Kultur- och fritidsnämnden 15 september 2010

(1)

Kultur- och fritidsnämnden 15 september 2010

Sid

Justering...3

§76 Svar revisionsrapport KPMG intern kontroll jämförelse K & F och NAVI ...4

(2)

Tid Kl.13:00-15:30

Plats Kommunhuset, konferensrum 350

Beslutande Kim G Ottosson (V) ordförande

Tommy Eriksson (S) v ordförande Diana Kapitanska (S)

Martti Knuuttila (S)

Liselotte Lindblad Wesslén (V) ers. för Niclas Högdahl (V) Lena Schölander (MP)

Elisabeth Gisslin Burman (M)

Bertil Lindström (M) ers. för Hjördis Bredberg (M) Ingeborg Viksten (FP)

Barbro Enarsson (C) Bertil Hörnqvist (KD)

Ersättare Therese Nyhman (S) Åsa Selander (S) Adele Flodin (S)

Torbjörn Forsman (MP) Maria Lilja (FP)

Övriga Ulla Näsman direktör för Kultur & Fritid

Lena Eriksson sekreterare

(3)

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Protokollet omfattar §§ 76- 76

Justeras

Kim G Ottosson Ordförande

Lena Eriksson Sekreterare

Bertil Hörnqvist Justerare

Bevis/anslag

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Avser sammanträde med

Kultur- och fritidsnämnden

Sammanträdesdatum Justeringsdatum Anslagsdatum

2010-09-15 2010-09-15 2010-09-16

Protokollet finns tillgängligt på Internet (www.sundsvall.se) eller hos

Kultur- och fritidskontoret

Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande

2010-10-08 Lena Eriksson

(4)

Justering

Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Bertil Hörnqvist med Elisabeth Gisslin-Burman som ersättare.

_ _ _ _

(5)

§76 Svar revisionsrapport KPMG intern kontroll jämförelse K & F och NAVI

(KFN-2010-00066-2)

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar

att godkänna förvaltningens förslag till svar på revisionsrapport med följande tillägg:

Nämnden har tagit del av rapporten och tackar för de

synpunkter som framförts. Vi kommer att ta hänsyn till dessa vid vår stora uppföljning av verksamheten i slutet av

mandatperioden.

Nämnden vill påpeka att någon form av missuppfattning måste uppstått under vårt samtal med revisionen. Nämnden saknar inte kunskap om att det finns anvisningar om

organisationer och rutiner gällande internkontroll och hänvisar bland annat till utbildningsinsats under 2008.

att paragrafen omedelbart justeras

Ärendet

Kommunrevisionen har via KPMG genomfört en granskning av den interna kontrollen ”En jämförelse K & F och NAVI”. Kultur- och fritidsnämnden ska lämna synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i sammanfattningen. Kultur- och fritidsförvaltningen har utarbetat förslag till svar till Sundsvalls kommuns revisorer. Kopia på svaret ska skickas till kommunstyrelsen och kommunfullmäktiges presidiekonferens.

I sin rapport framför revisionen följande synpunkter.

Den sammanfattande bedömningen är att både kultur- och fritidsnämnden och NAVI generellt sätt har bra system för intern kontroll.

Förvaltningens bedömning är att arbetet med intern kontroll

genomgått en tydlig utveckling under pågående mandatperiod och det interna kontrollarbetet har stärkts . I introduktionen till den nya nämnden 2007 ingick ett avsnitt om intern kontroll. Åtgärder

(6)

vidtogs bland annat också i samband med den revision som gjordes hösten 2007, då den interna kontrollen i kultur- och fritidsnämnden granskades av KPMG på uppdrag av kommunrevisionen. En

ekonom/controller anställdes 2007 för att ytterligare utveckla arbetet.

Nämnden fick utbildning i den s.k. COSO-modellen 2008. Samtliga chefer i förvaltningen har genomgått utbildning i intern kontroll.

I rapporten framförs att roller, styrning och ledning samt uppföljning behöver förstärkas betydligt.

Förhållandet mellan politisk ledning och tjänstemannaledning behöver ständigt utvecklas för att rollerna ska vara tydliga för alla led. Det är t.ex. viktigt att betrakta nämndens sammanträden utifrån dess formella syfte enligt kommunallagen. Förvaltningschefen, som har uppdraget att vara föredragande för nämnden har det yttersta uppdraget att se till att ärenden beretts på bästa sätt och att

ärendeskrivningar är så tydliga och klargörande att beslut kan fattas utan tveksamheter i formellt hänseende. Förvaltningens uppgift är att ge underlag för politiska beslut och redovisa tänkbara konsekvenser av beslut inför nämnden- att biträda och ge råd utifrån verksamhet och profession. Nämnden ger också beslutsbefogenheter via delegation till tjänstemännen, vars beslutsmandat dock ska vara förankrat via de mål och riktlinjer som nämnden antagit. Dialogen mellan nämnd och verksamhet är viktig, men att det skulle vara eftersträvansvärt att nämndens beslut skulle fattas i form av

”symbios” med verksamheten, som skrivs i rapporten, är enligt förvaltningen inte förenligt med det demokratiska uppdrag som vilar på en kommunal nämnd och dess politiker.

Utöver direkt ärendebehandling är det viktigt att nämndens ledamöter via studiebesök och information vid sammanträden ges tillfälle till dialog och utbyte.

Revisionen anser att det är förvånande att nämnden saknar kunskap om att det finns anvisningar om organisation och rutiner antagna 2004. Revisionen anser att nämnden tillsammans med förvaltningen bör se över samtliga styrdokument för intern kontroll och aktualisera dessa i respektive nämnd och förvaltningsledning.

Förvaltningen kommer att se över nämndsbeslutet från 2004 för att upprätthålla god intern kontroll. Vår bedömning är dock att detta till vissa delar gjorts i det utvecklingsarbete för internkontroll som genomförts sedan 2006.

I och med en ny mandatperiod från 2011 ska nytt beslut fattas vid nämndssammanträde i februari 2011. Än mer vikt kommer att läggas

(7)

vid att den nya nämnden introduceras bra och fortlöpande får fortbildning i det interna kontrollarbetet.

Vidare anser revisionen att nämnden i sina anvisningar till

förvaltningen särskilt bör beskriva hur uppföljning ska ske samt styra redovisningen så att den baseras på en ändamålsenlig risk- och väsentlighetsbedömning.

I samband med översyn av styrdokumenten och i samband med att förslag om internkontrollplan för kommande år läggs till nämnden för beslut, kommer en kolumn läggas till med rubriken ”Mål för internkontroll”.

För att stärka nämndernas ansvar för den interna kontrollen och underlätta uppföljning menar revisionen att en tidsplan ska upprättas för inrapportering av finansiella redovisningar,

verksamhetsinformation, verksamhetsplaner, interna kontrollplaner etc.

En sådan tidsplanering finns redan i förvaltningen, i form av

”lakanet”. Den sammanställs under december och januari. För att tydliggöra ansvaret kommer tidsplanen att redovisas för nämnden första gången i februari 2011 och därefter i februari varje år.

Revisionen påpekar att brister i den interna kontrollen även ska meddelas till kommunens revisorer.

Vid ett par tillfällen har kommunrevisionen informerats om brister i intern kontroll. Detta bland annat i samband med att förvaltningen uppmärksammade brister i hantering av ekonomiskt bidrag till enskilda personer. Rutinen ska ytterligare förtydligas i samband med översyn av styrdokument för intern kontroll. Ansvaret ligger redan idag tydligt på förvaltningsledning och ekonom/controller.

En utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll 2009 har genomförts av kommunstyrelsen 2010-05-31, beslut KS 2010-00348. Beslut togs att uppdra till koncernstaben att fortsätta utvecklingsarbetet med intern kontroll. Förvaltningen kommer ha en nära kontakt med koncernstaben i sitt utvecklingsarbete för att

förvissa sig om att det följer de eventuella förändringar som KS avser att genomföra.

(8)

Överläggning

Nämnden har tagit del av rapporten och tackar för de synpunkter som framförts. Vi kommer att ta hänsyn till dessa vid vår stora

uppföljning av verksamheten i slutet av mandatperioden.

Nämnden vill påpeka att någon form av missuppfattning måste uppstått under vårt samtal med divisionen. Nämnden saknar inte kunskap om att det finns anvisningar om organisationer och rutiner gällande internkontorll och hänvisar bland annat utbildningsinsats under 2008.

Beslutsunderlag

• Protokollsutdrag - Svar revisionsrapport KPMG intern kontroll jämförelse K & F och NAVI

• Tjänsteskrivelse - Svar revisionsrapport KPMG intern kontroll jämförelse K & F och NAVI

• Bilaga - Revisionsrapport-internkontroll

• Muntlig information av Ulla Näsman _ _ _ _