Utbildning i Sundbybergs stads modell för ledning och styrning

(1)

Utbildning i Sundbybergs stads modell för ledning och styrning

Åsa Steen och Sven-Martin Åkesson

8-10 september 2015

Sundbybergs stad

Utbildningstillfälle 3

(2)

2015-09-10

2 Förnamn Efternamn · AVDELNING

(3)

2015-09-10

(4)

2015-09-10

(5)

(6)

(7)

Status i styrmodellsprojektet

• Anvisning för verksamhetsbeskrivning

• Resursfördelningsmodell – säkra ingångsvärden för 2016 års budget

• Utveckla investeringsprocessen

• Resursfördelningsmodell med tillhörande ekonomistyrningsprinciper

• Kravspecifikation och upphandling systemstöd

• Dokument och rapportstruktur

• Rekryteringar till nyckelfunktioner; budgetsamordnare och kvalitetsstrateg

• Säkerställa resurser för projektet

2015-09-10

7 Åsa Steen· Stadsledningskontoret

(8)

Planeringsdirektiv och

förutsättningar för budget 2016 med plan för 2017-2018

• Godkändes av kommunstyrelsen den 7 september

• Nämnderna ska yttra sig senast 13 oktober

• Kommunstyrelsen tar ställning till skattesats och förslag till budget den 23 oktober

• Kommunfullmäktige beslutar om budget den 30 november

2015-09-10

(9)

Planeringsdirektiv och

förutsättningar för budget 2016 med plan för 2017-2018

• Samma prioriterade paketområden

• Fokusområden finns nu under

”Värderingsstyrd stad”

• Ett antal nya målformuleringar och uppdrag

• Uppdragen är i direktivet inte styrda till en eller flera specifika nämnder/koncernen

2015-09-10

(10)

Agenda dag 3

• Inledning med uppdatering kring arbetet med styrmodell, mm (20 min)

• Uppföljning av hemuppgiften och tillfälle 2 (90-120 min)

• SWOT-analys (60 min)

• Identifiera prioriterat utvecklingsområde (30 min)

• Den fortsatta planeringsprocessen (resten av dagen)

2015-09-10

10 Åsa Steen och Sven-Martin Åkesson

(11)

Frågor att reflektera kring

• Hur har arbetet med verksamhetsbeskrivningen gått?

Status just nu? Hur har ni lagt upp/genomfört arbetet?

• Motivation: Har vi goda argument för nyttan med verksamhetsbeskrivningen för dig som chef?

• Vilka delar av verksamhetsbeskrivningen vill vi fördjupa oss kring idag?

2015-09-10

(12)

Hemuppgift till dag 3

• Färdigställ verksamhetsbeskrivning för den verksamhet som du ansvarar för.

• Reflektera över nyttan med verksamhetsbeskrivningen inför det fortsatta analys och planeringsarbetet.

• Säkerställ dina Kritiska kvalitetsfaktorer med tillhörande definitioner och indikatorer.

2015-09-10

(13)

Verksamhet och nuläge

13 2015-09-10 Åsa Steen och Sven-Martin Åkesson

Verksamhetsbeskrivning 1. Verksamhetsidé

2. Styrande dokument av särskild betydelse

3. Övergripande vision, förhållningssätt och mål

4. Målgrupper

5. Verksamhetens processtruktur

6. Organisations- och ledningsstruktur 7. Medarbetare

8. Leverantörer och samarbetspartners 9. Konkurrenssituation

10. Anläggningar och hjälpmedel

11. Kritiska kvalitetsfaktorer

– Sorterat i 4 perspektiv

Nulägesanalys

1. SWOT-analys i 4 perspektiv

1. Styrkor 2. Svagheter 3. Möjligheter 4. Hot

2. Sammanfattning av föregående års slutsatser från uppföljningen

3. Sammanfattning av viktiga

utvecklingsfrågor/behov

(14)

Sundbybergs stads styrmodell

Medborgarnas behov

Statlig styrning -lagstiftning

-riktlinjer -planer med mål

Kommunal styrning -reglementen/ägardirektiv

-policies, riktlinjer, planer kvalitetskrav

Åsa Steen och Sven-Martin Åkesson

Kvalitet i kärnverksamheten Medborgarnytta Verksamhetsbeskrivning

och nulägesanalys

Planering

Utveckling

Uppföljning

Dialog Dialog Dialog Dialog

Verksamhetens grunduppdrag

Ekonomiska ramar Investeringar

Vision, förhållningssätt, inriktningar och prio mål

Kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer

(15)

Planering och uppföljning

Verksamhets- beskrivning

Nuläges- analys

KKF &

Kvalitetsind.

Löpande uppföljning

Ständiga

förbättringar Analys

Prioriterade mål och indikatorer

Utvecklings- plan

Systematiskt förändrings-

arbete

Analys

Uppföljnings- rapport

Basverksamheten

Utvecklingsplan

(16)

Kompletterande bilder på processer

(17)

Huvudprocesser

Investeringsprocessen

Kund är LiVs ledning Input är en idé, förstudie eller behov

Output är beslut om investeringsuppdrag till Landstingsfast.

Förvalta fastigheten

fastighetsägaren^{Kund är}

Input är ett uppdrag från fastighetsägaren

samt inventerat fastighetsbehov

Output är funktionell och värdebeständig

fastighet

Byggprocessen

beställaren/beslutsfa^{Kund är} ttaren

Input är beställning Output är genomfört och uppföljt bygge

Drift- &

serviceprocessen

Kund är verksamheten i

lokalen eller fastighetsägaren

Input är en felanmälan/arbetsor

der från kunden

Output är genomförd och uppföljd

arbetsorder

Verksamhets- anpassning

Kund är verksamheten

Input är ett behov om hur kundens

verksamhet ska fungera

Output är genomförd och uppföljd

arbetsorder

(18)

Förslag på byggprocess

Förstudie

Idé Program Projekt Produktion Överlämning

Förvaltare Funktion/

alternativ skissas Program Förstudie Kund -

(för tidigt) Förvaltar

e Kund definierar behov Förstudie -

Kund - -

Förvaltare/PL Lsf-kompetens Offertfas?

Kravspec Beslut m kund Program Till PL Fastställs

PL

Planering för genomförande

-

Byggstart Förvalt./kund t. entreprenör Följs upp

PL/entrepr.

Bygge genomförs

Avvikelser Färdigt bygge Förvalt./kund t. Förvaltning Följs upp

PL förvaltare Besiktning, uppföljning, dokument, garantier mm -

Fullst. arkiv Förvaltare -

-

Håll överenskommelsen enkel och överskådlig, och utveckla stödsystemen i enlighet med denna överenskommelse

Ansvar Insats

Beslut Slutprodukt Intressenter Överlämning Budget

FAS

(19)

Kritiska kvalitetsfaktorer

(20)

Verksamhet och nuläge

Verksamhetsbeskrivning 1. Verksamhetsidé

2. Styrande dokument av särskild betydelse

3. Övergripande vision, förhållningssätt och mål

4. Målgrupper

5. Verksamhetens processtruktur

6. Organisations- och ledningsstruktur 7. Medarbetare

8. Leverantörer och samarbetspartners 9. Konkurrenssituation

10. Anläggningar och hjälpmedel

11. Kritiska kvalitetsfaktorer

Nulägesanalys

1. SWOT-analys i 4 perspektiv

2. Sammanfattning av föregående års slutsatser från uppföljningen

3. Sammanfattning av viktiga

utvecklingsfrågor/behov

(21)

Metoden för detta ser ut enligt följande:

1. Genomgång av verksamhetsbeskrivningen

2. Identifiera de 8-12 mest Kritiska Kvalitetsfaktorerna för basverksamheten.

3. Utveckla relevanta kvalitetsindikatorer med utgångspunkt från de Kritiska Kvalitetsfaktorerna.

4. Utveckla mätmetoder för att löpande mäta indikatorerna.

Metod KKF och KKI

(22)

Kritisk Kvalitetsfaktor Definition Kvalitetsindikatorer

Rättsäkerhet Att vi följer fastställda rutiner Rätt vid överklagande

Andel godkända stickprov Andel rätt vid överklagade beslut

Andel nöjda kunder

Andel nöjda medarbetare med rutinen

Likvärdighet Alla elever ges rätt förutsättningar att lyckas

Samsyn kring bedömning av elevens resultat/betyg

Andel genomförda åtgärdsprogram Fokusgrupp - Index

Minska hel och halvfabrikat

Laga mat från grunden Andel måltider som är lagade från grunden

Tryggt och säkert Besökarens upplevelse av trygghet och säkerhet

Resultat av vår besikning

Andel besökare som upplever trygghet (4-5)

Antal avvikelser

Exempel på kvalitetsfaktorer och indikatorer

(23)

2015-09-10 23

Kritisk Kvalitetsfaktor Definition Kvalitetsindikatorer

Kritiska kvalitetsfaktorer

Perspektiv:__________________

(24)

2015-09-10 24

Kvalitetsindikator Mätmetod Rutin för mätning

Kritiska kvalitetsindikatorer

Perspektiv:__________________

(25)

Exempel på kvalitetsfaktorer och indikatorer

Perspektiv Kvalitetsfaktor Indikator

Elev/

vårdnadsh.

Elevens inflytande Motiverade elever

Elevernas måluppfyllelse Dialog med vårdnadshavare

Bedömt inflytande NEI + närvaro

Nationella prov + Meritvärde NVI

Verksamhet Delaktighet Trygghet Säkerhet Kvalitet

Andel indv utv planer + NEI Anmälda fall av mobbning Tillbud

Klagomål/synpunkter Medarbetare Nöjd medarbetar

Frisk personal

Attraktiv arbetsgivare

NMI

Hälsoindex + Sjukfrånvaro

Personaloms. + behörig personal Ekonomi God ekonomisk hushållning Antal elever per lärare

Kostnad per elev Kostnad per kvm Avvikelse mot budget

(26)

Exempel på kvalitetsfaktorer och indikatorer

Perspektiv Kvalitetsfaktor Indikator

Äldre och närstående

Inflytande Bemötande Kontinuitet Trygghet

Meningsfull sysselsättning

Bedömt inflytande NKI-bemötande NKI-kontinuitet NKI-trygghet

Deltagande i aktiviteter Verksamhet Delaktighet

Trygghet

Dokumentation Kvalitet

Andel uppdaterade genomf.planer Antal fallskador

Kvalitet genomförandeplaner Klagomål/synpunkter

Medarbetare Nöjd medarbetar Frisk personal

Attraktiv arbetsgivare

NMI

Hälsoindex + sjukfrånvaro

Personaloms. + behörig personal

Ekonomi God ekonomisk hushållning Kostnad per timma

Kostnad per äldre Kostnad per kvm Avvikelse mot budget

(27)

SWOT-analys

(28)

Planering och uppföljning

Nuläges- analys

KKF &

Kvalitetsind.

Ständiga

Utvecklings- plan

arbete

Analys

Basverksamheten

Utvecklingsplan

(29)

Verksamhet och nuläge

Verksamhetsbeskrivning 1. Verksamhetsidé

2. Styrande dokument av särskild betydelse

3. Övergripande vision, förhållningssätt och mål

4. Målgrupper

5. Verksamhetens processtruktur

6. Organisations- och ledningsstruktur 7. Medarbetare

8. Leverantörer och samarbetspartners 9. Konkurrenssituation

10. Anläggningar och hjälpmedel

11. Kritiska kvalitetsfaktorer

Nulägesanalys

1. SWOT-analys i 4 perspektiv

2. Sammanfattning av föregående års slutsatser från uppföljningen

3. Sammanfattning av viktiga

utvecklingsfrågor/behov

(30)

(31)

SWOT-analys

2015-09-10

(32)

Att tänka på:

• Börja alltid med att avgränsa vilken verksamhet/fråga/mål/område som analysen avser

• Viktigt att begränsa sig i antal punkter (fokus på det som sticker ut)

• Undvik korta punkter/ord – skriv förklarande meningar

• Man kan lägga upp det så att alla aktivt bidrar och känner sig delaktiga

• Svårt att skilja mellan hot och möjligheter – det beror på hur man väljer att se det och hur man väljer att hantera det

• Medarbetarna ska inte behöva belastas med teorin och metoden -vi måste hitta smarta tillvägagångssätt

• Dela gärna in arbetet i två steg:

1. Brainstorming – allt vi kan komma på

2. Prioritering – vad sticker ut och är särskilt angeläget/kritiskt

• Viktigt att sätta in arbetet i ett sammanhang – varför gör vi detta?

SWOT-analys

(33)

SWOT-analys

Perspektiv En verksamhet Ett särskilt område

En särskild fråga Ett särskilt mål

SWOT-analys är ett verktyg för nulägesanalys.

Analysen kan genomföras på olika nivåer eller verksamheter/områden/frågor/mål.

Börja alltid med att avgränsa vad analysen ska göras på.

(34)

SWOT

Perspektiv:_________________________

Styrkor (interna och påverkbara) Svagheter (interna och påverkbara)

Möjligheter (externa/givna) Hot (externa/givna)

(35)

Föregående års slutsatser

(36)

Föregående års slutsatser ifrån uppföljningen

2015-09-10

(37)

Sammanfattning av viktiga

utvecklingsfrågor/behov

(38)

Sammanfattning av viktiga utvecklingsfrågor/behov

2015-09-10

(39)

Våra egna mål kontra mål/uppdrag ifrån våra uppdragsgivare

Styrande dokument som beskriver verksamhetens uppdrag

Mål och uppdrag ifrån statlig och kommunal styrning

Åtgärdsplaner för att bidra till måluppfyllelsen

Måste sorteras och prioriteras

Kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer för att

kvalitetssäkra basverksamheten

Våra egna prioriterade utvecklingsfrågor

Utvecklingsplan med

-egna mål -strategier -åtgärder -indikatorer

2015-09-10

(40)

Planering

(41)

Planering och uppföljning

Nuläges- analys

KKF &

Kvalitetsind.

Ständiga

Utvecklings- plan

arbete

Analys

Basverksamheten

Utvecklingsplan

(42)

Den fortsatta processen

Sammanställning av SWOT och KKF

1. Sammanställ KKF per perspektiv 2. Kvalitetssäkra mot övergripande

mål och verksamhetens uppdrag 3. Utveckla KKI för varje KKF

4. Utveckla mätmetod och rutin för mätning för varje KKI

1. Sammanställ SWOT 2. Välj utvecklingsområden 3. Formulera prioriterade mål

4. Utveckla strategier och åtgärder för varje mål

5. Sortera, ansvarsfördela och tidsätt åtgärdsplanen

6. Säkerställ att det finns indikatorer

Kvalitetsindikatorer i fyra perspektiv

Utvecklingsplan

(43)

Vision och förhållningssätt -önskvärt framtida tillstånd -önskvärda förhållningssätt

Mål

-resultat vi ska uppnå

Strategi

-vägval mot målen och visionen Åtgärder/aktiviteter

-steg mot målen

Mission är samma sak som verksamhetsidé / uppdraget

1 2

3

4

5

(44)

• Verksamhetens grundläggande uppdrag/mission.

• Beskriver uppdraget och på vilket sätt basverksamheten ska bedrivas.

Verksamhetsidé

• Önskvärt framtida tillstånd.

• Behöver inte vara realistiskt men ska ge en tydlig inriktning.

Vision

• Önskvärda förhållningssätt/beteenden/ageranden/värdegrund

Värderingar

• SMART formulerat mål som beskriver resultat som ska uppnås och är prioriterat för utvecklingen av verksamheten.

• Inled med öka/förbättra/minska…..

Mål

• Val av arbetsinriktning för att nå måluppfyllelse. Hur ska vi arbeta?

• Inled med ”Vi ska särskilt satsa på………”

Strategier

• Konkreta åtgärder/aktiviteter vi ska genomföra för att nå målet

• Inled med ”Vi ska genomföra………….”

Åtgärder

Definitioner

Mission

Vision

Values

(45)

S ^pecifika

M ^ätbara

A ^ccepterade

R ^ealistiska

T ^idsatta

A ^nsvariga

SMARTA-mål

(46)

Mål- och resultatstyrning

Källa: SKL

Åtgärds-/

aktivitetsplaner

-det här ska vi göra

Resurser Aktiviteter Prestation Effekt

Resultatmål

Resursfördelning

-så här ska vi använda resurserna

Vision, mål och inriktningar

-det här ska vi uppnå

Aktivitetsplanering

-det här ska vi göra -åtgärder/aktiviteter

Prestationer

-prestationer vi ska uppnå

Resursplanering

-resursdrivande

-användning av resurser

Effekter

- effetkter vi ska uppnå

(47)

Aktiviteter/uppdrag

(hur målen ska uppnås)

• Genomföra hälsokontroll

• Arbeta fram en ny resepolicy

• Införa genomförandeplaner

• Utbildning i mångfald

Mål

(resultat som ska uppnås)

• Minskad sjukfrånvaro

• Minskad miljöpåverkan i resandet

• Ökad delaktighet klienter/brukare

• Förbättrat bemötande

Skillnaden mellan mål och aktiviteter

(48)

Aktiviteter/uppdrag

(hur målen ska uppnås)

• Alla elever ska ha en individuell utvecklingsplan

• Fler vuxna närvarande på rasterna

• Samtliga medarbetare ska utbildas i miljöarbete

• Fler möten med föräldrarna

Mål

(resultat som ska uppnås)

• Bättre resultat på nationella proven

• Ökad trygghet för eleverna eller minskad mobbning

• Minskad miljöpåverkan

• Förbättrad dialog

Skillnaden mellan mål och aktiviteter

(49)

1. Vi ska genomföra en översyn av arbetsmiljön

2. Vi är det självklara valet när man söker arbete i Västra Götalandsregionen

3. Vi satsar på kompetensutveckling 4. Vi ska ta fram en arbetsmiljöplan

5. Det är viktigt att vi har fräscha lokaler 6. Stoltheten för arbetsplatsen ska öka 7. Vi synliggör alla medarbetare

8. Vi syns i media

9. Fler kvalificerade sökanden per tjänst

Övningsexempel:

Attraktiv arbetsgivare

(50)

• Vi ska genomföra en översyn av arbetsmiljön - åtgärd

• Vi är det självklara valet när man söker arbete i Västra Götalandsregionen - vision

• Vi satsar på kompetensutveckling - strategi

• Vi ska ta fram en arbetsmiljöplan - åtgärd

• Det är viktigt att vi har fräscha lokaler - kvalitetsfaktor

• Stoltheten för arbetsplatsen ska öka - mål

• Vi synliggör alla medarbetare - förhållningssätt

• Vi syns i media - strategi

• Fler kvalificerade sökanden per tjänst - mål

Övningsexempel:

Attraktiv arbetsgivare

(51)

1. Fler vuxna på rasterna

2. Vi agerar och tar ansvar utifrån det vi ser 3. Kunskap om elevernas situation

4. Vi satsar på värdegrundsarbete

5. Minskat antal anmälda fall av mobbning 6. Nolltollerans mot mobbning

7. Ökad trivsel

8. Föreläsning om värdegrund

Övningsexempel:

Mobbning

(52)

1. Fler vuxna på rasterna – åtgärd eller strategi

2. Vi agerar och tar ansvar utifrån det vi ser – förhållningssätt 3. Kunskap om elevernas situation – kvalitetsfaktor

4. Vi satsar på värdegrundsarbete – strategi

5. Minskat antal anmälda fall av mobbning – mål

6. Nolltollerans mot mobbning – vision alt förhållningssätt 7. Ökad trivsel - mål

8. Föreläsning om värdegrund - åtgärd

Övningsexempel:

Mobbning

(53)

Hemuppgift inför tillfälle 4

• Testa metoden SWOT-analys för ett/flera perspektiv.

• Välj 1-3 utvecklingsfrågor som är högst prioriterade för ditt ansvarsområde.

• Formulera dessa 1-3 utvecklingsfrågor som mål (inled med öka, minska eller förbättra).

2015-09-10

(54)

Val av strategier

Attraktiv arbetsgivare

Lön

Förmåner

Utveckling

Karriär Arbetstid

Arbetsmiljö Ledarskap

Hur stor effekt kan uppnås?

När uppnås effekt?

Hur långvarig effekt?

Konsekvensanalys!!!

(55)

Utvärdering av möjliga strategier

Strategi Möjlig effekt

på målet (1-5)

Sannolikhet att lyckas (1-5)

Resurs- åtgång H-M-L

Slutlig bedömning (1-5)

Satsning på utbildning och

utveckling av medarbetarna 4 4 Hög 4

Satsning på förbättrad arbetsmiljö 3 2 Medel 2

Satsning på särskilda förmåner 2 2 Hög 2

2015-09-10

(56)

Begrepp Exempel Prioriterat

utvecklingsmål

SMART formulerat mål som är prioriterat för utvecklingen av verksamheten.

Inled med öka/förbättra/minska…..

Motivering – VARFÖR?

En förklaring av varför detta mål är prioriterat och kopplingen till andra mål och styrdokument.

Strategier för att nå målet

Olika sätt vi ska arbeta på för att nå målet Inled med ”Vi ska särskilt satsa på………”

Åtgärder för att nå målet

Konkreta åtgärder vi ska genomföra för att nå målet Inled med ”Vi ska genomföra………….”

Uppföljning för att mäta resultatet

Hur vi ska följa upp resultatet

Struktur för utvecklingsplan

(57)

utvecklingsområde/mål

Öka klientens valmöjligheter och samtidigt få vård inom rimlig tid.

Motivering – VARFÖR? Lagen pekar tydligt på både klientens möjlighet att välja, ha inflytande och vårdgarantin att få vård inom rimlig tid. I nuläget uppfyller vi inte dessa tillräckligt bra idag.

Strategier för att nå målet Införa nya metoder för valfrihet - servicesedel.

Ökad kvalitetssäkring och avtal med producenterna.

Åtgärder för att nå målet 1 – arbetsgrupp förstudie servicesedlar 2 – arbetsgrupp – avtal med procenter

3 – arbetsgrupp – metoder för kvalitetssäkring av producenter Uppföljning för att mäta

resultatet

Patientundersökning – valmöjligheter, inflytande, vård i rimlig tid Statistik på vård inom rimlig tid/kötider

Statistik på gjorda val

Exempel

(58)

utvecklingsområde/mål

Minskade kötider för patienterna samtidigt som personalen ska ha goda arbetsförhållande.

Motivering – VARFÖR? Långa kötider för patienterna

Personalen mår inte bra (arbetsbelastning och arbetsmiljö) Vi behöver utveckla och se över arbetsfördelning och rutiner.

Strategier för att nå målet Ändra arbetsfördelningen och arbetsrutiner

Införa metoder för ökad valfrihet – servicesedlar (se föregående mål) Åtgärder för att nå målet 1 – utomstående konsult gör en kartläggning av nuläget och förslag

till förändringar.

2 - xxxx Uppföljning för att mäta

resultatet

xxxxx

Exempel

(59)

Detaljplanera genomförandet

• Vad ska göras?

• Varför ska det göras?

• Vilket resultat ska arbetet leda till?

(önskad effekt)

• Vem är ansvarig för genomförandet?

• Vilka arbetssätt ska användas?

• Vilka forum ska användas?

• Vilka resurser finns till förfogande?

(kompetenser, ekonomi)

• När ska det påbörjas och när ska det vara klart?

• Avstämningar under arbetets gång?

(60)

Systematiskt kvalitetsarbete

(61)

Förbättringshjulet

(Inspirerat av Edward Deming)

(62)

Förbättringshjulet

(Inspirerat av Edward Deming)

Ett mål, problem eller förbättringsområde

Uppnått resultat eller

genomförd förändring

(63)

PGSA – i praktiken

Moment Aktiviteter

Planera

Påvisa utmaningar/svårigheter/problem Analysera nuläget (t ex SWOT)

Identifiera möjliga strategier och lösningar

Genomför

Testa att genomföra de lösningar/metoder/aktiviteter som bedöms som bäst Ta fram en detaljerad plan för genomförandet (vad, vem, när, hur)

Studera

Mät och utvärdera resultatet av de genomförda lösningar/metoder/aktiviteter Testa andra om utvärderingen inte gav önskat resultat

Agera

När rätt lösningar/metoder/aktiviteter är funnen – implementera i full skala Dra lärdom och sprid erfarenheter om arbetet