Förmånsbilspolicy
Dokumentägare: HR-direktör Skapad: 2016-11-01
Reviderad: 2022-01-05
Policyn gäller för nyanskaffning av fordon och ej de förmånsbilar som redan löper under individuella och generella villkor. Personer som har rätt till förmånsbil enligt sitt anställningsavtal vid tidpunkten för policyns införande har rätt att under hela anställningstiden behålla förmånen i enlighet med anställningsavtalet om ej annat överenskommits under förutsättning att inga andra omständigheter påverkat eller förändrat avtalsvillkoren. Om en medarbetares anställning avslutas oaktat om det är av medarbetaren själv eller arbetsgivaren så har arbetsgivaren rätt att återkalla avtalet rörande förmånsbil.
Utgångspunkten för bilpolicyn är att företagets behov av tjänsteresor sker med hänsyn till de krav arbetsuppgifterna ställer avseende kostnadseffektivitet, trafiksäkerhet och miljö.
Om medarbetaren bryter mot någon punkt i denna bilpolicy har arbetsgivaren rätt att ensidigt göra de inskränkningar som man anser behövs i innehavarens rätt att disponera fordonet.
Ansvar för efterlevnad av policy
Medarbetare som har förmånsbil eller ska erhålla förmånsbil ska före avtal tecknas om ny bil känna till innehållet i policyn och efterfölja denna samt känna till och efterfölja aktuella regleringar för förmånsbil inom AcadeMedia, vilka återfinns under Riktlinjer för förmånsbil på AcadeMedias medarbetarwebb.
Ansvarig för policyns efterlevnad är i första hand var och en som använder fordonen. Varje berörd chef är ansvarig för uppföljning och efterlevnad av policyn kopplat till sina direktrapporterande.
Fordonen är leasingbolagets egendom och var och en som nyttjar dessa ansvarar för att fordonen används enligt lagar och förordningar och att de vårdas på ett sådant sätt att arbetsgivarens kostnader minimeras.
Leverantör av förmånsbil
Förmånsbil ska alltid hyras genom av AcadeMedia avtalad leverantör av förmånsbilar. Leverantören erbjuder ett antal bilar inom ramen för policyn och det är endast inom leverantörens urval av bilar som val kan göras, se bilaga 1
Godkännande
Erbjudande om förmånsbil för samtliga befattningshavare som i tjänsten är behov av förmånsbil som arbetsverktyg ska alltid godkännas först av segmentschef och därefter av VD eller CFO innan
avtal/förlängning av avtal/förnyat avtal om bilförmån sluts och beställning genomförs.
Med ett godkännande följer ett separat avtal som tecknas mellan medarbetaren och arbetsgivaren som rör villkoren för att inneha förmånen och dess eventuella avskiljande.
Vem kan ha förmånsbil?
• Avtal om förmånsbil kan slutas för medarbetare där utövandet av professionen till stor del omfattar resor i tjänsten som väsentligen underlättas genom möjlighet till nyttjande av förmånsbil.
• Arbetsgivaren har möjlighet att erbjuda förmånsbil där det primärt är kopplat till befattningen och dess behov av resor i tjänsten.
• Rättighet att inneha förmånsbil gäller för den befattning och det uppdrag medarbetaren innehar vid tidpunkt då beslut fattas om förmånsbil för medarbetaren.
• Rättighet att inneha förmånsbil är inte knuten till bilavtalets längd.
• Byter medarbetare befattning, där arbetsuppgifterna inte bedöms ha behov av förmånsbil kan arbetsgivaren dra tillbaka förmånsbil som förmån när villkor för den nya befattningen bestäms.
• Beslut om vem som kan ha förmånsbil ska fattas restriktivt och fattas av VD och/eller CFO.
• Medarbetaren som erbjuds förmånsbil måste inneha körkort.
För medarbetare som enligt ovan bedöms ha bilen som ett arbetsverktyg är bilen att betrakta som ett arbetsredskap.
Förmånsbil som ej i första hand är styrt efter befattningens behov kan endast erbjudas tillsammans med löneavdrag eller som del av lön.
I undantagsfall (där beslut om dessa fattas av CFO och/eller VD) kan avtal om förmånsbil komma att tecknas som en del av ett anställningserbjudande och anställningsvillkoren och inte direkt är
kopplade till befattnings behov av bil i tjänsten. I dessa fall skall sådant avtal tecknas med löneavdrag
Provanställning
Under provanställning ska medarbetare använda tillgänglig bil hos företaget alternativt så kallad pre-deliverybil via biluthyrningsfirma.
Kostnadseffektivitet
Under förutsättning att förmånsbil är det mest kostnadseffektiva transportsättet ska i största möjliga mån bil användas vid tjänsteresor istället för annat färdmedel, till exempel taxi, flyg eller tåg.
Val av fordon
Provkörning och inhämtning av offerter hos återförsäljare i samband med val av ny förmånsbil sker efter godkännande att förmånsbil ska innehas samt när val är gjort ska ett slutgodkännande göras av VD och/eller CFO. Leverantören står för ett antal fasta bilpaketsförslag inom ramen för policyn.
Fordonet får inte kosta mer än av AcadeMedia fastställd maximal månadshyra. Maximal månadshyra innefattar leasingkostnad, serviceavtal (administration, grundservice, däck och
underhållsreparationer), försäkring och moms.
2020 - 2021 är maximal TCO (Total Cost overall) månadshyra: Bilmodeller i bilaga 1.
• Samtliga och endast bilarna i bilaga 1 utgör erbjudandet för befattningshavare vars arbete väsentligen underlättas av förmånsbil sett till frekvens.
• de fall val av fordon är ett fordon med plug-in hybrid/elbil så bekostar föraren själv installation, underhåll och service av laddbox. Kostnader för laddning (el) bekostas av föraren. Resor i tjänsten (oavsett drivmedel) redovisas som reseräkning.
• Till grund för val av bilmodell ligger leverantörens bilrekommendationslista. De bilar och modeller som finns upptagna där är de bilar som är möjliga att välja. Fordonet ska uppfylla säkerhets- och miljökrav enligt denna policy.
Om förmånsbil finns tillgänglig hos AcadeMedia, ska medarbetaren vid anmodan i första hand ta den bilen.
Drivmedel och tjänstemilsersättning
Medarbetaren som har redovisar kostnad för körning i tjänsten i reseräkning enligt gällande rutiner.
Förmånsvärde
Alla medarbetare som har förmånsbil via arbetsgivare inom AcadeMediakoncernen ska påföras bilförmån. Bilförmånen beräknas enligt gällande regler från Skatteverket.
Andra kostnader, vårdslöshet och brott mot lagar och/eller regler
AcadeMedia förutsätter att medarbetaren parkerar sitt fordon enligt gällande regler samt följer hastighetsbegränsningar. Skulle medarbetaren få parkerings- och/eller fortkörningsböter betalas dessa av medarbetaren. Kostnader som uppkommer genom medarbetaren åsidosättande av lagar och förordningar samt vårdslöshet ska betalas av medarbetaren.
Körkort
Förutsättning för att erhålla förmånsbil är att medarbetaren har giltigt körkort. Om den anställde får indraget körkort är han/hon skyldig att omgående underrätta arbetsgivaren.
Andra förare
Förmånsbilen är avsedd att brukas av medarbetaren och dennes familj som är folkbokförda på samma adress. Om någon utanför familjen kör bilen så ansvarar den bilberättigade för eventuell självrisk.
Miljö
AcadeMedia arbetar aktivt för att minska miljöpåverkan från vår egen verksamhet. När det gäller personbilar ska de vara miljöbilar eller ha lågt Co2 utsläpp. För aktuella regler se Riktlinjer för förmånsbil på AcadeMedias medarbetarwebb.
Det åligger medarbetaren av förmånsbilen att framföra denna med en körteknik som främjar miljön.
Säkerhet
• Alla AcadeMedias förmånsbilar ska ha minst fem (5) stjärnor enligt EuroNcap
• Medarbetaren av förmånsbil har ansvar för att framföra fordonet på ett säkert sätt samt att se till att vara fysiskt och psykiskt i form för att framföra fordonet säkert
• Till alla förmånsbilar ska det ingå vinterdäck. Det är medarbetarens ansvar att, då vägunderlaget och lagen så kräver, ombesörja att bilen förses med vinterdäck
• Prat i mobiltelefon får endast ske under färd om någon handsfreeutrustning används
• AcadeMedia förutsätter att våra medarbetare är ett föredöme i trafiken, vilket innebär att hastighetsbegränsningar och trafikregler efterlevs
Ändrade arbetsuppgifter, befattning eller anställningsförhållande
Innehavet av förmånsbil är knutet till befattningen och arbetsuppgifternas innehåll. Vid förändring av den anställdes arbetsuppgifter eller ändring av befattning och dess villkor, prövas innehavet av förmånsbil med hänsyn till den nya befattningen.
Om anställningsförhållandet ändrats och kriterierna för förmånsbil inte längre uppfylls i den nya anställningen upphör rätten till förmånsbil. Vid en sådan förändring ska förmånsbilen återlämnas inom tre månader.
Sjukdom, föräldraledighet eller tjänstledighet
Vid längre tids sjukdom, föräldraledighet eller tjänstledighet (mer än 90 sammanhängande kalenderdagar) kan arbetsgivaren återkalla rätten till tjänste- eller förmånsbil.
Avtal
Återlämning av fordon
Krav på återlämning av fordon sker om medarbetare bytt till befattning som inte har behov av att nyttja förmånsbil i tjänsten och/eller när hyresperioden upphör eller om medarbetaren slutar sin anställning, ska fordonet återlämnas till leverantören alternativt överlåtas på annan anställd.
Arbetsgivaren förbehåller sig således rätten att fördela redan hyrda tjänstebilar där avtalstid återstår till nyanställda eller andra anställda som är berättigade till förmånsbil.
Förlängning av hyresavtal
Beslut om förlängning av hyresavtal kan förekomma och fattas då ensidigt av arbetsgivarens CFO och /eller VD. Innehavaren utrustas normalt med ny bil.
Fordon som återlämnas ska vara tvättat och städat både invändigt och utvändigt. Eventuella skador ska vara åtgärdade, om detta inte hunnit ske ska skadorna vara anmälda till försäkringsbolaget.
Pension
I det fall medarbetaren kommer att gå i pension, under kommande hyresperiod för en ny bil, erbjuds istället medarbetaren att behålla befintlig bil.
Avslut innan avtalstidens utgång och överlåtelse av avtal
Om det finns behov att avveckla ett fordon innan kontraktets utgång tar arbetsgivaren ansvaret för eventuella kostnader. Den anställde står dock för kostnader som uppkommit under hyresperioden på grund av oaktsamhet, onormalt slitage och liknande.
Om medarbetaren beställer ett nytt fordon och avslutar sin anställning innan fordonet levererats, kan medarbetaren bli ersättningsskyldig gentemot arbetsgivaren för eventuella kostnader för makulering av order.
Om arbetsgivaren ger sitt godkännande kan hyreskontraktet eventuellt överlåtas till annan hyrestagare.
Utköp av fordon vid hyrestidens utgång
Om möjligt, enligt AcadeMedias avtal med leasinggivare, kan medarbetaren erbjudas att köpa ut fordonet vid hyrestidens utgång. Detta sker i förekommande fall enligt vid tiden gällande regler i avtalet mellan AcadeMedia och leasinggivaren.
Kvittningsrätt
För belopp som medarbetaren ska betala till företaget enligt bilpolicyn och för eventuella obetalda parkeringsböter, självrisker, återlämningskostnader ska arbetsgivaren i särskilt avtal kunna medges rätt att kvitta mot lönefordran enligt lagen (1970:215) om arbetsgivarens kvittningsrätt.
