Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd

(1)

Göteborgs Stad kommunfullmäktige 1 (1)

Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd

Till Göteborgs kommunfullmäktige

Kommunstyrelsens förslag

Stadsledningskontorets förslag till beslut av kommunstyrelsen för egen del har bifallits.

Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 26 augusti 2019 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar:

1. Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd, i enlighet med bilaga 1 i stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, godkänns.

2. Reglemente för kommunstyrelsen, grundskolenämnden, kulturnämnden och socialresurs nämnd, i enlighet med bilaga 4–7 i stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, godkänns.

3. De nämnder som anges i bilaga 8 som omfattas av möjligheten att söka statsbidrag ges ansvar för att ansöka och rekvirera riktade statsbidrag till egen nämnd.

Reglementen för dessa nämnder justeras i enlighet med förslag i bilaga 8 i stadsledningskontorets tjänsteutlåtande.

Göteborg den 25 september 2019 Göteborgs kommunstyrelse

Axel Josefson

Mathias Sköld Kommunfullmäktige

Handling 2019 nr 183

(2)

Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 1 (12)

Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd

Förslag till beslut

I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige:

1. Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd, i enlighet med bilaga 1 i stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, godkänns.

2. Reglemente för kommunstyrelsen, grundskolenämnden, kulturnämnden och socialresurs nämnd, i enlighet med bilaga 4–7 i stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, godkänns.

3. De nämnder som anges i bilaga 8 som omfattas av möjligheten att söka statsbidrag ges ansvar för att ansöka och rekvirera riktade statsbidrag till egen nämnd.

Reglementen för dessa nämnder justeras i enlighet med förslag i bilaga 8 i stadsledningskontorets tjänsteutlåtande.

I kommunstyrelsen:

Kommunstyrelsens delegation till stadsdirektören gällande beslut med anledning av stadens hantering av statsbidrag uppdateras i enlighet med bilaga 3 i

stadsledningskontorets tjänsteutlåtande.

Sammanfattning

Av samtliga kända riktade statsbidrag som staden ansöker om erhålls den största delen från Migrationsverket och Skolverket. Med anledning av de nya nämnderna inom utbildningsområdet har frågan om hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd aktualiserats.

Kommunstyrelsen beslutade 2019-04-10 § 241 att remittera Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd samt justeringar av reglementen till Grundskolenämnden, Förskolenämnden, Utbildningsnämnden, Nämnden för

arbetsmarknad och vuxenutbildning, Social resursnämnd, SDN Askim-Frölunda-Högsbo, SDN Östra Göteborg samt Kulturnämnden med begäran om yttrande senast 2019-06-20.

Av de åtta tillfrågade remissinstanserna tillstyrker samtliga nämnder det styrande dokumentet Göteborgs Stad anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd. Några av nämnderna har tillstyrkt med beaktande av de synpunkter som framgår av nämndens tjänsteutlåtande. Dessa avser justeringar eller behov av förtydligande av innehållet i anvisningen. Samtliga nämnder utom kulturnämnden tillstyrker förslag på reglementen. Kulturnämnden anger i sitt svar att stadsdelsnämndsöversynen och Stadsledningskontoret

Tjänsteutlåtande Utfärdat 2019-08-26 Diarienummer 1593/18

Handläggare Ulrica Enderberg Telefon:031-368 00 88

E-post: ulrica.enderberg@stadshuset.goteborg.se

(3)

nämndens ansträngda ekonomiska situation inte ger möjlighet att hantera den organisation som uppdraget kräver.

På kultursidan har det varit två årligt återkommande statsbidrag som skulle vara aktuella för kulturnämnden att administrera och samordna. Det ena bidraget finansierar redan idag all administration och samordning mellan stadsdelsnämnderna, vilket även möjliggör kulturnämndens finansiering vid ett övertagande.

Ekonomiska konsekvenser

I oktober 2018 lämnade staden ett yttrande gällande huvudbetänkandet i

Tillitsdelegationen - Med tillit växer handlingsutrymmet (SOU 2018:47) och En lärande tillsyn (SOU 2018:48). Staden tillstyrkte förslaget om att regeringen ska ha som

huvudprincip att använda sig av generella statsbidrag. Bidragen är ibland riktade mot insatser som inte motsvarar de lokala utvecklingsbehoven vilket kan innebära att viktiga lokala behov får stå tillbaka för nationella satsningar. I stadens yttrande poängterades att utformningen på bidragen ofta ger omfattande administration på flera nivåer i

verksamheterna både vad gäller ansökningsförfarandet och uppföljning av bidragen.

Föreliggande förslag bygger på principerna att en nämnd på egen hand ska kunna ansöka, rekvirera och fördela riktade statsbidrag samt att en nämnd kan ges ansvar för

administration och samordning av statsbidrag som rör fler än en nämnd. Dessa principer bidrar till att minska den administrativa processen.

De kända riktade statsbidragen som hanteras inom stadsledningskontoret och som staden erhöll under 2017 uppgick till cirka 2,3 miljarder kronor. Totalsumman är ungefärlig eftersom den kan innehålla bidrag för 2016 som betalats ut i efterskott, liksom bidrag för 2018 som betalats ut i förskott.

Ett vidare resonemang om finansiering finns under rubriken Stadsledningskontorets bedömning vad avser de kostnader som hanteringen väntas medföra de nämnder som ges ansvar för att samordna och administrera bidrag som rör fler än en nämnd.

Ekonomiavdelningen avser arbeta vidare med och planera för hur externa bidrag fortsättningsvis ska följas upp inom ramen för stadens årsrapportering.

Barnperspektivet

Syftet med de flesta av de riktade statsbidragen inom utbildningsområdet är att stärka likvärdigheten och kunskapsutvecklingen hos barn och unga.

Mångfalds-, Jämställdhets- och Miljöperspektivet

Stadsledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån dessa perspektiv.

Omvärldsperspektivet

Riksrevisionen¹ granskade under 2017 ändamålsenlighet avseende systemet med riktade statsbidrag till skolans huvudmän. I riksrevisionens rapport konstateras bland annat att den stora mängden statsbidrag orsakar splittring och försvårar, ibland omöjliggör, både fokusering och långsiktig planering hos huvudmännen. Riksrevisionens slutsats var att

1 Riktade statsbidrag till skolan – nationella prioriteringar men lokala behov (RiR 2017:30)

(4)

systemet inte fungerar ändamålsenligt, och i vissa fall till och med riskerar att påverka skolutvecklingen åt fel håll och rekommenderar bland annat en översyn av bidragens konstruktion och en sammanläggning av vissa bidrag eller överföring av riktade bidrag till generella.

Just nu pågår en översyn på nationell nivå för hur en mer strategisk och ändamålsenlig användning av de riktade bidragen kan uppnås.

I maj 2017 lades stadsområdesförvaltningarna och Sociala resursnämnden ned i Malmö stad. Malmö återgick därmed till en ren facknämndsindelning utan geografisk indelning av den politiska ledningen. I samband med organisationsförändringen flyttades

statsbidragshanteringen från stadskontoret till berörda förvaltningar på liknande sätt som föreslås i föreliggande ärende.

Bilagor

1. Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd.

2. Remissinstansernas yttranden.

3. Förslag till ändring i Kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens delegationsordning.

4. Reglemente för Göteborgs kommunstyrelse.

5. Reglemente för Göteborgs grundskolenämnd.

6. Reglemente för Göteborgs kulturnämnd.

7. Reglemente för Göteborgs social resursnämnd.

8. Nämnder med nytt reglemente i och med ny hanteringsordning av statsbidrag.

(5)

Ärendet

Stadsledningskontoret har tagit fram några bärande principer för staden avseende statsbidragshantering och föreslår i och med dessa att berörda nämnders reglementen justeras.

Kommunstyrelsen beslutade 2019-04-10 § 241 att remittera Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd samt justeringar av reglementen till grundskolenämnden, förskolenämnden, utbildningsnämnden, nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning, social resursnämnd, SDN Askim-Frölunda-Högsbo, SDN Östra Göteborg samt kulturnämnden med begäran om yttrande senast 2019-06-20.

Beskrivning av ärendet

Av samtliga kända riktade statsbidrag som staden ansöker om erhålls den största delen från Migrationsverket och Skolverket. Med anledning av de nya nämnderna inom utbildningsområdet har frågan om hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd aktualiserats.

Bärande principer för staden

Enligt gällande reglemente ankommer det på kommunstyrelsen att för kommunens räkning ansöka om och rekvirera statsbidrag samt besluta om bidragens fördelning på respektive nämnder. Stadsledningskontoret kan konstatera att det idag förekommer avvikelser i flera nämnder, till exempel inom utbildningsområdet. Utbildningsnämnden omhändertar redan idag de statsbidrag som renodlat går att hänföra till gymnasieskolan, gymnasiesärskola och vuxenutbildning, liksom nämnden för arbetsmarknad och

vuxenutbildning som står bakom den ansökan som man gör gemensamt med GR.

Sett till staden som helhet har social resursnämnd och grundskolenämnden i särklass flest statsbidrag att hantera som rör fler än en nämnd. Inom utbildningsområdet, i de fall statsbidragen är skolformsöverskridande, delas dessa i de flesta fall mellan grundskola och gymnasieskola.

Stadsledningskontoret föreslår följande principer (i kursiverad stil nedan) avseende hantering av statsbidrag.

En nämnd kan ges ansvar för att ansöka, rekvirera och besluta om fördelning av riktade statsbidrag till egen nämnd.

Stadsledningskontoret anser att en bärande princip för staden bör vara att samtliga nämnder kan ges ansvar att för kommunens räkning ansöka och rekvirera riktade statsbidrag till egen nämnd. En sådan princip innebär att berörda nämnders reglementen måste justeras.

En nämnd kan ges ansvar för samordning och administration för statsbidrag som rör fler än en nämnd.

En viktig förutsättning som påverkar bidragshanteringen inom utbildningsområdet är att Skolverket endast accepterar en samlad ansökan från staden. Detta ställer krav på samordning mellan förvaltningarna vad avser bidrag som är skolformsövergripande.

Grundskoleförvaltningen har, enligt stadsdirektörens principbeslut i avvaktan på en fördjupad utredning, förvaltat uppdraget om hantering av skolformsövergripande statsbidrag. Grundskoleförvaltningen kan sägas utgöra ett nav mellan de fyra nämnderna och föreslås därför få ansvar att samordna och administrera skolformsövergripande bidrag

(6)

inom utbildningssektorn. Administrations- och samordningsansvar för ett område, t ex utbildningsområdet, innebär ansvar för att administrera och samordna riktade statsbidrag för de nämnder som har för avsikt att ansöka även om samordnande nämnd inte avser ingå i ansökan. Exempelvis förväntas grundskolenämnden koordinera ansökningar som avser utbildningsnämnden och nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning.

Samma princip bör gälla hanteringen av statsbidrag för kulturområdet. Dessa hanteras idag av stadsledningskontoret, men hanteringen föreslås överlåtas till kulturnämnden.

Social resursnämnd hanterar redan idag flyktingadministrationen och ansöker om statsbidrag för hela staden (utbildningsnämnden undantaget). I nämndens reglemente finns detta angett som ett administrativt uppdrag.

Med anledning av pågående organisationsutredning föreslås Kommunstyrelsen tillsvidare behålla möjligheten att för stadens räkning ansvara för att ansöka om statsbidrag som rör fler än en nämnd. Det gäller statsbidrag som inte omfattas av de samordnande

nämndernas ansvarsområden.

Reglementet för de fyra ovan nämnda nämnderna föreslås justeras med anledning av det nämndövergripande administrations- och samordningsansvaret.

Föreslagna principer innebär att stadsledningskontoret i stora delar avhänder sig det operativa arbetet vad avser statsbidragshantering, vilket går i linje med pågående

förändrings- och utvecklingsarbete på stadsledningskontoret där den bärande tanken är att kontoret ska arbeta mer strategiskt och mindre operativt.

En nämnd som enligt gällande reglemente har en samordnande och administrativ funktion ansvarar för att koordinera arbetet med den fastställda process för statsbidragshantering som definieras i Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd. Förvaltningen ansvarar för att leda den operativa hanteringen av statsbidrag som rör fler än en nämnd. Det innebär exempelvis att utveckla former för samverkan och skapa kontinuerliga samverkansforum med berörda förvaltningar och på så sätt skapa delaktighet i arbetet. Varje enskild nämnd ansvarar för att leverera det underlag som krävs för ansökan till samordnande nämnd.

Fördelning av statsbidrag som rör fler än en nämnd ska beslutas av kommunstyrelsen eller utsedd delegat.

Kommunstyrelsen eller den som kommunstyrelsen utsett som delegat i frågan ska fatta det formella beslut som krävs vad gäller fördelning av statsbidrag som rör fler än en nämnd.

I samband med årsrapporteringen till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige sammanställer varje enskild nämnd vilka externa bidrag som staden erhållit.

Stadsledningskontoret anser, som en del av kommunstyrelsens ledning, styrning och uppsikt, att samtliga berörda nämnder ska lämna information till kommunstyrelsen om de statsbidrag som nämnder har sökt, vilka bidrag som funnits möjlighet att söka och varför nämnden avstått från att söka. Ekonomiavdelningen avser arbeta vidare med och planera för hur externa bidrag fortsättningsvis ska följas upp inom ramen för stadens

årsrapportering.

Stadsledningskontorets huvudsakliga uppdrag blir att fortlöpande bevaka utvecklingen inom statsbidragsområdet då detta är en viktig analysparameter i stadens budgetarbete.

Stadsledningskontoret kommer även att ha en funktion som samtalspartners vid

(7)

strategiska frågor inom området. Bidrag av särskild strategisk betydelse är exempelvis Lärarlönelyftet och Karriärtjänster, där bidragen har en direkt inverkan på stadens strategier för lönebildning (HR-området).

Remissinstansernas yttranden

Nedan följer en sammanställning av inkomna svar från remissinstanserna.

Förskolenämnden

Förskolenämnden tillstyrker förslaget om stadsövergripande anvisning avseende statsbidragshantering i enlighet med stadsledningskontorets förslag.

Grundskolenämnden

Grundskolenämnden tillstyrker förslaget till anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd med beaktande av de synpunkter som framgår av förvaltningens tjänsteutlåtande.

Grundskolenämnden tillstyrker justeringar av reglementen i enlighet med stadsledningskontorets förslag.

I stadsledningskontorets förslag till anvisning föreslås att vid avsteg från anvisningen ska samordnande nämnd i samråd med kommunstyrelsen tar fram arbetsformer och rutiner.

Grundskolenämnden föreslår istället att ett gemensamt ställningstagande tas fram mellan berörda nämnder angående avsteg ur föreslagen anvisning. Det kan finnas en risk att grundskolenämnden är partisk i ärendet. Finns oenighet mellan nämnderna föreslås kommunstyrelsen vara beslutande.

Kulturnämnden

Kulturnämnden tillstyrker Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd, under förutsättning att synpunkterna i föreliggande tjänsteutlåtande beaktas. Kulturnämndens synpunkter består i att nämnden vill förtydliga tidsramarna i processen för statsbidragshantering som redovisas i föreslagen anvisning. Nämnden ställer sig tveksam till att statsbidragen kommer gå att söka inom angiven tidsram, då nämnden uppfattar att det är flera omfattande steg som ska genomföras.

Nämnden anser vidare att det är otydligt vilka beslut som måste hanteras på politisk nivå och vilka som kan delegeras och önskar att stadsledningskontoret förtydligar detta i den stadengemensamma anvisningen. Nämnden vill dessutom att det tydligare ska framgå i anvisningen vilket ansvar för uppföljningen som samordnande nämnd har.

Kulturnämnden avstyrker stadsledningskontorets förslag till justering av kulturnämndens reglemente, där kulturnämnden ges ansvar att vara samordnande och administrerande nämnd för statsbidrag inom kulturområdet som rör fler än en nämnd. Nämnden avstyrker med hänvisning till att man vill avvakta översynen av stadsdelsnämnderna omfattningen blir mer känd. Kulturnämnden anser vidare att med det ekonomiska läge som nämnden befinner sig i har förvaltningen inte de administrativa resurser som krävs.

Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning

Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning tillstyrker remissförslaget under vissa förutsättningar.

Nämnden anser att det bör överföras medel från stadsledningskontoret som tidigare haft uppdraget och ram för samordningsuppdraget till grundskoleförvaltningen.

(8)

Nämnden föreslår, liksom grundskolenämnden, att samtliga involverade nämnder ska ges möjlighet att delta och att ett gemensamt ställningstagande tas fram för att undvika att grundskoleförvaltningen blir partisk i ärendet. Kommunstyrelsen föreslås vara beslutande om det finns oenighet mellan berörda förvaltningar.

Nämnden föreslår till sist att hantering av samordningen av de riktade statsbidrag som är gemensamma för utbildningsförvaltningen och förvaltningen för arbetsmarknad och vuxenutbildning, föreslås grundskoleförvaltningen endast ha en mer avrapporterande roll där utbildningsförvaltningen samordnar dess hantering och rapporterar till

grundskoleförvaltningen.

SDN Askim-Frölunda-Högsbo

Stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo tillstyrker förslag till Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd.

SDN Östra Göteborg

Stadsdelsnämnden Östra Göteborg tillstyrker stadsledningskontorets förslag till Stadengemensamma principer avseende stadsbidragshantering.

Social resursnämnd

Social resursnämnd tillstyrker Göteborgs Stads anvisning för hantering av bidrag som rör fler än en nämnd med hänvisning till nedanstående synpunkter och förslag på

huvudprocessen för statsbidragshantering.

Bereda budget Nämnden anser att det är positivt att samordnande nämnd får ett formellt ansvar att bedöma hur mycket statsbidrag berörda nämnder förväntas att få. Det saknas dock förutsättningar för samordnande nämnd att ge förslag angående påverkan på andra nämnders personalpolitiska områden, vilket remissen framhåller.

Det är vidare positivt att samordnande nämnd ansvarar för att utveckla samverkan med berörda nämnder och kommunstyrelsen redan i budgetprocessen.

Ansvaret utifrån nämndperspektivet att utse en huvudansvarig för att säkra

kommunikations- och informationsflödet har varit efterfrågat. Dock kan en kontaktperson för respektive bidrag skapa onödigt många kommunikationskanaler. Nämnden föreslår en samordnande kontaktperson per nämnd alternativt en samordnande kontaktperson per verksamhetsområde i varje nämnd.

Värdera bidrag Nämnden ser positivt på att samordnande nämnd ska diskutera effekter av berörda nämnders värderingar i relation till ansökningar. Nämnden ser även positivt på förtydligandet av ansvaret för berörd nämnd att meddela den samordnande förvaltningen om dess avsikt är att ansöka om ersättning. Detta kan skapa ökade förutsättningar att planera och samordna stadens anspråk i samband med ansökningsperioder.

Ansöka om bidrag Att samordnande nämnd ansvarar för att upprätta rutiner för ansökan främjar enhetlig utformning och centraliserar kvalitetsansvaret för ansökningsrutinerna i staden. Det underlättar även vid revision att rutiner är utformade från en part på ett enhetligt sätt.

Nämnden har dock synpunkter vad gäller anvisningens framhållande av ansvar vad gäller diarieföring för samordnande nämnd. Anvisningen är motstridig i Ansöka om bidrag och Redovisa bidrag. Nämnden en önskar att formkrav på diarieföring stipuleras av rådande lagstiftning. Utifrån ovanstående ställer sig nämnden frågande till varför samtlig

(9)

dokumentation ska diarieföras av samordnande nämnd. Samtlig dokumentation kopplat till ett ärende anser inte nämnden är nödvändig eller relevant, varför omfattningen av ansvaret för diarieföring bör utgå ifrån rådande lagstiftning.

Rekvirera bidrag Nämnden är positiv till att bistå kommunstyrelsen med förslag på fördelning av statsbidrag. Det är dock viktigt att riktlinjer för detta ansvar förtydligas, förutsatt att det ska initieras av samordnande nämnd. Förvaltningen hade önskat ett förtydligande av vilka parter som detta arbete ska initieras och samverkas tillsammans med.

Fördela bidrag I dagsläget är de fleråriga bidragen som staden erhåller via återsökning flyktingmottagande, exklusivt värderade och fördelade av stadsledningskontoret.

Nämnden ser dock positivt på att eventuella nytillkomna stadsbidrag med denna periodisering kan värderas av samordnande nämnd.

Redovisa bidrag Nämnden är positiv till att bidragsredovisning ska godkännas av berörda nämnder och att detta ska samverkas.

Ev. återbetala bidrag Nämnden ser ett möjligt behov av ett förtydligande vad gäller att återbetalning av statsbidrag saknar preskriberingstid. Detta bör göras tydligt för berörda nämnder. Nämnden förslår att detta budskap görs mer tydligt i rekvirerings- och

fördelningsprocessen, från kommunstyrelsen såväl som från samordnande nämnd.

Utbildningsnämnden

Utbildningsnämnden tillstyrker förslaget till anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd med beaktande av de synpunkter som framgår i tjänsteutlåtandet.

Utbildningsnämnden tillstyrker justeringar av reglementen i enlighet med stadsledningskontorets förslag.

Utbildningsnämnden delar uppfattningen att grundskoleförvaltningen är den förvaltning som är bäst lämpad att ha uppdraget som samordnande för hanteringen av riktade statsbidrag på utbildningsområdet. För att inte öka administration och risker föreslår utbildningsnämnden, liksom nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning, att de riktade statsbidrag som utbildningsförvaltningen och arbetsmarknads och

vuxenutbildningen söker gemensamt hanteras av dem och endast avrapporteras till grundskoleförvaltningen.

Utbildningsnämnden anser likt nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning att de riktade stadsbidragen ska finansiera ett specifikt ändamål eller uppdrag. Det ges inget utrymme för förvaltningarna att använda medel till något annat, exempelvis samordning eller administration. Således delar utbildningsnämnden inte uppfattningen att

samordningsuppdraget kan finansieras av aktuella stadsbidrag.

Stadsledningskontorets bedömning

Finansiering av samordningsuppdrag

Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning, utbildningsnämnden och kulturnämnden uttrycker oro för hur samordningsuppdraget ska finansieras.

Grundskolenämnden lyfter i sitt yttrande att samordna och tillsammans med övriga nämnder samverka kring de riktade statsbidragen innebär en ökad ambitionsnivå och en ökad arbetsinsats än tidigare. Nämnden bedömer vidare att den ökade kvaliteten i

(10)

ansökningarna som den ökade ambitionsnivån förväntas medföra förväntas resultera i färre antal kompletteringar och återbetalningar samt mer beviljade medel.

Stadsledningskontoret har fördjupat sig i finansieringsfrågan inom utbildningsområdet genom att kontakta Stockholm stad och Malmö stad och ställt frågan hur övriga storstäder hanterar finansiering vad gäller bidrag som rör fler än en nämnd.

Stad Organisering Andel av

årsarbetare Finansieringsprincip Stockholm Utbildningsförvaltningen

har 1,8 årsarbetare som samordnar och

administrerar alla statsbidrag.

Ca 4 % Statsbidragen används inte för att finansiera dessa tjänster.

Malmö Grundskolenämnden är ansvarig för en

övergripande funktion som samordnar bidrag som rör fler än en nämnd.

Ca 10 % Kostnaden delas mellan tre nämnder, beviljade statsbidrag finansierar inte några administrativa kostnader.

Stadsledningskontorets bedömning är att det rör sig om förhållandevis lite resurser avseende administrering och samordning av gemensamma statsbidrag och att det samordnande uppdraget inte kräver ramjustering. Dock varierar arbetsinsatsen mellan berörda samordnande nämnder i Göteborgs Stad kopplat till antalet bidrag och dess komplexitet. Det förutsätts också att berörda nämnder som avser ingå i ansökan förser ansvarig nämnd med underlag för ansökan och redovisning.

På kultursidan har det varit två årligt återkommande statsbidrag som skulle vara aktuella för kulturnämnden att administrera och samordna. Ett av dessa statsbidrag är Inköpsstöd till folk- och skolbibliotek, ett bidrag som Kulturrådet ger för att främja barn och ungas intresse för läsning genom ökad tillgång till litteratur och medier. Stadsledningskontoret som hittills omhändertagit samordningen av detta bidrag bedömer arbetsinsatsen för att samordna detta bidrag omfattar två arbetsdagar per år. I och med att Kulturnämnden 2019-04-01 övertog biblioteksverksamheten, bedömer stadsledningskontoret att behovet av samordning minskas eftersom det numer endast är tre nämnder (kulturnämnden, grundskole- och utbildningsnämnden) och inte 13 nämnder som ska samordnas.

Det andra bidraget avser avgiftsfria sommarlovsaktiviteter för barn i åldrarna 6-15 år som Socialstyrelsen delar ut. Bidraget ska bl a stödja kommunerna i att utveckla och

genomföra aktiviteter under sommarlovet samt utöka kommunernas egna satsningar på sommarlovsaktiviteter. Samordningen av detta bidrag har hittills omhändertagits av SDN Majorna-Linné, som har två personer som samordnar bidraget. En person arbetar 60 procent under hela året och den andra 40 procent mellan april-september. Tjänsterna finansieras av aktuellt statsbidrag, vilket möjliggör finansiering även för

kulturförvaltningen vid ett övertagande. Det finns dessutom lokala samordnare i samtliga stadsdelar, på kulturförvaltningen samt idrotts- och föreningsförvaltningen som till viss del använder bidraget för att finansiera dessa lokala samordnarna.

(11)

Stadsledningskontoret bedömer att finansiering av ökade kostnader för samordnande nämnd för samordning av statsbidragen är en fråga för berörda nämnder att hantera inom ramen för sin verksamhet i de fall bidraget inte kan användas för att finansiera

samordningen. Stadsledningskontoret avser mot bakgrund av ovanstående att inte ta nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning, utbildningsnämnden samt

kulturnämndens synpunkter i beaktande. Grundskolenämnden bedömer i sitt yttrande att en ökad kvalitet i samordningen kan förväntas resultera i färre antal kompletteringar och återbetalningar samt mer beviljade medel. Stadsledningskontoret ställer sig positivt till att nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning öppnar upp för en annan

finansieringsprincip. Stadsledningskontoret refererar till Malmö stads

finansieringsprincip och ställer sig bakom att samordnande nämnder, om de vill, skulle kunna överväga en liknande princip vad gäller administration och samordning som rör fler än en nämnd. Det innebär att dela den administrativa kostnaden mellan berörda nämnder genom intern fakturering.

Gemensamma bidrag som avser utbildningsnämnden och nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning

Stadsledningskontoret föreslår att administrations- och samordningsansvar för ett område, t ex utbildningsområdet, innebär ansvar för att administrera och samordna riktade

statsbidrag för de nämnder som har för avsikt att ansöka även om samordnande nämnd inte avser ingå i ansökan. Exempelvis förväntas grundskolenämnden koordinera ansökningar som avser utbildningsnämnden och nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning.

Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning föreslår att samordningen av de riktade statsbidrag som utbildningsnämnden och nämnden för arbetsmarknad och

vuxenutbildning gemensamt ansöker om, inte ska åvila grundskolenämnden så som stadsledningskontoret föreslår. För att nå en kvalitetssäker och kostnadseffektiv hantering föreslår nämnden att detta istället ska åvila utbildningsnämnden. På vilket sätt

hanteringen i och med detta i högre grad skulle bli kvalitetssäkrad och kostnadseffektiv framgår inte av remissvaret. Utbildningsnämnden föreslår att samma bidrag hanteras av nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning samt utbildningsnämnden gemensamt och endast avrapporteras till grundskoleförvaltningen som samordnande nämnd.

Stadsledningskontoret vill förtydliga den administrativa och samordnande rollen, i detta fall grundskolenämnden. Ett, sett i ett större sammanhang, litet antal statsbidrag kommer kräva att den samordnande och administrativa rollen kommer fungera som en utförarande part. Ansvaret att ta fram underlag till den gemensamma ansökan anstår berörda nämnder att ta fram och leverera till den administrativa och samordnande nämnden som agerar huvudman och ansvarar för att ansökan skickas till rätt mottagare i rätt tid.

Stadsledningskontoret bedömer mot bakgrund av detta att vidmakthålla förslaget om en samordnande funktion för statsbidrag som rör fler än en nämnd oavsett om den

administrativa och samordnande nämnden inte avser att eller har möjlighet att ingå i ansökan. Stadsledningskontoret har inga synpunkter på den samverkan som sker mellan nämnderna för att ta fram underlag inför överlämning av den ansökan som ska skickas iväg.

(12)

Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 11 (12) Synpunkter avseende föreslagen anvisning

Nedanstående synpunkter har inkommit från remissinstanserna avseende behov av att förtydliga eller justera texten i den föreslagna anvisningen.

Synpunkt/kommentar Skrivning i anvisning Justerad skrivning/

kommentar 1 Ansöka om bidrag (s.7) och

Redovisa bidrag. Anvisningen är motstridig, önskan om att formkrav på diarieföring stipuleras av rådande lagstiftning.

Ansvarar för diarieföring av ärendets samtliga

dokumentation.

Ansvarar för diarieföring av ärendets dokumentation, enligt gällande lagstiftning och Göteborgs Stads styrande dokument.

2 Det ska tydligare framgå vilket ansvar för uppföljningen som samordnande nämnd har.

Respektive nämnd

sammanställer vilka externa bidrag som sökts och hur mycket bidrag som erhållits, redovisas enligt särskild anvisning i stadens årsrapportering.

Skrivningen är inte

justerad. Respektive nämnd ansvarar för att redovisa de bidrag som erhållits.

Stadsledningskontoret bedömer att det finns ett stort informationsvärde i att intäkterna delas upp och redovisas av berörda förvaltningar.

3 Vägledning och avsteg (s.4).

Ett gemensamt

ställningstagande bör tas fram mellan berörda nämnder angående avsteg ur föreslagen anvisning.

I vissa fall kommer sannolikt föreliggande anvisning inte vara tillräcklig beroende på statsbidragets komplexitet.

Nämnder med

samordningsansvar kan i dessa fall, i samråd med kommunstyrelsen, ta fram andra arbetsformer och rutiner för de statsbidrag där föreliggande anvisning inte anses tillämplig.

Nämnder med

samordningsansvar kan i dessa fall, tillsammans med berörda nämnder, ta fram ett gemensamt

ställningstagande gällande andra arbetsformer och rutiner för de statsbidrag där föreliggande anvisning inte anses tillämplig. Finns oenighet mellan nämnderna är kommunstyrelsen eller den som kommunstyrelsen utsett enligt gällande delegationsordning beslutande.

4 Det ska tydligare framgå vilka beslut som måste hanteras på politisk nivå och vilka som kan delegeras (s.7).

Enligt beslutad princip ska fördelning av statsbidrag som rör fler än en nämnd beslutas av kommunstyrelsen eller den delegat som kommunstyrelsen utsett i frågan.

Enligt beslutad princip ska fördelning av statsbidrag som rör fler än en nämnd beslutas av

kommunstyrelsen eller den som kommunstyrelsen utsett enligt gällande delegationsordning.

(13)

Synpunkt/kommentar Skrivning i anvisning Justerad skrivning/

kommentar 5 En samordnande kontakt-

person per nämnd föreslås alternativt en samordnande kontaktperson per

verksamhetsområde i varje nämnd.

(Berörd nämnd) Ansvarar för att utse en huvudansvarig för respektive bidrag för att säkra kommunikations- och informationsflödet mellan berörda nämnder och kommunstyrelsen.

Skrivningen är inte justerad eftersom den motsvarar det som efterfrågas.

6 Det finns ett möjligt behov av ett förtydligande vad gäller att återbetalning av statsbidrag saknar preskriberingstid.

Detta är inte möjligt eftersom myndigheterna som beviljar statsbidrag hanterar villkoren för statsbidragen på olika sätt.

7 Tidsramarna i processen för statsbidragshantering ska framgå tydligare.

Skrivningen är inte justerad. Detta inte är möjligt eftersom de olika myndigheterna hanterar bidragsfrågan på olika sätt.

I anvisningen anges en möjlighet till avsteg från anvisningen i de fall bidragen anses komplexa och anvisningen inte kan tillämpas fullt ut.

8 En bedömning och prognos vad gäller samtliga statsbidrag är svårhanterligt. (s.5)

Stadsövergripande

perspektiv (KS): Bedömer och prognostiserar -hur mycket bidrag förväntas staden att få?

Gör en samlad beskrivning av bidrag av väsentlig omfattning.

9 KS ska inte skapa logglistor på helheten, nämnderna ska själva uppmärksamma aktuella statsbidrag.

Stadsövergripande

perspektiv (KS): Ansvarar för att skapa logglista som underlag för kommun- fullmäktiges budget.

Text borttagen.

Textjusteringar i anvisningen är framtagna i samförstånd med handläggande tjänsteperson på den förvaltning som inkommit med synpunkten.

Lisbeth Nilsson

Direktör Välfärd och Utbildning

Eva Hessman Stadsdirektör

(14)

Göteborgs Stads anvisning för

hantering av statsbidrag som rör

fler än en nämnd

(15)

1

Göteborgs Stads styrsystem

Utgångspunkterna för styrningen av Göteborgs Stad är lagar och författningar, den politiska viljan och stadens invånare, brukare och kunder. För att förverkliga utgångspunkterna behövs förutsättningar av olika slag.

Stadens politiker har möjlighet att genom styrande dokument beskriva hur de vill realisera den politiska viljan. Inom Göteborgs Stad gäller de styrande dokument som antas av kommunfullmäktige och

kommunstyrelsen. Därutöver fastställer nämnder och bolagsstyrelser egna styrande dokument för sin egen verksamhet.

Kommunfullmäktiges budget är det övergripande och överordnade styrande dokumentet för Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser.

Om Göteborgs Stads styrande dokument

Göteborgs Stads styrande dokument är våra förutsättningar för att vi ska göra rätt saker på rätt sätt. De anger vad nämnder/styrelser och förvaltningar/bolag ska göra, vem som ska göra det och hur det ska göras. Styrande dokument är samlingsbegreppet för dessa dokument.

Stadens grundläggande principer såsom demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och icke-diskriminering omsätts i praktisk verksamhet genom att de integreras i stadens ordinarie beslutsprocesser. Beredning av och beslut om styrande dokument har en stor betydelse för förverkligandet av dessa principer i stadens verksamheter.

De styrande dokumenten ska göra det tydligt både för organisationen och för invånare, brukare, kunder, leverantörer, samarbetspartners och andra intressenter vad som förväntas av förvaltningar och bolag. De styrande dokumenten ligger till grund för att utkräva ansvar när vi inte arbetar i enlighet med vad som är beslutat.

(16)

2 Dokumentnamn: Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd

Beslutad av: Gäller för: Diarienummer: Datum och paragraf för

beslutet:

[Nämnd/styrelse/befattning] [Text] 1593/18 [Text]

Dokumentsort: Giltighetstid: Senast reviderad: Dokumentansvarig:

Anvisning Tills vidare [Datum] Ekonomidirektör

Bilagor:

[Bilagor]

Innehåll

Inledning ... 3

Syftet med denna anvisning ... 3

Vem omfattas av anvisningen ... 3

Bakgrund ... 3

Koppling till andra styrande dokument ... 3

Anvisning för hantering av statsbidrag ... 4

Samordnande och administrerande funktion ... 4

Vägledning och avsteg ... 4

Processen ... 4

1. Bereda budget ... 4

2. Värdera bidrag ... 5

3. Ansöka om bidrag ... 6

4. Rekvirera bidrag ... 6

5. Fördela bidrag ... 7

6. Redovisa bidrag ... 7

7. Ev. återbetala bidrag ... 8

(17)

3

Inledning

Syftet med denna anvisning

Syftet med dokumentet är att skapa en likvärdig hantering av statsbidrag samt särskilt tydliggöra den övergripande processen för bidrag som rör fler än en nämnd. Dokumentet är ett reglerande styrande dokument och ska tala om hur organisationen ska handla här och nu, i sitt vardagliga agerande.

Vem omfattas av anvisningen

Denna anvisning gäller tillsvidare för de nämnder som inom ramen för reglementet ansvarar för samordning och administration för statsbidrag som rör fler än en nämnd.

Bakgrund

Dokumentet är framtaget mot bakgrund av beslut om hanteringsordning av statsbidrag, i synnerhet i de fall ansvar för att samordna och administrera flyttats från kommunstyrelsen till en enskild nämnd. Bärande principer för stadens statsbidragshantering har tagits fram och dessa anges nedan och är utgångspunkt för innehållet i föreliggande dokument.

• En nämnd kan ges ansvar att ansöka, rekvirera och besluta om fördelning av riktade statsbidrag till egen nämnd.

• En nämnd kan ges ansvar för samordning och administration i de fall bidraget rör fler än en nämnd.

• Fördelning av statsbidrag som berör fler än en nämnd ska beslutas av kommunstyrelsen eller den som kommunstyrelsen utsett enligt gällande delegationsordning.

• I samband med årsrapporteringen sammanställer respektive nämnd vilka statsbidrag som staden erhållit.

Koppling till andra styrande dokument

Stadens reglementen.

Riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll, kommunfullmäktige, 2016-09-08, § 17.

Regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning, kommunfullmäktige, 2016-09- 08 §17.

Riktlinje för styrande dokument, kommunfullmäktige, 2017-01-26 §20.

(18)

4

Anvisning för hantering av statsbidrag

I nämndens reglemente anges huruvida nämnden ansvarar för att ansöka, rekvirera och fördela riktade statsbidrag. I reglementet anges också om nämnden tilldelats ett särskilt ansvar för att samordna och administrera statsbidrag som rör fler än en nämnd.

Anvisningen avser att tydliggöra de aktiviteter som ingår i hanteringen av statsbidrag som rör fler än en nämnd samt att tydliggöra roller och ansvar inom respektive aktivitet.

Samordnande och administrerande funktion

En nämnd som enligt gällande reglemente har en samordnande och administrativ funktion ansvarar för att koordinera arbetet enligt den fastställda processen för

statsbidragshantering som definieras nedan. Nämnden delegerar ansvaret för att leda den operativa hanteringen av statsbidrag som rör fler än en nämnd via aktuell

delegationsordning. Det operativa arbetet innebär t ex att skapa kontinuerliga

samverkansforum med berörda förvaltningar och på så sätt skapa delaktighet i arbetet.

Kommunstyrelsen (KS) ansvarar för det stadsövergripande strategiska perspektivet.

Mellan kommunstyrelsen och utsedda nämnder ska det finnas väletablerade kontakt- och samarbetsytor som verkar för stadens bästa.

Vägledning och avsteg

I vissa fall kommer sannolikt föreliggande anvisning inte vara tillräcklig beroende på statsbidragets komplexitet. Nämnder med samordningsansvar kan i dessa fall, tillsammans med berörda nämnder, ta fram ett gemensamt ställningstagande gällande andra

arbetsformer och rutiner för de statsbidrag där föreliggande anvisning inte anses tillämplig.

Finns oenighet mellan nämnderna är kommunstyrelsen eller den som kommunstyrelsen utsett enligt gällande delegationsordning beslutande.

Processen

Hantering av statsbidrag är inte en statisk process som startar i början av januari och avslutas i december. Processen består av flera aktiviteter som grovt kan delas in i nedanstående delar.

Denna anvisning avser att bryta ner dessa aktiviteter för att synliggöra innehållet.

1. Bereda budget

Denna del av processen tar dels sin början i budgetberedningen och är en del av den omvärldsbevakning som krävs för att ta fram ett underlag till kommunfullmäktiges budget. Här sker identifiering av vilka bidrag som aviseras i aktuell

budgetproposition, vilka nämnder som är berörda, vilka bidrag som försvinner i den nya budgeten etc.

(19)

5

Bidragen behöver löpande speglas mot den budget som är antagen.

Kontinuerlig riskbedömning krävs, både på stadsövergripande- och nämndnivå.

1.1 Roller och ansvar

Stadsövergripande perspektiv (KS): Gör en samlad beskrivning av bidrag av väsentlig omfattning. Bidrag som kommer under löpande budgetår – på vilket sätt påverkas budgetprocessen? Hur påverkar bidraget stadens inriktning för

verksamhetens inriktning? Har bidraget t ex bäring på det personalpolitiska området?

Samordnande nämnds perspektiv: Samordnar berörda nämnders bedömning och prognostisering -hur mycket bidrag förväntas berörda nämnder att få? Har bidraget bäring på det personalpolitiska området?

Ansvarar för att utveckla former för bidragssamverkan och kommunikations- och informationsflödet mellan berörda nämnder och kommunstyrelsen redan i samband med budgetprocessen.

Nämndperspektiv (berörda nämnder): Bedömer och prognostiserar -hur mycket bidrag förväntas nämnden att få? Kan bidragets intentioner genomföras? Ligger bidraget i linje med övrig planerad verksamhet? Hur avses bidraget redovisas – finns ev. risk för återbetalning?

Bidrag som inkommer under löpande budgetår – på vilket sätt påverkas nämndens budgetprocess och finansiering överlag?

Ansvarar för att utse en huvudansvarig för respektive bidrag för att säkra kommunikations- och informationsflödet mellan berörda nämnder och kommunstyrelsen.

2. Värdera bidrag

Riskbedömningen i föregående processteg ska följas upp på stadsövergripande- och nämndnivå.

Stadsövergripande perspektiv (KS): Uppdaterar den riskbedömning som genomförts i tidigare processteg.

En särskild värdering ska genomföras tillsammans med berörd nämnd i de fall statsbidraget anses få påverkan på verksamhetens inriktning och på lönebildningen.

Samordnande nämnds perspektiv: Sammanställer berörda nämnders värderingar och avsikt att ingå i en gemensam ansökan och diskutera vilka effekter som ska uppnås.

Ansvar för att hitta former för gemensam värdering där flera nämnder berörs, i synnerhet i de fall där bidraget t ex kan tillfalla en nämnd, medan insatsen görs i annan nämnd.

Ansvarar för att sätta upp en tydlig tidsplan för arbetet framåt.

(20)

6

Nämndperspektiv (berörda nämnder): Uppdaterar den riskbedömning som genomförts i tidigare processteg och analysera särskilt vad som händer när bidraget tar slut och aktiviteter upphör. Skapar en plan för hur detta ska kommuniceras.

Värderar och eventuellt formellt beslutar vilka bidrag där nämnden avser ingå i en gemensam ansökan. Ansvarar för att inom angiven tid meddela utsedd kontaktperson på samordnande förvaltning om att ingå i den gemensamma ansökan.

3. Ansöka om bidrag

I samverkan identifieras vilka förutsättningar och regler som gäller för att göra en gemensam ansökan.

Stadsövergripande perspektiv (KS): Ansvarar för att göra en samlad beskrivning av bidrag av väsentlig omfattning.

Deltar vid behov som en neutral part i arbetet med att ansöka om statsbidrag.

Samordnande nämnds perspektiv: Ansvarar för att upprätta rutiner för att upprätta en statsbidragsansökan för de nämnder som inom utsatt tidplan har meddelat

samordnande nämnd att man har för avsikt att ingå i en gemensam ansökan.

Ansvarar för att hantera den administrativa processen för den formella ansökan om statsbidrag, inkluderat diarieföring av beslut och utgående handlingar.

Nämndperspektiv (berörda nämnder): Ansvarar för att sammanställa de uppgifter som är nämndspecifika för ansökan och skickar in dessa inom angiven tidplan.

Ansvarar för att kvalitetssäkra dessa i samverkansform innan gemensam ansökan skickas.

4. Rekvirera bidrag

Bidrag som rör fler än en nämnd ska i möjligaste mån rekvireras av samordnande förvaltning med stadsledningskontoret (N900) som mottagare för vidare fördelning.

Regelverket för vissa statsbidrag tillåter endast en central mottagare, dvs stadsledningskontoret (N900).

Stadsövergripande perspektiv (KS): Bevakar inbetalningar och ekonomiska transfereringar till staden. Ansvarar för samordning mellan ansvarig nämnd och stadsledningskontoret.

Deltar vid behov som en neutral part i arbetet med förslag till fördelning av beviljade bidrag.

Samordnande nämnds perspektiv: Ansvarar för rekvirering av bidrag som rör fler än en nämnd, med stadsledningskontoret som mottagare.

Ansvarar för att i samverkansforum initiera arbete med att ta fram förslag på hur beviljat bidrag ska fördelas mellan nämnder som ingått i ansökan.

(21)

7

Nämndperspektiv (berörda nämnder): Periodiserar inkomna medel i förhållande till genomförda insatser. Avropar medel från kommunstyrelsen via stadsledningskontoret kommuncentralt.

Ansvarar för att aktivt delta i arbetet med att ta fram förslag på fördelning av beviljat bidrag.

5. Fördela bidrag

Enligt beslutad princip ska fördelning av statsbidrag som rör fler än en nämnd beslutas av kommunstyrelsen eller den som kommunstyrelsen utsett inom kommunstyrelsens förvaltning.

Stadsövergripande perspektiv (KS): Genomför en riskanalys på inkommande fördelningsgrund avseende effekter för staden.

Beslutar om hur bidraget ska kodas för att möjliggöra uppföljning av statsbidraget på en stadsövergripande nivå.

Tillser att ett fördelningsbeslut fattas och att en rekvireringsblankett skrivs under av kommunstyrelsen eller den som kommunstyrelsen utsett enligt gällande

delegationsordning.

Kommunicerar beslut till berörda nämnder.

Samordnande nämnds perspektiv: Utreder vilken typ av statsbidrag som avses, vilka förvaltningar som är berörda. Ansvarar för att regler för respektive bidrag ska vara tydliggjorda innan bidraget kommer, även regler för återbetalning ska vara

tydliggjorda.

Administrerar aktuell rekvisition som skickas för godkännande och underskrift till kontaktperson på stadsledningskontoret.

Ansvarar för att i samverkan ta fram förslag på relevanta fördelningsgrunder för aktuellt bidrag. Värderar ev. återbetalning och om bidraget är flerårigt hur förvaltningarna behöver säkerställa nyttjandet per år.

Ansvarar för att formulera ett förslag på beslutsunderlag som skickas till ansvarig kontaktperson på stadsledningskontoret.

6. Redovisa bidrag

Statsbidragens redovisningskrav ser olika ut beroende på bidragets inriktning och ibland förändras kraven under bidragstiden.

Samordnande nämnds perspektiv: Ansvarar för att den interna tidplanen är känd.

Ansvarar för att administrera redovisningen och i samverkansforum få den godkänd av övriga berörda nämnder.

Ansvarar för att redovisning inrapporteras till berörd myndighet.

(22)

8

Ansvarar för diarieföring av ärendets dokumentation, enligt gällande lagstiftning och Göteborgs Stads styrande dokument.

Ansvarar för att i samverkansforum analysera effekter av bidraget. Vad har vi lärt oss och hur påverkar det vårt framtida arbete?

Nämndperspektiv (berörda nämnder): Ansvarar för kontinuerlig uppföljning och dokumentation under bidragstiden.

Ansvarar för att sammanställa den enskilda nämndens redovisning och inom angiven tidplan skicka till ansvarig kontaktperson på samordnande nämnd.

Respektive nämnd sammanställer vilka externa bidrag som sökts och hur mycket bidrag som erhållits, redovisas enligt särskild anvisning i stadens årsrapportering.

7. Ev. återbetala bidrag

Återbetalningen bygger på fördelningen av bidraget, men bör även vara kopplat till prestation. Ett tydligt internt prognosarbete i staden kan undvika eventuellt krav på återbetalning och kan ge underlag för en eventuell omfördelning av bidraget.

Stadsövergripande perspektiv (KS): Ansvarar för att outnyttjade medel återbetalas till berörd myndighet, ställer ut krav till de nämnder som återkravet avser.

Samordnande nämnds perspektiv: Ansvarar för att det finns lokalt framtagna regler för återbetalning som beslutats av berörda nämnder genom likalydande beslut.

Nämndperspektiv (berörda nämnder): Ansvarar för att kontinuerligt bevaka och tidigt flagga för eventuell risk för återbetalning.

Ansvarar för att det finns lokalt framtagna regler för återbetalning om nämnden inte lever upp till bidragets krav.

(23)

Yttrande till kommunstyrelsen över förslag till justerat reglemente för

kulturnämnden samt Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd

§ 133, 0417/19 Beslut

I kulturnämnden

1. Kulturnämnden avstyrker förslag till justering av kulturnämndens reglemente, där

kulturnämnden ges ansvar att vara samordnande och administrerande nämnd för statsbidrag inom kulturområdet som rör fler än en nämnd.

2. Kulturnämnden tillstyrker Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd, under förutsättning att synpunkterna i föreliggande tjänsteutlåtande beaktas.

3. Kulturnämnden översänder förvaltningens tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen som eget yttrande.

4. Paragrafen förklaras omedelbart justerad.

Handlingar

Kulturförvaltningens tjänsteutlåtande 2019-06-04.

Remiss från kommunstyrelsen angående förslag till stadengemensamma principer avseende statsbidragshantering.

Yttrande från (S) 2019-06-18. Bilaga 3 till protokollet.

Protokollsanteckning

Under överläggningarna i ärendet informerar Lars-Olof Karlsson (MP) att samtliga ledamöter och ersättare för (V), (MP) och (Fi) ansluter sig till yttrandet från (S).

Protokollsutdrag skickas till

Kommunstyrelsen.

Dag för justering

2019-06-18

Vid protokollet Sekreterare

Stina Borrman

Ordförande Justerande

Ann Catrine Fogelgren Grith Fjeldmose

Kultur

Utdrag ur Protokoll

Kulturnämnden

Sammanträdesdatum: 2019-06-18

(24)

Yttrande till kommunstyrelsen över förslag till justerat reglemente för kulturnämnden samt Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd

Förslag till beslut

I kulturnämnden

1. Kulturnämnden avstyrker förslag till justering av kulturnämndens reglemente, där

kulturnämnden ges ansvar att vara samordnande och administrerande nämnd för statsbidrag inom kulturområdet som rör fler än en nämnd.

2. Kulturnämnden tillstyrker Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd, under förutsättning att synpunkterna i föreliggande tjänsteutlåtande beaktas.

3. Kulturnämnden översänder förvaltningens tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen som eget yttrande.

4. Paragrafen förklaras omedelbart justerad.

Sammanfattning

Kommunstyrelsen har översänt remiss gällande stadengemensamma principer avseende

statsbidragshantering till kulturnämnden för yttrande, som ska vara stadsledningskontoret tillhanda senast den 20 juni 2019. Kulturnämnden har två delar att ta ställning till i remissen, dels justerat reglemente för kulturnämnden där nämnden ges ansvar att vara samordnande och administrerande nämnd för statsbidrag inom kulturområdet som rör fler än en nämnd, och dels en anvisning som beskriver stadsövergripande principer för hantering av statsbidrag.

Eftersom översynen av stadsdelsnämnderna pågår, så är det i nuläget svårt att bedöma omfattningen på vilka statsbidrag som kulturnämnden kan komma att samordna. Då kulturförvaltningen inte har uppdraget att samordna statsbidrag som rör andra nämnder idag och befinner sig i en ansträngd ekonomisk situation, finns inom nuvarande personalstyrka inte möjlighet att hantera den organisation som uppdraget kräver.

Förvaltningen föreslår att kulturnämnden avstyrker förslag till justering av kulturnämndens reglemente, där kulturnämnden ges ansvar att vara samordnande och administrerande nämnd för statsbidrag inom kulturområdet, i avvaktan på att översynen av stadsdelsnämnderna blir klar och omfattningen blir mer känd.

Kulturförvaltningen föreslår att kulturnämnden tillstyrker anvisningen under förutsättningar att förvaltningens förtydliganden rörande process och beslutsnivåer beaktas i revidering och tydliggörande av anvisningen.

Ekonomiska konsekvenser

Med det ekonomiska läge kulturnämnden befinner sig i, har förvaltningen redan idag inte de

administrativa resurser som krävs för att tillmötesgå behoven i ordinarie verksamheter. Sedan den 1 april har förvaltningen dessutom nästan fördubblats från 400 till 600 medarbetare, i samband med överföringen av stadsdelsbiblioteken. Kulturförvaltningen har inte inom nuvarande personalstyrka möjlighet att omhänderta den organisation som krävs för att vara samordnande nämnd, om kulturnämnden skulle få ansvaret.

Kultur

(25)

Av stadsledningskontorets tjänsteutlåtande framgår att de kostnader som hanteringen väntas medföra för de nämnder som ges ansvar för att samordna och administrera bidrag som rör fler än en nämnd, förutsätts finansieras av aktuella statsbidrag. Om kulturförvaltningen får att hantera

statsbidrag som rör andra nämnder, behöver förvaltningen bygga upp en organisation för det redan innan för att hantera den omfattande process som föreslås. Att bygga upp en organisation för att hantera samordning och administrering av statsbidrag är också problematiskt utifrån att statsbidrag beviljas temporärt och kan förändras från år till år. Detta kan resultera i arbetsmiljö- och ekonomiska konsekvenser om förvaltningen då hamnar i omställning och övertalighet.

Barnperspektivet, mångfaldsperspektivet, jämställdhetsperspektivet och miljöperspektivet

I värderingen av statsbidrag kommer olika perspektiv att vägas in beroende på vilka målgrupper det gäller. Kulturförvaltningen kommer att göra värderingen av statsbidrag utifrån ett hela-staden- perspektiv och utifrån jämlik stad. Barnperspektivet kommer att beaktas i förhållande till Göteborgs Stads kulturprogram, kommande Göteborgs Stads plan för barn och ungkultur 2019-2023 samt FN:s barnkonvention som blir svensk lag.

Omvärldsperspektivet

Av stadsledningskontorets tjänsteutlåtande framgår att riksrevisionen¹ under 2017 granskade

ändamålsenlighet avseende systemet med riktade statsbidrag till skolans huvudmän. I riksrevisionens rapport konstateras bland annat att den stora mängden statsbidrag orsakar splittring och försvårar, ibland omöjliggör, både fokusering och långsiktig planering hos huvudmännen. Riksrevisionens slutsats var att systemet inte fungerar ändamålsenligt, och i vissa fall till och med riskerar att påverka skolutvecklingen åt fel håll och rekommenderar bland annat en översyn av bidragens konstruktion och en sammanläggning av vissa bidrag eller överföring av riktade bidrag till generella. Just nu pågår en översyn på nationell nivå för hur en mer strategisk och ändamålsenlig användning av de riktade bidragen kan uppnås.

I maj 2017 lades stadsområdesförvaltningarna och Sociala resursnämnden ned i Malmö stad. Malmö återgick därmed till en ren facknämndsindelning utan geografisk indelning av den politiska ledningen.

I samband med organisationsförändringen flyttades statsbidragshanteringen från stadskontoret till berörda förvaltningar på liknande sätt som föreslås i föreliggande remiss.

Arbetsmiljökonsekvenser

Kulturförvaltningens redan ansträngda arbetsmiljö klarar inte av ytterligare uppdrag som är ofinansierade och som behöver hanteras inom befintliga resurser. Eftersom statliga medel är tillfälliga, baserade på politiska beslut som beslutas i samband med den statliga

budgetpropositionen, kan dessa komma att förändras från år till år. Detta kan bli problematiskt utifrån Göteborgs Stads arbetsgivaransvar i att garantera anställningstrygghet. För de fall då statligt bidrag inom kulturområdet beviljas temporärt för att sedan tas bort, kan förvaltningen hamna i omställning och övertalighet.

Bilaga

Remiss från kommunstyrelsen gällande stadengemensamma principer avseende statsbidragshantering.

Expedieras till

Kommunstyrelsen.

1 Riktade statsbidrag till skolan – nationella prioriteringar men lokala behov (RiR 2017:30)

(26)

Ärendet

Kommunstyrelsen har översänt remiss gällande stadengemensamma principer avseende statsbidragshantering till kulturnämnden för yttrande. Yttrandet ska vara stadsledningskontoret tillhanda senast den 20 juni 2019.

Beskrivning av ärendet

I aktuellt reglemente för kommunstyrelsen ingår att för kommunens räkning ansöka om och rekvirera statsbidrag samt besluta om bidragens fördelning på respektive nämnder. Med anledning av de nya nämnderna inom utbildningsområdet har stadsledningskontoret aktualiserat frågan om hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd.

Grundskolenämnden, kulturnämnden och social resursnämnd föreslås i föreliggande remiss att för kommunens räkning samordna och administrera de statsbidrag som berör fler än en nämnd.

Kulturnämnden har två delar att ta ställning till i remissen, dels justerat reglemente för

kulturnämnden där nämnden ges ansvar att vara samordnande och administrerande nämnd för statsbidrag inom kulturområdet som rör fler än en nämnd, och dels en anvisning som beskriver stadsövergripande principer för hantering av statsbidrag.

Av anvisningen framgår ett antal grundläggande principer² gällande statsbidragshantering för staden som anges nedan:

• En nämnd kan ges ansvar att ansöka, rekvirera och besluta om fördelning av riktade statsbidrag till egen nämnd.

• En nämnd kan ges ansvar för samordning och administration i de fall bidraget rör fler än en nämnd.

• Fördelning av statsbidrag som berör fler än en nämnd ska beslutas av kommunstyrelsen eller utsedd delegat.

• I samband med årsrapporteringen sammanställer respektive nämnd vilka statsbidrag som staden erhållit.

Av anvisningen framgår även att hantering av statsbidrag inte är en statisk process med tydlig början och slut, men att processen består av flera aktiviteter som grovt kan delas in i nedanstående sju delar³.

Förvaltningens beredning av ärendet

Grundskolenämnden och social resursnämnd föreslås i ärendet också bli samordnande och administrerande nämnder för statsbidrag som rör andra nämnder inom sina respektive

verksamhetsområden. När detta yttrande skrivs så har dessa två nämnder ännu inte behandlat sina respektive yttranden. Kulturförvaltningen har dock i beredningen av ärendet varit i kontakt med ansvariga handläggare på respektive förvaltning.

För statsbidragen inom utbildningsområdet krävs samordning då Skolverket endast tar emot en ansökan per huvudman. Denna samordning och administration skedde tidigare på

stadsledningskontoret och när grundskolenämnden och förskolenämnden bildades så följde resursen med till grundskoleförvaltningen. Inom grundskoleförvaltningen finns därför redan kompetens att

2 Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd, bilaga 1.

3 Enligt ovan.

(27)

hantera samordning och administrering av statsbidrag. Grundskoleförvaltningen påpekar även, liksom kulturförvaltningen, att riktade statsbidrag inte kan användas för att täcka

samordningskostnaderna.

För social resursnämnds del rör denna anvisning återsökning av statsbidrag för stadens flyktingmottagande. Det arbetet utförs redan idag av enheten Flyktingadministration inom

verksamhetsområde Integration. Social resursförvaltning ser positivt på anvisningen då det blir ett förtydligande av roller och ansvar i redan befintligt uppdrag.

Förvaltningens synpunkter och förslag

Kulturförvaltningen kommer inledningsvis ge synpunkter på förslag till justering av kulturnämndens reglemente, där nämnden ges ansvar för statsbidrag som rör kulturområdet. Därefter kommer generella synpunkter på anvisningen att redovisas.

Synpunkter på justerat reglemente

Kulturförvaltningen söker idag inte statsbidrag som rör andra nämnder. De statsbidrag som söks inom bibliotek och läsfrämjande insatser, berör numera inte andra nämnder eftersom

biblioteksverksamheten sedan den 1 april 2019 har samlats hos kulturnämnden. Kulturnämnden genomför lovsatsningar inom sina verksamheter men samordnar och administrerar inte de statliga medlen för detta. Det är oklart, om detta bidrag fortsatt kvarstår nästa år, vilken nämnd som i så fall kommer att samordna bidraget. Eftersom stadsledningskontorets utredning om stadsdelsnämnderna ännu inte är färdig, vet kulturförvaltningen i nuläget inte om andra verksamheter och även andra statsbidrag kommer att föras över till kulturnämnden.

Samtidigt har kulturförvaltningen inom nuvarande personalstyrka inte möjlighet att omhänderta den organisation som krävs för att vara samordnande och administrerande nämnd, om kulturnämnden skulle få ansvaret. Om kulturförvaltningen får att hantera statsbidrag som rör andra nämnder, behöver förvaltningen bygga upp en organisation för att hantera det. Eftersom det i nuläget inte går att bedöma omfattningen på uppdraget, föreslår förvaltningen att kulturnämnden avstyrker förslaget att kulturnämnden ges ansvar för att samordna och administrera statsbidrag inom kulturområdet.

När omfattningen på statsbidragen är mer kända och synkroniserad med den översyn som sker av stadsdelsnämnderna, ser kulturförvaltningen positivt på att frågan lyfts igen avseende samordning och administrering av statsbidrag inom kulturområdet. Frågan behöver då lyftas i relation till att kulturnämnden inte kan använda riktade statsbidrag för att täcka samordningskostnaderna som föreslås i remissen, utan att extra medel behöver tillsättas innan för att bygga upp en organisation som kan hantera uppdraget.

Synpunkter på anvisningen

Anvisningen är allmänt håller för staden som helhet och pekar inte ut någon särskild nämnd.

Kulturförvaltningen lämnar därför synpunkter på anvisningen oavsett tidigare ställningstagande kring justerat reglemente.

Av anvisningen framgår att hantering av statsbidrag inte är en statisk process som startar i början av januari och avslutas i december. Samtidigt ligger fokus i anvisningen på att processen startar med budgetberedning och omvärldsbevakning för vilka statsbidrag som aviserats i aktuell

budgetproposition. Bidrag som inkommer under löpande budgetår nämns, men problematiseras inte, i anvisningen. Det är många olika steg som ska genomföras efter det att stadsledningskontoret bedömt att ett visst statsbidrag ska sökas, allt från värdering i alla enskilda berörda nämnder, skapande av forum/arbetsgrupper, till samordning, projektledning, administration och till sist uppföljning av bidraget. Kulturförvaltningen ställer sig tveksam till att statsbidragen kommer gå att söka inom angiven tidsram, då det är flera omfattande steg som ska genomföras.

(28)

Det är otydligt vilka beslut som måste hanteras på politisk nivå och vilka som kan delegeras. Av anvisningen framgår till exempel att fördelning av statsbidrag som berör fler än en nämnd ska beslutas av kommunstyrelsen eller utsedd delegat. Kulturförvaltningen önskar att

stadsledningskontoret tydliggör detta så att nämndernas delegationsordningar kan revideras på ett likartat sätt.

Det framgår inte på vilket sätt som samordnande nämnd får uppdraget att söka ett bidrag som stadsledningskontoret bedömer är strategiskt bra för staden att ansöka om. För att förvaltningen ska kunna hinna samordna och administrera bidraget i tid, vore det bra om anvisningen tydliggjorde om nämnden kommer att få ett politiskt uppdrag att söka ett statsbidrag eller om det kommer att hanteras på delegation av tjänsteperson.

Kulturförvaltningens bedömning av anvisningen för statsbidrag är att den samordnande nämnden inte hanterar statsbidraget ekonomiskt utan att detta hanteras av stadsledningskontoret fortsatt.

Detta innebär också att den samordnande nämnden inte har den ekonomiska risken vid fråga om till exempel återbetalning, vilket kulturförvaltningen tycker är bra.

Av anvisningen framgår att samtliga berörda nämnder sammanställer vilka externa bidrag som sökts och hur mycket bidrag som erhållits samt redovisar detta enligt särskild anvisning i stadens

årsrapportering. Det framgår också att ekonomiavdelningen på stadsledningskontoret avser arbeta vidare med och planera för hur externa bidrag fortsättningsvis ska följas upp inom ramen för stadens årsrapportering. Det framgår dock inte tydligt i anvisningen vilket ansvar för uppföljningen som samordnande nämnd har. Det kan vara så att samordnande nämnd följer upp bidragen och lämnar underlag/rapport till stadsledningskontoret samt rapporterar till bidragsgivande instans, men detta behöver i så fall tydliggöras i anvisningen.

Kulturförvaltningen föreslår att ovanstående synpunkter beaktas i revidering och tydliggörande av anvisningen.

GÖTEBORGS STADS KULTURFÖRVALTNING