Agendan för idag kommer att vara uppdelad i 3 delar. Före / Under /Efter årsbokslutsprocessen. Vi kommer att gå igenom checklistor och program i varje del.
Jag tar gärna emot frågor löpande men om vi stannar kvar vid en fråga för länge så parkerar vi den och återupptar den i slutet.
Jag kommer att visa er min presentation och om det finns tid över så kommer jag att visa utvalda program i M3.
Det finns en del man kan förbereda innan årsbokslutsarbetet kommer igång. Att förbereda inför det nya året kan man göra när som helst på året, dock är vissa program känsliga (aktivering av år)
Systemkalendern är ofta genererad flera år i förväg men det är bra att checka ifall det finns datum framåt i tiden upplagda. Om inte, så genererar man år genom F13+F13, ange åren från/till och tryck F13.
Systemperioderna anges per år och här är det bra om man känner till vilken periodtyp vi använder i vårt företag. Om man vill kolla detta så titta på divisionsinställningarna (MNS100) Panel F (Periodtyp FIN) När man vet det så anger man periodtyp, År och trycker på skapa.
Man kan förbereda det nya året genom att öppna det via alternativ 11, här inne kan du välja att aktivera alla perioderna (F14) eller enbart några. VÄLJ ALDRIG AVSLUTA ALLA (F15)
Journalnr-serier & fakturanr-serier måste läggas upp till varje år. Sen finns det även andra nr-serier såsom verifikat och övriga nr-serier som inte är beroende av året. Dock forstätter de om man inte lägger upp nya.
Tidszonen &SYS måste anges. Detta är den tidszon som används internt i M3. Om ingen tidszon anges för en lagerplats används lokal tid. Detta innebär att ingen tidsomräkning görs.
Slutligen så behöver man underhålla kolumnmallarna i huvudboksvisningsprogrammet (GLS215) Det kan finnas kolumnmallar som innehåller budgetvärden mm
I slutet av december börjar årsbokslutsprocessen. Tiden för start och slut varierar givetvis från företag till företag. Jag gissar att ni i era egna företag har just en årsbokslutskalender med deadline på olika saker.
I M3 innebär årsbokslutsarbetet en del program som man normaltvis kör regelbundet och dels en del felsökningsprogram som måste gås igenom.
Även om programmen körs regelbundet är det extra viktigt att få till den extra sista körningen av kalkylerna – kanske för att det finns ett behov att per 1/1 nästa år uppdatera kalkylrates, avtal mm.
Det viktigaste av allt i denna period är – har vi fått med allt? Är alla reserveringar som de skall?
Så har vi kommit till tiden under årsbokslutet.
Först och främst vill man utestänga andra moduler för att uppdatera huvudboken. Detta gör man genom en sk kontrollerad stängning. Jag ser till att ha öppet de moduler som jag fortfarande vill kuna boka på.
Efter det kontrollerar man att alla skall alla nattjobb mm ha gått klart. Har man fakturerat allt? Behövs det köras en separat överföring av fakturering? Och när detta är konstaterat kan man gå tillbaka till GLS990 och stänga OI modulen
Feljobben är en regelbunden process i m3 men det är extra viktigt att rensa detta program. Ibland får man kontrollera detta många gånger under ett årsbokslut.
Avbrutna/pågående jobb är ett att program man dels regelbundet kontrollerar. Här är det dock viktigt att komma ihåg att programmet visar både avbrutna jobb och pågående jobb. Dvs återstarta aldrig ett jobb med samma datum som idag. Kontrollera med användaren på jobbet om de har stängt ner M3 eller blivit utkastade.
Internredovisningstransaktioner skapas i CAS950 – normalt körs jobbet som ett nattjobb men man kan för säkerhet skull köra det i samband med årsbokslutet. Det finns även aktiviteter som medför att en extra köring av CAS950. Glöm inte att ha koll på error-loggen i CAS300 samt överföring via CAS960 ifall det behövs
Alla kalkylmodeller som behövs köras per den siste körs. Efter detta jobb kan man påbörja förändringar i kalkylmodellen. Måste inköpsavtalen uppdateras med nya priser (datum)? Påverkar detta även %-satser eller beräkningar i kalkylelementen ?
Har man gjort en forecast/budget som medför att standardkostberäkningen måste ändras? Är kostnaden för mantid/maskintid/ledtid exempelvis mer eller mindre ? Har vi högre oveheadkostnader som medför ändringar i Kalkylkompontenterna i standardkostnadsmodellen?
Finns det några andra förändringar som träder i kraft nästa år ? Kommer vi att lägga ut viss produktion på lego? Alla frågor och förändringar som sker i produktionslinjen påverkar produktkalkylen både i värde och i vissa fall påslagen som man satt från början.
Använder man sig av standardkostmodell och har tillverkningsordrar i sitt företag är det viktigt att rensa
”Wippen” , dvs produkter i arbete. Är alla TO stängda som kan stängas? När detta är konstaterat kan man köra sin efterkalkyl och skapa upp de transaktioner som efterkalkylen medför.
Om man har ett värde kvar i ”Wippen” kan man köra ett omvärderingsjobb att saldot via CAS170. Här är det viktigt att ert förtags redovisningsprinciper följs och det kan vara olika från företag till företag.
Färdigvarulagret kan också värderas om via ett separat program och ännu en gång så är det viktigt att ert förtags redovisningsprinciper följs och det kan vara olika från företag till företag. Hur ert lager värderas om är upp till er och i samråd med era revisioer.
Än en gång – transaktioner som påverkar interredovisningstransaktioner måste köras upp via CAS950. Efter varje körning gör man en rutin att även kontrollera error-loggen som jag tidigare pratade om. CAS960 säkerställer att alla internredovisningstransaktioner blir överförda till huvudboken.
Nu börjar det bli dags att köra avstämningslistor och de första man kör är Godsmottaget ej fakturerat, listan skall visa alla öppna inköpskordrar som finns och jämföras med saldot på respektive konto i huvudboken.
Detsamma gäller för omvänt, dvs fakturerat ej godsmottaget.
I sällsynta fall (men det skall dock ej finnas) kan man ha ett saldo på levererat ej fakturerat men i dessa fall rekommenderar jag en extra faktureringskörning OM utfallet skall tillföras mitt nuvarande år.
Lagret stäms av efter att en eventuell omvärdering har utförts.
Valutakurser uppdateras på alla de kurstyper som man har behov för. Detta är olika från företag till företag men i vissa fall har man även inom koncernen en monthendkurs eller en yearendkurs.
Slutligen återstår alla andra rutiner/processer som man kör normalt sätt i varje månad. Omvalutering av orealiserade kursvinster/förluster, periodiseirng, allokeringskörning, påläggskörning, avskrivningar mm. Sist men inte minst har man alla unika reserveringar som dels skall bokas, analyseras och i många fall revideras vid ett årsbokslut. Det kan vara reserveringar som skall bokas tillbaka delvis eller helt. Nya reserveringar (fakturor som ej inkommit mm)
När man har alla transaktioner inne och inte förväntar sig fler – kan man påbörja den systemmässiga kontrollen via olika program.
Den första checken rör verifikatnr – här kan man få ut 3 olika listor (och : Kontroll ifall det finns luckor? Kontroll ifall inaktiva verifikat (makulerade)? Eller aktiva (pågående verifikat?
Nästa kontroll rör journalnr. Kontroll ifall det finns luckor? Kontroll ifall inaktiva journalnr (makulerade)? Eller aktiva (pågående) journalnr?
Den tredje kontrollen (på nr) berör både verifikatnr och journalnr. Kontrollen utför en check på att dels alla journalnr balanserar och att verifikatnr balanserar.
En sista kontroll är för att kontrollera att saldofilerna är lika med transaktionsfilerna. Och för att förklara detta lite bättre så vill jag illustrera M3s huvubok med 2 olika tabeller. En innehåller alla transaktioner och en innehåller summerade saldon. Dessa 2 är alltid kompisar och summa i transktionsfilen är detsamma som i saldofilen. Men ibland ”hänger inte saldofilen med”
Det är detta som GLS980 visar. Stämmer inte detta måste en extra körning som uppdaterar saldofilen med rätt
”summa”. Här rekommenderar jag att en erfaren M3-person utför detta jobb.
Nu kan vi snart andas ut. När alla bokningar är inne. Allt är avstämt. Alla körningar är gjorda kan påbörja sina rapportköringar. Dels de som vi har uppbyggda i M3 och standardrapporterna. Det finns åtskilliga rapporter i M3 och här är ett exempel på ett par av dem.
Till sist – stäng alla perioder och alla moduler via GLS990
När bokslutet är färdigt. Rapporterat och klubbat så kan man börja med det sista jobbet. Nämligen årskörningar och bokning av årets resultat.
Det man först börjar med är beräkningen av årets resultat. Det finns ett eget program för detta. Här kan man be M3 räkna ut årets resultat och bokföra detta på 3 olika sätt.
Det 4:e sättet är det som många faktiskt använder. Man vet sitt resultat och bokar om det via en vanlig bokföringsorder via GLS100.
Vilket som är att fördra är antingen alternativ 3 eller 4 och bokningen brukar enbart bestå av 2 rader BR-kontot och RR-kontot. Glöm inte att öppna GL-modulen ifrån GLS990 innan du utför bokningen och stänga den igen när du är klar. Lätt hänt att glömma detta.
Det finns ett program som man öppnar perioder med och i det programmet finns tyvärr en fuktion som heter stäng år. ANVÄND INTE DENNA FUKTION. För om ni i värsta fall måste öppna ett år i efterhand och boka något (kanske en revidering ifrån era revisiorer) så kan året enbart öppnas med hjälp av en
databasuppdatering (SQL)
Slutligen så finns det 5 årskörningar som skall uföras – dessa medför inga bokningar men lägger informationen
”rätt” i visningsprogrammen och i databasen. I FA medför det även en värdetypsflytt på avskrivningarna
…årets avskrivningar flyttas till accumulerade avskrivningar.
Bilden talar för sig själv – vi står och blickar ut mot horisonten.
Säger hejdå till 2017 och Hej till 2018
