Med utgångspunkt i den teoretiska referensramen analyseras här det empiriska materialet. Utifrån centrala informationsbehov visar den första delen viktiga aspekter att beakta då information ska hanteras. Den andra delen visar en bild av hur ett integrerat affärssystem med dess funktion kan fungera som stöd för att förbättra informationsflöden. Utifrån dessa två delar sker slutligen en redogörelse för hur informationen kan hanteras med ett integrerat affärssystem till stöd för controllers och personer med ledande befattningar.
6.1 Centrala informationsbehov
Under arbetet med studien och de samtal vi haft med controllers och personer med ledande befattningar har det blivit allt mer tydligt för oss hur betydelsefull information och dess hantering är inom ett företag. För att controllers och personer med ledande befattningar på WSP Sverige ska kunna utföra sina centrala arbetsuppgifter är det viktigt att rätt information flödar till och från dem på ett bra sätt.
För cheferna på WSP Sverige handlar det ofta om att ta sig till beslut, men innan de kan göra det behöver de olika sorters information. Vad det gäller informationsbehovet så påverkas det av huruvida beslutet rör WSP på lång eller kort sikt. Om det är ett beslut som ska fattas på kortare sikt räcker det oftast med förfluten information, men om beslutet påverkar WSP på längre sikt behövs även information om framtida villkor.
Detta ställer krav på att cheferna utifrån de beslut som ska fattas får tillgång till rätt sorts information.
Den förflutna informationen som omfattar ekonomiska ärenden kommer oftast från controllern, som har en central roll vad det gäller att förmedla information. Controllern hämtar information från ekonomisystemet, bearbetar den och distribuerar den till cheferna. Detta ställer ett högt krav på att ekonomisystemet levererar rätt information till controllern samt att det finns bra verktyg för controllern att bearbeta informationen.
Det är också viktigt att det finns ett bra medium som är lämpat för att distribuera informationen vidare till cheferna så att de kan få rätt information vid rätt tidpunkt.
34 Utöver förfluten information och information om framtida villkor är det viktigt att cheferna kan ta del av både ekonomisk information och information som rör verksamheten. Det handlar alltså om så kallad management information, vilken utgör en kombination av ekonomisk data och information som rör verksamheten. Om informationen ska ligga till grund för att cheferna ska kunna fatta beslut är det viktigt att dessa två dataflöden presenteras tillsammans. Som det framkommit i studien finns det flera fall då informationen får ett mervärde då den presenteras tillsammans med annan information.
För att cheferna snabbt ska kunna fatta beslut är det viktigt att de i ett tidigt stadium får analyser och signaler som visar i vilken riktning företaget är på väg. Detta kan underlättas genom att information sampresenteras, så att de kan se hur olika nyckeltal förhåller sig till varandra. För att ekonomistaben i ett tidigt skede ska kunna förutse resultatet är det viktigt att olika nyckelfaktorer som rör både ekonomisk data och data från verksamheten presenteras tillsammans. Vissa controllers presenterar idag ekonomiska rapporter tillsammans med grafer och diagram för att förtydliga och ge informationen ett högre värde. Eftersom detta underlättar tolkningen av resultatet för cheferna är det viktigt och bör tillämpas i högre utrsträckning.
Vad det gäller information som rör framtiden, det vill säga spekulationer, hämtas den oftast från externa källor. För WSP yttrar sig detta bland annat genom ekonomidirektörens uppföljning av hur investeringsvolymerna ser ut i samhället, och försäljningschefens uppföljning av politiska beslut. För WSP är det viktigt att förstå och följa samhällets utveckling, vilket medför ett behov av att söka och ta del av extern information som kan påverka WSP. Detta ställer krav på att det finns kännedom om vilka externa källor som är pålitliga och vilka källor som lämnar bra analyser och spekulationer. När cheferna har analyserat den externa informationen kan de föra den vidare till ledningsgruppen, för att där kunna planera vidare och analysera hur WSP kommer att påverkas, samt vilka åtgärder som behövs göras. För att förmedla denna typ av information och utifrån detta kunna planera och analysera informationens innebörd för WSP, krävs att det finns möjlighet till kommunikation, både inom och till ledningsgruppen.
35
6.2 Affärssystemets funktion
Ett integrerat affärssystem skulle kunna ge WSP förbättrade möjligheter att stödja verksamhetens behov av att lagra, behandla och distribuera data. Detta eftersom ett integrerat affärssystem möjliggör kommunikation mellan olika delsystem och bättre kan hantera information anpassat efter hur en organisation fungerar. System som inte är integrerade medför ett behov av att all information finns tillgänglig lokalt i delsystemen, vilket resulterar i kopior av ej uppdaterad information i de olika delsystemen. När systemen inte kan kommunicera behövs även en ickeautomatiserad kommunikation mellan systemen, vilket medför en ökad arbetsbelastning för systemets administratörer och användare eftersom de behöver översätta och flytta information manuellt. Detta förekommer hos WSP, bland annat vid användningen av PX-Control där det saknas möjligheter att kommunicera med de andra delsystemen och kunna hantera användarnas behov av information. Det handpåläggningsarbete och ickeautomatiserade överföringar av information som idag sker skulle kunna elimineras med hjälp av ett affärsystem.
WSP strävar idag mot en mer integrerad miljö, men om de vid införandet av ett integrerat affärssystem ska kunna ta tillvara på de olika delsystem som idag finns krävs att det finns tekniska möjligheter för integrering med affärssystemet. För att närma sig en mer integrerad miljö arbetar WSP till exempel med utformandet av det nya delsystemet Verksamhetssystemet. Eftersom förutsättningarna att lyckas med integrering är större om systemen är modulbaserade är det bra att Verksamhetssystemet byggs modulbaserat. Det kommer förmodligen vara lättare att integrera Versksamhetssystemet med ett affärssystem än vad det kommer vara att integrera övriga delsystem, men för att kunna ta användning av övriga delsystem är det viktigt att WSP ser över möjligheterna för det eventuella affärsysstemets förmåga att integreras med övriga delsystem.
WSP skulle även kunna förbättra informationssystemet genom att vid införandet av ett integrerat affärssystem komplettera det med de funktioner som finns att tillgå genom ett CRM-system. Ett CRM-system skulle öka möjligheterna för WSP att hantera kundrelationer. Detta bör eftersträvas eftersom det skulle ge beslutsfattare en
36 förbättrad möjlighet att följa företagets säljaktiviteter och i ett tidigt skede kunna se vilket resultat som företagets olika delar kommer få.
6.3 Affärssystemet som informationsknutpunkt
Om WSP implementerar ett integrerat affärssystem skulle möjligheterna att hantera information förbättras för de olika delarna inom verksamheten, samt öka deras möjlighet att dela information med varandra. De anställda skulle kunna bli mer organiserade i sitt arbete och spara tid då de kan komma åt information snabbt.
Vad som förmodligen skulle förbättra WSPs hantering av information är en ökad användning av delade diskar. Dokument på de delade diskarna skulle kunna göras tillgängliga visuellt genom det integrerade affärssystemet och i bakgrunden vara lagrade fysiskt på de delade diskarna. Delade diskar skulle ge möjlighet för användarna att komma åt information som är riktad till dem och reducera mailtrafiken. Istället för att controllern mailar ut viktiga rapporter skulle de kunna läggas upp på en gemensam disk och presenteras genom affärssystemet. Hos en del av de chefer och controllers som intervjuats finns en uppfattning om att rapporter som distribueras genom delade diskar inte blir lästa av cheferna i samma utsträckning som om rapporterna som förmedlads med e-post. För att lösa problemet med att vissa chefer inte tar del av rapporter som distribueras via delade diskar kan affärssystemet automatiskt skicka ett meddelande med e-post till cheferna då en ny rapport görs tillgänglig genom affärssystemet. Det skulle förmodligen vara viktigt att presentera rapporterna och dokumenten på ett snyggt och användarvänligt sätt genom affärssystemet för att stimulera till användande.
Dokumenten och rapporterna skulle kunna presenteras under olika flikar utifrån typ och datum. Då skulle det även vara möjligt att på ett smidigt sätt komma åt gamla rapporter. Skulle rapporter istället för att skickas ut presenteras genom ett integrerat system skulle det vara värdefullt om staplar och diagram per automatik kunde läggas in.
Detta skulle minska den tidsåtgång och det arbete som det innebär för controllern att göra handpåläggningar.
Ett anpassat tillvägagångssätt för spridning av information finns delvis inom företaget, där information som är riktad till alla chefer presenteras genom delsystemet Chefsinformation. Eftersom cheferna redan har en vana av och är positivt inställda till en
37 sådan distribuering av information skulle det förmodligen vara fördelaktigt om affärssystemet skulle fungera på ett liknande sätt. Fördelen är att det säkerställer rätt informationsväg och uppmärksammar vilken information som är viktig. Det skulle förmodligen med fördel gå att tillämpa detta på fler viktiga informationsflöden för att reducera mailtrafik, uppmärksamma viktig information samt kunna anpassa information efter användare.
Införandet av ett system som integrerar samtliga delsystem skulle medföra att WSP får ökade möjligheter att snabbt kunna presentera anpassad information, och se vad som sker inom företagets olika delar. Ett integrerat affärssystem ska även kunna hantera externa informationsflöden, och även om det är svårare att få externa källor att flöda genom affärssystemet skulle det förmodligen vara bra om externa källor, i den mån det är möjligt, skulle presenteras genom affärssystemet. Att snabbt kunna få en presentation av information och nyckeltal skulle öka möjligheterna för personer med ledande befattningar att tidigt få en uppfattning om hur verksamheten presterar. Detta skulle kunna snabbas upp genom att möjliggöra distribution av mindre komplex information från affärssystemet till mobiltelefonen. Då skulle även personer som inte sitter vid datorn kunna ta del av viktig information. Mobiltelefonen skulle även kunna användas för att ta emot meddelande om att ny information eller nya dokument finns presenterade genom affärssystemet. Detta bör vara en funktion som anställda själva kan bestämma att koppla på då de är utanför kontoret och inte har tillgång till dator. Det framtida affärssystemet bör alltså ha en funktion för att integrera distribution till mobiltelefon.
Eftersom viss information gynnas av att hanteras och presenteras genom personliga möten, till exempel ledningsgruppsmöten, bör all information inte hanteras och presenteras med ett integrerat affärssystem. Personliga möten medför ett sätt att kommunicera för deltagarna som inte helt kan ersättas av ett system. Systemets funktion bör istället bistå mötesdeltagarna med kompletterande information. Även den information som rör framtiden, det vill säga spekulationer, är svår att implementera i ett system. Eftersom den informationen inte är konkret och kommer från externt håll kan det bli svårt för ett affärssystem att hantera den, men i den mån det finns möjlighet bör det göras.
38