Strategiskt arbete för en ekonomi i balans - uppföljning av SKL:s kommunanalys samt förslag på åtgärder på lång sikt

Hörby kommun 242 80 Hörby| Besöksadress: Ringsjövägen 4| Tel: 0415-37 80 00| Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.horby.se

Strategiskt arbete för en ekonomi i balans - uppföljning av SKL:s kommunanalys samt förslag på åtgärder på lång sikt

1. Bakgrund

Hörby kommun lät under 2016 SKL genomföra en analys av kommunens

verksamheter och ekonomi. Analysen presenterades av SKL under september 2016 och visar hur Hörby kommuns förutsättningar förhåller sig till ett antal jämförbara referenskommuner.

SKL delade upp analysen i fyra områden;

1. Övergripande förutsättningar 2. Verksamheter

3. Kalkyl för Hörby kommun 2016-2021 4. Styrning och ledning

I SKL:s analys bedömdes Hörby kommuns allmänna förutsättningar för ekonomisk utveckling de närmaste fem åren. Analysen innehöll också jämförelser på specifika verksamhetsområden med jämförbara kommuner (referenskommuner). När det gällde kalkylen för Hörbys ekonomiska utveckling 2016-2021 gjorde SKL bedömningen att kommunens verksamheter - om kommunen inte vidtar åtgärder för att bromsa kostnadsutvecklingen - kommer att ge ett underskott med 59 mkr 2021, under förutsättning att statsbidragen värdesäkras. För att kommunen ska leva upp till god ekonomisk hushållning krävs, enligt analysen, årliga resultat på minst 2 % och helst 3

% i resultat (procent av skatteintäkter och generella statsbidrag). För att uppnå varaktig ekonomisk balans indikerar analysen på att kommunens kostnader behöver

reduceras med 77 mkr till 2021. När det gäller de specifika verksamhetsområdena konstaterade SKL att Hörby kommun inom vissa verksamheter har högre kostnader än referenskommunerna.

SKL underströk också vikten av att kommunen arbetar för att utveckla styrning och ledning.

2. Uppföljning

SKL:s analys har behandlats av kommunens ledningsgrupp och en handlingsplan presenterades för kommunstyrelsen 2016-11-07, § 264. I handlingsplanen redovisas vilka omedelbara åtgärder som ledningsgruppen vidtagit både gällande övergripande frågeställningar och för de i analysen särskilt utpekade verksamheter inom vilka Hörby kommun haft högre kostnader än referenskommunerna. Handlingsplanen innebar också att ledningsgruppen, i syfte att effektivisera och utveckla gruppens arbete, skulle genomgå ett utvecklingsprogram under 2017.

Ledningsgruppen gjorde en uppföljning av handlingsplanen som presenterades för kommunstyrelsen 2017-04-10, § 80. I uppföljningen kan konstateras att merparten av de åtgärder som ledningsgruppen tagit upp i handlingsplanen genomförts.

Ledningsgruppen redogjorde också för det pågående utvecklingsprogrammet.

Kommunstyrelsen beslutade att godkänna rapporten samt att ge kommunchefen i uppdrag att presentera ett förslag till ”en plan över hur kommunen kan få en positiv ekonomi från nu och 5 år framåt”.

I sammanhanget är det viktigt att nämna att vissa uppgifter i SKL:s analys byggde på felaktig inrapportering till SCB. Detta medförde exempelvis att analysen pekade på att Hörby hade högre kostnader per barn i förskola än referenskommunerna samt att vi i särskilt boende för äldre hade högre kostnader per brukare, vilket visade sig vara felaktigt i båda fallen. Dessa felaktigheter har rättats till.

Även på det nationella planet har SKL i sin ekonomirapport, maj 2017, gjort bedömningen att behovet av hela kommunsektorns verksamheter förväntas öka

betydligt snabbare än vad skatteintäkterna gör. Fram till 2020 bedöms gapet mellan intäkter och kostnaden för befolkningens behov av välfärdstjänster vara omkring 40 miljarder kr om inget görs.

Det kan således konstateras att det allmänt sett för Sveriges kommuner – och inte bara i Hörby – krävs långtgående och kraftfulla beslut om effektiviseringar de närmaste åren för att medborgarnas behov av tjänster ska kunna tillgodoses.

Nedan följer en redovisning av pågående och föreslagna åtgärder på dels kommunövergripande nivå, dels på förvaltningsnivå.

3. Befintliga beslut och pågående åtgärder

Kommunövergripande:

 Ny översiktplan antagen av KF i mars 2016

 Marknadsstrategi antagen av KF i oktober 2016

 Evenemangsstrategi antagen av KF i november 2016

 Bostadsförsörjningsprogram, kommer behandlas i KF i september 2017

 Markanvisningar för bostadsbyggande (Statoiltomten klar, Stattena N KF augusti 2017)

 Ny detaljplan för bostadsbyggande m m på Stattena Östra (beställd KS i april 2017)

 Superbussprojektet/Stationssamhälle 2.0 pågår

 Näringslivsstrategi, ärendet behandlas av KF hösten 2017

 Ny arbetsmarknadsenhet är i drift från 2017-01-01. Kommunstyrelsen ansvarar för den strategiska styrningen och socialnämnden ansvarar för den operativa styrningen.

 Miljömålsprogram (KF 2015)

 Lokalförsörjning – övergripande fastighetsförvaltningsprocess (KS januari 2017)

 Attraktiv arbetsgivare (KS mars 2017)

 Ekonomiska styrprinciper (KF 2014) och investeringspolicy (KF 2017)

Samtliga ovanstående beslut är av strategisk natur. Det är av yttersta vikt att de också genomförs, eftersom de stärker Hörbys attraktionskraft och skapar

förutsättningar för befolkningstillväxt och arbetstillfällen i kommunen. Detta leder i sin tur till ett ökade skatteintäkter och en mer gynnsam ekonomisk utveckling.

Således måste ett genomförande av ovanstående beslut vara prioriterat arbete som syftar till att motverka SKLs prognostiserade underskott 2021.

Skolområdet:

 Skolstrukturutredningen genomförd (presenterad för KS och BUN 2017- 02-15) – kan innebära effektiviseringsvinster och kostnadssänkningar.

 Utbyggnad av förskolor planeras både på kort (2018) och lång sikt, investeringsbudget antagen KF juni 2017.

 Uppdrag är lämnat till en arbetsgrupp att se över elevhälsan i kommunen och se om det finns möjligheter till effektiviseringar, bättre rutiner etc även inom nuvarande skolstruktur.

 Särskilda rutiner framtagna för ansökningar av statsbidrag

Vård och omsorg:

 Mellanboende på Solbacken är igång (Temporärt boende i avvaktan på särskilt boende)

 Nytt äldreboende planeras (investeringsbudget KF juni 2017).

 Omorganisering/effektivisering av hemtjänsten pågår och är delvis genomförd.

 Digitaliseringsarbete inom vård och omsorg är påbörjat. E-strategiplan antagen av socialnämnden hösten 2016.

 Strategisk äldreomsorgsplan – pågår (beräknas vara klart hösten 2017)

Individ och familjeomsorg:

 Egenregiverksamhet – I familjevården sker en successiv övergång från köpta konsultinsatser till insatser med egen personal, vilket beräknas kunna sänka kostnaderna upp till 2/3. Processen är igång och i stora delar genomförd.

 Ekonomiskt bistånd – Enhetliga rutiner har införts och medarbetarna har komptensutvecklats. Kostnaderna har sänkts till under referenskostnaden.

 Familjeorienterat arbetssätt infört från hösten 2016

Integration – Flyktingmottagning/Ensamkommande barn

 HVB-hem drivs i egen regi för att möta sänkta statsbidrag

LSS

 Rättelse när det gäller sättet att inrapportera uppgifter till SCB har gjorts under 2016. Det innebär att kommunen betalar ca 6 mkr lägre avgift till LSS-utjämningssystemet 2017. Fortsättningsvis säkerställs att

inrapporterade uppgifter är korrekta, med målsättningen att åtminstone behålla nuvarande avgiftsnivå.

 Planering för nya LSS-boenden pågår.

 Strategisk plan antagen av socialnämnden våren 2017.

Måltidsverksamhet

 Effektiviseringsarbete pågår för att reducera kostnaderna med ca 7 mkr.

4. Förslag på åtgärder att arbeta med på lång sikt

4.1 Generell ekonomisk anpassning

 Plan för ekonomisk anpassning över tid

Grunden för en ekonomisk balans inom kommunen är att totala intäkter är större än totala kostnader. Kommunfullmäktige sätter ramen till 2/3 av

kommunens intäkter genom beslut om skattesatsen. Resterande 1/3 av kommunens intäkter kommer från staten och kommunens egna intäkter (avgifter, utförda tjänster m m).

Utifrån denna totala intäkt ska kommunens verksamheter finansieras.

Kommunfullmäktige beslutar i oktober om kommande års fördelning av anslag s k kommunbidrag. Styrelsen och nämnderna har ansvar att säkerställa att kostnaderna inte överskrider den av fullmäktige anvisade kommunbidragsramen. I det fall styrelsen och nämnderna har egna intäkter kan kostnaderna öka i samma utsträckning.

Ett ledord i att uppnå ekonomisk balans över tiden är att upprätthålla en kostnadskontroll i samtliga verksamheter. Prioritet är personalkostnader som utgör ca 65 % av kommunens totala kostnader.

Hörby kommun kan komma att behöva genomföra effektiviseringar inom alla förvaltningar för att möta de lägre intäkter som prognostiseras 2018 – 2020. Effektiviseringar innebär att utföra samma kvalitativa arbete med hög servicenivå till en lägre kostnad. Varken budgetberedningen,

kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige kan besluta om åtgärder inom respektive facknämnd. Kommunfullmäktige styr genom beslut av anslag till styrelsen och nämnderna. Därefter vidtar ansvaret hos nämnd/förvaltning att anpassa verksamheten utifrån den ekonomiska ramen med mål att vidmakthålla god service och kvalitet i verksamheten

Personal

På personalområdet behöver frågor såsom anställningsform, finansiering av tjänster, lönenivåer, rätt till övertid, avvecklingskostnader och nyinrättande av tjänster ses över och kommunövergripande riktlinjer tas fram.

Lokaler/fastigheter

På fastighetssidan är det viktigt att fortsätta analysera frågor gällande lokalytor

så att hänsyn tas till tillkommande nya verksamheter respektive om verksamheter

avvecklas. Andra väsentliga frågor är att se över riktlinjer för inköp av fastigheter,

energieffektiviseringar och nyproduktion av verksamhetslokaler.

Inköp av varor/tjänster

Det är viktigt att säkerställa att inköp huvudsakligen sker genom avrop från avtal i gällande upphandlingar och att vi skapar en allmän

kostnadsmedvetenhet i organisationen.

.

Möjlig modell för effektivisering inför budget 2018

Enligt modellen nedan erhåller styrelsen och nämnderna full kompensation för löneökningar och kapitalkostnader.

Därefter kan budgetberedningen föreslå procentuella effektiviseringar inför 2018 över hela linjen enligt nedanstående matris:

Styrelse/nämnd Prel. KB 2018 tkr 0,5 % 1,0 %

Kommunstyrelsen 44.571 -223 -446

Revisionen 895 -4 -9

Byggnadsnämnden 4.987 -25 -50

Barn- och utbildningsnämnden 349.139 -1.746 -3.491

Kultur- och fritidsnämnden 32.475 -162 -325

Socialnämnden 288.043 -1440 -2880

Tekniska nämnden 44.549 -223 -445

Miljönämnden 3.967 -20 -40

Summa 768.626 -3.843 -7.686

Alternativen med effektiviseringar ovan innebär att kommunfullmäktige föreslås besluta om 3,8 mkr respektive 7,7 mkr i lägre kostnadsnivå än utgångsläget för budget 2018.

Budgetberedningen överväger årligen i budgetprocessen hur kommunens ekonomi behöver styras för att uppnå en varaktig ekonomisk balans. Utifrån prognos för

skatteintäkter, statsbidrag och egna intäkter görs en kommunövergripande bedömning om tillskott kan tillföras styrelsen och nämnderna (politiska satsningar) eller om den kommunala ekonomin behöver effektiviseras genom lägre kommunbidragsramar (lägre kostnadsnivå).

Skatteunderlagstillväxten

SKL presenterar skatteprognoser för kommande tre år. Skatteunderlagsprognoser som är på längre tid är mycket osäkra eftersom ett stort antal faktorer påverkar

skatteunderlagets utveckling. Ju längre fram i tiden prognosen avser, desto trubbigare blir prognosen. Värdet av långtidsprognoser som är längre än tre år, avseende

skatteunderlagsutvecklingen, bedöms därför som litet.

4.2 Övrigt - kommunövergripande

 Utöka samarbetet med andra kommuner – exempelvis inom verksamheterna räddningstjänst och bygg- och miljö

 Helhetssyn politisk- och förvaltningsorganisation – en helhetsorienterad organisation bedöms kunna ge effektiviseringsvinster och säkerställa specialistkompetens inom kommunen

 Fortsätt utveckla arbetsmarknadsenheten för att, inom ramen för den kommunala kompetensen, skapa sysselsättning och minska framtida behov av försörjningsstöd

 Fastighetsområdet – kan fastighetsverksamheten effektiviseras? Utredning om eventuell ändrad associationsform pågår

4.3 Skolområdet

 Större driftenheter - Vad gäller möjliga effektiviseringar så är mycket förknippat med vad som beslutas kring skolstrukturen. Om kommunen etablerar större driftsenheter finns möjlighet till en mer rationell drift.

 Det gäller:

- Ledning/styrning (färre enheter för rektor/förskolechef ökar ledarnas tillgänglighet) - Elevhälsan (kurator, skolsköterska, studie- och yrkesvägledare, specialpedagoger är

samlade vilket ger effektivare verksamhet) - Samordning av stödassistenresurser

- Grundorganisationen – större enheter ger möjlighet till större klasser, vilket minskar kostnaden per elev

 Säkerställa att samtliga berättigade statliga medel erhålls

4.4 Vård och omsorg

 Digitalisering (E-hälsa) och förändring av arbetssätt – Digitalisering inom vård och omsorg omfattar bl a nyckelfri låshantering, mätning av verkligt verkställd tid, digital tillsyn, digitala larm och larmhantering via larmcentral, mobil dokumentation,

medicinplanering m m. Den beräknade effektivitetsförbättringen per år beräknas motsvara den prognosticerade demografiska årliga volymökningen 2017-2021 samt den förväntade ökningen av vårdbehovet som uppkommer när HSL-avtalet fullt ut tillämpas (ca 2,5 % totalt per år )

 Verkställighet av LSS-beslut - Kommunen fortsätter arbetet med att verkställa LSS- beslut och att utveckla nya boendeformer för personer med rätt till stöd enligt LSS.

5. Sammanfattning – 10 ledord

Som framgår av ovanstående krävs ett omfattande arbete för att uppnå en god ekonomisk hushållning över tid. Vi måste både skapa förutsättningar för positiv utveckling, vilket ger underlag för ett ökat skatteunderlag, och samtidigt arbeta med att effektivisera våra verksamheter för att sänka kostnadsnivån. Nedan följer en sammanfattning i 10 ledord av vad som bedöms vara strategiskt avgörande för kommunens utveckling av verksamhet och ekonomi de närmaste fem åren.

1. UTHÅLLIGHET: Genomför och följ upp de strategiska beslut som fattats

2. SAMARBETE: Utöka samarbetet med andra kommuner

3. HELHETSSYN: Effektivare organisation - politik och förvaltning 4. FÖREBYGGA: Fortsätt att utveckla arbetsmarknadsenheten till Skånes

bästa

5. EFFEKTIVISERA: Fastighetsområdet och måltidsverksamheten 6. OPTIMERA: Skolstrukturen - Större driftenheter

7. SÖKA: Fortsätt söka och erhålla statliga medel inom samtliga områden

8. DIGITALISERA: Fortsätt digitaliseringen (E-hälsa) inom vård och omsorg

9. VERKSTÄLLA: LSS-beslut

10. SKAPA MEDVETENHET: Allmän kostnadsmedvetenhet – arbeta vidare med plan för ekonomisk anpassning över tid