Följande kapitel ämnar att diskutera och analysera resultatet av det empiriska materialet med hjälp av teori, begrepp och litteratur som tidigare presenterats i studien.
5.1 Användarvänlighet
Davis (1989) beskriver användarvänligheten som en viktig aspekt för att individen ska acceptera ny teknik. Venkatesh och Davis (2000) menar att de tidigare erfarenheterna individen besitter har betydelse för om individen uppfattar tekniken som användarvänlig. I denna studie har informanterna vissa tidigare erfarenheter gällande videokonferenstjänster.
Deras tidigare erfarenheter och kunskap präglar deras uppfattning gällande hur användarvänlig de anser verktyget är. Flera av de anställda upplever att verktyget är enkelt att lära sig och att det är enkelt att förstå hur funktionerna fungerar. De flesta informanterna anser att kvalitetsnivån är hög gällande ljud och bild. Detta går i linje med Davis (1989) som menar att det inte verkar krävas någon större ansträngning för de anställda att förstå hur videokonferenstjänster fungerar.
Ett användarvänligt verktyg skapar även en känsla av förtroende vilket är viktigt vid viktig informationsöverföring. Informanterna upplever att det är extra viktigt att tekniken är användarvänlig vid externa möten som till exempel kundmöten. Den insamlade datan visar att informanterna anser att det finns smarta funktioner som påverkar effektiviteten och således användbarheten. Detta går i linje med forskningen av Denstadli (2004) som bland annat förklarat att videokonferenser ökar effektiviteten i samarbeten. Informanterna upplever tekniken som användarvänlig i både interna och externa möten vilket påverkar hur de anställda upplever det digitala mötet.
5.2 Användbarhet
Individer anser att tekniken är användbar om den förbättrar prestationen för deras arbete (Venkatesh & Davis, 2000). Flertalet av informanterna uttrycker att verktyget är relevant för deras arbete och användbart för att kunna utföra arbetsuppgifter på distans. De flesta av informanterna anser att digitala möten som kundmöten och avstämningsmöten ofta är tidseffektiva och att det många gånger är lätt att optimera mötets innehåll. Verktyget uppges också bidra till att uppnå affärsmål inom organisationer. Det finns således flera indikatorer på att de anställda anser att videokonferenstjänster har användbara funktioner.
Både anställda och eventuella kunder är mer tillgängliga för att delta i möten till följd av omställningen till digitala möten. Det beror på att det är enklare att samordna bland annat ett kundmöte på distans vilket tyder på att videokonferenstjänster är användbara då dessa i likhet med studier av Davis (1989) medför fördelar i arbetet. Däremot har tidigare litteratur förklarat att digitala möten inte är lika optimalt som fysiska möten om deltagarna inte känner varandra (Denstadli, Julsrud, & Hjorthol, 2012).
Vidare kan videokonferenstjänster anses vara användbart i den aspekten att anställda inte har något annat val än att genomföra mötena digitalt på grund av den rådande sociala distanseringen som förklaras vara en påverkande faktor i analysmodellens del om specifik situation och specifika omständigheter. Den insamlade datan visar att informanterna upplever svårigheter med att bygga starka relationer digitalt. Detta får en negativ effekt för de anställda när de genomför kundmöten eftersom kommunikationen försämras, framförallt vid möten med nya deltagare. Ytterligare antas den försvårade kommunikationen leda till fler missförstånd. Detta är något som informanterna upplever främst i uppstarts- och avstämningsmöten.
Informanter upplever att vissa deltagare visar på ett minskat engagemang under digitala möten vilket kan antas bero på minskad social interaktion. Som en följd påverkas det aktiva deltagandet i framförallt interna uppstarts- och avstämningsmöten. Det får till följd att individer kan uppfatta tekniken som mindre användbar vilket stöds av Davis (1989) som
menar att individer kan uppleva negativa konsekvenser av tekniken. Dessutom kan ett minskat engagemang bero på att vissa individer antas bli obekväma bakom skärmen. Tidigare studier har även visat att mötesform och typ av uppgift kan påverka i vilken grad individer använder en videokonferenstjänst (Denstadli et al., 2012). Detta överensstämmer med studiens resultat där de anställda förklarar att viss information inte förmedlas via videokonferenstjänster vilket hindrar att vissa möten beroende på innehåll genomförs.
Anställdas attityd till användning kan enligt studiens analysmodell påverkas olika beroende på specifik situation samt beroende på specifika omständigheter. Informanterna nämner i intervjuerna att digitala möten har svårt att ersätta fysiska möten. Utifrån resultatet antas däremot att vissa typer av möten upplevs som mer positiva att genomföra digitalt än andra.
Detta stöds av Lid Falkman & Lid Falkman (2014) som förklarar att olika typer av möten kan påverkas olika.
5.3 Upplevd risk
Enligt Robert och Dennis (2005) antas möten i videokonferenstjänster vara mer riskfyllda än fysiska möten. Vi ser indikationer på att det finns olika typer av upplevda risker i digitala möten vilket kan delas in i tekniska risker och säkerhetsrisker. Ett antal anställda förklarar att det kan vara dålig bildkvalitet och ljudkvalitet. Det uppstår till exempel fördröjningar i videoupplösningen samt att deltagare kan bli utslängda ur möten vilket visar på att tekniken medför utmaningar. Im, Kim och Han (2008) menar att när teknik inte lyckas leverera som förväntat kommer det att leda till en förlust för användaren. Däremot menar en anställd att det kan uppstå tekniska utmaningar även i fysiska möten vilket kan tyda på att anställda upplever risker med tekniken både vid fysiska och digitala möten. Vidare förklarar en annan anställd att det finns en tillit till tekniken på grund av att organisationen har implementerat den.
Tidigare litteratur förklarar att videokonferenstjänster kan innebära en osäkerhet för användare (Wu & Wang, 2004). Det finns en medvetenhet hos vissa informanter gällande säkerhetsrisker med digitala möten men inget som de upplever som ett problem i deras
säkerhet. Detta går i linje med forskning av Eskola (2012) vilket i studiens resultat framförallt påverkar avstämnings-, kundmöten och medarbetarsamtal vid överföring av känslig och privat information. Studiens insamlade data visar således på ett aningen skiftande resultat gällande den upplevda risken hos de anställda. Wu och Wang (2004) menar att användares upplevda risk påverkar attityden till att använda teknik. Den verkar däremot inte ha lika stor betydelse för anställda som ingår i denna studie.
Användbarheten antas även påverkas av variabeln upplevd risk. Detta eftersom medarbetarsamtal och avstämningsmöten med känslig information inte genomförs digitalt.
Känslig information undviks helst att förmedlas digitalt eftersom det ökar tillgängligheten för okända aktörer att nå denna typ av känslig information, vilket anses vara en risk som vissa anställda upplever.