Förfrågningsunderlag – huvudhandling 14-121 Låsvaror
Anna Söderholm HBV
Innehållsförteckning
1 ALLMÄN ORIENTERING ... 3
2. ADMINISTRATIVA KRAV ... 6
3. KRAV PÅ ANBUDSGIVARE ... 10
4. KRAV PÅ VARA ... 13
5. ANBUDSUTVÄRDERING ... 14
6. KONTRAKTSVILLKOR ... 16
1 ALLMÄN ORIENTERING
1.1 Beskrivning av upphandlingen
Upphandlingen avser ramavtal av Låsvaror. Ramavtalet omfattar varor för lås, passersystem, bokningssystem och andra tillbehör som finns i tillverkarnas officiella prislistor.
1.2 Referensnummer
Upphandlingens referensnummer är 14-121.
1.3 Den upphandlande myndigheten
Upphandlande myndighet är Husbyggnadsvaror HBV Förening (702000- 9226). I egenskap av inköpscentral genomför HBV denna upphandling för deltagande medlemmar i HBV enligt Bilaga 1a Avropsberättigade medlemmar och av upphandlande myndigheter listade i Bilaga 1b Övriga
avropsberättigade samt av HBV. Avropsberättigade organisationer kallas nedan ”beställare”.
Husbyggnadsvaror HBV Förening är en ekonomisk förening som ägs av över 300 medlemmar. Medlemmarna, i huvudsak kommunägda bostadsföretag, omfattas av Lag om offentlig upphandling, LOU (SFS 2007:1091). Ytterligare information om HBV se Bilaga 2 HBV - en presentation till leverantörer. Mer information finns på www.hbv.se.
HBV är ISO 14001:2004 certifierad och har en miljöpolicy där HBV som inköpscentral verkar för att miljöpåverkan från egen och medlemmarnas verksamhet ständigt minskas genom att:
• i kontakter med leverantörer efterfråga varor och tjänster med liten miljöpåverkan
• informera medlemmarna om varor och tjänster som har liten miljöpåverkan
• i den dagliga verksamheten hushålla med resurser. Miljölagstiftning och andra krav på miljöområdet ska följas
Miljö och etik är viktigt för HBV och en del i detta är HBVs uppförandekod där krav ställs i enlighet med punkt 6.6.
Ansvarig upphandlare:
Anna Söderholm Tel: 08 – 556 765 07
E-post: anna.soderholm@hbv.se
1.4 Kontraktsföremålet
1.4.1 Upphandlingens delar
Upphandlingen av Låsvaror är inte indelad i olika anbudsområden.
1.4.2 Kontraktstid
Avtalstid är 2013-04-01 – 2015-03-31 med möjlighet till en eller flera
förlängningar på upp till två (2) år. Förlängningarna sker på initiativ av HBV.
HBV ska senast två (2) månader innan avtalets utgång skriftligen meddela leverantören om avtalet kommer att förlängas.
1.4.3 Antagning och avropsordning
För ramavtal av Låsvaror kommer max tre (3) leverantörer att antas.
Avropsordningen är rangordning enligt 5 kap. 6 § LOU. Villkoren i ramavtalen är fastställda.
1.5 Volymer
Den totala omsättningen på tidigare avtal uppgick till ca 3 MSEK under år 2011 och 4 MSEK under 2012.
Observera att denna angivna omsättning endast ska ses som en upplysning.
Volymen kan inte garanteras och kommer att variera mellan åren pga av bl.a att andel arbete som utförs i egen regi resp. på entreprenad varierar samt tillgängliga budgetmedel.
1.6 Förutsättningar för upphandlingens genomförande
HBV:s syfte med ramavtalen är att tillhandahålla och möjliggöra för sina medlemmar angivna i Bilaga 1a Avropsberättigade medlemmar och
upphandlande myndigheter listade i Bilaga 1b Övriga avropsberättigade samt HBV (nedan även benämnd ”medlem”) att avropa från ramavtalen. Avsikten är således att medlemmarna skall komma i åtnjutande av de rättigheter och förmåner som ramavtalet medger men samtidigt fullt ut svara för samtliga däremot svarande förpliktelser och eventuell affärsrisk. Mot denna bakgrund äger HBV rätt att föreskriva att medlemmar är behöriga att erhålla vissa rättigheter eller fullgöra vissa förpliktelser direkt gentemot leverantören.
Exempel på sådan rättighet som kan utnyttjas av medlemmarna direkt är avrop i enlighet med villkoren för ramavtalet, avge leveransgodkännanden eller reklamationer, besvara förfrågningar samt lämna eller ta emot
information.
1.7 Förteckning över förfrågningsunderlaget
Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar:
Denna Huvudhandling daterat 2014-01-03
Bilaga 1a Avropsberättigade medlemmar daterat 2013-12-17 Bilaga 1b Övriga avropsberättigade daterat 2013-11-15 Bilaga 2 HBV – en presentation för leverantörer
Bilaga 3 Fakturering
Bilaga 4 HBVs Uppförandekod
Bilaga 5 Anbudsformulär daterat 2014-01-03 Bilaga 6 Prisbilaga daterat 2013-12-19
2. ADMINISTRATIVA KRAV
2.1 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs som ett öppet upphandlingsförfarande enligt lag om offentlig upphandling, LOU (2007:1091).
2.2 Krav – Accept av Avtalsvillkor
Anbudsgivaren ska intyga via kryssruta i anbudsformulär att denna accepterar de avtalsvillkor som angivits i förfrågningsunderlaget utan reservationer eller tillägg.
Till anbudet bifogas
• Accept via kryssruta i Anbudsformulär.
2.3 Förhandling
Eftersom upphandlingen genomförs med ett öppet förfarande finns ingen möjlighet till förhandling. Anbudsgivare ombeds därför att lämna ett komplett anbud med alla krav uppfyllda och med bästa möjliga priser.
Anbud som inte är kompletta måste normalt förkastas.
Reservationer som innebär avsteg mot avtalsvillkor eller föreskrifter är inte tillåtna.
2.4 Frågor om upphandlingen
Frågor avseende förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligt till HBV. Frågorna ska ställas via det webbaserade upphandlingsverktyget TendSign som HBV använder för annonsering av förfrågningsunderlag och hantering av frågor.
Den kan nås via www.tendsign.com.
För att samtliga anbudsgivare ska behandlas lika, kommer svar på frågor, kompletterande handlingar och andra uppgifter kring upphandlingen att delges till samtliga registrerade anbudsgivare via TendSign. Anbudsgivare som registrerat ett användarkonto på TendSigns hemsida (och inte avsagt sig uppdatering) kommer automatiskt att få e-postmeddelande. För supportfrågor gällande hantering av systemet ska TendSign support kontaktas.
Anbudsgivare som inte hämtat förfrågningsunderlaget i webbtjänst enligt ovan måste själv registrera sig i denna webbtjänst för att kontrollera om några förtydliganden eller kompletteringar distribuerats.
Vid frågor avseende produkter i prisbilaga ska positionsnummer anges. HBV kan komma att formulera om ställda frågor för att öka tydligheten i frågan och svaret.
Sista dag för att ställa frågor är 2014-02-06.
Sista dag för svar på frågor är 2014-02-12.
2.5 Rättelse av fel och kompletteringar av anbud
Anbudsgivaren kan inte på eget initiativ vidta ändringar i eller kompletteringar till anbud efter sista anbudsdag. Däremot kan anbudsgivare, på begäran av HBV, få rätta uppenbara felskrivningar eller felräkningar eller annat uppenbart fel. HBV får begära att anbud förtydligas eller kompletteras efter sista
anbudsdag, om det inte finns risk för särbehandling eller
konkurrensbegränsning. Anbudsgivaren har ingen motsvarande rätt att få ett förtydligande eller komplettering till stånd.
2.6 Förutsättningar för anbudsinlämningen
2.6.1 Anbudets form, innehåll och språk
Anbudet ska lämnas med efterfrågade handlingar i enlighet med Bilaga 5 Anbudsformulär. Bilaga 5 Anbudsformulär och Bilaga 6 Prisbilaga öppnas, sparas ned, och fylls i. Bilaga 5 Anbudsformulär skrivs ut, undertecknas och scannas in. Båda bilagorna biläggs med anbudet. Bilaga 5 Anbudsformulär i pdf-format och Bilaga 6 Prisbilaga i excel-format.
Anbudet ska vara undertecknat av firmatecknare eller person som har fullmakt från firmatecknare. Vid förfrågan från HBV ska ovanstående kunna styrkas via t ex registreringsbevis och fullmakt. Lämnas anbudet digitalt ska dokument som undertecknats skannas in och bifogas anbudet.
Priser ska lämnas i SEK. Priser och rabattsatser ska alltid anges så att de inkluderar HBVs administrativa ersättning enlighet med pkt 6.3.
Anbudet ska vara på svenska. Till anbudet bifogade handlingar och eventuell övrig kommunikation i upphandlingen, skriftlig och muntlig, ska vara på svenska.
2.6.2 Tillåtna sätt att lämna anbud
Anbud ska lämnas skriftligt, företrädesvis digitalt eller undantagsfall i pappersformat.
2.6.3 Anbudsmärkning och adress
Anbud kan lämnas på nedanstående sätt:
Digitalt via webbaserade upphandlingsverktyget Tendsign genom att följa de instruktioner som ges via www.tendsign.com. Samtliga begärda handlingar och bilagor laddas upp och biläggs anbudet som sända digitalt.
eller
Pappersformat genom att sända in ett anbud i ett förseglat kuvert, som skall vara märkt: ”Anbud Lås 14-121”.
Anbudet sänds till:
Anna Söderholm HBV
Box 420 59
126 13 STOCKHOLM eller
Papperformat genom att lämna anbud i HBVs reception på
Svandammsvägen 24, Midsommarkransen, Stockholm. Receptionen är öppen måndagar till torsdagar 8-12 och 13-16 samt fredagar 8-12 och 13-15.30. Är receptionen stängd kan mindre försändelser lämnas i HBVs brevinkast. Anbudet skall vara i ett förseglat kuvert, som skall vara märkt
”Anbud Lås 14-121”.
Anbud får inte lämnas via telefax eller e-post.
2.6.4 Sista anbudsdag
Anbud ska vara HBV tillhanda senast 2014-02-18.
HBV rekommenderar anbudsgivarna att skicka anbud i tid och ta hänsyn till att datanätverk med tillhörande utrustning kan ha störningar och att normal postgång ibland kan ta mer än en dag. TendSign support har inte öppet dygnet runt.
2.6.5 Anbudets giltighetstid
Anbud ska vara giltiga i sex (6) månader från sista anbudsdag. Om
upphandlingen överprövas kommer anbudsgivaren att erbjudas möjlighet att förlänga anbudets giltighetstid.
2.7 Tilldelningsbeslut
Samtliga anbudsgivare underrättas via ett meddelande om tilldelning. Ett tilldelningsbeslut är inte bindande utan innebär endast att HBV har fattat beslut om utgången av anbudsutvärderingen och dess vinnare. Detta utgör inte accept enligt Avtalslagen då avtal sluts genom ett särskilt kontrakt.
Meddelandet sänds elektroniskt till den e-postadress som har registrerats via TendSign, där förfrågningsunderlaget hämtades ut.
En avtalsspärr om tio dagar tillämpas efter att meddelande om tilldelning har distribuerats. Därefter kan slutgiltigt bindande avtal tecknas.
2.8 Upphandlingssekretess
I de fall anbudsgivaren anser att delar i anbudet ska vara föremål för
sekretess även efter det att tilldelningsbeslut meddelats, kan anbudsgivaren redan i anbudet ange detta samt skälen därför. Förutom skälen anges vilka delar i anbudet som ska omfattas av sekretess och vilken skada som kan uppstå om uppgiften offentliggörs.
HBV prövar därefter frågan om sekretess ska råda i varje enskilt fall.
HBVs sekretessbeslut kan prövas av förvaltningsdomstol.
3. KRAV PÅ ANBUDSGIVARE
OBS! Om kraven nedan inte uppfylls får anbudet inte antas.
3.1 Uteslutningsgrunder
Anbudsgivaren kommer att uteslutas om anbudsgivaren:
1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,
2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande,
3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen,
4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och beställaren kan visa detta,
5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land upphandlingen sker, eller
6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar avseende ovanstående punkter.
Är anbudsgivaren en juridisk person gäller punkt 3 och 4 ovan även för företrädare för anbudsgivaren.
Anbudsgivaren kommer även att uteslutas om denne eller om det är en juridisk person dess företrädare är dömd för brott enligt LOU kap 10 § 1.
Anbudsgivaren ska även vara registrerad för F-skatt eller motsvarande.
Till anbudet bifogas
• Markering med kryss i Anbudsformulär om anbudsgivaren är fri från hinder enligt pkt 1-6. Övriga upplysningar tas in direkt av HBV från Skatteverket.
3.2 Ekonomisk stabilitet
Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk ställning. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren ha en stabilitet motsvarande lägst riskklass A enligt AAA Soliditet (Bisnode Kredit). HBV kommer att kontrollera ovanstående uppgift och anbudsgivaren behöver inte bifoga något i denna del till sitt anbud.
För det fall kontrollen visar på en lägre riskklass eller att AAA Soliditet (Bisnode Kredit) inte ger någon riskklassning, som t ex för ekonomiska föreningar, ska anbudsgivaren lämna en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet.
Nystartade företag ska visa att de har tillräcklig ekonomisk ställning genom bankgaranti, koncerngaranti eller revisorsintyg (eller motsvarande).
Anbudsgivaren kan på detta sätt anses uppfylla kravet på ekonomisk stabilitet.
Förklaring och/eller bankgaranti, koncerngaranti eller revisorsintyg (eller motsvarande) ska bifogas anbudet eller inkommit senast tre (3) dagar från förfrågan.
Till anbudet bifogas
• Uppgift om organisationsnummer.
• I förekommande fall förklaring och/eller bankgaranti, koncerngaranti eller revisorsintyg (eller motsvarande)
3.3 Redovisning av miljöledningsarbete och kvalitetsledningsarbete
3.3.1 Miljöledningsarbete
Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat miljöledningsarbete. Anbudsgivaren ska redovisa sitt miljöledningsarbete genom att till anbudet bifoga antingen kopia på giltigt certifikat eller beskrivning enligt nedan:
Miljöledningssystem enligt ISO 14001, EMAS eller motsvarande.
eller
Beskrivning av miljöledningsarbetet. Beskrivningen ska minst innehålla:
o Miljöpolicy
o Namn på miljöansvarig hos anbudsgivaren o Rutin för avfallshantering
Anbudsgivaren kan med anbudet bifoga följande information som kommer att publiceras på HBV:s hemsida. Detta kommer inte att utvärderas.
REPA-anslutning eller på annat sätt ange hur producentansvaret för förpackningar uppfylls.
Till anbudet bifogas
• Dokumentation enligt ovan.
3.3.2 Kvalitetsledningsarbete
Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat kvalitetsledningsarbete.
Anbudsgivaren ska redovisa sitt kvalitetsledningsarbete genom att till anbudet bifoga antingen kopia på giltigt certifikat eller beskrivningen enligt nedan:
Kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001 eller motsvarande
eller
Beskrivning av kvalitetsledningssystem. Beskrivningen ska minst innehålla:
o Kvalitetspolicy
o Namn på kvalitetsansvarig hos anbudsgivaren o Rutin för ständiga förbättringar
o Rutin för reklamationer Till anbudet bifogas
• Dokumentation enligt ovan.
4. KRAV PÅ VARA
OBS! Om kraven nedan inte uppfylls så får anbudet inte antas.
4.1 Krav för Låsvaror
Offererade produkter ska uppfylla svenska och/eller EU-standard.
Leverantören ansvarar för att försålda varor uppfyller gällande lagar och bestämmelser. Leverantör ska överlämna underlag gällande CE-märkning på förfrågan av HBV eller beställare.
Bruksanvisningar ska kunna tillhandahållas vid avropet eller finnas nedladdningsbara kostnadsfritt på internet.
Till anbudet bifogas
• Accept via kryssruta i Anbudsformulär.
5. ANBUDSUTVÄRDERING
5.1 Ifyllnad av prisbilagan
I förfrågningsunderlaget ingår Bilaga 6 Prisbilaga. De gulmarkerade celler kan fyllas i. Prisbilagan är indelad i positioner. Anbudsgivaren ska fylla i
rabattsatser för samtliga obligatoriska prislistorna och bör fylla i rabattsats för de frivilliga prislistorna.
Anbudsgivarens ska, för de prislistor de angett rabatter för, både obligatoriska och frivilliga, bifoga, med anbudet, intyg som visar att de är återförsäljare eller grossist för angivna tillverkare. Detta för att visa att de under avtalstiden kommer att kunna leverera varor från dessa prislistor. Alltså kan anbudsgivare endast lämna rabatter i anbudet på de prislistor som de som återförsäljare eller grossist kan leverera från vid anbudstillfället. Under avtalstiden kan de leverantörer som tilldelats avtal komplettera med flera prislistor.
Ifylld prisbilaga bifogas anbudet i excel-format.
Om prisbilagan är ofullständigt ifylld eller om lämnade uppgifter i prisbilagan visar sig vara oriktiga kan anbudet komma att förkastas.
Angivna positioner i prisbilaga kommer att användas vid utvärderingen av anbud.
Nedan följer en beskrivning av prisbilaga och hur den ska fyllas i:
Anbudsgivarens namn
Anbudsgivarens namn skrivs i den gula cellen på första fliken ”Instruktion”.
Position
I kolumnen "Position" är positionerna numrerade. Vid frågor under anbudstiden avseende prisbilagan ska positionsnummer anges i frågan.
Obligatoriska prislistor
Under ”Obligatoriska prislistor” anges de av tillverkarnas prislistor som anbudsgivaren måste kunna leverera ifrån och därigenom lämna rabatt på.
Frivilliga prislistor
Under ”Frivilliga prislistor” anges de av tillverkarnas prislistor som
anbudsgivaren bör leverera ifrån. Anbudsgivaren väljer om de vill lämna rabatt på dessa.
Omsättning (kr)
I kolumn ”Omsättning (kr)” anges den omsättningen per prislista som rabatten kommer att baseras på i denna utvärdering.
Lämnad rabatt (%)
I kolumnen ”Lämnad rabatt (%)” ska anbudsgivare, för samtliga obligatoriska prislistor, ange vilken rabatt i procent som lämnas för respektive prislista.
Anbudsgivaren bör för de frivilliga prislistorna lämna rabatt. Om anbudsgivaren inte lämnar någon rabatt belastas utvärderingspriset med hela
omsättningssumman. Ju fler rabatter som lämnas på de frivilliga prislistorna desto lägre, dvs. bättre, blir summan som utvärderas. De i anbudet lämnade rabatter för respektive prislista ska gälla under hela avtalstiden.
Endast ett värde per prislista får anges. Sifferformat samt decimaltecken enligt följande exempel: 38; 38,75.
Utvärderingspris (kr)
I kolumnen ”Utvärderingspris (kr)” kommer det att framgå de
utvärderingspriser som kommer att räknas ihop till Utvärderingssumman.
Uträkning sker automatiskt utifrån de rabatter som anbudsgivaren har angett.
Exempel: Om omsättningen är 80 000 kr och anbudsgivaren har angivit en rabatt på 10% kommer värdet i kolumnen ”Utvärderingspris (kr)”att bli 72 000 kr.
Utvärderingssumma
”Utvärderingssumma” fås genom att addera ”Summa för obligatoriska prislistor” och ”Summa för frivilliga prislistor”.
5.2 Utvärderingsmodell
Utvärderingen av godkända anbud genomförs enligt följande modell:
De av anbudsgivaren angivna rabatter i kolumn ”Lämnad rabatt (%)”
multipliceras med omsättningen angiven i kolumnen ”Omsättning (kr)” och resultatet framgår i kolumn ”Utvärderingspris”. Utvärderingspriset summeras till Utvärderingssumma.
Den anbudsgivare som har den lägsta Utvärderingssumma kommer att tilldelas ramavtal med rangordning nr 1. Den anbudsgivare som har det näst lägsta utvärderingspriset kommer att tilldelas ramavtal med rangordning nr 2 osv. Totalt 3 anbudsgivare kommer att tilldelas ramavtal.
Utvärderingssumman kommer att utvärderas med två (2) decimaler. Om två anbud har erhållit samma utvärderingspris kommer placeringen i
rangordningen att avgöras genom lottning.
5.3 Prislista
I Bilaga 5 anbudsformulär ska anbudsgivaren för de obligatoriska prislistorna ange att de har med anbudet bilagt intyg som visar att de kan leverera
produkter från de nedan nämnda obligatoriska prislistorna. Anbudsgivaren ska för de frivilliga prislistorna ange om de har med anbudet bilagt intyg som visar att de kan leverera produkter från de nedan nämnda frivilliga prislistorna ELLER om de kommer att inneha ett sådant intyg senast tre (3) månader efter avtalets tecknade.
Respektive tillverkares officiella prislista ska gälla vid avropstillfället och de i
6. KONTRAKTSVILLKOR
För kontraktet gäller ABM 07 Allmänna Bestämmelser för köp av varor i
yrkesmässig byggverksamhet, med de ändringar och tillägg som följer av detta underlag.
6.1 Kontraktshandlingar
Ett särskilt kontrakt kommer att upprättas och tecknas efter tio dagars avtalsspärr efter meddelande om tilldelning.
Kontraktet består av följande handlingar:
1. Ramavtal
2. Bilaga Avropsberättigade medlemmar daterat 2013-12-17 3. Bilaga Övriga avropsberättigade daterat 2013-11-15 4. Bilaga 3 Fakturering
5. Bilaga 4 HBVs Uppförandekod 6. Bilaga 5 Anbudsformulär
Kontraktshandlingarna gäller i följande rangordning:
1. Ändringar och tillägg under avtalsperioden, skriftligt överenskomna av båda parters ombud
2. Kontrakt
3. Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor 5. ABM 07
6. Eventuella förtydligande anbudshandlingar 7. Anbudshandlingar
6.2 Kommersiella villkor
6.2.1 Priser
Beställarens avropspris är baserat på tillverkarnas officiella prislistor och den rabatt som leverantören har lämnat på respektive prislista. De i anbudet offererade rabatter ska gälla samtliga produkter som omfattas av detta ramavtal under hela ramavtalsperioden. Vid avrop gäller priser baserade på tillverkarnas officiella prislistor giltiga på avropsdagen, oavsett när leveransen sker.
Priser och rabattsatser ska alltid anges så att de inkluderar HBVs
administrativa ersättning. Alla avgifter, omkostnader, frakt och emballage ska ingå, även miljöavgifter. Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer.
Alla former av kampanjrabatter eller andra liknande rabatter från leverantören ska alltid komma beställaren tillgodo, om detta skulle medföra lägre priser än vad som avtalats.
Vid byggtjänster, installation eller montage ska s.k. omvänd skatteskyldighet inom byggsektorn kunna tillämpas gällande moms om beställaren åberopar detta.
6.2.2 Prisjustering
Prisjustering sker genom att tillverkarna publicerar nya officiella prislistor till övriga marknaden. De i anbudet offererade rabatter gäller under hela ramavtalsperioden dock kan leverantören, i överenskommelse med HBV, justera rabatten till beställarnas förmån.
Prisjustering kan påkallas av båda parterna. Leverantören ska senast 30 dagar innan de nya priserna börjar gälla skicka prisuppgifter och prislistor till HBV för godkännande.
6.2.3 Faktureringsvillkor
Fakturering sker till HBV som i sin tur vidarefakturerar den som avropat på avtalet. Under avtalstiden kommer faktureringen att ändras så att faktura ställs till den som avropat på avtalet. Fakturan skickas då till HBVs fakturaväxel där HBV utför priskontroll och sedan distribuerar ut fakturan till mottagaren för betalning. Denna ändring kommer att aviseras leverantörer tre månader innan.
Faktura betalas 30 dagar efter ankomst till HBV.
Faktureringsavgifter, uppläggningsavgifter eller liknande får inte förekomma.
Leverantören bör kunna fakturera elektroniskt redan vid avtalsstart. Dock ska leverantören kunna fakturera elektroniskt om antalet fakturor från leverantören överstiger 20 stycken per månad och inom 3 månader från detta överstigande.
Elektronisk fakturering kommer att vara ett krav när HBV nya administrativa system avseende fakturor är infört. För leverantör med en fakturering
övertigande 75 stycken fakturor per månad gäller att leverantören ska kunna skicka faktura som Svefaktura inom 3 månader från att denna volym
passerats.
För detaljerade anvisningar om fakturering se Bilaga 3 Fakturering.
6.2.4 Dröjsmål med betalning
Ersättning enligt gällande lagstiftning. Preskriptionstiden för ersättning vid dröjsmål med betalning är 2 månader från att betalning skett.
6.2.5 Leveransförutsättningar
6.2.5.2 Leveransvillkor
Leverans ska ske inom 3 dygn från lagd beställning för lagerhållna varor. Vid order av beställningssortiment ska leverans ske inom 2 veckor.
Expressleverans, mot en eventuell tillkommande kostnad, kan ske om detta har överenskommits mellan parterna.
Vid leverans och transport gäller LLK (Levererat Lossat Köparen) enligt ABM 07, om inget annat är överenskommet mellan beställaren och leverantören.
Leverantören ska kunna leverera varor till hela Sverige
6.2.5.3 Godsmärkning
Godset märks med beställare, beställarens referensperson, leveransadress och andra uppgifter som anges vid avrop.
6.2.5.4 Ordererkännande/Avropssvar
Ordererkännande/avropssvar ska alltid skickas, i första hand elektroniskt, till referensperson hos beställaren med undantag av om denne inte särskilt meddelat att ordererkännande inte behöver sändas.
Leverantören ska kunna ta emot en beställning från HBVs beställningsportal som skickas via e-post till leverantören.
6.2.6 Avrop
Avrop/beställning kan ske av de som omfattas av upphandlingen enligt Bilaga 1a Avropsberättigade medlemmar, av upphandlande myndigheter listade i Bilaga 1b Övriga anmälda deltagare och av HBV. Dessa kallas ”beställare”.
Avrop kan även ske från entreprenör för varor att använda i uppdrag åt beställaren. I dessa fall gäller att en särskild trepartsöverenskommelse upprättas mellan HBV, beställaren och entreprenören som bl.a. anger att beställaren är betalningsansvarig i de fall entreprenören inte kan betala.
Leverantören kommer att erhålla ett e-postmeddelande om vilket aktuellt belopp som beställaren garanterar betalning till för aktuell entreprenör. Vid ändring av detta belopp, eller om entreprenören mister rätten att avropa på avtalet, kommer HBV att meddela leverantören detta via e-post.
Avropsordning för ramavtal av Låsvaror är rangordning enligt 5 kap. 6 § LOU.
Villkoren i ramavtalet är fastställda. Leverantörerna kommer att rangordnas, vilket innebär att avrop i första hand ska ske från leverantör nr 1.
Om leverantör nr 1 har de varor som uppfyller beställarens behov, görs ett avrop direkt från leverantören. Det står beställaren fritt att välja produkter från leverantör nr 1. Leverantören bekräftar att varorna finns i lager och hur lång leveranstid är.
Om beställaren har svårt att hitta rätt varor från leverantörerna
rekommenderas det att beställaren skriftligen preciserar sina behov så detaljerat som möjligt i avropsförfrågan. Nedan följer några exempel på hur beställaren kan beskriva sitt behov:
- Funktion
- Användningsområde - Utförande
- Mått
- Säkerhetsnivå - Material - Färg
- Ytbeläggning - Garantitid - Reservdelar
- Leveranstid/Tidspassning vid leverans
Om bedömning görs att offererad vara i avropssvar från leverantör nr 1 inte motsvarar det behov beställaren har, tillfrågas nästa leverantör enligt
rangordning till dess leverans kan ske. Leverantör som inte kan leverera bör meddelas om detta. Bedömning att vara inte motsvarar ditt behov bör dokumenteras.
6.3 HBVs administrativa ersättning
HBV ska från leverantören erhålla en administrativ ersättning kvartalsvis i efterskott . Ersättningen är 5 % på total omsättning exklusive mervärdeskatt för alla avrop/beställningar gjorda under avtalstiden, även om leveranserna skett efter avtalets utgång. Denna omsättning ska inkludera samtliga
tillkommande kostnader såsom t ex emballage, fraktkostnader, miljöavgifter, garantiavgifter, tjänster m.m. Ersättning beräknas på hela beloppet som omsatts och fakturerats oberoende av vilken vara eller tjänst beloppet avser.
Ersättningen ska utbetalas till HBV, inklusive mervärdesskatt, senast en månad efter avslutat kvartal. Vid senare betalning erhåller HBV dröjsmålsränta enligt räntelagen. Första utbetalning ska ske i juli månad 2014 och avse perioden april månad 2014 till och med juni månad 2014.
När HBVs nya administrativa system är infört ska leverantören utbetala administrativ avgift till HBV en gång i månaden.
Utbetalning av HBVs administrativa ersättning görs tillsvidare genom att ramavtalsleverantören sänder en kreditnota på bonusbeloppet sänds till HBV, Box 42059, 126 13 STOCKHOLM. Av fakturan ska framgå att det avser utbetalning av administrativ ersättning och för vilken period. Underlag för beräkning av ersättning ska bifogas. HBV kommer under ramavtalsperioden att utveckla ett nytt fakturasystem vilket kommer att förändra rutinerna för den administrativa ersättningen.
HBVs medlemmar. Överskottet utbetalas normalt till medlemmarna i form av återbäring i % på gjorda inköp på HBV-avtal.
6.4 Vite vid försening
Leverantören ska, om denne överskrider avtalad tidpunkt för leverans, utge vite om 2 % på köpesumman för den del som avser försenad leverans. Vitet är dock minst 2 000 kr per påbörjad vecka. Leverantören är dock inte skyldig att utge vite för mer än tio (10) påbörjade förseningsveckor.
Upprepade förseningar i leveranser anses som väsentligt avtalsbrott och kan resultera i hävning enligt punkt 6.12.
6.5 Garantitid
Två (2) års garanti med undantag för brickor och passagekort som har en garanti tid på ett (1) år.
Längre garantitider kan lämnas på överenskommelse med beställaren.
6.6 Uppförandekod
HBV ställer krav på leverantörer att följa en social uppförandekod för produktion av varor i såväl Europa som i övriga delar av världen. Kraven innebär beträffande barnarbete att FN:s konvention om Barns Rättigheter följs liksom ILO:s konvention för definition av barn. Arbetarnas anställningsvillkor ska innehålla grundläggande rättigheter, följa lokal lagstiftning och
rekommenderad lönenivå. HBV förbehåller sig rätten att med tredje part utföra inspektioner, för att försäkra sig om efterlevnad. Se Bilaga X HBVs
uppförandekod (ur Inköpshandbok 2010).
6.7 Underentreprenörer
Leverantören ska vid anlitande av underentreprenör (UE) ange detta i avropssvar till beställaren. Föreslagen UE ska godkännas av beställaren.
Grundregel för godkännande är att UE uppfyller de krav som ställdes på leverantören vid upphandlingen, dvs. UE ska ha fullgjort åtagande för skatter och sociala avgifter samt i övrigt följer avtalsvillkoren i sin helhet
Leverantören ansvarar för UEs åtagande i fall denna skulle sättas i konkurs.
Leverantören ansvarar för UE på motsvarande sätt som om leverantören själv utfört UEs åtagande
Mellan leverantören och UE ska ett samarbetsavtal finnas, vilket säkerställer det ansvar som följer av ramavtalet. Vid förfrågan från HBV eller beställare ska detta samarbetsavtal kunna uppvisas.
Leverantören har inte rätt att till UE delegera rätten att fakturera beställaren.
Bemanningsföretag och likande likställs med UE.
6.8 Tillhandahållande av uppgifter från leverantören under avtalstiden
Statistik
Leverantören ska halvårsvis lämna statistik per artikelnummer. Statistiken ska gälla detta avtal och inte blandas med statistik för andra avtal. Det där minst följande ska framgå: tillverkarens artikelnummer, leverantörens artikelnummer (om det skiljer sig från tillverkarens), artikelns benämning, totalt antal artiklar per artikelnummer och totalt belopp per artikelnummer. Även uppgifter om antal timmar för arbete och resor som har fakturerats ska framgå och kostnaden för dessa.
Statistiken ska redovisas i en lista som är sökbar och möjlig att sortera, exempelvis Excel format.
Vid förfrågan av HBV ska även samma statistik kunna tillhandahållas inom 10 arbetsdagar.
Prislistor
Leverantören ska till HBV sända de obligatoriska prislistorna och de av de frivilliga prislistorna som leverantören valt att lämnat rabatt på. Detta framgår i Bilaga 6 Prisbilaga. Prislistorna ska vara i sökbart pdf-format och ska sändas till HBV senast en (1) månad efter avtalstecknandet. Prislistorna ska vara vid det tillfället gällande. Prislistorna kommer att läggas upp och vara åtkomliga för beställarna på HBVs Medlemsportal.
Respektive tillverkares officiella prislista ska gälla vid avropstillfället enligt rangordning och de i Bilaga 6 Prisbilaga angivna rabattsatserna ska gälla under hela ramavtalsperioden.
Leverantören ska lämna prislistor i sökbar fil som minst inkluderar artikelgrupp, artikelnummer, artikelns benämning, enhet och pris.
HBV planerar att under avtalstiden införa en webbaserad beställningsportal.
Leverantören ska kunna tillhandahålla prislistor i det format och innehåll som HBV då föreskriver. Denna ändring kommer att aviseras leverantörer tre månader innan.
Anbudsgivaren ska, för de frivilliga prislistorna, senast tre (3) månader efter avtalstecknande, inkomma med intyg som visar att de kan leverera produkter från dessa prislistor. Anbudsgivaren ska, på HBV:s begäran, under
ramavtalstiden, skicka in intyg som visar att de kan leverera produkter från de aktuella prislistorna. Anbudsgivaren kan, under avtalstiden, komplettera med flera prislistor.
För eventuellt övrigt låsmaterial gäller att priser på dessa ska ha ett marknadspris som är i nivå med marknadspris för motsvarande varor. För
6.9 Möten
Leverantören ska efter kallelse från HBV kunna delta i startmöte samt ett uppföljningsmöte per år. Möten genomförs normalt hos HBV och ersättning erhålls inte för dessa möten.
Vid behov, tex vid leveransförseningar eller kvalitetsproblem, kan möten behöva ske oftare.
6.10 Försäkring
Leverantören ska ha erforderliga försäkringar enligt minimikrav i ABM 07.
Kopia som styrker ovanstående ska kunna överlämnas på förfrågan från HBV.
6.11 Överlåtelse
Leverantören har inte rätt att överlåta kontrakt eller del av kontrakt till annan part utan att först erhållit HBVs skriftliga godkännande.
6.12 Hävning
Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om leverantören eller anlitad underleverantör inte fullgör sina åtaganden beträffande att avlägga skatter, socialförsäkringsavgifter och övriga
betalningsålägganden som enligt lag åvilar leverantören. Beställaren har även rätt att häva kontraktet på samma grunder.
Med tillägg till övriga villkor äger HBV rätt att häva kontraktet i förtid med en månads uppsägningstid om leverantören trots tre skriftliga reklamationer eller avvikelser inte iakttar kontraktsvillkoren. Ej uppfylld miljöutfästelse räknas som avvikelse.
Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om
leverantörens ekonomiska stabilitet försämras till rating C enligt AAA Soliditet AB (D&B).
6.13 Tvist
Tvist ska oberoende av belopp avgöras i allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.
