Revisionsrapport
Intern kontroll vid debitering av VA-
avgifter inom tekniska nämnden
Kristianstads kommun
Mattias Johansson, Godkänd revisor Juni 2012
Innehållsförteckning
1 Sammanfattande bedömning 1
2 Inledning 2
3 Syfte, omfattning och genomförande 2
4 Bakgrund 3
5 Debiteringsrutin 4
5.1 Särtaxa 4
5.2 Upplägg av ny kund 4
5.3 Debitering av anslutningsavgifter 4
5.4 Upplägg av ny brukare i EDP 4
5.5 Debitering av brukningsavgifter i EDP 5
5.6 Uppdatering av VA taxor i EDP 5
5.7 Debitering av brukningsavgifter i Devis X 5
5.8 Inläsning av inbetalningsfil 5
5.9 Kravrutin 6
5.10 Avstämning mot redovisningen 6
5.11 Analys av intäkterna och utlevererat vatten 6
5.12 Dokumentering av rutinen 7
5.13 Behörighet i EDP 7
5.14 Bedömning och förslag på åtgärder 7
6 Stickprovsgranskning 9
6.1 Granskning 9
6.2 Bedömning 10
Bilaga 1 - VA-taxor
1 Sammanfattande bedömning
På uppdrag av de förtroende valda revisorerna i Kristianstads kommun har PwC granskat den interna kontrollen vid debiteringen av VA-avgifter inom tekniska nämnden.
Vi bedömer att den interna kontrollen vid debiteringen av VA-avgifter inom tekniska nämnden till viss del är ändamålsenligt utformad men det finns tydliga brister som bör åtgärdas.
I granskningsarbetet har det varit svårt att verifiera en del kritiska kontroller då genomförandet och beskrivning av dessa i flertalet fall saknas. Där kontroller finns dokumenterat och/eller genomförandet av kontrollerna är dokumenterade har granskning skett utan väsentliga anmärkningar.
Framförallt är det formella rutiner och kontroller som saknas. Att debiteringen blir korrekt förefaller enligt vår bedömning mer bero på personalens egna kunskaper och initiativ än att det finns fastställda rutiner och kontroller. Detta gör den interna kontrollen personberoende och ökar risken för att den interna kontrollen inte ska vara ändamålsenlig över tiden. Denna bild bekräftas också av olika tjänstemän på förvaltningen som säger att rutinerna tidigare år varit bristfälliga. Förvaltningens egen kontroll visar också att det historisk funnits brister i rutinen för upplägg av VA-anslutningar.
Vi anser att det är väsentligt att åtgärda följande brister:
En översiktlig rutinbeskrivning bör tas fram som innehåller konkreta handledningar och där olika moment och kontroller klart framgår. Särskilt rutinerna för debitering av anslutningsavgifterna bör formaliseras där det tydligt framgår vilka kontroller som ska utföras och dokumenteras.
Vid förvaltningens egen uppföljning konstaterades att ca 140 fastigheter hade framdragen servisledningen utan att debitering av anslutningsavgifterna skett.
Förbindelsepunkt meddelades fastighetsägarna 2009. Dock har ännu ingen debitering skett, vilket är en väsentlig brist och nämnden bör agera omgående.
Verksamheten bör införa rutiner för att följa upp bebyggda och obebyggda fastigheter där anslutnings- och/eller brukningsavgifter inte fakturerats.
En del av VA-taxorna debiteras i ett manuellt faktureringsprogram där
uppgifterna beräknas och skrivs in på fakturan. Det är samma person som tar emot uppgifterna, gör beräkning och skapar fakturan. En formell rutin bör upprättas där någon annan än den som upprättar fakturaunderlaget och/eller fakturan, granskar och godkänner fakturan.
Vi rekommenderar även Tekniska nämnden att införa en rutin för uppföljning av hur stor andel av det producerade vattnet som blir debiterat.
2 Inledning
På uppdrag av de förtroende valda revisorerna i Kristianstads kommun har PwC granskat den interna kontrollen vid debiteringen av VA-avgifter inom C4 teknik (Tekniska nämnden).
3 Syfte, omfattning och genomförande
Syftet med granskningen är att kartlägga och verifiera att den interna kontrollen vid debitering av VA-avgifterna inom C4 teknik är ändamålsenlig.
Följande kontrollmål har används i granskningen:
Vilka intäktsströmmar finns för VA-verksamheten (brukningsavgifter, anslutningsavgifter, dagvattenavgifter etc)?
Är det skillnad i regler och rutiner avseende på hur mycket och när abonnenten betalar (brukningsavgifter, anslutningsavgifter,
dagvattenavgifter etc) t ex beroende på om det är en privatperson, företagare eller kommunen själv? Finns specialavtal?
Är flödena och kontrollerna tillräckligt dokumenterade?
Vilka kontroller finns för att säkerställa att allt förbrukat blir fakturerat?
Vilka kontroller finns för att säkerställa att debiterat pris är korrekt och enligt gällande riktlinjer (t ex mot punkt 2 i kontrollmålen)?
Vilka kontroller finns för att säkerställa att brukarna betalar och att kommunen inte utsätter sig för stora kreditrisker?
Vilka kontroller finns för att säkerställa att avgifterna blir korrekt redovisade?
Vilka upptäckande kontroller finns, som exempelvis rimlighetsbedömningar och avstämningar av reskontror, inbetalningar, bankkonton osv?
Granskningen har genomförts genom kartläggning och inläsning av dokumentation kring debiteringen. Vidare har intervjuer genomförts med berörda tjänstemän som även visat hur arbetet utförs. Slutligen har stickprovsgranskning utförts för att se om kontrollerna är implementerade.
4 Bakgrund
Från och med 1 januari 2010 sköter C4 teknik debiteringen av VA-avgifterna . VA-avgifterna kan delas upp i två olika slag, dels anslutningsavgifter för exempelvis nyanläggning och dels brukningsavgifter. VA avdelningen har en del andra intäkter, främst intern debitering av personal, denna debitering omfattas inte av denna granskning.
De två olika avgiftslagen kan vidare delas upp i ytterligare avgiftslag. Se tabell nedan där de olika debiterade avgifterna visas för 2011.
Brukningsavgifter Mnkr Antal Kr/antal
Vattenavgifter 36
Avloppsavgifter 58
Summa 94 90 000 1045
Anslutningsavgifterna uppgick till 41,2 mnkr och var sammanlagt 149 till antalet vilket ger 275 500 kr/styck. Debiterade näringsfastigheter höjer
genomsnittet då anslutningsavgiften för dessa ofta uppgår till flertalet hundra tusen kronor. För 2010 och 2009 låg debiterade anslutningsavgifter på mellan 12 och 14 mnkr. Ökningen under 2011 förklaras av VA-utbyggnaden ut med kusten.
Nedan visas intäktsförda anslutningsavgifter som skiljer sig mot debiterade då dessa periodiseras enligt god redovisningssed.
Anslutningsavgifter Mnkr
Vattendistribution 2
Dagvattenledning 2
Spillvattenledning 2
Summa 6
VA-taxor redogörs i bilaga 1. VA-taxorna skall tillämpas likartat oavsett om abonnenten är privatperson, näringsidkare eller kommunal.
Samtliga anslutningsavgifter faktureras i fakturasystemet Devis X.
Huvuddelen av brukningsavgifterna hanteras i faktureringssystemet EDP. Ett begränsat antal brukare har avtalat med huvudmannen om särtaxa. Då dessa har anpassade avtal så faktureras även vissa av dessa i fakturasystemet Devis X.
Fakturasystemet EDP hanterar störst volymer men innehåller samtidigt okomplicerade avtal och kan därför ske automatiserat. Hanteringen i Devis X innehåller däremot tolkning av komplexa avtal med många manuella moment vid faktureringen. Granskningen av EDP kommer därför inriktas mot tillförlitligheten i
systemet och hur förvaltningen kontrollerar tillförlitligheten. Granskningen av faktureringen i Devis X blir mer inriktad på vilka kontroller som finns för att fånga felaktigheter som uppkommer på grund av den mänskliga faktorn.
5 Debiteringsrutin
5.1 Särtaxa
Enligt personalen finns det inga skillnader på vad en privatperson, företagare eller kommunen betalar i brukningsavgifter eller anslutningsavgifter. Däremot, som anges i bilaga 1, har huvudmannen möjlighet att besluta om avgift enligt särtaxa eller särskilt avtal 0m den ordinarie taxan inte anses skäligt för viss fastighet.
Det fanns vid granskningstidpunkten ca 15 brukare som har brukningsavgift enligt särtaxa och/eller särskilt avtal. Dessa hanteras inte fullt ut i det ordinarie
faktureringssystemet EDP utan hanteras helt eller delvis i det manuella
faktureringssystemet Devis X. Enligt personalen betalar dock även dessa ordinarie brukningsavgifter.
5.2 Upplägg av ny kund
Ansökan om anslutning till VA nätet inkommer till C4 teknik. En ärende mapp skapas och ärendet diarieförs. Ärendet granskas, beslut fattas och skickas till den sökande. Dimissioner, förbindelsepunkt m.m. beräknas och förbindelsepunkt meddelas till brukaren. Avgiftsbeslut skickas när bygget startat och blankett om vattenmätare upprättas vilket ligger till grund för registrering i EDP.
Det är fastighetsägarens skyldighet att skicka in en ansökan om anslutning till VA nätet men det finns idagsläget ingen sanktion om så inte sker. VA-avdelningen får ofta reda på beviljade bygglov från stadsbyggnadskontoret men ingen formell rutin finns vilket gör att detta ibland missas, enligt personal på förvaltningen. Störst risk för att det missa är enligt uppgift vid tillbyggnad.
5.3 Debitering av anslutningsavgifter
Debitering av anslutningsavgiften sker när förbindelsepunkten meddelats till brukaren. Debiteringsunderlaget skapas av abonnentingenjör och som sedan kontrolleras och attesteras av förvaltningschef. Utifrån debiteringsunderlag skapas fakturan av ekonomiassistent på förvaltningen i Devis X.
Abonnentingenjör går varje kvartal igenom debiterade anslutningsavgifter men ej installerade vattenmätare. Det saknas dock dokumentering av denna kontroll.
5.4 Upplägg av ny brukare i EDP
Efter att vattenmätare installerats läggs kunden in EDP, utifrån en nyanslutningsblankett. Där anges vilken typ av taxa som ska användas, anläggningsnummer, adress m.m. Det finns inga formella kontroller som
kontrollerar att samtliga som har debiterats anslutningsavgift blir inlagda i EDP. En
del uppföljning görs dock enligt systemförvaltaren av EDP. Det finns inte heller några formella kontroller som granskar att en ny brukare lagts in korrekt exempelvis att privatpersoner blir inlagda som privatpersoner.
5.5 Debitering av brukningsavgifter i EDP
Debitering sker varje månad enligt ett fastställt program. Privata brukare debiteras var tredje månad och företag varannan månad. Debiteringen bygger på
självavläsning en gång per år. Var tredje år görs uppföljning på de som inte lämnat in någon självavläsning. För de brukare som inte gjort självavläsning så används den senaste tillgängliga avläsning som underlag för debiteringen. Systemet rimlighetsbedömer avläsningen. Vid varje debiteringstillfälle fås en
sammanställning från systemet om möjliga och/eller konstaterade fel vid debiteringen. Denna gås igenom av systemförvaltare av EDP och eventuella indikerade fel utreds.
Ansvarig för debiteringen i EDP är även administratör och systemansvarig för EDP och benämns därför systemförvaltare. Vi har därför valt att benämna
befattningshavaren systemförvaltare av EDP för att tydligöra vilket system som avses.
5.6 Uppdatering av VA taxor i EDP
I EDP finns en prislista som systemet utgår ifrån vid debiteringen. Prislistan består av ett stort antal olika taxor beroende på att den av kommunfullmäktige beslutade VA-taxan innehåller många olika varianter, exempelvis om brukaren enbart
använder avlopp då den har egen brunn. Det är tre personer som har behörighet att uppdatera taxan i EDP. Då det sker mycket sällan finns ingen formell rutin. Enligt personalen så är de systemförvaltare av EDP som uppdaterar prislistan och kontrollerar mot beslutad VA-tax. Därefter går ytterligare en person igenom prislistan och stämmer av mot beslutad VA-taxa.
5.7 Debitering av brukningsavgifter i Devis X
Ekonomiassistent på VA-avdelningen får avläsningsmaterial från mätarverkstaden eller direkt från kunden. Uppgifterna innehåller förbrukning, uppgifter om BOD i vattnet och om tillämpligt även utsläppt vatten. Utifrån uppgifterna beräknas sedan hur mycket som ska debiteras. Detta görs oftast i en av verksamheten egen
konstruerad exelmodell. De beräknade siffror läggs sedan in manuellt i Devis X.
Det är samma person som tar emot uppgifterna, gör beräkning samt skapar fakturan.
5.8 Inläsning av inbetalningsfil
Inläsning av betalningsfil sker dagligen i EDP. Ekonom på C4 teknik stämmer varje dag av erhållna betalningar i EDP mot faktiska inbetalningar och dokumenterar detta i pärm. Inbetalningarna kopplat till debiteringen i Devis X sköts centralt i kommunen och är således inte med i denna granskning.
5.9 Kravrutin
Kommunen har en centralt antagen faktura och krav -rutin, denna finns skriftligt dokumenterad. Där framgår att inkassokrav ska skickas ut 7-13 dagar efter
fakturans förfallodag. I inkassokravet skall ny förfallodag anges 8-10 dagar efter det utsända kravet. 160 kr i inkassokravsersättning ska även tas ut.
Förblir fakturan därefter obetald ska VA-verksamheten strypa vattentillförseln samt ta ut en skälig ersättning för detta, idagsläget satt till 460 kr för frånkoppling
respektive återkoppling. Efter detta ska förvaltningen antingen lämna ärendet till kronofogdemyndigheten eller till av kommunen utsedd inkassobyrå för
långtidsbevakning. Dröjsmålsränta ska utgå i enlighet med räntelagen.
Anstånd och amorteringsplan får beviljas i särskilda fall. Reservering av osäkra fordringar skall göras löpande under året och slutlig avskrivning av fordran ska göras om det konstaterats genom exempelvis konkurs, dödsbo eller liknande.
5.10 Avstämning mot redovisningen
Avstämning mellan EDP och redovisningen görs ungefär en gång i kvartalet på skärm, enligt uppgift. Utgifter för investeringar och anslutningsavgifter registreras löpande, i projekt och stäms av varje månad.
Investeringarna och anslutningsavgifterna hanteras i en separat exelfil. I
redovisningen intäktsförs 13 % av anslutningsavgifterna första året och därefter 3 % per år. Avskrivning görs med 3 % av VA nätet och 10-20 % på övrigt exempelvis vattenmätare. Ekonomichefen för VA stämmer löpande av att anslutningar i investeringsredovisningen matchar med de anslutningsavgifter som ligger som skuld. Ingen kontroll sker att de anslutningsavgifter som debiteras faktisk även hamnar som tillgång, då detta bedöms fångas upp i den förebyggande kontrollen ovan.
5.11 Analys av intäkterna och utlevererat vatten
Det finns i dagsläget ingen kontroll för att allt vatten som levereras blir debiterat.
Det tas ut en del statistik gällande producerat vatten och debiterat vatten.
Exempelvis går det att få fram att det debiterades 6,1 miljoner kubikmeter vatten i EDP för 2011. Det görs dock inga analyser kring hur mycket av det producerade vattnet som blir debiterat.
Det görs däremot analyser både av systemförvaltare för EDP debiteringen och av ekonomichefen för VA-verksamheten gällande totala intäkter i jämförelse med föregående år och intäkter i förhållande till antalet brukare som debiteras.
Analyserna av ekonomichefen dokumenteras på den gemensamma databasen så att den finns tillgänglig till nästkommande perioder.
Som nämnts ovan så består upplägg av ny brukare och debitering av
anslutningsavgift av en rad olika manuella moment innan brukaren kommer in i det automatiserade faktureringssystemet EDP. För ca tre år sedan gjorde därför
förvaltningen en kontroll av fastigheter där servisledningar var framdragen (enligt C4 tekniks kartor) och där meddelande om förbindelsepunkt och fakturering av
anslutningsavgift inte skett. En brist i denna genomgång var, enligt personal på förvaltningen, att dem vet att många framdragna servisledningar inte blivit inritade på deras kartor vilket gör att underlaget för kontrollen är bristfälligt.
Kontrollen visade att ca 140 fastigheter hade framdragen servisledningen utan att förbindelsepunkt och debitering skett. Förbindelsepunkt för dessa 140 fastigheter meddelades fastighetsägarna under 2009, någon debitering har dock inte skett.
Enligt personal på C4 teknik beror detta på att förvaltningen varit osäker på hur alla eventuella överklagande ska hanteras. Enligt abonnentingenjör ska dock beslut om debitering av anslutningsavgifterna ske i närtid. Totalt handlar det om ca 7 mnkr till 11 mnkr i anslutningsavgifter som ska debiteras.
5.12 Dokumentering av rutinen
Det finns några olika dokument och handledningar men det flesta rutinerna och kontroller förefaller inte vara dokumenterade.
5.13 Behörighet i EDP
Behörigheten i EDP är anpassad efter vilken befattning den anställde har.
Behörigheten sätts i samråd med den anställde och dennes chef. Ingen skriftlig begäran görs av ansvarig chef däremot attesteras tillgången till hela datamiljön av förvaltningschefen. De är tre personer som har full behörighet i systemet och därmed kan ändra priser och information om var och vem som ska debiteras. En av dessa tre är även administratör och kan därmed ändra och lägga till behörighet.
5.14 Bedömning och förslag på åtgärder
Vi bedömer att den interna kontrollen vid debiteringen av VA-avgifter inom
tekniska nämnden är ändamålsenligt utformad men föreslår nedan några områden som bör utvecklas och förbättras.
Framförallt är det formella rutiner och kontroller som saknas. Att debiteringen blir korrekt förefaller enligt vår bedömning mer bero på personalens egna kunskaper och initiativ än att förvaltningen har fastställda rutiner och kontroller. Detta ökar sårbarheten för att den interna kontrollen ska vara ändamålsenlig över tiden.
Denna bild bekräftas också av olika tjänstemän på förvaltningen som säger att rutinerna tidigare år varit bristfälliga men efterhand skärps. Det skulle vara olyckligt om inte dessa förbättrade rutiner blev dokumenterade.
Vår rekommendation är därför att en översiktlig rutinbeskrivning tas fram. Denna bör innehålla konkreta handledningar och där olika moment och kontroller klart framgår. Detta är viktigt för att minska sårbarheten vid nyckelpersoners frånvaro eller personalomsättning.
Verksamheten bör regelbundet följa upp bebyggda och obebyggda fastigheter där anslutningsavgifter och/eller brukningsavgifter inte debiterats. Tyvärr blir den senaste genomgången ytterligare ett bevis för att det historisk funnits brister i rutinen för upplägg av VA-anslutningar. Dessa brister får konsekvensen dels i form av uteblivna inkomster men kan även ge upphov till dålig publicitet och
processkostnader då fastigheten kan ha en ny ägare som tror att anslutningsavgiften är betald.
För att undvika ovanstående bör tekniska nämnden skärpa och skapa en formell skriftlig rutin där det tydligt framgår vilka kontroller VA-avdelningen ska utföra.
Detta för att tillse att samtliga som är skyldiga att erlägga VA-taxa faktiskt gör det.
En kontroll som exempelvis kan formaliseras är hur förvaltningen tillser att samtliga beviljade bygglov erhålls från stadsbyggnadskontoret och vilka åtgärder VA-avdelningen ska vidta för att tillse att ansökan kommer in och att korrekt debitering sker. Det är också viktigt att de kontroller som vidtas dokumenteras så att det i efterhand går att se vilka bygglov som kontrollerats och när. När väl förvaltningen identifierat att en fastighet är skyldig att erlägga VA-taxa bör de kontroller som utförs för att tillse att dessa blir fakturerade och registrerade i fakturasystemet formaliseras och dokumenteras.
Systemet med självavläsningen av VA förbrukningen är en risk. Ur ett intern kontroll perspektiv hade det varit önskvärt att avläsningen sker via någon form av teknisklösning. Risken och bedömningen av uteblivna inkomster får ställas emot utgiften för en sådan investering. Det blir dock en form av kontroll då en ny fastighetsägare tillträder och avläser vattenmätaren.
Vi rekommenderar även förvaltningen att införa en rutin för uppföljning av hur mycket av det producerade vattnet som blir debiterat. Kontrollen behöver inte vara inriktad på att förklara varför 100 % av producerat vatten inte blir fakturerat utan mer på att söka förklaring till förändring av andelen producerat ej fakturerat.
Förvaltningen utför en rad olika analytiska kontroller där en kvantitetsanalys kunde vara ett effektivt komplement.
Vid den manuella faktureringen av brukningsavgifterna är det en person som tar emot uppgifterna, gör beräkning samt skapar fakturan. Denna hantering innehåller komplexa beräkningar och många manuella inmatningar där risken för felkällor bedöms som hög. Även debiteringen av anslutningsavgifterna sker manuellt men här gör dock en person beräkningen av anslutningsavgiften, kontrollen av en annan och faktureringen av en tredje, vilket vi bedömer som en lämplig arbetsfördelning.
Tekniska nämnden bör införa en formell rutin där någon annan än den som upprättar fakturaunderlaget och eller fakturan granskar och godkänner fakturan innan den skickas iväg. Då det rör sig om ett relativt fåtal fakturor med ganska höga belopp så är vår rekommendation att samtliga fakturor omfattas av kontrollen.
Avstämning mellan redovisningen och EDP bör göras en gång i månaden. Vidare bör avstämningen dokumenteras, granskas och attesteras av överordnad chef.
Anser förvaltningen att det är effektivare att göra avstämning på skärm så är vårt förslag att det dokumenteras att det är gjort, när och av vem.
Vid förändringar och tilldelning av behörighet i EDP bör beslutsunderlaget sparas hos systemsystemförvaltare för EDP så att det i efterhand klart ska framgå vem som fattade beslut om förändringen. Alternativt skulle de kunna läggas till den begäran som attesteras av förvaltningschef. Det vore även önskvärt att
systemsystemförvaltarens förändringar i systemet stickprovgranskades någon gång per år.
6 Stickprovsgranskning
6.1 Granskning
Utifrån kartläggningen ovan har ett antal kritiska kontroller identifierats. Dessa kontroller har stickprovgranskats, för att kunna bedöma om de är implementerade.
Då dokumenteringen av utförd kontroll i vissa fall saknas så har vi fått återupprepa kontrollen och på så vis bilda oss en uppfattning om rutinerna tillsammans med de angivna kontrollerna effektivt hindrar att fel uppstår. Granskningen genomfördes med följande resultat:
Vi har fått del av de företag som har särtaxa enligt särskilt avtal. Av dessa avtal framgår det tydligt att VA-taxan är samma för dem som för övriga VA kollektivet.
Avtalen rör istället vattnets kvalité och eventuella tilläggsavgifter om vattnet inte håller avtalat eller förordnad kvalité. Dessa debiteras i huvudsak varje till varannan månad. En brukare har tidigare haft avtal om särtaxa som inneburit en lägre
brukningsavgift, detta avtal är dock uppsagt och ett nytt är under förhandling.
Brukaren betalar enligt uppgift ordinarie brukningsavgift tills nytt avtal tecknats. Vi har inte vid granskningstillfället funnit något som indikerar att brukaren inte debiteras ordinarie VA-taxa.
Granskat debitering av anslutningsavgifter genom att granska 14 stycken ärenden från beslutsunderlag till skapad faktura. Stickproven omfattade anslutningsavgifter till kommunen, kommunala bolag, privata bolag samt privatpersoner.
Granskningen innefattade, kontroll av korrekt attest, att underlaget stämmer mot faktura samt att avgiften beräknats enligt gällande VA taxa. Granskningen
genomfördes utan anmärkning.
Granskat den manuella debiteringsrutinen för brukningsavgifter i Devis X.
Granskning har genomförts på en månads fakturering genom att följa fakturering från inkommet underlag till skapande av faktura. Även granskat att avtalade priser är enligt beslutad VA-taxa. Granskning genomfördes utan anmärkning. Som nämnts ovan är denna fakturering komplicerad och rekommendationen att införa en kontroll av dessa fakturor står fast.
Granskat dagsavstämning av inbetalningar för en månad (ca 20 stycken), utan anmärkning.
Granskat att tidigare debiterade anslutningsavgifter blivit inlagda och debiterade i EDP. Granskade även så att de var upplagda med korrekt taxa i EDP. Följde upp ca 10 debiterade anslutningsavgifter utan anmärkning. Intressant var att dessa blivit inlagda i EDP ungefär 6 till 8 månader efter debitering av anslutningsavgifterna vilket förklaras av byggtiden för fastigheterna. Detta stärker vår rekommendation
att en formell kontroll bör införas för att se till att alla fastigheter som debiterats anslutningsavgift även blir inlagda i EDP.
Granskat så att inlagda priser vid granskningstillfället är enligt beslutad VA-taxa.
Granskningen visade att vissa typer av brukare inte betalar grundavgift på 1067 kr.
Enligt systemförvaltaren av EDP beror detta på att det alltid varit så på grund av tidigare överenskommelse. Även om detta rör sig om oväsentliga belopp bör förvaltningen ta reda på varför vissa inte debiteras grundavgift och om det ska vara så även framöver. En brukare debiteras även reducerad VA avgift för en av sina mätare. Reduceringen leder till en rabatt på 1,85 kr/m3 vatten. Detta beror också enligt personal på förvaltningen på en gammal överenskommelse, skriftligt avtal saknas. Förra året debiterades brukaren 3 000 m3 vatten. Utifrån det kan vi uppskatta rabatten till ca 5 500 kr per år vilket också är oväsentligt. Även här rekommenderar vi tekniska nämnden att få en förklaring till avvikelsen. Ytterligare en avvikelse mot ordinarie VA-taxa noterades kopplat till debitering av
vattenleveranser till en grannkommun. Här finns avtal och avstämning gjordes mot avtalat pris vilket gör att vi bedömer att detta hanterats korrekt.
Granskat så att felmeddelande skrivits ut och hanterats under fyra debiteringar, utan anmärkning. Noterat att det i samtliga fall konstaterats bero på ägarbyte.
Granskat kravrutinen för fakturor skickade i EDP genom att ta ut en förfallolista och tillsammans med ansvarig för kravrutinen gå igenom större fakturor med förfallodag med mer än 30 dagar. Fann en faktura på ca 170 000 kr som var förfallen med 6 månader men som var hänförlig till en tvist. I övrigt enbart småbelopp som är förfallet. Följt upp att inkasso och hot om avstängning av vattentillförseln är utskickat vid ett månadsskifte i enlighet med den skriftliga rutinen.
6.2 Bedömning
Vår bedömning utifrån granskningen ovan är att vi inte kan uttala oss om samtliga kritiska kontroller är implementerade då det saknas dokumentering av utförandet för vissa kontroller. Däremot bedöms de utförda kontroller som dokumenterats som implementerade.
De avvikelser vi noterat bedöms vara av oväsentlig art dock rekommenderar vi förvaltningen att det finns avtal och förklaringar till samtliga avvikelser mot beslutad VA-taxa.
Förvaltningen och nämnden bör även se till att genomförda kontroller tydligt dokumenteras.
