Malmö stad
Stadsområdesförvaltning Väster 1 (1)
SIGNERAD
Datum Tjänsteskrivelse
2014-04-15 Vår referens Mats Carlfalk Ekonomichef
mats.carlfalk@malmo.se
Åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014
SOFV-2014-591
Sammanfattning
Utfallsprognosen efter januari och februaris verksamhetsmånader visar på ett prognostiserat under- skott för verksamhetsåret 2014, exklusive ekonomisk hjälp, med -9,0 Mkr. Åtgärdsplanen innehåller åtgärder för att uppnå en ekonomi i balans vid utgången av verksamhetsåret 2014. Åtgärderna består av allmän restriktivitet och vakanshållning av vissa tjänster inom förvaltningen, samt flera samver- kande åtgärder inom de båda avdelningarna inom Vård och omsorg med inriktning på att optimera verksamheten med förstärkt rehabilitering.
Förslag till beslut
Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta
att godkänna föreliggande förslag till åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014 att godkänna föreliggande förslag till förändring i delegationsordningen
att arbetsutskottet får återkommande månadsrapporteringar av det ekonomiska läget
Beslutsunderlag
• Tjänsteskrivelse Åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014
• Åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014
• Konsekvensbeskrivning verksamhetsrisker (bilaga 1)
• Riskbedömning och handlingsplan arbetsmiljö (bilaga 2)
Beslutsplanering
Stadsområdesnämnd Västers arbetsutskott 2014-04-15 Stadsområdesnämnd Väster 2014-04-22
Ansvariga
Gisela Green Mats Carlfalk Stadsområdesdirektör Ekonomichef
Åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans 2014
Stadsområdesnämnd Väster
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
2 Arbetsprocessen ... 3
3 Åtgärder ... 4
3.1 Åtgärdsplan ... 4
3.2 Förvaltningen ... 4
3.3 Vård och Omsorg ... 5
4 Risk- och konsekvensanalys ... 5
5 Uppföljning ... 5
Stadsområdesnämnd Väster, Åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans 2014 2(5)
1 Inledning
Utfallsprognosen efter januari och februaris verksamhetsmånader visar på ett prognostiserat un- derskott för verksamhetsåret 2014.
Bedömningen är att stadsområdet, exklusive ekonomisk hjälp, kommer att redovisa ett negativt resultat vid årets slut. Justerat för den del av hemlöshetskostnaderna som stadsområdet inte be- höver bära, är prognosen -9,0 Mkr.
Orsakerna är dels att vårdbehovet inom vård och omsorg har varit större än vad som planerats för, dels har det skett fler omhändertaganden av unga med efterföljande institutionsvård inom individ och familjeomsorgen.
För att uppnå en balans i budget vid verksamhetsårets slut, krävs kostnadsreduceringar inom verksamheten. De åtgärder som föreslås nedan bedöms som realistiskt genomförbara. För att få snabb kostnadsmässig effekt, har åtgärderna planerats så att de kan genomföras så tidigt som möjligt.
2 Arbetsprocessen
I samband med att det stått klart att åtgärder för budget i balans behövde tas fram, planerades även hur detta kunde genomföras med gemensamt engagemang från chefer, verksamhet och fackliga representanter.
Framtagandet har därmed skett genom processer i förvaltningens ledningsgrupp, i kärnverksam- heternas ledningsgrupper samt i samarbete med fackliga representanter genom förvaltningsrådet.
Gemensam bild av konsekvenser och risker i förhållande till de enskilda åtgärderna har tagits fram i riskanalyser som speglar både verksamhets-/brukarperspektiv och arbetsmiljö-
/personalperspektiv.
Stadsområdesnämnd Väster, Åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans 2014 3(5)
3 Åtgärder
3.1 Åtgärdsplan
Nedanstående tabell tydliggör i sammanfattande form de åtgärder som förslås för att få en ekonomi i balans i slutet av 2014. I tabellen klargörs ansvar för genomförande, från vilken månad åtgärderna förväntas börja ge effekt, samt vilken sammantagen ekonomisk effekt som förväntas vid årets slut.
Åtgärd Ansvarig Effekt från
mån
Beräknad effekt Tkr 2014
1 Åtgärder i hela förvaltningen
• Inom samtliga verksamheter gäl- ler restriktivitet kring aktivite- ter såsom externa planerings- dagar, internat, kurser, utbild- ningar och inköp.
• Vakanshållning av identifierade vakanser samt när nya vakan- ser uppstår görs riskbedömning och ställningstagande av till- sättning.
Samtliga chefer i förvaltningen
Respektive avdelningschef
april 1 500
1 000
2 Särskilda åtgärder inom Vård och Omsorg
• Förändringar av delegation 4.5 och 4.7
• Ökad nyttjandegrad av förstärkt rehab inom ordinärt boende
• Uppföljning och implementering av nya rutiner efter omorgani- sationen, snabbare uppfölj- ningar, SVPL-team, samplane- ring av vård och omsorgs per- sonella resurser.
• Daglig bedömning av korttidsbe- manning,
• Utbildning i Salutogent förhåll- ningssätt ställs in
Avdelningscheferna för VoO verksamhet och bistånd
april
4 000
2 000
500
Summa 9 000
3.2 Förvaltningen
Samtliga avdelningar inom förvaltningen har ett åtagande att vara restriktiva kring aktiviteter såsom externa planeringsdagar, internat, kurser, utbildningar och inköp.
Vissa befintliga vakanser har identifierats och kommer inte att tillsättas i nuläget. Vid nya vakan- ser ska respektive avdelningschef göra en riskbedömning och ta ställning till om tillsättning måste ske.
Stadsområdesnämnd Väster, Åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans 2014 4(5)
3.3 Vård och Omsorg
Åtgärderna inom vård- och omsorgs båda avdelningar inriktas på att få det interna samarbetet efter omorganisationen att fungera.
Framförallt gäller det förstärkt rehabilitering där flera verksamheter och professioner samverkar.
Erfarenheterna från arbetet med förstärkt rehabilitering är sedan tidigare goda. Brukare som har tillgodogjort sig rehabiliteringsinsatserna har ökat sina möjligheter till självständighet och har varit nöjda med insatsen.
Det har också framkommit att arbetsprocessen inte varit optimal när det gäller uppföljning av korttidsplaceringar, varför detta också finns med som ett moment i åtgärdsplanen.
För att kvalitetssäkra och få en helhetsbild av vad verksamheten kan möjliggöra för den enskilde, föreslås en förändring i delegationsordningen avseende beviljande av särskilt boende och kort- tidsplats (punkt 4.5 och 4.7 i delegationsordningen), innebärande att delegat ändras från bistånds- handläggare till enhetschef inom vård och omsorgs avdelning bistånd.
4 Risk- och konsekvensanalys
För att förebygga att oönskade effekter ska uppkomma i samband med de förändringar som för- slås i föreliggande åtgärdsplan, har risk- och konsekvensanalyser genomförts utifrån både brukar- /verksamhetsperspektiv och personal/arbetsmiljöperspektiv. Perspektiven belyses i de bifogade bilagorna 1 och 2. I de båda analyserna återges åtgärderna nedbrutna på konkretiserad nivå.
För verksamhetsperspektivet användes en för förvaltningen framtagen mall. För arbetsmiljöper- spektivet användes en för Malmö stad gemensam mall. I den senare finns även en handlingsplan som upptar åtgärder som bedömts behövas utifrån identifierade risker.
5 Uppföljning
Förutom den reguljära månatliga avstämningen av ekonomin, kommer förvaltningens lednings- grupp samt vård- och omsorgs båda ledningsgrupper, varje månad att också följa upp att åtgär- derna i denna plan blir genomförda och att de får den effekt som förväntats. Avvikelser eller be- hov av förändringar i planen kommer att föreläggas nämnden för information och eventuellt nya beslut. Uppföljning kommer också att ske inom förvaltningsrådet.
Stadsområdesnämnd Väster, Åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans 2014 5(5)
Malmö stad
Stadsområdesförvaltning Väster Bilaga 1 Verksamhetsrisker
Konsekvensbeskrivning
Konsekvensbeskrivningar med anledning av kostnadsreduceringar 2014 Arbetsplats: Stadsområde Väster, 2014-04-02 I konsekvensbeskrivningarna: försök att vara konkret, saklig och kortfattad. Du kan beskriva konsekvenser ur olika perspektiv,
exempelvis lokaler och fysisk miljö, fysisk och psykisk påverkan, kvalitet m.m.
*K = Konsekvenser *S = Sannolikhet
1 – Försumbar konsekvens, 2 – Lindrig konsekvens, 1 –Liten sannolikhet 2 – Medelstor sannolikhet, 3 – Stor sannolikhet 4 – Mycket stor sannolikhet 3 – Kännbar konsekvens, 4 – Allvarlig konsekvens
Konsekvenser multiplicerad med Sannolikhet ger sammanvägd bedömning (totalt värde 0-16)
Precisering av planerad förändring Förväntad effekt Konsekvenser av förändringen för brukare
K 0-4
S 0-4
Sammanvägd bedöm- ning för brukare
(KxS)
HELA FÖRVALTNINGEN Inom samtliga verksamheter gäller återhållsamhet.
Restriktivitet kring aktiviteter såsom externa planeringsdagar, internat, utbildningar, kurser och inköp.
Fr.o.m. Omgående
Minskade utgifter Inga omedelbara konsekvenser för med- borgare och brukare
1 1 Försumbar konsekvens
och liten sannolikhet
Vakanshållning av identifierade vakanta tjänster. När nya vakan- ser uppstår görs riskbedömning och ställningstagande av tillsätt- ning. Avdelningschef beslutar.
Fr.o.m. Omgående
Inga omedelbara konsekvenser för bru- kare.
2 2 4
Lindrig konsekvens och medelstor sannolikhet
1
2
VÅRD OCH OMSORG Daglig bedömning av korttids- bemanning inom VoO, beslutas av sektionschef.
Fr.o.m. Omgående
Minskade utgifter Minskad kontinuitet och en risk för att vissa insatser kan senareläggas och inte
utföres enligt plan. 2 2 4
Lindrig konsekvens och medelstor sannolikhet
Ändring av delegation 4.5 och 4.7 från biståndshandläggare till de två berörda enhetscheferna inom bistånd.
Var: Avdelningen för bistånd Fr.o.m. 140422
Som en effekt av omor- ganisationen ses behov av att kvalitetssäkra biståndbedömningen.
Förbättrad tillgång till FR för brukare i ordinärt boende.
0 0 0
Effektivisera flödet av nya SVPL- teamets (Samordnad VårdPLa- nering) arbetsprocesser. Genom- gång samt implementering av rutiner och processer. Enhets- chef bistånd LSS/ SVPL ansva- rar för att schema läggs för den personal som ska ersätta SVPL när teamet inte själva klarar om- fattningen av antal ärenden. In- ventering sker av antal ären- den/kallelser under vecka 13.
Var: avd. för bistånd LSS/SVPL Fr.o.m. 140326
Smidigare flöde för ar-
betet med svpl. Ingen konsekvens för brukarna
0 0 0
Analys av personalbudget SVPL och LSS. Enhetschef tillsam- mans med HR och ek.avd.
Var: avd. bistånd Fr.o.m. 140326
Anpassning till budget.
Budget i balans under våren.
Ingen konsekvens för brukarna
0 0 0
3
Uppföljning av brukare som finns på korttidsplatser, följa ru- tin för korttidsprocessen.
Rutin ska förtydligas.
Var; Berörda enhetschefer Avd.
bistånd, enhetschef avd. verk- samhet HSL
From; 140416
Effektivisering av upp-
följningar. Snabbare uppföljning för brukare som vistas på korttid.
0 0 0
Skapa och införa rutin för månat- lig uppföljning av beslutade bi- stånd enligt SoL mellan bi- ståndshandläggare och sektions- chefer i ordinärt boende
Var; Enhetschefer Bistånd och enhetschefer ordinärt boende From; 140416
Avstämning av bi- ståndsbeslut i förhål- lande till utförda insat- ser.
Säkerställa att rätt insatser utförs uti- från behov.
0 0 0
Införa veckomöten där enhets- chefer bistånd och
HSL/rehabchefer stämmer av situationen gällande be- hov/platstillgång av Förstärkt Rehabilitering (FR).
Var; Enhetschefer bistånd och rehab
Fr. om 140326
Ökad nyttjandegrad av
FR Ökad möjlighet till FR
i ordinärt boende.
0 0 0
Tydliggöra rutiner för ” svikt i hemmet”. Föras till dagordning vid teammöten.
Införa väntelista för personer som har svikt i hemmet till FR.
Var: Avdelning verksamhet
Ökad nyttjandegrad av
FR Fånga upp behov i hemmet vid svikt
och säkra insatser för att i möjligaste mån undvika inläggning.
Möjligt att koppla ihop med ÄMMA projektet. (Äldre i Malmö Mobilt Akutteam)
0 0 0
4
Fr.o.m. 140416
Identifiera hemtjänstgrupper som behöver stöd gällande ar- betsmodellen med FR. Rehab- chefer informerar berörda grup- per.
Var: Avd. verksamhet, ordinärt boende/Rehab.
Fr.o.m. 140324
Ökad nyttjandegrad av
FR Ökad tillgång till FR
i ordinärt boende.
0 0 0
Budget för sjuksköterskorna komma i balans genom samut- nyttjande i hela förvaltningen.
Översyn och eventuell förändring av schema.
Var: Avd. verksamhet HSL och Säbo.
Fr.o.m snarast
Anpassning till budget Ingen konsekvens för brukare
0 0 0
Vad: Genomlysning av personal- budget i tre identifierade grupper i ordinärt boende dag/kväll i förhållande till brukarnas behov Var: Enhetschef ordinärt boende omr. 2
Fr om; 140408
Anpassning till budget Minskad kontinuitet för brukare.
3 2 6
Kännbar konsekvens och medelstor sannolikhet Avstå från utbildning salutogent
förhållningssätt
Var; samtliga verksamheter inom VoO
Vänta med utvecklings- arbete salutogent ar- betssätt
Ingen omedelbar konsekvens för bru- kare
1 1
Försumbar konsekvens 1 och liten sannolikhet på
kort sikt.
Bilaga 2 Arbetsmiljörisker
Riskbedömning och handlingsplan för arbetsmiljöåtgärder
Malmö stad
Orsak till riskbedömning Verksamhet som berörs Personer/grupper som berörs
Åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014 Samtliga inom stadsområdesförvaltning Väster
Samtliga medarbetare i förvaltningen kan komma att beröras genom de två första punkterna. Direkt berörda är främst medarbetare inom Vård och Omsorg avdelningarna Verksamhet och Bistånd.
Åtgärder föreslagna i
åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014
Risker och riskkällor
HELA FÖRVALTNINGEN
Inom samtliga verksamheter gäller återhållsamhet. Restriktivitet kring aktiviteter såsom externa
planeringsdagar, internat, utbildningar, kurser och inköp.
Fr.o.m: Omgående
Integrationen mellan olika professioner och verksamheter tar längre tid. Svårare för förvaltningen att följa upp och nå de politiska målen. Kan bli en negativ påverkan på förbättringsområden kopplat till medarbetarenkäten. Kan också medföra
kompetensbrist hos medarbetare.
Vakanshållning av identifierade vakanta tjänster. När nya vakanser uppstår görs riskbedömning och ställningstagande av tillsättning. Avdelningschef beslutar.
Fr.o.m: Omgående
Risk att det ökar stressen. Att vakanshålla vissa specifika tjänster kan innebära negativa effekter för utveckling och genomförande av vissa verksamhetsuppdrag.
1
Bilaga 2 Arbetsmiljörisker
VÅRD OCH OMSORG
Daglig bedömning av korttidsbemanning inom VoO. Beslutas av sektionschef.
Fr.o.m: Omgående
Risk för ökad stress, arbetsbelastning och sjukfrånvaro hos medarbetare och chefer.
Ändring av delegation 4.5 och 4.7 från biståndshandläggare till de två berörda enhetscheferna inom bistånd.
Fr.o.m: 140422
Ökad arbetsbelastning och stress för enhetscheferna och biståndshandläggare.
Effektivisera flödet av nya SVPL-teamets (Samordnad Vårdplanering)
arbetsprocesser. Genomgång samt implementering av rutiner och processer.
Enhetschef bistånd LSS/ SVPL ansvarar för att schema läggs för den personal som ska ersätta SVPL när teamet inte själva klarar omfattningen av antal ärenden.
Inventering sker av antal
ärenden/kallelser under vecka 13.
Fr.o.m: 140326
Riskbedömning har inte prioriterats i nuläget.
Analys av personalbudget SVPL och LSS. Enhetschef tillsammans med HR och ek.avd.
From: 140326
Ingen risk bedöms föreligga i nuläget.
Uppföljning av brukare som finns på Risk för ökad stress hos medarbetarna. Ökad risk för hotsituation gentemot 2
Bilaga 2 Arbetsmiljörisker
korttidsplatser. Följa rutin för
korttidsprocessen. Rutin ska förtydligas.
Fr.o.m: 140416
biståndshandläggare i relation till brukare/anhöriga.
Skapa och införa rutin för månatlig uppföljning av beslutade bistånd enligt SoL mellan biståndshandläggare och sektionschefer i ordinärt boende.
Fr.o.m: 140416
Riskbedömning har inte prioriterats i nuläget.
Införa veckomöten där enhetschefer bistånd och HSL/rehabchefer stämmer av situationen gällande behov/platstillgång av Förstärkt Rehab (FR).
Fr.o.m: 140326
Riskbedömning har inte prioriterats i nuläget.
Tydliggöra rutiner för ” svikt i hemmet”.
Föras till dagordning vid teammöten.
Införa väntelista för personer som har svikt i hemmet till FR.
Fr.o.m: 140416
Riskbedömning har inte prioriterats i nuläget.
Identifiera hemtjänstgrupper som behöver stöd gällande arbetsmodellen med FR. Rehabchefer går ut till sektionschefer i ordinärt boende och informera dem om FR.
Riskbedömning har inte prioriterats i nuläget.
3
Bilaga 2 Arbetsmiljörisker
Fr.o.m. 140324
SSK budget komma i balans genom samutnyttjande i hela förvaltningen.
Översyn och eventuell förändring av schema.
F.ro.m: Snarast
Dialog och riskbedömning kommer att göras av berörda chefer i samarbete med Vårdförbundet.
Genomlysning av personalbudget i tre identifierade grupper i ordinärt boende dag/kväll i förhållande till brukarnas behov.
Fr.o.m: 140408
Risk för ökad arbetsbelastning för samtliga involverade chefer och handläggare. Risk för att medarbetarna inte känner delaktighet i det ekonomiska läget gällande
insatserna.
Avstå från utbildning salutogent förhållningssätt.
Riskbedömning
Risk för att medarbetarnas känner sig underprioriterade och tappar engagemang vilket kan leda till sämre utförande av arbete. Detta kan leda till att medarbetare söker andra jobb.
Fr om: Genomförs inte under 2014.
Risk för att medarbetarnas känner sig underprioriterade och tappar engagemang vilket kan leda till sämre utförande av arbete. Detta kan leda till att medarbetare söker andra jobb.
Deltagare vid riskbedömningen:
Förvaltningsrådet representerade av: Gun-Britt Eriksson och Karin Hernmo Kommunal, Lars Holmgren SSR, Lise-Lotte Strandberg FSA, Therese Bruce, Fysioterapeuterna, Anna Nordstrandh och Margareta Johansson Vision
Genomförd datum:
140403
4
Bilaga 2 Arbetsmiljörisker
Arbetsgivaren representerade av: Ann-Kristin Blomberg, HR-chef, Mats Carlfalk, ekonomichef, Åsa Ollerstam-Lundh, chef Vård och Omsorg verksamhet samt Maria Thögersen HR-konsult
Information på arbetsplatsträff datum:
Process enligt överenskommelse i förvaltningsrådet (140319) som innebär att riskbedömningen i huvudsak görs i förvaltningsrådet. Dialog har förts med ledningsgruppen för förvaltningen och med samtliga
enhetschefer och vissa sektionschefer inom Vård och Omsorg.
Behöver riskbedömningen tas upp i Samverkan?
Ja Nej Datum
140403
Ansvarig chef
Gisela Green, stadsområdesdirektör
Skyddsombud / Elevskyddsombud
5
Bilaga 2 Arbetsmiljörisker Handlingsplan utifrån riskbedömningen
De flesta av riskerna handlar om ökad arbetsbelastning och stress för chefer och medarbetare. Men även risker som minskad
motivation och för lite kompetensutveckling berörs. Integrationen av de två gamla stadsdelarna riskerar också ta längre tid. I ett fall bedöms även en viss risk för ökad hotsituation, gäller biståndshandläggare i samband med rutin för korttidsplacering.
Nedanstående aktiviter är tänkta att motverka dessa risker totalt sett.
De punkter som det anges ”Ingen riskbedömning i nuläget” berör i huvudsak tydliggörande och införande av interna rutiner samt nya möteskonstellationer. Dessa bedöms ha obefintlig eller låg risk för eventuella negativa effekter för medarbetarna i nuläget.
• En tydlig kommunikationsplan arbetas fram som tydliggör varför vi gör detta och betydelsen av det.
•
Ansvarig: Kommunikationschef
• Ledningsorganisationen måste hållas samman och ha tät dialog om chefernas prioriteringar och fokus för att tillsammans minska risken för chefernas eventuella ökade arbetsbörda.
•
Ansvarig: Stadsområdedirektören
• Cheferna informerar medarbetare vid APT och liknande om åtgärdsplanen för ekonomi i balans. De är observanta och följer också upp de direkta effekterna på arbetsplatsen av planen samt de eventuella riskerna. Rapporterar till avdelningschef.
Ansvariga: Avdelningscheferna
• Handlingsplanen för riskbedömningen samt åtgärdsplanen för ekonomi i balans följs upp i förvaltningsrådet.
Ansvarig: Stadsområdesdirektören
6
Bilaga 2 Arbetsmiljörisker
7
