3. AVTALSVILLKOR - UTRUSTNING

2016-05-30

Region Östergötland Operationsbord

Ellinor Komarek ER-2015-318

3. AVTALSVILLKOR - UTRUSTNING

3.1 AVTALETS PARTER, HANDLINGAR OCH GILTIGHET

3.1.1 Avtalshandlingar

Detta avtal utgör ett upphandlingskontrakt.

Nedanstående handlingar utgör en integrerad del av detta avtal.

1. Skriftliga ändringar/förtydliganden till detta avtal 2. Avtal, inklusive bilagor

3. Kompletteringar och/eller förtydligande av förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag

5a. ALOS 05 - vid leverans av varor och utrustning 5b. Montage 85 - vid leverans av utrustning

5c. BMU 93 - vid leverans av medicinskteknisk utrustning (MTU) 6. Förtydligande av anbud

7. Anbud

Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om omständigheterna inte uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i den ordning de anges ovan.

Köparen accepterar inte tillkommande standardvillkor från leverantören.

Avtalsvillkoren kan komma att justeras av köparen innan avtalstecknande med information som framkommit under upphandlingsprocessen såsom exempelvis svar på

frågor/förtydliganden/kompletteringar m.m. Anbudsgivaren medger i och med anbudslämnande att köparen inför avtalstecknande justerar avtal enligt ovan. (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3.1.2 Kontaktuppgifter

Korrespondens i anslutning till detta avtal ska sändas till köparen med referens till avtalets diarienummer.

Köparens kontaktperson:

Namn: Ellinor Komarek

E-post: Ellinor.Komarek@regionostergotland.se Telefon: 010-10 30305

Leverantörens kontaktperson i avtalsfrågor med ställningsfullmakt:

Namn (Fritextsvar) E-post (Fritextsvar) Telefon (Fritextsvar)

Leverantörens kontaktperson i driftsfrågor:

Namn (Fritextsvar) E-post (Fritextsvar) Telefon (Fritextsvar)

Leverantörens kontaktperson för socialt ansvar:

Namn (Fritextsvar) E-post (Fritextsvar) Telefon (Fritextsvar)

Övriga kontaktuppgifter till leverantören:

Beställningar skickas till angiven e-postadress (Fritextsvar) Telefonnummer ordermottagning (Fritextsvar)

E-postadress till ordermottagning (Fritextsvar) Leverantörens kontaktuppgifter avseende reklamationer och/eller

felanmälan, i vidstående fält anges telefonnummer.

(Fritextsvar)

Leverantörens kontaktuppgifter avseende reklamationer och/eller felanmälan, i vidstående fält anges e-postadress.

(Fritextsvar)

Leverantören ska omgående meddela om kontaktperson byts ut.

3.1.3 Avtalsform

Avtal tecknat efter upphandling utgör för anbudsområde 1 ett avtal med en (1) leverantör och för anbudsområde 2 ett ramavtal med en (1) leverantör.

3.1.4 Avtalstid, förlängning av avtal, omfattning och optioner

Detta anbudsområde innefattar:

- Inköp av sex (6) stycken operationsbord till dagkirurgiska enheten vid Vrinnevisjukhuset i Norrköping

- Tillbehörsavtal avseende de tillbehör/förbrukningsmaterial som krävs till inköpta produkter under avtalsperioden med köparens ensidiga möjlighet till förlängning med tolv (12) månader i taget tills dess att livslängden på inköpta operationsbord har passerat.

- Option för köparen om inköp av tio (10) - fjorton (14) stycken operationsbord till

operationsavdelningen vid Vrinnevisjukhuset i Norrköping. Köparen kommer vid beslut om investering besluta om optionen ska nyttjas eller ej. I de fall optionen ej kommer att nyttjas och investering krävs kommer separat upphandling genomföras.

- Option för köparen att teckna FU-avtal eller fullserviceavtal till inköpta produkter under produkternas hela livslängd. Avtal tecknas per produkt och avtalstid för dessa avtal gäller tolv (12) månader i taget med köparens ensidiga möjlighet till förlängning med tolv (12) månader i taget tills dess att produktens livslängd passerat.

Oaktat avtalstid äger köparen rätt att till oförändrade villkor förlänga avtalstiden i erforderlig omfattning i de fall en överprövning enligt LOU föranleder försening av ny avtalsstart vid eventuell kommande upphandling.

3.1.4.2 Anbudsområde 2 - Enkla mobila operationsbord Detta anbudsområde innefattar:

- Inköp av enklare operationsbord inklusive tillbehör/förbrukningsmaterial under

avtalsperioden 2017-08-01 - 2019-07-31 med köparens ensidiga rätt till förlängning av om tolv (12) plus tolv (12) månader.

- Tillbehörsavtal avseende de tillbehör/förbrukningsmaterial som krävs till inköpta produkter under avtalsperioden med köparens ensidiga möjlighet till förlängning med tolv (12) månader i taget tills dess att livslängden på inköpta operationsbord har passerat.

- Option för köparen att teckna FU-avtal eller fullserviceavtal till inköpta produkter på detta avtal under produkternas hela livslängd. Avtal tecknas per produkt och avtalstid för dessa avtal gäller tolv (12) månader i taget med köparens ensidiga möjlighet till förlängning med tolv (12) månader i taget tills dess att produktens livslängd passerat.

Oaktat avtalstid äger köparen rätt att till oförändrade villkor förlänga avtalstiden i erforderlig omfattning i de fall en överprövning enligt LOU föranleder försening av ny avtalsstart vid eventuell kommande upphandling.

3.1.5 Rätt att avropa från avtal

Leverantör som på uppdrag av köparen utför arbete som ingår i köparens kärnverksamhet har rätt att på samma villkor som köparen göra avrop från detta avtal, i den omfattning som avser uppdraget hos köparen. Varje sådan leverantör svarar för sina egna kostnader och åtaganden knutna till avrop från detta avtal. En sådan leverantör som utnyttjar sin rätt att göra avrop från avtalet blir inte en part i avtalet.

3.1.6 Uppförandekod för leverantörer

Leverantören åtar sig i och med avtalstecknande att följa villkoren i dokumentet

”Uppförandekod för leverantörer” avseende etiskt och socialt ansvar.

Leverantören ska på anmodan från köparen lägga in ett antal grundläggande uppgifter i landstingens och regionernas webb-baserade avtalsuppföljningsverktyg. Detta ska utföras av leverantören utan krav på ersättning från köparen.

3.1.7 Definitioner

Definitioner som förekommer i detta avtal och som skall gälla vid uppdragets utförande framgår nedan:

Vardagar = Helgfri måndag - fredag

Helgdag = Lördag, söndag samt svenska lagstadgade helgdagar Kalenderdagar = Samtliga årets dagar, vardag som helgdag = Dag FU = Förebyggande underhåll

AU = Avhjälpande underhåll

Slutbesiktning = den tidpunkt där funktionskontroll sker så att t.ex. allt är fullt funktionellt för avsett ändamål och att utrustningen är patientsäker. Efter godkänd slutbesiktning börjar garanti att gälla.

Leveransgodkännande = kontroll att leveransen är komplett och att samtliga delar har levererats.

Topp = Operationsbordstoppen = liggdelen

Operationsbord = Operationsbordets samtliga ingående delar såsom exempelvis pelare

(stubbe), topp, manöverdosa m.m

Förkortningar som kan förekomma:

CMIT = Centrum för Medicinsk teknik och IT i Region Östergötland

UC = Upphandlingscentrum, Region Östergötlands upphandlingsorganisation US = Universitetssjukhuset Linköping

ViN = Vrinnevisjukhuset i Norrköping LiM = Lasarettet i Motala

3.2 UTFÖRANDE

3.2.1 Uppdragets förutsättningar och omfattning

Avtalet reglerar det övergripande förhållandet mellan köpare och leverantör vid utförande av rubricerad produkt.

I förfrågningsunderlaget framgår i förekommande fall ett uppskattat behov. Köparen garanterar ingen volym på omfattning eller uppdrag.

Avtalet förhindrar inte att köparen genomför förnyad upphandling vid metodförändringar, myndighetsbeslut, produktförändring förorsakad av leverantören eller vid utrustningsbyte som medför att förutsättningarna för detta avtal förändras. Köparen förbehåller sig då rätten att inte avropa rubricerad produkt.

Köparen förbehåller sig rätten att göra avsteg från detta avtal om behov av operationsbord med specialfunktioner finns men där köparen bedömer att detta avtal inte tillgodoser behoven.

Köparen förbehåller sig rätten att för anskaffning av tillbehör till avtalad utrustning använda sig av andra tillbehör och leverantörer.

3.2.2 Allmänt

3.2.2.1 Genomförande

För utförande av uppdrag/leverans enligt tecknat avtal gäller att samtliga angivna villkor, krav och förutsättningar ska gälla.

Villkor, krav och förutsättningar som inte anges i handlingar ingående i tecknat avtal men som underförstått och som är allmänt vedertaget inom branschen, ska också ingå i utförande av uppdraget.

3.2.2.2 Funktion

Leverantören har totalt systemansvar för offererad produkt och garanterar att givna

funktioner och nivåer uppnås enligt kravspecifikationen för den aktuella driftsmiljön. Alla delar som normalt ingår eller som behövs för produktens användande, för avsett ändamål, ska inkluderas om inte annat anges.

Om befintlig programvara riskerar att påverka produktens säkerhet eller funktion åligger det leverantör att kostnadsfritt under hela produktens livslängd genomföra

programuppdateringar för att åtgärda detta om köparen så önskar.

3.2.3 Beställningsförfarande

3.2.3.1 Beställning/Avrop

Beställning/avrop sker succesivt under avtalsperioden av de enheter hos köparen som omfattas av detta avtal. Leverantören är skyldig att ta emot beställningar under hela

avtalsperioden och utföra uppdraget inom avtalad tid.

Beställningar/avrop skickas till leverantörens angivna e-postadress. Ordererkännande med besked om utförande ska omgående skickas till beställande enhet. Köparen har rätt att beställa/avropa minsta beställningsbara enhet, som anges per position i

artikelspecifikationen.

3.2.3.2 Felbeställning

I de fall felbeställning på tillbehör eller reservdelar sker förorsakad av Köparen äger Köparen rätt att returnera samtliga obrutna förpackningar i det antal som köparen finner nödvändigt.

Returnerade produkter krediteras i sin helhet. Eventuella returfraktkostnader bekostas av Köparen.

3.2.3.3 Annullering

Annullering av order avseende tillbehör och reservdelar ska accepteras t.o.m leverans har packats för köparens räkning men inte lämnat leverantörens lager. I de fall leverans lämnat leverantörens lager gäller ovan om felbeställning. Annullering gäller ej kundanpassade och specialtillverkade produkter.

3.2.4 Leverans

3.2.4.1 Leveransvillkor

Leverans ska ske enligt Incoterms 2010 DDP till i beställningen angiven plats.

Följesedel med köparens ordernummer ska vara synligt fäst utanpå transportförpackningen.

Pallastat gods ska levereras på EUR-pall eller engångspall. Pallvikten får inte överstiga 650 kg och lasthöjden får inte vara högre än 200 cm, räknat från golvnivå. Överhäng får inte

förekomma. Lastpallar utväxlas med gällande lastpallsöverföringssystem.

Kostnader för eventuellt engångsemballage ska vara inräknat i anbudspris. Låneemballage ska alltid återtas utan kostnad för köparen.

Leverantören bekostar eventuella leveranser som skett med taxi eller på annat sätt om leverantören på grund av en leveransstörning inte kunnat leverera enligt avtal.

3.2.4.2 Leveranstid

Leverans av utrustning ska ske inom fyrtiofem (45) vardagar från beställningsdagen.

Beräknad leveranstid ska framgå av anbudet.

Leverans av tillbehör ska ske inom trettio (30) vardagar från beställningsdagen och leverans av reservdelar ska ske inom fyrtioåtta (48) dygnstimmar (räknat under vardagar kl

08.00-16.00) från beställningsdagen.

Leveranstid är den tid som åtgår från beställningsdagen till den dag produkten ankommer köparens angivna leveransadress.

Leverans ska ske vardagar 08.00 - 16.00 om ingen annan tid avtalats mellan parterna. I de fall överrenskommen leveransdag infaller på en helgdag ska leverans utföras nästkommande vardag.

Leverans ska kunna ske på årets samtliga vardagar utan krav på särskild ersättning från köparen.

Bekräftelse på begärd leveranstidpunkt anges i orderbekräftelse. Vid leverans före

överenskommen tid åligger det leverantören att på egen risk och bekostnad ansvara för godset till dess att köparen gjort varumottag/tagit emot varorna.

Ange beräknad leveranstid: (Fritextsvar)

3.2.5 Installation/montage, slutbesiktning och leveransgodkännande

3.2.5.1 Montage och installation

Leverantören ansvarar för installation, konfigurering, full funktionalitet och anslutning till i förfrågningsunderlaget berörda omgivande system, intrimning, acceptanstest, igångkörning och validering av avtalad produkt samt medverka vid utrustningens anpassning till klinisk miljö i befintliga lokaler.

Fackmässig installation och montage ska ingå utan tillkommande kostnad och ska utföras av leverantören på av köparen anvisad plats inom tio (10) vardagar från det att utrustningen är levererad på plats hos köparen om inte annat skriftligen överenskommits med köparen.

Köparen ansvarar för installationskostnad av den brunn som används vid installation av fast pelare. Anvisning för hur, var, när och vilka specifikationer som gäller för hur brunnen ska monteras ska skriftligen skickas till köparen av leverantören i god tid.

Köparen svarar för framdragning av överenskomna medier till lämplig anslutningsplats och avslutar installationen med, av leverantören föreslaget lämpligt gränssnitt. All installation därefter ska ingå i leverantörens åtagande och ansvarsområde. Leverantören ska ange vilka installationsinsatser som krävs av köparen.

Leverantören ska senast fem (5) vardagar före arbetets påbörjande lämnat uppgifter om ansvarig kontaktperson för leverans och installation till köparen.

Uppmärkning och dokumentering av utförd installation utförs av leverantören i enlighet med aktuell mottagares standard.

Vid installation ansvarar köparen för att behövliga förarbeten är slutförda i så god tid att leverantören inte hindras i sina åtaganden. Leverantören ska i god tid skriftligen anmäla till köparen om han på grund av bristande förarbeten från köparens sida är förhindrad att fullfölja leveransen enligt ovan.

Vid integreringar enligt förfrågningsunderlag eller utvecklingsinsatser hos tredje part ansvarar leverantören för nödvändig samordning så att full funktionalitet enligt Köparens krav

uppfylls.

Leverantören omhändertar emballage etc. och äger ej rätt att utan tillstånd nyttja köparens installationer för sophantering. När installationsarbetet är klart ska slutrengöring enligt gällande rengöringsanvisningar utföras, så att köparen kan ta utrustningen i bruk.

3.2.5.2 Slutbesiktning

Slutbesiktning sker per beställning, alt. leveranstillfälle om anpassad leveransplan har upprättats i anslutning till aktuell beställning och ska vara genomförd senast fem (5) vardagar från leverans.

Slutbesiktning, enligt BMU 93, av levererad och installerad utrustning ska ske för

godkännande av leverans. Leverantören ska omgående efter slutfört uppdrag anmäla att utrustningen är klar för slutbesiktning och boka in tid för att genomföra densamma. Vid slutbesiktning ska båda parter medverka varvid parterna står för sina egna kostnader. Vid underkänd slutbesiktning svarar dock leverantören ensam för alla kostnader i samband med fortsatt slutbesiktning.

Leverantören ska ansvara för att kontakta köpare och planera tidpunkt för slutbesiktning.

Från sista dellikvid äger köparen rätt att innehålla tio (10) % till dess att samtliga

anmärkningar från slutbesiktningen har åtgärdats av leverantören eller till dess att klinisk provdrift har genomförts med godkänt resultat.

3.2.5.3 Leveransgodkännande

Aktuell utrustning ska vara levererad, monterad och installerad samt klar för drift och godkänt slutbesiktad senast fem (5) vardagar från leverans. För reservdelsleveranser kan andra leveranstider enligt nedan gälla.

Ett acceptansdokument framarbetas av köparen efter avtalstecknande.

Acceptansdokumentets huvudsakliga syfte är att säkerställa att samtliga ställda krav på avtalad produkt uppfylls efter det att avtalade produkter har levererats.

För att leveransgodkännande ska kunna ske ska:

• Ställda krav på efterfrågade produkter och dokumentation vara uppfyllda

• Samtliga ingående delar i framtaget acceptansdokument vara kontrollerade och godkända av köparen

• Fullständig leveranskontroll mot beställningsunderlag, funktionskontroll, säkerhetskontroll och elsäkerhet utan anmärkningar vara genomförd

3.2.6 Service och underhåll

Leverantören ansvarar för erforderlig service/underhåll/förebyggande underhåll under garantitiden utan krav på ersättning från köparen.

Leverantören ska tillse att det förebyggande underhållet åtgärdas inom föreskrivna/planerade serviceintervall (gäller inom garantitiden, FU-avtal samt fullserviceavtal).

Köparen förbehåller sig rätten att efter garantitidens utgång själv

utföra service/underhåll/förebyggande underhåll/akut underhåll på inköpt utrustning.

Utrustningen ska vara synligt och tydligt märkt med tillverkarens namn eller varumärke, beteckning, tillverkningsnummer, tillverkningsår, CE-märkning och spänning.

Pris för förebyggande underhållsavtal (FU-avtal) fullserviceavtal anges i respektive kravspecifikation. Gällande FU-avtal och fullserviceavtal så gäller dessa som option under utrustningens hela livslängd, se även punkt "Avtalstid, förlängning av avtal och

optioner".

Under garantiden samt vid köparens tecknande av fullserviceavtal ska nedan angivna förutsättningar gälla och ska vara medräknat i avgivet pris.

- Akut-/avhjälpande underhåll under utrustningens hela livstid (10 år från godkänd leverans) ska påbörjas inom 24 dygnstimmar efter felanmälan inkommit till leverantör (räknat under vardagar kl. 08.00-16.00).

- Under utrustningens livstid (10 år från godkänd leverans) ska akut-/avhjälpande underhåll kunna utföras så att utrustningen är i fullt funktionsduglig eller ska ersättas med en

motsvarande produkt senast 60 dygnstimmar (räknat under vardagar kl. 08.00-16.00) efter att felanmälan inkommit till leverantör. Om utbyte till låneutrustning krävs ska detta vara fullständigt kostnadsfritt (inkl. frakt för utrustningen) för köparen under den tid ordinarie utrustning är på reparation. Låneutrustning ska finnas på plats hos köparen senast 60

dygnstimmar (räknat under vardagar kl. 08.00-16.00) efter att felanmälan inkommit till leverantör.

Efter garantiden under utrustningens hela livslängd (10 år från godkänd leverans) ska nedan angivna förutsättningar gälla och ska vara medräknat i avgivet pris.

- Akut-/avhjälpande underhåll under utrustningens hela livstid (10 år från godkänd leverans) ska påbörjas inom 48 dygnstimmar efter felanmälan inkommit till leverantör (räknat under vardagar kl. 08.00-16.00).

- Under utrustningens livstid (10 år från godkänd leverans) ska akut-/avhjälpande underhåll kunna utföras så att utrustningen är i fullt funktionsduglig eller ska ersättas med en

motsvarande produkt senast 120 dygnstimmar (räknat under vardagar kl. 08.00-16.00) efter att felanmälan inkommit till leverantör. Om utbyte till låneutrustning krävs ska detta vara fullständigt kostnadsfritt (inkl. frakt för utrustningen) för köparen under den tid ordinarie utrustning är på reparation. Låneutrustning ska finnas på plats hos köparen senast 120 dygnstimmar (räknat under vardagar kl. 08.00-16.00) efter att felanmälan inkommit till leverantör.

3.2.6.1 Reservdelar och tillbehör

Reservdelar för akut- och förebyggande underhåll ska erbjudas köparen.

Reservdels- och tillbehörsförsörjningen ska garanteras i minst 10 år från godkänd leverans.

Under utrustningens livstid (10 år från godkänd leverans) ska leverans av reservdelar ske 48 dygnstimmar efter beställning (räknat under vardagar kl. 08.00-16.00).

3.2.6.2 Säkerhetsrelaterade modifieringar

Säkerhetsrelaterade modifieringar ska ingå kostnadsfritt under utrustningens livslängd. I samband med sådan modifiering ska utbildning av köparens personal ske i enlighet med punkt ”Klinisk utbildning”.

Information om säkerhetsmodifieringar ska skriftligen delges av leverantören till köparens verksamhetschef på kliniken som berörs och medicinteknisk chef samt ansvariga ingenjörer/

servicetekniker på köparens enhet CMIT.

3.2.7 Tillgänglighet

Utrustningens tillgänglighet ska vara minst 97 procent.

I anbudet ska utrustningens tillgänglighet (T) i procent enligt nedan anges.

T= (TD -OT) x 100 % / TD

TD = Totalt tillgänglig drifttid = (26 veckor x 5 vardagar/vecka – helgdagar) x 9 tim OT = Otillgänglighetstid enligt nedan

Utrustning anses otillgänglig (OT) från den tid leverantören erhållit felanmälan från köparens tekniska kontaktperson till dess felet är åtgärdat (vardagar 8.00 – 17.00). Tidsåtgång för förebyggande underhåll (FU) i timmar/år ska särskilt anges. Denna tid räknas inte som stillestånd.

3.2.7.1 Tillgänglighetsgaranti

Garanterad tillgänglighet framgår enligt ovan. Under utrustningens garantiperiod beräknas tillgängligheten som ett genomsnitt av de senaste 26 veckorna.

Om den garanterade tillgängligheten inte uppnås, förlängs garantitiden med en månad för varje procentenhet som tillgängligheten understiger angiven tillgänglighet. Vid den förlängda garantitidens utgång görs en ny beräkning av tillgängligheten under den senaste

26-veckorsperioden, där minst angiven tillgänglighet ska uppnås.

Skulle tillgängligheten under beräkningsperioden totalt understiga 97% kan köparen begära att leverantören byter ut den del av utrustningen som orsakat otillgängligheten, alternativt tar tillbaka köpet utan extra kostnad för köparen.

Loggbok över alla fel med tidsangivelser och omfattning förs av köparen. Loggboken utgör underlag för tillgänglighetsberäkningen.

3.2.8 Garantitid och garantibesiktning

Garantitiden ska vara minst två (2) år efter godkänd slutbesiktning och omfatta alla åtgärder och kostnader, som erfordras för att avhjälpa fel och återställa utrustningen i fullt driftfärdigt skick.

Under gällande garantitid två (2) år gäller att leverantören svarar för all erforderlig service på utrustningen. Under garantitiden ingår även obegränsat antal akut eller avhjälpande (reparation) servicebesök.

Vid garantitidens utgång utföres en garantibesiktning av köparens medicintekniska avdelning (CMIT) eller av en av parterna godkänd besiktningsman.

Garantitiden ska räknas från godkänd slutbesiktning. Alla kostnader för reparation och underhåll, inkluderande reservdelar och resor samt logi ska under garantitiden ingå utan kostnad för köparen.

Det åligger leverantören att tillse att det förebyggande underhållet åtgärdas inom

föreskrivna/planerade serviceintervall (gäller inom garanti, FU-avtal samt Fullserviceavtal).

Under garantitiden har köparen rätt att i vissa fall t.ex. vid akuta reparationer för att undvika driftstopp utföra åtgärder i begränsad omfattning mot ersättning, i samråd med leverantör.

Vid godkännande från leverantören kommer köparen timdebitera arbetet enligt köparens för vartid gällande timtaxa som för närvarande är 1 146 SEK per timme.

Förebyggande underhåll ska aviseras av leverantören minst tjugo (20) vardagar innan utförande och akut-/avhjälpandebesök ska påbörjas av leverantören inom tjugofyra (24) dygnstimmar efter anmälan.

3.2.8.2 Garantibesiktning

Garantibesiktning ska ske per beställning, alt. leveranstillfälle om anpassad leveransplan har upprättats i anslutning till aktuell beställning och ska vara genomförd

senast tjugo (20) vardagar innan garantitiden löper ut.

Godkänd garantibesiktning, i enlighet med BMU 93, av levererad och installerad utrustning är en förutsättning för att garantitiden ska upphöra. Köparen utser besiktningsman och svarar för besiktningskostnaderna. Garantibesiktning ska utföras av leverantör tillsammans med köpare innan garantitidens utgång. Tidpunkt för besiktning bestäms efter överenskommelse mellan leverantör och köpare.

Leverantören ska ansvara för att kontakta köpare och planera tidpunkt för garantibesiktning.

För att en garantibesiktning ska räknas som godkänd ska alla krav på service och utbildning vara uppfyllda samt eventuella kvarstående fel åtgärdade.

Vid underkänd garantibesiktning svarar dock leverantören ensam för alla kostnader i samband med fortsatt garantibesiktning. Vid underkänd garantibesiktning förlängs garantiperioden tills godkänd garantibesiktning föreligger.

3.2.9 Fel och avvikelsehantering

3.2.9.1 Fel i uppdragets utförande

Fel föreligger om leverantörens utförande av uppdrag eller leverantörens produkt avviker eller på annat sätt brister i förhållande till vad som avtalats mellan parterna eller vad köparen med fog kunnat förutsätta om produkten eller tjänsten.

Leverantören ska omgående underrätta beställare och köparens Upphandlingscentrum om uppkomna eller misstänka fel och brister i leveransen såvida inte annat avtalats.

3.2.9.2 Leveransförsening och ersättningsleverans

Dröjsmål föreligger om uppdrag inte levereras enligt avtal eller annan överenskommelse mellan köparen och leverantören, om inte dröjsmålet beror på omständighet orsakad av köparen.

Parterna förbinder sig att utan dröjsmål skriftligt meddela varandra om risk för försening föreligger, samt vilka åtgärder de avser att vidta för att eliminera uppkommen risk/minimera konsekvenserna av eventuell försening.

Underlåter leverantören att lämna meddelande om befarat dröjsmål ska leverantören ersätta köparen för de merkostnader som uppstått hos köparen till följd av att meddelandet inte lämnats i tid. Ersättning utgår oberoende och utöver vad som i förekommande fall i övrigt anges i avtalet om köparens påföljdsmöjligheter, exempelvis rätt till vite och skadestånd.

Kan leverantören ej leverera avtalad produkt/tjänst ska leverantören utan dröjsmål föreslå ersättningsprodukt till köparen, vilken kan levereras av leverantören eller av leverantören anlitad leverantör/underleverantör. Ersättningsprodukt ska innan leverans sker skriftligen godkännas av köparen och ska levereras till gällande avtalsvillkor. Eventuella merkostnader föranledda av förseningen ska ersättas av leverantören.

Kan leverantören inte leverera ersättningsprodukt har köparen, utöver viten, rätt till

ersättning motsvarande skillnaden mellan köparens kostnad för att få leveransen utförd från annan leverantör och det med leverantören överenskomna priset.

Om leverantörens dröjsmål är av väsentlig betydelse för köparen har köparen rätt att häva den leverans som är i dröjsmål. Om dröjsmålet är av väsentlig betydelse för köparen äger köparen rätt att häva hela eller den del av avtalet som berörs. Vid hävning är köparen berättigad till ersättning för den skada som uppstått som en följd av dröjsmålet samt i förekommande fall vite.

3.2.9.3 Köparens försening

Köparen ska anmäla till leverantören om godset inte kan tas emot på avtalad dag och ange en ny tidpunkt för leverans. Leverantören ska på egen risk men på köparens bekostnad se till att godset lagras på lämpligt sätt till dess att leverans kan ske.

3.2.9.4 Produktavvikelser

Leverantören är skyldig att skriftligen meddela köparens kontaktperson och avropande

enhet om avtalad produkt varit utsatt för allvarligt tillbud eller om konstruktionsfel uppdagats.

3.2.10 Förändringar

3.2.10.1 Nya produkter och kliniska tester

Avtal är inte hindrande för utprövning av nya produkter eller kliniska tester. I undantagsfall kan speciella medicinska eller farmaceutiska produkter komma att användas om behov uppstår.

För viss medicinteknisk utrustning (MTU) kan det finnas behov av eller krav på användning av originaltillbehör. Omfattar avtalet tillbehör till MTU förbehåller köparen sig rätten att köpa sådana tillbehör utanför avtalet.

3.2.10.2 Sortimentsförändringar

Begäran om sortimentsförändringar som exempelvis förändringar i konstruktion, utförande, material, förpackningsstorlek, sammansättning eller utgående produkt, ska framställas skriftligen av leverantören senast tre (3) månader före den dag från och med vilken leverantörens sortimentsförändring ska gälla. I samband med begäran ska dokumentation för köparens godkännande bifogas. Leverantören har inte rätt att genomföra ändring utan köparens skriftliga godkännande. Efter godkänt ändringsdatum ska enbart ny godkänd produkt levereras. Leverantörens produktdokumentation ska kostnadsfritt ändras i samband med sortimentsförändringen och delges köparen.

Vid begäran om sortimentsförändring ska köparen godkänna eller avslå begäran inom trettio (30) kalenderdagar.

3.2.10.3 Vidareutveckling

Leverantör ska informera köparen i de fall avtalade produkter och tillbehör vidareutvecklas varvid köparen beslutar om inköpta produkter ska uppgraderas eller inte. Uppgradering bekostas alltid av leverantören i de fall det rör utveckling som benämns i punkt "Funktion".

3.2.11 Dokumentation och produktinformation

3.2.11.1 Information

Det åligger leverantören att vid avtalsstart och löpande därefter tillse att köparens beställande enheter erhåller en sammanställning över inträffade incidenter, denna

sammanställning ska vara på svenska eller engelska. Med incident avses sådant tillbud som omfattas av Läkemedelsverkets föreskrifter och allmänna råd (LVFS 2001:8) om tillverkares skyldighet att rapportera olyckor och tillbud med medicintekniska produkter.

Förekommande säkerhetsmeddelanden (s.k. Field Safety Notice, FSN) och annan

säkerhetsrelaterad information om aktuella produkter i avtalet ska meddelas beställande enhet och köparens medicintekniska chefer. Denna information ska delges under hela den tid som produkterna är i bruk hos köparen.

3.2.11.2 Produktinformation

Under avtalsperioden ska leverantören kostnadsfritt tillhandahålla produktblad i den omfattning köparen begär.

Produktblad ska innehålla uppgifter om: företagsnamn, artikelnummer, artikelbenämning, material, storlek, varudeklaration, användarinstruktioner, användningsområde och CE-märkning över samtliga avtalade produkter.

3.2.11.3 Produktinformation i prisbilaga

Leverantören ska på anmodan av köparen snarast, dock senast tre (3) veckor efter

köparens begäran, fylla i av köparen tillhandahållen Excelmall för produktinformation enligt de anvisningar som ges av köparen, samt skicka denna till köparen. Information som då kan komma att efterfrågas är uppgifter om pris, produktnummer, ev. vikt/volym, renhetsgrad, UNSPC-kod, produktgrupp, länk till bildfil och/eller produktbeskrivning m.m.

3.2.11.4 Handhavande- och skötselinstruktioner

För att leveransen ska anses komplett ska två (2) stycken kompletta handhavande- och skötselinstruktioner i pappersform på svenska medfölja per levererad produkt och omfatta följande (om tillämpligt):

• Kortfattad bruksanvisning

• Handhavandeinstruktioner

• Beskrivning av reglage

• Funktionskontroller

• Skötselinstruktioner

• Varningar

• Säkerhetsinstruktioner

• Lagringsföreskrifter

Leverantören ska därefter kostnadsfritt på anmodan av köparen leverera ovanstående material digitalt och i pappersform.

Leverantören ska kostnadsfritt för köparen framtaga kort inplastad handhavande beskrivning i erforderligt antal.

Om utveckling/uppdatering av dokumentation och/eller produkt sker ska detta delges verksamhet, medicinteknisk chef samt ansvariga ingenjörer på CMIT.

3.2.11.5 Teknisk dokumentation

För att leveransen ska anses komplett ska komplett teknisk dokumentation i två (2) stycken exemplar i pappersform och digitalt på svenska eller engelska medfölja första leveransen och omfatta följande (om tillämpligt):

• Bruksanvisning

• Handhavandeinstruktioner

• Kalibreringsanvisningar

• Installationsanvisningar

• Funktionsbeskrivning

• Kretsscheman

• Komponentplaceringsritning

• Säkringsförteckning

• Reservdelsförteckning med artikelnummer

• Förebyggande underhållsinstruktioner

Två (2) stycken kompletta tekniska servicemanualer på svenska eller engelska i pappersform och digitalt ska för att leveransen ska anses komplett medfölja första leveransen och omfatta alla ingående enheter. Skriftlig anvisning på förebyggande underhåll och felsökning ska anges i servicemanualen.

Leverantören ska därefter kostnadsfritt på anmodan av köparen leverera ovanstående material digitalt och i pappersform.

Om utveckling/uppdatering av dokumentation och/eller produkt sker ska detta delges verksamhet, medicinteknisk chef samt ansvariga ingenjörer på CMIT.

3.2.11.6 Kontrolldokumentation och typgodkännanden

För att leveransen ska anses komplett ska det per levererad produkt digitalt bifogas en komplett uppsättning kontrolldokumentation och dokumentation över

myndighetsgodkännanden samt en kopia på certifikat över typgodkännande av medicinska produkter.

Köparen önskar att ovanstående dokument bifogas som en (1) samlad digital fil.

3.2.12 Utbildning av köparens personal

3.2.12.1 Allmänt

Leverantören ska stå för samtliga kostnader för utbildning av köparens personal enligt nedan förutom köparens kostnader för sin egen personal (lön och traktamente). Leverantören ska kostnadsfritt tillhandahålla utbildningsmaterial på avtalade produkter till köparens personal.

3.2.12.2 Klinisk utbildning

Leverantören åtar sig att genomföra utbildning på plats hos köparen rörande produkternas handhavande och skötsel i den omfattning som krävs för köparens nyttjande av avtalade produkter. Utbildning ska ske för samtlig berörd personal hos köparen i samband med ibruktagandet av produkten samt vid senare uppföljningstillfälle/n som ska genomföras senast ett (1) år efter leverans. Utformning av utbildning samt tid och plats för denna beslutas av avropande enhet i samråd med leverantör. Utbildningarna ska ske på svenska.

Köparens apparatansvariga på respektive enhet ska få en fördjupad utbildning, som ska resultera i att de kan fungera som instruktörer för avtalad produkt.

Vid sortimentsförändringar godkända av köparen som medför förändringar i handhavande av produkten ska leverantören på anmodan av köparen genomföra ytterligare utbildning i enlighet med ovan.

Leverantören ska en (1) månad efter avtalsstart redovisa sin utbildningsstrategi för Köparen för ovan nämnda utbildning.

3.2.12.3 Teknisk utbildning

Översiktlig teknisk genomgång för köparens servicetekniker, på plats hos köparen, ska utföras av leverantören i samband med leverans.

Under avtalstiden ska en kvalificerad utbildning utföras av leverantören för fyra (4) av köparens servicetekniker. Efter utbildningen ska köparens servicetekniker kunna göra akutunderhåll och förebyggande underhåll på samtliga ingående enheter och delar i samma utsträckning som leverantörens tekniker under produktens livslängd.

Om repetitionsutbildning krävs av leverantören för att bibehålla

kompetensnivån/cerifiering/auktorisering för köparens servicetekniker, ska detta erbjudas kostnadsfritt av leverantören under utrustningens hela livslängd. Repetitionsutbildning gäller för de servicetekniker som tidigare fått utbildning.

Kompletterande utbildning för ytterligare tekniker ska erbjudas under avtalstiden och pris ska anges under punkt "Anbudspris".

Leverantören ska en (1) månad efter avtalsstart redovisa sin utbildningsstrategi för Köparen

för ovan nämnda utbildning.

3.2.13 Kundtjänst/support/felanmälan

Leverantören ska finnas tillgänglig för kostnadsfri telefonsupport under produktens hela livslängd (minst tio (10) år) avseende service/underhåll/felanmälan och

handhavande/skötsel frågor årets samtliga vardagar kl 08.00 - 16.30 förutom dag innan helgdag då tillgänglighet gäller mellan kl. 08.00-15.00.

3.2.14 Kvalitetssäkring

Leverantören ska under avtalsperioden ha dokumenterade kvalitetssäkringsfrämjande rutiner som säkerställer att utfört uppdrag sker på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Leverantören ska på begäran visa hur man arbetar med sitt kvalitetsuppföljningssystem för det aktuella uppdraget.

3.2.15 Miljö

3.2.15.1 Miljökrav på förpackning

För att minska förpackningsavfall ska förpackningar inte vara större än nödvändigt i enlighet med EU-direktiv 94/62/EG.

Förpackningsmaterialet ska vara utformat på ett sådant sätt att de är återanvändbara eller återvinningsbara i enlighet med 34 § i förordning (2014:1073) om producentansvar för förpackningar. Region Östergötland ser gärna att förpackningsmaterial är av återvunnet eller förnybart material.

Plast i förpackning ska inte bestå av PVC. Dokumentation, som styrker detta, ska kunna uppvisas på anmodan från Köparen.

Cellulosa i förpackning ska vara av returmassa, oblekt massa eller massa blekt utan klorgas, d.v.s. enligt TCF- eller ECF-metoden. AOX-utsläppet till recipienten får inte överstiga 0,25 kg/ton massa. Dokumentation, som styrker detta, ska kunna uppvisas på anmodan från Köparen.

3.2.15.2 Miljökrav på produkt

Om avtalad produkt innehåller > 0,1 viktprocent av något/några ämnen i EU:s

kandidatförteckning ska leverantören omgående efter avtalstecknande tillse att lämplig information (produktdatablad, säkerhetsdatablad eller motsvarande på produkten och ämnet) skickas till kemikaliehantering@regionostergotland.se alternativt Miljö- och säkerhetsenheten, Centrum för hälso- och vårdutveckling, Region Östergötland, 581 85 Linköping.

3.3 UPPFÖLJNING OCH UTVECKLING

3.3.1 Möten

Leverantören ska vid behov medverka i uppföljningsmöten utan krav på särskild ersättning från köparen.

Uppföljningsmötena syftar till att säkerställa att den kvalitet och produkt/tjänst som avtalats erhålls.

3.3.2 Rapportering

På begäran av köparen ska leverantören lämna statistik över utförda leveranser till köparen enligt nedan angivet.

Följande uppgifter ska ingå i statistiken:

• Mottagare av respektive leverans angivet med PE+OE samt om möjligt namn på verksamhet

• Namn på levererade produkter/tjänster, leverantörens artikelnummer och pris exkl. moms per produkt

• Antal stycken levererande produkter per produkt

• Leveransdatum

• Total leverans under en viss tidsperiod

Statistik ska levereras i datafil kompatibel med Microsoft Excel 2007 eller senare version.

Vid begäran från köparen ska leverantören utan särskild ersättning även tillställa köparen statistik över produkter som beställts/avropats utanför avtalet inom produktområdet, enligt ovan angiven struktur.

Eventuella kostnader för framtagande av statistik bekostas av leverantören utan ekonomisk kompensation från köparen. Statistik kan komma att begäras en (1) gång per år om inte särskilda skäl föreligger.

3.3.3 Viten

3.3.3.1 Uttagande av vite

Vitesföreläggande förfaller till betalning trettio (30) kalenderdagar efter fakturadatum.

Betalning sker i SEK. Nedan angivna viten verkar oberoende av varandra.

Samtliga viten nedan anges exklusive mervärdesskatt.

Uttag av vite förhindrar inte köparens rätt till skadestånd och andra påföljder.

Köparen har rätt till vite med tvåtusen (2000) SEK exklusive mervärdesskatt, vid varje enskild brist enligt nedan angivna vitesförelägganden. Administrationsavgift uttages ej för dessa vitesförelägganden.

• Om material enligt punkt ”Handhavande- och skötselinstruktioner” ej delges köparen vid leverans. Vite utgår varje påbörjad sjudagarsperiod till dess materialet kommit köparen tillhanda.

• Om material enligt punkt ”Teknisk dokumentation” ej delges köparen vid första leveransen.

Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod till dess materialet kommit köparen tillhanda.

• Om sortimentsförändringar genomförs utan köparens skriftliga godkännande utgår vite per tillfälle.

• Om leverantören underlåter att informera köparen om sortimentsförändringar genom att inte ändra i befintlig gällande dokumentation utgår vite per tillfälle och per produkt.

• Om leverantör tar bort produkt ur sitt sortiment utan att erbjuda köparen

ersättningsprodukt med minst motsvarande kvalitet och egenskaper som den ursprungliga produkten utgår vite per tillfälle och per produkt.

• Om leverantören inte inkommer med begärd statistik inom en (1) månad efter köparens begäran. Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod till dess statistik levererats.

• Om felfakturering sker. Vite utgår per felaktig faktura.

3.3.3.2 Vite vid försenad eller utebliven leverans

Om leverans sker efter avtalad tid, eller om leverans helt uteblir, har köparen rätt till vite för varje påbörjad sjudagarsperiod. Vite utgår med tio procent (10 %) per sjudagarsperiod av avtalad ersättning för leveransen. Vite utgår som längst under tio (10) påbörjade

sjudagarsperioder.

I samband med debitering av vite tar köparen ut en administrationsavgift med tvåtusen (2000) SEK exklusive mervärdesskatt för varje påtalat vite.

3.3.3.3 Vite vid försenad eller utebliven installation och/eller montage

Om angivna tider i avtalet ej följs avseende installation och/eller montage och orsaken till detta beror på leverantören, har köparen rätt till vite per leverans. Vite utgår med 58 000 SEK för varje påbörjad sjudagarsperiod till dess installation och/eller montage godkänts. Vite utgår som längst under tio (10) påbörjade sjudagarsperioder.

I samband med debitering av vite tar köparen ut en administrationsavgift med tvåtusen (2000) SEK exklusive mervärdesskatt för varje påtalat vite.

3.3.3.4 Vite vid försenad och utebliven slutbesiktning

Om angivna tider i avtalet ej följs avseende slutbesiktning och orsaken till detta beror på leverantören, har köparen rätt till vite. Vite utgår med 58 000 SEK för varje påbörjad sjudagarsperiod till dess slutbesiktning godkänts. Vite utgår som längst under tio (10) påbörjade sjudagarsperioder.

I samband med debitering av vite tar köparen ut en administrationsavgift med tvåtusen (2000) SEK exklusive mervärdesskatt för varje påtalat vite.

3.3.3.5 Vite vid försenad och uteblivet leveransgodkännande

Om angivna tider i avtalet ej följs avseende leveransgodkännande och orsaken till detta beror på leverantören, har köparen rätt till vite. Vite utgår med 8 000 SEK för varje påbörjad sjudagarsperiod till dess leveransgodkännande godkänts. Vite utgår som längst under tio (10) påbörjade sjudagarsperioder.

I samband med debitering av vite tar köparen ut en administrationsavgift med tvåtusen (2000) SEK exklusive mervärdesskatt för varje påtalat vite.

3.3.3.6 Vite vid försenad eller utebliven åtgärd vid akut-/avhjälpande underhåll

Om angivna tider i avtalet ej följs avseende akut-/avhjälpande underhåll under utrustningens beräknade livslängd tio (10) år och orsaken till detta beror på leverantören, har köparen rätt till vite enligt nedan:

- 5 000 SEK för varje påbörjad vardag som inställelse vid akut-/avhjälpande underhåll ej efterlevs

- 5 000 SEK för varje påbörjad vardag som åtgärd vid akut-/avhjälpande underhåll ej sker

Vite utgår dock inte om låneutrustning enligt punkt "Service och underhåll" ställs ut för att efterleva ställda krav. Vite utgår som längst under femtio (50) påbörjade vardagar.

I samband med debitering av vite tar köparen ut en administrationsavgift med tvåtusen (2000) SEK exklusive mervärdesskatt för varje påtalat vite.

3.4 LEVERANTÖRENS PERSONAL

3.4.1 Leverantörens personal

Leverantören ska utföra uppdraget i enlighet med god yrkessed. Leverantören eller dennes personal har inte rätt att utnyttja information eller dylikt på ett sådant sätt som direkt eller indirekt kan komma till skada för köparen.

Leverantörens personal för uppdraget ska behärska det svenska eller engelska språket både

muntligt och skriftligt, om inte annat särskilt avtalats.

Leverantören förbinder sig att vid genomförande av uppdrag använda personal med tillräcklig kompetens för ändamålet.

I de fall köparen anser att leverantörens personal saknar efterfrågad kompetens eller har uppenbara samarbetssvårigheter är leverantören skyldig att utan oskäligt uppehåll ersätta med annan egen personal.

Leverantörens serviceingenjörer som är aktuella för kundbesök/utbildning/serviceåtgärder hos köparen ska ha dokumenterad utbildning enligt tillverkarens rekommendation på avtalad produkt och ska på anmodan av köparen kostnadsfritt uppvisa sådan dokumentation.

Leverantören har fullt arbetsgivaransvar för sig och sin personal. I arbetsgivaransvaret ingår bland annat kompetensutveckling och utbildning av personalen.

Det som i detta avtal anges om leverantörens personal gäller även för av leverantören eventuellt anlitad underleverantör.

3.4.2 Underleverantör

Det åligger leverantören att tillse att underleverantör uppfyller de krav och villkor som gäller för leverantören. Leverantören ansvarar gentemot köparen för eventuell underleverantör och dess personal så som för sig själv.

Eventuella underleverantörer ska skriftligen godkännas av köparen. Vid byte eller tillägg av underleverantör ska detta meddelas köparen omgående och köparen ska skriftligen

godkänna ny underleverantör om inget sakligt skäl däremot föreligger.

3.4.3 Tystnadsplikt

Leverantören ansvarar för att personal och i förekommande fall personal hos

av leverantören anlitad underentreprenör, har erforderlig information om köparens gällande sekretessregler samt efterlever dessa sekretessregler.

Personal som arbetar för leverantören omfattas i viss utsträckning av samma regler som regionens egen personal avseende tystnadsplikt (2 kap 1 § offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Försäkran om tystnadsplikt krävs för leverantörens personal vid utförande av uppdrag i det fall personal vistas i köparens fastigheter, får del av eller kan komma att få del av patientuppgifter.

Bilaga Avtal om tystnadsplikt ska undertecknas av berörd personal hos leverantör enligt ovan. Undertecknade Avtal om tystnadsplikt ska på ett betryggande sätt förvaras hos leverantören och ska på anmodan av köparen kunna uppvisas.

3.4.4 Krav på identitetshandling

Leverantör som befinner sig i Region Östergötlands verksamheter och har ett aktuellt uppdrag ska vid anmodan visa upp ID-handling som är godkänd i Sverige (exempelvis SIS-kort, körkort, ID-kort). ID-handlingen ska kunna bäras synligt eller kompletteras med ett väl synligt företagskort som visar leverantörens identitet och vilket företag denne representerar.

Vid förfrågan ska köparens kontaktperson för uppdraget anges så att den som frågar kan få en bekräftelse på att personen är behörig att vistas i de verksamheter som krävs för uppdragets genomförande.

Leverantörens kostnad för ID-kort ingår i avtalade priser.

3.4.4.1 Allmänna bestämmelser om legitimationsplikt och närvaroredovisning, ID06

ID06, Allmänna bestämmelser om legitimationsplikt och närvaroredovisning gäller i de fall leverantören i sitt uppdrag kommer vistas i en byggarbetsplats hos köparen. Leverantören ansvarar vid dessa tillfällen själv för införskaffande av ID06 inklusive eventuella kostnader föranledda av ett sådant införskaffande.

3.4.5 Krav på klädsel

Leverantörens personal ska vara prydligt klädda samt uppträda på ett korrekt sätt.

Leverantörens personal ska vid utförande av uppdrag inom operationsverksamheters "skal"

byta om till rena kläder. Vid utförandet ska leverantörens personal använda kläder ur köparens cirkulationssortiment alternativt engångskläder tillhandahållna av

köparen. Omklädning ska ske i omklädningsrum hos köparen och kläderna ska ej användas utanför operationsverksamheters "skal".

Leverantörens kostnad för arbetskläder ingår i avtalade priser.

3.5 ERSÄTTNING

3.5.1 Avtalspriser

Leverantörens ersättning framgår av prisbilaga till avtalet. Samtliga avtalspriser är angivna i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdesskatt. Expeditions-, fakturerings- eller andra avgifter får inte debiteras.

Angivna avtalspriser inkluderar leverantörens samtliga ingående kostnader för uppdragets utförande såsom exempelvis personalkostnader, kostnader för eventuella hjälpmedel, utrustning, förbrukningsmaterial, support etc.

3.5.2 Resor och boende

Ersättning för resor (såsom rese- och restidsersättning samt parkering) och boende utgår ej till leverantören under garantitiden eller i de fall köparen tecknar FU-avtal eller fullserviceavtal efter garantitidens utgång.

3.5.2.1 Reseersättning

Köparens plats för uppdraget är utgångsort, om inte annat överenskommits.

Reseersättning och restidsersättning utgår till och från köparens utgångsort. Om restiden mellan leverantörens utgångsort och köparens utgångsort är sammanlagt mer än två timmar, debiteras restiden per påbörjad timme som överstiger två timmars restid.

Kostnader för resor som skett i samband med uppdragets utförande ska skriftligen godkännas i förväg av köparen och ersätts enligt följande:

• Milersättning utgår med trettio (30) kr/mil för resor med egen bil

• Restidsersättning utgår med femton (15) procent av överenskommen timersättning för normal arbetstid

• Resor med kollektivtrafik ersätts med faktiskt styrkt utlägg för färdbiljett

Milersättning samt angiven procentsats för restidsersättning är fast under avtalsperioden inklusive eventuella förlängningar.

Eventuellt boende i samband med uppdraget är inkluderat i avtalspriset.

3.5.3 Övertid

Övertidsersättning utgår ej till leverantören.

3.5.4 Prisförändring

3.5.4.1 Prisförändring avseende produkter

Priserna ska vara fasta under tolv (12) månader räknat från avtalsstart. Prissänkningar kan initieras av endera part under avtalsperioden. Prisförändring påkallad av leverantör med hänsyn till valutaförändringar godkänns ej av köparen.

Vid begäran om prisförändring därefter, ska part godkänna eller avslå begäran inom trettio (30) kalenderdagar. Det nya priset ska börja gälla trettio (30) kalenderdagar efter

överenskommelse om justering och ska därefter gälla under minst tolv (12) månader.

Prisjustering gäller ej retroaktivt.

Prishöjningar ska endast göras i den mån leverantören fått förändrade produktions- eller anskaffningskostnader vad gäller avtalade produkter, vilka inte får vara orsakade av leverantören. Part som begär prisjustering ska redovisa en väl dokumenterad

kostnadsförändring motsvarande begärd justering. Med väl dokumenterad avses underlag utfärdade av råvaruleverantör, tillverkare eller motsvarande med specifikation av procentuell uppdelning av ändringarna på exempelvis råvaror, material, transporter o.s.v. Accepterar inte part begärd prisjustering, trots en dokumenterad kostnadsförändring, upphör avtalet att gälla med sex (6) månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden gäller de ursprungliga priserna.

Prishöjningar under avtalstiden p.g.a. leverantörens utveckling av avtalad produkt accepteras normalt inte av köparen.

3.5.4.2 Prisförändring avseende FU-avtal

Fast pris gäller under perioden 2017-08-01-2018-07-31.

Därefter har leverantören möjlighet att påkalla justering av priserna inför varje nytt avtalsår samt vid eventuell förlängningsperiod med första justeringen gällande fr.o.m. 2018-08-01.

Vid justering ska ersättning avseende FU-avtal regleras enligt nedan.

Som grund för sådan prisjustering ska nedan angivna förutsättningar gälla:

• Nittio (90) procent utgör arbetskostnad och justeras via preliminärt index för SCB:s Arbetskostnadsindex AKI (tk) SNI 2008 kategori (SNI) 25-30, 33 för tjänstemän inom privat sektor med bastal december 2016 som grund

• Tio (10) procent utgör materialkostnad och justeras via fastställt index för SCB:s Kostnadsprisindex KPI totalindex fastställda tal med bastal december 2016 som grund

• 90 procent regleras av förändringen enligt ovan angivna index

• Meddelande/förslag till justering ska vara köparen tillhanda senast 31 maj innan justering ska träda ikraft för kommande avtalsår. Meddelande efter 31 maj, innebär att justering av ersättningsnivå ej kan genomföras

• Att överenskommen justering ska gälla minst tolv (12) månader från senaste ändringsdatum

• Att ovanstående grund för prisjustering gäller även vid köparens beslut om eventuell förlängning av avtalet

• Att köparen ska godkänna justeringen innan förändrad ersättningsnivå genomförs

Reglering baseras på ovan angivet bastal året före regleringstillfället jämfört med indextalet för respektive index enligt ovan för samma månad ett år tidigare. Följande regleringar görs på motsvarande sätt med ett års förskjutning.

Upphör något av ovan angivna index att framställas ska annat likvärdigt index användas i dess ställe, varvid köparen beslutar om vilket sådant likvärdigt index som ska användas.

3.5.4.3 Prisförändring avseende fullserviceavtal Fast pris gäller under perioden 2017-08-01 - 2018-07-31.

Därefter har leverantören möjlighet att påkalla justering av priserna inför varje nytt avtalsår samt vid eventuell förlängningsperiod med första justeringen gällande fr.o.m.

2018-01-01.

Vid justering ska ersättning avseende fullserviceavtal regleras enligt nedan.

Som grund för sådan prisjustering ska nedan angivna förutsättningar gälla:

• Åttiofem (85) procent utgör arbetskostnad och justeras via preliminärt index för SCB:s Arbetskostnadsindex AKI (tk) SNI 2008 kategori (SNI) 25-30, 33 för tjänstemän inom privat sektor med bastal december 2015 som grund

• Femton (15) procent utgör materialkostnad och justeras via fastställt index för SCB:s Kostnadsprisindex KPI totalindex fastställda tal med bastal december 2016 som grund

• 90 procent regleras av förändringen enligt ovan angivna index

• Meddelande/förslag till justering ska vara köparen tillhanda senast 31 maj innan justering ska träda ikraft för kommande avtalsår. Meddelande efter 31 maj, innebär att justering av ersättningsnivå ej kan genomföras

• Att överenskommen justering ska gälla minst tolv (12) månader från senaste ändringsdatum

• Att ovanstående grund för prisjustering gäller även vid köparens beslut om eventuell förlängning av avtalet

• Att köparen ska godkänna justeringen innan förändrad ersättningsnivå genomförs

Reglering baseras på ovan angivet bastal året före regleringstillfället jämfört med indextalet för respektive index enligt ovan för samma månad ett år tidigare. Följande regleringar görs på motsvarande sätt med ett års förskjutning.

Upphör något av ovan angivna index att framställas ska annat likvärdigt index användas i dess ställe, varvid köparen beslutar om vilket sådant likvärdigt index som ska användas.

3.6 FAKTURERING OCH BETALNING

3.6.1 Fakturering

Fakturering får inte överlåtas på tredje part utan skriftligt godkännande av köparen. Köparen ska ge sådant godkännande om inte särskilda skäl föreligger.

Fakturering av produkter ska ske per beställning. Samfakturering av beställningar får inte ske.

Fakturering av FU-avtal (inkl. tillhörande reservdelar) och fullserviceavtal ska ske månadsvis eller kvartalsvis i efterskott på samlingsfaktura till köparens enhet CMIT. Ett komplett fakturaunderlag ska bifogas fakturan. Fakturaunderlaget ska verifiera omkostnader som leverantören äger rätt att debitera enligt avtal.

Faktura ska endast omfatta den del av uppdraget som utförts.

I det fall fakturaunderlag inte kan eller bör levereras elektroniskt (ex. färdbiljetter, sekretessunderlag etc.) ska dessa insändas enligt överenskommelse.

Slutfakturering ska ske senast tre (3) månader efter fullgjort och godkänt uppdrag/leverans.

Om fakturering sker senare har köparen rätt att göra avdrag på fakturerat belopp. Avdraget uppgår till fem (5) procent av det belopp som fakturerats för sent, dock minst 500 SEK.

3.6.2 Elektronisk fakturering

Leverantören ska fakturera köparen elektroniskt. Nedanstående format eller motsvarande hanteras:

• Inmatning av faktura i köparens kostnadsfria fakturaportal

• Svefaktura

• SFTI scenario 6

• SFTI scenario 9

Mer information om e-faktura hos köparen finns att läsa på www.regionostergotland.se/faktura.

3.6.3 Fakturaspecifikation

Fakturan ska innehålla följande uppgifter:

• Köparens referens och i förekommande fall projektnummer/ordernummer

• Artikelnummer, avtalspris och varans benämning enligt avtalets prisbilaga

Vid FU eller fullserviceavtal ska utöver ovan även nedanstående framgå:

• Specifikation av utfört arbete

• Upparbetad tid samt övriga kostnader för perioden angivet per person

• Ackumulerade timmar och kostnader

Avtalspris ska på faktura anges exkl. moms varvid moms ska särredovisas på faktura.

3.6.4 Fakturaadress och märkning

Fakturor ställs till Region Östergötland med angivande av fakturamärkning enligt beställning.

Om inte annat anges ska faktura märkas med beställande enhets produktionsenhetsnummer (PE-nr) och organisationsenhetsnummer (OE-nr) enligt följande:

Region Östergötland Redovisningen 581 85 Linköping

Märkning: xxx-xxxxx (PEOE)

Om order-/projektnummer finns ska även detta anges på fakturan.

3.6.5 Betalningsvillkor

Betalning ska ske trettio (30) kalenderdagar efter avtalad leverans och erhållen godkänd faktura. Betalning sker i SEK. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag sker betalning närmast följande bankdag.

Köparen har rätt att för uppdrag/leverans där tvist föreligger, innehålla belopp motsvarande kostnaden för avhjälpande av fel eller brister samt i förekommande fall belopp motsvarande vite och ersättningsgill skada.

Förskottsbetalning accepteras ej av köparen.

Betalning innebär inte godkännande av uppdrag/leverans.

3.6.6 Dröjsmål med betalning

Vid dröjsmål med betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelag (1975:635).

3.6.7 Hantering av fakturaärenden

Med fakturaärenden avses frågor avseende fakturors innehåll.

Leverantören ska vara tillgänglig för fakturaärenden per telefon och e-post, vardagar mellan kl. 08.00 - 15.00. För dag före helgdag gäller tillgänglighet mellan kl. 08.00 – 12.00.

Leverantören ska återkoppla status till köparen senast nästkommande vardag efter det att ärendet inkommit.

Leverantören ska besvara fakturaärende inom tre (3) vardagar efter det att ärendet inkommit.

3.7 ANSVAR OCH FÖRSÄKRINGAR

3.7.1 Ansvar för skada

Leverantören svarar för den skada som han genom avtalsbrott vållar köparen. Leverantören svarar vidare för direkta skador som kan drabba köparen, patienter eller tredje man på grund av fel eller försummelse hänförlig till leverantören, dess personal eller av leverantören anlitad underleverantör. Som skada definieras även avsaknad av F-skattsedel eller

skattemyndighetens bedömning att sådan inte är giltig.

Part har rätt till ersättning för den skada som uppkommer genom motpartens avtalsbrott, om inte motparten visar att avtalsbrottet beror på ett hinder utanför dennes kontroll.

3.7.2 Försäkringar

Leverantören ska inneha och vidmakthålla, under hela avtalstiden och sex (6) månader därefter, för uppdragets utförande erforderliga försäkringar.

Ovanstående begränsar inte ansvar som följer av lag.

Leverantören ska på köparens begäran redovisa att ovan nämnda försäkringar är tecknade samt att dessa är utformade enligt ovan nämnda villkor.

3.7.3 Kommunikation och marknadsföring

Leverantören har inte rätt att utan köparens medgivande använda sig av avtalat uppdrag i sin marknadsföring.

Kommunikation till verksamheter hos köparen ska godkännas av köparens

Upphandlingscentrum innan sådan kommunikation sker och får enbart omfatta avtalat uppdrag. Med kommunikation likställs information, reklam, aktiviteter etc.

3.7.4 Dokumentation

Dokumentation ska utformas så att köparen kan använda leverantörens varor och tjänster för avsett ändamål. Dokumentation ska vara på svenska om inte annat framgår. Leverantören ska utan särskild ersättning tillhandahålla dokumentation, i den omfattning och i det format som köparen begär.

3.7.5 Immateriella rättigheter och nyttjanderätt till resultat

Köparen erhåller en vederlagsfri, icke-exklusiv i tiden obegränsad rätt att nyttja resultatet av leverantörens arbete. Köparen får vid detta nyttjande modifiera, mångfaldiga och överlåta resultatet av leverantörens arbete.

Leverantören åtar sig att försvarara köparen om krav riktas eller talan först mot denne om intrång på grund av användningen av resultatet av leverantörens arbete. Leverantören åtar sig att ersätta köparen för de kostnader och skadestånd som denne genom dom eller

förlikning kan bli skyldig att utge. Om intrång fastställes ska leverantören på egen bekostnad tillförsäkra köparen fortsatt användning av resultatet av leverantörens arbete eller ersätta