7.1. Utformning av letter of intent
Milgrom och Roberts (1992) menar att det är omöjligt att skriva det kompletta kontraktet på grund av att parterna omöjligen kan förutse alla händelser som kan påverka kontraktet. Att utforma det perfekta kontraktet är således svårt. Det finns en empirisk klarhet i att parterna besitter olika mycket information och enligt Wong, Yiu och Chau (2012) förekommer asymmetrisk information vanligen vid fastighetstransaktioner Genom att parterna upprättar ett letter of intent kan de signalera vad de har för intentioner och redan tidigt i förhandlingsskedet behandla villkoren för det slutliga avtalet. Detta kan tala för att det är fördelaktigt att skriva detaljerade letter of intent. Om parterna i ett tidigt skede signalerar vad de har för intentioner, när det fortfarande finns möjligheter att dra sig ur förhandlingarna och kommer överens om enskilda parametrar minskar risken för att parterna har orimliga förväntningar på utfallet. Med letter of intent kan parterna undvika att förhandla i onödan och slippa dra på sig höga transaktionskostnader för något som inte genererar något.
Både dokumentstudierna och intervjuerna/mailkorrespondensen visar dock att kortfattade letter of intent är dominerade. Tre av respondenterna menar att ju mer komplicerad en transaktion är desto mindre detaljerat bör ett letter of intent vara. Samtliga respondenter är överens om letter of intent ska vara kortfattade för att minska risken att frågor angående parametrar som inte omfattas av dokumentet uppkommer. Detta går dock emot signalerinsteorin som skulle tala för att ju mer detaljerat ett letter of intent är desto mindre är risken att utfallet blir något som parterna inte har räknat med.
Strukturen och innehållet i letter of intent kan variera. I studien har följande klausuler återfunnits: partsbeskrivning, syfte, bakgrund, egendom- och projektbeskrivning, process, villkor, tidplan, sekretess, exklusivitet, kostnader, skiljedom och lagval. Anledningen till att de skiljer sig till viss del i sin utformning kan vara avsaknaden av krav på vad ett letter of intent ska innehålla, vilket innebär en större tolerans för varierande utformning. Det som dock är återkommande i samtliga letter of intent är sekretess- och exklusivitetsklausulen. Enligt Sevanius (2011) är exklusivitetsklausulen en av de främsta anledningarna till att parterna upprättar ett letter of intent, detta framkom även från en av respondenterna. En av respondenterna svarade att det är vanligast att säljaren initierar letter of intent, vilket kan bero på att säljaren får en indikation på att köparen är seriös och slipper leta efter andra potentiella
köpare. Dock gynnas en köpare minst lika mycket av exklusivitetsklausul eftersom säljaren förbinder sig att inte förhandla med en tredje part.
Tidigare forskning visar på att utformningen av letter of intent kan variera väsentligt, de letter of intent som har undersökts i dokumentstudien är utformade på liknande sätt och de skiljer sig endast marginellt. Holmgren och Lundqvist (1988) skiljer på ¨rena¨ och ¨orena¨ letter of intent, hälften av fallen i dokumentsstudien är ¨orena¨ eftersom de har en klausul som reglerera bundenheten av sekretess- och exklusivitetsklausulen. Övriga innehåller dock sekretess- och exklusivitetsklausuler men parterna har inte överenskommit att dessa är bindande. Dock kan dessa klausuler enligt Fenley (2002) medföra skadeståndsskyldighet om någon av parterna bryter mot dem. Respondenterna menar att det kan blir problematiskt om man redan i ett letter of intent ska reglera enskilda parametrar eftersom det kan leda till att det uppkommer frågor kring de parametrar som inte regleras i dokumentet. Exklusivitet och sekretess är dock parametrar som enligt en av respondenterna alltid bör återfinnas i ett letter of intent.
Gorton (1983) delar in letter of intent i fyra olika kategorier och de som har förekommit i dokumentsstudien är en blandning av ¨lösa¨ och ¨fylligare¨ letter of intent. De ger utrymme för förhandling, detta kan konstateras på grund av att villkoren i letter of intent i vissa fall skiljer sig från det slutliga avtalet. Parterna redogör även för de huvudsakliga överenskommelserna som de har nått fram till dess att parterna har upprättat letter of intent.
7.2. Letter of intent versus det slutliga avtalet
Jämförelsesanalysen mellan letter of intent och det slutliga avtalet visar att villkoren i letter of intent och i avtalet inte skiljer sig avsevärt. Den vanligaste skillnaden är att köpeskillingen är lägre i det slutliga avtalet men det framkommer inte varför den är lägre, med tanke på att avtalsförhandlingarna tar vid efter att köparen har utfört en due diligence är det rimligt att anta att det beror på något som köparen har funnit under due diligence-processen. Vad gäller övriga ekonomiska villkor stämmer är det främst datumet när depositionen ska vara betald som skiljer sig. I de flesta fallen håller sig även parterna till den tidsplan som de har kommit överens om i letter of intent. Det som tenderar att förändras är att tillträdesdagen förskjuts med några veckor, annars är det inga anmärkningsvärda skillnader. Studien visar således på att parterna tenderar
det endast är sekretess- och exklusivitetsklausulen som är bindande. Trots att parterna har kommit överens om att det inte är bindande förhåller sig de till vad som är överenskommet. Detta bekräftar att de främsta förpliktelserna som ett letter of intent medför, är de moraliska. Enligt Gosfield (2003) är de moraliska förpliktelserna större än de juridiska och det är viktigt att hålla sina löften oavsett om de juridiskt bindande eller inte. Detta bekräftar även respondenterna, samtliga poängterar vikten av att hålla de överenskommelser man gör.
Enligt Forssman (2011) ska letter of intent anses som en mall för det slutliga avtalet och skriva ner de viktigaste överenskommelserna. De undersökta dokumenten visar på att det stämmer i praktiken. Det som tas upp i letter of intent återkommer i avtalet där partnerna går in djupare i klausulerna.
Enligt Holmgren och Lundqvist (1988) kan tidpunkten för när parterna upprättar ett letter of intent variera och den vanligaste tidpunkten är när parterna är redo att ta förhandlingarna till en ny nivå. Samtliga letter of intent i studien är upprättade innan due diligence-processen och efter att parterna har kommit överens om en eventuell köpesumma. Vilket också framkommer i den illustrerade transaktionsprocessen vid fastighetsförvärv som Ahlgren, Florell och Johansson (2018) har presenterat. Detta skulle kunna vara en anledning till att köpesumman är lägre i avtalet än i letter of intent samt att tillträdesdagen har skjutits upp med några veckor.
7.3. Användbarhet vid fastighetsförvärv
Letter of intent förekommer generellt sett vid fastighetstransaktioner. Enligt Ahlberg, Florell och Johansson (2018) är letter of intent en del av fastighetstransaktionsprocessen men enligt samtliga respondenter förekommer det inte i alla transaktioner. Använder sig inte parterna av ett letter of intent använder de sig av ett alternativ till det. Tre av respondenterna menar dock att en handskakning tenderar att fungera lika väl men det finns ingen som motsätter sig användandet av letter of intent.
En av fördelarna med ett letter of intent kan vara att det finns en tydlig tidsplan som parterna kan förhålla sig till. Detta kan minimera risken för att parterna drar ut på processen att de har något att gå efter och med tanke på att detta finns skriftligt minskar risken att parterna frångår det som är överenskommet. Dokumentsstudien visar att de transaktioner som avser nyproduktion har en tydligare tidsplan än de som avser befintligt bestånd. Detta torde dock tala emot att säljaren vill ha ett detaljerat letter of intent, eftersom risken är större att något händer
under vägens gång och att transaktionen blir försenad. Dock finns det inga juridiska förpliktelser kopplade till det men det kan få säljaren att se ut som en part man inte kan lita på.
I två av de letter of intent som har undersökts förpliktar sig köparen att hålla regelbunden kontakt med säljaren och meddela sin vilja att genomföra affären. Om köparen inte uppfyller detta ges säljaren rätten att börja förhandla med en tredje part och därmed bryta exklusivitetsklausulen. Det är ett bra sätt för parterna att förmedla sina intentioner och detta minskar risken för att parterna ska lägga mycket resurser på en transaktion som ena parten är medveten om inte kommer genomföras. Det kan även minska risken för att asymmetrisk information uppstår på grund av att parterna signalerar sina intentioner.
En intressant observation är att oberoende beståndets storlek ser letter of intent ut på samma sätt. Detta innebär att det inte är storleken på transaktionen som avgör utformningen på parternas letter of intent. En beskrivning av egendomen/projektet förekommer både i de fall transaktionen avser befintligt bestånd eller nyproduktion, detta innebär således att detta inte är en avgörande faktor för vad som påverkar utformningen av ett letter of intent. Huruvida parten är en stor, mellanstor eller liten aktör verkar inte heller påverka utformningen av dokumentet. Eftersom inget av avtalen skiljer sig avsevärt från vad parterna har kommit överens om i deras letter of intent visar det sig att parterna har samma respekt för överenskommelsen oavsett storleken på beståndet, hur stor man är på marknaden och om det är nyproduktion eller befintligt bestånd.
Instrumentet kan ha en förhandlingspsykologisk funktion och skapa en trygghet och öppenhet mellan parterna. Med tanke på att ingen av respondenterna har fått några allvarliga oönskade konsekvenser av ett letter of intent, torde det tendera att skapa en viss trygghet för parterna. Det innebär också att parterna sätter ramverket för de fortsatta förhandlingarna men nackdelen med detta kan vara att parterna drar ut på förhandlingarna istället för att fokusera på affären. Inom fastighetsbranschen är det viktigt att anses som en part som står för de överenskommelser man har gjort vilket innebär att ett letter of intent har starkare moraliska förpliktelser än juridiska.
förhandlingarna utan konsekvenser, förutsatt att det sker på ett bra sätt. På grund av detta är det värt att ifrågasätta om varför man ska använda sig av letter of intent om man ska känna sig tvingad till att vara bunden av det, då kan man fråga sig om man ens borde använda sig av ett sådant dokument.
Fördelen med detta är dock att om parterna tenderar att hålla sig till vad de överenskommer i ett letter of intent är att de vet vad de har att vänta sig inför de slutliga avtalsförhandlingarna. Genom att i ett tidigt skede vara tydlig med vad man har för intentioner och köra med öppna kort visar man motparten att man är en part man kan lita på vilket ger ett gott rykte och det kommer i sin tur leda till att man får goodwill och detta signalerar att man är en part som är enkel att göra affärer med. Ett letter of intent borde kanske inte utifrån detta anses vara en förpliktelse att nå ett slutligt avtal utan snarare ett sätt att visa på god affärsmoral. Om överenskommelsen finns skriftlig torde det minska risken att parterna väljer att frångå den, dock har det förekommit i enstaka fall att en part har valt att helt frångå letter of intent och gå vidare med försäljningsprocessen till en annan part.