Baserat på intervjuer och genomläsning av rapporter har elva områden med faktorer som påverkar framgången i projekt identifierats. De elva områdena hänger samman och är ömsesidigt beroende av varandra, så det kan vara svårt att se var det finns en ände att börja nysta med. Data pekar dock starkt på att en god kontakt och förankring hos målgruppen är det grundläggande för att skapa framgångsrika projekt med stor effekt. Det är en knutpunkt där flera faktorer binds samman. Andra identifierade faktorer är i hög grad en följd av god förankring.
De områden med faktorer som har identifierats är följande:
1. Företagen – förankring och engagemang 2. Projektorganisation
3. Projektplanering 4. Kontinuitet
5. Kontaktytor mot företag
16 6. Innehåll – projekterbjudandet i form av aktiviteter
7. Budskap till företag – hur projekterbjudandet beskrivs 8. Kommunikation – kompetens och planering
9. Marknadsföring
10. Kvalitet och kompetens
11. Konjunktur och marknadsläge
I analysen nedan har utgångspunkten varit dessa elva områden med faktorer. Alla berörs inte separat då flera av dem går ihop. För en utförligare beskrivning av faktorer se bilaga 3.
Frågan är vad som leder till en hög genomförandegrad, det vill säga att så många företag som möjligt genomför det som projektet syftar till. Studien pekar i hög grad på att förankringen av projektet hos målgruppen är avgörande. Med det menas att projektets avsändare är välkänd hos målgruppen och att innehåll samt syfte har tagits fram i samarbete med målgruppen.
Detta sammanfattas i analysen i området ”Företagen – engagemang och förankring”.
Områden med faktorer som leder fram till denna förankring är framförallt
”Projektorganisation”, ”Kontaktytor mot företag” och ”Kontinuitet”. Dessa är dessutom återkopplade till förankringen. Det vill säga, om det finns en god förankring hos målgruppen så bäddar det för att en god projektorganisation (med förtroende och representation från målgruppen) kan byggas upp. Det bäddar för goda kontaktytor med målgruppen. Och det bäddar för kontinuitet, att flera projekt kan genomföras med samma målgrupp.
Om en god förankring kan etableras bäddar det i sin tur för att projekt med rätt innehåll, erbjudande till målgruppen, (området ”Innehåll”) kan utvecklas och presenteras på rätt sätt för målgruppen (”Budskap till företag”), samt genomföras med rätt kvalitet (”Kvalitet och kompetens”).
Figur 2: För framgångsrika projekt är det centralt att de är väl förankrade hos målgruppen och att den är engagerad. Detta kan åstadkommas genom rätt
projektorganisation, kontinuerlig arbete med målgruppen och goda kontaktytor. Resultat är rätt innehåll, budskap, kvalitet och kompetens. Sambanden är rimligen rekursiva, till exempel gör en god förankring hos målgruppen det lättare att få med representanter från den i projektorganisationen.
17 Företagen – förankring och engagemang
Framgångsfaktorer och hinder som har identifierats i ett flertal av de studerade projekten pekar på vilken betydelse förankringen hos företagen har för ett lyckat projekt. Med
förankring menas att företagen är genuint intresserade av att arbeta med energifrågor och av projektet som sådant. I det ingår att företagen har en drivande/intresserad ledning och avsätter tid till energiarbetet. En projektledare uttryckte vikten av en aktiv ledning så här:
”Några företag har gjort väldigt mycket. De som är gemensamt för dessa att de har haft en drivande ledning, de tänkte till själv och saker började hända på en gång. Att hitta de engagerade personerna är A & O.”
Flera av projekten har haft svårigheter med att engagera företagen, både att delta i projekt överhuvudtaget och att vara aktiva inom projekt. Exempel på detta är stressade
företagsledningar som inte dykt upp på bokade möten, företag som inte har haft tid att nätverka, svårigheter att nå fram med info till företagen och företag som inte intresserar sig för energifrågor på grund av ett stort fokus på kärnverksamheten.
Ett projekt använde skriftliga överenskommelser och avgifter för att skapa engagemang, men upplevde ändå att företagen struntade i avtalet om de ansåg sig inte kunna delta i en aktivitet.
Dock framkom det vid referensgruppsmötet att betalning ibland är något som leder till att företagare blir mer intresserade då det ökar känslan av legitimitet för projektet.
Hur skapas denna förankring och detta engagemang? Avgörande faktorer i de studerade projekten har varit projektorganisation, kontinuitet och kontaktyta mot företagen.
Projektorganisation och planering
Det är tydliga framgångsfaktorer att representanter för målgruppen är delaktiga i projektutvecklingen och att det bland projektpartners finns aktörer som är kända och betrodda av målgruppen. Det är bra om det finns företagarkompetens inom projektgruppen – som har ingångar till företagen, som känner företagens villkor och pratar deras språk.
Projekt i samverkan med andra parter som energibolag, miljöinspektörer från kommun eller länsstyrelse och näringslivsbolag ger flera fördelar. Energibolag och näringslivsbolag är välbekanta aktörer för företagen och kan bidra med legitimitet som lockar företagen att delta.
Samtidigt påpekade studiens referensgrupp att vissa företag upplever tillsynen som negativ vilket kan påverka deras inställning till energi och klimatrådgivningen. Detta är dock inget som direkt kan påvisas i den här studien.
Samverkan med olika aktörer ger dessutom en bredare kompetens och tillgång till fler möjligheter och verktyg. Exempel är energitillsyn med miljöinspektörer, att energibolag bistår med timvärden och att näringslivsbolag har existerande forum inom vilket projektaktiviteter kan ta plats.
Det är också viktigt att ha rätt kompetenser inom projektgruppen, inte begränsat till kompetens inom ämnesområdet projektet arbetar med. Flera projektledare och rapporter understryker vikten av strategisk och praktisk kommunikationskompetens. Mer om det nedan i avsnittet om just kommunikation.
Kontinuitet och uthållighet – förändring tar tid
För att förankra och skapa förtroende hos målgruppen och för att kunna bygga upp den projektorganisation som beskrivs ovan är kontinuitet centralt. Genom att bygga projekt på
18 tidigare projekt ges möjlighet att arbeta vidare med en målgrupp med vilken det har byggts upp personliga kontakter och ömsesidig kännedom om behov, förutsättningar och
möjligheter. Det ökar dessutom möjligheterna att sätta ihop en projektorganisation i samverkan med målgruppen och andra lämpliga aktörer.
Fortsättningsprojekt ger dessutom möjlighet att dra nytta av erfarenheter och kunskaper som byggts upp och som är aktuella för målgruppen och dess situation. Inte minst ger det
möjlighet att arbeta mer på djupet med de energifrågor som är aktuella för målgruppen. Den här studien har inte undersökt i vilken mån företag fortsätter att arbeta med en energifråga efter ett projekt, men det förefaller rimligt att anta att återkommande projekt/insatser leder till att en större andel företag får igång ett kontinuerligt arbete med till exempel
energieffektivisering.
”Det vi lärde oss [i det föregående projektet] fortsatte vi att jobba med i det här nya projektet. Vi såg problem som vi ville lösa och vi ville följa upp energikartläggningarna som gjordes i första projektet. ”- Projektledare.
Behovet av att kunna jobba med nya målgrupper och nya områden gör att inte alla projekt kan fortsätta på ett tidigare. Men det kan vara en fördel att se ett första projekt som ett läroprojekt där tid och resurser på ett planerat sätt tillåts gå till att bygga upp kunskaper, kontakter och nätverk.
Att arbeta med kontinuitet innebär också uthållighet. Flera intervjusvar pekar på att
förändring tar tid. Därför behöver energikontoren fortsätta jobba med samma målgrupp och frågor under en längre tid. Intervjusvar från ett projekt visar att beteendeförändringar, frågor och behov för uppföljning kommer hos företagen efter att projektet eller projektfasen hade avslutats. Ett hinder kan vara att energikontoret/projektet inte erbjuder något stöd när det behövs som mest. Detta kan vändas till en framgångsfaktor om det istället avsätts resurser genom hela projektet för att ge stöd åt företagen och projektet dessutom följs upp, till exempel med ett nytt projekt (här är det dock risk för glapp mellan projekten).
Kontaktyta mot företagen
Med en god projektorganisation och kontinuitet ges goda förutsättningar för att finna bra kontaktytor mot företagen och att använda dem på rätt sätt. Från några projekt finns vittnesmål om svårigheter att få första kontakten med företagen och att hitta rätt forum för att kommunicera med företagen. En framgångsfaktor i att skapa bra kontakt är att medverka i existerande nätverk och träffar istället för att skapa egna. Exempel på detta kan vara
branschnätverk, näringslivskontors träffar, företagarföreningar, BNI-nätverk, etc.
Goda kontakter ger i sin tur förutsättningar för att bygga upp en god projektorganisation och ett projekt med innehåll som passar företagens behov.
Under referensgruppsmötet påpekades att Energikontorens projekt mot näringslivet var en relativ ny företeelse i energikontorens arbete. Detta kan vara en del av förklaringen till att flera av projekten har haft svårt att engagera företagen, eftersom det tar tid att bygga upp kontakter och förståelse för och hos en ny målgrupp. Väldigt få projekt har varit inriktat mot någon specifik bransch, vilket också kan förklaras av att energikontoren håller på att lära känna målgruppen och därför har haft svårt att avgränsa sig.
19 Innehåll – projekterbjudandet i form av aktiviteter
Erbjudandet till deltagarna i projektet är aktiviteterna, vad företagen kan få ut av att vara med. Till exempel en energikartläggning eller hjälp att effektivisera belysningen. Erbjudandet måste anpassas till målgruppens verkliga behov, något som kan göras med goda kontakter med målgruppen, speciellt om den deltar i projektutveckling och i projektgruppen. Innehållet måste vara användbart för företagen.
Några aktiviteter som har använts med framgång är energitillsyn med miljöinspektörer, gratis erbjudande om experthjälp och energikartläggningscheckar (som dörröppnare).
Studien pekar dock inte på att det är någon enskild aktivitet eller verktyg som bör användas genomgående. Snarare bör innehållet i projekt anpassas efter den specifika målgruppens behov och situation just då.
Budskap till företag – hur projekterbjudandet beskrivs
När rätt aktiviteter har identifierats måste de paketeras på ett sätt som tilltalar de tilltänkta deltagarna. För att nå fram med sitt budskap är det viktigt att det är formulerat på ett sätt och ett språk som tilltalar målgruppen och deras behov.
”Vi måste börja se företag som våra kunder och vi ska sträva efter att ha nöjda kunder.” – Projektledare
Finns det personer med företagsbakgrund kan det vara en viktig nyckel. I annat fall är det viktigt att använda sitt nätverk och personliga kontakter för att förstå målgruppen. Det kan finnas en viss problematik med att lägga för stort fokus på projektet som avsändare i sin kommunikation, eftersom projekten avslutas. Det kan vara en god strategi att istället skifta fokus till energikontoret som avsändare, givet att det är huvudaktören i projektet. På så sätt skapas kontakten till energikontoret istället för till projektet.
Kommunikation – kompetens och planering
Mycket av det som behandlats ovan i analysen är olika aspekter av kommunikation –
förankring hos företagen, kontaktytor mot företagen, beskrivning av projekterbjudandet, etc.
Förutom att dessa delar ska fungera behövs det även en övergripande kompetens och planering för kommunikation. Som nämnts ovan rapporterar flera projektledare om vikten av strategisk och praktisk kommunikationskompetens. Det handlar både om att ta fram en plan för projektets kommunikation och att projektmedarbetare som genomför aktiviteter har kompetens för att kommunicera med målgruppen i det givna sammanhanget.
Konjunktur/marknadsläge
Den ekonomiska situationen är av stor betydelse i projekt som inriktas mot små och medelstora företag. Lågkonjunkturen 2009 upplevdes som ett hinder för flera projekt och påverkade resultaten i dessa. Marknadsläget går ofta i takt med konjunkturen men inte alltid.
Genom om att känna sin målgrupp för att se till att projekten i möjligaste mån förläggs i ett gynnsamt marknadsläge för målgruppen så att företagen har möjlighet att lägga tid och resurser på projektet.
Ett förslag som togs upp vid referensgruppsmötet är att ha som regel att alltid genomföra en riskanalys i början av projekt för att vara så förbered som möjligt och ha en strategi för att hantera detta.
20