Förvaltningens förslag till beslut
Kommunstyrelsen lägger revisionsrapporten Granskning av hyresbidrag till föreningar till handlingarna.
Sammanfattning av ärendet
PwC har på uppdrag av Katrineholms kommuns förtroendevalda revisorer granskat hyresbidrag till föreningar med avseende på intern kontroll utifrån följande
revisionsfråga:
- Säkerställer kommunstyrelsen, kulturnämnden, service- och tekniknämnden, vård - och omsorgsnämnden samt socialnämnden en tillräcklig intern kontroll gällande hantering av hyresbidrag till föreningar?
PwC bedömer att kommunstyrelsen, kulturnämnden, service- och tekniknämnden, vård- och omsorgsnämnden samt socialnämnden inte helt säkerställer en tillräcklig intern kontroll gällande hantering av hyresbidrag till föreningar. Bedömningen grundar sig på iakttagelser som revisorerna gjort.
I revisionsrapporten hanteras andra bidragstyper än de som revisionsfrågan gäller d.v.s.
hyresbidrag till föreningar. Rekommendationerna besvaras utifrån revisionsfrågan gällande hyresbidrag.
Ärendet har remitetterats till service-och tekniknämnden, vård- och omsorgsnämnden, socialnämnden, kulturnämnden och kommunstyrelsen. Svaren på rekommendationerna kan sammanfattas till följande:
Nämnderna planerar att införa kontroller på bidragsgivning i sina internkontrollplaner avseende dokumentation, kontroll av ansökningarnas uppgifter, att utbetalning sker till rätt förening samt att återrapportering sker till respektive nämnd.
Kulturnämnden uppger i sitt yttrande att när det gäller det bidrag till hyror som betalats ut till föreningar så har det tidigare legat under Särskilt kultur stöd och särredovisats som hyresbidrag. I och med att kulturnämnden beslutat om ett nytt regelverk för föreningsbidrag 2018-12-11 §41 så kommer Särskilt kultur stöd att tas bort och de hyresbidrag som kulturnämnden administrerar att ligga under projektbidrag. Syftet med detta är att få en bättre kontroll av hyresbidragen då dessa ska sökas från år till år samtidigt som kulturnämnden vill betona att alla hyresbidrag är att ses som ett projekt som har en bortre tidshorisont.
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2019-04-15 KS/2019:36 - 049 Nämndadministration
Kommunstyrelsen har endast hanterat ett fåtal hyresbidrag. Det har skett i enstaka speciella fall. Från och med 2019 hanterar kommunstyrelsen inga hyresbidrag till föreningar. Dessutom har kommunfullmäktige gett kommunstyrelsen i uppdrag att revidera rutinerna för hantering av bidragsansökningar till kommunstyrelsen avseende föreningsstöd och evenemangsbidrag i samband med Övergripande plan med budget 2019-2021.
Ärendets handlingar
• Revisionsrapport Granskning av hyresbidrag till föreningar, 2019-01-23
• Vård- och omsorgsnämndens protokoll 2019-02-26, § 32
• Socialnämndens protokoll 2019-02-20, § 27
• Service- och tekniknämndens protokoll 2019-02-28, § 16
• Kulturnämndens protokoll 2019-02-26, § 8 Ärendebeskrivning
PwC har på uppdrag av Katrineholms kommuns förtroendevalda revisorer granskat hyresbidrag till föreningar med avseende på intern kontroll utifrån följande
revisionsfråga:
- Säkerställer kommunstyrelsen, kulturnämnden, service- och tekniknämnden, vård - och omsorgsnämnden samt socialnämnden en tillräcklig intern kontroll gällande hantering av hyresbidrag till föreningar?
PwC bedömer att kommunstyrelsen, kulturnämnden, service- och tekniknämnden, vård- och omsorgsnämnden samt socialnämnden inte helt säkerställer en tillräcklig intern kontroll gällande hantering av hyresbidrag till föreningar. Bedömningen grundar sig på iakttagelser som revisorerna gjort. Följande iakttagelser redovisas i
revisionsrapporten.
• Revisorerna bedömer att granskande nämnder, med undantag för
kommunstyrelsen, har upprättat riktlinjer för bidragsgivning till föreningar.
Däremot anser revisorerna att det inte finns dokumenterade rutiner för hantering av sökta bidrag. Det skiljer sig mellan nämnderna om det finns ett specifikt
hyresbidrag. Det finns system för hantering av föreningsbidrag. Enbart kulturnämnden har inkluderat föreningsbidrag i sin internkontrollplan.
• Revisorerna konstaterar att ansökta hyresbidrag i de flesta fall koordineras av service- och tekniknämndens föreningskonsulent. Den risk som uppstår gäller kommunstyrelsens oförutsedda bidrag. Detta då rutin för ansökan skiljer sig från övriga bidrag och att ingen strukturerad avstämning sker mellan
föreningskonsulent och kommunstyrelsen. Det genomförs inte heller några kontroller av bidragsgivningen.
• Genomförda stickprov visar att nämndernas riktlinjer för bidrag till övervägande del följs men att det sker avvikelser. Det saknas dokumenterade rutiner för
hantering av hyresbidrag. Brister i handläggningen har noterats i de stickprov som tagits.
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2019-04-15 KS/2019:36 - 049 Nämndadministration
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Org.nummer 212000-0340
Katrineholms kommun Telefon: /RedigerareTelefon/
• Det sker viss kontroll av ansökningarnas uppgifter utifrån dialoger med föreningarna. Dessa dokumenteras inte. Vissa uppgifter kontrolleras via
föreningsservice uthyrning av lokaler. Det genomförs inte heller några kontroller för att säkerställa att utbetalningar sker till rätt förening.
• Återrapportering av beslutade föreningsbidrag sker till ansvarig nämnd då beslut fattats på delegation av föreningskonsulent. Viss återrapportering sker även via kommunens årsredovisning.
• Det sker ingen strukturerad uppföljning eller utvärdering av hantering eller beslut om bidrag inom granskade nämnder med undantag för kulturnämnden. Enligt kulturnämndens internkontrollplan sker stickprov av föreningsbidrag. Det
genomförs årliga dialoger med föreningarna inom de granskade nämnderna. Det är dock oklart med vilken regelbundenhet som uppföljning sker av bidrag från
föregående år.
PwC lämnar följande rekommendationer i revisionsrapporten:
1. Att nämnderna inkluderar bidragsgivning som internkontrollområden i sina internkontrollplaner.
2. Att kulturnämnden förtydligar i sin delegationsordning avseende vad delegationen avser.
3. Att hanteringen av bidragsansökningarna ses över och dokumenteras.
4. Att hantering av oförutsedda bidrag ses över jämfört med övriga nämnders hantering av föreningsbidrag.
5. Att en rutin för kontroll av ansökningarnas uppgifter upprättas.
6. Att kontroller för att säkerställa att utbetalning sker till rätt förening införs.
7. Att en kommunövergripande rutin för återrapportering av bidrag till ansvarig nämnd upprättas.
8. Att rutiner för uppföljning och utvärdering av bidragsgivning ses över samt att uppföljning och utvärdering dokumenteras.
I revisionsrapporten hanteras andra bidragstyper än de som revisionsfrågan gäller dvs hyresbidrag till föreningar. Rekommendationerna besvaras utifrån revisionsfrågan gällande hyresbidrag.
Ärendet har remiteratts till berörda nämnder och följande svar har inkommit:
Service- och tekniknämnden: Service- och tekniknämnden har inga specifika hyresbidrag. Däremot kommer föreningsservice som handlägger service- och tekniknämndens föreningsbidrag att genomföra en processkartläggning. Dessutom kommer det i nämndens internkontrollplan läggas till ett kontrollområde avseende hantering av föreningsbidrag att läggas till.
Vård-och omsorgsnämnden: med hänvisning till revisionsrapporten rekommendationer kommer deras riktlinje Bestämmelser för kommunala bidrag till föreningar inom vård- och omsorgsnämndens ansvarsområde förtydligas med en skrivelse om hur hantering och uppföljning av hyresbidrag till föreningar genomförs. Nämnden kommer även
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2019-04-15 KS/2019:36 - 049 Nämndadministration
lägga till ett kontrollområde för granskning av att ansökningar och utbetalningar kring hyresbidrag till föreningar följer gällande rutiner.
Socialnämnden: Socialnämnden hanterar inte hyresbidrag till föreningar utan enbart verksamhetsbidrag. Vid den årliga revideringen av Internkontrollplanen kommer bidragsgivning som internkontrollområde att inkluderas.
Kulturnämnden: När det gäller det bidrag till hyror som betalats ut till föreningar så har det tidigare legat under Särskilt kultur stöd och särredovisats som hyresbidrag. I och med att Kulturnämnden beslutat om ett nytt regelverk för föreningsbidrag 2018-12-11 §41 så kommer Särskilt kultur stöd att tas bort och de hyresbidrag som
Kulturnämnden administrerar att ligga under projektbidrag. Syftet med detta är att få en bättre kontroll av hyresbidragen då dessa ska sökas från år till år samtidigt som Kulturnämnden vill betona att alla hyresbidrag är att ses som ett projekt som har en bortre tidshorisont. För att råda bot på den kritik som riktas mot Kulturnämnden gällande kontakter med respektive bidragtagare kommer nämnden att under 2019 anordna träffar med mottagare av hyresbidragen. Vidare kommer nämnden att i
februari besluta om att uppföljningen av hyresbidragen tas upp i interkontrollplanen för 2019.
Kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen har endast hanterat ett fåtal hyresbidrag och det har skett i enstaka speciella fall. Från och med 2019 hanterar kommunstyrelsen inga hyresbidrag till föreningar. Dessutom har kommunfullmäktige gett kommunstyrelsen i uppdrag att revidera rutinerna för hantering av bidragsansökningar till
kommunstyrelsen avseende föreningsstöd och evenemangsbidrag i samband med Övergripande plan med budget 2019-2021.
Elvira Fritzell Utredare
Beslutet skickas till:
Kulturnämnden
Service- och tekniknämnden Vård- och omsorgsnämnden Socialnämnden
Revisorerna Akten
Revisionsrapport
Petra Ribba Marcus Alvstrand Januari 2019