För kontraktet gäller ABM 07 Allmänna Bestämmelser för köp av varor i
yrkesmässig byggverksamhet, med de ändringar och tillägg som följer av detta underlag.
6.1 Kontraktshandlingar
Ett särskilt kontrakt kommer att upprättas och tecknas efter tio dagars avtalsspärr efter meddelande om tilldelning.
Kontraktet består av följande handlingar:
1. Ramavtal
2. Bilaga Avropsberättigade medlemmar daterat 2013-12-17 3. Bilaga Övriga avropsberättigade daterat 2013-11-15 4. Bilaga 3 Fakturering
5. Bilaga 4 HBVs Uppförandekod 6. Bilaga 5 Anbudsformulär
Kontraktshandlingarna gäller i följande rangordning:
1. Ändringar och tillägg under avtalsperioden, skriftligt överenskomna av båda parters ombud
2. Kontrakt
3. Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor 5. ABM 07
6. Eventuella förtydligande anbudshandlingar 7. Anbudshandlingar
6.2 Kommersiella villkor
6.2.1 Priser
Beställarens avropspris är baserat på tillverkarnas officiella prislistor och den rabatt som leverantören har lämnat på respektive prislista. De i anbudet offererade rabatter ska gälla samtliga produkter som omfattas av detta ramavtal under hela ramavtalsperioden. Vid avrop gäller priser baserade på tillverkarnas officiella prislistor giltiga på avropsdagen, oavsett när leveransen sker.
Priser och rabattsatser ska alltid anges så att de inkluderar HBVs
administrativa ersättning. Alla avgifter, omkostnader, frakt och emballage ska ingå, även miljöavgifter. Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer.
Alla former av kampanjrabatter eller andra liknande rabatter från leverantören ska alltid komma beställaren tillgodo, om detta skulle medföra lägre priser än vad som avtalats.
Vid byggtjänster, installation eller montage ska s.k. omvänd skatteskyldighet inom byggsektorn kunna tillämpas gällande moms om beställaren åberopar detta.
6.2.2 Prisjustering
Prisjustering sker genom att tillverkarna publicerar nya officiella prislistor till övriga marknaden. De i anbudet offererade rabatter gäller under hela ramavtalsperioden dock kan leverantören, i överenskommelse med HBV, justera rabatten till beställarnas förmån.
Prisjustering kan påkallas av båda parterna. Leverantören ska senast 30 dagar innan de nya priserna börjar gälla skicka prisuppgifter och prislistor till HBV för godkännande.
6.2.3 Faktureringsvillkor
Fakturering sker till HBV som i sin tur vidarefakturerar den som avropat på avtalet. Under avtalstiden kommer faktureringen att ändras så att faktura ställs till den som avropat på avtalet. Fakturan skickas då till HBVs fakturaväxel där HBV utför priskontroll och sedan distribuerar ut fakturan till mottagaren för betalning. Denna ändring kommer att aviseras leverantörer tre månader innan.
Faktura betalas 30 dagar efter ankomst till HBV.
Faktureringsavgifter, uppläggningsavgifter eller liknande får inte förekomma.
Leverantören bör kunna fakturera elektroniskt redan vid avtalsstart. Dock ska leverantören kunna fakturera elektroniskt om antalet fakturor från leverantören överstiger 20 stycken per månad och inom 3 månader från detta överstigande.
Elektronisk fakturering kommer att vara ett krav när HBV nya administrativa system avseende fakturor är infört. För leverantör med en fakturering
övertigande 75 stycken fakturor per månad gäller att leverantören ska kunna skicka faktura som Svefaktura inom 3 månader från att denna volym
passerats.
För detaljerade anvisningar om fakturering se Bilaga 3 Fakturering.
6.2.4 Dröjsmål med betalning
Ersättning enligt gällande lagstiftning. Preskriptionstiden för ersättning vid dröjsmål med betalning är 2 månader från att betalning skett.
6.2.5 Leveransförutsättningar
6.2.5.2 Leveransvillkor
Leverans ska ske inom 3 dygn från lagd beställning för lagerhållna varor. Vid order av beställningssortiment ska leverans ske inom 2 veckor.
Expressleverans, mot en eventuell tillkommande kostnad, kan ske om detta har överenskommits mellan parterna.
Vid leverans och transport gäller LLK (Levererat Lossat Köparen) enligt ABM 07, om inget annat är överenskommet mellan beställaren och leverantören.
Leverantören ska kunna leverera varor till hela Sverige
6.2.5.3 Godsmärkning
Godset märks med beställare, beställarens referensperson, leveransadress och andra uppgifter som anges vid avrop.
6.2.5.4 Ordererkännande/Avropssvar
Ordererkännande/avropssvar ska alltid skickas, i första hand elektroniskt, till referensperson hos beställaren med undantag av om denne inte särskilt meddelat att ordererkännande inte behöver sändas.
Leverantören ska kunna ta emot en beställning från HBVs beställningsportal som skickas via e-post till leverantören.
6.2.6 Avrop
Avrop/beställning kan ske av de som omfattas av upphandlingen enligt Bilaga 1a Avropsberättigade medlemmar, av upphandlande myndigheter listade i Bilaga 1b Övriga anmälda deltagare och av HBV. Dessa kallas ”beställare”.
Avrop kan även ske från entreprenör för varor att använda i uppdrag åt beställaren. I dessa fall gäller att en särskild trepartsöverenskommelse upprättas mellan HBV, beställaren och entreprenören som bl.a. anger att beställaren är betalningsansvarig i de fall entreprenören inte kan betala.
Leverantören kommer att erhålla ett e-postmeddelande om vilket aktuellt belopp som beställaren garanterar betalning till för aktuell entreprenör. Vid ändring av detta belopp, eller om entreprenören mister rätten att avropa på avtalet, kommer HBV att meddela leverantören detta via e-post.
Avropsordning för ramavtal av Låsvaror är rangordning enligt 5 kap. 6 § LOU.
Villkoren i ramavtalet är fastställda. Leverantörerna kommer att rangordnas, vilket innebär att avrop i första hand ska ske från leverantör nr 1.
Om leverantör nr 1 har de varor som uppfyller beställarens behov, görs ett avrop direkt från leverantören. Det står beställaren fritt att välja produkter från leverantör nr 1. Leverantören bekräftar att varorna finns i lager och hur lång leveranstid är.
Om beställaren har svårt att hitta rätt varor från leverantörerna
rekommenderas det att beställaren skriftligen preciserar sina behov så detaljerat som möjligt i avropsförfrågan. Nedan följer några exempel på hur beställaren kan beskriva sitt behov:
- Funktion
- Leveranstid/Tidspassning vid leverans
Om bedömning görs att offererad vara i avropssvar från leverantör nr 1 inte motsvarar det behov beställaren har, tillfrågas nästa leverantör enligt
rangordning till dess leverans kan ske. Leverantör som inte kan leverera bör meddelas om detta. Bedömning att vara inte motsvarar ditt behov bör dokumenteras.
6.3 HBVs administrativa ersättning
HBV ska från leverantören erhålla en administrativ ersättning kvartalsvis i efterskott . Ersättningen är 5 % på total omsättning exklusive mervärdeskatt för alla avrop/beställningar gjorda under avtalstiden, även om leveranserna skett efter avtalets utgång. Denna omsättning ska inkludera samtliga
tillkommande kostnader såsom t ex emballage, fraktkostnader, miljöavgifter, garantiavgifter, tjänster m.m. Ersättning beräknas på hela beloppet som omsatts och fakturerats oberoende av vilken vara eller tjänst beloppet avser.
Ersättningen ska utbetalas till HBV, inklusive mervärdesskatt, senast en månad efter avslutat kvartal. Vid senare betalning erhåller HBV dröjsmålsränta enligt räntelagen. Första utbetalning ska ske i juli månad 2014 och avse perioden april månad 2014 till och med juni månad 2014.
När HBVs nya administrativa system är infört ska leverantören utbetala administrativ avgift till HBV en gång i månaden.
Utbetalning av HBVs administrativa ersättning görs tillsvidare genom att ramavtalsleverantören sänder en kreditnota på bonusbeloppet sänds till HBV, Box 42059, 126 13 STOCKHOLM. Av fakturan ska framgå att det avser utbetalning av administrativ ersättning och för vilken period. Underlag för beräkning av ersättning ska bifogas. HBV kommer under ramavtalsperioden att utveckla ett nytt fakturasystem vilket kommer att förändra rutinerna för den administrativa ersättningen.
HBVs medlemmar. Överskottet utbetalas normalt till medlemmarna i form av återbäring i % på gjorda inköp på HBV-avtal.
6.4 Vite vid försening
Leverantören ska, om denne överskrider avtalad tidpunkt för leverans, utge vite om 2 % på köpesumman för den del som avser försenad leverans. Vitet är dock minst 2 000 kr per påbörjad vecka. Leverantören är dock inte skyldig att utge vite för mer än tio (10) påbörjade förseningsveckor.
Upprepade förseningar i leveranser anses som väsentligt avtalsbrott och kan resultera i hävning enligt punkt 6.12.
6.5 Garantitid
Två (2) års garanti med undantag för brickor och passagekort som har en garanti tid på ett (1) år.
Längre garantitider kan lämnas på överenskommelse med beställaren.
6.6 Uppförandekod
HBV ställer krav på leverantörer att följa en social uppförandekod för produktion av varor i såväl Europa som i övriga delar av världen. Kraven innebär beträffande barnarbete att FN:s konvention om Barns Rättigheter följs liksom ILO:s konvention för definition av barn. Arbetarnas anställningsvillkor ska innehålla grundläggande rättigheter, följa lokal lagstiftning och
rekommenderad lönenivå. HBV förbehåller sig rätten att med tredje part utföra inspektioner, för att försäkra sig om efterlevnad. Se Bilaga X HBVs
uppförandekod (ur Inköpshandbok 2010).
6.7 Underentreprenörer
Leverantören ska vid anlitande av underentreprenör (UE) ange detta i avropssvar till beställaren. Föreslagen UE ska godkännas av beställaren.
Grundregel för godkännande är att UE uppfyller de krav som ställdes på leverantören vid upphandlingen, dvs. UE ska ha fullgjort åtagande för skatter och sociala avgifter samt i övrigt följer avtalsvillkoren i sin helhet
Leverantören ansvarar för UEs åtagande i fall denna skulle sättas i konkurs.
Leverantören ansvarar för UE på motsvarande sätt som om leverantören själv utfört UEs åtagande
Mellan leverantören och UE ska ett samarbetsavtal finnas, vilket säkerställer det ansvar som följer av ramavtalet. Vid förfrågan från HBV eller beställare ska detta samarbetsavtal kunna uppvisas.
Leverantören har inte rätt att till UE delegera rätten att fakturera beställaren.
Bemanningsföretag och likande likställs med UE.
6.8 Tillhandahållande av uppgifter från leverantören under avtalstiden
Statistik
Leverantören ska halvårsvis lämna statistik per artikelnummer. Statistiken ska gälla detta avtal och inte blandas med statistik för andra avtal. Det där minst följande ska framgå: tillverkarens artikelnummer, leverantörens artikelnummer (om det skiljer sig från tillverkarens), artikelns benämning, totalt antal artiklar per artikelnummer och totalt belopp per artikelnummer. Även uppgifter om antal timmar för arbete och resor som har fakturerats ska framgå och kostnaden för dessa.
Statistiken ska redovisas i en lista som är sökbar och möjlig att sortera, exempelvis Excel format.
Vid förfrågan av HBV ska även samma statistik kunna tillhandahållas inom 10 arbetsdagar.
Prislistor
Leverantören ska till HBV sända de obligatoriska prislistorna och de av de frivilliga prislistorna som leverantören valt att lämnat rabatt på. Detta framgår i Bilaga 6 Prisbilaga. Prislistorna ska vara i sökbart pdf-format och ska sändas till HBV senast en (1) månad efter avtalstecknandet. Prislistorna ska vara vid det tillfället gällande. Prislistorna kommer att läggas upp och vara åtkomliga för beställarna på HBVs Medlemsportal.
Respektive tillverkares officiella prislista ska gälla vid avropstillfället enligt rangordning och de i Bilaga 6 Prisbilaga angivna rabattsatserna ska gälla under hela ramavtalsperioden.
Leverantören ska lämna prislistor i sökbar fil som minst inkluderar artikelgrupp, artikelnummer, artikelns benämning, enhet och pris.
HBV planerar att under avtalstiden införa en webbaserad beställningsportal.
Leverantören ska kunna tillhandahålla prislistor i det format och innehåll som HBV då föreskriver. Denna ändring kommer att aviseras leverantörer tre månader innan.
Anbudsgivaren ska, för de frivilliga prislistorna, senast tre (3) månader efter avtalstecknande, inkomma med intyg som visar att de kan leverera produkter från dessa prislistor. Anbudsgivaren ska, på HBV:s begäran, under
ramavtalstiden, skicka in intyg som visar att de kan leverera produkter från de aktuella prislistorna. Anbudsgivaren kan, under avtalstiden, komplettera med flera prislistor.
För eventuellt övrigt låsmaterial gäller att priser på dessa ska ha ett marknadspris som är i nivå med marknadspris för motsvarande varor. För
6.9 Möten
Leverantören ska efter kallelse från HBV kunna delta i startmöte samt ett uppföljningsmöte per år. Möten genomförs normalt hos HBV och ersättning erhålls inte för dessa möten.
Vid behov, tex vid leveransförseningar eller kvalitetsproblem, kan möten behöva ske oftare.
6.10 Försäkring
Leverantören ska ha erforderliga försäkringar enligt minimikrav i ABM 07.
Kopia som styrker ovanstående ska kunna överlämnas på förfrågan från HBV.
6.11 Överlåtelse
Leverantören har inte rätt att överlåta kontrakt eller del av kontrakt till annan part utan att först erhållit HBVs skriftliga godkännande.
6.12 Hävning
Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om leverantören eller anlitad underleverantör inte fullgör sina åtaganden beträffande att avlägga skatter, socialförsäkringsavgifter och övriga
betalningsålägganden som enligt lag åvilar leverantören. Beställaren har även rätt att häva kontraktet på samma grunder.
Med tillägg till övriga villkor äger HBV rätt att häva kontraktet i förtid med en månads uppsägningstid om leverantören trots tre skriftliga reklamationer eller avvikelser inte iakttar kontraktsvillkoren. Ej uppfylld miljöutfästelse räknas som avvikelse.
Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om
leverantörens ekonomiska stabilitet försämras till rating C enligt AAA Soliditet AB (D&B).
6.13 Tvist
Tvist ska oberoende av belopp avgöras i allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.