Hörsalen Kulturum, Partille, 18:00 19:00

(1)

Rita Paparizou (M) och Dick Andersson (V) Partille bibliotek, måndagen den 19 november 2018

...

Lillwi Bäckman

...

Lotten Winström Carlsson

...

Rita Paparizou (M) och Dick Andersson (V)

Utses att justera

Justeringens plats och tid

Underskrifter Sekreterare

Ordförande

Justerande

ANSLAG/BEVIS Partille kultur- och fritidsnämnd

2018-11-15 §§ 38 – 46

Uppsättande: 2018-11-20 Nedtagande: 2018-12-13 Kultur- och fritidsförvaltningen, Partille

...

Lillwi Bäckman

Organ

Sammanträdesdatum Datum för anslag Protokollet förvaras

Underskrift

Hörsalen Kulturum, Partille, 18:00 – 19:00 Plats och tid Paragrafer Närvarande

§§ 38 - 46

Lotten Winström Carlsson (L) Eva Magnusson (S)

Björn Hesse (M) Rita Paparizou (M) Dick Andersson (V)

Rosemarie Trönsdal (M) Martina Blazenin (M) Jan Nyström (L) Gunvor Westerberg (C) Jerry Johansson (S) Lena Jagers Bladini (V)

Maggie Harake Monika Johansson

Närvarande tjänstemän, bilaga C

Ordförande V. ordförande Ledamot Ledamot Ledamot

Tjg Ersättare Ersättare Ersättare Ersättare Ersättare Tjg Ersättare

Personalföreträdare VISION Personalföreträdare Kommunal

(2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

§ 38 Informationspunkt tema konst

Kultursamordnaren informerar om konsten i Partille och den konstsamling som kultur- och fritidsförvaltningen förvaltar för kommunen. Konstsamlingen omfattar såväl vägg- konst dvs tavlor som yttre konst i form av statyer och liknande. Hon informerar även om de olika evenemang som varit under hösten och vad som är på gång för våren 2019.

Förvaltningschefen informerar om projektet ”ARTSCAPE”, ett gemensamt konstprojekt inom GR-kommunerna under 2019.

Informationen antecknas

§ 39 Policy för kultur- och fritidsnämndens konsthantering (KFN/2018:28)

Ärendebeskrivning

Kommunens kultursamordnare har utarbetat ett förslag till reviderad policy för kultur- och fritidsnämndens konsthantering.

Beredning

Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad 9 november 2018.

BESLUT

Kultur- och fritidsnämnden beslutar anta föreslagen policy för kultur- och fritidsförvalt- ningens konsthantering. Bilaga 1

§ 40 Redovisning av internkontroll (KFN/2018:30)

Kultur- och fritidsnämnden beslutade 2015-12-01 om att anta den för förvaltningen fram- tagna internkontrollplanen avseende verksamhetsområdet, diarienummer KFN/2015:33.

Den internkontrollplan som kultur- och fritidsförvaltningen har tagit fram gäller förvalt- ningens processer/rutiner. Planen är för att fastställa så riktlinjer och policybeslut följs och även kunna se framtida förbättringsmöjligheter.

(3)

Förvaltningens ekonom redovisar och går igenom den av Kultur- och fritidsnämnden beslutade internkontrollplanen. Planen följs och inga avvikelser att rapportera.

Beredning

Förvaltningens internkontrollplan 2018

§ 41 Redovisning av - Förvaltningsövergripande internkontroll avseende ekonomiska transaktioner 2018 (KFN/2018:26)

I kommunallagen finns regler om nämndernas ansvar för den interna kontrollen

(kommunallagen 6:7 och 9:7). Under 2018 har en internkontroll genomförts på samtliga förvaltningar i kommunen avseende ekonomiska transaktioner. Internkontrollen har granskat följande områden:

Representation (underlag, anteckning, syfte, moms och attest) Gåvor och uppvaktning enligt reglemente

Fakturans innehåll Manuella utbetalningar

Kontroll i ekonomisystemet (enligt attestreglemente) Moms (lyft moms på fakturor)

Rutin betalkort

Internkontrollen har genomförts på samtliga förvaltningar av anställd på annan för- valtning eller av utomstående. Granskad period är maj 2017 till och med april 2018.

Granskning av representationsfakturor visar att förvaltningen överlag har goda rutiner kring korrekt anteckning, att bilagor bifogas, rätt person attesterar och rätt moms lyfts.

De brister som hittades inom representation är få och av lindrig karaktär, i några fall saknades dagordning och det är oklart om representationen alltid följer de uppsatta rikt- linjerna. Vid granskning av fakturans innehåll har förvaltningen bra rutiner, tydliga anteckningar som underlättar förståelsen för vad fakturan avser bifogas. Endast i ett fall önskade de granskande en tydligare anteckning till fakturan. Manuella utbetalningar dokumenteras väl och syftet framgår tydligt i underlaget. De som granskade önskade att varje underlag skulle ha tre unika underskrifter. Förvaltningen har goda rutiner kring gåvor och hantering av moms, inga anmärkningar från de granskande.

Sammanfattningsvis visar internkontrollen att Kultur och fritidsförvaltningen har god kontroll och de anmärkningar som framkommit är av ringa karaktär.

(4)

Beredning

§ 42 Policy för snöröjning av konstgräsplaner (KFN/2018:27)

Förvaltningschefen informerar om arbetsordningen vid olika snölägen och om den för- ändring som gjorts i föreslagen revidering av snöröjningspolicyn för kommunens idrotts- planer.

Förslag till reviderad snöröjningspolicy:

Arbetsordning vid olika snölägen. Vilket snöläge som råder bedöms av enhetschefen, eller av denne utsedd person.

Nivå 1 - Lite snö som kan bedömas töa bort inom kort

Åtgärd - Ingen

Nivå 2- Snömängd som kan sopas eller skottas bort utan problem inom konstgräsplanens avgränsning

Åtgärd – Förvaltningens personal snöröjer enligt följande prioriteringsordning:

Vallhamra IP Jonsereds IP Lexby IP Öjersjö IP Furulunds IP

Nivå 3 – När plogning krävs och vallar bildas. Vid denna nivå snöröjs inte Öjersjö IP och Furulunds IP. Övriga planer snöröjs i enlighet med ovanstående prioriteringsordning i nivå 2.

Snön körs ej bort från konstgräsytan, följden kan bli att den plogade ytan blir minder än en fullstor plan.

Fördelning av tider vid nivå 3 sker i samråd med planfördelningsansvarig på Kultur och Fritid.

Planerna snöröjs under perioden januari till och med sista mars.

(5)

Beredning

BESLUT

Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag

§ 43 Sammanträdestider för kultur- och fritidsnämnden 2019 (KFN/2018:29)

Sammanfattning

Sammanträdestider för kultur- och fritidsnämnden 2019, föreslås enligt nedan.

Tisdag kl 18.00 5 februari*

Torsdag ” 7 mars

” ” 11 april

Tisdag ” 28 maj*

Torsdag kl 18.00 19 september

” ” 17 oktober

” ” 14 november

” ” 5 december

Beredning

BESLUT

Kultur- och fritidsnämnden fastställer föreslagna sammanträdesdatum för 2019

§ 44 Information från förvaltningschefen

Förvaltningschefen informerar Informationen antecknas

(6)

§ 45 Beslut enligt delegation

Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisning enligt delegation - bilaga A

§ 46 För kännedom

Kultur- och fritidsnämnden tar del av informationen – bilaga B