INBJUDAN ATT LÄMNA ANBUD PÅ
Avtal för avseende drift av Eskilshem, vård- och omsorgsboende för personer med demenssjukdom
till
Eskilstuna Kommun
Eskilstuna Kommun, inbjuder presumtiva anbudsgivare att lämna anbud på Avtal för drift av Eskilshem i enligt detta förfrågningsunderlag.
Eskilstuna Kommun, benämns nedan som beställaren.
Annie Sörensen Upphandlare
Bilagor
Bilaga 1 Kravspecifikation Bilaga 2 Leverantörsuppgifter Bilaga 3 Leverantörsförsäkran Bilaga 4 Pris/Ersättning
Bilaga 5 Gränsdragningslista fördelning av ägar- och underhållsansvar Bilaga 6 Rutin för utflyttning från särskilt boende
Bilaga 7 Rapportkort utflyttning
Bilaga 8 Instruktion beställning transport till bårhus
Bilaga 9 Bassortiment sjukvårdsartiklar och provtagningsmaterial Bilaga 10 Riktlinjer krisberedskap
Bilaga 11 Ritningar Eskilshem, Kjulavägen 1 Bilaga 12 Sammanställning inventarieförteckning Bilaga 13 Tjänsteförteckning
Bilaga 14 Avtal hantering personuppgifter (PUL) Bilaga 15 Avtal
Allmän orientering
Beställare och avtalspart Eskilstuna Kommun
Postadress 631 86 Eskilstuna, Sverige
Organisationsnummer 212000-0357
Kontakt person Annie Sörensen Upphandlare
Telefon: +46 (0)16-710 17 46 annie.sorensen@eskilstuna.se
Sista anbudsdag 2011-11-22
Adress och märkning ANBUD
Eskilstuna Kommun 631 86 Eskilstuna Dnr: ANS.11.057
”Drift av Eskilshem”
Anbud via fax eller e-post Inte tillåtet.
Upphandlingsförfarande: Upphandlingen genomförs som en Öppen upphandling i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU)
Observera att förhandling inte är tillåtet vid öppen upphandling
CPV Code
Anbudets giltighetstid
Avtal
85000000
Anbudet ska vara giltigt tom 2012-02-28
Avtal tecknas för 4 år, med förlängningsoption om 1+1 år.
Upphandling av Drift av Eskilshem
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1 Upphandlingen omfattar ___________________________________________ 4
1.1 Volym ________________________________________________________________ 4 1.2 Avtalstid ______________________________________________________________ 4 1.2.1 Reservation LOV _______________________________________________ 4
2 Information om Beställaren och Eskilstuna kommun _____________________ 5
2.1 Information om Eskilstuna Kommun _________________________________________ 5 2.2 Information om Beställaren ________________________________________________ 5 2.2.1 Övergripande mål för äldreomsorgen i Eskilstuna kommun ______________ 5 2.3 Huvudmannaskap _______________________________________________________ 5 2.3.1 Nuvarande verksamhet _________________________________________ 6 2.3.2 Beskrivning av fastigheten _______________________________________ 6 2.4 Upphandlande myndighet _________________________________________________ 6
3 Upphandlingsformen _____________________________________________ 7
3.1 Frågor och upplysningar under ansökningstiden ________________________________ 7
4 Formella krav på anbud ___________________________________________ 7
4.1 Sista Anbudsdag ________________________________________________________ 7 4.2 Anbudets lämnande ______________________________________________________ 7 4.3 Alternativa anbud _______________________________________________________ 8 4.4 Helt eller delat anbud ____________________________________________________ 8 4.5 Avtalsmall _____________________________________________________________ 8 4.6 Anbudets giltighetstid ____________________________________________________ 8
5 Krav på anbudsgivaren ____________________________________________ 8
5.1 Anbudsgivarens ekonomiska status __________________________________________ 8 5.2 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter _______________________ 9 5.2.1 Samarbetsöverenskommelse med Skatteverket ______________________ 9 5.3 Uteslutningsgrund ______________________________________________________ 10 5.4 Underleverantörer ______________________________________________________ 10 5.5 Teknisk förmåga och kapacitet ____________________________________________ 10 5.5.1 Referenser __________________________________________________ 10 5.6 Kvalitetssäkring ________________________________________________________ 11 5.6.1 Nöjd Kund Index (NKI) _________________________________________ 11 5.6.2 Nöjd Brukar Index (NBI) _______________________________________ 11 5.7 Miljöarbete ____________________________________________________________ 11 5.8 Meddelarfrihet _________________________________________________________ 12 5.9 Personuppgiftslagen ____________________________________________________ 12
6 Kravspecifikation _______________________________________________ 12 7 Pris/Ersättning _________________________________________________ 12
7.1 Elektronisk fakturering __________________________________________________ 12
8 Anbudspresentation _____________________________________________ 13 9 Sekretess _____________________________________________________ 13
9.1 Upphandlingssekretess __________________________________________________ 13 9.2 Kommersiell sekretess ___________________________________________________ 13
10 Anbudet ska innehålla följande. ___________________________________ 13 11 Anbudsprövningen och utvärdering ________________________________ 14 12 Tilldelningsbeslut ______________________________________________ 15
12.1 Avtalskontrakt _______________________________________________________ 16 12.2 Överprövning ________________________________________________________ 16
1 Upphandlingen omfattar
Upphandlingen omfattar drift av Eskilshem, vård- och omsorgsboende för personer med demenssjukdom.
Leverantören ska åta sig att ansvara för att vård och omsorg utförs enligt avtal till de personer som beställaren anvisar.
I tjänsten ingår även att tillhandahålla näringsriktig och varierad heldygnskost samt ansvara för dokumentation enligt socialtjänstlagen och hälso- och sjukvårdslagen.
Åtagandet gäller dygnet runt årets alla dagar.
1.1 Volym
Beställaren förbinder sig inte att under avtalstiden beställa en viss volym avseende någon del av de i upphandlingen efterfrågade tjänsterna. Leverantören ska leverera det verkliga behovet, vare sig det överstiger eller understiger angivna siffror.
Uppskattad inköpsvolym per år beräknas till ca 30 miljoner SEK.
Sammanlagt kontraktsvärde inklusive option uppskattas till ca 180 Mkr
1.2 Avtalstid
För upphandlingen gäller en avtalstid 2012-10-01 – 2016-09-30 med möjlighet att förlänga avtalet i ytterligare ett (1) + ett (1) år med oförändrade villkor.
Sådan förlängning ska ha påkallats senast sex (6) månader innan avtalets utgång. Förlängning ska göras skriftligen och undertecknas av båda parter.
1.2.1 Reservation LOV
Beställaren har idag inte fattat något beslut avseende införandet av valfrihetssystem enligt lagen om valfrihetssystem, LOV. Beslut om ett införande kan komma att fattas under pågående avtalsperiod.
Fattar Vuxennämnden i Eskilstuna kommun beslut om att införa valfrihetssystem enligt LOV, alternativt riksdagen lagstiftar om skyldighet för kommunerna att inrätta ett sådant förbinder sig parterna att omförhandla avtalet i alla dess delar. Leverantören har då möjlighet att övergå till att driva verksamhet enligt LOV enligt samma ansökningsförfarande som övriga utförare.
2 Information om Beställaren och Eskilstuna kommun
2.1 Information om Eskilstuna Kommun
Eskilstuna ligger mitt i den expansiva Stockholm-Mälarregionen, en region som har framtiden för sig. Befolkningen ökar och Eskilstunas folkmängd har passerat 97 000 invånare.
Eskilstuna är nu Sveriges femtonde största stad. Här blomstrar kultur- och nöjeslivet, fritids- och idrottslivet är väl tillgodosett. En ny spännande utvecklingsarena för stadens näringsliv finns i Munktell Science Park. Eskilstuna är i tillväxt och med stolthet i vår historia och i vår vision, Eskilstuna – den stolta fristaden, fortsätter vi att utvecklas.
Kommunen har drygt 8 500 anställda organiserade i 8 förvaltningar, och ett koncernbolag.
Mer information finns på vår hemsida: http://www.eskilstuna.se
2.2 Information om Beställaren
I Eskilstuna kommun är det Vuxennämnden tillsammans med Torshälla Stads nämnd som har det övergripande ansvaret för vård och omsorg till äldre och funktionshindrade. Kommunen har ansvar för hemsjukvården till och med sjuksköterske-, arbetsterapeut- och
sjukgymnastnivå. Av kommunens 96 000 invånare är 14 % (13 018 personer) mellan 65-79 år och 5 % (5 336 personer) över 80 år enligt SCB befolkningsuppgifter för augusti 2010. Det finns totalt 912 platser i vård och omsorg i kommunen.
2.2.1 Övergripande mål för äldreomsorgen i Eskilstuna kommun
Socialtjänstens omsorg om äldre ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Socialnämnden ska verka för att äldre människor får goda bostäder och ska ge dem som behöver stöd och hjälp i hemmet och annan lättåtkomlig service. Kommunen ska inrätta särskilda boendeformer för service och omvårdnad. Den äldre personen ska, så långt som möjligt, kunna välja när och hur stöd och hjälp i boendet och annan lättåtkomlig service ska ges.
Särskilt boende för äldre ska på olika sätt bidra till att de övergripande målen i Eskilstuna kommuns utvecklingsplan för äldreområdet nås.
Verksamheten ska bidra till att:
• Den äldre ska känna trygghet i sitt boende vilket främjar möjligheten till att leva ett självständigt liv med god livskvalitet
• Den äldre ska uppleva största möjliga hälsa och välbefinnande
• Den äldre ska ges möjlighet till ett aktivt och meningsfullt liv
• Den äldre ska mötas med respekt och vara delaktig i samhället
2.3 Huvudmannaskap
Beställaren är huvudman för äldreomsorgen oavsett vem som utför den och beställaren ansvarar för myndighetsutövning gällande brukarens bistånd och uppföljning av beställda tjänster.
2.3.1 Nuvarande verksamhet
Eskilshems vård- och omsorgsboende, som ligger på Kjulavägen 1 i Eskilstuna, riktar sig till personer med demenssjukdom. Boendet ligger ca.1 km från centrum. I nära anslutning till boendet ligger en välsorterad livsmedelsaffär och busshållsplats.
Boendet har 70 lägenheter för 70-73 personer. Personalen ansvarar för service, - vård och omsorg dygnet runt. Möjlighet till parboende finns.
För närvarande sker tillagning av lunch- och kvällsmål i beställarens produktionskök.
Eskilshems personal hämtar den färdiglagade varma maten vid det närliggande
produktionsköket två gånger per dag. Eskilshems personal lagar själva frukost och mellanmål.
2.3.2 Beskrivning av fastigheten
Fastigheten byggdes som särskilt boende 1994. Fastigheten ägs av Graflund Fastighets AB.
Eskilstuna Kommunfastigheter AB har förstahandskontraktet och vuxenförvaltningen hyr i andra hand. Fastigheten är försäkrad genom fastighetsägaren.
Boendet består av 67 lägenheter om ca.39 kvm bestående av ett rum med trinettkök och hygienutrymme samt 3 lägenheter om ca.50 kvm bestående av två rum och kök samt hygienutrymme.
Äldreboendet är fördelat på fyra våningar och verksamheten är indelad i nio enheter. Varje enhet innehåller kök och kombinerat matrum/vardagsrum samt 7-8 lägenheter.
Personalutrymmen, toalett, dusch och omklädningsrum samt förråd och tvättstuga finns på varje våningsplan. Källaren innehåller tre förråd. På boendet finns lokaler för frisör och fotvård. På våning fyra finns lokaler för administration. Ritningar finns i bilaga 11
I boendet finns STT – Carelarm med tillhörande larmcentral med larmmottagningsprogram för registrering av inkommande larm och svarstelefoner för personalen. Lägenheterna är utrustade med dörrlarm. Hisslarm, entrélarm, och eventuella golv- och sänglarm kopplas till larmcentralen.
Boendet har ett internt brandlarm som ägs av beställaren.
Utomhusmiljön består av en innergård som är anpassad för personer med demenssjukdom.
Merparten av lägenheterna har balkong. Ett mindre antal lägenheter har franskbalkong.
2.4 Upphandlande myndighet
Upphandlande myndighet i denna upphandling är Eskilstuna Kommun (kallad Beställaren) genom:
Eskilstuna Kommun
Administration och Upphandling 631 86 Eskilstuna
3 Upphandlingsformen
Upphandlingen genomförs som Öppet förfarande enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Anbud antas vanligtvis utan övergång till förhandlat förfarande.
Det är således av avgörande betydelse att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor.
3.1 Frågor och upplysningar under ansökningstiden
Förfrågningsunderlaget för anbudsansökan avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. Det är angeläget att anbudsgivaren kontaktar Eskilstuna kommun om något är oklart.
Begäran om ytterligare information om uppdragets innehåll och utförande ska ställas skriftligen i god tid, dock senast 5 arbetsdagar, före sista anbudsdag.
Frågor kan ställas:
Direkt på www.e-avrop.com/eskilstuna eller genom att skicka ett mail till annie.sorensen@eskilstuna.se (Märk e-post: Frågor/Drift Eskilshem).
Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som begärts skriftligt av beställarens kontaktperson.
Endast skriftliga svar är bindande. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor till beställaren eller av någon annan anledning kommer skriftliga svar att publiceras på www.e-avrop.com/eskilstuna.
4 Formella krav på anbud
4.1 Sista Anbudsdag
Anbud ska vara ansvarig upphandlare tillhanda senast 2011-11-22. Anbud som inkommer efter sista anbudsdag kommer inte att prövas. Anbud lämnade genom telefax eller e-post accepteras inte.
4.2 Anbudets lämnande
Anbud ska avfattas på det svenska språket och utformas enligt detta förfrågningsunderlag.
Bifogade bilagor ska användas. Ofullständiga anbud kommer ej att prövas.
Anbud ska lämnas skriftligt och undertecknas av behörig firmatecknare i original och med en elektronisk (1) kopia företrädesvis på USB eller CD-ROM där dokumenten är olåsta (d.v.s. ej pdf), detta för att underlätta anbudsutvärdering. Anbudsgivaren svarar för att innehållet inte avviker från det skriftliga anbudet.
OBS Om annan än firmatecknare undertecknar anbudet ska kopia på delegering bifogas.
Anbud ska lämnas i slutet kuvert märkt, till följande adress:
Eskilstuna Kommun
Administration och Upphandling
”ANBUD Dnr: ANS.11.057 Drift av Eskilshem”
631 86 ESKILSTUNA
Besöksadress: Stadshuset, Fristadstorget, Alva Myrdals Gata nr 1
Anbud kan lämnas i receptionen, vilken är öppen under normal kontorstid 8-16 helgfria vardagar. Övriga tider hänvisas till postlådan på grinden vid Stadshusets huvudentré.
Observera att brevinkastet är begränsat till pärmstorlek.
4.3 Alternativa anbud Alternativa anbud accepteras ej.
4.4 Helt eller delat anbud
Anbud ska lämnas på samtliga delar i förfrågningsunderlaget
4.5 Avtalsmall
Avtal kommer att tecknas enligt avtalsmallen, se bilaga 14 och 15, vilken anbudsgivaren ska utgå från vid upprättandet av anbudet. Av anbudet ska klart framgå att anbudsgivaren
accepterar villkoren i avtalsmallen.
4.6 Anbudets giltighetstid
Anbud ska vara bindande t o m2012-02-28
5 Krav på anbudsgivaren
Beställaren strävar efter att hålla nere omfånget på dokumentation, generellt informations- och marknadsföringsmaterial behöver därför inte bifogas.
5.1 Anbudsgivarens ekonomiska status
Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk ställning som möjliggör att denne kan fullfölja sina åtaganden under avtalstiden.
Eskilstuna Kommun kommer att kontrollera detta och som utgångspunkt kommer Business Check i Sverige AB kreditupplysning att användas. Anbudsgivaren ska de senaste 3 åren ha uppnått en rating om minst 5 på den 10-gradia skalan.
För kontroll av finansiell ställning kommer nedanstående nyckeltal att granskas och bedömas av beställaren. Resultatet på respektive nyckeltal ställs i relation till företagets storlek och värdet på denna upphandling och skall visa ett godtagbart tal.
Nyckeltal:
Eget kapital Soliditet Kassalikviditet Skuldsättningsgrad
Andel lönekostnad av omsättning Lönekostnad per anställd
Om anbudsgivaren har låga nyckeltal och/eller negativt resultat ska en godtagbar garanti på begäran kunna lämnas så att det är klarlagt att anbudssökanden innehar stabil ekonomi (t ex genom att erbjuda koncerngaranti eller bankgaranti).
5.2 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter
Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
Anbud kan lämnas av aktiebolag under bildande. Aktiebolaget ska vara bildat senast inför avtalstecknande. Till anbudet ska i så fall bifogas stiftelseurkund. Utländska anbudsgivare ska bifoga intyg på att de är registrerade i bolagsregister eller motsvarande som förs i det land där anbudsgivaren har sin etableringsort, samt att skatter och avgifter enligt landets regelverk är betalda.
Anbudsgivare som är organisation som inte är registrerade i bolagsverket eller motsvarande register, ska inge stadgar samt relevanta protokoll.
Anbudet ska bifogas ifyllda leverantörsuppgifter(bilaga 2)
Anbudsgivaren är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om anbudsgivaren inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå
motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda. Det samma ska gälla för eventuella underleverantörer som anbudsgivaren anlitat för att fullgöra avtalet.
Kontroll av anbudsgivaren och eventuella underleverantörer kommer att ske via Skatteverket.
Leverantören ska vara utan anmärkning med avseende på inbetalning av skatt och avgifter enligt lag för att kvalificera sig i denna upphandling
5.2.1 Samarbetsöverenskommelse med Skatteverket
Beställaren har gjort en överenskommelse med Skatteverket som innebär att Beställaren med hjälp av Skatteverket kommer att ta fram information om anlitade anbudsgivare och
underleverantör för att se att företagen är registrerade, för moms, registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten
5.3 Uteslutningsgrund
En leverantör ska uteslutas från deltagande i offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om omständighet enligt 10 kap § 1, LOU (Lag om Offentlig Upphandling)
En leverantör kan uteslutas från deltagande i offentlig upphandling enligt 10 kap 2§, LOU.
Anbudet ska bifogas ifylld och undertecknad Leverantörsförsäkran (bilaga 3) som bevis för ovan. Kraven ska uppfyllas under hela avtalstiden och beställaren har rätt att häva avtalet om Leverantören inte uppfyller någon av ovan nämnda krav.
5.4 Underleverantörer
Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av uppdraget ska dessa anges i anbudet tillsammans med en specificering av omfattning och karaktär.
Ifylld blankett Leverantörsuppgifter (bilaga 2) samt Leverantörsförsäkran (bilaga 3) ska även bifogas för angivna underleverantörer.
5.5 Teknisk förmåga och kapacitet
Med teknisk förmåga och kapacitet menas anbudsgivarens förutsättningar att klara uppdraget.
Anbudet ska innehålla en kort allmän presentation av företaget.
Anbudsgivaren ska vidare redogöra för sina kvalifikationer för att genomföra uppdraget, såsom affärsidé, organisation (i förekommande fall, nationell och lokal) samt beskriva vilken serviceorganisation som erbjuds beställaren.
5.5.1 Referenser
Anbudsgivaren ska ha dokumenterade kunskaper och erfarenheter av att genomföra vård och omsorg till personer med demenssjukdom inom särskilt boende för äldre.
Anbudsgivaren ska bevisa sin erfarenhet genom att redovisa minst två (2) likvärdiga uppdrag som pågår eller utförts under de senaste 5 (fem) åren.
Med likvärdig avses för anbudet relevant uppdrag inom samma ämnesområde, med
likvärdighet avses också omfattning. Beställaren förbehåller sig rätten att kontakta angivna referenser för att verifiera att lämnade uppgifter är riktiga och att uppdragen genomförts med godkänt resultat, beställaren förbehåller sig även rätten att inhämta egna referenser.
Syftet med referenserna är att beställaren ska kunna se om den beskrivning av utförandet av tjänsterna som framgår av anbudsgivarens anbud, verifieras av den beskrivning som
referenserna ger. Information om referenser anges i bilaga 16.
5.6 Kvalitetssäkring
Verksamheten ska bedrivas med god kvalitet.
Anbudet ska innehålla en beskrivning av hur kvalitetssäkring sker i anbudsgivarens verksamhet samt för ev. underleverantörs verksamhet.
• Företagets kvalitetspolicy
• Företagets eventuella kvalitetscertifiering
• Hur produktionsprocessen ser ut
• Beskriv vilka metoder som används för att fortlöpande verifiera och validera organisationens processers/tjänsters/produkters prestanda så att de motsvarar kundernas behov och krav
• Hur policyn för kundbemötande/kundhantering är utformad
Utföraren ska ha ett kvalitetssystem enligt SOSFS 2006:11 och SOSFS 2005:12 anpassat till verksamhetens inriktning och omfattning. Kvalitetssystemet/egenkontrollen ska säkerställa att den enskildes behov tillgodoses samt att föreskrifter följs. Kravställs i bilaga 1.
5.6.1 Nöjd Kund Index (NKI)
Anbudet ska innehålla en beskrivning av:
Hur uppföljning av NKI och kvalitet på utförda tjänster sker
Hur ofta genomförs ovan
Vilket resultat senaste mätningen gav
Vilka åtgärder vidtas om satta mål inte uppnås inom utsatt tid
5.6.2 Nöjd Brukar Index (NBI)
Anbudet ska innehålla en beskrivning av:
Hur uppföljningen av NBI och kvalitet på utförda tjänster sker
Hur ofta genomförs ovan
Vilket resultat senaste mätningen gav
Vilka åtgärder vidtas om satta mål inte uppnås inom utsatt tid
5.7 Miljöarbete
Enligt kommunens riktlinjer ska upphandling främja hållbar utveckling som leder till en god miljö för nuvarande och kommande generationer.
Kommunen ska göra miljömässiga hänsynstaganden bland annat genom att; handla med leverantörer som bedriver ett aktivt miljöarbete, ställa miljökrav på varor, tjänster och entreprenader, prioritera miljöanpassade varor, tjänster och entreprenader och på så sätt stimulera en produktion som påverkar miljön så lite som möjligt.
Policyn finns att hämta på http://www.eskilstuna.se/sv/Bygga-bo-och-miljo/Miljo/Mal-och- resultat/Styrande-dokument-/Miljopolicy/
Anbudsgivaren ska beskriva hur miljöarbetet bedrivs inom företaget och redovisa följande:
Företagets miljöpolicy, en redogörelse för de grundprinciper och den inriktningen som styr anbudsgivarens handlande inom miljöområdet, och beskrivningar av
anbudsgivarens rutiner för ständiga förbättringar inom miljöområdet samt hur uppfyllelse av gällande miljölagstiftning säkerställs.
5.8 Meddelarfrihet
Personal hos anbudsgivaren ska ha meddelarfrihet och kunna påtala missförhållanden utan repressalier.
Anbudet ska innehålla en accept på detta krav.
5.9 Personuppgiftslagen
Anbudsgivaren ska ansvara för att de personuppgifter som hanteras behandlas i full överensstämmelse med personuppgiftslagen (PUL) Anbudsgivaren ska på egen bekostnad vidta sådana tekniska och organisatoriska åtgärder som enligt Beställarens skäliga uppfattning är lämpliga för att skydda personuppgifter. Se vidare avtalet bilaga 15
6 Kravspecifikation
Krav på utförandet, på ledning av verksamheten, på personal mm framgår av bilaga 1.
Specifikationen ska ifylld bifogas anbudet. Kraven och svaren på dessa betraktas som direkta avtalsvillkor.
7 Pris/Ersättning
Priser ska anges i bilaga 4. Priserna ska vara fasta under avtalsperiodens 2 (två) första år och inkludera samtliga med uppdraget förenliga kostnader. Inga kostnader utöver vad som anges i bilaga 4 kommer att ersättas.
7.1 Elektronisk fakturering
Eskilstuna Kommun arbetar aktivt för att effektivisera handelsprocessen genom införande av elektronisk handel. Vår ambition är att minimera antalet papperstransaktioner genom att digitalisera flödet av beställningar och fakturor med hjälp av elektronisk handel. Genom minskat antal papperstransaktioner minskar kostnaderna, vi blir effektivare och inte minst bidrar vi till en bättre miljö.
Eskilstuna Kommun kräver av alla sina avtalade leverantörer att dessa fakturerar elektroniskt varför kommunen erbjuder möjlighet att kostnadsfritt nyttja faktura portal, mer information finns på vår hemsida:
http://www.eskilstuna.se/sv/Naringsliv-och-arbete/Upphandling-och-inkop/E-handel-e- faktura/Skicka-faktura/
Av anbudet ska framgå vilka möjligheter anbudsgivaren har att sända elektroniska fakturor.
8 Anbudspresentation
Beställaren kan komma att bjuda in anbudsgivare, och dennes personal, för intervju. Detta i syfte att säkerställa att anbud uppfattats på ett korrekt sätt och för att bedöma efterfrågade kompetens och tjänstenivå. Under intervjun har leverantören även möjlighet att presentera sitt sätt att arbeta, berätta om sin erfarenhet. Ersättning utgår inte för anbudsgivarnas eventuella kostnader och utlägg i samband med intervjuer
Den i anbudet erbjudna bemanningen (dvs. nyckelpersoner) ska delta vid en eventuell presentation.
9 Sekretess
9.1 Upphandlingssekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats.
Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens
offentliggörande är samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar.
9.2 Kommersiell sekretess
Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter ovan nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att
anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.
För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren i anbudet framställa sin begäran. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.
10 Anbudet ska innehålla följande.
Anbudet ska innehålla uppgifter enligt nedan:
• Accept av avtalsvillkor
• Uppgifter om anbudets giltighetstid
• Kort företagspresentation samt beskrivning kvalifikationer enligt punkt 5.5
• Beskrivning av hur kvalitetssäkring uppfylls enligt punkt 5.6 (glöm inte evt underleverantörer)
• Beskrivning av NKI enligt punkt 5.6.1
• Beskrivning av NBI enligt punkt 5.6.2
• Beskrivning miljöarbetet enligt punkt 5.7
• Accept av kravet punkt 5.8
• Information om företagets möjlighet till elektronisk fakturering punkt 7.1
• Uppgifter om eventuell sekretess punkt 9.2
• Vara undertecknat av firmatecknare alternativt person med fullmakt Anbudet ska bifogas följande dokument:
• Anbud i original med 1 elektronisk kopia
• Ifylld bilaga 1 Kravspecifikation
• Ifylld bilaga 2 leverantörsuppgifter (glöm inte evt underleverantörer)
• Ifylld bilaga 3 Leverantörsförsäkran (glöm inte evt underleverantörer)
• Ifylld bilaga 16 Referensuppdrag
• Ifylld bilaga 4 Pris/ersättning
• Intyg enligt punkt 5.6
• Intyg enligt punkt 5.7
11 Anbudsprövningen och utvärdering
Anbudsprövning och utvärdering sker enligt nedan beskrivna steg.
Steg 1, Uteslutning – kontroll av att anbudsgivarens uppfyller de formella krav som samhället ställer på bolagsregistrering, betalning av skatter och avgifter mm och att det inte finns några omständigheter som ska eller får medföra uteslutning samt att alla uppgifter och dokument som efterfrågats har lämnats.
Steg 2, Kvalificering – bedömning av anbudsgivarens allmänna lämplighet i former av ekonomi, kompetens och resurser och förmåga att leverera erbjudna tjänster samt kontroll att anbudet har uppfyllt samtliga ställda krav.
De anbudsgivare som uppfyller kraven i utslutningsfasen och kvalificeringsfasen kommer att vara med i den fortsatta bedömningen.
Steg 3 - Utvärdering
Anbud som uppfyller samtliga ställda krav enligt steg 1 och 2 utvärderas i enlighet med nedan angivna utvärderingsparametrar
Det för beställaren totalt ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas utifrån kriterierna
· Kvalitet
· Pris
Pris
Utvärderingspris beräknas
365 x dygnskostnad enligt prislistan bilaga 4
Kvalitet
Med kvalitet menas bedömd förmåga att genomföra uppdraget på det för kommunen mest fördelaktiga sättet med avseende på innehåll och utformning av offererad tjänst.
Vid bedömningen av kriteriet kvalitet tas hänsyn till den redovisning/beskrivning som anbudsgivaren lämnar på hur man avser att genomföra uppdraget (Kravspecifikationen)
Vid utvärderingen bedöms kvalitet subjektivt enligt följande:
Varje svarspunkt poängsätt utifrån:
Mycket god 5 poäng
God 3 poäng
Godtagbar 2 poäng
Mindre godtagbar 1 poäng
Ej godtagbar 0 poäng
Varje svarspunkt är kopplat till en viktning i skala 1-3. Viktningen framgår av kravspecifikationen.
Sammanlagda poängen ligger till grund för mervärdesberäkningen. Maximal poäng är 460
Kriteriet kvalitet har ett mervärde om 800 kronor per poäng
Pålägget för kriteriet kvalitet adderas till anbudets utvärderingspris. Anbudet som
får det lägsta jämförelsevärdet är det för Eskilstuna Kommun ekonomiskt mest fördelaktiga.
Om anbudsutvärderingen visar att två eller flera anbud får exakt lika jämförelsevärden antas anbudsgivare som erbjuder lägsta utvärderingspris.
Utvärderings exempel:
Anbudspris 1 200 kronor/dygn
Utvärderingspris 438 000
Uppnådda poäng 345
Maximal poäng 460
Missade poäng -115 x 800 = 92 000
Slutligt anbudspris = Jämförelsevärde 530 000
12 Tilldelningsbeslut
Beslut i upphandlingen fattas av den upphandlande myndigheten och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare, i första hand sker det till den e-postadress som angivits som kontaktperson, innan upphandlingskontrakt tecknas.
Tilldelningsbeslutet ska inte utgöra en accept, utan Eskilstuna kommun blir bunden av vinnande anbud först i och med att avtalskontraktet undertecknas.
12.1 Avtalskontrakt
För uppdraget upprättas kontrakt enligt bifogade avtalsvillkor för uppdraget. Dessa villkor är att betrakta som skakrav. Detta innebär att Eskilstuna Kommun ej kommer att godkänna några andra kontraktsvillkor, standardvillkor eller liknande.
Avtal mellan leverantören/leverantörerna (i förekommande fall) och Beställaren tecknas när avtalsspärr har släppts.
12.2 Överprövning
Anbudsgivare har rätt att begära överprövning hos förvaltningsdomstol t ex för formella brister i upphandlingen. Leverantör kan också föra talan om skadestånd i allmän domstol.
