Nedan följer en närmare beskrivning av vad förslaget innebär för verksamhetsprocessen, från det att en anmälan kommer in tills dess att examen utfärdas. Det är ett ”normalflöde” som beskrivs, lokala avvikelser kan naturligtvis förekomma.
9.1.1 Ansökan om och beslut om sekretess
De sökande och studenter som behöver ett skydd, ansöker om detta till VHS eller respektive högskola. Sökande anmäler normalt behovet i samband med sin anmälan till utbildning.
Formerna för ”ansökan” måste utformas av varje myndighet.
Beslutet fattas i enlighet med myndighetens riktlinjer. Om skyddsbehovet är stort, tilldelas personen ett alias i form av ett interimspersonnummer (eventuellt med annat födelseår, annan födelsemånad och annan födelsedag är den riktiga). Om ett stort behov finns, tilldelas studenten även ett modifierat efternamn och/eller förnamn. Vad som behövs beror på hur vanliga namnen är och vilka andra skäl som kan finnas. Om studenten vill använda sitt riktiga namn, kan det dock ge ett sämre skydd. Tilldelningen av alias görs alltid i samråd med studenten. En student måste också ha möjlighet att avböja användningen av alias.
Om högskolan finner det lämpligt, kan den sökande eller studenten få ett intyg över kopplingen mellan verkliga uppgifter och alias. Intyget kan användas i de sammanhang där legitimering krävs, t.ex. vid registrering och examination.
Uppgifterna om alias dokumenteras i NyA och Ladok. Interimspersonnumret genereras alltid i NyA.
9.1.2 Anmälan till utbildning
Anmälan till utbildning via NyA. En sökande, som vill omfattas av skydd, skickar sin anmälan tillsammans med alla handlingar till en speciell adress (VHS i Stockholm). När ett positivt beslut fattats, registreras anmälan i NyA under studentens alias.
Skulle den sökande skicka sin anmälan på vanligt sätt (dvs. till Strömsund), och därmed få sin anmälan kopplad till sitt verkliga personnummer, så kommer detta så småningom att fångas upp
ansvarig på VHS, för eventuellt beslut om skydd.
Anmälan till utbildning utanför NyA. För sökande som anmäler sig till och antas direkt vid högskolan gäller följande. Även dessa signalerar sitt skyddsbehov i samband med sin ansökan.
Efter beslut att studenten är skyddsvärd, etableras studenten både i Ladok och i NyA (av Ladok-ansvariga och/eller lokal produktionsansvarig). NyA används alltid för att generera
interimspersonnumret. Kopplingen mellan alias och korrekta uppgifter finns i båda systemen.
9.1.3 Antagningsprocessen i NyA
En anmälan hanteras av många personer. Den genomgår postöppning och skanning, meriter registreras och utreds, bedömningar görs av behörighet och meriter till olika utbildningar. Alla användare har tillgång till samtliga uppgifter om en sökande. Det går också att ta fram listor över sökande.
I och med att skyddsvärda studenter har interimspersonnummer behövs dock ingen särskild hänsyn tas till dessa under själva antagningsprocessen – inga handläggare vet ju vilka de egentligen är.
Alla dokument som en sökande skickar skannas. För skyddsvärda studenter krävs dock en särskild hantering, enligt följande:
Den person, som på VHS är ansvarig för hanteringen av skyddsvärda studenter, går igenom den sökandes samtliga inskickade dokument, och stryker över allt sådant som kan avslöja vem det egentligen rör sig om; personnummer, namn, adress och eventuellt annat som kan röja identiteten och markerar till vilket interimspersonnummer handlingarna hör. När detta är gjort skickas dessa handlingar till skanning på vanligt sätt.
Uppgifter om sökande som redan är studenter vid någon högskola hämtas via datafiler på samma sätt som idag. Antagningsresultatet levereras från NyA till Ladok. Vid överföringarna skickas en flagga med för berörda studenter. Den mottagande organisationen, får en signal om detta och kan handlägga frågan om sekretess enligt sina rutiner.
9.1.4 Sökning efter skyddsvärd student i NyA och Ladok
Alla systemanvändare har tillgång till de uppgifter som finns i systemen på en students alias, dvs.
interimspersonnumret. Endast användare med särskild behörighet har dessutom tillgång till kopplingen mellan alias och verkliga personuppgifter via en särskild rutin.
För att underlätta hanteringen av externa frågor om en viss sökande/student, bör systemens normala möjligheter att söka fram studenter via personnummer kompletteras med sökning även av skyddsvärda studenter. Sökning på ett sådant personnummer skulle endast ge resultatet
”uppgift kan inte lämnas, kontakta systemansvarig” eller liknande. Vad handläggaren då ska svara måste beslutas lokalt vid varje högskola/VHS, liksom hur frågan ska hanteras vidare.
Beroende på hur svaret formuleras, kan den sökande/studenten röjas i olika grad.
underlätta svarandet. Ett besked att ”studenten finns vid någon högskola i landet” skulle då kunna ges direkt utan någon risk. Ett inbyggt Ping i Ladok skulle också ha fördelar i andra sammanhang som inte har med sekretess att göra.
9.1.5 Registrering på kurs/program m.m.
När en student ska registrera sig, krävs normalt att han/hon visar legitimation. Här behöver högskolan besluta om en rutin för detta. En tänkbar sådan är att studenten använder ett intyg tillsammans med legitimation. Registrering via LPW kan ske på vanligt sätt.
Inga särskilda hänsyn tas vid närvarokontroll/närvarolistor, gruppindelningar, etc. eftersom studentens alias används.
9.1.6 Examination
Studenten anmäler sig till tentamen via LPW eller andra lokala system i sitt alias. Institutionen tar fram en placeringslista/deltagarlista. Studenten tenterar och genomgår identitetskontroll enligt högskolans rutin.Detta skulle kunna ske genom att studenten visar intyg över sitt alias och visar legitimation. En liten risk finns för att intyg kan förfalskas. En annan rutin kan vara att
skrivningsvakten kontrollerar legitimation, noterar personnummer och sedan kontrollerar med Ladok-ansvarig att kopplingen mellan alias och personnumret existerar.
Institutionssekreteraren tar fram ett rättningsprotokoll till läraren, som noterar resultat och betyg när han rättat tentorna. Institutionssekreteraren rapporterar resultaten i Ladok och tar ut en arkivlista för underskrift.
Inläggning av resultat via LPW fungerar också som vanligt.
9.1.7 Utfärdande av examensbevis
En student ansöker om examen via blankett eller LPW. Högskolan bestämmer själv om speciella rutiner ska gälla för studenter med alias.
Har den sökande läst vid andra högskolor och har andra alias där, kan han/hon visa intyg över dessa alias. Examenshandläggaren kan då använda Ping för att via alias se resultat från andra högskolor. I annat fall måste studenten själv skicka in papper över dessa.
Underlag för examensbevis hämtas ur Ladok, fylls på med eventuella uppgifter från andra högskolor och görs klart på vanligt sätt. Beviset skall innehålla studentens verkliga
personnummer och namn, medan uppgifter om den utfärdade examen rapporteras i Ladok under interimspersonnumret. Det ska finnas en spärr så att bevis inte av misstag kan generas i ett alias.
9.1.8 Uttag av uppgifter - utdata
Alla uttag av uppgifter ur Ladok om en skyddsvärd student kan tas fram som vanligt via alias.
Alla utsökningar av uppgifter om grupper av studenter fungerar som vanligt.
innehålla verkliga personuppgifter. Det ska vara möjligt att ta fram detta för Ladok-ansvarig (motsv.). Studenten måste alltså vända sig till denne.
9.1.9 Ladok på webb
Tjänster som vänder sig till studenten själv behöver givetvis inte ta hänsyn till sekretess. Det ska dock vara möjligt för honom/henne att ta fram ett intyg med verkliga personuppgifter. LPW skulle också kunna signalera att perioden för skydd snart går ut så att studenten uppmärksammas på att en förnyad ansökan måste göras.
Andra tjänster (dvs. sådana som används av personal för att ta fram uppgifter om studenter och sådana som används av studenter för att hitta uppgifter om andra studenter) behöver inte ta någon särskild hänsyn till skyddsvärda studenter.
9.1.10 Ping
När uppgifter hämtas via Ping från en högskola till en annan, kan bara interimspersonnummer användas för de skyddsvärda studenterna. Anger man det korrekta personnumret för en skyddad student, får man ingen träff.
Om en högskola inte använder alias för sina skyddsvärda studenter, innebär det att andra högskolor har tillgång till uppgifter om studenterna ifråga via Ping. Någon större risk för studenterna innebär troligen inte detta.
9.1.11 Ladok Open och NyA Open
Open-systemen bygger på kopior av Ladoks och NyAs databaser och används för att göra data mer tillgängliga t.ex. via frågespråk (sql).
Ladok Open databasen uppdateras via replikering av de tillägg och ändringar som sker i originaldatabasen. De tabeller i som innehåller uppgifterna om kopplingen mellan verkliga och fiktiva uppgifter ska inte replikeras.
NyA Open skapas på ett liknande sätt och samma begränsning ska gälla.
Eftersom kopiorna inte ska omfatta de känsliga uppgifterna, finns det ingen risk förknippat med att Open systemen även i fortsättningen kan vara tillgängliga för en vid krets användare.
9.1.12 Kommunikation med andra system inom den egna högskolan
Vilka uppgifter som kan och får skickas från Ladok till andra lokala system vid högskolan, måste bestämmas lokalt. Det kan gälla katalogsystem, bibliotekssystem, system för tillgång till lokaler etc., men inte heller här behövs något egentligt hänsynstagande till skyddsvärda studenter.
9.1.13 CSN
Uppgifter om antagningar, registreringar och resultat skickas som vanligt till CSN. För skyddsvärda studenter skickas verkliga persondata och en uppgift om att de är skyddsvärda.
SCB:s personregister omfattas av sekretess. Det finns därför inte något hinder för att skicka de verkliga personuppgifterna.
9.1.15 När skyddsbehovet upphör
När en student upphör att vara skyddsvärd, ska samtliga uppgifter flyttas till hans/hennes korrekta personnummer. Detta görs via en rutin ”personnummerbyte”, vilket hanteras av Ladok-ansvarig.
Något automatiskt ”personnummerbyte” när datum för skyddsperioden överskridits ska inte finnas. Att bytet har skett ska inte vara synligt för systemanvändare.
Kopplingen mellan alias och verkliga personuppgifter sparas dock alltid.
9.1.16 När behov av skydd uppstår under studierna
För en student som beslutas vara skyddsvärd när studierna redan har påbörjats, flyttas studieuppgifterna från det verkliga personnumret till interimspersonnumret. Bytet ska vara spårlöst. Även detta hanteras av Ladok-ansvarig.
9.1.17 Gallring av uppgifter ur Ladok
Det är viktigt att uppgifterna om vilka alias som använts är spårbara för all framtid. Dessa uppgifter får därför inte omfattas av de normala gallringsrutinerna som gäller för systemen.
9.1.18 Uppgifter till studentkårer
Studentkårerna har rätt att ta del av uppgifter om registrerade studenter för att kontrollera att de betalt avgiften. Det finns dock ingen färdig programvara i Ladok för att ta ut uppgifter till kåren.
Varje högskola måste göra uttagen lokalt, liksom besluta om hur skyddsvärda studenter hanteras.
Eftersom kårerna inte är myndigheter gäller inte sekretesslagen för dem.