För att strukturera data använder Tetra Pak idag en SAP-plattform där alla kompletterande system kommunicerar med det befintliga systemet. Detta speglar Rooney och Steinbarts (2012) teori om att ett affärssystem är en plattform uppbyggd av olika moduler som syftar till att effektivisera standardprocesser. Även Hedman et al. (2009) menar att ett affärssystem, för att lyckas med en god informationsförsörjning, innehåller olika delsystem så som: ekonomi, logistik, marknad, produktion och planering vilka alla är starkt integrerade i en gemensam databas. Vi anser att detta är en bidragande faktor för att en Controller ska kunna sammanställa data till information och på så sätt generera hög validitet i beslutsunderlagen. Vi tror således att en controller kan ägna mer tid åt djupa analyser då han slipper konsolidera information via manuella processer.
En del av Tetra Paks strategi är att integrera alla de delsystem som ingår i affärssystemet för att på så sätt lyckas konsolidera all information i en stor databas, vilket tydligt kopplas samman av Hedman et al. (2009) teori gällande integration av affärssystem. Rylander påpekar att tack vare standardiseringen av processerna inom affärssystemet har det aldrig varit så enkelt att ta fram relevant information. Respondenterna är alla nöjda och positiva till affärssystemet, dock anser de samtliga att det är väldigt oflexibelt och tar lång tid att förändra och anpassa. Dessa faktorer är emellertid samtidigt nyckeln till att ett en organisation på global nivå ska lyckas konsolidera information och totalintegrera ett affärssystem. Detta kopplar vi till Cooke och Petersons empiriska studie presenterad i Holsapple och Sena (2005), där några av de främsta anledningarna till att implementera ett SAP-system är just standardiserade processer, integrerat informationsflöde och att stödja en global strategi.
Inom databasen hanteras all MasterData likadant på en global nivå, vilket möjliggör att informationen är tillgänglig och konsekvent oavsett var man befinner sig. Hedman et al.
(2009) menar att all data som bedöms har strategisk, taktisk och operativ betydelse konsolideras i en gemensam databas för att på så sätt underlätta analyser och dataåtkomst. Detta anser vi möjliggöra för Tetra Pak att upprätthålla en global strategi eftersom informationens språk är så pass konsekvent att man kan ta beslut i Sverige då en skruv i Sverige kodas likadant som en skruv i Brasilien. Att ta i beaktning med ett sådant globalt MasterData-system är således att den mänskliga faktorn kan göra att ett litet fel som påverkar enormt. Därför måste MasterData vara korrekt för att processerna ska ge ett korrekt utfall, då det är kostsamt att följa upp och korrigera. Därför anser vi precis som Rylander förespråkar att, inom ett stort globalt företag som Tetra Pak, måste det finnas manualer, ske utbildningar, internkontroller och standardiserade processer för att undvika så mycket mänskliga fel som möjligt. Dock kommer den mänskliga faktorn aldrig att försummas helt.
Enligt Hedman et al. (2009) är systemet ofta ryggraden i informationsbehandling och styrning, vilket tydligt ses i Tetra Paks strategi gällande affärssystemet då ingen förändring sker på lokal nivå utan alla förändringar inom SAP sker över hela världen. Tetra Paks vision är att det inte ska finnas några lokala applikationer då det försämrar kontrollen. Yen et al. (2001) påpekar att det är oerhört viktigt då affärssystemet används för att integrera information över alla enheter och på så sätt automatisera företagets affärsprocesser. Detta stärker Holsapple & Sena (2005) som menar att en stor fördel med ett integrerat affärssystem gentemot ett icke-integrerat system är dess gemensamma databas som genererar informationsöverflöd genom hela verksamheten. Därför anser vi att visionen att inga lokala applikationer ska existera är väldigt grundläggande för transparensen och informationsflödet inom organisationen. Dock bör man inte utesluta tanken med lokala applikationer eftersom de kan bidra till högre flexibilitet och effektivisering inom en viss enhet. SAP är av tyskt och således oerhört strukturerat vilket gör att systemet inte alltid passar verksamheter i andra kulturer. Hjortham poängterar däremot att i vissa fall måste man använda lokala applikationer för att stödja de legala regelverken som förekommer.
Hwasser förklarar att SAP är väl anpassat för Tetra Paks organisation, vilket vi anser vara ett specifikt anpassat system. Hedman et al. (2009) menar att ett specifikt anpassat affärssystem är ett system med standardiseringsgraden ligger mellan egenutvecklat och helt standardiserat. Att det är välanpassat mot just Tetra Paks organisation är något vi
tror har stor betydelse för att kunna uppnå hög integration mellan affärssystemet och verksamheten. Hwasser berättar vidare att Tetra Pak är ett av två bolag i världen som lyckats med en totalintegration av ett affärssystem, vi anser att ett specifikt anpassat system är av stor betydelse för denna totalintegration.
För att säkerställa att affärssystemet ger den information som behövs menar Samuelsson (2004) att Controllern ska medverka vid utveckling och drift av affärssystemet. Liknande anser Nilsson och Olve (2006) att det är en viktig förutsättning för att Controllern ska kunna utöva sin roll är att vara involverad vid utveckling och utformning av relevanta strategier för informationsförsörjning. Hwasser berättar att SAP-systemet inom Tetra Pak är för komplext för att en controller ska ha tillräcklig kompetens inom både ekonomi och IT-utveckling. Detta säger emot Samuelsson, Nilsson och Olve’s tankar om hur en Controller ska arbeta med IT-utveckling. Eftersom Tetra Paks affärssystem är så pass komplext anser vi att teorin inte är tillämpbar. Detta stärker vi med hänsyn till figur 5 som anger Tetra Paks olika roller för ekonomer, där ingen av de fyra rollerna går att knyta till samverkan med IT-utveckling.
Informationsöverflöd uppstår enligt Pennington & Tuttle (2007) när tiden för att bearbeta en stor mängd information inte räcker till. Detta motverkas enligt Damstedt genom att man som controller skapar mallar som strukturerar information för att sedan kunna analysera den och presentera för chefer. Rylander påpekar att det är viktigt att vara tydlig med vad man vill uppnå, d.v.s. att tillgodose rätt efterfrågad information, annars finns det en risk att det uppstår informationsöverflöd. Vidare talar Eppler och Mengis (2004) om hur informationskvalité är en viktig faktor för att åtgärda informationsöverflöd. Informationen som delas inom en organisation ska innehålla ett högt värde och levereras till de personer den är avsedd för. Vi anser att Tetra Pak har kommit långt i utvecklingen av affärssystemet och lyckats överbrygga problemet med informationsöverflöd. Detta genom att tillämpa standardiserade processer, väldefinierade mallar och en grundstruktur i affärssystemet med syfte att generera relevant information. Tetra Paks sätt att åtgärda problemet med informationsöverflöd kan kopplas samman med Eppler och Mengis (2004) teori om de fem åtgärdsområdena: Informationens beskaffenhet, individuella faktorer, organisatorisk design, process-faktorer och informationsteknologi.
En viktig faktor till framgången av affärssystemet tror vi har varit deras långsiktiga implementering där de använt sig av en top-down-strategi och på så sätt fått affärssystemet att spegla den information som efterfrågas. Tack vare affärssystemets totalintegration behöver en controller sällan lägga energi på att konsolidera information utan den finns redan tillgänglig. Detta skapar goda förutsättningar för att kunna spendera mer tid åt analyser och på så sätt bidra till bättre informationskvalité i beslutsunderlagen.
5.2 Informationskvalité
Rylander och Damstedt är överens om att implementera ett totalintegrerat affärssystem inte är helt smärtfritt, många underskattar komplexiteten det innebär. Damstedt påpekar att enorma resurser måste investeras under en lång tidsperiod för att ha en chans att lyckas, årligen spenderas enligt Rylander 200 miljoner euro inom IT. Damstedt menar att det är få förunnat att ha möjligheten att kunna spendera sådana summor under en så pass lång tid. Hwasser menar att det endast finns två bolag i världen som lyckats med en totalintegration av ett affärssystem, nämligen Tetra Pak och Nokia. Palebo berättar att ett icke-totaltintegrerat affärssystem kan generera ungefär 80 procent rätt i rapporteringen och att de sista 20 procentenheterna är oerhört kostsamma. Orr (1998) påpekar att systemets informationskvalité med ett perfekt förhållande mellan verkligheten och information i systemet sägs ha ett informationsvärde till 100 procent medan en inkorrekt bild av verkligheten och systemet resulterar i ett värde på 0 procent. Huruvida Tetra Pak utvecklat sitt affärssystem för att uppnå ett informationsvärde till 100 procent är svårt att avgöra, men tillsammans med respondenterna är det tydligt att de kommit oerhört långt i utvecklingen.
För att analysera Tetra Paks informationskvalité utgick vi från Wang & Strongs (1996) ramverk som innehåller följande aspekter: tillgänglig, konsekvent, relevant, tidsaktuell, korrekt, objektiv och tillförlitlig.
Tillgänglig och konsekvent
Tetra Pak använder sig av ett och samma språk genom hela affärssystemet vilket innebär att informationen tolkas likadant överallt. Tetra Pak arbetar med en global databas vilket möjliggör en tydlig transparens inom organisationen där alla medarbetare kan analysera den data som finns tillgänglig. Det blir då fler som kontrollerar och säkerställer att informationen är korrekt, vilket vi anser höjer validiteten.
Informationskvalitén anser vi vara god eftersom all MasterData är likadan över hela organisationen, d.v.s. att exempelvis leverantörsregistret, kontoplanen, kundregistret och artikelregistret. I och med att informationen är så pass konsekvent blir det därmed enklare för Tetra Pak att följa upp och analysera verksamheten centralt på en global nivå. Vi tror att detta är nyckelfaktor för att kunna bibehålla kontroll över en global verksamhet, då det möjliggör insikt i alla Tetra Pak-bolag.
Relevant och tidsaktuell
Damstedt berättar att affärssystemet uppdateras i realtid vilket innebär all information är tidsaktuell. Tack vare att man arbetar med affärssystemet i realtid tror vi att det skapar förutsättningar för bättre och snabbare beslut, detta kopplar vi till Orr´s (1998) definition om informationskvalité där informationen i systemet ska spegla informationen i den verkliga världen. Vidare använder sig Tetra Pak av olika dashboards där de kan gå djupare in på källan och göra uppföljningar av projekt och enheter för att på så sätt få mer detaljerad information.
Huruvida informationen är relevant menar Tayi & Ballou (1998) beror på dess användning och syfte där rätt informationen ska föras till rätt person för rätt användning. För att information ska vara relevant anser vi att den måste efterfrågas i linje med strategin där man väljer att arbeta med särskild information. Inom Tetra Pak kan vi grunda det i deras top-down-implementering där de byggt upp informationsförsörjningen inom affärssystemet och på så sätt filtrerar bort irrelevant information.
Korrekt, objektiv och tillförlitlig
En förutsättning för att dessa tre parametrar ska vara uppfyllda är att den MasterData som förs in stämmer till hundra procent. Tetra Pak arbetar med väldefinierade processer för att minska risken för mänskliga påverkan, därför är det oerhört viktigt att in-put data ska stämma för att out-put data ska anses korrekt. En klar fördel med standardiserade processer är att alla således utför samma process likadant, vilket gör det svårt att manipulera data och därför stärker dess objektivitet samt tillförlitlighet.