BESLUT 1 (2)
2017-05-23 Dnr RA 233-2017/1250
Norrköpings pastorat Box 263
601 04 Norrköping
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av vården av den kyrkoantikvariska
ersättningens arkiv vid Svenska kyrkan, Norrköpings pastorat
Riksarkivet har i skrivelse den 21 februari 2017 efterfrågat upplysningar och dokumentation rörande vården av den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv vid Norrköpings pastorat. Med hänvisning till de brister som framgår av pastoratets brevsvar den 19 april 2017 samt kompletterande svar på frågor den 8 maj 2017 beslutar Riksarkivet att förelägga Norrköpings pastorat följande:
• Upprätta strategi för bevarande av elektroniska handlingar, i enlighet med RA-FS 2009:1, 3 kap 1-2 §§.
Skäl för föreläggande
Enligt föreskrifterna ska de elektroniska handlingarna som hör till arkivbildningen omfattas av en strategi för bevarande av elektroniska handlingar så att handlingarna kan framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid som de ska bevaras. Om de elektroniska handlingarna ska gallras i sin helhet kan strategin vara på en övergripande nivå. Norrköpings pastorat har inte upprättat någon sådan strategi.
• Upprätta en plan för informationssäkerhet i enlighet med RA-FS 2009:1, 6 kap 2 §
Skäl för föreläggande
Enligt föreskrifterna ska arkivbildaren upprätta en plan för hur de elektroniska handlingarna ska skyddas från skada, manipulation, obehörig åtkomst och stöld.
Riskanalyser ska genomföras innan driftssättning och elektroniska handlingar ska förses med behörighetssystem, loggsystem och skydd mot skadlig kod. Planen ska även omfatta rutiner och metoder för säkerhetskopiering. Norrköpings pastorat har inte upprättat någon sådan plan för informationssäkerhet, utan hänvisar till Svenska kyrkan på nationell nivå. Norrköpings pastorat är dock inte anslutna till den
gemensamma IT-plattformen, varför ansvaret för att ta fram en plan för informationssäkerhet ligger på pastoratet.
• Upprätta processbeskrivningar över de processer som omfattar handlingar rörande användning och fördelning av den kyrkoantikvariska ersättningen, i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap 15 § samt RA-MS 2013:11, 4 §.
2 (2)
2017-05-23 Dnr 233-2017/1250
Skäl för föreläggande
Enligt föreskrifterna ska arkivredovisningen avseende den kyrkoantikvariska ersättningen förutom arkivbeskrivning och arkivförteckning även bestå av beskrivning av de processer som leder till att handlingar inom den
Kyrkoantikvariska ersättningen tillkommer.
• Komplettera arkivförteckning i enlighet med RA-MS 2013:11 samt beslutad förteckningsplan enligt RA-MS 2005:11.
Skäl för föreläggande
Enligt den myndighetsspecifika föreskriften ska arkivförteckning för den
kyrkoantikvariska ersättningens arkiv utformas enligt upphörd lydelse av RA-FS 1991:1 ändrad genom RA-FS 1997:4, 6 kap. Arkivförteckningen ska fortlöpande uppdateras och hållas aktuell. Arkivförteckning föreligger endast i form av förteckningsplan.
Återrapportering
Norrköpings pastorat ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 1 december 2017.
Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av enhetschef Petra Dornbusch efter föredragning av arkivarie Patrik Höij.
Detta beslut kan inte överklagas i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446).
Petra Dornbusch Enhetschef
Patrik Höij arkivarie
