Umeå Stockholm Västerås Linköping Göteborg Malmö Tel vxl

Umeå ∙ Stockholm ∙ Västerås ∙ Linköping ∙ Göteborg ∙ Malmö Tel vxl 090-15 49 00 www.vitec.se

2 / 16

Innehåll

1. INLEDNING... 3

2. VITEC PORTAL GENERELLT... 3

2.1 NET FRAMEWORK 4.0 ... 3

3. VITEC PORTAL WEBBPLATS ... 4

3.1 FÖRHANDSGRANSKA ... 4

3.2 NY MEDDELANDEHANTERING ... 4

4. VITEC PORTAL MARKNAD ... 5

4.1 ETAPPINDELAD UTHYRNING ... 5

4.1.1 Etappmallar ... 5

4.1.2 Etapper ... 6

4.1.3 Objekt på etapper ... 7

4.1.4 Publicera etapp ... 8

4.1.5 Förmedlingsfunktion ... 9

4.1.6 Etappinformation i korrespondens ... 10

4.1.7 Avslutningspåminnelse ... 10

4.1.8 Registrera intresse på etapp ... 11

4.1.9 Avregistrera intresse på etapp ... 11

4.1.10 Separat poäng för etapp ... 11

4.1.11 Kommunikation via fritextutskick ... 11

4.1.12 Publik etappsida ... 12

4.1.13 Etappobjekt i objektlistan ... 12

4.1.14 Prioritera objekt i etappen ... 13

4.1.15 Avsluta etapp ... 13

4.2 DOKUMENTUPPLADDNING ... 14

4.3 AUTOMATISERAD UTHYRNING ... 15

4.3.1 Teckna underkontrakt ... 15

4.3.2 Säga upp underkontrakt ... 15

4.4 BOENDEKALKYLEN –UPPDATERADE GENOMSNITTSKOSTNADER ... 15

5. VITEC PORTAL KUNDSERVICE ... 16

5.1 MIN HYRA, DETALJSIDA FÖR AVIER ... 16

5.2 GRÄNSSNITTSFÖRBÄTTRINGAR ... 16

3 / 16

1. Inledning

Detta dokument beskriver de nyheter som tillkommit i Vitec Portal 3.43. Förutom dessa nyheter har även ett antal tillägg och justeringar gjorts.

2. Vitec Portal Generellt

2.1 Net Framework 4.0

Vitec Portal 3.44, tillsammans med Vitec Fastighetssystems övriga produkter, använder .Net Framework 4.0. Det innebär att de servrar där webbapplikationer, kompontenttjänster och kringliggande stödapplikationer körs måste ha .Net Framework 4.0 installerat.

Viktigt! Om ni driftar systeme själva kontakta en av Vitec Fastighetssystems konsulter eller supporten för mer information och ny specifikation gällande systemkrav.

4 / 16

3. Vitec Portal Webbplats

3.1 Förhandsgranska

Administrationsgränssnittet för Vitec Portal Webbplats har kompletterats med möjlighet att förhandsgranska artiklar som författas innan de publiceras i den publika webben. Som redaktör har användaren möjlighet att förhandsgranska sidor, nyheter, puffar m.fl oavsett vilken status eller vilka läsrättigheter som sidan har eller kräver. På så vis kan redaktören bilda sig en uppfattning om hur sidan kommer se ut i den skarpa webben innan den publicerats.

Figur 1: Förhandsgranskning av sidor

3.2 Ny meddelandehantering

Tidigare har en dialog som krävt åtgärd från användaren visats när man skapat eller uppdaterat en sida eller nyhet. I och med version 3.44 av Vitec Portal Webbplats försvinner det momentet och ersätts med en informationstext som anger att ändringarna har sparats. Informationstexten visas under 10 sekunder och försvinner sedan per automatik. Meddelandet visas centrerat på sidan ovan

verktygslisten. Den nya meddelandehanteringen omfattar skapande och uppdaterande av sidor, nyheter, puffar och områdesnyheter i Vitec Portal Webbplats.

Figur 2: Ny meddelandehantering vid infoga och uppdatera

5 / 16

4. Vitec Portal Marknad

4.1 Etappindelad uthyrning

Etappindelad uthyrning är en kompletterande modul till Vitec Portal Marknad som ger

fastighetsägaren möjlighet att gruppera flera objekt till en etapp och behandla objekten som en helhet vid publiceringen. Etappindelningen ger den sökande möjlighet att ange prioritet på de objekt i etappen som användaren anmälar sig på. Prioriteten skall återspegla den ordning som den sökande önskar erhålla objekten, dvs. det mest intressanta objektet erhåller prioritet ett och därefter sorteras objekten i fallande intresse. Etappindelad uthyrning är lämpligt vid t.ex. uthyrning av

nyproduktionslägenheter eller vid försäljning av tomter för byggnation av småhus.

En schematisk bild över hur en etapp och dess objekt förflyttar sig igenom sina egna statusar finner du nedan.

Inväntar publicering

Publicerad

Avpublicerad

Erbjudande

Svar på erbjudande

Kontrakt

Uthyrd Ej behandlad

Ny Visas Objekt ansöks Ansökningar

behandlas Avslutas

Figur 3: Etappen (grönt) och objekten (blått) olika statusövergångar

 Etappindelad uthyrning är en tilläggsmodul och ingår inte i grundlicensen.

4.1.1 Etappmallar

En etappmall är en central plats som innehåller inställningar för systemet, inställningar som återanvänds och är gemensamma hos alla etapper som skapas utifrån mallen.

Mallen innehåller funktionalitet för:

 Om en användarroll skall tilldelas sökande på etappen. Syftet med rollen är att behörighetsstyra informationsmaterial i webbplatsen till de etappsökande.

 Ange hur många sökande som skall få erbjudande om visning på ett objekt i etappen.

6 / 16 Figur 4: Etappmall

4.1.2 Etapper

En etapp är en instans av en etappmall och kan liknas med ett projekt, t.ex. ett nybyggnationsprojekt.

Etappens syfte är att sammanhålla flera objekt till en helhet. Alla objekt som är kopplade till en etapp publiceras och avpubliceras från webben samtidigt. De sökande har möjlighet att rangordna/prioritera objekten i etappen sinsemellan.

Etappen innehåller information såsom:

 Namn och Identitet

 Vald objektgrupp för etappen

 Vald mall för etappen

 Status

 Etappens period

 Om etappen skall ha en separat poäng eller använda ordinarie köpoäng för objektgruppen.

 Antal som skall få erbjudande på objekt i etappen

 Eventuell roll som etappsökande skall erhålla vid registrering

Då etappen skapas får användaren möjlighet att välja om en användarroll skall skapas för de

användare som registreras på etappen. Í de fall en användarroll skall tilldelas kommer användaren att få den aktuella rollen i tre olika scenarion:

 Vid publik registrering på etappen

 Vid registrering på etappen i administrationsgränssnittet

 Vid anmälan på objekt i etappen.

7 / 16 Figur 5: Etapp

4.1.3 Objekt på etapper

Till en etapp kopplas flera objekt något som görs genom att använda dialogen Infoga objekt som återfinns i funktionslistan för etappen. I samband med att användaren skall infoga objekt presenteras ett sökformulär där användaren kan förfina sitt urval. Objekten som kopplas till etappen måste befinnas sig i status Ej behandlat. Genom att kryssa för objekten och välja funktionen att spara och återgå kopplas objekten till den aktuella etappen.

Figur 6: Koppla objekt till en etapp

När objekten finns kopplade till etappen kan de beskådas genom att välja funktionen Visa objekt som återfinns i funktionslistan för etappen. Dialogen som presenteras listar objekten som är kopplade och ger användaren möjlighet att navigera vidare till objektets detaljsida, behandla objektet eller att radera objektet från etappen. Att radera ett objekt från en etapp är enbart tillgängligt fram till dess att etappen

8 / 16 är publicerad. När väl objekten finns publicerade för de sökande att ta del av kan ej längre objekten raderas från etappen.

Figur 7: Kopplade objekt

När en etappen är färdigbehandlad och har status Avslutad vilket är den slutliga statusen för etapp kommer listan inte att visa de objekt som är kopplade till etappen utan istället visas samtliga objekt som har varit kopplade till etappen. Objekten har då lämnat etappen och gått in i den vanliga uthyrningen.

4.1.4 Publicera etapp

När samtliga objekt har kopplats till en etapp skall etappen publiceras på den publika webben, dvs.

tillgängliggöras för de sökande att anmäla intresse på. Detta görs genom att via dialogen Ändra status och ange en publiceringsperiod. På så vis förändras status på etappen och de underliggande objekten publiceras. Ett enskilt objekt som tillhör en etapp kan inte publiceras via den normala

publiceringsdialogen. Användaren erhåller då ett felmeddelande.

9 / 16 Figur 8: Publicering av etapp

4.1.5 Förmedlingsfunktion

För att förenkla tilldelningen av objekt till de sökande enligt ordningen om högst köpoäng samt högst prioritering har en ny vy skapats inom Vitec Portal Marknad. Vyn återfinns under respektive

objektgrupp. Vyn kan användas i två olika lägen. Dels kan vyn visa enbart en sökande per objekt, och då den sökande som har högst köpoäng och därmed är den som skall erhålla kontrakt. Vyn kan även fällas ut så att samtliga sökande som finns anmälda på objektet synliggörs. Det är dock alltid enbart möjligt att skapa erbjudanden eller kontrakt till den sökande som innehar den översta platsen på objektet. I takt med att objekten behandlas i respektive status minskar listan då objekten går över till en senare status.

Figur 9: Etappförmedling, enbart översta placeringen per objekt

10 / 16 Figur 10: Etappförmedling, alla sökande visas

4.1.6 Etappinformation i korrespondens

Den korrespondens som skapas kring ett objekt som tillhör en etapp, dvs. erbjudande, avslag, kontraktsbrev m.m. innehåller information om etappens id, namn och period. På så viss kan sådan information presenteras inom korrespondens. Informationen visas ej som standard utan korrespondens innehåll justeras tillsammans med en av Vitec Fastighetssystems konsulter.

4.1.7 Avslutningspåminnelse

När en etapp passerar sitt slutdatum erhåller användaren en varning på startsidan för Vitec Portal Marknad som uppmanar användaren att etappen måste hanteras antingen genom att förlänga etappen för att den inte är färdigställd eller att avsluta etappen och därmed koppla loss alla objekt och intresseanmälningar från etappen.

11 / 16 Figur 11: Varning om etapp att avsluta

4.1.8 Registrera intresse på etapp

För att registrera intresse på en etapp kan fyra olika sätt användas:

 Kryssa för den aktuella etappen i intresseanmälan för den aktuella objektgruppen i den publika webben.

 Via etappens publika webbsida anmäla sig till etappen.

 Kryssa för den aktuella etappen i intresseanmälan för den aktuella objektgruppen i administrationsgränssnittet.

 Anmäla intresse på ett objekt i etappen.

4.1.9 Avregistrera intresse på etapp

I samband med att en sökande vill radera intresse från en viss etapp genomför systemet en kontroll om användaren intresseanmält objekt i etappen. Om så är fallet förhindras den sökande från att

avregistrera sitt intresse på etappen.

4.1.10 Separat poäng för etapp

Då den sökande registrerar sitt intresse för en etapp skrivs den aktuella tidpunkten ned i systemets databas. Systemet kan konfigureras för att antingen använda etappens registreringstidpunkt som ködatum eller att använda det ordinarie ködatumet som finns på intresseanmälan för den aktuella objektgruppen.

4.1.11 Kommunikation via fritextutskick

För att förenkla kommunikation med de sökande som anmält intresse för en viss etapp har funktionen fritextutskick kompletteras med en filterdialog vars syfte är att filtrera ut de sökande med vilka man önskar kommunicera. För närvarande kan två grupper av sökande nås:

 Samtliga sökande som anmält sig till etappen.

 Samtliga sökande som anmält sig på ett eller flera objekt i etappen.

Detta är användbart för att informera t.ex. om förseningar eller meddela tidpunkt då objekt publiceras på webben m.m.

12 / 16 Figur 12: Fritextutskick till etappsökande

 Fritextutskick är en tilläggsmodul och ingår inte i grundlicensen.

4.1.12 Publik etappsida

En så kallad multiartikelsida har tagit fram som stöd till publiceringen. Sidan innehåller en artikelplats dit detaljerad information om etappen kan publiceras via Vitec Portal Webbplats. Vidare innehåller sidan funktionalitet för att låta användaren registrera sitt intresse på etappen.

 Vitec Portal Webbplats är en egen produkt och ingår inte i grundlicensen för Portal Marknad.

4.1.13 Etappobjekt i objektlistan

Objekt som tillhör en etapp markeras med hjälp av en ikon i objektlistan både i administrationsgränssnittet och i den publika webben.

Figur 13: Objektlista med etappikon

I den publika objektlistan finns möjligheten att, förutom att presentera objektet med en ikon, att även presentera en egen lista för alla etapper eller en viss etapp. I det fall sådana listor önskas måste dessa listor manuellt skapas i strukturen i Vitec Portal Webbplats tillsammans med en personal från Vitec Fastighetssystem.

13 / 16 Via listan över intresseanmälda objekt har användaren möjlighet att justera prioriteten, eller

rangordningen av de objekt man anmält sig på. Prioriteten är viktig då det kommer att utgöra underlag för hur handläggaren väljer att tilldela kontrakt.

Figur 14: Prioritering av objekt

4.1.15 Avsluta etapp

När alla objekt har tilldelats till sökande inom etappen kan etappen avslutas. Detta görs genom att ändra status till Avslutad. I samband med att etappen avslutas raderas alla objekt och anmälningar som är kopplade till etappen.

14 / 16

4.2 Dokumentuppladdning

I syfte att förenkla inhämtning av kompletterande underlag från de sökande finns nu möjligheten att låta de sökande själva infoga dokument via en dokumentuppladdningsfiunktion som återfinns via Mina sidor. De sökande kan själva infoga dokument, se redan uppladdade dokument och radera dokument.

Tjänsten tillåter uppladdning av PDF dokument och går att begränsa hur stora dokument som tillåts ladddas upp.

Fastighetsägaren ansvarar själva för skydd mot den filarea som dokumenten placeras på då ingen sådan kontroll genomförs av Vitec Portal.

Figur 15: Uppladdning av dokument via den publika webben

Via Vitec Portal Marknads administrationsgränssnitt kan handläggare söka upp sökande och via funktionslistan på CRM Sökande välja funktionen Uppladdade dokument. Den nya dialogen visar både uppladdade dokument och tillåter handläggaren att bistå den sökande med att ladda upp dokument via dialogen samt erbjuder möjligheter att ta bort befintliga dokument.

Figur 16: Dokumentuppladdning i administrationsggränssnittet

 Dokumentuppladdning är en tilläggsmodul och ingår inte i grundlicensen.

15 / 16

4.3 Automatiserad uthyrning

Vitec Portal Marknad har sedan tidigare en alternativ process som är automatiserad i större utsträckning vars främsta syfta är att hantera p-platser. Den automatiserade processen har nu kompletterats för fastighetsägare som använder sig av fastighetssystemet Vitec Nova Hyra där man har möjlighet att låta hyresgästen själv teckna och säga upp kontrakt på en p-plats.

 Automatiserad uthyrning är en tilläggsmodul och ingår inte i grundlicensen.

4.3.1 Teckna underkontrakt

I samband med att en hyresgäst anmäler sig på ett objekt visas en ny sida för användaren, där kontraktet tecknas på det anmälda objektet. Sidan finns även tillgänglig via en länk på sidan Mina sidor. Den nya sidan genomför en kontroll huruvida den sökande är hyresgäst och har ett giltigt kontrakt på en lägenhet. I det fall användaren har flera kontrakt får användaren möjlighet att välja vilken lägenhet p-platsen skall kopplas till. Användaren får även välja om p-platsen skall samaviseras med lägenheten eller ha en separat avisering. Kontraktsigneringen avslutas genom att fylla i en engångs PIN-kod. Ett underkontrakt skapas i fastighetssystemet per automatik och Mina sidor visas för användaren med ett meddelande om när kontraktet börjar gälla.

Det skapas en notering på den sökande om att kontrakt skapats digitalt.

4.3.2 Säga upp underkontrakt

Fastighetsägare som använder sig av fastighetssystemet Vitec Nova Hyra kan erbjuda möjligheten att säga upp underkontrakt direkt på webben. En ny sida listar upp aktuella underkontrakt inom den objektsgrupp som systemet konfigurerats för, t.ex. p-platser. Användaren kan ange ett önskat

utflyttningsdatum och bekräftar sedan uppsägningen genom att mata in en engångs PIN-kod. Därefter visas sidan Mina sidor med information om hur länge det uppsagda kontraktet är giltigt.

4.4 Boendekalkylen – Uppdaterade genomsnittskostnader

Underlaget för de genomsnittliga kostnaderna som boendekalkylen använder sig av hämtas från Konsumentverkets statistik för skäliga levnadskostnader. Mer att läsa om hur denna statistik skapats och dess innehåll återfinns på följande adresser:

http://www.konsumentverket.se/privatekonomi/Hushallets-kostnader/

http://www.konsumentverket.se/Global/Konsumentverket.se/Best%C3%A4lla%20och%20ladda%20n er/rapporter/2009/2009_08%20levnadskostnader%202009.pdf

Kontakta en av Vitec Fastighetssystems konsulter eller supporten för mer information om vilka beräkningar som Vitec Marknad använder sig av för att beräkna boendekalkylen.

 Boendekalkyl är en tilläggsmodul och ingår inte i grundlicensen.

16 / 16

5. Vitec Portal Kundservice

5.1 Min hyra, detaljsida för avier

Listan över förfallna avier har kompletterats med en länk till en detaljsida. Länken visas som standard i kolumnen för period, länken går att konfigurera så den inte visas.

Figur 17: Min hyra, historiska avier

Figur 18: Min hyra, detalj historisk avi

5.2 Gränssnittsförbättringar

Möjlighet finns nu att sätta olika stil på betalda och icke betalda rader i listan över förfallna avier. Om denna ändring önskas kontakta en av Vitec Fastighetssystems konsulter.