Åtgärder

II.4.1. Förbättringar av det befintliga systemet

För att säkerställa att personalen har tillgång till finansiell data och redovisningsuppgifter av hög kvalitet skall kommissionen förbättra det befintliga SINCOM2-systemets funktion samtidigt som den nya strukturen utvecklas. Denna förbättring har prioriterats under 2002, och kommer även att prioriteras under 2003. De särskilda praktiska åtgärder som skall vidtas under 2003 i samarbete med externa experter omfattar följande:

– En webb-baserad version av Si2-systemet skall utvecklas och genomföras för att underlätta kompatibiliteten (vilket också ligger i linje med den nya förvaltningsfunktionen som utvecklats i SINCOM2 – ICON-databasen med avtalsparter och det centrala fakturaregistret).

– Överflödig data skall avlägsnas genom att integrera möjligheten att visa räkenskapsuppgifter från SAP i webb-versionen av Si2.

– Si2- och SAP-data skall jämkas samman för 2002 och en regelbunden kvalitetskontroll av data i systemet skall inrättas.

– Säkerhetspolitiken för att styra säkerhetsförvaltningen i systemet skall fastställas i skrift och dessutom bygga på bästa internationella praxis¹⁵ och tillämpas strikt.

– Regler för att integrera säkerhetsaspekterna skall fastställas under den nya funktionens alla utvecklingsskeden. Detta kommer att säkerställa att all framtida utveckling överensstämmer fullt ut med säkerhetspolitiken.

– Datoriserade instrument skall utvecklas för att underlätta förvaltning och granskning av rättigheterna att få tillträde till systemet.

II.4.2. Utveckling av det nya systemet

Detaljerad planering kommer att krävas, och måste utformas i linje med de systemalternativ som väljs. I tabell 3 identifieras dock vissa gemensamma åtgärder.

Tidtabellen för utvecklingen av systemet beror helt klart på framstegen vad gäller den övergripande reformen av räkenskaperna och tillhandahållandet av användarspecifikationer till projektteamet. Även om arbetet med att förbättra det befintliga systemets funktioner kommer att fortsätta tills dess att den nya strukturen har inrättats, kan den nya funktionen bara utvecklas när användarnas behov har fastställts

15 Bland annat British Standard 7799 – Information security management systems, specification with guidance for use.

(oavsett om det rör sig om räkenskapsregler från räkenskapsföraren eller förvaltningsbehov från andra användare).

Parallellt med utvecklingen av det webb-baserade Si2 kommer kommissionen att börja övergången från den befintliga SAP-versionen till den nya modulen SAP Enterprise.

Övergången till denna modul från den nuvarande SAP 4.0 är nödvändig, oavsett om systemet byts ut, eftersom SAP kommer att upphöra att stödja 4.0-versionen i slutet av 2004. SAP Enterprise, version 4.7, tillhandahåller samma funktioner, men det erbjuder även möjligheter att få tillträde till systemet genom ett webb-baserat system, vilket ger större flexibilitet vid användningen. Denna övergång kommer, för utan att den är praktiskt nödvändig, också slutligen att göra det möjligt att genomföra en heltäckande strategi som är fullständigt integrerad med de webb-baserade förvaltningssystemen, samtidigt som man undgår de särskilda tekniska begränsningarna i samband med den befintliga modulen. Målet är att börja förbereda övergången under 2003 med avsikt att förberedelserna av genomförandet av det nya systemets struktur skall vara avslutade i augusti 2004. Även om problem med förenlighet och säkerhet kommer att lösas i ett tidigare skede, bör det noteras att det är först när hela den nya strukturen är genomförd som ett fullständigt integrerat system är inrättat.

Förutom att avsluta övergångsfasen kommer 2004 års prioritering att färdigställa den framtida strukturen (se till att de funktioner som räkenskapsföraren kräver inrättas) och efterföljande testning, utbildning och dokumentation. Under förutsättning att utprovningen går bra och det nya systemet godkänns, kommer den nya strukturen att genomföras från och med januari 2005 för alla transaktioner som avser 2005 års budget.

Den befintliga datan i SINCOM2 kommer naturligtvis att behöva integreras i den nya strukturen. Detta innebär att all befintlig data måste anpassas till den nya datastrukturen och datainnehållet. Enligt alternativ 3 skall detta vara en utvecklingsprocess, men övergången måste ändå ske. Tid och resurser krävs för att säkerställa att processen kan genomföras korrekt och effektivt. Alldeles innan systemet tas i drift kommer det att krävas en extra mycket tid och detta måste tas med i den övergripande tidsplanen. Alla kommissionens avdelningar kommer förmodligen att anmodas att förbereda sina transaktioner inför övergången.

Tabell 3: Åtgärder med avseende på genomförandet av det nya systemet Åtgärd/ Resultat

Räkenskapsföraren skall göra en inledande analys av redovisningskraven på grundval av kommissionens beslut.

En genomförbarhetsstudie för den nya strukturen – särskilt en granskning av hur de olika sektorernas system kan integreras (alternativ 3).

Detaljerad beskrivning av genomförandet av det nya datoriserade systemet.

Inventering och analys av de befintliga sektorsspecifika systemen och analys av

användarnas förvaltningsbehov.

Utformning av förslag till lösningar – avancerad funktionell och teknisk definition av systemet.

Inledning av övergången till SAP Enterprise.

Avlägsnande av överflödig data.

Workshoppar för användare samt feedback.

Successivt införande av nya funktioner – när nya funktioner finns som uppfyller användarnas behov bör de införas så snart som möjligt hellre än att man väntar tills tidsgränsen i januari 2005.

Fullständig övergång till SAP Enterprise.

Nya funktioner skall anpassas med hänsyn till testresultat.

Utbildning av pilotanvändare.

Införande av det nya systemet.

II.4.3. Tidsplan

Den tid som står till förfogande för nödvändiga anpassningar är kort, särskilt om systemet skall finnas tillgängligt för periodiserade räkenskaper från och med 2005. En stor del kommer att bero på vilket alternativ som väljs – i princip skulle alternativ 2 ta längre tid att genomföra än alternativ 3. Det kommer dessutom att bli nödvändigt att upprätta infrastrukturer: när det gäller alternativ 2 för att övervaka överföringen av funktioner och data från de sektorsspecifika systemet till det centrala systemet, och när det gäller alternativ 3 för att se till att godkända sektorsspecifika system integreras både tekniskt och funktionellt i den nya strukturen.

Vilket alternativ som än väljs är det troligt att inte alla periodiserade räkenskapsuppgifter kan komma från det centrala räkenskapssystemet redan 2005. Detta avspeglar läget i de medlemsstater där periodiserade räkenskaper har införts, men där de datoriserade systemen fortfarande håller på att utvecklas. I dessa fall kommer de periodiserade räkenskapsuppgifterna från källor utanför systemet. Det är viktigt att så snart som möjligt identifiera de funktioner som inte kommer att kunna inrättas till 2005 så att räkenskapsföraren kan införa andra förfaranden för att samla in data och säkerställa en hög kvalitet.