ARBOGA KOMMUN. Kommunstyrelsen. Blad 15. Ks 85 Ksau 75 Dnr 2/

(1)

ARBOGA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum

2015-05-05 Kommunstyrelsen

Ks § 85

Ksau § 75 Dnr 2/2015-007

Information om revisionsrapport gällande styrning och uppföljning av kommunens fritidsanläggningar samt fritids- och kulturnämndens och Kommunfastigheters i Arboga ABs svar

Arboga kommuns revisorer har inkommit med en granskning gällande styrning och uppföljning av kommunens fritidsanläggningar. Rapporten är ställd till både fritids- och kulturnämnden och till Kommunfastigheter i Arboga AB.

Sedan 2010 är Kommunfastigheter i Arboga AB ägare och förvaltare av de fritidsanläggningar som ingår i granskningen. Verksamheterna inom fritids- och kulturnämnden ansvarar för säkerbetsbesiktning, drift och underhåll av gymnastik- och sporthallsinredning, vattenkvalitet, fotbolls- planer etc. Förvaltningen arbetar utifrån en dokumenterad årsplan för skötsel av fritidsanläggningarna. Ansvarsfördelningen är dokumenterad i en gränsdragningslista.

Samarbete och dialog upplevs fungera bra mellan kommunen och Kom- munfastigheter i Arboga AB som äger och förvaltar samtliga fritidsanlägg- ningar som omfattas av denna granskning.

Avsaknad av underhållsbudget under 2011-2012 och de negativa budget- avvikelserna avseende kostnader för underhåll under 2013 talar för att det saknats tillförlitliga underhållsplaner under de senaste åren. Det finns olika strategier för underhåll; från akut avhjälpande underhåll/repara- tionsinsatser till förebyggande underhåll. Vissa anläggningar byggdes för över 30 år sedan. Ur detta perspektiv blir det förebyggande underhållet viktigt för att undvika förstorande skador på anläggningarna.

Kommunfastigheter i Arboga AB har under 2013/2014 utrett underhålls- behovet för hela fastighetsbeståndet och underhållsplaner har upprättats under 2014 med planerat underhåll till och med 2022 och på längre sikt.

Revisorerna menar att enligt den bedömning de har gjort i denna gransk- ning finns det anledning att tro att akuta avhjälpande underhållsinsatser dominerat under de senaste åren. Detta talar för att planeringen av det förebyggande underhållet bör utvecklas.

Revisorerna lämnar därför följande rekommendation:

- Den långsiktiga underhållsplaneringen bör tydliggöras och utvecklas avseende planering för förbyggande underhåll.

Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekreterarenspgn . Utdragsbestyrkande

Blad 15

(2)

ARBOGA KOMMUN

2015-05-05 Kommunstyrelsen

Fritids- och kulturnämnden behandlade ärendet den 18 februari 2015, § 15, tillsammans med granskning av kommunens föreningsstöd. Av protokollsutdraget framgår att nämnden har kontaktat Kommun-

fastigheter AB angående deras planering av förebyggande underhåll och enligt bolaget ingår förebyggande underhåll i de underhållsplaner som upprättats för planerat underhåll fram till år 2022.

Kommunfastigheter i Arboga AB har svarat revisorerna den 3 februari 2015 att underhållsbehovsplaner upprättats för samtliga fastigheter.

Bolaget har även tydliggjort underhållsbehovet och förklarat att arbetet bedrivs förebyggande så långt bolagets resurser tillåter. Allt kan naturligt- vis förbättras, dock har i dagsläget inte någon särskild åtgärdsplan

utarbetats med anledning av granskningsrapportens rekommendationer.

Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Information om revisionsrapporten granskning av kommunens fritidsanläggningar samt svaren från fritids- och kulturnämnden och Kommunfastigheter i Arboga AB läggs till handlingarna.

JSkickas till:

Kommunfullmäktige Akten

Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign.. Utdragsbestyrkande

Blad 16

(3)

Jessica Hänninen

Från : Lars Johansson

Skickat: den 12 mars 2015 15:54 Till: Jessica Hänninen

Ämne: VB: Svar granskningsrapport

Hej Jessica,

Vidarebefordrar det mail som jag skickade till revisorerna den 3/2.

KOMMUNFASTIGHETER

i AR6[)GA Att

it GGABO S A IJE

Med vänliga hälsningar

VD Lars Johansson

Rådhuset i Arboga AB

Kommunfastigheter i Arboga AB. Arbogabostäder AB.

Rådhuset i Arboga AB

Box 45 Smedjegatan 5 732 30 ARBOGA

`d' tele Direktnr 0589-688 040 Mobilnr 076-949 80 40 G lars.iohansson(o)abo.se

Från: Lars Johansson

Skickat: den 3 februari 2015 08:44

Till: 'Jan Erik Isaksson'; 'eva.nerpin@fmv.se' Kopia : 'karin.helin-lindkvist@kpmg.se' Ämne : Svar granskningsrapport Hej!

Svar angående efterlysta åtgärder med anledning av rekommendationer i revisionsrapporten:

Bolaget har upprättat underhållsplaner, eller rättare sagt underhållsbehovsplaner för samtliga fastigheter. Planerna är till för att få en uppfattning när i tiden underhållsåtgärder bör sättas in samt att få en uppfattning om ungefärlig kostnad och behov av övriga resurser. Det är alltså vårt verktyg för att kunna arbeta förebyggande och i och med det reducera behovet av akuta underhållsåtgärder. En viss del akuta reparationer kommer dock alltid förekomma då det inte är möjligt att förutse alla problem som kan uppstå och framför allt är det varken ekonomiskt försvarbart eller finansiellt möjligt att genomföra förebyggande underhåll med så stor säkerhetsmarginal att ingen akut reparation kan uppstå.

Det är riktigt att bolaget, i vart fall de senaste åren, huvudsakligen har genomfört underhållsgärder som har varit mer eller mindre akuta. Anledningen är ett stort uppdämt behov av underhåll och bolagets resurser är inte tillräckliga för att på kort tid avverka det akuta för att kunna övergå till huvudsakligen förebyggande åtgärder. Det kan dock konstateras att, även om mycket akut fortfarande återstår så har situationen successivt förbättrats och de åtgärder som är genomförda har huvudsakligen utförts på ett sådant sätt att de är långsiktigt hållbara och även förebyggande vad gäller risk för följdskador.

1

(4)

Bolaget har gjort en inventering av underhållsbehovet, upprättat en plan för när underhåll bör genomföras, utarbetat principer för prioritering av underhållsåtgärder samt utarbetat en strategi för att tillföra bolaget de ekonomiska medel som krävs för att komma tillrätta med kvarstående eftersatt underhåll. Vii bolaget tycker nog att vi har tydliggjort underhållsbehovet och att arbetet bedrivs förebyggande så långt våra resurser tillåter men allt kan så klart förbättras, dock har vii dagsläget inte utarbetat någon särskild åtgärdsplan med anledning av

granskningsrapportens rekommendationer.

KOMMUNFASTIGHETER

i ARBOGA .AB

Med vänliga hälsningar

VD LarsJohansson

Rådhuset i Arboga AB

Kommunfastigheter i Arboga AB. Arbogabostäder AB.

Rådhuset i Arboga AB

Box 45 Smedjegatan 5 732 30 ARBOGA 2 tele Direktnr 0589-688 040 Mobilnr 076-949 80 40

® Iars.iohansson«Dabo.se

2

(5)

ARBOGA KOMMUN

SAMMANTRÄDESP62OTOkbLL "i'Kcnsucr

2015-02-18

^{D 2}i risnr (1i^neElarbe"=

;lois ood

Fritids- och kulturnämnden

FKN § 15 Dnr:98/2014-007 FKNAU§14

Granskning av fritidsanläggningar och föreningsstöd i Arboga

Fritidsanläggningar

Arboga kommuns revisorer har granskat styrning och uppföljning av kommunens fritidsanläggningar. Revisionsrapporten "Styrning och uppföljning av fritidsanläggningar" har överlämnats till Fritids- och kulturnämnden och Kommunfastigheter i Arboga AB.

Kommunrevisionen rekommenderar att den långsiktiga underhållsplanen bör förtydligas och utvecklas avseende planering för förebyggande

underhåll.

Kommunrevisionen har i skrivelse till Fritids- och kulturnämnden samt Kommunfastigheter i Arboga AB begärt svar på vilka åtgärder nämnden och bolaget har för avsikt att vidta med anledning av de

rekommendationer som ges i rapporten.

Fritids- och kulturnämnden har ett verksamhetsansvar för säkerhet, drift och underhåll av anläggningarna. Verksamheternas årsplan för skötsel och kontroller av gymnastik- och sportanläggningar syftar till att

säkerställa och upprätthålla standarden på anläggningarna. I detta ingår också att identifiera kommande behov, planera insatser och förebygga akuta situationer.

Fritids- och kulturförvaltningen har kontaktat bolaget angående deras planering av förebyggande underhåll. Enligt bolaget ingår förebyggande underhåll i de underhållsplaner som upprättats för planerat underhåll t.o.m. 2022.

Föreningsbidrag

Arboga kommuns revisorer har genomfört en granskning av kommunens föreningsstöd under 2014 och lämnar rapporten utan anmärkning.

Granskningen har genomförts genom dokumentstudier av bland annat kommunens policy och riktlinjer.

Intervjuer har skett med kommunchef, nuvarande och tidigare t.f.

förvaltningschef för fritid och kultur samt vikarierande föreningskonsulent.

Granskningen har omfattat ett urval av de föreningsstöd som beslutades under 2013 gällande 2014.

Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign. Utdragsbestyrkande

(6)

ARBOGA KOMMUN

Sammantrådesdatum

2015-02-18 Fritids- och kulturnämnden

Kommunens revisorer har den 12 december 2014 begärt redovisning av hur många avvisade och avslagna bidragsansökningar som nämnden hanterat under 2014 samt skälet till att de avvisats eller fått avslag.

- 3 föreningar har fått avslag på ansökan om verksamhetsstöd 2015 med motivering att föreningarna inte har någon barn- och

ungdomsverksamhet samt att verksamheten inte ligger inom ramen för prioriterad verksamhet.

- 19 föreningar har fått avslag på ansökan om investeringsbidrag för år 2015. Totalt hade 32 föreningar sökt investeringsbidrag för

2 011841 kronor; budgeten för investeringar 2015 är 250 000 kronor.

Tjänsteskrivelse daterad 2015-01-25 föreligger från förvaltningschef och tjänsteskrivelse daterad 2015-01-20 från föreningskonsulrent föreligger.

Fritids- och kulturnämndens beslut

1. Nämnden antar tjänsteskrivelsen daterad 2015-01-25 som sitt svar till kommunrevisionen angående granskning av kommunens fritidsanläggningar med hänvisning att i verksamheternas årsplan identifieras kommande behov och planeras förebyggande insatser.

2. Nämnden antar bidragsutskottets redovisning av avslag på bidragsansökningar 2014 som sitt svar, angående granskning av kommunens föreningsstöd

Skickas till:

Kommunrevisionen Karin Helin Lindkvist Kommunkansliet

Utdragsbestyrkande Ordföjga$fes sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign.

Blad 4

(7)

ARBOGA KOMMUN

Besöksadress Telefon pax

Datum

2015-01-25

Fritids- och kulturförvaltningen Fritids- och kulturchef, Annica Andersson 0589-871 54

annica.andersson@arboga.se

Kompletterande uppgift till rapport om granskning av kommunens fritidsanläggningar.

Arboga kommuns revisorer har granskat styrning och uppföljning av kommunens fritidsanläggningar. Revisionsrapporten "Styrning och uppföljning av fritidsanläggningar" har överlämnats till Fritids- och kulturnämnden och Kommunfastigheter i Arboga AB.

Kommunrevisionen rekommenderar att den långsiktiga underhållsplanen bör förtydligas och utvecklas avseende planering för förebyggande

underhåll.

Kommunrevisionen har i skrivelse till Fritids- och kulturnämnden samt Kommunfastigheter i Arboga AB begärt svar på vilka åtgärder nämnden och bolaget har för avsikt att vidta med anledning av de

rekommendationer som ges i rapporten.

Fritids- och kulturnämnden har ett verksamhetsansvar för säkerhet, drift och underhåll av anläggningarna. Verksamheternas årsplan för skötsel och kontroller av gymnastik- och sportanläggningar syftar till att

säkerställa och upprätthålla standarden på anläggningarna. I detta ingår också att identifiera kommande behov, planera insatser och förebygga akuta situationer.

Kommunfastigheter i Arboga AB äger och förvaltar anläggningarna.

Fritids- och kulturförvaltningen har kontaktat bolaget angående deras planering av förebyggande underhåll. Förvaltningen och

Kommunfastigheter i Arboga AB har en gemensam uppfattning att förbyggande underhåll är viktigt. Enligt bolaget ingår förebyggande underhåll i de underhållsplaner som upprättats för planerat underhåll t.o.m. 2022.

Förvaltningens förslag till beslut i Fritids- och kulturnämnden

Nämnden antar tjänsteskrivelsen som sitt svar till kommunrevisionen angående granskning av kommunens fritidsanläggningar

Annica Andersson, Fritids- och kulturchef

Postadress Box 45 732 21 Arboga

TJÄNSTESKRIVELSE

Internet Bankgiro Org. nr Smedjegatan 5 0589-870 00 0589- 14486 www.arboga.se 481-1667 212000-2122

fritid.ku ltur@arboga.se

(8)

ARBOGA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

Datum

2015-01-20

Fritids- och kulturnämndens bidragsutskott Assistent, Margareta Nöstdal

0589-871 56

margareta.nostdal@arboga.se

Kompletterande uppgifter till rapport om granskning av kommunens föreningsstöd

Arboga kommuns revisorer genomförde under år 2014 en granskning av kommunens föreningsstöd. Rapporten Styrning och uppföljning av

föreningsstöd har överlämnats till fritids- och kulturnämnden utan anmärkning.

Kommunrevisionen har i en skrivelse till fritids- och kulturnämnden den 12 december 2014 begärt en redovisning över antal avvisade och avslagna bidragsansökningar som nämnden hanterat under 2014 samt skälet till att de avvisats eller fått avslag.

Fritids- och kulturnämndens bidragsutskott, som på delegation av nämnden beslutar om bidragsgivning till föreningar i Arboga, har under 2014 fattat följande beslut om avslag:

- 3 föreningar har fått avslag på ansökan om verksamhetsstöd 2015.

Motiveringen är att föreningarna inte har någon barn- eller

ungdomsverksamhet samt att verksamheten inte ligger inom ramen för prioriterad verksamhet.

-19 föreningar har fått avslag på ansökan om investeringsbidrag för år 2015. Totalt hade 32 föreningar sökt investeringsbidrag för 2 011841 kronor; budgeten för investeringar 2015 är 250 000 kronor.

n i „ X' JLs I✓LLLi

Margareta Engström Nöstdal vik. föreningskonsulent

Postad Box 45 732 21 Arboga

Besöksadress Telefon Fax Kapellgatan 19C 0589-870 00 0589-148 93

Internat Bankgiro Org. nr www.arboga .se 481-1667 212000-2122 fritid.kultur@arboga. se

(9)

ARBOGA KOMMUN

Fritids- och kulturnämndens bidragsutskott

BU§2

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

2015-02-04

Granskning av kommunens föreningsstöd

Arboga kommuns revisorer har genomfört en granskning av kommunens föreningsstöd under 2014 och lämnar rapporten utan anmärkning.

Granskningen har genomförts genom dokumentstudier av bland annat kommunens policy och riktlinjer.

Intervjuer har skett med kommunchef, nuvarande och tidigare t.f.

förvaltningschef för fritid och kultur samt vikarierande föreningskonsulent.

Granskningen har omfattat ett urval av de föreningsstöd som beslutades under 2013 gällande 2014.

Kommunens revisorer har den 12 december 2014 begärt redovisning av hur många avvisade och avslagna bidragsansökningar som nämnden hanterat under 2014 samt skälet till att de avvisats eller fått avslag.

Vik. föreningskonsulent har i en tjänsteskrivelse, enligt bilaga, sammanställt dessa uppgifter enligt följande:

- 3 föreningar har fått avslag på ansökan om verksamhetsstöd 2015 med motivering att föreningarna inte har någon barn- och

ungdomsverksamhet samt att verksamheten inte ligger inom ramen för prioriterad verksamhet.

- 19 föreningar har fått avslag på ansökan om investeringsbidrag för år 2015. Totalt hade 32 föreningar sökt investeringsbidrag för

2 011841 kronor; budgeten för investeringar 2015 är 250 000 kronor.

Bidragsutskottets förslag till beslut i fritids - och kulturnämnden Redovisningen av avslag på bidragsansökningar 2014 godkänns.

Skickas till:

Fritids- och kulturnämnden

Ordfgrand sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign. Utdragsbest ande /

Blad 3

(10)

ARBOGA KOMMUN

Datum

2014-12-12

Till Fritids- och kulturnämnden Till Kommunfastigheter i Arboga AB

l:^_ i !i1T unk&i

Diz^L®.r ^_rF:6^^:ackn +^5^ I

Till kommunfullmäktige för kännedom

Granskning av kommunens fritidsanläggningar.

Arboga kommuns revisorer har granskat styrning och uppföljning av kommunens fritidsanläggningar. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2014.

Verksamheterna inom fritids- och kulturnämnden ansvarar för säkerhetsbesiktning, drift och underhåll av gymnastik- och sporthallsinredning, vattenkvalitet, fotbollsplaner etc.

Förvaltningen arbetar utifrån en dokumenterad årsplan för skötsel av fritidsanläggningarna.

Samarbete och dialog upplevs fungera bra mellan kommunen och Kommunfastigheter i Arboga AB som äger och förvaltar samtliga fritidsanläggningar som omfattas av denna granskning

Enligt vår bedömning finns det anledning att tro att akuta avhjälpande underhållsinsatser dominerat under de senaste åren. Detta talar för att planeringen av det förebyggande underhållet bör utvecklas.

Vi lämnar följande rekommendation:

• Den långsiktiga underhållsplaneringen bör tydliggöras och utvecklas avseende planering för förebyggande underhåll.

Kommunrevisionen emotser svar (med kopia till Karin Helin Lindkvist, karin.helin- lindkvistcaiknma.se KPMG) från Fritids- och kulturnämnden samt Kommunfastigheter i Arboga AB senast den 28 februari 2015 på vilka åtgärder nämnden och bolaget har för avsikt att vidta med anledning av de rekommendationer som ges i rapporten.

Erik Isaksso^^^on^"

rdförande kommunrevisionen Enligt uppdrag

Postadress Box 45

Besöksadress Smedjegatan 5

Telefon

vx 0589-87000

7t 91 Arknna

Å C

^\

Eva Nerpin Lekmannarevisor

Kommunfastigheter i Arboga AB

Fax Internat Bankgiro Org.nr

0589-144 86 www.arboga .se 481-1667 212000-2122

(11)

Arboga kommun

Styrning och uppföljning av fritidsanläggningar

Revisionsrapport

KPMG AB 2014-12-10 Antal sidor: 5

(12)

Arboga kommun Fritidsanläggningar 2014-12-10

Innehåll

1. Sammanfattning 1

2. Bakgrund och syfte 2

3. Avgränsning 2

4. Projektorganisation och metod 2

5. Kommunens fritidsanläggningar 3

5.1 Förvaltningsansvar

3

5.2 Verksamhetsansvar

3

5.3 Utfört och planerat underhåll

4

(13)

Arboga kommun Fritidsanläggningar 2014-12-10

1. Sammanfattning

Vi har av Arboga kommuns revisorer fatt i uppdrag att granska styrning och uppföljning av kommunens fritidsanläggningar. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2014.

Sedan 2010 är Kommunfastigheter i Arboga AB ägare och förvaltare av samtliga fritidsanlägg- ningar som omfattas av denna granskning. Verksamheterna inom fritids- och kulturnämnden ansvarar för säkerhetsbesiktning, drift och underhåll av gymnastik- och sporthallsinredning, vattenkvalitet, fotbollsplaner etc.

Ansvarsfördelningen mellan kommunfastigheter och verksamheterna är dokumenterad i en gräns- dragningslista. Huvudprincipen är att hyresvärden svarar för fastigheten med tillhörande fast egendom och hyresgästen svarar för verksamhetsspecifik utrustning och inventarier i respektive anläggning. Samarbete och dialog mellan bolaget och kommunen upplevs fungera bra. Bolaget och kommunen har regelbundna möten för diskussioner kring bl.a. anläggningarna.

Arbetet med att utveckla fritidsanläggningarnas driftsäkerhet är långsiktigt och kräver både investeringar och kontinuerligt underhåll. Under 2013 investerades ca 11,7 mkr i ishallen, bl.a. takisolering, ny isbädd, ny sarg, ny och utökad ventilationsanläggning. På grund av fuktskador i tak- och väggkonstruktion och omfattande vattenläckage och slitet ytskikt har badet genomgått en större renovering under 2011-2013 (drygt 4,7 mkr).

Av granskningen framgår att det inte upprättats någon underhållsbudget under 2011-2012. Kom- munfastigheter (bolaget) har under 2013/2014 utrett underhållsbehovet för hela fastighetsbestån- det. Underhållsplaner har upprättats under 2014 med planerat underhåll t.o.m. år 2022 och på lägre sikt. Underhållsplanerna grundar sig på genomförda besiktningar av anläggningarna.

Bolagets kommande prioriteringsordning avseende underhåll framgår av bolagets verksamhets- plan (senast antagen april 2014). Av planen framgår att bolaget under 2014 ska utarbeta en plan för hur underskottet i underhållsbudgeten ska hanteras. Målsättningen är att ekonomi och under- hållsbudget ska komma i balans. Under kommande år gäller en fastställd prioritering vid beslut om underhållsåtgärder.

Avsaknad av underhållsbudget och negativa budgetavvikelser avseende kostnader för underhåll under 2013, talar för att det saknats tillförlitliga underhållsplaner under de senaste åren. Det finns olika strategier för underhåll; från akut avhjälpande underhåll/reparationsinsatser till förebyg- gande underhåll. Vissa anläggningar byggdes för över 30 år sedan. Ur detta perspektiv blir det förebyggande underhållet viktigt för att undvika förstorande skador på anläggningarna.

Sammanfattningsvis gör vi bedömningen att processen för drift- och underhållssäkerhet för fri- tidsanläggningar har utvecklats under senaste året. Enligt vår bedömning finns dock anledning att tro att akuta avhjälpande underhållsinsatser dominerat under de senaste åren. Detta talar för att planeringen av det förebyggande underhållet bör utvecklas.

Vi lämnar följande rekommendation:

• Den långsiktiga underhållsplaneringen bör tydliggöras och utvecklas avseende planering för förebyggande underhåll.

1

(14)

Arboga koninuin Fritidsanläggningar 2014-12-10

2. Bakgrund och syfte

Arbetet med att utveckla fritidsanläggningarnas driftsäkerhet är långsiktigt och kräver både investeringar och kontinuerligt underhåll. Tillförlitliga anläggningar är en väsentlig förutsättning för att kommunens olika fritidsverksamheter ska fungera. En anledning till störningar kan vara dålig planering av underhåll och reparationer. Underhåll ger ökad säkerhet och tillförlitlighet.

Syftet med granskningen är att ge revisorerna underlag för att bedöma processer för drift- och underhållssäkerhet.

Revisorerna vill få följande delar belysta:

• Hur verksamheten kring fritidsanläggningar är organiserad?

• Mål, strategi, styrning och uppföljning kring fritidsanläggningar?

• Vem som beslutar om investerings- och underhållsbehov?

• Hur och på vilka grunder görs prioriteringar för underhåll och planering för framtida under- hållsbehov?

• Fritidsanläggningarnas nuvarande status och om nuvarande underhåll är tillräcklig i förhål- lande till verksamhetens bedömning av det egentliga behovet?

• Organisationens underhållssäkerhet - förmågan att utföra krävda underhållsåtgärder på an- läggning, vid en angiven tidpunkt eller ett angivet tidsintervall?

3. Avgränsning

Sedan 2010 är Kommunfastigheter i Arboga AB ägare och förvaltare av samtliga fritidsanlägg- ningar som omfattas av denna granskning. Verksamheterna inom fritids- och kulturnämnden ansvarar för säkerhetsbesiktning, drift och underhåll av gymnastik- och sporthallsinredning, vattenkvalitet, fotbollsplaner etc.

4. Projektorganisation och metod

Granskningen har genomförts av Monica Rådestad, certifierad kommunal revisor. Karin Helin Lindkvist har deltagit i granskningen i sin roll som kundansvarig för revisorerna i Arboga kommun.

Granskningen har genomförts genom dokumentstudier av bl.a. underhållsplanering, gränsdrag- ningslistor, statistik m.m. Vi har genomfört intervjuer eller haft kontakt med kommunchef, VD Kommunfastigheter AB, nuvarande Fritids- och kulturchef och tidigare t.f. chef samt kommunens lokalstrateg.

2

mni, wpnM GR afwih llmVed liabilifv mmmmr anda mmhar finn nf lha

(15)

5. Kommunens fritidsanläggningar

5.1 Förvaltningsansvar

Sedan 2010 är Kommunfastigheter i Arboga AB ägare och förvaltare av samtliga fritidsanlägg- ningar som omfattas av denna granskning. Nedan framgår byggnadsår och större investeringar under de senaste åren för fritidsanläggningar i urval.

Sturehallen byggdes 1972. År 2012 anpassades hissen till nya krav.

Ekbackens IP byggdes 1975.

Ishallen byggdes 1983. Under 2013 investerades ca 11,7 mkr i takisolering, ny isbädd, ny sarg, ny och utökad ventilationsanläggning samt en avfuktningsanläggning.

Ekbacksbadet byggdes 1992. Utomhusbadet byggdes ca 1970. På grund av fuktskador i tak- och väggkonstruktion och omfattande vattenläckage och slitet ytskikt i utomhusbassängen, har badet genomgått en större renovering under 2011-2013 (drygt 4,7 mkr).

Vasahallen byggdes 2007. Hallen var dock inte helt färdigbyggd och under 2012 och 2013 inve- sterades ca 366 tkr i att färdigställa hallen, t.ex. avseende brandtekniska åtgärder.

5.2 Verksamhetsansvar

Verksamheterna inom fritids- och kulturnämnden ansvarar för säkerhetsbesiktning, drift och un- derhåll av gymnastik- och sporthallsinredning, vattenkvalitet, fotbollsplaner etc. Förvaltningen arbetar utifrån en dokumenterad årsplan för skötsel av fritidsanläggningarna. Årsplanen innehåller detaljerade kontroller och göromål på anläggningarna med målsättningen att säkerställa tillgäng- ligheten och upprätthålla standarden på anläggningarna. Besiktningarna utförs av upphandlad leverantör.

Förutom under renoveringen av Ekbacksbadet 2011-2013 har det enligt uppgift inte förekommit några längre störningar eller avbrott i tillgängligheten till anläggningarna under de senaste åren.

Ansvarsfördelningen mellan kommunfastigheter och verksamheterna är dokumenterad i en gräns- dragningslista'. Huvudprincipen är att hyresvärden svarar för fastigheten med tillhörande fast egendom och hyresgästen svarar för verksamhetsspecifik utrustning och inventarier i respektive anläggning. Gränsdragningslistan upprättas i samband med tecknande av hyreskontrakt och upp- dateras enligt bolaget ca 1 gång per år eller vid förändringar.

Kommentar

Enligt uppgift från bolaget och kommunen noteras och justeras eventuella gränsfall i samband med revideringen av gränsdragningslistan. Det är en pågående process och samarbete och dialog mellan bolaget och kommunen upplevs fungera bra. Bolaget och kommunen har regelbundna möten (i regel varje vecka) med kommunens lokalstrateg för diskussioner kring bl.a. anläggning- arna.

1 Gränsdragningslista Kommunfastigheter i Arboga AB och Förvaltningarna vid Arboga kommun.

3

® 2012 KPMG AS , a Swedish Ilmited liability company anda member firn of the

(16)

Arboga kommun Fritidsanläggningar 2014-12-10

5.3 Utfört och planerat underhåll

Budget och kostnader för underhåll, reparationer och renoveringar för fritidsfastigheter under de senaste tre åren 2011 - 2013, fördelar sig enligt följande:

Underhåll (tkr) 2013 2012 2011

Sturehallen Budget 50 0 0

Utfall: 33 76 187

Ekbackens B? Budget 10 0 0

Utfall: 23 124 12

Ishallen Budget 1 070 0 0

Utfall 2 000 549 76

Ekbacksbadet Budget 2 050 0 0

Utfall: 2 025 2 142 659

Vasahallen Budget 20 0 0

Utfall: 37 25 62

Under jämförelseperioden noteras att det inte upprättats någon underhållsbudget under 2011- 2012. Kommunfastigheter (bolaget) har under 2013/2014 utrett underhållsbehovet för hela fastig- hetsbeståndet. Underhållsplaner har upprättats under 2014.

Sturehallen (1972) Planerat underhåll de kommande tio åren t.o.m. år 2022 har utifrån genom- förd besiktning, beräknats uppgå till ca 10 mkr. Ca 5 mkr avser åtgärder som behöver utföras senast år 2016, bl.a. byte av fönster, matta, klinker och belysning.

Ekbackens IP (1975) Planerat underhåll de kommande tio åren t.o.m. år 2022 har utifrån genom- förd besiktning, beräknats uppgå till drygt 1,5 mkr. Ca 1 mkr avser åtgärder som behöver utföras senast år 2015, bl.a. målning av tak och fönster och byte av elanläggning och innebelysning.

Ishallen (1983) Planerat underhåll de kommande tio åren t.o.m. år 2022 har utifrån genomförd besiktning, beräknats uppgå till drygt 2 mkr. Drygt 1,5 mkr avser åtgärder som behöver utföras senast år 2015, bl.a. målning av fönster och renovering av omklädningsrum och duschar.

Ekbacksbadet (1992) utomhusbadet (1970) Planerat underhåll de kommande tio åren t.o.m. år 2022 har utifrån genomförd besiktning, beräknats uppgå till drygt 12 mkr. Av Fritids- och kultur- nämndens protokoll i februari 2014, framgår att Ekbacksbadet har haft problem med en trasig värmeväxlare vilket medfört att energiförbrukningen ökat.

Vasahallen (2007) Planerat underhåll de kommande tio åren t.o.m. år 2022 har utifrån genomförd besiktning, beräknats uppgå till ca 1 mkr.

Bolagets kommande prioriteringsordning gällande underhåll framgår av bolagets verksamhets- plan (senast antagen april 2014). Av verksamhetsplanen framgår att bolaget under 2014 ska utarbeta en plan för hur underskottet i underhållsbudgeten ska hanteras. Målsättningen är att ekonomi och underhållsbudget ska komma i balans. Under kommande år gäller följande prioritering vid beslut om underhållsåtgärder:

Underhåll och reparationer som föranleds av lagar och förordningar samt förhindrar personskador.

4

09n19 KMGAB. a Swedish limited liabilitycoman and a member firn of the

(17)

• Underhåll som förhindrar att fastigheterna förstörs, takomläggning, målning, dräne- ring etc.

• Underhåll av kosmetisk karaktär som ska övervägas från fall till fall.

Kommentar

Avsaknad av underhållsbudget och de negativa budgetavvikelserna avseende kostnader för un- derhåll under 2013, talar för att det saknats tillförlitliga underhållsplaner under de senaste åren.

Det finns olika strategier för underhåll; från akut avhjälpande underhåll/reparationsinsatser till förebyggande underhåll. Vissa anläggningar byggdes för över 30 år sedan. Ur detta perspektiv blir det förebyggande underhållet viktigt för att undvika förstorande skador på anläggningarna.

Enligt vår bedömning finns det anledning att tro att akuta avhjälpande underhållsinsatser domine- rat under jämförelseperioden. Detta talar för att planeringen av det förebyggande underhållet bör utvecklas.

KPMG, dag som ovan

pk"-, D' -ÅM^y Monica Rådestad

Gert Terad kommunal revisor

- , r

Karin Hellin Lindkvist Kimdansvarig

5

02012 KPMG AB. a Swedish Ilmited Ilability company and a memberthm of the