Denna lösning innebär att ett alias används om skyddsbehovet bedöms omfatta personuppgifter och namn, dvs. för identiteten. Syftet med alias är att förebygga att uppgifter om sökande och studenter oavsiktligt röjs av VHS och högskolan.
Bakom varje alias finns de verkliga personuppgifterna, men tillgängliga bara för några få behöriga systemanvändare. (Ett alias behövs inte om studenten enbart vill undvika att hans eller hennes adress exponeras. I dessa fall ska inte adressen inte dokumenteras i systemen.)
Alias är det identifikationsbegrepp som används i det dagliga arbetet vid VHS/högskolan. Vid externt utlämnande av uppgifter, används de verkliga uppgifterna.
Han/hon tilldelas ett interimspersonnummer, dvs. samma typ av identifikationsbegrepp som används för utländska studenter eller svenskar födda i utlandet. Födelseår, månad och dag sätts till något annat än det faktiska födelsedatumet. Efternamn och/eller förnamn kan vid behov också modifieras. Den tidsperiod som sekretessen gäller dokumenteras, liksom övriga uppgifter om beslutet.
När beslutet har fattats skulle studenten eventuellt kunna få ett intyg över kopplingen mellan sina verkliga personuppgifter och sitt alias (”Olle med personnummer 810101-0000 dokumenteras i NyA/Ladok som Ove med interimspersonnummer 820202-T000”).
Under studietiden används alltid studentens alias vid inläggning av uppgifter i Ladok. Varje högskola måste skapa en rutin för de situationer där studenten måste legitimera sig, t.ex. vid tentamen. Detta skulle kunna göras med hjälp av intyget ovan, men andra metoder kan också finnas.
Kopplingen mellan alias och de verkliga uppgifterna om personnummer och namn dokumenteras i systemen, men är tillgängliga endast för få systemanvändare, exempelvis Ladok-ansvariga och produktionsansvariga för antagningen. På det sättet kan ett alias alltid kopplas till rätt student.
När sekretessen inte längre gäller ska användningen av alias upphöra och studieuppgifterna visas därefter under studentens verkliga identitet.
I samband med externa förfrågningar, finns dock ett behov av att kunna se om en viss student omfattas av skydd eller inte för att kunna hantera frågor om utlämnande av uppgifter på ett korrekt sätt. Detta kan lösas på så sätt att vid personnummersökning via det verkliga personnumret skickar systemen en signal, t.ex. ”uppgift kan inte lämnas, kontakta
systemansvarig”. Inga fler uppgifter visas. Anger man däremot interimspersonnumret, får man fram uppgifter som vanligt. Studenterna kommer också med i form av sitt alias när t.ex. en studievägledare vill göra en uppföljning över en kurs, eller då en antagningslista ska tas fram. Att de sökande och studenterna skulle kunna lida något men av detta är osannolikt.
När det gäller utlämnade av uppgifter om en enskild student, måste frågeställarens rätt att
överklaga ett nekande beslut beaktas. Bedömning av om uppgifter kan lämnas ut eller inte, måste alltså hanteras av den eller de medarbetare som har tillgång till de verkliga uppgifterna. Det innebär att om en institutionssekreterare får en fråga om uppgifter om ett visst personnummer, och Ladok visar ”uppgift kan inte lämnas, kontakta systemansvarig” för personnumret ifråga, måste frågan slussas vidare till den som är ansvarig och som då avgör om uppgifter kan lämnas ut eller inte.
Varje högskola måste ta ställning till hur man ska hantera begäran om uppgifter om grupper av studenter, så kallade massuttag, exempelvis en lista över alla deltagare i en viss kurs. Eventuella skyddsvärda studenter kommer med i form av sitt alias. Högskolan måste själv bestämma om studenterna ska exkluderas från listan eller inte. Detta får i så fall göras manuellt.
Utbyte av data mellan högskolor/VHS/CSN kan ske utan problem genom att kopplingen mellan alias och verkligt personnummer används och att en flagga skickas med. Vid överföringar till SCB används korrekta personnummer.
Lösningen innebär måttliga systemändringar i Ladok och NyA.
Kringsystem vid högskolan som bygger på Ladok påverkas inte.
8 Överväganden
En bra lösning ska dels garantera den sökande ett bra skydd och dels smidiggöra hanteringen av skyddsvärda studenter, såväl för antagning som för studiedokumentation.
En helt manuell hantering är både tungrodd och otidsenlig och avförs därför.
Lösningen med sekretessmarkering är tilltalande och är i linje med Skatteverkets rutiner.
Markeringen används för att signalera att sekretess kan gälla. Detta kan göras antingen genom en enkel varning (sekretessignal), genom att uppgifter om berörda studenter ”mörkas” eller genom att man utvecklar ett behörighetssystem där olika användare har tillgång till olika uppgifter i systemen utifrån den roll och den organisatoriska hemvist man har. En stor nackdel är att systemändringarna blir omfattande. Även de administrativa rutinerna vid institutioner kan påverkas. Lokala system som bygger på Ladok måste skapa egna lösningar för hur
sekretessfrågorna ska hanteras.
Lösningen med alias via interimspersonnummer innebär att studenterna förses med en kod som identifierar dem vid högskolan, men att de verkliga uppgifterna finns tillgängliga för en liten krets personal. En nackdel med alias är att speciella rutiner måste finnas då studenten måste legitimera sig vid t.ex. examination. De systemändringar som behövs är måttliga och gäller främst överföringar av data mellan högskolor och VHS. Lokala system behöver inte anpassas.
9 Förslag: alias
Den lösning som föreslås är att sekretess i NyA och Ladok hanteras med hjälp av alias via interimspersonnummer. Skyddet för studenterna är bra och risken för felaktig spridning av uppgifter minimeras. En annan fördel är att de systemändringar som krävs är måttliga. Det gör det lättare, snabbare och mera riskfritt att realisera denna lösning jämfört med
sekretessmarkering.
En ytterligare fördel är att lokala system inom högskolan som bygger på uppgifter från Ladok inte behöver anpassas till sekretess, under förutsättning att de kan hantera interimspersonnummer.
Vidare kan studenten själv bestämma om detaljerna i det alias han/hon vill använda och på så sätt påverka nivån på skyddet och därmed sin situation. Principen med alias kan också börja användas i studiedokumentationen innan systemstödet är klart. Till en början hålls då ett manuellt register över kopplingen mellan alias och verkliga personuppgifter. Dessa läggs in i Ladok när
systemändringarna är klara.
Överföringar av data mellan en viss högskola och VHS, samt till CSN fortsätter som förut.
Korrekta personnummer skickas tillsammans med en ”flagga”. Genom flaggan görs den
sina rutiner.
För SCB: s register gäller redan sekretess. Uppgifter om enskilda sökande och studenter kan alltså skickas på vanligt sätt med verkliga personnummer.
Då uppgifter ska skickas mellan högskolor med hjälp av Ping, används dock alltid
interimspersonnummer. Kopplingen mellan alias och korrekta personnummer skickas inte, med tanke på att många användare kan ha tillgång till Ping.
Lösningen är inte tvingande för en enskild högskola. Ladok fungerar som tidigare även om man beslutat att inte dokumentera skyddsvärda studenter under ett alias.