En primär fördel med att ha ett SAP-system menar Damstedt är att alla användare har tillgång till samma data i realtid. Systemet är totalintegrerat över hela världen och
språket som används är standardiserat vilket således innebär att kodningen av en skruv i Brasilien är densamma i Sverige.
Visionen är enligt Damstedt att det inte ska finnas några lokala applikationer då det medför stora kostnader och kontrollen över verksamheten försämras. Om en ny applikation byggs upp internt eller om en extern konsult anlitas för att genomföra det fungerar det i början. När applikationen behöver uppdatering eller förändringar uppstår det ofta komplikationer varpå konsulten måste anlitas igen och då blir prislappen därefter. I slutändan blir det att applikationen avvecklas för att det inte finns någon intern support. De senaste fem åren har företaget gått mot en riktning att städa undan de lokala applikationerna och istället använda de system som Global IM rekommenderar, då det medför bättre kontroll och allt är lika överallt. Detta leder till att konsolideringen av information sker genom standardiserade processer där all data kommunicerar med varandra och lagras i en och samma databas. (Björn Damstedt).
Palebo menar att Tetra Pak har kommit långt i fram i användandet av ett totalintegrerat affärssystem. Hon har tidigare erfarenhet av arbete på en mindre koncern där många stödfunktioner till affärssystemet skapade arbete i större omfattning. Vidare förklarar hon att “ett affärssystem med stödfunktioner som inte kommunicerar med det huvudsakliga affärssystemet kan ge cirka 80 procent rätt i rapporteringen. Nöjer sig bolagets aktieägare om en motsvarande utdelning är det good enough. De sista 20 procenten är väldigt kostsamma” (Sophia Palebo).
Damstedt anser att det finns väldigt få problem med att konsolidera data inom Tetra Pak eftersom affärssystemet är så pass välutvecklat och strukturerat. Förklaringen till att Tetra Paks lyckade implementering är långsiktighet och att företaget haft möjligheten att satsa stora resurser under en lång period. Vidare berättar Damstedt att detta är få förunnat, många företag har troligtvis inte samma fördel. Många underskattar komplexiteten ett affärssystem innebär och allt eftersom uppstår problem.
4.5 Informationsöverflöd
Rylander ser inga problem med ett informationsöverflöd utan menar att det finns för lite information eftersom affärssystemet är så pass strukturerat och standardiserat. Dock påpekar han att det lätt uppstår informationsöverflöd ifall man inte är tydlig med vad
man vill uppnå, d.v.s. Tetra Paks övergripande strategi. För att motverka informationsöverflöd arbetar man med att filtrera och strukturera relevant information för att ge ledningen det dem efterfrågar och på så sätt arbeta med korrekt information för att uppnå dess strategi.
Damstedt anser inte att mängden data är för omfattande och problematiskt. Genom att ha en tydlig hierarki och bygga upp en bra grundstruktur i affärssystemet blir mängden data hanterbar. Även här anser Damstedt att mängden data i vissa lägen brister i sin mängd, men att tillgången är tillräckligt för att göra analyser och att det är en enkel miljö ur ett controllerperspektiv. Dock upplever Damstedt att på grund av begränsningarna i systemen lägger han mycket tid på att sammanställa och presentera material, tid han hade föredragit att spendera på att analysera.
Tetra Pak är ett av få företag i världen som lyckats totalintegrera ett affärssystem där alla använder ett och samma språk samt en databas på en global nivå. Affärssystemet har en grundstruktur där en top-down implementering genomfördes för att stödja strategin och därefter har även efterfrågan på information strukturerats på så sätt att irrelevant information filtreras bort. Väldefinierade processer hur man jobbar med systemet är en viktig del för att minska risken för det mänskliga felandet. (Håkan Rylander). Samtliga respondenter poängterar vikten av att data som förs in i systemet är korrekt, fel ingångsdata leder till fel analysdata.
4.6 Informationskvalité
Samtliga respondenterna menar att SAP-systemet är beroende av en hög kvalité MasterData. För att utnyttja systemet på effektivaste sätt måste systemen prepareras med data samtidigt som det är oerhört viktigt att inputdata är korrekt. Är inputdata1 fel i början av en process tydliggörs inte resultatet förrän i slutet. Det läggs mycket tid på att förbättra kvalitén i informationen där reparationer i kodningen genomförs för att möjliggöra automatiseringen av systemet. Palebo menar att det som utmärker Tetra Paks affärssystem är att man kommit väldigt långt i processen att integrera affärssystemet. Strukturen på MasterData är bra samt att organisationen arbetar med globala processer, vilket gör att processer ser likadana ut på alla Tetra Pak-bolag. Många processer har automatiserats vilket minskar risken för den mänskliga faktorn.
Hwasser menar att systemet är otroligt bra där det finns integrerade balans- och resultaträkningar, vilket innebär att kundreskontran automatiskt bokas i huvudboken. Detta innebär att en global konsolidering av information finns där kodningen för artiklar ser exakt likadana ut oavsett var i världen det sker. Hwasser påpekar att det endast finns två bolag i världen som lyckats med en total integration, Tetra Pak och Nokia.
För att hämta information används ett kompletterande system som kallas Business Intelligence (BI). För att lyckas med ett bra BI-system krävs det en struktur i informationen som anpassats för verksamhetens operativa struktur. Inom Tetra Pak är informationen strukturerad på så sätt att den speglar verksamhetens arbetsprocesser där man via olika dashboards går in för att göra uppföljningar av exempelvis: projekt och enheter för att komma närmare källan och på så sätt få mer detaljerad information. Systemet möjliggör en tydlig transparens gällande informationen, d.v.s. att alla medarbetare har tillgänglighet att analysera data. (Håkan Rylander)
Rylander menar att en viktig uppgift för controllern är att välja ut information, dels som beslutsunderlag men dels för att styra diskussioner för att skapa en överenskommelse för det bästa beslutet. Dock finns det en risk att informationen vinklas eftersom arbetsuppgifterna innebär att dagligen välja ut information och förmedla denna vidare, detta kan innebära att viss information utelämnas. Rylander påpekar att det alltid finns en viss tidsbrist, dock är mycket automatiserat med att ta fram rapporter. Vid analyser är det lätt att bli komfortabel och inte ge sig ut på för djupt vatten, det vill säga att tillämpa data av vanekaraktär.
“Har aldrig haft det så bra att få fram relevant information” - Håkan Rylander