsföreni
• Norra Älvsborgs Kennelklubb
• NTV Fyrbodal
• Odd Fellow Logen nr 147 Brätte
• OK Skogsvargarna
• Onsjö Golfklubb
• Pingstförsamlingens Ungdomsarbete P-1 Vänersborg
• PRO Vargön
• PRO Vänersborg
• Sv.Psoriasisförbundet Regionalavd Västra Götaland
• Rasklubben för Dansk-Svensk gårdshund
• Rebeckalogen nr 37 Sigrid Silfverlood
• Rebeckalägret nr 12
• Reumatikerföreningen Vbg
• Rädda Barnen Bohusläns och N. Älvsborgs Distrikt
• Vänersborg Röda Korset Region Väst
• Samfällighetsföreningen Biet
• Samfällighetsföreningen Månen 1
• Samfällighetsföreningen Månen 3
• Sannebo Vägsamfällighet
• S-C-MP partierna KF Grupp
• Seniorernas Hobbyslöjd
• Skidgruppen Granan
• SKTF Västra Götalandsregionen sekt 6
• Socialdemokraterna Vbg
• SPF Lilla Paris
• SPF Seniorerna N.Älvsborgs distrikt
• SPF Seniorerna Södra Dal
• STF Dalsland Svenska Turistföreningen
• Stiftelsen Dahllöfska Donationsfonden
• ST Lukas Vänersborg/Trollhättan
• Studieförbundet Vuxenskolan
• Svenska Blå Stjärnan Älvsborgs Distrikt
• Svenska Elektrikerarbetarförbunde
• Svenska Målarförbundet avd. 3 Väst
• Svenska Sjukvårdsanställdas idrotts- förbund
• Sveriges Pensionärers Riksförbund avd 61 SPRF
• Socialdemokrater för tro och solidaritet
• Synskadades Riksförbund Vbg-Färgelanda SRF
• Riksteaterföreningen Vänersborg
• Teli seniorklubb
• Trestads Vandrarförening Vbg
• Tvåstad Dals Kaninavelsförening KAF
• Tvåstads MHF avd 6
• Ulnet ekonomiska förening Brålanda
• Unga örnar
• Vargöns Socialdemokratiska förening
• Vargön-Vänersborgs Badmintonklubb
• Logen 471 Vasaorden av Amerika
• Vassända Naglums Hembygdsförening
• Visions pensionärssektion Vbg
• Vår bygd 1891
• Våra Gårdar Västra Götaland
• Vårdförbundet Avd. Västra Götaland
• Vänersborgs Brukshundsklubb
• Vänersborgs Bågskytteklubb
• Vänersborgs Döttrars gille
• Vänersborgs Gymnastikförening
• Vänersborgs IF
• Vänersborgs kretsen av Sv.Röda Korset
• Vänersborgs Lottakår
• Vänersborgs MC-klubb V69
• Vänersborgs Motorbåtsklubb
• Vänersborgs Motorklubb
• Vänersborgs Musikförening
• Vänersborgs Par Bricole
• Vänersborgs Polisförening
• Vänersborgs Roddklubb
• Vänersborgs Rotaryklubb
• Vänersborgs Scoutkår
• Vänersborgs Släktforskare
• Vänersborgs Socialdemokratiska Kvinnoklubb
• Vänersborgs Söners Gille
• Vänersborgs Tennisklubb
• Vänersborgs Trädgårdsförening
• Vänersborgs Zontaklubb No 354
• Vänersnäs Hembygds & Fornminnesförening
• Vänersnäs Röda Kors-krets
• Väneryr Fiber ek. förening
• Vänsterpartiet Vänersborg
• Västbodals Norra Scoutdistrikt
• Västergötlands Bandyförbund
• Västergötlands Bågskytteförbund
• Västergötlands Dragspelsförbund
• Västra Motorcykelförbundet
• Älvsborgs arkivet Förenings-och Lokalhistoria
• Älvsborgs Läns Norra Biodlarförbund
—————————————————————————
Vi hälsar de 3 nya föreningarna Välkomna som inkommit under 2020:
Vargön-Vänersborg Badmintonklubb Ulnet ek.Förening Brålanda
Vänersborgs MC klubb V69
