4. Resultat & analys
4.1 Överrensstämmelse – rutiner, regler och policys
Avsnittet börjar med att beskriva och analysera organisationens introduktionsupplägg utifrån informanternas upplevda introduktion. Därefter beskrivs och tolkas nyanställdas upplevelse av verksamhetens individanpassning vid onboarding.
4.1.1 Introduktionsupplägget
Organisationer kan enligt Bauer (2010) anta antingen en formell- eller informell karaktär inom ramen för sin introduktion. Samtliga informanter bekräftar att organisationen till viss del nyttjar en formaliserad introduktion genom dels en checklista, dels via interaktiva korta utbildningar. Vad som däremot skiljer informanternas beskrivningar åt gällande sin introduktion är att genomförandet av checklistan innehar stor variation. När Anna får frågan hur hennes introduktion såg ut svarar hon:
Min introduktion var planerad, alltså min chef hade planerat hur eller vad jag skulle göra de olika dagarna och vilka olika delar jag behövde ta del av. Det fanns ett dokument som vi följde där det tillexempel står att man ska läsa olika policys och tagit del av olika saker, kort och sådana grejer. Det var uppradat som en checklista som man utgick ifrån…Introduktionen varade en månad skulle jag säga…det var min chef som introducerade mig i mycket av sakerna som jag har och där jag följde med på olika saker som denne hade. Från början fick jag en del av verksamheten som jag fokuserade på … för man ska ju både lära känna personerna men även förstå verksamheten. Sen har vi allt eftersom lagt på fler verksamheter…
Medan Mikael beskriver på samma fråga:
Vi skulle träffas klockan 08:00 och chefen kom vid 09:00 någonting. Vi satt en stund och pratade och jag försökte lirka ut vad tjänsten handlade om, vad det var och så där…det var väl inget innehåll eller upplägg. Det var väl lite grann, åk ut…
26
Utifrån informanternas berättelser kan det tolkas som att organisationen delvis har formaliserat onboardingprocessen genom en checklista. Enligt Bauer (2010) är detta positivt då de verksamheter som nyttjar formaliserade onboardingprogram är de som lyckas bäst med att introducera och motivera nyanställda. Utifrån informanternas berättelser urskiljs dock en variationsbredd i introduktionen ur både ett kvalitet- och tidsperspektiv. Beroende på vem inom organisationen som ansvarar för introduktionen, avgör vilken typ av introduktion den nya medarbetaren får.
Enligt Granberg (2011) finns två olika scenarion för utebliven eller bristfällig introduktion för den nyanställda. Att personen tappar motivation och väljer att avsluta sin anställning, alternativt att personen stannar kvar inom organisationen men att verksamheten misslyckas att introducera den nya medarbetaren på ett effektivt sätt. Något som enligt Bauer (2010) resulterar i att verksamheten mister produktivitet, eftersom det tar längre tid för den anställda att komma in i arbetet. För att alla nyanställda ska få en likartad och god plattform att stå på när man kommer som ny till arbetsplatsen, i syfte att förbättra och systematisera introduktionen kan det tänkas att organisationen skulle gynnas av att utforma checklistan med utgångspunkt från en tidsplan. Där det tydligt framgår vad som ska genomföras första dagen, vad som ska göras första veckan, månaden samt vem som ska vara behjälplig i detta och så vidare, något som Lindelöw (2016) poängterar vikten av. Små medel som kan göra att personen känner sig välkommen och värdesatt av organisationen. Att som ledare inte infinna sig på avtalad tid kan göra att den nyanställde upplever att denne inte är så viktig och därmed upplever sig inte särskilt välkommen. Något som både Bauer (2010) och Lindelöw (2016) menar att den första tiden till stor del handlar om, det vill säga att den nya medarbetaren ska känna sig välkommen.
Under intervjutillfällena framkommer att de personer som blivit befordrade från yrkesarbetare till en beslutsfattande position inom verksamheten beskriver en utebliven introduktion. Den introducering Sara fick som yrkesarbetare beskriver hon enligt:
Jag kom till arbetsplatsen och jag var ju inte den enda som skulle börja utan vi var några stycken så att vi samlades i konferensrummet och så gick chefen igenom allt det som finns på gröna tavlan och visade PowerPoint om företaget.
På frågan vilken introduktion hon fick när hon erhöll en ny befattning svarar Sara ”Om
27 gränser”. Att som yrkesarbetare bli befordrad till en beslutsfattande position är ett stort
steg att ta och därav är onboarding central för dessa personer, där introduktionen ger medarbetaren en bas att stå på. Att byta arbete (även om det innebär att individen byter arbetsuppgifter inom organisationen) gör att medarbetaren infinner sig i en tid som präglas av ökat stresspåslag (Granberg, 2011). Att Sara haft sin praktik inom organisationen innan hon påbörjade sin nya tjänst kan förklara varför introduktionen uteblivit. Det kan också vara så att de personer som startar sin bana inom organisationen, som exempelvis yrkesarbetare och som senare får möjligheten till befordran, såsom arbetsledande roller, missas att introduceras.
Genom att utveckla och förfina introduktionen kan det å ena sidan tänkas att organisationen reducerar den stress som nya medarbetare annars ofta upplever när de byter arbete eller arbetsuppgifter. Att utveckla organisationens onboardingprocess kan även medföra att medarbetaren snabbare blir effektiv och trygg i sitt arbete och därav också snabbare upplever sig bidra till organisationen. Något som enligt Bauer (2010) ökar motivationen. Om en medarbetare å andra sidan missas att introduceras när denne byter befattning, riskerar organisationen tappa effektivitet något som korrelerar med medarbetarens arbetsmotivation (Kahn (1990; 1992).
Flertalet informanter talar positivt om de korta interaktiva utbildningar som organisationen förmedlar till sina anställda. Erik beskriver ”Vi har ju sådana här …
interaktiva utbildningar som har kommit om alla möjliga grejer och dom har ju varit bra för det är ju ungefär den tiden som man har tid att lägga ner…”. Detta verktyg
som organisationen utvecklat i syfte att förmedla policys, regler och riktlinjer gällande verksamheten, upplevs positivt av medarbetarna. Organisationen uppfattas ha lyckats implementera ett verktyg med kort förmedling av dokument som majoriteten kan tänkas anse jobbiga att läsa.
Oavsett om personerna upplevt att de fått en introduktion eller ej menar Bauer (2010) att medarbetarnas syn på organisationen påverkas genom dess arbetstillfredsställelse och organisatoriska engagemang. När Mikael får frågan hur hans uteblivna introduktion har påverkat hans uppfattning om företaget, svarar han:
I början var allt ganska oklart så man börjar ju tänka… man är ju inte annat än människa…kanske inte oseriöst men man hade kanske förväntat sig lite mer, organisationen är ju stor, seriöst på många sätt och man förväntar sig kanske lite mer introduktion.
28
Detta styrks av Maria som svarar på samma fråga:
Det är klart att det påverkade… det tog nästan ett halvt år innan jag kände att jag kommit in i jobbet och det känns som att det tog onödigt lång tid men jag känner mer att det är något vi borde bli bättre på när det kommer nya men det är inte så att mitt intryck av företaget har förändrats på det stora hela.
Att som ny medarbetare haft en utebliven eller bristfälligt upplagd introduktion går i linje med både Bauers (2010) och Lindelöws (2016) teorier om att dessa upplevelser är sammankopplat till utebliven produktivitet för organisationen. Ur ett individperspektiv kan det tolkas som att organisationen inte tar tillvara den potential som verksamheten besitter i samband med anställningen, och styrker därav att dessa saker har en korrelation till personens upplevda självförtroende i arbetsprestation. På samma sätt skönjer likartat mönster för de personer som fått en introduktion. Anna berättar hur introduktionen har påverkat hennes uppfattning om organisationen:
Introduktionen har påverkat mig på ett bra sätt…och jag har alltid känt mig väldigt lugn. Jag har inte känt mig stressad att det har förväntats att jag ska kunna allt och förstå allting på en gång under introduktionen och den känns som att jag fortfarande har med mig än idag.
Andra aspekter såsom vilken typ av befattning och arbetslivserfarenhet personen har, kan tänkas avgöra hur mycket introduktion individen själv upplever sig behöva. Där befattningar som innebär ett brett spektrum av arbetsuppgifter tyder på att dessa kan behöva större stöd och en mer omfångsrik introduktion för att förstå helheten i en komplex verksamhet. Där även faktorer såsom arbetslivserfarenhet påverkar hur individen antar nya arbetsuppgifter.
4.1.2 Nyanställdas upplevelse av individanpassad introduktion
Förutom en formell introduktion poängterar Lindelöw (2016) vikten av att introduktioner även bör individanpassas. Eftersom introduktionstiden varierar kraftigt mellan informanterna, allt från några timmar till någon månad kan det tolkas som att organisationen inte på ett systematiserat sätt individanpassar introduktionerna. Utan att den individanpassning som sker även beror på vem som introducerar den nyanställde. Något som kan tänkas bero på bristande kunskap gällande onboarding och där verksamheten inte vet hur en individanpassad introduktion kan se ut. Bland de informanter som haft en introduktion som varat längre än några dagar, skiljer sig upplevelserna åt. Anna berättar så här på frågan om hon upplevde att hon kunde påverka sitt introduktionsupplägg:
29
Ja det tycker jag. Jag tycker att vi hade en dialog, det var inte så att det var helt styrt att så här ska vi göra utan det var ändå öppet och jag var hela tiden delaktig i att säga vad jag tyckte. Om jag ville göra mer på egen hand eller om jag ville göra mer tillsammans med mina kollegor eller så.
Erik svarade på samma fråga:
Nej… jag tror inte att man gör det heller. Är man ny och har börjat en ny tjänst på ett nytt företag då tar man det lite som det kommer, sen kan man ju reflektera i efterhand om det var bra eller dåligt.
Nyanställda får inte samma möjligheter att skapa sig den plattform de upplever sig behöva. Detta eftersom alla får olika förutsättningar att tillgodogöra sig internt- och externt nätverk. Utifrån Bauers (2010) modell upplever den nya medarbetaren en större självsäkerhet genom att få en god introduktion samt genom feedback från medarbetare och chefer, vilket gör att den nya medarbetaren lättare vågar uttrycka sin åsikt. Något som enligt Bauer (2010) bidrar till att underlätta en individanpassad introduktion.
Hur personalen sitter på de olika avdelningarna, kan till viss del också tänkas ha påverkan för hur individen upplever sin introduktion men även hur mycket introduktionen individanpassas. Utifrån de intervjupersoner som finns inom ramen för denna studie kan ett mönster urskiljas. Där nyanställda som sitter tillsammans med kollegor i exempelvis öppet kontorslandskap eller sitter tillsammans med en arbetskamrat, på ett naturligt sätt kan ställa frågor och få feedback i sitt arbete. Något som kan tänkas underlätta socialisering och självsäkerhet i arbetsrollen. Detta styrker Bakkers (2011) forskning som visar att socialt stöd från arbetskamrater och feedback på sin arbetsprestation genererar arbetsengagemang. Genom att få engagerade medarbetare erhåller även organisationen individer som är beredda att arbeta hårdare (Bakker, 2011). Det kan även tolkas som att de personer som sitter tillsammans med sina kollegor på ett naturligt sätt därför kan individanpassa sin introduktion, eftersom de personer som introducerar, hela tiden förstår var i lärandet den nyanställde befinner sig och på ett naturligt sätt utgår ifrån detta vid introducering.