Box 114, 871 23 Härnösand • Besöksadress: Backgränd 9 • Telefon: 0611-460500 • Fax: 0611-511836 • angermanlands.tingsratt@dom.se • www.domstol.se Expeditionstid: Måndag-fredag 08.00-16.00
R2B
Lena Sundström, lena.sundstrom@dom.se, 0611 460501
Beskrivning av allmänna handlingar vid Ångerman- lands tingsrätts
I 4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ställs följande krav på beskrivning av myndigheters allmänna handlingar.
Varje myndighet ska upprätta en beskrivning som ger information om
1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar,
2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna hand- lingar,
3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar,
4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighet- ens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter,
5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på upp- gifter i sina handlingar,
6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och
7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter.
I beskrivningen ska uppgifter utelämnas om det behövs för att beskrivningen i övriga delar ska kunna hållas tillgänglig för allmänheten.
Beskrivningen av tingsrättens allmänna handlingar nedan följer numreringen i bestämmelsen.
1. Se arkivbeskrivningsdokumentet.
2. Se tabellen nedan.
3. Enskilda har vanligtvis möjlighet att använda allmänhetens PC för att söka allmänna handlingar med hjälp av automatisk databehandling. För sökningar i system som inte finns tillgängliga i allmänhetens PC och bland handlingar i pappersform lämnas hjälp av tingsrättens personal.
4. Se tabellen nedan.
5. Som utgångspunkt är allmänna handlingar hos tingsrätten offentliga. Emel- lertid är handlingarna i vissa fall hemliga, dvs. det gäller sekretess för uppgif- terna i handlingarna. Inom verksamheten tillämpas olika sekretessbestäm- melser beroende på vilka uppgifter det är fråga om. För uppgifter om myn- dighetens personal tillämpas vanligtvis 39 kap. 1-3 §§ offentlighets- och sek- retesslagen. För allmän domstol kan som exempel nämnas bestämmelserna i 18 kap. 1 § och 35 kap. 1 § om förundersökningssekretess, sekretess i vissa typer av mål såsom gällande sexualbrott i 35 kap. 12 § och sekretess för sär- skild personutredning m.m. i 35 kap.13 §. Vidare kan 43 kap. 4 § om sekre- tess för bild i ljud- och bildfiler nämnas. För skydd för enskilds adress och telefonnummer m.m. tillämpas 21 kap. 3 §.
6. Se tabellen nedan.
7. Tingsrätten har ingen rätt att sälja personuppgifter.
Registrets benämning (IT-
system/förteckning)
Ansvarig som kan lämna närmare upplys- ningar om registret
Ändamål med
registret Vilka uppgifter som registreras och på vilket sätt uppgifterna inhämtas och/eller lämnas vi- dare
Automatiserade regis- ter/förteckningar Intranätet
(gemensamt system) Lena
Sundström Sveriges Domsto- lars gemensamma intranät som bl.a.
innehåller aktuell information till personalen och länkar till admi- nistrativa söksy- stem.
Innehåller även en funktion där man kan söka ef- ter medarbetare i Sveriges Domsto- lar.
Kontaktuppgifter inhämtas från AD (se nedan). E-post-adresser läggs in av IT-ansvarig.
Domstolens webbplats Lena
Sundström Tingsrättens egna webbplats. Inne- håller bl.a. aktuell information om tingsrätten.
Palasso (domstol) Lena
Sundström Palasso används som ett system- stöd för egenrap- portering av en- klare lönehändel- ser, löneberäkning och personalsta- tistik.
Innehåller namn, adress, anställ- ningsuppgifter, personnummer.
Inhämtas från domstolen. Den enskilde rapporterar vissa delar själv.
Palasso (nämndemän) Lena
Sundström System för inrap- portering för ut- betalning av er- sättningar och ar- voden till nämn- demännen
Innehåller namn, adress, per- sonnr.
Uppgifterna lämnas av landstinget och nämndemannen själv
RUT Lena
Sundström Ett hjälpmedel vid registrering av resor, traktamen- ten och andra ut- lägg.
Vad som hör till anställningen och resan.
Den enskilde registrerar själv vissa uppgifter. Grunduppgifter hämtas från Palasso.
Agresso leverantörsres- kontra inkl. elektronisk fakturahantering
Lena
Sundström Ett hjälpmedel vid bokföring, ut- betalning av leve- rantörsfakturor samt ersättning till dem som innehar F-skattesedel samt övrig skatte- fri ersättning.
Till registret är också knutet ett försystem, KIM
I leverantörsreskontran registreras personer som innehar F-
skattsedel samt personer som er- håller skattefri ersättning, t.ex.
vittnen. Registrering sker av plus- girokonto/bankgiro och/eller namn och adress.
Uppgifter om nya leverantörer samt bokföring av utbetalningar registreras av Domstolsverket.
Ändring av befintliga uppgifter görs endast av Domstolsverket Agresso
personreskontra Lena
Sundström Ett hjälpmedel vid bokföring, ut- betalning av er- sättningar till uppdragstagare el- ler näringsidkare som saknar F- skattsedel, un- derlag för inbetal- ning av preliminär skatt och sociala avgifter samt framställan av kontrolluppgifter Till registret är också knutet ett försystem KIM.
Olika typer av uppdragstagare som anlitas inom Domstolsver- kets verksamhetsområde och för vilka staten är arbetsgivare enligt skattebetalnings-lagen registreras med namn, adress och person- nummer. Uppgifter om nya upp- dragstagare samt bokföring av ar- voden registreras av Domstols- verket eller lokalt vid domstolen.
Ändring av befintliga uppgifter görs endast av Domstolsverket.
Agresso
kundreskontra Lena
Sundström Ett hjälpmedel vid fakturering, bevakning samt eventuell indriv- ning.
Innehåller namn och adress på de personer som faktureras.
KIM Mattias
Sundström KIM används i den dömande verksamheten.
Alla betalningar i ett mål registreras först i KIM och förs sedan över till Agresso för bokföring och ut- betalning.
Den registrerades plusgiro- konto/bankgiro och/eller namn och adress samt aktörsroll i målet.
Active Directory –
(AD) Mattias
Sundström AD är den kata- log där alla an- vändarkonton finns, det som används för att logga in på en da- tor. Till detta an- vändarkonto finns flera attribut som t.ex. telefonnum- mer, adress och myndighets- tillhörighet..
Innehåller efternamn, förnamn, titel, myndighet, avdelning, rum, telefonnummer, mobiltelefon, fax, e-postadress, besöksadress, box, postnummer, postort, ar- betsuppgift och specialistområde.
Informationen om varje använ- dare ansvarar den lokala myndig- heten för.
Vera Lena
Sundström Ann Hansen
Vera är ett mål- hanteringssystem och används vid myndigheten i dess rättsskipande eller rättsvårdande verksamhet.
De för registret ansvariga kan lämna närmare information om vilka uppgifter som registreras.
Regis-
ter/förteckningar i annan form
Arkivförteckning Emmelie
Lövkvist En förteckning över de handling- ar som bevaras med hänvisning till volymer (sam- lingar av hand- lingar)
Dagbok Emmelie
Lövkvist Hjälp för att kunna återsöka akter och avgö- randen.
Innehåller ett urval av uppgifter som registrerats i ett mål, bland annat parternas namn, målnum- mer och avgörandedatum.
Partsregister över in-
komna mål Emmelie
Lövkvist Hjälp för att kunna återsöka inkomna mål och ärenden.
Innehåller uppgifter från Vera om parter som knutits till mål under en viss period
Partsregister till dom-
bok Emmelie
Lövkvist Hjälp för att kunna hitta bland inbundna avgö- randen
Innehåller uppgifter från Vera i dels alfabetisk ordning och dels efter personnum-
mer/organisations-nummer.
W3D3 Lena
Sundström Används för åter- sökning av myn- dighetens admi- nistrativa hand- lingar
Innehåller avsändare/mottagare, diarienummer, inkomstdatum m.m.
Inventarieregister Lena
Sundström Register över tingsrättens in- ventarier
Typ av inventarier, rums nr, in- köpsår, inköpspris, år för utrange- ring eller försäljning
Lena Wahlgren lagman
Konstdatabasen Lena
Sundström Register över konst i tingsrät- tens lokaler
Faktauppgifter om konstverken, rums nr, bedömt värde, Fotografi
SMS Connect webbkli-
ent Malin
Sundberg Register över tele- fonnummer och namn
Innehåller uppgifter och namn, mobilnummer för tingsrättens nämndemän
Nämndemannastödet Malin
Sundberg Ger möjlighet att åter söka vilka som är och har varit nämndemän på domstolen.
Uppgifter om nämndemannen som lämnats av denne.
