Hantering av allmänna handlingar hos Revisionskontoret

(1)

Stockholms stadsarkiv Informationsförsörjning

Kungsklippan 6 Box 22063 104 22 Stockholm Telefon 08-508 28 300 Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@stockholm.se www.stockholm.se/stadsarkivet

Hantering av allmänna handlingar hos Revisionskontoret

Närvarande från bolaget:

Yeliz Göker registrator

Christina Petersson administrativ samordnare Sara Nyblom arkivkonsult

Närvarande från Stadsarkivet:

Christina Moberg inspektionsförrättare Ylva Taubert Lindberg protokollförare

SAMMANFATTNING

Revisionskontoret inspekterades 2017-04-20. Hanteringen av allmänna handlingar hos Revisionskontoret är överlag mycket god.

Endast några smärre kompletteringar och uppdateringar behöver göras i hanteringsanvisningarna, arkivbeskrivningen och

bevarandeförteckningen.

Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och

informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

(2)

SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER

Förelägganden

Stadsarkivet förelägger Revisionskontoret att:

- Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras.

- Komplettera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna.

- Rätta till brister i arkivlokalen avseende tätning av hål i vägg.

- Uppdatera bevarandeförteckningen (PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras.

Revisionskontoret ska senast den 2017-06-15 inkomma med en åtgärdsrapport där kontoret skriftligen redovisar hur

föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

Rekommendationer

Stadsarkivet rekommenderar Revisionskontoret att:

- Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket.

(3)

FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts

Revisionskontoret har fastställt arkivansvaret i en skriftlig

instruktion som stadsrevisorn har godkänt. Christina Petersson som är administrativ samordnare är arkivansvarig och Yeliz Göker, registrator, är arkivhandläggare. Instruktionen är nyligen fastställd och ska presenteras på kommande APT-träffar och därefter

publiceras på en samarbetsyta så att den blir lättåtkomlig för all personal.

Som ett stöd i arkivfrågorna anlitar kontoret en arkivkonsult på deltid, 8 timmar/månad, genom ett abonnemangsavtal med Stadsarkivets uppdragsverksamhet.

Bevakning av arkivfrågor vid verksamhetsförändringar

Revisionskontoret ser inga förändringar i närtid som kan komma att påverka hanteringen av allmänna handlingar.

KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR

De anställdas kunskapsnivå kring hur allmänna handlingar ska hanteras är överlag hög. Några brister i informationshanteringen i verksamhetssystemet Revdok har uppdagats och en informations- insats kring detta ska genomföras under året. På grund av att många medarbetare har gått i pension under de senaste åren är det många nyanställda.

Nyanställd personal informeras om hur allmänna handlingar ska hanteras men det är nästan två år sedan en allmän information hölls för alla anställda. Stadsarkivet rekommenderar att man regelbundet informerar personalen kring handlingarnas hantering samt om dess offentlighet och sekretess, för att hålla kunskaperna aktuella.

Rekommendationer

Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket.

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Fastställda rutiner för postöppning och diarieförings finns Inkommande post samt e-post som kommer till funktionsbrevlådan öppnas och diarieförs i Diabas (Ciceron) av registrator. Analoga handlingar som inte är sekretessbelagda skannas och kopplas till sitt ärende i diariet. Även utgående post går via registrator för

registrering i Diabas. Ärenden distribueras digitalt till handläggaren.

(4)

Kontoret hanterar dubbla akter (både pappers- och digitala akter) idag, men i samband med införandet av eDok framöver planerar man att ha en helt digital hantering.

När registrator inte är på plats kan den administrativa samordnaren öppna och diarieföra posten. Vid behov utses ytterligare ersättare.

Revisionskontoret har nyligen tagit fram nya fullmakter för att öppna post vid frånvaro. I de nya fullmakterna tydliggörs att man vid planerad frånvaro ska ge en medarbetare möjlighet att läsa e- posten, i annat fall är man skyldig att regelbundet läsa sin e-post själv. Vid oplanerad frånvaro ges stadsrevisorn eller annan utsedd person rätt att läsa posten. Dessa fullmakter, som även gäller för analog post, ska introduceras inom kort och kommer att ersätta de nuvarande fullmakterna för postöppning.

Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Revisionskontoret har nyligen uppdaterat sina hanterings-

anvisningar. Dessa används i första hand av den administrativa samordnaren och registratorn eftersom revisorerna använder sig av den rutin som finns för verksamhetssystemet Revdok. Hanterings- anvisningarna ska dock publiceras på samarbetsytan så att de blir lättillgängliga för alla medarbetare.

Hanteringsanvisningarna är bra och genomarbetade. Några smärre kompletteringar behöver dock göras, exempelvis ett förtydligande av hur information som inte lagras i verksamhetssystem ska arkiveras och att handlingar med sekretess som inte hanteras i Diabas ska registreras på något annat sätt. Vissa hänvisningar behöver ses över så att de hänvisar till nu gällande gallringsbeslut.

Arkivläggning av diarieförda ärenden

Kontoret uppger att man har goda rutiner för att avsluta ärenden i diariet. Registrator tar regelbundet ut bevakningslistor över öppna ärenden och stämmer av dessa med berörda handläggare.

Förelägganden

Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras.

TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS

(5)

Gallringsbeslut finns och tillämpas

Revisionskontoret har ett myndighetsspecifikt gallringsbeslut (SSA 2013:22) som man tillämpar och tillämpar i övrigt stadens generella gallringsbeslut. Revisionskontoret uppger att gallring genomförs en gång per år i enlighet med gallringsbesluten och att man i dagsläget inte ser något behov av ytterligare gallringsbeslut.

Under inspektionen fann man att handlingstypen ”inkomna handlingar gällande ej verkställda beslut från IVO” eventuellt har gallrats redan efter två år. Dessa ska enligt gallringsbeslut SSA 2013:22 gallras efter sex år. Revisionskontoret behöver se över sina rutiner kring verkställande av gallring för att säkerställa att gallring sker i enlighet med gallringsfristerna.

ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras i arkivlokal

Revisionskontoret förvarar sitt arkiv i en arkivlokal på Hantverkar- gatan 3B. För lokalen finns ett beslut om dispens (SSA 2013:01) för den lägre brandklassen EI 60 (en timmes skydd). Dispensen gäller under förutsättning att det hål som upptäcktes vid Stadsarkivets inspektion år 2011 tätas. Revisionskontoret kunde vid föreliggande inspektion inte svara på om den tätning av hålet som gjorts

uppfyller kraven för brandklass EI 60 och fick därför i uppgift att kontrollera detta.

Genomförd kontroll av tätningen efter inspektionen visade att den inte uppfyllde kraven på brandklass, vilket betyder att tätningen behöver göras om.

Dokumentskåp används

I kontorslokalerna förvaras allmänna handlingar i tre stycken dokumentskåp som alla står emot brand i 120 minuter, vilket uppfyller gällande krav på säkerhet (brandklass EI 120).

Äldre handlingar i arkivet

I arkivlokalen förvaras några äldre böcker vars proveniens är oklar.

Revisionskontoret ombads att undersöka om böckerna hör till Revisionskontorets tidigare arkivbildning och i så fall ombesörja en tilläggsleverans till Stadsarkivet så att de kan infogas i sitt

ursprungliga sammanhang.

Förelägganden

Rätta till brister i arkivlokalen avseende tätning av hål i vägg.

(6)

BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information

Revisionskontoret har arkiverat en del av sin information i digitalt format. Till exempel så har revisions- och granskningsrapporter från perioden 2000-2011 från det tidigare verksamhetssystemet Revakt levererats till e-arkiv Stockholm.

Det verksamhetsspecifika systemet Revdok är en

dokumenthanteringslösning i programmet Sharepoint. Här hanteras revisorernas ärenden och granskningsdokumentation. De handlingar som ska bevaras tas om hand via diariet, resten har en gallringsfrist på sex år enligt beslut SSA 2013:22.

Informationen som diarieförs i Diabas skannas in och kommer att arkiveras både analogt och digitalt. Vid övergången till eDok går kontoret sannolikt över till en helt digital hantering av de

diarieförda handlingarna.

Revisionskontoret använder centrala systemstöd såsom LISA och Agresso och när det gäller dessa är det Stadsledningskontoret (SLK) som ansvarar för arkivering. Revisionskontorets webbplats ingår i arkiveringen av www.stockholm.se som SLK ansvarar för.

Arkivbeständiga produkter används

Skrivare och kopiatorer är centralt upphandlade och uppfyller därmed arkivkraven. För underskrifter på bevarandehandlingar används arkivgodkända bläckpennor.

I arkivet används aktomslag, etiketter och kartonger som är godkända för arkivförvaring.

DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR

Arkivbeskrivningen behöver kompletteras

Revisionskontoret har en tydlig och bra arkivbeskrivning som nyligen har uppdaterats. Arkivbeskrivningen tar upp historik, organisation och verksamhet från 1600-talet och fram till idag samt beskriver sökingångar till arkivet och inskränkningar genom sekretess och gallring.

För att göra arkivbeskrivningen ännu mer komplett behöver den utökas med viss information. IT-systemen Diabas och Revdok behöver anges som viktiga sökingångar till informationen.

Information om att det finns en äldre förteckningsperiod enligt allmänna arkivschemat som gäller åren 1975-2012 och att dessa

(7)

arkivhandlingar förvaras i arkivet på Hantverkargatan bör också läggas till.

Arkivförteckning finns

En bevarandeförteckning finns som följer verksamhetens

klassificeringsstruktur. Några mindre uppdateringar behöver göras för att ytterligare förbättra sökbarheten. Till exempel ska

förteckningen uppdateras med information om vilka handlingar som lagras och arkiveras i de centrala systemen (t ex Agresso, LISA, www.stockholm.se). Vissa processer behöver kompletteras med ytterligare information, exempelvis process 2.4.2 (se över vilka handlingstyper som ska ingå), process 2.4.4 (komplettera med webbplatsen), grupp av handlingsslag 0.01 (förtydliga att handlingar från och med april 2013 redovisas under respektive process).

För att förteckningen ska ligga i fas ska information fram till och med föregående år vara förtecknad och vissa processer behöver således uppdateras.

Förelägganden

Komplettera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna.

Uppdatera bevarandeförteckningen (PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras.

Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga.

Stockholms stadsarkiv 2017-05-15

Christina Moberg Inspektionsförrättare