Protokoll styrelsemöte 2020 06 02 kl 18.30
§ 1 Mötets öppnande Ordförande: för mötet Kjell K.
Sekreterare: Kerstin S
Närvarande: Gunilla W; Ingrid A; Jonas KM; Kerstin S; Kri H; Martin E; Nicke L; Malin N; Pentti S; Kjell K.
§ 2 Genomgång av föregående protokoll
Protokollet från styrelsemötet skall skickas ut senast 2 dagar efter styrelsemötet till styrelsemedlemmar som skall återkomma med synpunkter inom 2 dagar, senast dag 4 efter styrelsemötet läggs protokollet ut på hemsidan.
§ 3 Rapporter
§ 4 Hembygdsgården Börjes och Sockenstugan Genomgång av åtgärds o ”Att göra lista” finns i bilaga till protokollet.
Vid bokning av Börjes kontakta alltid Ingrid.
§ 5 Kassarapport
Inga större utgifter eller intäkter utöver fasta kostnader tex. el. Vi har fått ställa in flera av vårens arrangemang beroende på Corona och med det har det kommit färre medlemsavgifter, tidigare har arrangemangen triggat inbetalning av medlemsavgiften.
I likvida medel finns (Bank+ kassa) 265 tkr.
Ingrid har fixat så att BHF får vi köp hos ICA Storfors 5% på allt, köpet faktureras utan faktureringskostnad. Vi köpet skall man uppge kundnr + ha med sig giltig legitimation.
Jonas ansöker om att BHF skall slippa lämna deklaration, Nicke mailar över våra stadgar till jonas@kofak.se som skall vara med vid ansökan om befrielse från deklaration.
Ett nytt bokföringsprogram är inköpt
Kri H kom med förslag om att vi skall undersöka om det finns EU bidrag söka, det finns även Sparbanken Bergslagen som man kan ansöka om bidrag till investeringar som behöver göras. BHF kommer att få betydligt mindre intäkter 2020 beroende på alla inställda arrangemang.
§ 6 Kommande aktiviteter I närtid ligger 2 aktiviteter:
1- Storfors Hundklubb skall ha spårningstävlan och det blir på Börjes den 4/6 Ingrid öppnar och Ulla låser.
2- Karlskoga motorveteraner kommer till Börjes 6/6 med sina veteranbilar Nicke öppnar/stänger toan samt ordnar med betalningen. Kjell ser till att stora parkeringen är klippt.
3- Efter gudstjänsten på Börjes 5 juli kommer det att vara en ”Historisk vandring” som Nicke ansvarar för.
Hög tid att anmäla sig till kursen i att bygga gärdesgårdar, kursen kommer att hållas lördag o söndag den 10 o 11/10 på Börjes. Anmälan görs via ”www.lansstyrelsen.se/varmland/om-oss/kalender.html#query/*%3A*” alternativt kontakta Elena Jonsson
E-post elena.jonsson@lansstyrelsen.se eller ring på 010-224 72 75. Max 12 deltagare så skynda på.
Förslag på plats att bygga gärdesgården är vid handikappparkeringen och om det går även vid tvättstugan som är platser som ger besökande ett första intryck. Visst röjningsarbete skall göras på dessa ställen detta skall vara klart före kursen.
Barnteatern kommer att bli av i höst som planerat om inga andra direktiv kommer.
§ 7 Annonsering
Kerstin håller kontakt med ”Freskalufta” och Eva Wiklund så att de aktiviteter som ställs in respektive hålls finns angivna i sommarnumret av Freske Lufta.
§ 8 Medlemsfrågor
Färre betalande medlemmar i dagsläget, Kjell har fått flera positiva kommentarer efter att vi lagt in protokollen från våra styrelsemöten och att det kommer in mer info. och bilder.
§ 9 Övriga frågor
Skyltuppsättningen vid gamla torp, diskuterades. Nicke letar fram kartan som visar alla torpen och var skyltar skall sitta så får vi försöka kolla upp var de finns uppsatta och inte.
§ 10 Mötets avslutande Nästa styrelsemöte tisdagen den 7 juli kl. 18.30. Mötet hålls via Teams eller om vi kan träffas får vi återkomma till
veckan före mötet.
Vid protokollet
Kerstin Ståhl Kjell Karlsson
Att göra lista Bilaga till protokollet
Aktivitet Ansvarig/Drivande Åtgärdat/kommentar
Punkt 1 SOCKENSTUGAN
a) Jonas kontaktar Alf angående målning av knutbrädor
och vindskivor ev. reparation Jonas Alf har tagit bollen o
driver detta b)
I Sörby finns en byggställning som kan användas vid målningen o reparationen. De får även lånas av
medlemmar i BHF för eget bruk. Kjell
c)
WiFi fungerar inte helt OK i sockenstugan. Lösningen är att vi fixar en fast anslutning mellan
Församlingshemmet och Sockenstugan. Kjell har kollat med kyrkan och det är OK att lägga ner kabel och borra i väggen i Församlingshemmet respektive Sockenstugan.
Kjell gräver och lägger ner slang och o inkoppling svara
Jonas o Christian för.
Kjell, Jonas, Christian
25 meter slang skall grävas ner ca. 30 cm mellan byggnaderna
d)
Rengöring av filtren i värmefläktarna har Alf H skött tidigare. Kjell kollar med Alf om han kan fortsätta med detta.
Alf, Kjell Kjell glömt detta tar det med Alf
e) Brandsläckarna ska ses över regelbundet, flera är gamla
så vi skall köpa nya. Pentti fixar. Pentti Köp nya om de inte går
att besikta.
f)
De gamla bilderna i glasskåpen i sockenstugan bör få text innan de sätts i arkiv av något slag. Arbetet är på G och drivs av Nicke som tar hjälp av Birgitta W
Nicke Kommer att bli klart under hösten
Punkt 2 Sociala media
a) Annonsering i Freske lufta, Kerstin bevakar Kerstin Pågår b) Hemsida uppstrukturering/layout Kerstin/Pentti o Kjell
arbetar ständigt på en förbättring
Kerstin, Pentti, Kjell
Pågår
c) Facebooksidan Kerstin Kerstin Pågår
d)
Nicke har skickat ut programmet för 2020 till ca 65st tillsammans med ett meddelande. Nicke har även via brev skickat ut informationen till de som inte har e-mail eller SMS ca 20 st.
Nicke
Klart punkten tas bort till nästa möte
e) Kjell skall skicka 120 SMS till alla utan e-mail,“nu finnas
uppdateringar på hemsidan att läsa.” Kjell Klart punkten tas bort till nästa möte
f) Vi skall öka informationen till medlemmar via mail o
SMS om tex. arbetsdagar, evenemang etc. Nicke o Kjell
Pågår
g)
Punkt 3 Hygienbyggnaden Börjes
a) Alf H har kopplat in vattnet Alf Klart punkten tas bort
till nästa möte
b) Hygenbyggnaden måste få en ny och stabilare grund,
Kjell håller i och driver detta. Kjell
En sida nästa klar, arbetet fortsätter med sidan mot handikapp parkeringen
c) Kakelplattor är lösa och får sättas fast efter att byggnaden har fått en bättre grund att stå på.
Punkt 4 Boningshuset och övriga hus på Börjes
a)
Tillsyn Jan-feb Jonas K, mars Kerstin o Pentti, april Anne, maj Ingrid, juni-juli-aug ???, sep Kjell o Ulla, okt Martin, nov Malin?, dec Christian.
b) Invändig städning av boningshuset Klart punkten b-e tas
bort till nästa möte c) Alf o Lucinda har städat kök + kammaren + ute toan
som luktar såpa och inget annat
d) Ulla tar fönstren på arbetsdagen 9/5
e) vardagsrum + g-köket kvar tas på arbetsdagen den 9/5
f) Kryddträdgården Kerstin Löpande
g) Klippnings ansvariga finns nu för 2020 se separat info.
nedan Löpande under 2020
h)
Punkt 5 Ekonomibyggnaderna Börjes med innehåll
a)
Service av gräsklippare m.m. inför sommaren behövs och här behövs det någon med oljiga fingrar som vill hjälpa till. Känner någon för detta ansvarsområde så hör
av er. ?????
Kjell har köpt bensin och gjort första hjälpen service.
Batteri behövs köpas till en av klipparna Kjell fixar detta
b) Ingrid A har en handgräsklippare med elstart som BHF skulle få prova
Ulla/Kjell hämtar den hos Ingrid.
Punkt 6 Arrangemang
a) a
Friluftsgudstjänsten den 5/7 kommer att hållas och det är “karolin.gardsvik@svenskakyrkan.se” som håller i den. Kjell/Ulla är kaffe fixare och Ingrid håller i arrangemanget och stor vikt skall läggas på att hålla 2 metersregeln.
Ingrid/ Kjell/ Ulla/
Punkt 7 Övrigt
a) Införskaffning av nytt e-bokföringsprogram är på gång
Jonas o Kjell driver detta. Jonas, Kjell
Programmet
införskaffat (FortNox) och skall användas i 2020 års bokföring.
b)
c)
Styrande dokument t ex Policy för gåvor, uthyrning av tält, ordningsregler ska publiceras på hemsidan för att öka transparensen. En nyuppkommen fråga när utser BHF en hedersmedlem?
Anne med flera arbetar med detta. Kjell svarar för publicering på hemsidan.
Anne,
Detta är huvudtemat vid nästa styrelsemöte den 7/7. Alla skall läst på så det blir en bra diskussion.
d) Det är viktigt att alla aktiviteter involveras i våra regler o
policys så att dessa hanteras på ett likartat sätt. Anne
e)
Policyn gäller för all verksamhet inom
hembygdsföreningen tex. vad som gäller vid jämna födelsedagar X0 och X5. Där avsätts ett belopp på ca.
50:-/deltagare för smörgåstårta eller motsvarande vid festen.
Kaffe/te/socker skall finnas i sockenstugan o Börjes som kan används vid olika interna aktiviteter. Ingrid A är ansvarig för påfyllnad på respektive ställe
.
Vid olika arrangemang svarar arrangemangansvarig för att kaffe/te/socker börd mm finns.
Kjell
Ingrid
f) Våra torpskyltar och genomgång av dessa, vilka är
uppsatta och inte Nicke
Nicke letar fram kartan som visar alla torpen och var skyltar skall sitta så får vi hjälpas åt med en koll var de är uppsatta och inte.
Klippnings schema för våra klippare
Nedanstående veckoplanering och gruppering i team är inte skrivet i sten så fixa och trixa som ni vill bara det blir klippt
Team Sammanhållande Klippveckor
Karlsson Kjell 22-24
Håkansson
Alf25-27
MA Anders 28-31
Burö Christian 32-35
BGKE Karl-Eric 36-39
Vi behöver klippa var och varannan vecka beroende på väderlek.
Kontakt info
