Förvaltningens förslag till beslut
1. Kommunstyrelsen fastställer redovisade regler för interndebitering.
2. Kommunledningsförvaltningen uppdras fortsätta utreda identifierade områden.
3. Utredningen med föreslagna åtgärder, som även ska inkludera ytterligare steg för att minimera interndebitering, ska redovisas inför budgetarbetet 2021.
Sammanfattning av ärendet
Detta är en återrapportering från kommunledningsförvaltningen angående det särskilda uppdrag kommunstyrelsen blev tilldelad gällande interndebitering. I Övergripande plan med budget 2019-2021 gavs ett uppdrag till kommunstyrelsen att föreslå hur
omfattningen av interna köp- och sälj- samt beställar-/utförarmodeller kan minskas i syfte att effektivisera administrationen. I uppdraget ingick att:
• redogöra för befintliga köp- och sälj- samt beställar-/utförarmodeller mellan nämnder/förvaltningar
• beskriva för- och nackdelar med dessa
• ge förslag på en mer effektiv hantering Ärendets handlingar
• Förslag övergripande regler för interndebitering, bilaga ett Ärendebeskrivning
Internprissättningen kan vara ett bra verktyg för att öka kostnadsmedvetandet inom kommunorganisationen och bidra till bättre ekonomiska beslut. Internpriser skall vara utformade så att de ger ett korrekt beslutsunderlag, ger utrymme för tillfredställande resultatmätning, skapar incitament till rationella beslut samt är administrativt effektiva.
Ett internpris kan vara optimalt för en enhet, men inte alltid för en hel organisation.
När köp och sälj sker mellan två enheter i en organisation, utifrån ett felaktigt utformat internprissättningssystem kan de båda suboptimera sitt bidrag till helheten genom sin strävan efter att vinstmaximera sin egen verksamhet, vilket kan leda till konflikter och slöseri med resurser. En bra och väldokumenterad struktur för internprissättning kan däremot ge förutsättningar till bättre kontroll och styrning, förbättrat kassaflöde och minskad administration.
Intern prissättning med interndebitering har ökat i omfattning inom kommunen.
Prissättningen är inte alltid transparent. Då det inom de flesta områden inte finns någon
Ekonomi- och personalavdelningen 2019-04-17 KS 2019:157 -049
/Eget_Förvaltning/ Besöksadress: Org.nummer 212000-0340
Katrineholms kommun Telefon: /RedigerareTelefon/
konkurrerande marknad finns det en risk för att interndebiteringen påverkar kommunens totala kostnader för en vara eller tjänst.
Uppdrag
I Övergripande plan med budget 2019-2021 gavs ett uppdrag till kommunstyrelsen att föreslå hur omfattningen av interna köp- och sälj- samt beställar-/utförarmodeller kan minskas i syfte att effektivisera administrationen. I uppdraget ingick att:
• redogöra för befintliga köp- och sälj- samt beställar-/utförarmodeller mellan nämnder/förvaltningar
• beskriva för- och nackdelar med dessa
• ge förslag på en mer effektiv hantering Bakgrund
Följande områden har identifierats omfatta någon form av intern prissättning:
1. Måltider
11. Lokaluthyrning och service, Sportcentrum 12. Växel
13. Internpost 14. Bilsamordning
15. Park och mindre anläggningsarbeten 16. Skog och natur
Metod
Ekonomer från bildningsförvaltningen, service- och teknikförvaltningen samt ekonomikontoret bildade en arbetsgrupp.
Sexton (16) områden som frekvent interndebiterades lyftes fram. Till varje område fick varje förvaltning (ekonom) i uppdrag att besvara följande frågeställningar:
1. Vilken modell används för/hur sker interndebiteringen 2. Vad upplevs som bra med hanteringen
3. Vad upplevs som mindre bra med hanteringen
4. Är det möjligt att påverka kostnadsbilden, eller kvalitet på varan/tjänsten 5. Vad skulle vara en optimal hantering av varan/tjänsten
6. Konsekvenser om interndebiteringen inte skulle ske
De inkomna svaren sammanställdes och utgör slutsatserna för utredningen. Skriftliga svar har inte lämnats från samtliga förvaltningar.
Ekonomi- och personalavdelningen 2019-04-17 KS 2019:157 -049
Slutsatser
Utifrån sammanställning framgår att interndebitering bör finnas kvar, då en ren
rambudget innebär för stora konsekvenser att införa till budget 2020. Organisation och den ekonomiska strukturen i kommunen bygger i flera led på interndebitering,
framförallt skolpengen, samt större delen av service- och teknikförvaltningens verksamheter.
För att effektivisera hanteringen föreslås nedan regler för hur och när interndebitering ska ske samt en transparent metod för internprissättning.
Inför 2020 föreslås följande åtgärder;
• Regler för interndebitering fastställs.
• Enhetliga och gemensamma metoder (mall) för prissättning med syfte att tydligöra vad som debiteras och vad som ingår.
• Prissättning för interndebitering fastställs, utifrån mall, under hösten i samband med budgetarbetet.
• Hyreskostnader renodlas i budget, det innebär att den så kallade hyreskompensation tas bort.
• Att de ska finansieras via rambudget, en översyn av vilka kostnader som ska faktureras direkt från extern leverantör till förvaltning/enhet ska samtidigt genomföras.
• IT – solid park fakturera direkt till förvaltningarna.
• Vaktmästeri – översyn pågår och bör omfatta reglerna för interndebitering, alternativt rambudget.
• Skolbibliotek. Skulle eventuellt kunna rambudgeteras följande områden förslås inför 2020 ses över i syfte genom en tydlig bokföring inom kulturförvaltningen.
• Simundervisning, taxa som idag fastställs av kommunfullmäktige.
• Förvaltningschef, ramjustering från förvaltning till kommundirektör för ledningsgruppens och chefers gemensamma kostnader.
• Växel – till viss del via ram, extern fakturerade kostnader påförs direkt utan påslag.
• Internpost – Här kan förvaltningen idag påverka servicenivån och kostnaden, men det kan också rambudgeteras.
• Bilsamordning – Uppföljning pågår, kan utökas med en översyn kring interndebitering
• Park och mindre anläggningsarbete, exklusive KFAB/KIAB där avtal finns.
Utifrån en utvärdering av åtgärderna ovan föreslås att ytterligare steg för att minimera interndebitering sker inför budgetarbetet 2021.
Konsekvenser
Reglerna för internprissättning kommer att innebära ramjusteringar, men ger en ökad tydlighet och transparens. Samtidigt kommer administrationen att minska och risken för suboptimering minskar. Införandet av regler kommer sannolikt att påverka
Ekonomi- och personalavdelningen 2019-04-17 KS 2019:157 -049
/Eget_Förvaltning/ Besöksadress: Org.nummer 212000-0340
Katrineholms kommun Telefon: /RedigerareTelefon/
nämnders omsättning, då aktuell internprissättning innefattar overhead kostnader som med föreslagna regler kommer att minska.
Fortsatt uppdrag
Förslaget ovan har presenterats på kommunens ledningsgrupp och för att gå vidare föreslås att:
• Kommunstyrelsen fastställer redovisade regler för interndebitering.
• Kommunledningsförvaltningen uppdras fortsätta utreda identifierade områden.
• Utredningen med föreslagna åtgärder, som även ska inkludera ytterligare steg för att minimera interndebitering, ska redovisas inför budgetarbetet 2021.
Susanne Sandlund
Ekonomi- och personalchef
Beslutet skickas till:
Akten
Kommunledningsförvaltningen
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2019-02-13
Vår handläggare
Susanne Sandlund