Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att anta IT-strategi för Nykvarns kommun.

TJÄNSTESKRIVELSE

IT-strategi för Nykvarns kommun

KS/2016:69

Förvaltningens förslag till beslut

Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att anta IT-strategi för Nykvarns kommun.

Sammanfattning av ärendet

Nykvarns kommun står inför stora utmaningar, bland annat med avseende på befolknings- tillväxt, ökad personaltäthet, nya lagkrav, EU-direktiv samt regeringens mål om att 90 % av Sveriges befolkning ska ha tillgång till minst 100Mb/s senast 2020. Det ställer krav på en väl fungerande IT-verksamhet. Det innebär att kommunen måste säkerställa att IT-verksamheten är säker, kostnadseffektiv och tillgodoser verksamhetens behov samt underlättar

kommunikation mellan kommun och kommuninnevånare, myndigheter, och andra externa aktörer.

En väl fungerande IT-verksamhet är viktig för att Nykvarns kommun på bästa sätt ska lyckas att fullgöra sitt uppdrag. Ett första steg i detta arbete är att fastställa en IT-strategi som utgör den övergripande riktningen för utveckling av IT-verksamhet och IT-stöd.

Ekonomiska konsekvenser

Beslutet kan få ekonomiska konskevenser under utvecklingsarbetet för att efterleva IT- strategins inriktning. Det är i dagsläget svårt att utifrån IT-strategin göra någon generell bedömning av de ekonomiska konsekvenser som IT-strategin kan medföra. Vi bedömer dock att kostnaderna för införandet av en kommungemensam standard för e-postadresser inom Nykvarns kommun uppgår till omkring 100 000 sek. Beloppet bygger på att ett antagande om totalt 400 förskolärare och lärare (Furuborgskolan inräknad) och en kostnad för GroupWise- licenser som uppgår till 255 sek per person och år. För att samtliga förskolärare och lärare i Nykvarns kommun ska få tillgång till en e-postadress enligt det kommungemensamma e- postformatet måste de få tillgång till ett användarkonto i GroupWise. Kravet på

kommungemensamma e-postadresser medför inga krav på att byta ut nuvarande

skolplattform, vilket inte heller hanteras i IT-strategin, och inte heller några krav på att köpa in ytterligare hårdvara.

Anders Eklund

Verksamhetsutvecklare IT Telefon 08 555 014 83 anders.eklund@nykvarn.se

Kommunstyrelsen

2016-05-25

TJÄNSTESKRIVELSE

TJÄNSTESKRIVELSE

Avsaknaden av en kommungemensam e-postadress för samtliga anställda i Nykvarns kommun gör att e-postadresser till lärare och förskollärare inte är sökbara i kommunens e- postklient (GroupWise). Det innebär att förvaltningen inte på ett enkelt sätt, utan att hämta e- postadresser från intranätet eller någon annan källa, kan kommunicera med skolverksamheten via e-post vilket i sig är en väsentlig effektivitetsbrist. En kommungemensam standard för e- postadresser ger inte heller möjlighet till att använda sig av smeknamn i e-postadressen, vilket är fallet idag och bidrar således till att skapa ordning i floran av e-postadresser inom skola och förskola.

För IT-strategin i övrigt gäller att för att meningsfullt och med någorlunda precision fördjupa och tydliggöra de ekonomiska konsekvenserna måste, de i IT-strategin, uppsatta punkterna brytas ned i handlingsplaner och prioriteras efter angelägenhet samt genomgå någon form av kravställnings-fas. Först därefter kan vi göra en bedömning av vilka ekonomiska

konsekvenser respektive handlingsplan och-/eller aktivitet har. Därefter ska prioriterade aktiviteter läggas in i aktuell årsbudget.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse 2016-05-24 IT-strategi

Barnkonventionskonsekvenser

Beslutet har inga konsekvenser för barn eller ungdomar.

Ola Edström Thomas Jansson

Kommundirektör Kanslichef

Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Akten

IT-strategi för Nykvarns kommun

POLICY

Innehåll

IT-strategi för Nykvarns kommun ...0

Begrepp och definitioner...2

Inledning ...4

Syfte ...4

IT-verksamhet i Nykvarns kommun ...4

Bredband ...5

Organisation och Styrning ...5

Organisation ...5

Styrning ...5

Teknik ...6

Teknisk infrastruktur ...6

Arbetsplats...6

E-postformat ...6

System...6

Utveckling, Drift och Support ...7

IT-Säkerhet...7

Upphandling och Inköp...7

Upphandling ...7

Inköp...8

Uppfyllande av intentionerna i IT-strategin ...8

Förvaltning av IT-strategin...8

POLICY

Begrepp och definitioner

Begrepp Definition

Förvaltningsgrupp Kan bestå av systemförvaltare, systemansvarig och drifts-

ansvarig. Kan besluta om frågor och inom ramen för förvaltningsplan.

Hårdvara T ex datorer, smartphones, servrar, skrivare

Informationssäkerhet Med informationssäkerhet menar vi skydd av

information och informationssystem. Skyddet ska uppfylla kommunens krav på ansvar, sekretess,

tillgänglighet, kvalitet och spårbarhet. Skyddet omfattar dels åtgärder för den tekniska miljön och dess

användning (IT-säkerhet), dels åtgärder som anknyter till bestämmelser ibland andra tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen, personuppgifts-lagen och

arkivlagstiftningen (allmän informations-säkerhet).

IT Informationsteknik, exempelvis internet, e-post, intranät,

telefoni och IT-stöd.

IT-miljö En IT-miljö utgörs av de delar som ingår i det som

beskrivs som IT-plattform nedan. IT-miljön kan delas in i produktions- och testmiljöer samt efter vilken teknologi som den bygger på, exempelvis .Net- eller stordatormiljö.

IT-plattform Består av infrastruktur som servrar, databaser,

integrationer, datorer, operativsystem, mjukvaror som krävs för att IT-stödet ska fungera.

IT-råd Består av kommundirektören och samtliga

avdelningschefer med uppgift att fatta beslut om investeringar i verksamhetssystem och IT-miljöer samt andra IT-relaterade frågor som inte ryms inom respektive

systemförvaltningsgrupps mandat.

IT-stöd IT-stöd kan delas upp i flera delar, dels IT-system som t ex

Heroma och Pro Capita, dels hårdvara som datorer och smartphones som används för att underlätta det dagliga arbetet inom verksamheten och slutligen den IT-support som IT-enheten erbjuder samtliga IT-användare.

IT-säkerhet Säkerhet avseende skydd av IT-system och dess data

syftande till att förhindra obehörig åtkomst och obehörig eller oavsiktlig förändringeller störning vid databehandling samt dator- och telekommunikation.

IT-verksamhet Det tekniskt orienterade arbetet som görs för att hantera

IT-komponenter. Delas ofta in i kategorierna IT- förvaltning, IT-utveckling och IT-drift.

LOU Lag om offentlig upphandling.

Mjukvara Dataprogram, IT-system.

MSB Myndigheten för samhällsskydd och beredskap.

PullPrint PullPrint innebär att utskrifterna går mot en skrivarserver.

Identifiering sker vid vald maskin antingen med passerkort eller med inloggningskod. Detta innebär att samtliga

POLICY

maskiner med PullPrint-funktion är tillgängliga för alla.

Release En release innehåller förändringar som görs i driftmiljön,

både mjuk- och hårdvaruförändringar och kan omfatta en eller flera förändringar.

Systemintegrationer Systemintegration: Begreppet innebär att flera olika fristående system kopplas ihop för att fungera tillsammans.

För att detta ska fungera skapas en applikation som jobbar mot systemens olika gränssnitt. Då kan systemen skicka information till varandra automatiskt utan att behöva ha en person som sitter och manuellt matar in denna information.

Tredjepartsleverantör Leverantörer av produkter som t ex IT-system som

Heroma & Pro Capita.

POLICY

Inledning

IT-Strategi för Nykvarns kommun utgör den övergripande riktningen för

utformning av IT-verksamhet och IT-stöd i kommunen. Dokumentet är indelat i fyra huvudområden:

 Bredband

 Organisation och Styrning

 Teknik samt

 Upphandling och Inköp

Syfte

Syftet med IT-strategin är att säkerställa att Nykvarns kommun i alla lägen erbjuder ett effektivt och välutvecklat IT-stöd som motsvarar de behov som verksamheten, kommuninnevånarna och näringslivet har.

IT-verksamhet i Nykvarns kommun

En väl fungerande IT-verksamhet är viktig för att Nykvarns kommun på bästa sätt ska kunna fullgöra sitt uppdrag för medborgarnas bästa och är därmed en viktig ledningsfråga.

Med en sammanhållen, standardiserad IT-struktur, ett välutvecklat system för kommunikation och information samt tydliga besluts- och ansvarsområden har kommunen bäst förutsättningar att lyckas med sitt uppdrag.

Kommunens IT-stöd ska underlätta och stödja kommunens anställdas möjligheter att utföra sina arbetsuppgifter på bästa sätt. IT-stödet ska även underlätta

kommunikation mellan kommunen och den enskilde kommuninnevånaren, företag samt andra aktörer. Det åstadkoms genom en prioriterad satsning på e-tjänster.

En väl fungerande IT-verksamhet i Nykvarns kommuns regi:

 möter effektivt behovet av verksamhetsstöd

 underlättar och stödjer personalens arbete

 är långsiktigt kostnadseffektiv, stabil och säker

 upplevs som modern, användarvänlig och tillgänglig

 garanterar en säker informationsförsörjning till- och från privatpersoner, myndigheter och näringsliv

 garanterar en välfungerande pedagogisk utbildningsmiljö i kommunens skolor och förskolor

IT-strategin finns tillgänglig för alla via kommunens hemsida och ”Insidan”.

POLICY

Bredband

Nykvarns kommun ska uppfylla de mål som uppställs i regeringens digitala agenda för Sverige, d v s ett bredband i världsklass som når minst 90 % av alla hushåll och fasta verksamhetsställen i kommunen och uppgår till 100 Mbit/s senast 2020.

Organisation och Styrning

SÄ: Systemägare

Organisation

IT-rådet består av kommundirektören och samtliga avdelningschefer. IT-rådet har som uppdrag att fatta beslut om investeringar i och utveckling av IT-system och teknisk infrastruktur på kommunövergripande nivå. IT-rådet sammanträder en gång per halvår eller mer om så krävs. Kommundirektören är sammankallande och har beslutanderätt.

Nykvarns kommun har en central IT-enhet som ansvarar för drift och support av IT-infrastruktur samt i förekommande fall mjukvara inom hela kommunen. IT- enheten leds av IT-chefen. IT-enheten är kommunens kontaktpunkt gentemot tredjeparts-leverantörer avseende frågor av teknisk natur i samband med hantering av incidenter och problem som har med mjuk- och/-eller hårdvara att göra.

Systemägaren har det yttersta ansvaret för förvaltning av berörda IT-system.

Förvaltningsgrupperna agerar som beställare mot IT-enheten i frågor som rör IT- infrastruktur och beställare mot tredjepartsleverantörer i frågor som rör anskaffning av mjukvaruprodukter.

Kommundirektör

IT - Chef IT - Råd

SÄ SÄ SÄ

Beslutand e Rådgivande

Verkställand

e Förvaltande

POLICY

Styrning

IT-verksamheten utgår från de behov som respektive verksamhet har. Det innebär att respektive avdelning inom kommunen tar fram förslag på IT-investeringar och förbättringsåtgärder för vidare befordran till IT-rådet.

De IT-investeringar och förbättringsåtgärder som ska genomföras fastställs i den årliga budgetprocessen efter godkännande av IT-rådet och har sin grund i politiskt fattade inriktningsbeslut och berörda verksamheters identifierade behov.

Förbättringsåtgärder som inte ryms inom fastställd budgetram ska beslutas av kommunstyrelsen.

Driften av kommunens samtliga egna IT-plattformar ska ske inom ramen för IT- enhetens ansvar. I de fall då kommunen använder molntjänster ska driften av dessa ske inom ramen för molntjänstleverantörernas ansvar enligt upprättade driftavtal.

Teknik

Teknisk infrastruktur

Nykvarns kommuns IT-miljö bygger på en central plattform med hårdvara som drivs och underhålls av IT-enheten. De operativsystem och IT-system som används ska vara de som bäst tillgodoser kommunens behov. Lagring av data ska ske på så sätt att verksamheten vidmakthålls vid exempelvis en brand eller ett större

driftavbrott.

Arbetsplats

Nykvarns kommun erbjuder sin personal standardiserade IT-arbetsplatspaket som består av dator och ett standardiserat programvarupaket. Det är möjligt att

komplettera programvarupaketet med olika programvaror i syfte att optimera IT- stödet efter användarens specifika behov. Kommunen erbjuder även säker och effektiv infrastruktur för IT-arbetsplatser. Beroende på typ av tjänst kan en IT- arbetsplats bestå av fast eller portabel PC, Läsplatta, Smartphone eller GSM- telefon.

All utrustning som ansluts till Nykvarns kommuns nätverk och-/eller dator ska vara godkänd av IT-chef.

Nykvarns kommun använder centralt placerade skrivare och kopiatorer med

”PullPrint” funktionalitet.

POLICY

E-postformat

Kommunens format för e-postadresser är: förnamn.efternamn@nykvarn.se. Det gäller samtliga medarbetares e-postadresser oavsett organisationstillhörighet.

System

Nykvarns kommun ska uteslutande använda standardprogram från tredjeparts- leverantörer för att täcka behovet av IT-stöd.

Utveckling, Drift och Support

Normalt drifts-, support- och utvecklingsarbete utförs av IT-enheten. Support av IT- system från tredjepartsleverantörer hanteras av respektive leverantör enligt avtal.

Vid behov av specialistkompetens kompletterar Nykvarns kommun med externa leverantörer och partners.

IT-Säkerhet

En god IT-säkerhet är en viktig komponent i arbetet med drift och förvaltning av kommunens IT-system och medverkar till att skapa förtroende hos allmänheten, skydda personlig integritet och förhindra förlust av information.

IT-säkerhet är en viktig del av kommunens informationssäkerhetsarbete vilket bl a kräver att all information delas in i klasser enligt klara och fastställda kriterier.

Arbetet med IT-säkerhet i Nykvarns kommun ska bedrivas så att en så hög säkerhet som möjligt uppnås med hänsyn till kostnad och resursutnyttjande.

För att minimera risken att driften av Nykvarns IT-plattformar ska drabbas av avbrott till följd av skadlig programvara gäller följande:

 Det är inte tillåtet att ansluta och använda egen hårdvara som

t ex USB-minnen eller mobiltelefoner utan godkännande från IT-chef

 Hårdvara som används är godkänd av IT-enheten

 Det är inte möjligt att ladda ned mjukvara från internet utan tillstånd från IT-chef

 Programvaruuppdateringar är granskade och testade samt styrs centralt av IT-enheten enligt i förväg uppgjorda releaseplaner

POLICY

Upphandling och Inköp

Upphandling

Upphandlingar som genomförs av Nykvarns kommun ska följa gällande

lagstiftning (LOU). Upphandling kan, beroende på vara, tjänst och kostnad dels göras i egen regi, dels via Telge Inköp. Nykvarns kommun kan även göra avropsanmälan på ramavtal via SKI Kommentus eller via Statens Inköpscentral.

Avgörande för varifrån avrop görs är vad som är lämpligast ur ett verksamhets- och ekonomiskt perspektiv.

Inköp

Vid inköp av mjuk- och hårdvara gäller följande ansvarsfördelning:

IT-enheten ansvarar:

 för inköp avseende kommunövergripande inköp av hård och mjukvara

Systemägaren ansvarar för

 inköp av verksamhetsrelaterade IT-system och tillhörande förvaltningstjänster

Vid samtliga IT-relaterade inköp ska IT-enheten och Kansliavdelningen informeras.

Detta för att säkerställa att inköpet görs enligt gällande lagstiftning samt att det som köps in är kompatibelt med kommunens plattformar.

Uppfyllande av intentionerna i IT-strategin

I syfte att uppfylla de intentioner som ställs upp i IT-strategin kommer

styrdokument att tas fram inom de områden som framgår av IT-strategin. Nedan följer ett antal exempel på sådana områden:

 IT-säkerhet

 IT-verksamhet

 Systemförvaltning

 Systemdrift

 Infrastuktur

 Bredband

 Upphandling och inköp av IT-relaterad utrustning

POLICY

Förvaltning av IT-strategin

IT-strategin följer mandatperioderna och revideras i samband med att ny

mandatperiod inleds. Dock ska IT-strategin gås igenom varje år och revideras vid behov. Kanslichefen ansvarar för att IT-strategin följs upp och uppdateras.