Revisor
Trädgårdsföreningens revisorer (en eller flera) väljs av föreningens årsmöte och har som uppgift att under året granska styrelsens arbete. Hur många revisorer en förening har styrs av stadgarna.
Man skall kontrollera
-att styrelsen följer stadgarna och årsmötets beslut -att ekonomin hanteras på ett ansvarsfullt sätt
En revisor ingår inte i styrelsen men har rätt att se alla underlag, såväl styrelseprotokoll som
bokföring och verifikat (kvitton) och även bankpapper. Revisor skall också se handkassa och verifiera att uppförda tillgångar finns kvar, det kan vara saker som föreningen äger, till exempel redskap eller maskiner.
En förtroendevald revisor har två skyldigheter: tystnadsplikt och upplysningsskyldighet.
Tystnadsplikt betyder att revisor inte under någon omständighet får sprida vidare någon känslig information som han eller hon har sett eller hört på styrelsemöten, från styrelseledamot gällande föreningen, tagit del av genom styrelsens protokoll, forum, stängda grupper, mailinglista eller andra handlingar om detta inte är relevant för upplysningsskyldigheten.
Upplysningsskyldighet betyder att revisors skyldighet är att berätta för medlemmarna hur styrelsen har hanterat förvaltningen av föreningen och om det har skett någonting olämpligt. Detta sker oftast på årsmötet.
En ideell revisor omfattas inte av anmälningsplikt som en godkänd eller auktoriserad revisor.
Anmälningsplikt innebär att revisorn är skyldig att polisanmäla vid misstanke om brott i föreningens bokföring. Även en ideell revisor kan göra detta men det är inte ett formellt krav.
Vissa riktigt stora föreningar väljer att ha en både en ekonomisk revisor och en verksamhetsrevisor.
Vem kan bli revisor?
De allra flesta av Riksförbundet Svensk Trädgårds föreningar har en förtroendevald revisor som inte är utbildad till eller jobbar som revisor, denna kallas för lekmannarevisor (Har man det som yrke är man professionell revisor). Det är däremot en fördel att antingen välja någon som har erfarenhet av ekonomi och föreningskunskap eller se till att personen som välj får en grundlig introduktion av antingen tidigare revisor eller annan kunnig person, så att personen vet hur den skall göra sin granskning och vad den skall titta efter.
En revisor måste vara oberoende för att medlemmarna ska ha förtroende för revisorns kontroller.
Det är möjligt att välja en icke medlem.
En förtroendevald revisor får inte
- vara i följande relation till någon i styrelsen: Gift med eller sammanboende, syskon, svåger, svägerska, eller släkt i ned- eller uppstigande led.
- vara styrelseledamot, innevarande år eller föregående år.
- vara under 18 år.
-stå i skuld till föreningen
-ha hand om föreningens pengar på något sätt, inte ens vid lotterier eller entréavgifter.
-hjälpa till med redovisningen eller bokföringen på annat sätt än genom allmänna råd och anvisningar.
-anlitas av föreningen i betalt uppdrag eller vara anställd av någon ledamot i styrelsen.
Hur gör man revision?
Revisorns uppdrag är i första hand att granska styrelsen och dess arbete.
En revisor kan också fungera som en rådgivare och bistå styrelsen med allmänna stöd eller tips kring föreningen. Det är viktigt att revisorn inte gör styrelsens arbete, det äventyrar opartiskheten.
Här nedan finns en praktisk instruktion till vad man ska tänka på, instruktionen är uppdelad i två block en ekonomisk- och en verksamhetsrevision. Båda är lika viktiga.
Ekonomisk revision
Ekonomisk revision eller redovisningsrevision fokuserar på föreningens ekonomiska redovisning. Här tittar man på bokföring och verifikat och stämmer av så att dessa är korrekt redovisade och har en koppling till verksamheten. Ekonomisk revision kan genomföras löpande under året, men i en mindre förening är det vanligt att man gör det vid ett enda tillfälle innan årsmötet. Att göra det löpande är bra eftersom man då har möjlighet att rätta till problem innan kassören gör föreningens bokslut.
Själva revisionen kan gå till så här:
1. Underlag
Se till så att du har alla underlag. Revisor skall ha tillgång till alla verifikat(kvitton och underlag för in och utbetalningar), huvudboken (bokföringen)
2. Resultat och balansrapport.
Titta på den övergripande resultat (årets ekonomiska transaktioner)- och balansrapporten (Föreningens totala ekonomi och tillgånger). Hur väl stämmer summorna med vad som var
budgeterat? Små avvikelser är normala men om det finns större skillnader bör du ta reda på vad som har hänt och varför, och hur styrelsen har hanterat detta.
3. Huvudboken, bokföringen.
Titta igenom huvudboken och kontrollera så att bokföringen är korrekt uppställd. Titta på verifikaten och kvittona och stäm av mot huvudboken så att dessa är bokförda på rätt konton och med korrekta summor. Om föreningen har en mycket stor ekonomi kan det vara tidskrävande att detaljgranska alla verifikat, i sådana fall är det vanligt att granska en enskild månads verifikat och sedan göra
stickkontroller på resten av året.
4 Bankpapper och handkassa.
Titta på original av papper från banken för att kunna styrka att de pengar som finns på
kontot/konton vid årsskiftet finns där, och för att verifiera at det är faktiska konton. Man tittar gärna på det första för revisionsåret och nummer 1 för kommande år. På så sätt får man en bra inblick i vad som finns på föreningens konto vid årets början och årets slut.
Stämmer innehållet i handkassan med det huvudboken anger?
5. Stora utbetalningar eller inköp.
Titta extra på stora eller anmärkningsvärda verifikat och kontrollera om dessa finns förankrade
genom beslut i styrelseprotokoll. Det är rimligt att köp av fika eller frimärken inte beslutas om på styrelsemöte, medan dyra inköp av till exempel datorer bör. Delegerat budgetmandat kan vara ett beslut som till exempel säger att Anna Svensson har rätt att hantera all föreningens IT-utrustning med en budget på 20 000 kr, och då behövs inget ytterligare detaljbeslut om datorinköp.
6. Inventarier, tillgångar.
Om föreningen har inventarier (saker som föreningen äger) bokförda som tillgångar, se över inventarielistan och bedöm om summan verkar vara rimlig.
7. Fordringar.
Om föreningen har fordringar (att andra är skyldiga föreningen pengar) kontrollera så att dessa inte är mycket gamla eller osäkra och att styrelsen har en plan för hur pengarna ska komma in.
Om någonting inte stämmer får revisorn göra en uppskattning av hur allvarligt problemet är. Små fel, till exempel en kostnad som hamnat på fel konto, påtalas för kassören och kan rättas till innan årsmötet. Allvarligare fel eller meningsskiljaktigheter mellan revisorn och kassören påtalas för hela styrelsen. Allvarliga fel, som styrelsen inte vill korrigera, berättar revisorn för årsmötet, som sedan får ta ställning till hur föreningen ska agera. Årsmötet kan välja att inte välja om styrelsen om de upplever att styrelsen missköter sig, eller att inte bevilja ansvarsfrihet eller till och med göra en polisanmälan om styrelsen har begått ett brott.
Verksamhetsrevision
Här tittar man på att verksamheten bedrivs som enligt föreningens stadgar och årsmötets beslut av verksamhetsplan för året. Man kan kontakt med styrelsen under året, genom att revisorn besöker styrelsemöten eller löpande tar del av protokoll och rapporter.
Här finns en checklista, i prioritetsordning med det viktigaste först:
1. Föreningens stadgar Kontrollera så att de följs och är aktuella. Är stadgarna väldigt gamla kan man föreslå årsmötet att ge styrelsen i uppdrag att uppdatera stadgarna och komma med ett förslag till kommande årsmöte. Följer verksamheten föreningens syfte och krav på öppenhet och ideell verksamhet? Har de mötena styrelsen haft varit beslutsmässiga? Är årsmötet kallat i tid och på rätt sätt?
2. Årsmötesprotokollet, verksamhetsplan och berättelse. Läs igenom protokollet och verksamhetsberättelsen från föregående årsmöte, har styrelsen genomfört det som står i
verksamhetsplanen i enlighet med budget och verkställt eventuella andra beslut från detta möte?
3. Styrelsens egna protokoll. Läs dessa och ta del av vilka beslut har fattats och har dessa blivit genomförda? Är större utlägg förankrade genom beslut?
4. Årets verksamhet. Har styrelsen genomfört mer omfattande verksamhet utöver det som finns beskriven i några beslut? Ta reda på varför och vilka konsekvenser det har haft på övrig verksamhet och ekonomi? Har det uppstått kontroverser under året och hur har styrelsen i så fall hanterat dessa?
5. Försäkringar
Har föreningen tillgångar som är eller bör vara försäkrade? Kontrollera att försäkringen i så fall är aktuell. Genom Riksförbundet Svensk Trädgård är föreningen försäkrad för förmögenhetsbrott, rättskydd, ansvarsförsäkring samt olycksfallsförsäkring. Se Riksförbundets Verksamhetsrapport.
Revisionsberättelse
När årsmötet närmar sig och all revision är färdig skriver revisorn en revisionsberättelse till årsmötet.
När den skall vara klar och om den skall skickas ut i förväg regleras ofta av stadgarna.
Revisionsberättelsen är ett dokument till medlemmarna där revisor berättar hur styrelsen har skött sig. Har man några särskilda saker att anmärka på kan man skriva det här.
Fel skall i första hand delges styrelsen för att åtgärdas. Mindre förseelser brukar inte tas upp i revisionsberättelsen, utan diskuteras personligen mellan revisorn och styrelsen.
Är felet är allvarligt och/eller inte åtgärdas ska revisorn meddedla medlemmarna om detta på årsmötet. Man gör då en anmärkning i revisionsberättelsen.
Ansvarsfrihet
I anslutning till revisionsberättelsen brukar revisorerna rekommendera till årsmötet om den avgående styrelsen ska få ansvarsfrihet eller inte. Ansvarsfrihet innebär att styrelsen inte längre är ansvarig för vad som har hänt i föreningen och den nyvalda styrelsen tar istället över ansvaret.
Om det kommer fram i efterhand att styrelsen har undanhållit information så gäller ansvarsfriheten inte för detta, den gäller bara sådant som presenterats för revisorn och årsmötet.
Extra årsmöte
Om styrelsen begår mycket allvarliga fel kan revisorn ensam besluta att kalla till ett extra årsmöte för att diskutera problemet och kanske välja en ny styrelse. Detta kan till exempel handla om en styrelse som agerar mycket vårdslöst och inte betalar föreningens räkningar, en styrelse som låter bli att kalla till årsmöte eller en styrelse som agerar tvärt mot årsmötets vilja i viktiga frågor. Om styrelsen inte vill samarbeta kan revisorn få hjälp av Riksförbundet Svensk Trädgård för att kontakta medlemmarna.
Stockholm 2016-04-02 Riksförbundet Svensk Trädgård, Inger Ekrem
Exempel på en positiv revisionsrapport.
Storskogens Trädgårdssällskap
Revisionsberättelse för verksamhetsåret 2015
Undertecknade som utsetts till revisorer vid Storskogens Trädgårdssällskap årsmöte 14 februari 2015, för att granska sällskapets räkenskaper och förvaltning under verksamhetsåret 2015, kan efter fullgjort uppdrag avge följande revisionsberättelse.
Vi har tagit del av samtliga räkenskaper och funnit att de är förda med ordning och noggrannhet.
Inkomster och utgifter är styrkta med nödvändiga verifikationer.
Den kontanta kassan och det kvarstående värdet på bank och plusgiro har kontrollerats.
Sällskapets tillgångar och innehav av obligationer är väl dokumenterade.
Vi har också tagit del av protokoll som förts vid styrelsens sammanträden och övriga handlingar som lämnar upplysningar om föreningens ekonomi och förvaltning.
Då vi funnit allt i god ordning tillstyrker vi att balansräkningen fastställs och föreslår att styrelsen beviljas ansvarsfrihet för det gångna året.
Storskogen den 17 februari 2016
Anna Andersson Björn Björnsson
