2.1 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs som ett öppet upphandlingsförfarande enligt lag om offentlig upphandling, LOU (2007:1091).
2.2 Krav – Accept av Avtalsvillkor
Anbudsgivaren ska intyga via kryssruta i anbudsformulär att denna accepterar de avtalsvillkor som angivits i förfrågningsunderlaget utan reservationer eller tillägg.
Till anbudet bifogas
• Accept via kryssruta i Anbudsformulär.
2.3 Förhandling
Eftersom upphandlingen genomförs med ett öppet förfarande finns ingen möjlighet till förhandling. Anbudsgivare ombeds därför att lämna ett komplett anbud med alla krav uppfyllda och med bästa möjliga priser.
Anbud som inte är kompletta måste normalt förkastas.
Reservationer som innebär avsteg mot avtalsvillkor eller föreskrifter är inte tillåtna.
2.4 Frågor om upphandlingen
Frågor avseende förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligt till HBV. Frågorna ska ställas via det webbaserade upphandlingsverktyget TendSign som HBV använder för annonsering av förfrågningsunderlag och hantering av frågor.
Den kan nås via www.tendsign.com.
För att samtliga anbudsgivare ska behandlas lika, kommer svar på frågor, kompletterande handlingar och andra uppgifter kring upphandlingen att delges till samtliga registrerade anbudsgivare via TendSign. Anbudsgivare som registrerat ett användarkonto på TendSigns hemsida (och inte avsagt sig uppdatering) kommer automatiskt att få e-postmeddelande. För supportfrågor gällande hantering av systemet ska TendSign support kontaktas.
Anbudsgivare som inte hämtat förfrågningsunderlaget i webbtjänst enligt ovan måste själv registrera sig i denna webbtjänst för att kontrollera om några förtydliganden eller kompletteringar distribuerats.
Vid frågor avseende produkter i prisbilaga ska positionsnummer anges. HBV kan komma att formulera om ställda frågor för att öka tydligheten i frågan och svaret.
Sista dag för att ställa frågor är 2014-02-06.
Sista dag för svar på frågor är 2014-02-12.
2.5 Rättelse av fel och kompletteringar av anbud
Anbudsgivaren kan inte på eget initiativ vidta ändringar i eller kompletteringar till anbud efter sista anbudsdag. Däremot kan anbudsgivare, på begäran av HBV, få rätta uppenbara felskrivningar eller felräkningar eller annat uppenbart fel. HBV får begära att anbud förtydligas eller kompletteras efter sista
anbudsdag, om det inte finns risk för särbehandling eller
konkurrensbegränsning. Anbudsgivaren har ingen motsvarande rätt att få ett förtydligande eller komplettering till stånd.
2.6 Förutsättningar för anbudsinlämningen
2.6.1 Anbudets form, innehåll och språk
Anbudet ska lämnas med efterfrågade handlingar i enlighet med Bilaga 5 Anbudsformulär. Bilaga 5 Anbudsformulär och Bilaga 6 Prisbilaga öppnas, sparas ned, och fylls i. Bilaga 5 Anbudsformulär skrivs ut, undertecknas och scannas in. Båda bilagorna biläggs med anbudet. Bilaga 5 Anbudsformulär i pdf-format och Bilaga 6 Prisbilaga i excel-format.
Anbudet ska vara undertecknat av firmatecknare eller person som har fullmakt från firmatecknare. Vid förfrågan från HBV ska ovanstående kunna styrkas via t ex registreringsbevis och fullmakt. Lämnas anbudet digitalt ska dokument som undertecknats skannas in och bifogas anbudet.
Priser ska lämnas i SEK. Priser och rabattsatser ska alltid anges så att de inkluderar HBVs administrativa ersättning enlighet med pkt 6.3.
Anbudet ska vara på svenska. Till anbudet bifogade handlingar och eventuell övrig kommunikation i upphandlingen, skriftlig och muntlig, ska vara på svenska.
2.6.2 Tillåtna sätt att lämna anbud
Anbud ska lämnas skriftligt, företrädesvis digitalt eller undantagsfall i pappersformat.
2.6.3 Anbudsmärkning och adress
Anbud kan lämnas på nedanstående sätt:
Digitalt via webbaserade upphandlingsverktyget Tendsign genom att följa de instruktioner som ges via www.tendsign.com. Samtliga begärda handlingar och bilagor laddas upp och biläggs anbudet som sända digitalt.
eller
Pappersformat genom att sända in ett anbud i ett förseglat kuvert, som skall vara märkt: ”Anbud Lås 14-121”.
Anbudet sänds till:
Anna Söderholm HBV
Box 420 59
126 13 STOCKHOLM eller
Papperformat genom att lämna anbud i HBVs reception på
Svandammsvägen 24, Midsommarkransen, Stockholm. Receptionen är öppen måndagar till torsdagar 8-12 och 13-16 samt fredagar 8-12 och 13-15.30. Är receptionen stängd kan mindre försändelser lämnas i HBVs brevinkast. Anbudet skall vara i ett förseglat kuvert, som skall vara märkt
”Anbud Lås 14-121”.
Anbud får inte lämnas via telefax eller e-post.
2.6.4 Sista anbudsdag
Anbud ska vara HBV tillhanda senast 2014-02-18.
HBV rekommenderar anbudsgivarna att skicka anbud i tid och ta hänsyn till att datanätverk med tillhörande utrustning kan ha störningar och att normal postgång ibland kan ta mer än en dag. TendSign support har inte öppet dygnet runt.
2.6.5 Anbudets giltighetstid
Anbud ska vara giltiga i sex (6) månader från sista anbudsdag. Om
upphandlingen överprövas kommer anbudsgivaren att erbjudas möjlighet att förlänga anbudets giltighetstid.
2.7 Tilldelningsbeslut
Samtliga anbudsgivare underrättas via ett meddelande om tilldelning. Ett tilldelningsbeslut är inte bindande utan innebär endast att HBV har fattat beslut om utgången av anbudsutvärderingen och dess vinnare. Detta utgör inte accept enligt Avtalslagen då avtal sluts genom ett särskilt kontrakt.
Meddelandet sänds elektroniskt till den e-postadress som har registrerats via TendSign, där förfrågningsunderlaget hämtades ut.
En avtalsspärr om tio dagar tillämpas efter att meddelande om tilldelning har distribuerats. Därefter kan slutgiltigt bindande avtal tecknas.
2.8 Upphandlingssekretess
I de fall anbudsgivaren anser att delar i anbudet ska vara föremål för
sekretess även efter det att tilldelningsbeslut meddelats, kan anbudsgivaren redan i anbudet ange detta samt skälen därför. Förutom skälen anges vilka delar i anbudet som ska omfattas av sekretess och vilken skada som kan uppstå om uppgiften offentliggörs.
HBV prövar därefter frågan om sekretess ska råda i varje enskilt fall.
HBVs sekretessbeslut kan prövas av förvaltningsdomstol.