Begreppet coworking har växt fram under 1990-talet, då kombinationen av tillhandahållandet av en uppsättning kontorsrelaterade tjänster utgör en lösning med optimal samordning
(Bröchner, Olsson och Sinik 2004). Precis som Spinuzzi, (2012) menar definieras coworking på olika sätt av olika aktörer. Enligt intervjustudien framkommer det att ingen har en tydlig definition på vad coworking är. Coworking har olika betydelse för de olika respondenterna, däremot var alla eniga i att det är en plats där flera företag delar på en yta.
Enligt Spinuzzis, (2012) forskning ansåg de nio coworkingplatser han studerade att de
tillhörde ett ”community”. Där han sedan delade upp dessa i tre kategorier, “community work spaces”, “unoffices”, “federated work spaces”. De flesta respondenterna menar att platsen ska vara attraktiv att vara på och att gemenskap är en nyckelfaktor. Det ska finnas möjlighet till gemensamma konferensrum, tjänster, kaffemaskin, skrivare och dylikt som företagen delar på. Det hela mynnar ut i att det är svårt att definiera coworking, resultatet av forskingstudien är att det är en mötesplats för att kunna samverka med andra företag.
7.2 Utformning
När det kommer till coworking kan fastighetsägaren antingen välja att ha det internt eller outsourca tjänsten. Inhouse innebär intern verksamhet som kontrolleras av företaget. Outsourca innebär att fastighetsägaren väljer att låta en extern leverantör ta ansvar för en specifik tjänst (Schniederjans et al., 2005).
Utifrån resultatet från intervjustudien visade det sig att tre av fyra fastighetsbolag hade valt att outsourca coworking, då de ansåg att de inte hade tillräckliga resurser internt. En av dessa menade på att det kan vara en utmaning att bedriva uthyrningen av små ytor i egen regi. Enligt Atkin, (2015) finns det en grundregel att företaget inte ska outsourca sin
kärnverksamhet utan endast de tjänster som stödjer kärnverksamheten. En av respondenterna ansåg att coworking inte tillhör deras kärnverksamhet och kräver ett högre serviceutbud än vad de kunde erbjuda. När ett företag ska ta beslut huruvida de ska outsourca en tjänst eller ha den inhouse, måste de samla in tillräckligt med information och utvärdera. Detta för att kunna leverera tjänsten som ger det bästa värdet (Atkin, 2015).
28
Palm (2013) anser att det finns två strategier att välja mellan för fastighetsägarna vid leverans av tjänster. Antingen intern verksamhet eller outsourcing. Green (2014) menar att det finns ytterligare en strategi för fastighetsägaren att hantera sin uthyrning. Däremot har det visats på att det inte spelar någon större roll vilken strategi som väljs i slutändan anser Green, (2014), då efterfrågan hos hyresgästerna fortfarande är densamma med mer korta och flexibla avtal. En betydande faktor som en av respondenterna framförde var att fastighetsägaren måste ta hänsyn till regelverk och vad marknaden efterfrågar. De menar att det är lönsamheten som styr hur de ska bedriva coworking. Fastighetsbolagen har en kärnverksamhet som innebär att hitta rätt hyresgäst till rätt fastighet. Det krävs en noga övervägning för bolaget om de ska ha coworking internt eller externt, vilket samtliga respondenter är medvetna om.
7.3 Intern uthyrning 7.3.1 Fördelar
De fördelar som finns med att ha coworking internt är att de har full rådighet och kontroll över verksamheten. Att ha möjlighet att hyra ut vakanta lokaler som en coworkingplats ger lönsamhet istället för att den ska stå tom. Genom att ha coworking i egen regi tappar
fastighetsägaren aldrig relationen med kunden. Detta belyser Schniederjans et al., (2005) som en viktig aspekt vid valet av uthyrning, då förlorad kundkontakt kan generera i ett sämre resultat. Det kan även resultera i skalfördelar om fastighetsägaren har möjlighet till flera coworkingplatser internt, menar en av respondenterna.
7.3.2 Nackdelar
Samtliga respondenter är eniga i att bedriva coworking skiljer sig markant från traditionell förvaltning, då det ligger utanför deras kärnverksamhet. I och med att det är utanför
fastighetsbolagens kärnverksamhet kan det bli svårt att få lönsamhet i coworking, då de inte har tillräcklig kunskap (Schniederjans et al., 2005). Det kan vara en utmaning att få lönsamhet genom att bedriva coworking i egen regi, då det är extremt resurskrävande. Enligt Hartman, Ogden och Hazen, (2017) bör företagen se över om de ska anställa någon externt eller inte, för att undvika onödiga kostnader och därmed finna möjlighet till utveckling.
Företaget är tvungna att ta in nödvändig information kring inhouse respektive outsourcing för att se vad som passar just deras företag (Schniederjans et al., 2005). Quigley och Pereira, (2011) menar att alla företag är olika och det gör att alla fastighetsägare tänker olika kring deras beslut om inhouse eller outsourcing. Fastighetsbolagen bör noga överväga vad som är
29
mest lönsamt för dem och inte se till vad andra företag gör, utan istället följa sin egen strategi och vision.
7.4 Outsourcing 7.4.1 Fördelar
När ett företag väljer att outsourca tjänster menar Schniederjans et al., (2005) att det kan leda till större lönsamhet, förbättrad service samt att företaget kan fokusera på sin egen
kärnverksamhet. Samtliga respondenter anser att det är en fördel att outsourca coworking, då det är resurskrävande och att det skiljer sig mycket från deras traditionella förvaltning. Det är utanför kärnverksamhet och det kräver ett helt annat arbetssätt och ett annat serviceutbud. Flera av respondenterna menar att när företaget väljer att outsourca tjänsten så har de aktörerna mer kvalificerad kunskap kring utförandet än vad fastighetsägarna har. Genom att få expertis från utomstående företag kan det öka lönsamheten för fastighetsbolaget
(Schniederjans et al., 2005).
Flera respondenter anser att det är viktigt att samarbeta med en bra och seriös aktör när det kommer till att outsourca tjänster. Genom att bygga upp en bra relation med den externa aktören leder det till bättre kunskap kring hur tjänsten organiseras (Harland et al., 2005). Samtliga respondenter menar att fördelen med att outsourca coworking resulterar i att de kan fokusera på sin kärnverksamhet och den externa aktören sköter allt i egen regi. Däremot behöver fastighetsägarna istället ha kunskap om att köpa in tjänsten, vilket leder till att de finansiella aspekterna bör ses över (Angdal och Nordin, 2009).
Genom att outsourca coworking får hyresgästerna en bra och stabil service som krävs för ett lyckat avtal. Fastighetsbolagen vill ha nöjda hyresgäster som vill hyra deras lokaler. Om det innebär att de ska outsourca tjänsten till ett företag som har bäst kunskap till denna typ av uthyrning, är det en fördel att göra detta.
7.4.2 Nackdelar
Alla intervjupersoner är eniga i att den absolut största nackdelen är att de tappar
kundkontakten när de väljer att inte ha coworking internt. Enligt Atkin, (2015) är det en stor nackdel då de tappar både kontrollen och kontakten ut gentemot kunder. Även Schniederjans et al., (2005) menar att mista kundkontakten kan leda till att företaget blir mindre lönsamt. En annan nackdel med att outsourca tjänsten är att det är en utmaning att hitta en bra och seriös
30
aktör. Det finns en risk med att välja fel tjänsteleverantör då de inte alltid lever upp till kundernas förväntningar, därför är det viktigt att välja rätt leverantör (Schniederjans et al., 2005). Företaget vill kunna ta ut en accepterad hyra, det kan vara svårt då coworkingaktören blir en mellanhand som också vill tjäna pengar på sin uthyrning.
Det är viktigt att se till både kvalitén och kostnaden när ett företag väljer att outsourca en tjänst. Enligt Quigley och Pereira, (2011) kan det bli mindre lönsamt att outsourca en tjänst i och med att den egna personalen som arbetar internt är i behov av att kontrollera att den outsourcade tjänsten får ett bra resultat. Kundrelationer är en väldigt viktig faktor som
fastighetsbolagen bör ta hänsyn till. Väljer de att outsourca tjänsten måste de ta hänsyn till att de kommer att mista en stor del av kundkontakten.
7.5 Lönsamhet
Fastighetsägarna måste ta hänsyn till både kvaliteten, upplevelsen och kostnaden av tjänsten (Atkin, 2015). Samtliga respondenter menar att det måste finnas någon form av lönsamhet med att bedriva coworking. Det behöver inte alltid vara det mest lönsamma alternativet för bolaget men det kan ge andra effekter så som ett starkare varumärke, konkurrensfördelar och image. Det är en fördel att ha det i sin portfölj för att deras kunder ska kunna ha olika
möjligheter till kontorslösningar. En anledning till att använda sig av coworking är att de hyr ut fler platser än vad som finns. De vet att alla som hyr en plats hos dem inte utnyttjar den samtidigt, vilket resulterar i en ökad lönsamhet för företaget. Däremot behöver det inte alltid generera i pengar just i stunden, utan det kan ge andra former av konkurrensfördelar som kan vara minst lika viktiga. Vilket i sin tur kan generera god ekonomi i slutändan.
7.6 Framtiden för coworking
Samtliga respondenter menar att kontorsmarknaden är på väg att förändras. Duffy (2007) gjorde en studie som granskade hur kontorsmarknaden förändrats under de senaste 100 åren. Hans undersökning mynnar ut i att under den senaste tiden används utrymme och tid på ett mer effektivt sätt. Kontoren är mer mobila och flexibla än vad de var tidigare. Dagens teknik gör att människor kan vara mer flexibla i var och när de kan arbeta (Green, 2017). Coworking har blivit en trend då människor vill samverka och socialisera för att företaget ska utvecklas. Det går även att se en ökad efterfrågan på rörliga arbetsplatser (Kojo och Nenonen, 2014). En av respondenterna menar att för 10 år sedan var det fokus på yteffektivt varpå det nu
31
fokuseras på produktiviteten hos medarbetarna. De menar även att de kan märka att hyresgästerna efterfrågar i högre grad korta och flexibla hyreskontrakt istället för långa. Harris, (2015) menar att företag bör ta hänsyn till att deras medarbetare ska kunna arbeta flexibelt då det skapar en konkurrensfördel gentemot andra företag och kan attrahera
kompetent personal. Enligt Miller, (2014) kommer flera företag att sprida sina kontorsplatser för att öka flexibiliteten för sina anställda. Fastighetsbolagen är idag mer benägna att behålla kompetent personal och även bra hyresgäster inom företaget. För att göra detta krävs en flexibel arbetsplats där de kan samverka och socialisera.
7.7 Utmaning
De första utmaningarna som fastighetsbolagen stöter på är att hitta en seriös operatör när de outsourcar coworking, men även att hitta rätt hyresnivå mellan parterna. Respondenterna belyser att en av de största utmaningarna blir att de förlorar kontakten med kunderna och kontrollen över uthyrningen. Därför enligt Schniederjans, et al., (2005) är det viktigt att inte tappa för mycket kundkontakt vilket kan göra att företaget blir mindre lönsamt. Därmed är det viktigt att bygga upp en bra relation med coworkingaktören för att få inblick i hur tjänsten levereras (Harland et al., 2005). Intervjupersonerna menar att coworking är långt utanför en traditionell fastighetsförvaltning och kräver ett helt annat tänk och serviceutbud. Det ska vara tydligt för tjänsteleverantören att veta vad som förväntas av dem och vad de ska leverera (Atkin, 2015). Om coworkingaktören inte lever upp till fastighetsägarens förväntningar kan det leda till missnöjda kunder och en sämre image (Schniederjans et al., 2005). Utmaningen blir därmed att ta ställning till vilket av alternativen som stödjer kundens förväntade kvalitet (Atkins, 2015). Sammanfattningsvis är det viktigt att hitta en bra och stabil coworkingaktör som fastighetsägaren har en öppen och god relation med. Det är också viktigt att den levererar förväntad kvalitet ut till hyresgästerna.
7.8 Risk
En av respondenterna menar att det är en stor risk att hyra ut ytorna till fel aktör, om aktören inte är benägen att växa och tjäna pengar. Väljer fastighetsägaren att ha coworking inhouse finns risken att platserna inte blir uthyrda och det blir då svårt att säkerställa stabila
kassaflöden. Det är viktigt att göra en ordentlig analys kring huruvida fastighetsägaren ska ha coworking internt eller outsourca den. Risken blir annars att avtalen misslyckas så som
32
den största risken kommer till när avtalen blir korta och flexibla. Harris, (2015) anser att fastighetsägarna behöver ta ställning till om de ska arbeta med hyresgäster med rörliga och flexibla hyresavtal. Det kan därmed bli svårt att veta vilken hyresnivå fastighetsägarna bör avtala för att balansera upp sin egen risk, menar en av intervjupersonerna. Den största risken som respondenterna bör ta i beaktning är att finna en seriös och pålitlig operatör.
33
8 Slutsats
Den här studien har undersökt vilka faktorer som fastighetsägarna ser till när de ska organisera sin uthyrning av coworkingplatser. Samt vilka för och nackdelar som de anser finns när det kommer till om det ska bedrivas inhouse respektive outsourca tjänsten. Den här studien har mynnat ut i att det inte riktigt finns någon klar definition av vad coworking är än idag. Däremot har det kommit fram att det är en typ av mötesplats där företagen ska kunna samverka med varandra. Fastighetsägarna ser ett ökat behov av kortare och flexiblare avtal på kontorsmarknaden. Vilket har resulterat i att coworking börjar övervägas av flertalet
fastighetsbolag för att bemöta efterfrågan på marknaden.
Den stora frågan för fastighetsägaren har därför blivit hur de ska hantera uthyrningen av coworking. Där måste de ta hänsyn till hur deras portföljer ser ut och vilka mervärden det kan ge på hela deras verksamhet, innan de tar det slutgiltiga beslutet kring om de ska ha det inhouse eller outsourca tjänsten. När detta beslut tas måste alltid företaget ta hänsyn till lönsamheten och dess risk, det behöver inte alltid vara en ekonomisk fördel på den delen av verksamheten. Bara det kan generera i synergieffekter för andra delar av företaget, såsom en bättre image och ett ökat utbud.
Fastighetsägaren måste ta i beaktning att väljer dem att ha det internt kommer de inte att mista kundkontakten, vilket de gör när dem outsourcar det. Däremot skiljer coworking sig från deras traditionella förvaltning och då kan de mista lönsamhet på grund av detta. Vilket också anses som en risk hos fastighetsägarna. Fördelen med att outsourca coworking blir att det är mindre resurskrävande och aktörer som har djup kunskap kring uthyrning av
coworkingplatser kommer att kunna leverera bättre service och kvalitet till hyresgästerna. Sammanfattningsvis handlar det om att företaget måste väga in vilken kvalitet och vilka resurser som krävs för coworking. Det måste generera någon form för lönsamhet, det kan antingen ge en ekonomisk lönsamhet genom att bedriva coworking. Coworking behöver inte alltid ge ett positivt resultat på den delen av verksamheten inom företaget, men genom att erbjuda tjänsten kan det leda till ett bättre varumärke och image för fastighetsbolaget. Vilket kan resultera i ett bättre resultat för fastighetsägaren i slutändan. Risken med att möjligtvis ta in en extern aktör som inte levererar förväntad kvalitet till kunden ska även beaktas. Därför måste varje enskilt företag se över sin portfölj och sina förutsättningar och strategi för att fatta det bästa beslutet för dem.
34