Bra att veta om. Fastighetsmäklarinspektionens verksamhet och organisation

Bra att veta om

POSTADRESS TELEFON E-POST

Fastighetsmäklarinspektionen 08-580 069 00 registrator@fmi.se Box 22034, 104 22 Stockholm

BESÖKSADRESS TELEFAX WEBBPLATS

Fleminggatan 20, Stockholm 08-580 069 01 www.fmi.se

Allmänna handlingar hos

Fastighetsmäklarinspektionen

Offentlighetsprincipen innebär att alla har rätt att ta del av handlingar som finns hos en myndighet. Denna rätt begränsas dock på två sätt:

 Rättigheten gäller allmänna handlingar.

 En del uppgifter i allmänna handlingar omfattas av sekretess.

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt

särskilda regler anses inkommen dit eller upprättad där. Dessa regler finns i 2 kapitlet tryckfrihetsförordningen, som är en av våra grundlagar.

Handlingen kan vara ett vanligt pappersdokument. Men det kan lika gärna vara t.ex. ett e-postmeddelande, ett fotografi, en ljudfil eller en

sammanställning ur ett IT-system. Om du vill ta del av en allmän handling hos Fastighetsmäklarinspektionen kan du kontakta oss på adressen

registrator@fmi.se eller ringa till vårt växelnummer 08-580 069 00.

Alla begränsningar för att ta del av allmänna handlingar måste ske med stöd av en bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), förkortad OSL.

En myndighet ska ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den hanterar sin information.

Fastighetsmäklarinspektionens verksamhet och organisation

Verksamhet

Fastighetsmäklarinspektionen för ett register över fastighetsmäklare och utövar tillsyn över de registrerade fastighetsmäklarna. Till uppgifterna hör också att informera om och främja god fastighetsmäklarsed samt att informera konsumenter om innehållet i fastighetsmäklartjänsten.

Verksamheten är uppdelad i följande områden.

 Leda verksamheten

 Stödja verksamheten

 Föra register över fastighetsmäklare

 Utöva tillsyn över fastighetsmäklare

 Utfärda regler

 Främja god fastighetsmäklarsed och informera

Organisation

Myndigheten bildades den 1 oktober 1995 med namnet Fastighetsmäklarnämnden. Namnet ändrades till

Fastighetsmäklarinspektionen den 1 augusti 2012. Innan myndigheten bildades var länsstyrelserna ansvariga för registreringen av och tillsynen över fastighetsmäklare.

Myndigheten leds av en myndighetschef, som är ordförande i

disciplinnämnden. Detta är ett särskilt beslutsorgan inom myndigheten, vars ledamöter utses av regeringen. Disciplinnämnden har till uppgift att avgöra enskilda tillsynsärenden där det kan bli aktuellt att besluta om en disciplinär påföljd för en fastighetsmäklare.

Vid Fastighetsmäklarinspektionen finns det även en administrativ chef, som är ställföreträdare för myndighetschefen. Förutom dessa har myndigheten ungefär femton medarbetare, som arbetar med handläggning av ärenden, kommunikation och administration.

Register och andra sökhjälpmedel till myndighetens allmänna handlingar

Fastighetsmäklarinspektionen har följande register.

 Diariet med stödregister.

 Fastighetsmäklarregistret.

 Provregistret.

 Register på webbplatsen.

 Arkivredovisningen.

 Ekonomi- och löneadministrativa register.

Diariet med stödregister

I diariet registrerar Fastighetsmäklarinspektionen de flesta handlingar som har kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Handlingarna

registreras i ärenden.

Diariet innehåller följande uppgifter.

 Ärendets diarienummer.

 En kort beskrivning av ärendet.

 Datumen då ärendet inleddes och avslutades.

 Uppgifter om handläggare och beslutsfattare.

 Sökord för ärendet.

 Kopplingar till andra ärenden.

 I vissa fall uppgifter om ärendets resultat.

 Handlingens aktbilagenummer inom ärendet.

 En kort beskrivning av handlingen.

 Datumet då handlingen kom in eller upprättades.

 Handlingens avsändare eller mottagare om uppgiften är offentlig.

Vissa handlingar registreras inte i diariet. I stället hålls de ordnade på något annat sätt, oftast efter datumet. Det handlar bland annat om enklare frågor och svar, protokoll samt underlag till uppdateringar av uppgifterna i fastighetsmäklarregistret. En samlad överblick finns i arkivredovisningen.

Vid sidan om diariet finns det även några förteckningar över vissa typer av ärenden.

 Listor på inkomna anmälningar.

 En förteckning över överklaganden.

 En förteckning över tillsynsbeslut från åren 1995 – 2012.

Fastighetsmäklarregistret

Varje fastighetsmäklare ska vara registrerad hos Fastighetsmäklar- inspektionen i fastighetsmäklaregistret.

Fastighetsmäklarregistret innehåller följande uppgifter.

 Namn, eventuellt tidigare efternamn, personnummer, bostadsadress, e-postadress och telefonnummer.

 Den firma som mäklaren driver sin verksamhet under.

 Arbetsgivarens namn, adress och telefonnummer samt, om arbetsgivaren är en juridisk person, organisationsnummer.

 Typ av registrering (fullständig registrering eller registrering för hyresförmedlare); avser registreringen tillfällig verksamhet anges det.

 Nuvarande och tidigare ansvarsförsäkring.

 Datum för beslut om registrering.

 Datum för beslut om avregistrering.

 Årliga registreringsavgifter.

Fastighetsmäklarregistret innehåller också uppgifter om tillsynsärenden och andra ärenden som rör mäklaren, liksom beslut om disciplinära påföljder i form av återkallelse av registreringen, varning eller erinran. Dessa uppgifter har tillförts registret genom kopplingar till motsvarande ärenden i diariet.

För de mäklare som var registrerade hos länsstyrelserna då inspektionen övertog registerverksamheten har uppgifterna överförts från länsstyrelsernas register.

I Fastighetsmäklarregistret finns även ett systemstöd för att hantera ansökningar om registrering som fastighetsmäklare. Där finns följande uppgifter.

 Sökandens namn, personnummer, bostadsadress, e-postadress och telefonnummer.

 I förekommande fall den firma som den sökande avser att driva sin verksamhet under.

 I förekommande fall arbetsgivarens namn, adress och

telefonnummer samt, om arbetsgivaren är en juridisk person, organisationsnummer.

 Typ av registrering (fullständig registrering eller registrering för hyresförmedlare).

 Ansvarsförsäkring.

 Utbildning.

Systemstödet för ansökningar innehåller också ett antal kontrollrutor, där handläggaren kan markera vilka kontroller som har gjorts med anledning av en ansökan.

Uppgifterna i fastighetsmäklarregistret gallras kontinuerligt.

Provregistret

Provregistret är ett systemstöd som användes för administrationen av de centrala kunskapsprov som Fastighetsmäklarinspektionen anordnade under åren 1996-1998. Verksamheten har upphört hos myndigheten.

I registret finns följande uppgifter.

 Namn, adress, telefonnummer och personnummer för de som hade anmält sig till prov.

 Diarienummer, datum och status för provtillfällen.

 Ämne, resultat och betaldatum för delprov.

Register på webbplatsen

Ett urval av de uppgifter som finns i fastighetsmäklarregistret är tillgängliga på Fastighetsmäklarinspektionens webbplats via funktionen ”Sök mäklare”.

Anonymiserade beslut i tillsynsärenden från Fastighetsmäklarinspektionens disciplinnämnd publiceras sedan år 2014 på webbplatsen via funktionen

”Sök beslut”. Där kan du även få information om vilka beslut som

överklagats och vilka som har vunnit laga kraft. För åren 2000 – 2013 finns de flesta besluten från Fastighetsmäklarinspektionens disciplinnämnd i de årsböcker som också är publicerade på webbplatsen.

Arkivredovisningen

Fastighetsmäklarinspektionens arkiv består av myndighetens allmänna handlingar. Arkivredovisningen ger en överblick över alla handlingar i arkivet, oavsett om de är elektroniska eller på papper. I redovisningen ingår också inspektionens dokumenthanteringsplan, som i detalj beskriver hur

olika handlingar hanteras. Det finns en arkivredovisning för åren 1995 – 2012 och en för 2013 och senare.

Ekonomi- och löneadministrativa register

Fastighetsmäklarinspektionen köper ekonomi- och löneadministration från Statens servicecenter (SSC). I verksamheten används följande register som båda myndigheterna har tillgång till.

 Ekonomisystemet Agresso, som innehåller Fastighetsmäklar- inspektionens ekonomiska redovisning och tidsredovisning.

 Systemet Visma Proceedo, som används för kontering och godkännande av fakturor.

 Lönesystemet Palasso, som innehåller uppgifter om Fastighetsmäklarinspektionens anställda och deras löner.

Service beträffande uppgifter i IT-system

Allmänheten har inte tillgång till någon särskild dator hos

Fastighetsmäklarinspektionen. Du kan få hjälp av registratorn eller någon annan anställd att söka information i inspektionens register.

Sekretess och gallring

Tillgången till Fastighetsmäklarinspektionens handlingar kan i vissa fall begränsas av sekretess. Den sekretessbestämmelse som inspektionen oftast tillämpar är 30 kap. 23 § OSL jämfört med 9 § offentlighets- och

sekretessförordningen (2009:641) och punkten 104 i bilagan till samma förordning.

Med stöd av dessa bestämmelser ska Fastighetsmäklarinspektionen sekretessbelägga följande uppgifter.

 En uppgift om fastighetsmäklarens affärs- och driftsförhållanden, om det kan antas att mäklaren lider skada om den aktuella uppgiften röjs.

 En uppgift om ekonomiska eller personliga förhållanden för den som har trätt i affärsförbindelse eller liknande förbindelse med

fastighetsmäklaren.

Förutom detta gäller allmänna sekretessbestämmelser (21 kap. OSL m.fl.).

Fastighetsmäklarinspektionen gallrar (tar bort) handlingar i vissa fall.

Uppgifterna i fastighetsmäklarregistret gallras kontinuerligt i enlighet med 27–30 §§ fastighetsmäklarförordningen. Inom tillsyns- och

registerverksamheten gallras vissa handlingar med stöd av en

myndighetsspecifik gallringsföreskrift från Riksarkivet (RA-MS 2012:19).

Fastighetsmäklarinspektionen tillämpar också några generella gallringsföreskrifter från Riksarkivet, huvudsakligen inom den

administrativa verksamheten. Detaljer om gallringen framgår av dokumenthanteringsplanen, som är en del av arkivredovisningen.

Information som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra

De flesta uppgifter som Fastighetsmäklarinspektionen har om en

fastighetsmäklare, eller person som ansöker om att bli fastighetsmäklare, kommer från personen själv.

När någon ansöker om att bli registrerad som fastighetsmäklare hämtar inspektionen uppgifter från Skatteverket, Kronofogdemyndigheten och Bolagsverket genom en internetbaserad tjänst. Genom ett remissförfarande inhämtas även utdrag ur belastningsregistret från Polismyndigheten. Sådana kontroller görs också i vissa tillsynsärenden.

När en fastighetsmäklares obligatoriska ansvarsförsäkring upphör får Fastighetsmäklarinspektionen ett meddelande om det från

försäkringsbolaget eller den organisation som har tecknat den kollektiva försäkringen. Inspektionen får även intyg om att en ny försäkring har tecknats.

Fastighetsmäklarinspektionen skickar ut nyhetsbrev via e-post ungefär tio gånger per år till fastighetsmäklare och andra intresserade. Inspektionen har även en prenumerationstjänst där handlingar skickas med e-post till de som har anmält sig till tjänsten. De handlingar som skickas är disciplinnämndens beslut, avgöranden som inkommer från förvaltningsdomstolarna och listor på inkomna anmälningar.

Avgifter för kopior och utdrag ur allmänna handlingar

Fastighetsmäklarinspektionen har inget särskilt bemyndigande att sälja personuppgifter. En eventuell begäran om personuppgifter i någon annan form än utskrifter prövas från fall till fall.

När kopior av allmänna handlingar lämnas ut tar inspektionen ut en avgift enligt avgiftsförordningen (1992:191).

Mer information

Upplysningar om Fastighetsmäklarinspektionens allmänna handlingar kan i första hand lämnas av registratorn eller arkivarien. Den administrativa chefen är ansvarig för myndighetens diarium och arkiv.