I det här kapitlet görs en analys vad som är bra i dagens situation och vad som är mindre bra. Jag kommer att ge ytterligare förslag som eventuellt skulle kunna förbättra Cherrys internkommunikation.
Jag vill påminna om Erikssons (2005:63ff) 12 punkter vad god internkommunikation leder till:
- Ger medarbetare överblick - Skapar enighet om mål - Ger bättre beslutsunderlag - Skapar motivation och vi-anda - Underlättar samarbete
- Motverkar ryktesspridning - Underlättar delegering - Minskar personalomsättning - Underlättar rekrytering
- Bidrar till personlig utveckling - Skapar förändringskompetens - Når bättre resultat/ökar lönsamheten
Passar detta in i Cherry efter vad intervjuerna gett? Mitt svar är Nej. Vi har sett att allt inte riktigt är som det ska hos Cherry Casino och att företaget just nu åker i utförsbacke.
Vad skulle lösningen på utförsåkningen då vara? Här kommer omdömen, utvärdering och förslag på både konkreta och mindre konkreta ting hur en förändring, som skulle leda till bättre avkastning för företaget, skulle kunna ske:
Kanalerna som används vid den formella kommunikationsöverföringen är det enligt mig inget större fel på. E-mail, telefonsamtal och SMS beroende av hur viktig informationen är, är kanaler som fungerar väl för företaget. De använder alla den mest fördelaktiga kanalen vid det specifika fallet. Det som saknas och definitivt måste bli ändring på är konfirmation och respons. Om en person meddelar måste personen som mottagit den bekräfta och meddela tillbaka att informationen och undringarna är emottagna och reflekterad över.
Kommunikationsvägarna är det inte heller något större fel på. Croupier meddelar till CC, som meddelar till PC som i sin tur meddelar till VD, och samma sak åt andra hållet. Det som behöver ändras är inte den formella överföringen av, för arbetets konkreta fungerande för månaden, uppgifter och underhåll, schema, tider, lön, materialpåfyllning och så vidare utan vi-känslan och helhetskänslan. Större information om företaget och vad som händer måste förmedlas. Croupiererna måste få känna sig behövda, som en medlem i gänget och få reda på att deras arbete är viktigt så att de inte känner att de bara går till jobbet, gör det de ska och att ingen egentligen bryr sig. I stort sett alla kategorier av medarbetare har en ganska bitter syn på Cherry. Det leder till en totalt negativ syn som
i sin tur leder till att alla är sura på alla. Det är även dålig marknadsföring utåt. Om croupiererna har en dålig syn på företaget så är det som sagt den som kommer att förmedlas till omvärlden. De måste få en positiv bild av företaget så att det skapas en stolthet som förmedlas utåt. Croupiererna är de bästa marknadsförarna för företaget. Som en av flera uppvärmningsfrågor ombads informanterna att berätta om vad Cherry är för ett företag. På denna fråga får jag många diversifierade svar, allt från en grundlig genom gång av hela Cherryföretagens struktur, aktier och marknadsplacering till ”ett företag som har Black Jackspel på uteställen”. Här visas att alla medarbetare inte vet vad företagets profil är, vad det står för och vartåt det strävar. Det leder som sagt till dålig marknadsföring utåt. Som Eriksson säger: ”Om inte de egna arbetarna vet vad företaget står för och vart det är på väg lär ingen utanför företaget heller förstå det.” (Eriksson, 2005:63) Så låt de anställda ta del av både hård och mjuk information; hård information, som siffror och konkreta saker om företaget och mjuk som bilder, visioner, idéer, mål och så vidare.
Helhetsmässigt sett så verkar det som att de flesta kategorier av medarbetare alltså uttrycker en saknad av information vad som händer inom företaget. Alla känner en längtan efter att få veta mer vad som händer och är på gång inom företaget. Samtliga informanter placerade under PC lägger fram att de oftare får reda på formell information den informella vägen såsom av krögare, gäster och andra anställda innan de får det från ledningen. Och alla säger att det leder till skvaller, ryktesspridning och spekulationer och att detta förekommer frekvent. Detta visar på att alla efterfrågar en större delaktighet i företaget och en känsla av att de får ta del av viktiga beslut.
Problemet är också att ingen anser sig hörd. Alla saknar feedback. VD vill ha konfirmation att informationen nått fram. Han vill att folk ska läsa och ta till sig det han sänder och att vara mer angelägna i att ta reda på information. Exempelvis personaltidningen där han menar att han sänt ut information som ingen senare vet om.
Vidare saknar personalen positiv feedback såsom att känna sig hörda för sina åsikter samt ett ”tack” och ”bra jobbat”.
Mycket av ansvaret verkar ligga hos PC. Anställda lägger ansvaret på att det ska fungera på honom och att anledningen till att kommunikationen inte fungerar är enligt många på grund av honom. Och problemet är att även han uttrycker en känsla av att inget står rätt till. VD ger honom allt fler och fler arbetsuppgifter och PC säger att tiden inte räcker till.
Han menar vidare att den informella kommunikationen fungerar bra men att det är den enda existerande kommunikationen. Formell kommunikation är obefintligt och detta vill han se en ändring på då han tror att detta är en nackdel för företaget. Han efterfrågar en formaliserad ledningsgrupp som utformar en strategi. Strategin ska behandla vad företaget vill, vart är det på väg, vart det vill komma, vad är prioritering nummer ett och så vidare. Det går att förmoda att PC är överarbetad. Även han behöver känna sig behövd.
Många ser honom idag som en av croupiererna uttryckte det ”enbart skrämmande” och jag tror att här måste en försoning ske, från båda håll. Det måste skapas samarbete och dialog.
Enligt mig skulle det vara angeläget att dela upp arbetsuppgifterna PC har på två; en person som behandlar siffror och pappersarbete och en annan som har hand om personal och kundkontakter, alltså både intern kommunikation och extern kommunikation. Att försaka pengar på att anställa en till heltidstjänst skulle jag tro bli mer lönsamt i längden.
Ett alternativ till nyanställning är att omplanera organisationsstrukturen så att hela Mellansverige har en kommunikatör och en administrativ PC, istället för två PC’s som sköter olika distrikt. Mer renodlade arbetsuppgifter skulle göra deras arbete mer effektivt.
5.1 Personaltidningen “Spelglädje”
Fördelen med informationsöverföring via personaltidning är att läsaren själv väljer när den ska konsumeras, nackdelen är att den inte ger utrymme för någon dubbelriktad dialog och informationen blir ofta förskjuten i tiden och innehållet blir inte alltid up-to-date.
Denna typ av skriftlig kanal får då mest lämpa sig för förmedling och dokumentation av fakta. VD berättade att ledningen funderade på att sluta distribuera Spelglädje. Jag tror att många av croupiererna skulle tycka det var synd. Många gillar den som helhet. Dock är förstasidan, där koncernchef och VD skriver artiklar, ifrågasatt av alla, VD, PC, CC, croupierer och även mig. Ingen säger att de egentligen läser den och det läggs ned för mycket tid och pengar där. VD berättar att Spelglädje tar fyra arbetsdagar i månaden att producera. Statistiken är dock omtyckt av många men inte alla. Jag anser att konkret statistik istället ska visas. Spelprocent och omsättning för personer och ställen är bra, inte tävlingar och listor. Det skapar mer tävlan än samarbete. Problemet med att skicka ut denna statistik med lönespecifikationen är att den blir en månad gammal. Det kan mycket väl tänkas att denna information skulle kunna publiceras på intranätet istället, på så vis kan man även få tillgång till andra städers resultat.
Så mitt förslag lyder: Lägg ner Spelglädje. Artiklarna är det ändå ingen som läser, statistiken är bättre att ha på intranätet. Med löneutskick distribueras istället bara lokal information såsom CC’s månadsbrev och scheman medan den för Cherry mer nationella informationen på intranätet. I månadsbrevet ska också intranätet göras reklam för.
5.2 Intranätet
VD menar att problemet är att ledning och anställda jobbar vid olika tider och på olika platser och att det därav är svårt att hålla kommunikationen levande. Då det är ett faktum att det ligger till så här måste man börja tänka på alternativ. Man kan inte bara ge upp att försöka hålla god personalkommunikation bara för dessa anledningar. I den nya globala världen finns detta problem överallt och datorer och Internet underlättar här. På Internet spelar fysiskt rum och tid ingen roll, därför är ett intranät det perfekta kommunikationsstället för Cherry. Till skillnad från personaltidningen blir det mer tidsmässigt relevant då tidningen skickas ut med lönebesked och statistiken är en månad gammal. Så, mitt tips är, utveckla intranätet och ha ett sådant som är separat för restaurangcasinoverksamheten, istället för att ha ett för hela koncernen. I intranätbibeln
(Tittel, 1997:108-16) beskrivs, som jag nämnde i kapitel 3, många fördelar med intranät i organisationen och när nämner jag en del och applicerar dem på Cherrys behov:
VD uttrycker att en stor del av problemet med personalkommunikationen är att ledning och anställda arbetar separata tider och att man inte ses på ett kontor. På intranätet behöver man ej ses fysiskt i realtid för att hålla kontakt och man kan själv välja när man har tid och behov att gå in och läsa, diskutera och reflektera.
Att sända information med post kostar både papper och porto. Publicering på intranät är dels billigare, men även enklare och snabbare. Om arbetet med Spelglädje tar fyra arbetsdagar varje månad, gör det här istället, på ett snyggare, mer relevant och snabbare sätt. I stället för att trycka och distribuera hundratals papper, lägg upp det på intranätet där det enkelt är tillgängligt för alla. Satsa pengarna som blir över på bra design och attraktivitet.
En av anledningarna till att ingen läser artiklarna är, tror jag, på grund av att det är en envägskommunikation. Ledningen skriver och utrymme för reflektion är svåråtkomligt.
Om nyheter och relevant information istället sker på intranätet kan en kommentarfunktion implementeras och personalen får då kommentera det som skrivits.
Många croupierer har mycket åsikter. Låt dem höras, det är de som ser hur det går till ute på krogarna. Deras tips och idéer är värdefulla. Skapa en kanaler vilka genom de kan överföra sina tankar. Ett diskussionsforum på intranätet för croupierer är utmärkt. VD är dock negativ till iden om ett diskussionsforum då han tror att det mest kommer handla om fylla, fest och skvaller. PC tror även att ett separat diskussionsforum för CC’s skulle hjälpa dem i deras arbete. Där kan de diskutera problem de har och utbyta idéer som då inte bli tillgängliga för croupierer. Då kan man dra nytta av varandra och också förbättra kontakten över distrikten.
När anställda inte längre känner sig begränsade av geografiska avstånd och gränser och känner att de kan kommunicera på ett bättre sätt kan de sköta sina arbeten på ett bättre sätt. På intranätet kan även nödvändiga dokument finnas tillgängliga för olika kategorier av medarbetare som är användbara för olika ändamål såsom sjukersättning, semester och tidrapportering. Så fort ett dokument, nyhetsinlägg eller kommentar lagts in i intranätet är det tillgängligt för alla. Statistik blir färsk istället för en månad gammal såsom den som idag blir utskickad med lönespecifikationen. Jag tror också att statistiken ska visas i konkreta siffror som visar resultat för om personer, krogar och distrikt. Avveckla alltså tävlingarna, de leder bara till osämja istället för samarbete.
Här har nu visats hur intranätet kan lösa många problem som finns inom Cherry. Men ett intranät är inget som bara dyker upp. Man måste ha god planering och i förväg göra en förstudie med bland annat en användarundersökning, menar Tallving (1998:33+68).
Vilka kommer att använda Intranet och på vilket sätt? Lokalisera användningsgrupper och efterfrågade funktioner. Som PC uttrycker: ”ett intranät kan vara jättebra om man fastslår en funktion och vad man kan uppnå med det”. Intranätet behöver inte vara definitivt klart i skedets början. Bara god planering sker så kan det växa med ökat behov.
Här följer några förslag på funktioner intranätet skulle kunna erbjuda:
Chatforum för croupierer
Chatforum separat för CC
Nyhetsplatsen - Publicering av artiklar, meddelanden som alla kan kommentera
Dokumentarkiv
Dokumentationer – information om varje distrikt och information om krogarna såsom nycklar, koder, var finns allt, vem är chef, vem räknar man med osv.
Information för nyanställda
Information om avtal, förmåner, fackförening, kollektivavtal och regler
Men tro inte att allt löser sig med ett intranät. Glöm ej de viktiga småsakerna som positiv kritik. Låt den som gjort ett bra jobb få reda på det. Det ska vara CC’s, Kommunikatörens och PC’s uppgifter. Låt croupiererna få veta att de är behövda. Även personalmötena som jag inte talat så mycket om, måste självklart fortfarande hållas frekvent. Personalmöten är bra tillfällen för positiv kritik. Och det ska vara personalmöten där man når de anställda i vardagen för en dialog och är öppna med varandra för att skapa en positiv atmosfär. Låt croupiererna ta del av information och eventuella problem och nedgångar. De har med all säkerhet förslag och kanske en önskan om att frivilligt minska sina passantal.