Det finns flera åtgärder som företaget bör vidta enligt användarna. Den viktigaste som de alla är överens om är användarinvolvering. Användarna kan känna sig delaktiga genom att få vara med och ta fram brister i det nuvarande systemet och därmed bidra med hur de anser att det kommande systemet ska anpassas. Ett annat sätt att få användare involverade är att hitta key user som kan motivera sina medarbetare till systembytet. Det är viktigt att en key user har ett extra intresse i det kommande affärssystemet. Det är även betydande att organisationen lägger ner tid på att stötta och hjälpa dem.
Utbildning är en central del inför det kommande affärssystemsbytet uppger användarna. För användarna är tid viktigt. Att få tillräckligt med tid att lära sig det nya systemet. Till en början kan en inledande introduktion till systemet vara ett bra sätt att bekanta sig med systemet.
Senare skulle användarna gärna vilja ha möjlighet att testa affärssystemet i en verklig miljö.
Ytterligare en utbildningsmöjlighet är att ta del av de nya funktionerna, samt att jämföra dem med de nuvarande funktionerna.
Manualer är något som användarna inte anser som användbara. Vanligtvis tittar användare inte i manualer för att lösa sina dagliga problem eftersom man redan vet att manualerna är anpassade för de med stor teknisk kunskap. I bästa fall är systemet så pass självförklarande att inga manualer behövs, annars är lättöverskådliga lathundar, chattfunktioner eller hjälpbubblor ett bättre alternativ enligt användarna.
Användarna anser att arbetsprocesserna inte behöver ändras när det nya affärssystemet införs.
Finns det redan bra arbetsprocesser bör de inte påverkas. Användarna är dock medvetna om att det kan vara nödvändigt att ändra några arbetsprocesser.
Ledningens stöd och engagemang påverkar synen på affärssystemsbytet anser användarna. Är stödet från ledningen högt kan det leda till att fler är villiga att lära sig det nya systemet. För att visa sitt stöd kan ledningen dela med sig av lättillgänglig information, delta i möten och avstämningar. Även att utse en kontaktperson som användarna enkelt kan kontakta vid frågor rörande affärssystemsbytet.
5.2 Vilka åtgärder kan systemexperter vidta för att förbereda medarbetarna på systembytet?
Hur kan dessa åtgärder genomföras enligt systemexperterna?
Systemexperterna anser att användarinvolvering är oerhört viktigt och i många fall avgörande.
För att få användarna att känna sig involverade bör workshops hållas. Vidare beskrivs inte innehållet av workshops men slutsatsen är att innehåll motsvarande användarnas
förväntningar som uppges i kapitel 5.1 kan ingå i en workshop. Ytterligare kan man hitta
fanbärare som är extra intresserade av det nya systemet och kan motivera sina arbetskamrater till den kommande förändringen.
Utbildning i det nya systemet är mycket väsentligt. Systemexperterna anser att det är givande att starta utbildningen med en inledande introduktion i det nya systemet. Senare bör
användarna utbildas i de områden användarna arbetar i. Gärna övningar med interaktiva filmer.
Till skillnad från användarna anser systemexperterna att det kan vara fördelaktigt och nödvändigt att ändra sina arbetsprocesser. För att ändra arbetsprocesserna till det bättre kan det vara lämpligt att passa på att ändra arbetsprocesserna i anslutning till att det nya
affärssystemet ska införas. Eftersom respondenterna ser på frågan om affärsprocesser på olika sätt dras slutsatsen att det är betydelsefullt för verksamheten att gå igenom nuvarande
arbetsprocesser för att se hur väl de passar det kommande affärssystemet. Om
arbetsprocesserna måste förändras senare är det fördelaktigt att tidigt förmedla det till användarna och på så vis förbereda dem
Konsulten ansåg att ledningens stöd inte var viktig vilket skiljer sig helt ifrån användarnas åsikter. Användarna ansåg att det var viktigt att ledningens var stödjande gällande deras uppfattning om det nya affärssystemet. Inför det kommande affärssystemsbytet är det viktigt att systemexperter och användare har en samsyn kring införandet och systemet för att
upprätthålla förväntningarna.
Omnämnande
Jag vill tacka Uddeholm AB som ställde upp som fallföretag och ett extra tack till Tuulikki
Louhelainen. Tack också till alla intervjupersoner för att ni bidrog till studien. Tack till Katarina Groth Jansson och Odd Fredriksson för vägledning och för ert engagemang. Jag vill även tacka Sana Rouis Skandrani för att hon tagit sig tid att ge mig råd. Tack till min handledningsgrupp som alltid funnits där och varit stöttande. Er feedback och kunskap har hjälpt mig framåt. Till sist vill jag rikta ett tack till familj och vänner som stöttat och peppat mig under min uppsatstid.
Källförteckning
Skriftliga källor
Akkermans, H. & van Helden, K. (2002). Vicious and virtuous cycles in ERP implementation: a case study of interrelations between critical success factors. European Journal of Information Systems, 11(1), 35–46.
Alcivar, I. & Abad, A. G. (2016). Design and evaluation of a gamified system for ERP training.
Computers in Human Behavior, 58 109–118.
Ali, M., Zhou, L., Miller, L. & Ieromonachou, P. (2016). User resistance in IT: A literature review.
International Journal of Information Management, 36(1), 35–43.
Amoako-Gyampah, K. (2007). Perceived usefulness, user involvement and behavioral intention: an empirical study of ERP implementation. Computers in Human Behavior, 23(3), 1232–1248.
Benyon, D. (2013). Designing interactive systems: a comprehensive guide to HCI and interaction design. Third edition. Boston: Pearson.
Computer Sweden (2017). 7 tecken på att affärssystemprojektet går åt pipsvängen.
https://cio.idg.se/2.1782/1.687031/affarssystem-pipsvangen?queryText=aff%C3%A4rssystem%20anv%C3%A4ndare[20-03-22]
Dalen, M. (2015). Intervju som metod. 2:a uppl. Gleerups.
Datainspektionen (u.å). Dataskyddsförordningen (GDPR). https://www.datainspektionen.se/lagar--regler/dataskyddsforordningen/ [2020-05-19].
Davis, F., Bagozzi, R. & Warshaw, P. (1989). User Acceptance of Computer Technology: A Comparison of Two Theoretical Models. School of Business Administration. University if Michigan.
Davis, F. D. (1989). Perceived Usefulness, Perceived Ease of Use, and User Acceptance of Information Technology. MIS Quarterly, 13(3), 319.
Fadelelmoula, A. A. F. (2018). The Effects of the Critical Success Factors for ERP Implementation on the Comprehensive Achievement of the Crucial Roles of Information Systems in the Higher Education Sector. Interdisciplinary Journal of Information, Knowledge, and Management, 13 021–044.
Gefen, D. (2004). What Makes an ERP Implementation Relationship Worthwhile: Linking Trust Mechanisms and ERP Usefulness. Journal of Management Information Systems, 21(1), 263–
288.
Ghosh, S. & Skibniewski, M. J. (2010). ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEMS IMPLEMENTATION AS A COMPLEX PROJECT: A CONCEPTUAL FRAMEWORK.
Journal of Business Economics and Management, 11(4), 533–549.
Goyette, S., Cassivi, L., Courchesne, M. & Elia, E. (2014). Knowledge Transfer Mechanisms in an ERP Post-implementation Stage. Procedia Technology, 16 430–439.
Grossman, T. & Walsh, J. (2004). Avoiding the Pitfalls of Erp System Implementation. Information Systems Management, 21(2), 38–42.
Hedman, J., Nilsson, F. & Westelius, A. (2009). Temperaturen på affärssystem i Sverige. Lund:
Studentlitteratur.
Hou, A. CY., Chen, Y.-C. & Shang, R.-A. (2016). Mutual Relations in ERP Implementation: The Impacts of Work Alienation and Organizational Support in State-owned Enterprise. Procedia Computer Science, 100 1289–1296.
Hwang, Y. (2005). Investigating enterprise systems adoption: uncertainty avoidance, intrinsic
motivation, and the technology acceptance model. European Journal of Information Systems, 14(2), 150–161.
Hwang, Y. (2014). User experience and personal innovativeness: An empirical study on the Enterprise Resource Planning systems. Computers in Human Behavior, 34 227–234.
Jenko, A. & Roblek, M. (2016). A Primary Human Critical Success Factors Model for the ERP System Implementation. Organizacija, 49(3), 145–160.
Kim & Kankanhalli (2009). Investigating User Resistance to Information Systems Implementation: A Status Quo Bias Perspective. MIS Quarterly, 33(3), 567.
Kwak, Y. H., Park, J., Chung, B. Y. & Ghosh, S. (2012). Understanding End-Users’ Acceptance of Enterprise Resource Planning (ERP) System in Project-Based Sectors. IEEE Transactions on Engineering Management, 59(2), 266–277.
Laumer, S., Maier, C., Eckhardt, A. & Weitzel, T. (2016). User Personality and Resistance to
Mandatory Information Systems in Organizations: A Theoretical Model and Empirical Test of Dispositional Resistance to Change. Journal of Information Technology, 31(1), 67–82.
Lee, M. K. O., Cheung, C. M. K. & Chen, Z. (2005). Acceptance of Internet-based learning medium:
the role of extrinsic and intrinsic motivation. Information & Management, 42(8), 1095–1104.
Lewis, Agarwal & Sambamurthy (2003). Sources of Influence on Beliefs about Information Technology Use: An Empirical Study of Knowledge Workers. MIS Quarterly, 27(4), 657.
Martinez, L. F., Ferreira, A. I. & Can, A. B. (2016). Consultant–Client Relationship and Knowledge Transfer in Small- and Medium-Sized Enterprises Change Processes. Psychological Reports, 118(2), 608–625.
Matende, S. & Ogao, P. (2013). Enterprise Resource Planning (ERP) System Implementation: A Case for User Participation. Procedia Technology, 9 518–526.
Motiwalla, L. F. & Thompson, J. (2012). Enterprise systems for management. 2. ed. Boston: Pearson.
Nah, F. F.-H., Eschenbrenner, B., Claybaugh, C. C. & Koob, P. B. (2019). Gamification of Enterprise Systems. Systems, 7(1), 13.
Nov, O. & Ye, C. (2008). Personality and Technology Acceptance: Personal Innovativeness in IT, Openness and Resistance to Change. I Proceedings of the 41st Annual Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS 2008). Presenterad vid 2008 41st Annual Hawaii International Conference on System Sciences, Waikoloa, HI: IEEE, ss.448–448.
Opendoor technology (2019). The Standish Group report 83.9% of IT projects partially or completely fail. https://www.opendoorerp.com/the-standish-group-report-83-9-of-it-projects-partially-or-completely-fail/
Patel, R. & Davidson, B. (2011). Forskningsmetodikens grunder: att planera, genomföra och rapportera en undersökning. Lund: Studentlitteratur.
Ratkevičius, D., Ratkevičius, Č. & Skyrius, R. (2012). ERP SELECTION CRITERIA:
THEORETICAL AND PRACTICAL VIEWS. Ekonomika, 91(2), 97–116.
Reitsma, E. & Hilletofth, P. (2018). Critical success factors for ERP system implementation: a user perspective. European Business Review, 30(3), 285–310.
Robson, C. (2007). How to do a research project : a guide for undergraduate students. Wiley.
Somers, T. M. & Nelson, K. (2001). The impact of critical success factors across the stages of enterprise resource planning implementations. I Proceedings of the 34th Annual Hawaii International Conference on System Sciences. Presenterad vid Hawaii International Conference on System Sciences. HICSS-34, Maui, HI, USA: IEEE Comput. Soc, ss.10.
Söderlund, M. (1999). Att skriva rapporter i marknadsföring. Stockholm: Handelshögskolan i Stockholm.
Umble, E. J., Haft, R. R. & Umble, M. M. (2003). Enterprise resource planning: Implementation procedures and critical success factors. European Journal of Operational Research, 146(2), 241–257.
van der Heijden (2004). User Acceptance of Hedonic Information Systems. MIS Quarterly, 28(4), 695.
Venkatesh, V. (1999). Creation of Favorable User Perceptions: Exploring the Role of Intrinsic Motivation. MIS Quarterly, 23(2), 239.
Volkoff, O., Elmes, M. B. & Strong, D. M. (2004). Enterprise systems, knowledge transfer and power users. The Journal of Strategic Information Systems, 13(4), 279–304.
Zabukovsek, S. & Bobek, S. (2013). TAM-based external factors related to ERP solutions acceptance in organizations. IJISPM - International Journal of Information Systems and Project
Management, (4), 25–38.
Muntliga källor
Tuulikki Louhelainen, Transformation manager voestalpine group-IT AB, Hagfors, Sonderande samtal 2020-01-27,2020-03-12, 2020-04-15.