Tjänsteutlåtande
Kommunledningskontoret
2014-02-19
Annika Holmberg Sidan 1 av 4
Kommunarkivarie +46 08-579 216 45
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/0015 KS-1 Diariekod: 034
Kommunstyrelsen
Taxa för Sollentuna kommuns bildarkiv
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
1. Ny taxa för Sollentuna kommuns bildarkiv antas i enlighet med bilaga 1 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2014-02-14.
Sammanfattning
År 2005 antog kommunfullmäktige en taxa för bildarkivets tjänster. Taxan får revideras av kommunstyrelsen. Den nuvarande taxan omfattar en avgift för publicering. En publiceringsavgift tas normalt ut av museer, arkiv och bildbyråer. Kommunen valde 2005 att ansluta sig till denna praxis.
Skolarbeten inom grundskola och gymnasium är dock enligt taxan befriade från publiceringsavgifter. I förslaget till ny taxa öppnas möjligheten för större grupper än tidigare att kunna använda sig av fotografierna i
kommunens bildarkiv. Publiceringsavgiften föreslås i fortsättningen endast tas ut vid kommersiell användning av bilderna, med undantag för
lokaltidningar eller andra media som skriver/rapporterar specifikt om Sollentuna. När det gäller ny taxa för publicering av bilder vid kommersiell användning, föreslås att kommunen ansluter sig till Svenska Fotografers Förbunds prisguide för arkivbilder, som i sin tur är ett genomsnitt av ett urval bildbyråers och fotografers prisnivåer.
Priset för köp av digitala bildkopior föreslås sänkas från nuvarande 120 kr till 80 kr. De kommunala verksamheterna, inklusive bolagen, föreslås vara befriade från denna avgift liksom elevarbeten inom Sollentunas kommunala och fristående skolor.
Möjligheten att beställa fotografier på fotopapper eller specialpapper föreslås utgå ur taxan.
Bakgrund
I kommunarkivet förvaras uppskattningsvis över 50 000 fotografier. Det är bilder från 1860-talet och framåt; glasplåtar, negativ, påsiktsbilder, diapositiv och digitala bilder. Fotografier finns även inom en del övriga verksamheter i kommunen, främst hos kommunikationsenheten. De bilder från kommunens olika verksamheter som ska bevaras för eftervärlden, ska efterhand överlämnas till kommunarkivet. Härutöver får kommunarkivet som gåva varje år ta emot något hundratal bilder från allmänheten.
Tjänsteutlåtande
2014-02-19
Dnr 2014/0015 KS-1 Sidan 2 av 4
År 2005 påbörjades digitaliseringen av bildmaterialet i kommunarkivet och därmed också publiceringen av fotografierna på Internet, något som har rönt mycket stor uppskattning hos sollentunaborna. För närvarande är drygt 18 000 bilder publicerade. Under 2013 visade servern bilder ur databasen inte mindre än 1 697 212 gånger. Bilderna som visas på Internet är lågupplösta, medan de bilder som finns i kommunens egen bilddatabas har hög upplösning.
År 2005 antog kommunfullmäktige en taxa för bildarkivets tjänster. Taxan får revideras av kommunstyrelsen. Det är nu hög tid att en sådan revidering sker.
Nuvarande taxas utformning
I den nuvarande taxan ska en avgift tas ut vid köp av bilder på fotopapper och annat specialpapper eller vid köp av digitala kopior på CD-ROM eller via e-post. Denna tjänst för tillhandahållande av fotografier ligger utöver vad som krävs enligt offentlighetsprincipen. Det har därför ansetts motiverat med en egen taxa. En taxa för beställning av digitala bildkopior motverkar också att orimligt många högupplösta bilder begärs ut av samma beställare.
Enligt dagens taxa kostar ett utlämnande av bilder digitalt via e-post och bränning på CD-R-skiva 120 kr/bild. Vid vanlig kopiering av fotografier på kopieringspapper tillämpas kommunens kopieringstaxa.
Den nuvarande taxan omfattar även en avgift för publicering. En publiceringsavgift tas normalt ut av museer, arkiv och bildbyråer.
Kommunen valde 2005 att ansluta sig till denna praxis. Skolarbeten inom grundskola och gymnasium är dock enligt taxan befriade från
publiceringsavgifter.
Taxan för publicering gäller bara i de fall där kommunen innehar
upphovsrätten eller för sådana bilder som är tillräckligt gamla för att inte längre skyddas av upphovsrätten. I upphovsrättslagen skiljs på fotografiska bilder och på fotografiska verk. Fotografiska verk är normalt tagna av professionella fotografer och ska ha s.k. verkshöjd, medan fotografiska bilder är sådana som återfinns i t.ex. familjealbum eller bland
semesterbilder. Skyddstiden för fotografiska bilder är 50 år från det att bilden togs och för fotografiska verk 70 år efter fotografens död. De fotografier som finns i kommunens bildarkiv hör till allra största delen till kategorin fotografiska bilder. Bilder tagna före 1964 är alltså inte längre upphovsskyddade. För många av de fotografier som inkommit från
allmänheten, gäller att de överlämnats med det förbehållet att kommunen får använda dem i sin egen verksamhet men inte utlämna dem till andra.
De inkomster kommunen har från bildarkivet är låga och härrör framför allt från köp av högupplösta bilder. De flesta besökare på bildarkivets hemsida verkar nöja sig med att titta på bilder på skärmen, eller att för eget bruk skriva ut en lågupplöst bild direkt ur databasen.
Tjänsteutlåtande
2014-02-19
Dnr 2014/0015 KS-1 Sidan 3 av 4
Kommunledningskontorets beredning
Kritik mot nuvarande taxa
Det nuvarande priset på 120 kr/bild upplevs av en del beställare som orimligt högt. Det förekommer också att beställare anser sig ha rätt att publicera bilder från kommunens arkiv utan att betala. Man hänvisar till andra arkiv där det enligt uppgift ska vara helt fritt att använda bilder. Vid en kontroll av rutinerna hos en rad olika museer och kommun- och
stadsarkiv, har det visat sig att de allra flesta fortfarande har en taxa för publicering av bilder. Bland de institutioner som fortfarande har en publiceringstaxa, har flera dock övergått till att ta ut en avgift endast vid kommersiell användning av bilderna.
Kommunledningskontorets bedömer att det, vid antagande av en ny taxa, bör vara kommunens utgångpunkt att bilderna är en del av Sollentunas kulturarv och att det är positivt om de används och kommer fler till del. Att låta andra grupper än idag publicera bilder utan kostnad, innebär inte att kommunen går miste om några nämnvärda intäkter. Inkomster från publiceringsavgifter förekommer inte ens varje år.
Förslag till ny taxa
I förslaget till ny taxa föreslås att det i fortsättningen ska vara fritt för föreningslivet, universitetsstudenter och allmänheten att använda och publicera bilder ur kommunens arkiv. Publiceringen kan ske på hemsidor, i bildspel, i utställningssammanhang, i medlemsblad etc. Beställare kommer inte att kunna hämta högupplösta bilder direkt från webben, utan måste som tidigare vända sig till kommunarkivet för att beställa bilder. Taxan föreslås dock fortfarande tillämpas vid kommersiell användning av bilder, med undantag för lokaltidningar och andra medier som skriver eller rapporterar om Sollentuna. Om t.ex. en tidning skriver en artikel som inte specifikt handlar om Sollentuna, utan bara önskar använda en illustrationsbild, ska alltså en publiceringsavgift tas ut.
När det gäller ny taxa för publicering av bilder vid kommersiell användning, föreslås att kommunen ansluter sig till Svenska Fotografers Förbunds
prisguide för arkivbilder (bilaga 2), som i sin tur är ett genomsnitt av ett urval bildbyråers och fotografers prisnivåer. Priserna i guiden, som
uppdateras årligen, är exklusive moms. För att stävja att lågupplösta bilder publiceras kommersiellt, direkt ur databasen, föreslås ett tillägg till taxan.
För sådana bilder ska samma kostnad debiteras som för högupplösta bilder.
Kommunarkivet har ingen möjlighet att fungera som en professionell fotofirma. I den nya taxan föreslås därför att de tidigare avgifterna för beställning av fotografier på fotopapper i olika format eller på specialpapper utgår. Förslaget till ny taxa omfattar därför endast utlämnande av bilder digitalt.
Tjänsteutlåtande
2014-02-19
Dnr 2014/0015 KS-1 Sidan 4 av 4
Priset för att beställa bilder digitalt föreslås sänkas från 120 kr/bild till 80 kr/bild.
Katarina Kämpe
Kommundirektör Annika Holmberg
Bilagor:
1. Förslag till ny taxa för Sollentuna kommuns bildarkiv
2. Svenska Fotografers Förbunds prisguide för arkivbilder 2014
